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Curso:
Administracin Empresarial
Alumno:
Karen Castro Estela
Profesor:
Flix Del Rosario Avalos
Administracin Empresarial
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Cartula
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Dedicatoria
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Agradecimiento
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ndice
Resumen
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Control e Informacin.
La Informacin como base del Sistema de Control .....
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..
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Bibliografa ...............
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Conclusiones
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Resumen:
El introducir equipo de cmputo en una empresa genera cambios en el manejo
de la informacin as mismo como tambin Cambios en los departamentos
ligados a esas actividades as es posible estructurar sistemas de
informacin de manera que los equipos instalados en los diferentes
departamentos se encuentren conectados para envi y recepcin de datos.
Deben de asignarse a un rea de organizacin especfica, dicha rea es
precisamente el Centro de Informtica. Al asignarle la responsabilidad a la
funcin informtica de una empresa a un departamento especfico, es
importante definir su ubicacin dentro de la organizacin, as como su
estructura interna.
La ubicacin de los centros de informtica depender de cada organizacin
en particular.
Responsabilidad en cada departamento de informtica; Conocimiento
profesional o tcnico; Se obtiene un aprovechamiento ms racional para la
empresa; Apoyar computacionalmente las actividades de todos las
Direcciones, Departamentos; Mantener y administrar las redes, sistemas y
equipos computacionales; Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a
la plataforma computacional; Controlar las concesiones que le correspondan
de acuerdo a su participacin en la elaboracin de las especificaciones
tcnicas; Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para
la toma de decisin; el apoyo del hardware y/o software que sea necesario.
El departamento de informtica se encarga de ofrecer los servicios de
Informtica proporcionando servicios de soporte tcnico, desarrollo de
sistema, administrador de base de datos etc. que soliciten las reas
tcnicas y administrativas de la empresa; as mismo brinda asesora tcnica
sobre el tipo y nivel de tecnologa de informacin y comunicaciones
requerido por las reas tcnicas y administrativas.
Organiza, controla y coordina el funcionamiento tcnico
del centro de cmputo, de las reas de los servicios de
programacin, codificacin, registro y procesamiento de
que los trabajadores obtengan un beneficio en la que la
administrar bien a sus empleados.
y administrativo
anlisis,
datos que permita
empresa puede
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Interactan con el medio ambiente: todo sistema est rodeado y afectado por el
medio ambiente. Los lmites del sistema separan a este del medio ambiente
interactuando con l por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser
cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que
cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.
Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema
puede desplegarse en una serie de pequeos sistemas y subsistemas que identifican
al sistema principal.
Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a travs del tiempo los
usuarios del sistema cambiarn como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradas
pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas sern deseadas.
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Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los
relacionados con la gestin de los Recursos Humanos. Convirtindose a partir de este
momento en el centro de anlisis de la presente investigacin.
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El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas reas, y del entorno,
agrupando la informacin para que pueda estar a disposicin de toda la organizacin.
El Sistema de Informacin (SI), se empareja con las tecnologas de la informacin (TI) por ser un
sistema dinmico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta bsica para
disear los SI.
El SI es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los datos, que afecta a todo el
ncleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la
informacin tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las
operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este
proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve
de apoyo a las decisiones de planificacin, diseo, ejecucin, y control que realiza.
Otra definicin posible de SI sera:
"Sistema de Informacin (SI) es el conjunto formal de procesos de anlisis, que operando sobre
una coleccin de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila
elabora y distribuye, la informacin necesaria para realizar las operaciones bsicas y la toma de
decisin en la empresa, que nos sirva para desempear las funciones de negocio de la empresa
de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recoleccin de los datos debemos hacerlo de
forma estructurada, as como normalizar la informacin que entra y sale, por ello deben participar
todos los rganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que
llegue al SI o la que parta de l, por todos los integrantes de la organizacin a los cuales va
dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como
mtodo de control. Adems afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un
elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como
ventaja competitiva frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se
infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es
acentuada por elevados volmenes de informacin que deben ser manejados.
Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informticos y
tecnolgicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de esta
manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.
Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la
operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o
el contexto.
Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida por el
software y es el resultado de relacionar la informacin.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de
computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la
informacin en/de los soportes magnticos.
Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la
informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.
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La BD ha sido muy til para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de forma
uniforme a todos los usuarios, normalizando la informacin para toda la empresa.
La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos por el SI
pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos, modificarlos o
eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las reas
funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseo y creacin de la BD que ms se
adecue a sus necesidades.
La BD le da un grado de centralizacin al SI, pues ste gira alrededor de la BD como ncleo
central del cual parten las funciones del SI. Esta centralizacin de datos, contribuye a
visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se debe disear la estructura de
la BD, su administracin y uso de forma conjunta, acercando los datos de toda la empresa a
aquellos que los necesitan, sin tener que ir a buscarlos a los distintos departamentos que
integran la empresa, con una prdida de tiempo innecesaria. Descentralizacin de la
empresa a travs de la BD.
El avance de las TI, con la aparicin de los ordenadores personales PCs, y programas de
tratamiento de datos incorporados (hojas de clculo, BD...), lleva consigo la utilizacin por
parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si mismos a travs de la informtica,
pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas para tomar decisiones. La
descentralizacin del SI a travs de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el SI
diseado en la empresa, pero la utilizacin de herramientas o programas especficos,
requiere el acceso de los usuarios a la BD para los procesos de clculo y anlisis, y no
renunciar a la perspectiva global de la empresa que proporciona la BD, podran llevar a
conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide que cada usuario disponga
de datos especficos propios en sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para
evitar duplicidades, interferencias o inconsistencias.
La informacin que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades
concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada
globalmente (infraestructura).
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Control e Informacin.
La Informacin como base del Sistema de Control.
Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la diferencia
entre informacin y dato.
Bishop plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y
representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial, verdadera o falsa
En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras
palabras son representaciones de la informacin. Pueden usarse como objetos individuales
pero con mucha ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una
estructura, los datos son significativos en s y en relacin con la estructura a la que
pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solos carecen de significado, solo adquieren
este cuando son interpretados convirtindose as en informacin til
George W. Reynolds define:
Dato: Es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados en
informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentraadas. Estos
hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos.
El dato es la personificacin material de la informacin, constituye su base, por dato se
entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que
es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo.
Resultado de la Observacin
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Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.
Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin.
Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para
entender la situacin.
5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia
para actualizarlos.
6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y
futuros.
7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters.
8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones grficas de
informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir adems
una presentacin verbal.
La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as
el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos
de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones
y apuntes que el hombre ha realizado como ser consiente o de los registros fsiles,
deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su
propia atmsfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o
sistemas.
Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social a partir de
datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o
lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo as la
base estadstica para toda investigacin.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin sobre lo que
est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia
que tendrn los sistemas de control.
La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda
a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se
desempean las empresas de hoy en da.
No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del proceso
de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de informacin. El
sistema de informacin que se disee debe servir para controlar aquellas actividades de vital
importancia en la administracin.
Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y de
las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin apropiadas
Consecuencias de la Informtica en la Administracin
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para ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a cada administrador
a llevar a cabo su funcin de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de
cada uno de ellos. Para esto se hace necesario:
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A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran avance con la
aparicin de software especialmente diseados para el directivo. Estos productos ponan el
nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible para la formacin del ejecutivo.
Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:
Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptacin surgi un
nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se percat que el nuevo enfoque del
ordenador personal podra solventar el tipo de problemas e interrogantes de carcter
ejecutivo que requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes existentes. Este
puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cmo preservar la filosofa del (Fcil de usar)
necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologas y, al mismo tiempo,
introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la
tecnologa asociadas con las exigentes necesidades de informacin del directivo.
Consecuencias de la Informtica en la Administracin
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La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es
la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los
esfuerzos en la toma de decisiones.
Adems, beneficios intangibles o beneficios
adicionales, tales como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva sobre la cual
decidir una compra o informacin de mercado relativa a la satisfaccin del consumidor y al
servicio pos venta, son tambin algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de
Informacin Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser, en muchos
casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios
intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.
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Siempre debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas
partes de una organizacin pueda desempear su responsabilidad de lnea en relacin al
personal. Mientras mayor sea la organizacin y ms descentralizada sea su estructura,
mayor ser la necesidad de control respecto de recursos humanos.
El control es un sistema automtico que mantiene un grado constante de flujo o de
funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control detecta cualquier desvo de los
patrones normales y permite la debida regulacin del proceso.
La esencia del control es la accin que ajusta las operaciones a los patrones
predeterminados y su base es la informacin que los gerentes reciben.
Se hace necesario un sistema integrado de recoleccin procesamiento, almacenamiento y
suministro de informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que tanto las
recolecciones y servicios de staff, como las decisiones de lnea, sean las ms adecuadas a
cada situacin. Se trata de la necesidad de un banco de datos y Sistemas de Informacin de
Recursos Humanos.
El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de gran importancia en la actualidad
que requiere de su estudio y anlisis. Este desarrollo lleva consigo una informatizacin de su
sistema en s, para brindar un trabajo ms cmodo y eficiente. Un ejemplo de esta
informatizacin la encontramos en el Sistema de Informacin.
El Sistema de Informacin de Recursos Humanos (Anexo 2) ha de proveer las bases para la
toma de decisiones actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible para el
proceso de accin y de los subsistemas. Ha pasado ha de ser un proceso de datos a
gestionar la informacin.
Esta evolucin se explica de la siguiente manera: El Sistema de Informacin es un conjunto
de elementos interdependientes (subsistemas), lgicamente asociados, que nter unidos
generan informaciones necesarias para la toma de decisiones.
En el proceso de datos informacin conocimiento, intervienen los elementos, entre los
que estn, la informacin y los datos, y los elementos de soporte (hardware y software); los
objetivos, que consisten en proporcionar informacin que facilite la toma de decisiones; y las
funciones.
La estructura y funciones del sistema de Informacin de Recursos Humanos coinciden con
la de un sistema de informacin en general, salvo que aqu se maneja la informacin
preferentemente sobre la funcin o subsistema de los Recursos Humanos.
Un sistema de Informacin de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de datos,
elementos suministrados por:
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Existen lmites en la informacin, los que traen consigo algunos fallos en el Sistema de
Informacin de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden mencionar:
Conclusiones
1. En este trabajo se brinda una revisin de los sistemas informativos vindose el desarrollo de
los mismos durante la historia de la vida del hombre, as como las partes que lo componen.
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Tambin se puede ver la diferencia entre los conceptos de informacin y dato, en conjunto
con la importancia que tiene la informacin.
2. Los sistemas informativos proveen a la empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente
necesaria para la toma de decisiones.
3. Una va ptima para automatizar los sistemas de informacin lo constituyen los Sistemas de
Gestin de Bases de Datos (SGBD), especficamente aquellos que siguen el modelo
relacional por sus ventajas en cuanto a diseo, almacenamiento y mantenimiento
4. Se realiz una revisin de los diferentes subsistemas que conforman la Administracin de los
Recursos Humanos, Centrando la misma en el Subsistema de Control de los Recursos
Humanos, y dentro de l en el Sistema de Informacin.
BIBLIOGRAFIA
1. Koontz, Harol. 1995. Administracin: Una perspectiva global. Editora McGraw Hill. 745p
2. Senn, James. 1990. Sistema de Informacin para la Administracin. Editorial Limusa. 450p
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