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CAPITULO 3....................................................................................................................................3
TIPOS DE SISTEMAS....................................................................................................................3
3.1
SISTEMAS INTEGRADOS................................................................................................3
DEFINICIN DE PARMETROS.................................................................................................4
CAPTURA DE LA INFORMACIN..............................................................................................4
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN................................................................................4
CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA.............................................................................4
3.2
SISTEMAS NO INTEGRADOS.........................................................................................5
3.3
SISTEMAS AUXILIARES..................................................................................................5
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CAPITULO 3
TIPOS DE SISTEMAS
Las empresas utilizan sistemas de informacin para el procesamiento de la
informacin generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser
denominados sistemas administrativos, los cuales se clasifican en dos grupos:
Sistemas no contables y Sistemas contables.
Su principal funcin es ayudar a soportar las decisiones de la empresa para
guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma. Existen sistemas para
manejar la facturacin, las comprar, los inventarios y muchas otras funciones que
existen en una empresa.
El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los dems. Es
necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en
la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de todos los procesos,
el sistema recibir en forma resumida los movimientos que tengan los dems.
Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las
operaciones y su centralizacin en una sola base de datos.
Definicin de parmetros
Captura de la informacin
Transferencia de la Informacin
Controles sobre la transferencia
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DEFINICIN DE PARMETROS
Consiste en una definicin inicial que se le da a un sistema para que sea
tomada en cuenta para su funcionamiento.
Los parmetros de integracin establecen la forma como sern pasados los
registros al sistema contable. La definicin de parmetros debe especificar
claramente todas las operaciones que sern tratadas den forma integral y los cdigos
contables en los cuales se debern registrar las operaciones.
CAPTURA DE LA INFORMACIN
En un sistema integrado se refiere al momento en el cual se transfieren las
operaciones de un sistema a otro.
La fase de captura de informacin se refiere nicamente hasta el punto en que
una operacin fuente es registrada y aceptada por un sistema auxiliar.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIN
Puede ser en forma automtica o iniciada por algn usuario autorizado.
Cuando la transferencia de informacin es realizada de forma automtica,
previamente deben haberse definido los parmetros correspondientes en la primera
etapa; en este caso el proceso es transparente para el usuario. La otra forma en la
cual se pueden trasferir la informacin es a travs de un proceso iniciado por un
usuario; esto ocurre al final del da, semana o mes, cuando los movimientos de
cualquier sistema son acumulados y analizados y actualizados en los archivos
maestros de datos.
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3.2
SISTEMAS NO INTEGRADOS
Uno de los objetivos principales del anlisis de sistemas contable, es verificar que la
informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con los
estndares establecidos por la empresa. Cuando se nombra estndares establecidos,
nos referimos a todas una filosofa que la empresa refleja en manuales, instructivos,
comunicaciones, grficos y en general cualquier va de informacin en donde se
plasmen principalmente las polticas que de alguna forma, pudieran afectar el
desempeo de los empleados en relacin con el procesamiento de la informacin
contable.
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DE
LAS
4.2
rea tecnolgica
programas y software relacionados
Polticas contables
Estructuras organizacional
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a) ACCESO A LA INFORMACION
El anlisis del sistema contable debe establecer cules sern los oficiales de
seguridad para la definicin de los perfiles de usuarios.
En ambiente de microcomputadoras, el acceso a los datos en principio no est
restringido, pero se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la
instalacin de programas de seguridad que existen en el mercado.
Bajo ambiente de redes, la seguridad es absolutamente necesaria para
preservar la integridad de los datos contables, por lo que la implantacin de un
software de seguridad ser requisito absolutamente imprescindible. En ambiente de
minicomputadoras y mainframe, la seguridad de la informacin se encuentra
normalmente incorporada al equipo desde un principio.
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c) EMISION DE INFORMES
En general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite.
Los sistemas de informacin gerencial son sistemas que tienen como objetivo el
suministrar informacin a todos los usuarios para la toma de decisiones.
4.3 EL TAMAO
CONTABLES
DE
UNA
EMPRESA Y LOS
PROCESOS
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De servicios
De acuerdo con el tamao
Pequeas empresas
Medianas empresas
Grandes empresas
De acuerdo con la procedencia del Capital
Privadas
Oficiales o Pblicas
De economa mixta
De acuerdo con el nmero de propietarios
Individuales
Sociedades
Las empresas agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes cantidades los
productos agrcolas y pecuarios, como granjas, haciendas de produccin e
invernaderos.
Las empresas mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la explotacin
de los recursos que se encuentran en el subsuelo, como las petroleras, las minas de
piedras preciosas.
Las empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la materia
prima en productos terminados o semi elaborados, como fbricas de telas, de
calzados, etc.
Las empresas comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta de
productos, como distribuidoras, supermercados, tiendas, etc.
Las empresas de servicios: son las empresas que buscan prestar un servicio para
satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educacin, transporte,
comunicacin, como universidad, hospitales, compaa de seguros, etc.
Las pequeas empresas: son aquellas que maneja escaso material y pocos
empleados, como talleres, salones de belleza, etc.
Las medianas empresas: En este tipo de empresa se puede observar una mayor
divisin y especializacin para cada actividad, mayor cantidad de empleados, por lo
que su informacin contable es ms amplia. Ejemplo, distribuidoras de 10
empleados.
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4.4
Contabilidad gubernamental
Contabilidad agrcola
Contabilidad bancaria
Contabilidad hotelera
Contabilidad de petrleo y minas
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PERSONAL NO CAPACITADO
El personal no capacitado puede presentarse por dos razones:
Evaluacin inadecuada al momento del ingreso.
Deficiencia en la capacitacin del personal activo.
La evaluacin inadecuada al momento del ingreso de un personal puede
generar problemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el momento de su
contratacin, por lo que puede generar problemas posteriores.
CAPITULO 5
FUNCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES
A medida que crecen las empresa, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos
de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa:
Decisiones no rutinarias: para llevarla a cabo se requiere de un mayor
conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios slidamente
adquiridos en el desempeo del cargo.
Decisiones rutinarias: Las rutinas, son totalmente factibles de que sean
estandarizadas, con el objeto de que la compaa no vea improvisada su accin ante
hechos de la misma naturaleza.
Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que estn soportados por diferentes
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5.1
PROCEMIENTOS CONTABLES
Son todos aquellos procesos, secuenciales de pasos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en
los libros de contabilidad.
Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios
PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Estos no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este
tipo de procedimientos serian:
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5.2
TECNICAS
DECISIONES
PARA
DOCUMENTAR
COMUNICAR
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OBJETIVOS,
VENTAJAS
Y
DESVENTAJAS
DE
LOS
INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA DOCUMENTACION Y
COMUNICACIN DE PROCEDIMIENTOS.
Instrumento
Memorndum
Objetivo
Comunicar
rpidamente las
decisiones
Ventajas
Rapidez en la
transicin del
mensaje
Instructivo
Normalizar en
forma detallada
como se debe
hacer una tarea
Circular
Comunicar a un
gran nmero de
personas las
pautas a seguir.
Documentar de
forma integral los
procedimientos de
un rea o reas de
una empresa
Su especificidad
permite entender
claramente lo que
se desea
comunicar
Comunicacin a
un numero grande
de personas
Manual
Narrativos
Documentar un
procedimiento en
forma detallada y
altamente
descriptiva
Su nivel de detalle
permite conocer
adecuadamente
todas las
actividades de un
rea en la
empresa.
El nivel de detalle
Desventajas
Su excesiva
utilizacin puede
hacer que sea
inefectivo
Uso limitado a
situaciones
especificas
Su utilizacin es
puntual y aplicable
a situaciones
especificas
Se requiere de
tiempo y personal
especializado para
su desarrollo.
Puede existir
cierta
informalidad si no
es adecuadamente
utilizado.
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5.3
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Rombo. Decisin: cuando dentro del flujo del proceso existen cursos
alternativos de accin.
Documento: cuando se requiere diagramar un documento que es generado o
transferido a lo largo del proceso.
CAPITULO 6
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD
La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que se cre la
teora contable. Como toda ciencia, la contabilidad se rige por ciertos y
determinados principios, Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados,
que se pueden definir como aquellas normas de carcter general o especifico, que
son aplicables al registro de las operaciones y a la presentacin de los estados
financieros y que son emitidos por los cuerpos colegiados de la profesin contable,
estos surgen debido a la necesidad de tener consistencia e informacin suficiente de
los efectos de las transacciones econmicas en los estados financieros.
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Bsicos
Principios
Contables
Entidad
Realizacin
Partida doble
Unidad econmica
Periodo
Uniformidad
Costo histrico
Negocio en marcha
Revelacin suficiente
Importancia relativa
Consistencia
Conservatismo
Efectivo
Inversiones
Cuenta por Cobrar
Aplicable a
Inventarios
Partidas
Prepagados
Especificas
Activos Fijos
Activos Intangibles
Pasivos
Patrimonio
Ingresos
Costos yegresos
Relativos a
Estados
Financieros
Cambios Contables
Combinaciones de negocios
Consolidaciones de estados financieros
Informacion financiera a fechas intermedias
Operaciones en el Extranjero y Cambio Extranjero
Cambios en el nivel general de precio.
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BSICOS
Entidad: establece que todo estado financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas deben ser considerados como terceros.
Realizacin: una transaccin econmica debe ser registrada en los libros, solo
cuando se haya perfeccionado la operacin que la origina.
Partida doble: los hechos econmicos llevados a cabo por una entidad deben ser
expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos
aspectos que envuelve toda la operacin.
Costo histrico: la cuantificacin monetaria y registro de las operaciones deben
efectuarse al valor de adquisicin o produccin correspondiente.
Negocio en marcha: establece que a menos de que se exprese lo contrario se asume
que una empresa que emita estados financieros, est en la capacidad de continuar sus
operaciones por un perodo razonable de tiempo.
Revelacin suficiente: todo estado financiero debe tener la informacin necesaria y
presentada en forma comprensible.
Importancia relativa: solo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un
efecto importante en los estados financieros.
Consistencia: los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme
de un periodo a otro, en caso de no ser as se debe explicar la razn.
Conservatismo o prudencia: establece que las perdidas debern ser registradas
cuando se conozca o se emite cuando se van a producir y las ganancias nicamente
cuando se realicen.
6.3
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