LOGISTICA Y DISTRIBUCION

FISICA INTERNACIONAL
Semana 6 Parte - A Presencial

Caractersticas y
Procesamiento de Pedidos

AGENDA DE LA SESIN

Caractersticas: Pedido del cliente

Componentes de Ciclo de pedido

Pedido del Cliente

Ciclo de pedido

Tiempo de ciclo de pedido

Conclusiones.

OBJETIVOS DE LA SESIN

1. Aprender sobre la importancia saber hacer un

pedido bien formulado para evitar retrasos, el
ciclo del mismo y evitar comprar materiales que
no se solicitaron
2. Un pedido para ser atendido debe ser
procesado adecuadamente.
3. Conocer sobre los ciclos y tiempos de entrega
de pedidos, las demoras en las entregas (lead
time) . Para Compras Locales y del Extranjero.
4. Conocer algunos conceptos muy importantes
as como nuevos ejemplos que te permitirn
asumir la importancia de estos temas en el
desarrollo de las operaciones de una empresa.
3

aractersticas de Pedido del Cliente.

Ejemplo: Botella de vino importado.
Caractersticas Tangibles:

Precio

Apariencia de la botella

Fecha de vencimiento

Informacin en la etiqueta (marca,

volumen, sabor, etc)

Autorizacin sanitaria
Caractersticas Intangibles:

Que tenga uva como materia prima

Higiene del personal, equipos, materiales

e instalaciones , ISO 9000

Uso de persevantes y colorantes no

dainos

Informacin de la etiqueta sea cierta

Comentarios al ejemplo:
El ejemplo de la botella de vino es muy til ms an si tomamos en
cuenta lo que le ocurri a un amigo que compro un vino a un
vendedor que se le acerco en la calle, mi amigo vio las
caractersticas tangibles, todo pareca muy normal y lo compro muy
barato, cuando lo abri en su casa se llevo una terrible sorpresa el
vino estaba adulterado.
Error de mi amigo al comprarlo
en un proveedor que no conoca
y no daba las garantas del caso.

Componentes del Tiempo del Ciclo

del Pedido

Importante:

Para una empresa es importante conocer su ciclo de pedido y sus tiempos,

esto le permite ser ms competitiva y poder ofrecer a sus clientes tiempos
que podr cumplir.
Imagina si Pizza Hut o Papa Johns no conocieran sus tiempos de ciclo de
pedido, seguramente no ofreceran 30 minutos o gratis.
Para el cliente tambin es importante conocer estos tiempos para no ser
sorprendidos o hacer estimaciones incorrectas.
Cuando una empresa le ofrece un tiempo de entrega a otra es importante
que se cumpla ya que al igual que nosotros, las empresas programan sus
actividades y un incumplimiento podra afectarlas negativamente.
Los tiempos del ciclo de pedido sern de acuerdo a la situacin especifica
(no es lo mismo pedir una pizza que mandar a fabricar unas maquinas a un
proveedor en China).

Transmisin del pedido

Consiste en transmitir la informacin del

pedido desde su punto de origen hasta
el lugar donde pueda manejarse su
entrada.
La transmisin del pedido se realiza de
dos formas: manual y electrnica.
La transmisin manual incluye el envo
por correo (mensajera) o mediante el
personal de ventas.
La transmisin electrnica se realiza
mediante nmeros de telfono gratuitos
(0800), pginas web, software que
manejan de manera integrada algunas
empresas, fax, correo electrnico ,etc
(ms rpida y costos cada vez ms
bajos)

Procesamiento del pedido

Son las actividades realizadas
antes de la preparacin del
pedido, comprenden:
Comprobacin de la informacin
del pedido.
Comprobacin de la disponibilidad
de artculos solicitados.
Comprobacin del estado de
crdito del cliente
Trascripcin de la informacin del
pedido.
Facturacin.

Preparacin del pedido de Caf

y entrega para exportacion.
Adquirir los productos mediante la
recuperacin de existencias, la
produccin o la compra.
Empacar los artculos para el
envo.
Programar el envo del artculo.

Preparar la documentacin del

envo.
Proceder con la entrega del
pedido.
10

Pedido del cliente

Pedido del Cliente
EJEMPLO:

SOLICITUD DE
BIEN O
SERVICIO QUE
HACE EL
CLIENTE

100 Bolsas de cemento tipo I de 42.50

kg c/u Marca: CEMENTO ANDINO
Debe venir en parihuela de madera y
con strech film
CARACTERISTI
CAS

CANTIDAD

La entrega debe ser en el Almacen N1

Precio Total: S/. 4,250.00

EL PEDIDO
DEBE SER
MUY
CLARO

LUGAR

FECHA DE
ENTREGA Y
DEMAS
DETALLES.

Si el pedido no es claro
tenemos el riesgo de que sea
mal procesado.

11

Ciclo del Pedido

Imaginemos todos esos
que van desde que el cliente
Cicloprocesos
del Pedido
realiza la Solicitud de Pedido , hasta que el proveedor entrega al
cliente el producto (bien y/o servicio) solicitado.
TRANSMISIN DE
PEDIDO

ENTREGA DE
PEDIDO

PROCESAMIENTO
DE PEDIDO

PREPARACIN DE
PEDIDO

12

Ciclo de Pedido: Ejemplo del Hotel que

solicita uniformes para sus trabajadores.

13

Tiempo del Ciclo del Pedido

( Lead Time )
Es el tiempo ( Demora ) transcurrido entre que se
recibe un pedido del cliente, una orden de compra o
una solicitud de servicio, y el momento en que el

producto (bien o servicio) es recibido por el cliente.

Lead Time

14

LOGISTICA Y DISTRIBUCION
FISICA INTERNACIONAL
Semana 6 - Parte B - Presencial

Gestin de Compras

AGENDA DE LA SESIN

Gestin de compras
La Muestra
Proceso de Compras
Evaluacin de Cotizaciones

Orden de Compra
Conclusiones.

16

OBJETIVOS DE LA SESIN

1. Aprender el proceso de la Gestin de Compras

2. Solicitar una Muestra evaluando lo que se va a
comprar para evitar errores en la compra.
3. Evaluar las cotizaciones recibidas por parte de
los proveedores para tomar una decisin.
4. Emitir una Orden de compra en la que
conocers los detalles de sta y las
obligaciones de parte del Comprador, as como
del Vendedor.

Gestin de Compras
Pedido del Cliente
La gestin de compras es la funcin de la empresa
encargada de adquirir los bienes y servicios necesarios para
garantizar la elaboracin del producto que ser entregado a
los clientes, y el funcionamiento correcto de la empresa
El rea de compras en una empresa puede comprar materiales
as como comprar o contratar servicios.
Las compras para una empresa puede ser de procedencia
nacional o extranjera (importacin).

Gestin de Compras
Pedido del Cliente
Te imaginas todo lo que una empresa
puede necesitar para operar
normalmente.
Imagnate que necesitara La Planta
de Coca Cola, el Restaurante La Mar,
Southern Per para su fundicin y
minas de Toquepala y Cuajone .
Para poder funcionar todas estas
empresas y otras que puedas
imaginar realizan gestiones de
compra para poder asegurar un
abastecimiento adecuado.

Qu debemos tener en cuenta en

una Gestin de Compras?
1. Precios competitivos
(los materiales son uno de los principales componentes del precio
del producto)
2. Calidad de materiales (bienes y servicios)
3. Plazos de entrega
4. Lugar de entrega
5. Embalaje
6. Garantas
7. Formas de pago y otros

La Muestra
En algunos casos para minimizar la posibilidad de
error en el proceso de compra es necesario contar
con una muestra de lo requerido.

Proceso de Compras general:

Requerimiento de Compra

Es un documento interno de la
empresa, elaborado por algn
colaborador que requiere la
adquisicin de algn bien o servicio,
para el desempeo de sus funciones.
Este deber ser aprobado por el jefe
de rea solicitante para ser procesado
por logstica.
Servir como referencia importante
para la solicitud de cotizaciones.
De ser necesario se pueden adjuntar
especificaciones del producto.

Solicitud de Cotizacin
Solicitud de Cotizacin
Proveedor
1

Solicitud de Cotizacin
Proveedor
2

Solicitud de Cotizacin
Proveedor
3

Cotizacin
Cotizacin
Proveedor
1

Cotizacin
Proveedor
2

Cotizacin
Proveedor
3

Cotizacin
Es un documento
enviado por un
proveedor, en donde
indica el precio del
producto que deseamos
adquirir, el plazo de
entrega, las condiciones
de pago, perodo de
vigencia de la propuesta,
etc.

Evaluar cotizaciones
Embalaje

Forma de Pago

Forma de Entrega
En las empresas se suele
preparar un cuadro
comparativo de
cotizaciones que puede
variar entre una y otra
empresa pero todos
ayudan a comparar de
forma ms acertada y
tomar decisiones.

Precio

Tiempo de Entrega

Otros aspectos

Haga clic para modificar el

estilo de ttulo del patrn

Haga clic para modificar el

estilo de ttulo del patrn

Orden de Compra
Es un documento dirigido a un
proveedor, solicitando la entrega de
un bien o servicio.
Se indica el precio, las condiciones
de pago, el plazo de entrega,
cantidad de unidades, entre otros.
Adems, puede hacer referencia a
especificaciones del producto a
adquirir.
Normalmente existe un rango de
aprobaciones para las O/C.

Importante sobre una Orden de

Compra
Ejemplo de rango de aprobaciones:
Luego de evaluar las ofertas se decide a favor de
que proveedor se emitir la orden de compra.
La orden de compra debe estar sustentada con la
evaluacin de ofertas y con un comentario por
parte del comprador sobre porque se emiti la
orden a favor del proveedor seleccionado.
Las condiciones de la orden responden a lo
acordado entre empresa y proveedor.
Normalmente existe un rango de aprobaciones
para las O/C.
No todos los formatos de ordenes de compra son
iguales, cada empresa puede utilizar un formato
diferente.

Comprador: S/.1.00 a S/.500.00

Comprador +Jefe de Compras:
S/.501 a S/.5000
Comprador + Jefe de Compras +
Gerente de Logistica:
S/.5001 a S/.30,000
Dependiendo del importe de la orden
ser aprobada quien corresponda, cada
empresa tiene la libertad de tener el
rango de aprobaciones que considere
conveniente.

Conclusiones:
Como hemos podido ver la gestin de compras es muy
importante, ms an si tomamos en cuenta que son los
fondos de la empresa los que se utilizan para realizar las
compras y que una mala gestin nos puede llevar a quedar
desabastecidos, incrementar los costos, sobre stock,
perdidas, problemas en nuestras operaciones y perdida de
clientes.

LOGISTICA Y DISTRIBUCION
FISICA INTERNACIONAL
Semana 6 Parte C - Presencial

Desarrollo y Evaluacin de
Proveedores

AGENDA DE LA SESIN

Desarrollo de proveedores
Evaluacin de proveedores
Algo ms sobre desarrollo de proveedores

Registro de errores de proveedores

Conclusiones

35

OBJETIVOS DE LA SESIN

1. En esta sesin aprenders como se buscan y

desarrollan los Proveedores
2. Adems aprenders a Evaluar los Proveedores

36

Desarrollo de Proveedores
Son las actividades estratgicas realizadas por la empresa para
mejorar el desempeo de un proveedor especfico. Con la finalidad de
incrementar la capacidad, mejorar su sistema de calidad, optimizar sus
costos, apoyarlo en la fabricacin de un nuevo producto, entre otros.
Se pone en prctica mediante auditorias, proyectos en conjunto,
capacitaciones y asesoras.
Es recomendable tener dos proveedores para un determinado
Material e ir desarrollando un tercer proveedor en caso que falle
uno de los dos primeros.

37

Desarrollo de Proveedores
Caso: Telefnica
ANTES

HOY

Proveedores extranjeros
Tiempos de entrega largos
Poca flexibilidad
Dificultad para desarrollar
nuevos productos y lanzar
promociones

Proveedores locales
Menores costos
Ms flexibilidad
Lanzamiento de nuevos
productos y promociones

38

Desarrollo de Proveedores

BARRERAS A ROMPER

Paradigmas
Desconfianza y temor al cambio
Proceso requiere recursos (tiempo,
equipo del proyecto, pruebas, etc.)

39

Algo ms sobre el desarrollo de

proveedores.
El desarrollo de proveedores es una
actividad que enriquece la gestin de la
cadena de suministro, dotndola de
mayor valor a travs del aporte mutuo
entre
empresas
clientes
y
subcontratistas.
Este aporte incluye nuevas tecnologas,
know-how, herramientas de la calidad y
organizacin del trabajo, adems de
negociaciones sobre la poltica de
precios, entre otros temas.

40

Otro ejemplo: Desarrollo de Proveedores/

Caso: ARAMARK-CAJAMARCA
ANTES
Proveedores fuera de
Cajamarca.
Alto costo de transporte
Alto costo de productos
Riesgo de deterioro de
productos.

HOY
Proveedores locales
Menores costos de
productos y transporte.
Menor riesgo de deterioro
de productos.

41

Tomemos en cuenta que:

En ese momento cuando Aramark
implementa con Yanacocha la nueva
cocina central, no tenan en
Cajamarca
los
suficientes
proveedores que cumplieran con los
estndares requeridos y eso le
generaba muchos problemas.
Por esto iniciaron un proceso de
desarrollo de proveedores que le
permiti
mejorar
en
diferentes
aspectos.
42

Anlisis
Como hemos podido ver es muy importante gestionar
bien las compras, los proveedores son una pieza
fundamental dentro de nuestra cadena de suministros,
por eso no podemos trabajar con cualquier empresa, es
necesario evaluar a los proveedores de antes de
empezar a trabajar y cuando ya son parte de nuestro
registro de proveedores.

43

Te imaginas.
Cmo Telefnica y Yanacocha entendieron que necesitaban
desarrollar proveedores que les aseguraran un suministro, calidad y
precio de los productos que necesitaban?
Cmo seria la historia si no desarrollaban proveedores?

INTERESANTE REFLEXIN NO CREES

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Algo ms sobre evaluacin de

proveedores
Te casaras con alguien que no conoces?
Probablemente tu respuesta es no y es comprensible ya que no te
genera confianza y no conoces nada sobre esa persona, lo mismo
pasa con los proveedores, antes de iniciar nuestra relacin comercial
debemos evaluarlos para no llevarnos sorpresas desagradables
cuando nos deba atender (incumplimientos, fallas, falta de garanta, no
tiene soporte , etc.)

45

Quin evala a los proveedores?

Puede ser la misma empresa o se puede encargar
a una empresa especializada como estas que son
de las ms conocidas:

46

Cmo se evala a los proveedores?

Las empresas
certificadoras evalan
una serie de aspectos
en el proveedor y
emiten una constancia
como esta.

47

Si el proveedor califica:
Si califica pasa a ser parte de nuestro panel de proveedores o
registro de proveedores.
El registro de proveedores es un registro que tiene como objeto
mantener debidamente clasificadas a las empresas que habiendo
cumplido los requisitos establecidos por la empresa pueden ser
tenidos en cuenta para proveer bienes y servicios a la compaa.

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Registro de Errores de Proveedores

Ejemplo: Restaurante de Comida Criolla

Nombre del
Proveedor

Producto

Error

Fecha

Causa Raz

Mar Azul

Pescados y mariscos

Cliente reclamo por

intoxicacin

03-Ene

Pescado malogrado

Servirpido

Limpieza del local

Clientes reclaman por baos

sucios

09-Ene

Ese da lleg un personal

de limpieza menos

El Valiente

Seguridad

Robo de radio de un
vehculo

15-Ene

Descuido del vigilante por

conversar con lava carros

Distribuidora Garca

Cerveza

Demora de 2 das en la
entrega del pedido

16-Ene

Olvido del personal de la

distribuidora

Mar Azul

Pescados y mariscos

Jefe de Cocina devolvi lote

de mariscos en mal estado

20-Ene

Mariscos malogrados

Distribuidora Garca

Cerveza

Trajeron 5 cajas menos de la

solicitadas

20-Ene

Error de comunicacin
interna en la distribuidora

49

Es importante.

Tener un registro con los errores ,

reclamos y dems relacionados al
desempeo del proveedor para poder
tomar decisiones sobre este proveedor:
lo amonestamos, lo apoyamos, lo
dejamos de lado, etc.
Medir su desempeo con indicadores
tambin es de gran ayuda.

50

Evaluacin de proveedores
Los proveedores deben ser evaluados?
Si, deben ser evaluados antes de
empezar a trabajar con ellos y luego
cuando ya forman parte de nuestro
registro de proveedores.

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Criterios para la Evaluacin de

Proveedores
Consiste en verificar que el proveedor cumple con
los requerimientos mnimos para suministrar
materiales y servicios a la empresa.
Se evalan criterios relacionados con:
Finanzas
Produccin
Atencin al Cliente
Sistema de Calidad
Referencias de otros clientes, etc.
Normalmente se realiza antes de iniciar el primer
pedido y luego peridicamente
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Evaluacin a un proveedor antiguo

De manera adicional a lo visto antes, en un proveedor ya
registrado evaluaremos:

53

Conclusiones:
1-Como hemos podido ver el Desarrollo de Proveedores
nuevos en una Empresa es muy importante debido a los
cambios constantes que hay en el mercado ofreciendo los
proveedores mejores precios calidad y nueva tecnologa

2-Tambin es importante evaluar a los proveedores segn

un programa establecido por la empresa
3-Es recomendable trabajar con dos proveedores para un
material e ir desarrollando un tercer proveedor para en
algn momento que falle alguno de los dos primeros
poderlo desplazar por este tercer proveedor.
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Ejercicio
1) Elabore un check list con los puntos que
evaluara en un proveedor que desea
contratar para su empresa.
2) Elija una empresa de xito y seale
cuatro problemas que se le presentaran
si no evaluase adecuadamente a sus
proveedores.
3) En base a la respuesta de la pregunta
anterior que acciones tomara usted.
4) Mencione dos indicadores y sus metas
que utilizara para controlar a los
proveedores de la empresa que ha
elegido.