Cursograma

Un cursograma es una herramienta administrativa que representa grficamente el flujo de

informacin documentada que circula entre los diferentes sectores de una organizacin. Los
cursogramas sirven para:

Ver el recorrido de procedimientos

Confeccionar las normas relacionadas con los procedimientos
Analizar los procedimientos y detectar posibles errores
Modificar procedimientos ya establecidos

Los ingenieros en sistemas de informacin utilizamos los cursogramas, entre otras razones,
porque son herramientas que responden a un tipo de informacin (materia prima para nuestro
trabajo) plasmada en documentos fsicos.
Simbologa
Smbolo:
Graficacion

Explicacin

Ejemplificacin

Ubicacin del smbolo en el cursograma

Inicio

Operacin

Seala la actividad llevada a cabo para producir,

cambiar, transcribir o agregar informacin.
Permite representar cualquier otra actividad que
no se encuentre reflejada por otros smbolos

Control

Refiere a la actividad de realizar la verificacin

entre documentos, o la consulta a un archivo o
a una tabla de decisin. A todo control, le sigue
una decisin basada en la informacin verificada.
Se debe tener en cuenta que este smbolo
representa una comparacin o control de
informacin entre elementos

Demora

Representa la retencin momentnea de un

documento o del elemento encargado de
trasladar la informacin. El documento en
cuestin queda a la espera de un suceso que afecte
el estado del mismo para poder continuar con el
proceso establecido a continuacin. Este smbolo
es utilizado en raras ocasiones
Cuando hablamos de archivo, hacemos referencia
a un conjunto de documentos. Representa el
almacenamiento temporal de informacin en
un lugar fsico determinado permitiendo su

D
Archivo transitorio

Se puede usar
para
representar el
pago de un
documento
Cotejo entre
comprobantes,
comprobacin,
constatacin,
examen sobre
los datos
contenidos en
un soporte de
informacin,
Verificacin de
clculos, validez
de
autorizaciones,
integracin de
datos, etc.
El retraso de
una factura

una factura en
papel

Medio

Fin

consulta posterior.

Archivo definitivo

Se utiliza para representar el almacenamiento

permanente de la documentacin, anulando la
posibilidad de una posterior modificacin de la
misma.

Un documento
importante , el
cual no se va a
eliminar

Destruccin

Indica la destruccin fsica del documento que

transporta la informacin. Una vez que este
haya sido destruido, no podr ser utilizado
nuevamente, ni se podr recuperar la informacin
que haba en el formulario o documento.

Decisin

Se emplea para sealar los diferentes caminos

de accin que pueden surgir durante un
procedimiento ante una circunstancia
determinada. Las decisiones siguen dos caminos:
por s o por no.

documento
F

Se utiliza para representar los diferentes

formularios o documentos que contienen la
informacin utilizada en los procedimientos.
Permite ver el traslado de informacin entre los
diferentes sectores de la empresa, la separacin
de las copias, donde se utilizan , etc.
Seala la necesidad de adquirir cierta
informacin que no se encuentra disponible
en el momento de realizar el diagrama. O bien,
determina que dicha informacin no es
necesaria para el procedimiento que se est
representando.
Identifica la unin entre las diferentes
operaciones y el movimiento fsico de un
documento. Refleja el rumbo que toma la
informacin. Si la lnea es horizontal, representa
el traslado de la informacin hacia distintos
sectores. Si es vertical, sirve de conector entre
los diferentes smbolos

la eliminacin
de la
informacin
sera el caso de
que la misma
est en un
archivo
magntico y
luego es
borrado. El
medio
magntico
puede volver a
escribirse, pero
la informacin
contenida no
ser la misma
Luego de haber
hecho un
control, es
necesario tomar
una accin
acorde al
resultado del
mismo.
Un formulario

Proceso

Traslado de
informacin

Buscar
informacin que
se necesite para
determinado
proceso.
Trasladar
informacin de
un sector a otro

Conector

Consulta Fsica

Consulta Lgica

Temporalidad

Se emplean cuando el espacio disponible en la

hoja no es suficiente para graficar la operacin en
cuestin y se hace imprescindible utilizar otra
pgina para prolongar el cursograma. Un
cursograma puede sufrir ms de un corte, cada
par de conectores se correspondern con
diferentes letras de imprenta mayscula.
Se utiliza para consultar o actualizar un archivo
siendo necesaria la extraccin del documento
para su consulta o modificacin. El sentido de la
flecha permite identificar el tipo de accin.
Se utiliza para consultar o actualizar un archivo
sin extraer documento alguno del lugar de
almacenamiento. El sentido de la flecha permite
identificar el tipo de accin.
Este smbolo se emplea para indicar perodos
definidos o repetitivos en los cuales se llevan a
cabo los procedimientos

Conectar dos
cursogramas

EJ:Todos los
martes el
departamento
de ventas recibe
la factura

Elementos del cursograma

Columnas: representan los diferentes sectores de la organizacin. En cada columna se
reflejarn las operaciones y acciones que dicha seccin lleva a cabo.
El cursograma se grafica desde arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Los sectores ajenos
a la empresa deben ir a la izquierda del diagrama separados del resto de las divisiones por una
lnea punteada.

Documentos comerciales
Los documentos comerciales son constancias escritas que se realizan en base a operaciones
comerciales. La importancia de dichos documentos es que dejan registro de estas
transacciones. En ellos se puede individualizar a las personas intervinientes, adems
constituyen un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente y respaldan la
exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad.
Los documentos comerciales deben ser solicitados por una de las personas intervinientes en la
operacin comercial y deben ser retenidos. A su vez, deben ser contabilizados y archivados por
orden de fecha de emisin y por ley, conservados durante 10 aos a partir de la fecha de
emisin.

Las partes son:

Encabezamiento

Detalle

Delimitacin de responsabilidad

Circuito Administrativo
La empresa necesita de conductos que lleven la informacin de una parte a otra de la misma.
Los conductos por los cuales circula la informacin que permite la operatoria de la empresa se
llaman circuitos administrativos.
Los circuitos administrativos son cursogramas aplicados y adaptados a las operaciones bsicas
de una empresa (Compra, Venta, Pago, Cobro y Produccin). Bsicamente los circuitos
administrativos son herramientas grficas que representan los procedimientos de una
organizacin. (Creo que esta es la definicin que est oculta en alguna parte del libro, todo lo
dems lo saque de internet).
Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prcticas que comprenden
tanto la preparacin, autorizacin, registracin y por ltimo archivo y seguimiento de toda la
documentacin (fsica o electrnica) respaldatoria de una determinada operatoria, reflejo de
una transaccin econmico - financiera.
Normas de control interno

El control interno es un conjunto de normas de seguridad y de monitoreo que se

implementan rutinariamente en los procedimientos administrativos relativos a las
operaciones bsicas de una empresa.

Operaciones bsicas
Toda empresa para poder existir debe realizar las siguientes operaciones:

Comprar (materia prima, productos, etc.)

Vender (los productos y/o servicios que genera o que comercializa)
Cobrar (dichos productos o servicios)
Pagar (la adquisicin de la materia prima o deudas de todo tipo)

rea de compras
La funcin del rea de Compras consiste principalmente en identificar al mejor Proveedor y
gestionar la Compra.
El circuito de compras se encarga del conjunto de actividades que se generan desde el
momento en que se detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio y finalizan con la
adquisicin del mismo (en el caso del servicio es cuando se efecta).
Acciones a cumplir

Determinar el nivel de la compra tanto en calidad como en cantidad solicitando

aprobacin superior de toda solicitud que exceda lo cotidiano y habitual
Elegir el proveedor adecuado y obtener las cotizaciones
Adjudicar el pedido al proveedor que resulte ms conveniente
Recibir la mercadera adquirida
Registrar la compra, incorporando la mercadera al stock y/o al inventario permanente
y a los estados contables

Partes del circuito de compras:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Solicitud de Compra
Seleccin de Proveedores
Adjudicacin de la Compra
Recepcin de la mercadera
Almacenamiento de la mercadera
Registro Contable
Recepcin de la Factura

Formas de Compra

Compras Normales (Tpicas): Se tiene un procedimiento formal asociado por ser una
compra normal, frecuente,.
Compras Extraordinarias (Atpicas): Son compras que no se realizan con frecuencia y
en general conllevan un gasto mayor.
Compras Menores: Compras cotidianas, como una lamparita.
Importacin: Proveedor en el extranjero. Se subdivide en normales y extraordinarias.
Esta ltima modalidad requiere autorizacin de un responsable.

Normas de Control Interno en las Compras

Separacin de funciones
Comienzo del proceso de Compra
Solicitudes de Presupuesto
Colocacin del pedido
Nivel de la Compra
Control de la mercadera recibida
Constitucin de seguros

Pre numeracin de formularios

rea de Ventas
La venta implica el proceso de transferencia de la propiedad de un bien, a cambio de otro con
el acuerdo de ambas partes.
El bien que es objeto de la transaccin posee un precio de venta.
Este proceso se refleja en las facturas, remitos, etc. A su vez se deben realizar diversos
controles que permitan detectar errores y/o fraudes.
Acciones a cumplir

Concretar la venta
Cobrar el bien vendido
Entregar la mercadera
Contabilizar la venta

Partes del Circuito de Ventas

1.
2.
3.
4.

Concretar la Venta
Recepcin de Dinero
Entrega de la Mercadera
Registro de la Venta

Formas de Venta
Ventas normales:
Son las comunes y tradicionales pudiendo ser minorista o mayorista.

A travs de Corredores
Por Correspondencia o Telfono
En el saln de Exposicin
Por Exportacin
Ventas extraordinarias:

Son aquellas que no son las comunes, correspondiendo generalmente a bienes propios
de la empresa vendedora.

Normas de Control Interno de las Ventas

Separacin de funciones
Aprobacin de la venta
Bonificaciones
Traslado de la Mercadera Vendida
Documentacin
Control de la facturacin
Devolucin de la mercadera

rea de Pagos
El pago es la operacin por la cual se otorga en forma definitiva la propiedad del bien
transaccionado en la compra respectiva. Este traspaso se realiza en funcin al valor del bien
incorporado por algn medio de cambio. El proceso se ver consumado en la factura o
documento afn.

Acciones a Cumplir

Cancelacin de la deuda contrada en el momento de la compra

Determinacin del medio de pago
Verificacin de los antecedentes de la compra
Obtencin del Recibo por el pago realizado
Registro del pago, cancelacin de las cuentas a pagar y actualizacin de los estados
contables

Partes del Circuito de Pagos

1.
2.
3.
4.
5.

Emisin de Orden de Pago

Confeccin de Cheque
Autorizacin del Pago
Control del Recibo
Registro del Pago

Formas de Pago

Pago por correspondencia

Pago a Cobradores del Proveedor
Pago en la oficina del Proveedor
Pago en Bancos (se acreditan los importes del banco al acreedor)
Pago por medio de Bancos (se acreditan los importes del banco al deudor)
Pago efectivo de gastos menores
Pago de sueldos y jornales

Normas de Control Interno en los Pagos

Separacin de funciones
Concentracin de la responsabilidad
Separacin total de los fondos
Contabilizacin de las operaciones
Arqueos sorpresivos
Conciliacin bancaria
Rotacin de personal

Normas de control interno especficas de los pagos:

Uso del Cheque

Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulacn de los mismos
Existencia de fondo fijo o caja chica
Pago de sueldos y jornales

rea de Cobranzas
El proceso administrativo de la cobranza implica la incorporacin de fondos en relacin con el
precio establecido en una venta realizada.
Cabe aclarar que la cobranza es la consecuencia natural de una venta, por lo que se puede
decir que as como el pago es la culminacin de la compra, la cobranza lo es a la venta.
Acciones a cumplir

Deteccin de la situacin de Cobro

Cobro del bien vendido
Contabilizacin de la Cobranza

Partes del Circuito de Cobranzas

1.
2.
3.
4.

Deteccin de la necesidad de cobro

Cobro y Entrega de Recibo
Recepcin de Dinero o Valores
Registro Contable

Formas de Cobrar

Por Cobradores
En Caja
Por Correspondencia
Cobro en el domicilio del comprador
Dbito Bancario
Depsito Bancario
Documento de Pagar en un Banco
Cobro de Exportaciones

El control interno de Cobranzas

Normas de Control Interno generales de los movimientos de fondos:

Separacin de funciones entre el manejo de fondos y los registros de las

transacciones
Centralizacin del control de los valores monetarios
Separacin de los fondos provenientes de cobranzas con los destinados a pagos
Rotacin de personal
Contabilizacin general de las operaciones relacionadas con los movimientos de
fondos
Arqueos sorpresivos
Traslado de movimientos de fondos al Banco

Normas de Control Interno propias de la Cobranza

Utilizacin de recibos pre numerados

Liquidacin Inmediata de la Cobranza
Control de los valores recibidos por correspondencia
Asignacin de descuentos
Confeccin de cheques
Cheques para depositar posteriormente
Custodia de documentos a cobrar
Depsito integro e inmediato de la Cobranza

Temas del parcial (lo que copie de lo que dijo la profe)

Cursogramas

Definicin (que es un cursograma)

Simbologa (que smbolo es, como se denomina, ej. De aplicacin, ubicacin)
Cules son los elementos que lo componen?

Normas de control interno

Definicin
Memorizacin de algunas normas generales (al menos 3)

Operaciones bsicas

Pagos (que es un pago)

Cobranzas (que es una cobranza)
Ventas (idem)
Compras (idem)
Modalidades bsicas de estas operaciones
Tipos de ventas, compras, explicarlas
Normas especificas de control interno para cada uno de los sectores