Tema 9.

CONTROL ADMINISTRATIVO

9.1 Concepto e importancia

Si el control se estudia como ltima etapa del proceso administrativo, esto no
significa que en la prctica suceda de la misma manera; la planeacin y el
control estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el
administrador difcilmente puede delimitar si est planeando o controlando.
El control es una etapa primordial de la administracin pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la
situacin real de la organizacin sino existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Es la medicin de los resultados actuales y pasados, en relacin con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes.
Si se desea una definicin ms sinttica, puede adoptarse la siguiente:

a) es la recoleccin sistemtica de datos para conocer la realizacin de los

planes
Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:
a) control automtico (feedback control).
b) Control sobre resultados (open control).
Como ya se ha sealado todo control implica necesariamente, la comparacin
de lo obtenido con lo esperado.
El control es de vital importancia dado que:
1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2.- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3.- Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4.- Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en el que se establecen medidas correctivas.
5.- Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.
6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.- Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos
los recursos de la empresa.
a) Cierra el ciclo de la Administracin. De hecho los controles son a la vez
medios de previsin.
b) Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la
organizacin, de la direccin, la integracin, etc. Es por ello un medio para
manejarlas o administrarlas.

9.2 Naturaleza y alcance del control

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las
metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y
ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la
planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos,
stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
especficas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a
los planes.
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que
los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una
base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar
que los planes trazados se implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los
vendedores.
Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes,
ao.)
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales
como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna
variacin, continuar con la actividad.

9.3 El proceso bsico de control

El proceso de control bsico, en cualquier lugar y para lo que sea que se

controle, incluye tres pasos:
1. Establecer estndares
2. Medir el desempeo contra estos estndares
3. Corregir las variaciones de los estndares y planes.
Establecimiento de estndares:
Como los planes son los criterios frente a los que los gerentes disean sus
controles, lgicamente el primer paso del proceso de control ser establecer
esos planes; sin embargo, dado que stos varan en detalles y complejidad y
que, por lo comn, los administradores no pueden vigilar todo, se establecen
estndares especiales.
Existen muchos tipos de estndares, y entre los mejores estn las metas u
objetivos verificables, como se analiz en la administracin por objetivos
(APO).
Medicin del desempeo:

Aun cuando no siempre sea posible, la medicin del desempeo frente a los
estndares debera hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar
las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones
apropiadas.
Correccin de desviaciones:
Los estndares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una
organizacin, ya que si el desempeo se mide apropiadamente, es ms fcil
corregir las desviaciones.
La correccin de desviaciones es el punto en que el control puede verse como
una parte de todo el sistema de administracin y relacionarse con las otras
funciones gerenciales.
9.4 Tipos y caractersticas de los sistemas de control
Caractersticas de un sistema de control:
Seal de Corriente de Entrada: Considerada como estmulo aplicado a un
sistema desde una fuente de energa externa con el propsito de que el sistema
produzca una respuesta especfica.
Seal de Corriente de Salida: Respuesta obtenida por el sistema que puede o
no relacionarse con la respuesta que implicaba la entrada.
Variable Manipulada: Es el elemento al cual se le modifica su magnitud, para
lograr la respuesta deseada. Es decir, se manipula la entrada del proceso.
Variable Controlada: Es el elemento que se desea controlar. Se puede decir
que es la salida del proceso.
Conversin: Mediante receptores se generan las variaciones o cambios que se
producen en la variable.
Variaciones Externas: Son los factores que influyen en la accin de producir
un cambio de orden correctivo.
Fuente de Energa: Es la que entrega la energa necesaria para generar
cualquier tipo de actividad dentro del sistema.

Retroalimentacin: La retroalimentacin es una caracterstica importante de

los sistemas de control de lazo cerrado. Es una relacin secuencial de causas y
efectos entre las variables de estado. Dependiendo de la accin correctiva que
tome el sistema, este puede apoyar o no una decisin, cuando en el sistema se
produce un retorno se dice que hay una retroalimentacin negativa; si el
sistema apoya la decisin inicial se dice que hay una retroalimentacin
positiva.
Variables de fase: Son las variables que resultan de la transformacin del
sistema original a la forma cannica controlable. De aqu se obtiene tambin
la matriz de controlabilidad cuyo rango debe ser de orden completo para
controlar el sistema.
Tipos de sistema de control:
Lazo abierto: Un sistema de lazo abierto es aqul donde la salida no tiene
efecto sobre la accin de control. La exactitud de un sistema de lazo abierto
depende de dos factores:
a) La calibracin del elemento de control.
b) La repetitividad de eventos de entrada sobre un extenso perodo de tiempo
en ausencia de perturbaciones externas.
Lazo cerrado: Los sistemas de control realimentados se llaman de lazo
cerrado. El lazo cerrado funciona de tal manera que hace que el sistema se
realimente, la salida vuelve al principio para que analice la diferencia y en una
segunda opcin ajuste ms, as hasta que el error es 0. Cualquier concepto
bsico que tenga como naturaleza una cantidad controlada como por ejemplo
temperatura, velocidad, presin, caudal, fuerza, posicin, etc. son parmetros
de control de lazo cerrado.
9.5 Diseo de sistemas de control efectivo
Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y
minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la
administracin necesita disear sistemas de control que 1) se basen en
estndares validos de desempeo 2) comuniquen informacin adecuada a los

empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques

mltiples.
Establecimiento de estndares de desempeo validos: Un sistema de control
efectivo debe fundamentarse en estndares validos y precisos de desempeo.
El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeo,
igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un
control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia
a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas reas
clave mientras establecen estndares satisfactorios de desempeo en otras o
establecer prioridades simples.
Suministro de informacin adecuada: La administracin debe comunicarse en
forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y
naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir
retroalimentacin acerca de su desempeo, esta los motiva y le da informacin
que le permita corregir sus desviaciones de los estndares de desempeo.
Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se
elimina la necesidad de supervisores externos.
Aseguramiento de la aceptacin de los empleados: Es menos probable que los
empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos
disfuncionales si aceptan el sistema, as mismo es ms probable que acepten
los sistemas que incluyen estndares tiles de desempeo pero no son
demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el
comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el
comportamiento negativo, as como tambin una de las mejores maneras de
establecer estndares razonables y lograr as que los empleados acepten el
sistema de control es establecer los estndares con la participacin de ellos.
Utilizacin de enfoques mltiples: Deben incluir objetivos financieros y no
financieros e incorporar aspectos de control preliminar, concurrente y
retroalimentacin.

9.6 Registro de las operaciones y evaluacin de resultados.

El registro de las operaciones Se refiere a los medios electrnicos o manuales,

a travs de los cuales los usuarios consignarn obligatoriamente los actos o
transacciones mediante los cuales se produce el ingreso, egreso, produccin,
uso, transporte y almacenamiento de Bienes Fiscalizados, sin excepcin
alguna dependiendo de la actividad econmica que desarrollen.
Evaluacin de los resultados.
La evaluacin de los resultados consiste en la comparacin de los resultados
esperados contra los obtenidos determinando su diferencia, e implica el
anlisis de los resultados y la terminacin de los excesos y deficiencias
correlacionndolos con sus consecuencias e implicaciones para la
organizacin.
Las comparaciones deben realizarse no slo con los resultados esperados, sino
tambin con los resultados obtenidos por organizaciones similares.
9.7 Proceso de retroalimentacin
La retroalimentacin es un ingrediente esencial en cualquier proceso de
control. Ofrece la informacin para las decisiones que ajustan el sistema. En la
medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de
determinar si el desempeo est dentro de lo previsto y si se est cumpliendo
con los objetivos. La retroalimentacin generalmente se obtiene con referencia
tanto a los fines buscados y los medios diseados para alcanzarlos. En los
sistemas relativamente cerrados, la retroalimentacin es recibida por los seres
humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden
disear muchos tipos de sistemas de retroalimentacin para facilitar el control.
El tipo y la complejidad de la retroalimentacin requerida dependen tambin
de la interrelacin de los subsistemas de la organizacin.
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la
informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.