Estrategia de 7 pasos para la

Implementacin del Cdigo

de Conducta
Basado en el ciclo PHVA

www.utzcertified.org

Estrategia de 7 pasos
Como productor o grupo de productores en el programa UTZ Certified usted mejorar
continuamente la administracin de su finca y las prcticas agrcolas en el campo. La combinacin
de estos dos aspectos le permitir desarrollar al mximo su espritu empresarial. Cada ao, usted
tomar mejores medidas para proteger el ambiente y la situacin de su familia y de la gente que
trabaja con usted.
Los principales pasos en la implementacin de la gestin son:
1. Planear lo que quiere hacer
2. Hacer lo que plane
3. Verificar si fue exitoso
4. Actuar sobre los hallazgos, corrigiendo lo que puede hacerse mejor
Ya que esto es un ciclo, no todo finaliza despus del cuarto paso, ya que en ste se crea una nueva
situacin basada en los nuevos planes que usted realice. En otras palabras, usted seguir con el
llamado ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Para poder aplicar el ciclo PHVA en el Cdigo de Conducta Base, los 4 pasos se redefinen en los 7
pasos del Cdigo de Conducta Base. El ciclo UTZ inicia al considerar qu recursos se tienen y, con
base en esta informacin, evaluar sus riesgos y oportunidades. El ciclo contina con los pasos de
asignacin de responsabilidades y mantener registros. El ciclo y los pasos pueden visualizarse as:

Figura 1 Ciclo PHVA y los 7 Pasos de UTZ Certified

Paso 1: Realizar el anlisis del riesgo

El anlisis del riesgo es el primer paso para mejorar los mtodos agrcolas. Inicia con la investigacin
de la situacin actual de su negocio agrcola y su ambiente de negocios.
Primero se tiene en cuenta los recursos disponibles: la tierra, mano de obra actual, su cultivo,
conocimiento y acceso a los mercados de su producto, etc. Luego de identificar los recursos
disponibles debe establecer los objetivos de su negocio agrcola.
En segundo lugar, se identifican las mayores dificultades que le impiden lograr estos objetivos. Por
otro lado, este ejercicio le servir para identificar oportunidades de las cuales probablemente no se
ha percatado.
Como tercer paso, debe escribir toda esta informacin.
Despus de esto, el anlisis de riesgos le ayudar a elaborar un plan para aprovechar las
oportunidades que identific y minimizar los riesgos. Tambin le ayudar posteriormente para
entender las situaciones cambiantes, lo cual le permitir reaccionar o incluso anticiparse mejor a
esos cambios.
Describa sus metas lo ms claramente posible incluyendo un verbo en la descripcin, asegrese de
que sean medibles y establezca cronogramas de accin. Por ejemplo:
Mi objetivo es: aumentar la produccin del lote xxxx a xxx kg en la cosecha de zzz.
El siguiente puede ser un ejemplo de un riesgo identificado:
Para lograr una mayor productividad, se requiere hacer podas; sin embrago, su evaluacin demuestra
que usted no cuenta con ninguna persona con el conocimiento y experiencia requeridos para
realizarlas. Al identificar este riesgo, usted sabr que debe buscar una persona que pueda hacer una
buena poda a sus cultivos o puede decidir que alguien realice un curso de podas, antes empezar las
podas. Al identificar el riesgo, puede gestionarlo y organizar un curso para usted o para alguien ms.
En el caso de grupos de productores, la persona o el responsable por el Sistema de Manejo Interno
deber decidir quin ser capacitado.

UTZ cuenta con una red de capacitadores profesionales donde, temas como este, son tratados en
cursos de entrenamiento.
La manera en la que usted asume el riesgo se describe en el plan de gestin. Este es el paso 2 de
nuestros 7 pasos.

Paso 2: Desarrolle un Plan de Gestin

Con base en el anlisis de riesgos, puede empezar a escribir un plan de gestin para mejorar su
negocio. La mejor manera de hacerlo es tener en cuenta sus fortalezas as como los aspectos con los
cuales se siente menos seguro. Su plan de gestin debe tener en cuenta los riesgos y oportunidades
que ha identificado anteriormente y tambin las metas que defini en el paso 1.
Para alcanzar sus metas, debe pensar de ahora en adelante en los objetivos. Considerando el
ejemplo anterior sobre una mejor poda, sus objetivos pueden ser:
Objetivo 1: Programar con el asesor de campo de UTZ una capacitacin sobre podas antes
de [fecha]
Objetivo 2: Obtener plantas ms vigorosas en el lote xxx con la aplicacin de buenas
prcticas de poda
Objetivo 3: Contribuir a una mayor produccin en la cosecha xxx en el lote xxx mejorando la
estructura del suelo
Esto es slo un ejemplo y usted debe pensar en el mejor plan para su finca o su negocio agrcola.

Paso 3: Designe una persona encargada

Cuando lea el cdigo ver que se deben realizar muchas acciones: guardar registros, almacenar los
plaguicidas de forma segura, mantener los elementos de proteccin, y las finanzas deben ser
administradas adecuadamente.
En todo momento debe estar claro quin es responsable de qu parte del plan de gestin. La
designacin de una persona responsable sirve para:
1) Aclarar a todo el personal y trabajadores en la organizacin quin es responsable de qu
tarea y as los trabajadores pueden dirigirse a la persona indicada.
2) Saber a quin apelar en caso que se presenten fallas en las tareas
3) Identificar las necesidades particulares de capacitacin de las personas encargadas
4) Ver qu tareas no sern adecuadamente atendidas cuando la persona se enferma
5) Transparencia para saber en qu costos se incurren cuando se realizan las tareas

Cada persona responsable puede mostrar su competencia y conocimiento sobre el tema del cual es
responsable. La persona responsable debe ser incluida en su Plan de Gestin (paso 2). No solo el
auditor podr solicitar esta informacin, sino que usted podr consultarlo en ocasiones. De esta
manera usted podr enfrentar de manera ms efectiva las circunstancias cambiantes, como por
ejemplo, cuando debe reemplazar a una persona debido a la enfermedad.

Paso 4: Capacitacin
Con la formulacin de su plan de gestin usted ya conoce qu debe hacer, cundo debe ser realizado
y quin debe hacerlo. Entre otras cosas, este plan le ayudar a identificar la necesidad de tener
personas con un conocimiento o una habilidad especfica. Si no se cuenta con esa persona entre sus
colegas, trabajadores, o usted mismo, la capacitacin puede ser una buena opcin para mejorar el
conocimiento, habilidades y en ltimas, el desempeo.
El Cdigo de Conducta requiere la capacitacin de las personas que son responsables de tareas o
deberes especficos para mejorar su desempeo. Los registros de las capacitaciones le ayudarn a la
planeacin de futuras capacitaciones. En el caso de grupos de productores, la persona responsable
del Sistema de Manejo Interno debe tener una visin general de los cursos de capacitacin que
deben realizarse. Tambin debe organizar los cursos de capacitacin e informar a los miembros de
su realizacin.
Por ejemplo: la persona responsable de la aspersin de los cultivos utiliz muchos agroqumicos. Al
parecer, no conoce cmo calibrar el equipo de aspersin. Para mejorar su desempeo, debe
capacitarse en calibracin de equipos de aspersin, lo cual llevar a una reduccin en el uso de
qumicos en la finca y, en consecuencia, de costos.

Paso 5: Procesos y Prcticas Necesarias

Luego de saber lo que se debe hacer, quin y cundo, debe asignar a las personas adecuadas en el
sitio correcto para que realicen sus actividades o tareas. Cualquier objetivo puede llevar a una o ms
actividades. Durante este paso, usted define y describe cmo deben organizarse las actividades y en
qu secuencia. Esta es la parte final de la fase HACER, del ciclo de planeacin. Al describir un
proceso se deben considerar dos aspectos:
1) Primero, considere qu insumos necesita para el proceso. Por ejemplo, cuntas personas,
cunto tiempo y qu materiales (herramientas, fertilizantes, etc.).
2) Segundo, debe pensar en lo que encontrar con el proceso.
Este ejemplo tiene como base el ejemplo mencionado en el paso 4:
Actividad 1: Podar la mitad de los rboles del lote xxx en el mes qqq del ao ppp y las plantas
restantes en el mes rrr del ao sss
Actividad 2: Preparar al menos ccc sacos de compost en el mes ooo
Actividad 3: Aplicar al menos ccc sacos de compost al lote xxx en el mes bbb

Paso 6: Mantener Registros

Al participar en el programa UTZ usted puede mejorar su conocimiento y habilidades y de esta
manera, mejorar la produccin de su finca. Registrar las actividades de sus prcticas agrcolas es un
requisito importante para identificar qu actividades han permitido mejorar la produccin. El anlisis
de lo que se ha hecho con anterioridad, le permitir mejorar las actividades para la prxima
temporada. Podr mirar dnde dieron mejor rendimiento sus esfuerzos y adicionalmente, podr
demostrar claramente al auditor que realiz mejoramiento continuo. Tal vez no es la parte ms
atractiva de la empresa pero mantener registros es esencial en el espritu empresarial agrcola y en la
aplicacin de las buenas prcticas agrcolas.
Para la certificacin de grupos, los registros se mantienen a nivel del Sistema de Manejo Interno
(SMI). Los puntos de control que hacen esto posible estn indicados en los Comentarios Gua SMI.
Tambin es importante registrar aspectos sociales y la forma en que los est abordando, como por
ejemplo el trabajo infantil. En caso que se identifique trabajo infantil durante la evaluacin del
riesgo, el Cdigo solicita tener un plan para la prevencin, el monitoreo y la reparacin del trabajo
infantil. Se deben documentar todas las actividades que se realizan como parte de este plan (por
ejemplo, generacin de conciencia entre los trabajadores o pequeos agricultores, actividades para
identificar el trabajo agrcola y apoyo a los trabajadores o pequeos agricultores para enviar o
mantener a sus hijos en la escuela. Tambin es muy til documentar claramente los casos de trabajo
infantil (confirmados y sin confirmar) que se identificaron durante el ao de certificacin, para
monitorear el mejoramiento y para hacer seguimiento en casos especficos.

Paso 7: Anlisis y Adaptacin a la Planeacin

Usando los objetivos que tiene en mente, sus registros y las observaciones en el campo, podr
analizar hasta qu punto sus esfuerzos lo acercaron a la meta que se fij para su negocio agrcola.
Esto no cierra el ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar, ya que esto es un proceso de mejoramiento
continuo. Al realizar el anlisis el ao anterior, usted ya sabr cmo hacer mejoras para el prximo
ao. Esta es la fase Actuar del ciclo PHVA que mencionamos. As que teniendo en cuenta sus
experiencias recientes, considere lo que significan sus hallazgos para el futuro y realice un nuevo
anlisis de riesgos. El ciclo se cierra de esta forma y empieza uno nuevo iniciado por usted de
nuevo est listo para una nueva aventura en su produccin.
Para el anlisis es til combinar los resultados registrados en varias pocas. Cuando usted compara
la produccin de su ltima cosecha con la registrada en aos anteriores, puede esperar ver una
mayor produccin. Lo ms probable es que usted haya puesto recursos en la mayora de sus
parcelas, recursos en trminos de mano de obra, productos fitosanitarios y seguramente
fertilizantes. Slo cuando compare los registros de los recursos usados en las diferentes parcelas
puede realizar un anlisis completo y tener una idea clara de dnde dieron mayor rendimiento estos
recursos. Combine sus fuentes de informacin y decida dnde utilizar los recursos este ao de una
manera ms eficiente.