Tcnicas del Control Interno

Evite prdidas en su empresa! Lo primero que debemos hacer, ser revisar la estructura
organizacional de la empresa, y efectuar un ejercicio de profesionalizacin en la
administracin comprometidos con la organizacin empresarial...

Las constantes preocupaciones por reincidencias de fallas en los procesos, fraudes o

malos entendidos, el conformismo de ciertos directivos y empleados en obtener
solamente lo suficiente para pagar sus facturas; no preocupndoles la direccin
empresarial ni el futuro de la empresa; y s le agregamos la falencia propia por falta de
control interno operativo de la empresa, entonces la probabilidad de que se incurran en
perdida patrimonial ser cada vez ms acertada.
Al evaluar en forma integral los procesos de control interno para luego tomar las
medidas pertinentes que eviten incompatibilidades, conflictos de interese, reserva de la
informacin, y mitiguen los riesgos de fraudes y errores operativos, financieros y
legales.
Controlar es sinnimo de evaluar gestin, pero las organizaciones de hoy manejan
negocios muy diferentes a los del siglo pasado, as mismo sus infraestructuras tienden a
ser virtuales y por ello se requiere fomentar el auto-control mediante la concientizacin,
la motivacin y la tica empresarial, es lo que en la actualidad se denomina ambiente de
control.
El control Interno comprende el plan de la organizacin y el conjunto de mtodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos (Activos),
verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa,
promover la eficiencia, eficacia, y efectividad en las operaciones, estimula la
observacin de las polticas prescrita e impulsa el cumplimiento de las metas y objetivos
programados; ya que el control interno es una responsabilidad de todos los integrantes
de la organizacin.
Si una empresa descuida de sus controles internos, su situacin es tan frgil a que se
cometan fraudes, y errores que ponen en riesgo su patrimonio
Qu hacer para mejorar el proceso del control interno? Dentro de la empresa existen
cuatros rubros vitales para la buena operacin empresarial: 1) Ingresos, 2) Cobranzas, 3)
Egresos e 4) inversiones. Si no se toma medida adecuadas las posibilidades de fallas y
fraude crecen paulatinamente.
1.- El presupuesto, es la herramienta de control financiero que marca la pauta para
evaluar las finanzas, dndonos claras evidencia de lo que se prev, de lo que esta
sucediendo, y del porque de las desviaciones; al compararse lo presupuestado y lo
obtenido realmente no vale la pena si no se ha identificado las causas y efectos, por
ejemplo si durante el periodo estimo gastar un monto xxx en sueldo y salarios, y resulta
que al compara contra resultados, rebasa el presupuesto, esto da un elemento de anlisis
para la direccin de la empresa, que buscar encontrar las causas en el ejercicio de los
flujos de efectivo de la empresa.

Hay que recordar que el presupuesto no son solamente nmeros, si no que es producto
de todo un plan, para el cual se espera un resultado que debe ser evaluado y confrontado
con la realidad alcanzada por las acciones de cada uno de los responsables del proceso
operativo y efectos que han de haber surtido en el entorno empresarial del mercado,
clientes, competencias, y medidas gubernamentales; externalidades que afectan al
cumplimiento del presupuesto empresarial.
2.- El anlisis de la Informacin Financiera, requiere de tiempo para revisar y analizar
los estados financieros, no solamente el balance general, estado de resultado, estado de
cambio en la situacin financiera y el estado de variaciones en el capital contable, si no
que tambin es necesario evaluar el flujo de efectivo y dems reportes como las
conciliaciones bancarias, existencias de mercaderas, reporte de cartera por cobrar,
cumplimiento de los presupuesto de ventas; todo esto permitir estar ms atento a los
cambios durante el desarrollo de las operaciones.
3.- Afianzar al personal que maneja efectivo y valores, sin importarle el nivel de
jerarqua o amistad, quizs se ofenda por tomar esta medida. El afianzar al personal que
maneja efectivo, inventarios y las cobranzas, hace pensar dos veces a cualquiera de la
posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlos la responsabilidad es compartida con
la empresa afianzadora, de manera que el dao econmico ser menor.
4.- Control permanente de las cobranzas e ingresos, es el punto neurlgico de mayores
fraudes a las empresas, por lo cual deben cotejarse constantemente los documentos de
cartera y actualizarlos de ser necesario. El arqueo sorpresivo al encargado de cobranzas
y al cajero (tesorero), as como enviar estados de cuentas durante el ejercicio a los
principales clientes, son procesos de controles necesarios que actan como timbre de
alarma que alertan de los actos de colusin y cohechos.
5.- El control de Inventarios fsicos e implementacin de sistemas de monitoreo.Esperar fin de ao para realizar cruces de informacin, ejecutar constataciones del
inventario, es un error garrafal en cualquier organizacin empresarial. Se deben
entonces efectuar constataciones peridicas a cargo de personal de total confianza y
ajeno al almacn en lo posible. El inventario total es muy difcil pero su constatacin se
debe realizar mediante un muestreo que tenga en cuenta el movimiento que se ha tenido
en el periodo principalmente.
6.- El control de Egresos al girar cheques con firmas compartidas, clasificacin y sello
de las facturas pagadas evitar contra tiempos y errores fatales en la ejecucin de los
pagos. Sin duda que el monitoreo de ingresos y egresos diarios marcara las pautas en la
ejecucin de cada estrategia en el manejo de la liquidez.
Las presiones ms comunes que pueden estimular a empresarios y a sus empleados a
transgredir los valores ticos y los controles internos son muchas de las ocasiones
provocados por factores externos e internos:
Factores externos que los estimulan: Falta de liquidez, altas tasas de inters, dificultada
en la consecucin de crditos, presiones de tipo financiero, presiones de tipo familiares,
presiones que provienen de la competencia desleal, exceso de trmites legales para
desarrollar una actividad, presiones gubernamentales etc.

Entre los factores internos que estimulan: Presiones por la necesidad de conservar el
puesto de trabajo, presiones para complacer al jefe en lo que l diga, sin criterio y
debate tcnico, rivalidades entre el personal exceso de trabajo, poca o casi nula
iniciativa de dar valor agregado a los productos, precios de productos que buscan
nicamente altas rentabilidades en el corto plazo, mercadeo en segmentos sin estudios
tcnicos, publicidades y promociones no van acordes al mercado; todo esto redunda en
una falta de polticas claras empresariales y en resultados financieros nulos o poco
atractivos.
La clave, ser estudiar el control interno actual, proyectar el futuro por el desarrollo de
las operaciones sobre la base de la identificacin de sus procesos, evaluacin, y
ejecucin de planes de mejoramiento continuos e implementacin de sistemas
informticos de control acorde a la estructura empresarial, implementacin de principios
ticos que redunden en el beneficio comn, reduciendo sus gastos innecesarios,
captando mayor inversin, disminuyendo los riesgos de demanda legales, mejorando su
reputacin ante clientes, inversionistas animados a seguir reinvirtiendo, y obteniendo
rentabilidad, eficiencias y efectividad por cada unidad marginar de recursos invertido.
Control Interno Concurrente -Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su
mando a un grupo de servidores, establecen y aplican mecanismos y procedimientos de
supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de
asegurar. (La adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias).
Las polticas de control interno empresarial.- Su finalidad es lograr la obtencin de
informacin financiera confiable y oportuna, con estas normas se buscara que la
contabilidad integre las operaciones financieras, produciendo reportes y estados
financieros apropiados.
Normas para el manejo del presupuesto, tendr como objetivo establecer el control
interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, en cuanto acciones
justificadas, responsables, tiempo de ejecucin y metas que se alcanzarn
Normas de control interno para tesorera, su finalidad deber ser controlar el proceso
relacionado con el movimiento de tesorera, con el fin de lograr seguridad y
racionabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada departamento, evitando
riesgos en la gestin.
Normas de control interno para anticipos de fondos y cuentas por cobrar, se deben
aplicar para obtener informacin actualizada que permita realizar el cobro oportuno de
los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad a tiempo.
Normas de control interno para inversiones en existencias y bienes de larga duracin; su
tiene que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro,
control, proteccin y conservacin de los bienes de larga duracin.
Normas para el otorgamiento de Crditos e Inversin, la primera abarcar todo el proceso
de evaluacin del prospecto, diversificacin del portafolio e instrumentacin a tal punto
que facilite su recuperacin en procura de la rentabilidad, eficacia, efectividad y
seguridad, apuntalando las metodologas y estndares de eficiencia idneos.

Normas de control interno para el rea de recursos humanos, se refieren a los

mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los recursos humanos,
con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeo de las funciones
encomendadas al personal; las polticas de control interno, deben estar enfocadas a la
seleccin, induccin, capacitacin, rotacin y promocin, sanciones, evaluaciones.
Normas de control internos para el rea de sistemas de informacin, buscar promover
la correcta utilizacin de los sistemas computarizados que procesan la informacin que
generan las entidades para mitigar los riesgos tecnolgicos.
Norma de control interno para la produccin y servicios sin duda han marcado don gran
impacto las normas ISO.
Procedimientos para mantener un buen control interno operativo empresarial:
Autorizaciones de Operaciones
Separacin de funciones incompactibles
Determinacin de Responsabilidades y Organizacin
Registro y arqueo del Fondos de Caja Chica
Arqueos peridicos de caja, para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.
Control de asistencia de los trabajadores.
Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas
autorizadas teniendo tambin un fundamento lgico.
Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos
con que estn registradas las operaciones en los libros de contabilidad.
Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compaa es el
adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz.
Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de
fcil manejo para las personas encargadas de obtener informacin de estos.
Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la
empresa.
Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y
civiles.
Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los resultados
esperados.
Identificacin de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.
Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno que se le pueden
aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la
actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.
Vale mencionar que la funcin del control interno es aplicable a todas las reas de
operacin de los negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga la
informacin necesaria para seleccionar las alternativas, las que mejor convengan a los
intereses de la empresa, ya que el control interno debe ser incorporado a la
infraestructura de una entidad, de manera que no entorpezcan sino que favorezcan la
consecucin de los objetivos de la entidad.

El hecho de incorporarlos permitira identificar desviaciones en costes en actividades

operativas bsicas, y adems se agilizara el tiempo de respuesta para solucionar estas
desviaciones o costes innecesarios.
En breves palabras diremos que en el Control Interno Posterior, la mxima autoridad de
cada entidad y organismo, con la asesora de su unidad de auditora interna, establece
los mecanismos para evaluar peridicamente y con posterioridad a la ejecucin de las
operaciones. (Es decir un control internos posterior -auditoria a que se hayan realizado
las acciones administrativas, financieras y operativas en la empresa)