Ingeniera del Software II

Tema 4

Fundamentos de Gestin de Proyectos

Francisco Ruiz, Flix Garca

Objetivos

Conocer los principales conceptos relacionados con

la gestin de proyectos.

Comprender todas las materias abarcadas por la

gestin de proyectos y tener una visin global e
integradora de ellas.

Conocer los diversos procesos, y sus interrelaciones,

que se llevan a cabo al gestionar un proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.2

Indice

1. Conceptos bsicos.

Qu es un proyecto?.
Qu es Gestin de Proyectos?.
Programas, Proyectos y Subproyectos.
Fases y Ciclo de Vida de un proyecto.

2. Procesos en la Gestin de Proyectos.

Grupos de Procesos.

3. El Modelo PMI para la Gestin de Proyectos.

Gestin de la Integracin.
Gestin del Alcance.
Gestin de los Tiempos.
Gestin de los Costes.
Gestin de la Calidad.
Gestin de los Recursos Humanos.
Gestin de las Comunicaciones.
Gestin de Riesgos.
Gestin de Adquisiciones.
Interacciones entre procesos.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.3

Bibliografa bsica:

Project Management Institute, A Guide to the

Project Management Body of Knowledge
(PMBOK 2004).

Caps. 1, 2 y 3.

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4.4

Qu es un Proyecto?
esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o
servicio nico

operaciones y proyectos comparten que:

son realizados por personas,

estn restringidos por recursos limitados y
son planificados, ejecutados y controlados.

y se diferencian en que los proyectos son

temporales: tienen un comienzo y un final definidos. Los proyectos

acaban cuando los objetivos declarados han sido alcanzados.

dirigidos a crear un producto o servicio nico: que no ha sido

realizado antes.

las caractersticas que distinguen al producto o servicio deben

ser elaboradas progresivamente.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.5

Qu es Gestin de Proyectos?
"es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas
y tcnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer
las necesidades y y expectativas de los beneficiarios
de un proyecto

supone buscar un equilibrio entre

demandas contrapuestas:

en alcance, tiempo, costo y calidad.

de requisitos identificados
(necesidades) y de requisitos no
identificados (expectativas).

de beneficiarios con diferentes

necesidades y expectativas.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

ALCANCE

COSTE

CALIDAD

TIEMPO

4.6

Programas, Proyectos y Subproyectos

Programa: es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada

para obtener unos beneficios que no seran posibles si se gestionan
individualmente.

Tambin pueden incluir una serie de tareas repetitivas o cclicas.

Subproyecto: es un componente de un proyecto, que resulta ms fcil

de gestionar.

Muchos programas incluyen elementos de operaciones continuas.

Es frecuente que se contraten a una empresa externa o, dentro de la misma

organizacin, a otra unidad funcional diferente.

Gestin de la Cartera de Proyectos (Project Portfolio Management):

Seleccin y soporte de proyectos o programas.

Est guiada por el plan estratgico y los recursos disponibles.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.7

Fases y Ciclo de Vida

-

Cada Proyecto suele descomponerse temporalmente en Fases o etapas.

Con ello se busca:

- Mejor control de la gestin,
- Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la organizacin.

Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios entregables

(deliverables).
- Un entregable es un producto tangible y comprobable: un estudio de viabilidad, un
diseo detallado, un prototipo ...

La conclusin de una fase supone revisar sus entregables y la ejecucin del

proyecto para:
- determinar si el proyecto debe continuar y
- detectar y corregir errores con un coste asumible.

El Ciclo de Vida define el comienzo, el final y las fases de que consta un

proyecto. Para cada fase se define:

Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases.

El trabajo que debe realizarse (incluido entregables), y
Los participantes.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.8

Ciclo Vida Proyecto vs Ciclo de Vida de Producto

Ejemplo: Espiral

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.9

Procesos

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que

se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de
productos, resultados o servicios.

El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de

un proyecto, que pertenecen a una de estas dos categoras:

De GP
Son comunes a la mayora de los proyectos.
Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un
proyecto.
Interactan entre s de formas complejas.

Orientados al producto:
Especifican y crean el producto o servicio del proyecto.
Normalmente se definen por el ciclo de vida del proyecto y varan segn el rea de
aplicacin.

Los procesos de ambas categoras se superponen e interactan durante el

proyecto.

Ejemplo: no se puede definir el alcance si no se tiene una comprensin bsica acerca de

cmo crear el producto especificado.

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4.10

Grupos de Procesos
-

(1)

Iniciacin: reconocimiento de que un proyecto o una fase de un proyecto deben

comenzar; y compromiso de su puesta en marcha.

Planificacin: Define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para

Ejecucin: coordinar a las

lograr los objetivos y el alcance del proyecto.

personas y dems recursos para la

puesta en marcha del plan del
proyecto.

Iniciacin
Planificacin

Seguimiento y Control: Mide

y supervisa regularmente el
avance, a fin de identificar las
variaciones respecto del plan de
gestin del proyecto, de tal forma
que se tomen medidas correctivas
cuando sea necesario para cumplir
con los objetivos del proyecto.

Seguimiento
y Control

Ejecucin

Cierre: Formaliza la aceptacin

del producto, servicio o resultado,

y termina ordenadamente el
proyecto o una fase del mismo.

Cierre
Las flechas representan flujo de informacin

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Grupos de Procesos

4.11

(2)

Los grupos de procesos tienen un solape entre s en el tiempo.

Tambin se producen interacciones entre fases.

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4.12

reas de la GP

(1)

Gestin de la Integracin /

Project Integration Management.

Gestin del Alcance ( mbito) /

Gesti
n
Gesti
Gestin
de
deProyectos
Proyectos

Project Scope Management.

Gestin de Tiempos /

Integraci
n
Integraci
Integracin

Alcance
Alcance

Tiempo
Tiempo

Coste
Coste

Calidad
Calidad

Recursos
Recursos
Humanos
Humanos

Comunicaciones
Comunicaciones

Riesgos
Riesgos

Adquisiciones
Adquisiciones

Project Time Management.

Gestin de Costes /

Project Cost Management.

Gestin de la Calidad /

Project Quality Management.

Gestin de Recursos Humanos /

Project Human Resource Management.

Gestin de las Comunicaciones /

Project Communications Management.

Gestin de Riesgos /

Project Risk Management.

Gestin de Adquisiciones /

Project Procurement Management.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

reas de la GP

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.13

(2)

4.14

Gestin de la Integracin

(1)

Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y

actividades de GP

Procesos:

4.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Autoriza formalmente un proyecto o una fase de un proyecto.

4.2. Desarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Ofrece una descripcin de alto nivel del alcance.

4.3. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto (PGP)

Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los planes en GP

4.4. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Ejecutar el trabajo definido en el PGP para lograr los requisitos del proyecto definidos en el
enunciado del alcance.

4.5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a fin de cumplir con los objetivos de
rendimiento definidos en el PGP.

4.6. Control Integrado de Cambios

Revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los cambios, y controlar los cambios en los
productos entregables y en los activos de los procesos de la organizacin.

4.7. Cerrar Proyecto

Finalizar todas las actividades en todos los Grupos P. GP para cerrar formalmente el proyecto o fase

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Gestin de la Integracin

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.15

(2)

4.16

Gestin del Alcance

(1)

asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y slo stos.
Qu est incluido y qu no en el proyecto?

Procesos:

5.1 Planificacin del Alcance:

crear un plan de gestin del alcance del proyecto que refleje cmo se definir,
verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir la
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

5.2 Definicin del Alcance:

desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras
decisiones del proyecto.

5.3 Crear EDT:

subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del
proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

5.4 Verificacin del Alcance:

formalizar la aceptacin de los productos entregables completados del proyecto.

5.5 Control del Alcance:

controlar los cambios en el alcance del proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin del Alcance

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.17

(2)

4.18

Gestin del Tiempo

(1)

asegurar la realizacin del proyecto dentro de los plazos

Procesos:

6.1. Definicin de las Actividades

Actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los
diferentes productos entregables del proyecto.

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.

6.3. Estimacin de Recursos de las Actividades

Tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad.

6.4. Estimacin de la Duracin de las Actividades

Cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad.

6.5. Desarrollo del Cronograma

Analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos
de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

6.6. Control del Cronograma

Controla los cambios del cronograma del proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin del Tiempo

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.19

(2)

4.20

Gestin del Tiempo

(1)

asegurar la realizacin del proyecto dentro de los plazos

Procesos:

6.1. Definicin de las Actividades

Actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los
diferentes productos entregables del proyecto.

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.

6.3. Estimacin de Recursos de las Actividades

Tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad.

6.4. Estimacin de la Duracin de las Actividades

Cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad.

6.5. Desarrollo del Cronograma

Analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos
de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

6.6. Control del Cronograma

Controla los cambios del cronograma del proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin del Tiempo

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.19

(2)

4.20

Gestin de la Calidad

(1)

determinar las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a

la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las
cuales se emprendi

Procesos:

8.1 Planificacin de Calidad:

identificar qu normas de calidad son relevantes para el proyecto y
determinando cmo satisfacerlas.

8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad:

aplicar las actividades planificadas y sistemticas relativas a la
calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos
necesarios para cumplir con los requisitos.

8.3 Realizar Control de Calidad:

supervisar los resultados especficos del proyecto, para determinar si
cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de
eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin de la Calidad

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.23

(2)

4.24

Gestin de los Recursos Humanos

(1)

conseguir el uso ms efectivo de las personas que participan en el

proyecto

Procesos:
9.1 Planificacin de los Recursos Humanos:
identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y las
relaciones de informe, as como crear el plan de gestin de personal.

9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto:

obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto.

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto:

mejorar las competencias y la interaccin de los miembros del equipo
para lograr un mejor rendimiento del proyecto.

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto:

hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo,
proporcionar retroalimentacin, resolver polmicas y coordinar cambios a
fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.25

Gestin de los
Recursos Humanos
(2)

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.26

Gestin de las Comunicaciones

(1)

asegurar en tiempo y forma adecuados la generacin, recopilacin,

diseminacin, almacenamiento y localizacin final de la informacin del
proyecto
Procesos:

10.1 Planificacin de las Comunicaciones:

determinar las necesidades de informacin y comunicaciones de los
interesados en el proyecto.

10.2 Distribucin de la Informacin:

poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados en el
proyecto cuando corresponda.

10.3 Informar el Rendimiento:

recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento. Esto incluye
informes de estado, medicin del progreso y proyecciones.

10.4 Gestionar a los Interesados:

gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los
interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin de las
Comunicaciones

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.27

(2)

4.28

Gestin de Riesgos

(1)

identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos del proyecto;

maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar
las de eventos negativos
Procesos:

11.1 Planificacin de la Gestin de Riesgos:

11.2 Identificacin de Riesgos:

11.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos:

11.4 Anlisis Cuantitativo de Riesgos:

11.5 Planificacin de la Respuesta a los Riesgos:

11.6 Seguimiento y Control de Riesgos:

decidir cmo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para
un proyecto.
determinar qu riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus caractersticas.
priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y
combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto.
analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos
generales del proyecto.
desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas
a los objetivos del proyecto.
realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su
efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Gestin de Riesgos

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.29

(2)

4.30

Procesos de Iniciacin
-

Los 2 procesos del Grupo de Procesos de Iniciacin

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.33

Procesos de
Planificacin
Los 21 procesos
del Grupo de
Procesos de
Planificacin
(flujo resumido)

Esquema
Bsico
Desarrollar PGP

Planificar
Alcance

Definir Alcance
y Crear EDT

Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar
Duracin Act.
Estimar
Recursos Act.

Hacer
Calendario

Preparar
Presupuesto

Estimar Costes
Planificar
Riesgos
y Respuestas

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Integrar en
Plan de Proyecto

4.34

Procesos de Iniciacin
-

Los 2 procesos del Grupo de Procesos de Iniciacin

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.33

Procesos de
Planificacin
Los 21 procesos
del Grupo de
Procesos de
Planificacin
(flujo resumido)

Esquema
Bsico
Desarrollar PGP

Planificar
Alcance

Definir Alcance
y Crear EDT

Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar
Duracin Act.
Estimar
Recursos Act.

Hacer
Calendario

Preparar
Presupuesto

Estimar Costes
Planificar
Riesgos
y Respuestas

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Integrar en
Plan de Proyecto

4.34

Procesos de Ejecucin

Los 7 procesos del Grupo de Procesos de Ejecucin

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.35

Procesos de Seguimiento y Control

Los 12 procesos
del Grupo de
Procesos de
Seguimiento y
Control

(flujo resumido)

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.36

Procesos de Cierre

Los 2 procesos del Grupo de Procesos de Cierre

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.37

Correspondencia con las reas de Conocimiento

(i)

Intersecciones (procesos compartidos) entre los GP y las reas.

Grupos de Procesos
reas de
Conocimiento

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

1.- Integracin
2.- Alcance
3.- Tiempo
4.- Costes
5.- Calidad
6.- Recursos
Humanos
7.- Comunicaciones
8.- Riesgos
9.- Adquisiciones
Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.38

Correspondencia con las reas de Conocimiento

(ii)

Los 44 procesos de PMBOK por grupos y reas.

PMBOK 2004
reas de
Conocimiento

Grupos de Procesos
Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y Control

Desarrollar Plan de Gestin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin
(PGP)

Supervisar y Controlar el
Trabajo
Control Integrado de
Cambios

Alcance

Planificacin del Alcance

Definicin del Alcance
Crear EDT

Verificacin del Alcance

Control del Alcance

Tiempo

Definicin de Actividades
Establecimiento de la Secuencia de
Actividades
Estimacin de Recursos de Actividades
Estimacin de Duracin de Actividades
Desarrollo del Cronograma

Control del Cronograma

Costes

Estimacin de Costes
Preparacin del Presupuesto

Integracin

Desarrollar el Acta de Constitucin

Desarrollar Enunciado Preliminar del
Alcance

Cierre

Cerrar Proyecto

Control de Costes

Calidad

Planificacin de la Calidad

Realizar Aseguramiento de
Calidad

Recursos Humanos

Planificacin de los Recurso Humanos

Adquirir Equipo
Desarrollar Equipo

Gestionar Equipo

Comunicaciones

Planificacin de las Comunicaciones

Distribucin de la Informacin

Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados

Riesgos

Planificacin de la Gestin de Riesgos

Identificacin de Riesgos
Anlisis Cualitativo de Riesgos
Anlisis Cuantitativo de Riesgos
Planificacin de Respuestas a los
Riesgos

Adquisiciones

Planificar Compras y Adquisiciones

Planificar Contratacin

Realizar Control de Calidad

Seguimiento y Control de
Riesgos

Solicitar Ofertas a
Proveedores
Seleccin de Proveedores

Administracin de Contratos

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

Cierre de
Contratos

4.39

Documentos Principales

Los 3 documentos
principales para
gestionar un proyecto

Ruiz & Garca. Fundamentos de la GP

4.40