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gracias a tres valores: 1) El trabajo debe ser divertido... puede ser como un juego...
disfrtalo; 2) El trabajo es importante... no lo eches a perder con demasiada seriedad, y 3)
Las personas son importantes... cada una de ellas constituye una diferencia.1
POR QU ESTUDIAR ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIONES
Las organizaciones forman parte de las noticias y de nuestra conversacin todos los
das. Por ejemplo, el 11 y 12 de septiembre de 1993, los titulares de The New York Times
contenan innumerables referencias a organizaciones:
Los libros infantiles de Random House se perfilan hacia las computadoras personales
Microsoft cobrar la asistencia tcnica
La NASA est preparando otro lanzamiento de un transbordador
La M.T.A. propone la transferencia gratuita de autobs-metro para los usuarios
Es probable que sus charlas con amigos, familiares, compaeros de estudios o de
trabajo estn llenas de palabras sobre organizaciones, por ejemplo de universidades,
conjuntos musicales, equipos deportivos y empresas donde usted trabaja.
En un mundo donde las organizaciones estn por doquier, existen tres motivos
bsicos para estudiarlas, as como para estudiar el ejercicio de la administracin. En
cada uno de los casos que abarca pasado, presente y futuro las consecuencias
que producen las personas que colaboran en forma de organizacin, bajo la
conduccin de gerentes, pueden tener mucho alcance.
VIVIR EN EL PRESENTE. En primera instancia, las organizaciones contribuyen al nivel
de vida presente de todas las personas del mundo. Todos dependemos de las
organizaciones, todos los das, para obtener nuestros alimentos, vivienda, ropa,
atencin mdica, comunicacin, diversin y empleo. Por ejemplo, la Cruz Roja es una
organizacin que se dirige, primordialmente, al presente, pues ofrece ayuda a
grupos especficos de personas en el momento que la necesitan.
EDIFICAR EL FUTURO. En segunda, las organizaciones se perfilan hacia un futuro
deseable y sirven para que las personas tambin lo hagan. Los productos y las
aplicaciones nuevos aparecen como resultado del poder creativo que brota cuando
las personas trabajan reunidas en las organizaciones. Las organizaciones tienen
repercusiones positivas o negativas en la condicin futura del entorno natural, en
la prevencin y el tratamiento de enfermedades y en la guerra, en todo el mundo.
En este libro se hablar de una serie de organizaciones que estn manejando su
preocupacin por el futuro, tanto en sus productos, como en sus aplicaciones; por
ejemplo, Tom's de Maine que produce una lnea de productos naturales para el aseo
personal, con empaques inocuos para el ambiente.
RECORDAR EL PASADO. En tercera instancia, las organizaciones sirven para conectar a
las personas con su pasado. Cabe decir que las organizaciones son patrones de las
relaciones humanas. Cada da que trabajamos con otras personas, crece la historia
de la organizacin y la nuestra. Con frecuencia, nos definimos en trminos de las
organizaciones de las cuales hemos formado parte, sean escuelas, equipos, grupos
polticos o empresas. Adems, las organizaciones llevan registros de su historia, pues
les conceden gran valor, y mantienen con vida las tradiciones en nuestro recuerdo.
Muchas veces, gracias a los registros y la historia de las organizaciones podemos
conocer el pasado.
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EFICIENCIA Y EFICACIA
La base de muchas de estas explicaciones son dos conceptos presentados po r
Peter Drucker, uno de los autores ms reconocidos en el campo de la
administracin: la eficiencia y la eficacia. Drucker dice: eficiencia significa "hacer
correctamente las cosas" y eficacia significa "hacer las cosas correctas"
La eficiencia la capacidad para hacer correctamente las cosas es un concepto que
se refiere a "insumos-productos". Un gerente eficiente es el que obtiene productos, o
resultados, medidos con relacin a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo)
usados para lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mnimo los costos de los
recursos que se necesitan para alcanzar metas estn actuando eficientemente.
Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige una
meta equivocada por decir algo, producir autos grandes cuando est creciendo la
demanda de autos pequeos es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos
grandes con enorme eficiencia. Los gerentes de General Motors aprendieron esta leccin
por las malas. En la dcada de 1970, cuando aument la demanda de autos pequeos,
que consuman poca gasolina, GM ignor la competencia de los japoneses y los
alemanes, pensando que las tendencias eran una aberracin y que los estadounidenses,
fieles a los productos nacionales, no seguiran comprando ,autos extranjeros. Por tanto,
siguieron produciendo autos grandes que consuman mucha gasolina, y con ello
perdieron mucho terreno ante la competencia de estos nuevos rivales.
Ningn grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker
afirma que la eficacia es la clave del xito de una organizacin Antes de dedicarnos a
hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo
acertado para hacer.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administracin en trminos de
cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la
direccin y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administracin es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito
de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean
cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades
interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. En la parte
restante de esta seccin, describiremos brevemente estas cuatro actividades
administrativas bsicas, as como las relaciones y el tiempo que involucran.
PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensan con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos
idneos para alcanzarlos. Adems, los planes son la gua para que (1) la organizacin
obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los
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personal.
DIRECCIN
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a
los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la
planificacin y la organizacin. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan
a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. Por ejemplo Natalie Anderson dirige cuando
alaba a Diane por su ayuda y a Franco por su diseo en el anuncio.
CONTROL
Por ltimo, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin
que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. sta es la funcin de control
de la administracin, la cual entraa los siguientes elementos bsicos: (1) establecer
estndares de desempeo; (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos
resultados con las normas establecidas, y (4) tomar medidas correctivas cuando se
detectan desviaciones. El gerente, gracias a la funcin de control, puede mantener a la
organizacin en el buen camino. Las organizaciones estn estableciendo, cada vez con
mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la funcin de control. Un enfoque que
goza de gran popularidad, es la Administracin de la Calidad Total (ACT), la cual se
analiza con ms detenimiento en el captulo 8. La ACT requiere que la administracin se
concentre en la superacin constante de todas las operaciones, funciones y, sobre todo,
de los procesos de trabajo. La satisfaccin de las necesidades del cliente es una
preocupacin primordial.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los
administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos
de las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon. Natalie Anderson
controla cuando revisa y da seguimiento a los informes de actividades que le presentan
Diane y otras personas. Tambin est pensando en el control cuando se adelanta a la
respuesta que le ofrecer Vladimir en cuanto a los costos del diseo del anuncio.
PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRCTICA
Es ms fcil entender un proceso tan complejo como la administracin si se
descompone en partes y si se identifican las relaciones bsicas entre cada una de ellas.
Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido usadas por estudiantes y
practicantes de la administracin desde hace muchos decenios. Un modelo es una
descripcin usada para representar relaciones complejas en trminos fciles de entender.
De hecho, se us un modelo sin identificarlo como tal cuando se dijo que las
actividades centrales de la administracin son planificar, organizar, dirigir y controlar.
Estas representan cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con
el tiempo. Sin embargo, las relaciones descritas estn mucho ms entrelazadas de lo que
implica el modelo. Por ejemplo, dijimos que se usan estndares para evaluar y controlar
las acciones de los empleados, pero establecer estas normas forma parte inherente del
proceso de la planificacin y es un factor integral para motivar y dirigir a los
subordinados. Por otra parte, las medidas correctivas que presentamos como una
actividad de control, muchas veces entraan un ajuste de planes.
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CONTROL
Los gerentes se
aseguran de que a
organizacin se dirige
hacia los objetivos
organizacionales
ORGANIZACIN
Los gerentes ordenan
y asignan el trabajo,
la autoridad y los
recursos para
alcanzar las metas
organizacionales.
DIRECCIN
Los gerentes dirigen,
influyen y motivan a
los empleados para
que realicen las
tareas escenciales.
TIPOS DE GERENTES
El trmino gerente se usa para referirse a quien sea responsable de cumplir con las
cuatro actividades bsicas de la administracin en el desarrollo de sus relaciones.
Una manera de captar la complejidad de la administracin es entender que los gerentes
pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y en diferentes rangos de
actividades dentro de ella.
NIVELES DE ADMINISTRACIN
GERENTES DE PRIMERA LINEA Las personas responsables del trabajo de los dems,
que ocupan el nivel ms bajo de una organizacin, dirigen a empleados que no son
gerentes; no supervisan a otros gerentes (ejemplo un supervisor de produccin).
GERENTE MEDIO Incluye varios niveles de una organizacin, los gerentes de niveles
medios dirigen las actividades de gerentes de niveles ms bajos y en ocasiones
empleados de operaciones.
La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades que sirven
para poner en prctica las polticas de su organizacin y equilibrar las demandas de sus
gerentes y las capacidades de sus patrones. Natalie Anderson es un mando medio,
algunos gerentes dependen de ella, por ejemplo los editores de produccin, y a su vez,
ella depende de Vladimir.
ALTA GERENCIA
Ejecutivos responsables de administrar toda la organizacin.
Establecen las polticas de las operaciones y dirigen la interaccin de la organizacin con
su entorno.
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Administradores de
Primer Nivel
Administradores
de Mandos Intermedios
Administradores de
Primera Linea
Organizacin
Determinar que
debe hacerse,
como se har y
quien deber
hacerlo
Direccin
Motivar a travs de
la comunicacin y
adecuada
supervisin a los
participantes, Toma
de decisiones para
resolver y evitar
conflictos.
Delegar autoridad
Control
Vigilar las
actividades para
asegurarse de su
cumplimiento
conforme a lo
planeado.
Habilidades Humanas.
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Las habilidades humanas constituyen la capacidad de trabajar bien con otras personas
tanto en lo individual como en grupo. Para ser buen administrador se requiere saber
como comunicar, como motivar, dirigir e inspirar entusiasmo y confianza.
Dentro de las habilidades humanas estn las siguientes:
A) El poseer un comportamiento asertivo:
Asertividad significa afirmacin de la propia personalidad, confianza en s mismo,
autoestima, aplomo, fe gozosa en el triunfo de la justicia y la verdad, vitalidad pujante,
comunicacin segura y eficiente.2
B) Otra habilidad Humana es poseer habilidades de liderazgo.
Debe fomentar sus habilidades de liderazgo que son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
Habilidades Conceptuales.
Las habilidades conceptuales se adquieren en la medida en que se incrementa la
capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones reales y abstractas. Visualizar a
la empresa dentro de su entorno ms amplio. Como est formado ese todo y cuales son
los resultados de sus mltiples interacciones.
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adems de que las habilidades de diseo conceptual no son crticas para el desempeo
de sus actividades.
Al nivel de Gerencia Media, disminuye la necesidad de habilidades tcnicas, pero
podemos ver que las habilidades humanas siguen siendo de suma importancia y las
habilidades conceptuales y de diseo, toman una importancia mayor por las decisiones
que se deben tomar en su momento.
Al nivel de Alta direccin, son valiosas las habilidades de conceptualizacin y de diseo
as como las humanas, pero existe una necesidad relativamente pequea para las
habilidades tcnicas. En particular, se supone que en las grandes compaas, los
principales ejecutivos pueden utilizar las habilidades tcnicas de sus subordinados; sin
embargo, en las compaas pequeas, la experiencia tcnica puede seguir siendo
bastante importante por la falta de especializacin.
Preguntas de repaso
1. Qu tipo de repercusiones tienen las organizaciones en nuestra existencia?
A.- Son de vital importancia, ya que del buen funcionamiento de las organizaciones
depende el xito de todas las actividades que realizamos en sociedad.
B.- A lo largo de nuestra existencia pertenecemos a una organizacin u otra; todas las
organizaciones tienen un elemento bsico y es su meta o propsito. Adems todas las
organizaciones tienen un programa o mtodo para alcanzar las metas, es decir un Plan.
Las organizaciones tambin deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para
alcanzar sus metas.
La Administracin consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las
organizaciones.
Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirles para
alcanzar sus metas. Estas personas se llaman GERENTES.
En un mundo en donde las organizaciones estn por doquier, existen tres motivos bsicos
para estudiarlas.
EDIFICAR EL FUTURO: Se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para que las
personas tambin lo hagan. Tienen repercusiones en la condicin futura del
entorno natural, en la prevencin y el tratamiento de enfermedades y en la guerra.
RECORDAR EL PASADO: Sirven para conectar a las personas con su pasado, las
organizaciones son patrones de las relaciones humanas.
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