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GUA
TABLA DE
CONTENIDO
Introduccin
I. Algunos Conceptos de Planeacin
Plan de Desarrollo
Plan de Accin
Programa
Proyecto
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Banco de Proyectos
II. Fases de un Proyecto
Diseo o Formulacin
Seleccin
Ejecucin y Seguimiento
Cierre y Evaluacin
III. Gua para realizar la Fase de Diseo o
Formulacin de un Proyecto
1.1 Perfil del Proyecto
1.1.1 Nombre del proyecto
1.1.2 Director
1.1.3 Tipologa
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global
de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede
1.1.5 Dependencia responsable
1.1.6 Otras dependencias participantes
1.1.7 Situacin a transformar
1.1.8 Justificacin
1.1.9 Objetivo General
1.1.10 Objetivos especficos
1.1.11 Resultado General
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Anexos
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Introduccin
I. Algunos Conceptos de Planeacin
Plan de Desarrollo
Plan de Accin
Programa
Proyecto
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Banco de Proyectos
II. Fases de un Proyecto
Diseo o Formulacin
Seleccin
Ejecucin y Seguimiento
Cierre y Evaluacin
III. Gua para realizar la Fase de Diseo o
Formulacin de un Proyecto
1.1 Perfil del Proyecto
1.1.1 Nombre del proyecto
1.1.2 Director
1.1.3 Tipologa
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global
de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede
1.1.5 Dependencia responsable
1.1.6 Otras dependencias participantes
1.1.7 Situacin a transformar
1.1.8 Justificacin
1.1.9 Objetivo General
1.1.10 Objetivos especficos
1.1.11 Resultado General
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1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN
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En el plan de accin de la Sede Medelln, se relacionan anualmente los programas y proyectos que se ejecutarn en la vigencia y los recursos disponibles
para tal fin.
Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo
de la Sede, pero tambin a las metas establecidas en las distintas dependencias
con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institucin.
Dentro de los planes, como parmetros tcnico-polticos, se enmarcan los programas y los proyectos
Programa
En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente
e integrado de proyectos relacionados entre s y de similar naturaleza, que se
estructuran con el propsito de materializar el plan de accin de una institucin.
Un programa es un concepto de planificacin ms pequeo que un plan pero
ms amplio que un proyecto, que implica una visin ms global para la solucin de un determinado problema.
Proyecto
Un proyecto, como unidad operativa mnima de un plan, se define como un
conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre s, que
vinculan tiempo y recursos especficos para lograr un objetivo y unas metas
definidas.
Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya
que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual
un problema se resuelve total o parcialmente se aprovecha una oportunidad.
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y stos se descomponen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de plaEquipo de Trabajo Oficina de Planeacin
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1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN
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2. FASES DE UN
PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento
de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.
El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:
1. Diseo formulacin
Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada con el proyecto.
La persona que tiene conocimiento del problema existente de
la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la
que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede
apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.
Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende
bsicamente dos etapas:
o Perfil del proyecto.
o Formulacin detallada.
2. Seleccin
Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una
seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin
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4. Cierre y evaluacin
Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cierre puede darse por varios motivos:
Culminacin del proyecto
Reformulacin del proyecto
Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluacin sea negativo.
Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consolida los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance fsico financiero de las actividades.
Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para realizar correctamente la fase de diseo o formulacin.
DE UN PROYECTO
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2. FASES DE UN
PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento
de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.
El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:
1. Diseo formulacin
Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada con el proyecto.
La persona que tiene conocimiento del problema existente de
la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la
que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede
apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.
Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende
bsicamente dos etapas:
o Perfil del proyecto.
o Formulacin detallada.
2. Seleccin
Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una
seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin
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4. Cierre y evaluacin
Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cierre puede darse por varios motivos:
Culminacin del proyecto
Reformulacin del proyecto
Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluacin sea negativo.
Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consolida los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance fsico financiero de las actividades.
Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para realizar correctamente la fase de diseo o formulacin.
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DE UN PROYECTO
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1.1.2 Director:
Contiene informacin personal e institucional del director del proyecto.
Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director
del mismo, debe ser un funcionario de planta.
Este componente requiere informacin particular del director del proyecto,
como tipo de documento de identificacin, nmero del documento, nombres
y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que
pertenece, correo electrnico y nmero telefnico.
1.1.3 Tipologa:
Es una clasificacin del proyecto hasta su nivel ms especfico, considerando
una clasificacin segn sus objetivos.
El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro
niveles de tipologas que van de lo general a lo particular. Al final del documento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologas de
proyectos.
Dentro de la tipologa, se distinguen dos tipos:
* Proyectos acadmicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos,
metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad
acadmica, es decir, aquellos a travs de los cuales la universidad concreta, implementa, desarrolla su quehacer acadmico en el proceso de
construccin del conocimiento.
* Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, metas y actividades estn orientados a generar condiciones propicias para
el desarrollo de la actividad acadmica.
En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3
y 4 tienen caractersticas similares:
Gua para la Formulacin de Proyectos
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Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la funcin misional o de soporte (Docencia, Investigacin, Extensin y Soporte Institucional). La
eleccin es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro
opciones anteriores.
Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categoras y subcategoras que se deben
elegir despus de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su eleccin se realiza por
asociacin con la finalidad del proyecto.
Ejemplo de seleccin de Tipologa:
El proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la Universidad Nacional de
Colombia Sede Medelln, tiene la siguiente tipologa:
Nivel 1: Proyectos de Docencia.
Nivel 2: Desarrollo Acadmico
Nivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias
virtuales
Nivel 4: No aplica.
Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una relacin muy especifica con uno de los niveles de la tipologa; en ese caso cuando
se relacione la informacin del nivel, se coloca No aplica.
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de
Desarrollo de Sede:
Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyecto generado en la Sede, debe estar en lnea directa con el Plan Global de Desarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtindose
esto en el marco institucional que le da soporte.
En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le
permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si est integrado
con la poltica de dichos Planes.
Siguiendo con el ejemplo del proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la
Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, ste se articula con los
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin
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Formacin
Fortalecimiento a los Programas Acadmicos
Generacin y oferta de servicios y apoyos
acadmicos virtuales
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institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desarrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos
u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a travs de polticas
sectoriales u organizaciones pblicas o privadas que demandan su participacin en reas de accin especficas.
1.3.2 Metas y Actividades
De manera coherente con los objetivos especficos descritos, se deben relacionar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la
ejecucin del proyecto y las actividades para alcanzar stas.
1.3.2.1 Meta: Es la concrecin de los resultados a travs de su cuantificacin
en tiempo y unidades.
1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las metas para lograr transformar los insumos en resultados.
Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos
registrados a travs del BPUN, se requiere que cada una de las actividades
tenga una valoracin porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el
porcentaje total de la meta igual al 100%.
Ejemplo:
Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el mdulo de evaluacin implementado.
Actividades:
Evaluacin de contenidos, cursos, recursos existentes y logstica (20%)
Invitacin a cotizar la construccin del mdulo evaluativo (10%)
Seleccin y contratacin de la construccin del mdulo evaluativo.
(10%)
Construccin del mdulo evaluativo. (60%)
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Ejemplo
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4. BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA
Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de
proyectos. Contexto institucional y bases para su operacin. Oficina Nacional de Planeacin, Documento ocasional No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co
siguiendo la ruta: Portal - La Universidad Informacin
Administrativa Planeacin Publicaciones.
Manual Metodolgica para la Identificacin, Preparacin
y Evaluacin de Estudios de Preinversin; Departamento
Nacional de Planeacin- DNP- Organizacin de Estados
Americanos-OEA-; Bogot; Diciembre de 1994.
Quintero Uribe Vctor M; Evaluacin de Proyectos Sociales Construccin de Indicadores; Editorial Ingeniera Grfica; Agosto de 1998.
Ayala Ramrez Jaime, Jaramillo S. Lus Javier; Gua de Gestin de Proyectos de Investigacin & Desarrollo; Editorial
Guadalupe Ltda.; Bogot 1998.
Ideas Bsicas sobre Proyectos de Inversin y Gestin; Red
de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Nacional de Planeacin DNP- Marzo de 1998.
Plan Global de Desarrollo 1999-2003 UN Compromiso
acadmico y social con la Nacin Colombiana, Universidad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogot 1999.
Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacional de Colombia, Santa Fe de Bogot, Julio 16 de 2004.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin