Administración de eventos Mexicali

Curso de
Administracin de
Eventos
Mexicali, B.C. Abril de 2009
Introduccin a la
administracin de
eventos
Contenido del tema:
Que es un evento?
Tipos de evento
Componentes caractersticos
Modo de organizacin
Tipos de objetivos
Fecha, duracin y lugar
Contenido de una propuesta inicial
Curso Administracin de Eventos CETYS Univesidad Mexicali
Que es un evento?
Definicin de evento:
Suceso importante y programado,

de ndole social, acadmica,
artstica o deportiva
Tipos de eventos
Sociales: celebraciones, eventos de
beneficencia y eventos religiosos como
bautizos, cumpleaos, bodas, XV aos,
aniversarios, etc.
Culturales: conciertos, festivales
culturales, exposiciones de arte, etc.
Deportivos: encuentros deportivos,
torneos, exhibiciones, etc.
Tipos de eventos
Entretenimiento: ferias, shows y
exhibiciones.
Acadmicos: ciclos de conferencias,
congresos, simposios, seminarios, cursos,
presentaciones de libros, graduaciones.
Corporativos: convenciones, exposiciones
comerciales, lanzamientos, inauguraciones,
etc.
Polticos: debates, mitin, informes de
gobierno, votaciones, etc.
Ejemplos de eventos
sociales
Ejemplos de eventos
culturales
Ejemplos de eventos
deportivos
Ejemplos de eventos de
entretenimiento
Ejemplos de eventos
acadmicos
Ejemplos de eventos
corporativos
Ejemplos de eventos
polticos
Clasificacin de eventos
Eventos comerciales: hay ingresos por
venta de entradas o patrocinios y buscan
una utilidad, aunque esta pueda ser
destinada a un fin social.
Eventos no comerciales: eventos
gratuitos para los asistentes, por lo tanto
no hay ingresos.
Componentes
caractersticos
Organizador
Misin
Objetivos
Contenido
Asistentes
Duracin
determinada
Sede(s)
Inversin
Modo de organizacin
De acuerdo al grado de complejidad del
evento pueden existir diferentes formas
de organizacin para la realizacin del
evento:
Baja Complejidad
Mediana Complejidad
Alta Complejidad
Interesado
Interesado
Interesado
Organizador
Inversionista
Inversionistas
Proveedores
Organizador
Consejo
Proveedores
Comit Organizador
Proveedores
Modo de organizacin
Interesado: puede ser una persona,
empresa, asociacin o gobierno que tiene la
idea y la intencin de realizar el evento.
Inversionista: quien pone recursos
financieros, materiales o humanos de forma
parcial o total para la realizacin del evento y
que busca un beneficio econmico por su
participacin.
Organizador / comit organizador: quien es
responsable de la planeacin, gestin y
ejecucin del evento.
Modo de organizacin
Consejo: rgano rector que supervisa al
comit organizador, es formado por
organizaciones que comparten los
objetivos del interesado y que son
indispensables para la realizacin del
evento.
Proveedores: personas o empresas que
son contratadas para proveer de
productos o servicios necesarios para la
realizacin del evento.
Tipos de Objetivos
Por ms sencillo que sea un evento
siempre tendr al menos 1 objetivo.
Los objetivos varan principalmente de
acuerdo al tipo de evento y al interesado.
Tipos de objetivos
Emocional: consiste en brindar una
experiencia memorable al asistente.
Asistencia: consiste en tener un objetivo en
cuanto al nmero de asistentes.
Econmico: consiste en establecer una

utilidad, producto de los ingresos del evento.
Filantrpico: consiste en establecer un
objetivo social que se pretende apoyar al
finalizar el evento mediante la donacin
parcial total de las utilidades.
Tipos de objetivos
Institucional: consiste en que el evento es
organizado para cumplir con un objetivo
institucional.
Acadmico: consiste en aumentar los
conocimientos tericos o prcticos de los
participantes del evento.
Ideolgico: promover y difundir ideas en
torno a una creencia.
Propuesta inicial
Una propuesta inicial, consiste en un
documento bsico que describe de
manera general el evento en la etapa de
creacin del concepto.
Es importante, tener en cuenta que lo
incluido en la propuesta inicial, no
representa algo definitivo, ya que en el
proceso de desarrollo, se darn cambios
en la estructura del evento.
Elementos de una
propuesta inicial
Antecedentes
Sede(s)
Descripcin del evento
Asistencia
Misin
Contenido
Visin
Organizador
Objetivos
Aliados
Valores
Gastos de organizacin
Fecha y duracin
Precio
Punto de equilibrio
Elementos de una
propuesta inicial
Antecedentes:
Aqu se incluye antecedentes relevantes
al proyecto como resultados de ediciones
pasadas, entorno social, entorno de la
industria, eventos similares, etc.
Descripcin del evento:
Se hace una descripcin breve de lo que
ser el evento, organizaciones y aliados
involucrados.
Elementos de una
propuesta inicial
Misin:
Es una afirmacin que describe el
concepto de la empresa, la naturaleza del
negocio, el porqu se est en l, a quin
sirve y los principios y valores bajo los
que se pretende funcionar.
De una manera simplificada, es la razn
de existir de la empresa.
Elementos de una
propuesta inicial
Los elementos que se toman en cuenta
para la redaccin de una misin son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
A qu se dedica la empresa?
Qu productos y/ servicios ofrece?
Cul es su mercado?
Cul es su compromiso social?
Cul es su compromiso econmico?
En que consiste la filosofa de la
empresa?
7. Cul es la visin de la empresa?
Elementos de una
propuesta inicial
Importancia de la misin.
El organizador que tiene clara su misin le
ser ms fcil fijar sus objetivos y disear
su estrategia, sus tcticas las cuales
resultarn ms efectivas.
La formulacin efectiva de la misin
despierta sentimientos y emociones en la
organizacin.
Elementos de una
propuesta inicial
Visin:
Una organizacin sin una visin clara
podra equipararse con un barco a la
deriva, que ir a donde lo lleve la
corriente.
Una empresa con una visin claramente
definida podr forjarse su propio destino,
lo que le permitir predeterminar a donde
desea llegar y lo que tiene que hacer para
llegar.
Elementos de una
propuesta inicial
Las caractersticas de la visin:
Debe definir claramente el futuro deseado.
Debe tener un enfoque positivo.
Debe presentar para la organizacin un reto alcanzable.
Debe ser altamente motivadora para todos los integrantes

de la organizacin.
Debe ser redactada en un lenguaje entendible para toda la
organizacin y, de ser posible, tener la particularidad de que
sean memorizables los elementos bsicos de la misma.
Elementos de una
propuesta inicial
El establecimiento de una visin en los eventos,
es poco comn por varios factores:
Muchos eventos se realizan por nica ocasin.
El organizador se enfoca en la tarea a la que se
ha comprometido, es decir en el resultado del
evento que le toca organizar.
El equipo organizador pueden cambiar en cada
edicin por lo que se desarrollan nuevos
conceptos
Diferentes visiones acerca del futuro del evento.
Elementos de una
propuesta inicial
Los principales aspectos que pueden ser
tomados en cuenta en el establecimiento
de visin son:
Incremento de la asistencia
Posicionamiento en el mercado
Evaluacin del contenido
Evaluacin del servicio
Desarrollo de metodologas propias
Bases de datos
Sistemas
Elementos de una
propuesta inicial
Objetivos:
Los requisitos de los objetivos:
-Deben ser cuantitativos.
-Deben establecer tiempo de realizacin.
Valores:
Aunque en muchas ocasiones, parecen
slo un listado de buenas intenciones, los
valores nos definen la manera en la que
se convivir dentro del equipo
organizador.
Elementos de una
propuesta inicial
Fecha y duracin:
Factores a considerar para la fecha:
Facilidad para el asistente
Disponibilidad de la sede
Clima
Realizacin de eventos similares,
Das de asueto y periodos vacacionales.
Elementos de una
propuesta inicial
Sobre la duracin, depende directamente
sobre el tipo de evento.
TIPO DE EVENTO
RANGO DE DURACION
Sociales
2 hasta 6 hrs.
Culturales
3 hrs. hasta 1 mes
Deportivos
3 hrs. hasta 1 mes
Entretenimiento
3 hrs. hasta 1 mes
Acadmicos
2 hrs. hasta 1 semana.
Corporativos
4 hrs. hasta 1 semana.
Polticos
2 hrs. hasta 1 da
Elementos de una
propuesta inicial
Sede(s):
Es el lugar donde se llevara a cabo el evento.
Factores a considerar para elegir sedes:
Accesibilidad para el asistente
Superficie disponible
Capacidad
Tipo de recinto: auditorio, estadio, teatro,
saln, etc.
Servicios
Costo
Cercana a hoteles
Elementos de una
propuesta inicial
Asistencia:
Es la cantidad de asistentes que como
organizadores deseamos tener en nuestro
evento y podemos atender con el mismo nivel de
servicio.
EVENTOS NO COMERCIALES
EVENTOS COMERCIALES
Presupuesto disponible
Sede seleccionada
Mercado
Asistencia en eventos similares o
ediciones pasadas
Sede seleccionada
Cortesas
Patrocinadores y medios de
comunicacin
Personal staff del comit organizador
Asistencia superior al punto de
equilibrio
Elementos de una
propuesta inicial
Contenido:
Es la actividad o actividades centrales del
evento por las cuales asisten los invitados.
EJEMPLO DE EVENTO
Concierto
Partido de basquetbol
Feria de la ciudad
Simposium
Lanzamiento
CONTENIDO
Rueda de prensa
Firma de autgrafos
Presentacin de artista
Presentacin de equipos
Inicio del juego
Show de medio tiempo
Juegos Mecnicos
rea de comida
Presentacin de artistas
Evento rompehielo
Conferencias
Mesas redondas
Video introductorio
Demostracin de producto
Rifa
Elementos de una
propuesta inicial
Organizador:
Es el o los responsables de la planeacin,
gestin y ejecucin del evento.
Se puede presentar un esquema de la estructura
organizacional que se pretende formar.
Aliados:
Aqu se mencionan organizaciones e
instituciones vinculadas al evento.
Regularmente sirven de aval del proyecto de
evento.
Elementos de una
propuesta inicial
Gastos de organizacin:
Monto de la inversin para la realizacin del
evento en base a un presupuesto de egresos
preliminar.
Precio:
Es el valor econmico para un asistente por
acceder a un evento comercial.
Si la sede cuenta con diferentes locaciones se
establecen diferentes precios. Tambin puede
haber diferentes precios en base a la anticipacin
de compra.
Elementos de una
propuesta inicial
Punto de equilibrio:
En el caso de los eventos comerciales, el punto
de equilibrio representa la cantidad de asistentes
necesarias para que se cubran los gastos de
organizacin, contemplando otros ingresos como
patrocinios y/o donaciones.
Planeacin
Contenido del tema:
Comit organizador
Manual de organizacin
Programa general del evento
Plan de trabajo y cronograma de
actividades
Gestin
Comit organizador
Elementos que lo integran:
Miembros.- Son las personas que integran
el comit organizador.
Objetivo comn.- Es la razn por la cual el
comit existe, es decir es el propsito por
el cual fue creado y por el cual terminar
su existencia.
Comit organizador
Tipos de miembros:
Coordinador general
Coordinadores de departamento
Miembros de coordinaciones
Voluntarios
Asesores
Dependiendo de la naturaleza del evento
los miembros sern de carcter
honorarios o bajo contratacin.
Elementos bsicos de un manual de
organizacin:
Organigrama,
Descripcin de departamentos
Reglamento interno.
Se sugieren tambin establecer:
Polticas
Descripcin de puestos
Procedimientos
Estructura organizacional tradicional y
perfiles sugeridos
La estructura organizacional u
organigrama en un comit organizador,
regularmente est conformada por
diferentes departamentos, coordinaciones
o comisiones. El objetivo es integrar subequipos de trabajo que tengan funciones
especficas.
Ejemplo de organigrama
Coordinacin General o Presidencia:
Es la autoridad mxima en el comit
organizador. Su funcin es la de coordinar
todos los esfuerzos encaminados a lograr el
xito del evento. Usualmente se ven
apoyados directamente por un secretario
general.
Habilidades: liderazgo, organizado y debe
saber delegar trabajo.
Cualidades: comunicador, responsable y
puntual.
Coordinacin de Finanzas o Tesorera:
Es el departamento encargado del manejo
de los fondos monetarios del comit, ya
sean por patrocinios, venta de boletos u
otras fuentes.
Habilidades: numrico, organizado y
negociador.
Cualidades: honesto y responsable.
Coordinacin de Patrocinios:
Este departamento se encarga de
gestionar recursos monetarios y
materiales (en especie) que permitan al
comit tener una solvencia financiera para
hacer frente a los gastos en que incurra.
Habilidades: expresarse en pblico,
facilidad para relacionarse y negociador.
Cualidades: formal, buena imagen y
puntual.
Coordinacin de Contenido:
Es el departamento encargado de disear
y gestionar el contenido del evento.
Habilidades: de comunicacin y para
hacer relaciones, organizado y
negociador.
Cualidades: amigable, buena imagen y
manejo de protocolo.
Coordinacin de Ventas:
Este departamento es el responsable de
implementar las diferentes estrategias de
promocin y mercadeo, con la finalidad de
vender boletos del evento.
Habilidades: manejo de tcnicas para
hablar en pblico, facilidad para
relacionarse y persuasivo.
Cualidades: accesible, entusiasta y
excelente presentacin.
Coordinacin de Mercadotecnia:
Este departamento es el encargado de
disear las estrategias de
posicionamiento, promocin y de ventas,
encaminadas a comunicar de una manera
efectiva la realizacin del evento a los
distintos mercados de inters.
Habilidades: pensar estratgicamente y
facilidad para hacer relaciones.
Cualidades: creativo y responsable.
Coordinacin de Logstica:
Este departamento busca la perfeccin en
el desarrollo del evento, en cuanto al uso
de recursos humanos y materiales en
tiempo y forma.
Habilidades: perfeccionista, organizado
y negociador.
Cualidades: dinmico y creativo.
Coordinacin de Eventos Sociales:
Este departamento es el encargado de
organizar actividades sociales para que
los asistentes interacten en un ambiente
mas relajado.
Habilidades: facilidad para relacionarse
y negociador.
Cualidades: social y creativo.
Memoria:
Este departamento es el encargado de la
cobertura del evento con la finalidad de
contar con una memoria impresa, electrnica
o en video del evento.
Habilidades: cultura visual, redaccin y
preferentemente con conocimientos bsicos
en manejo de cmaras fotogrficas y video.
Cualidades: perfeccionista y organizado.
Coordinaciones especiales:
Adicionalmente la mayora de los comits
organizadores, establecen coordinaciones
especiales, es decir que debido a
necesidades especficas del evento.
Beneficios a comit
Consideraciones a miembros del
comit organizador:
Acceso general
al evento.
Pago total o
parcial de
uniformes.
Pago de
comidas los
das del evento.
Material del
evento.
Apoyo para
transportacin.
Apoyo en
tarjetas
telefnicas.
Reconocimiento
de participacin
como
organizador

El programa general del evento es el detalle
de las actividades mas relevantes que
incluir el evento, mencionando tiempos de
inicio, duracin, lugar, recesos y tiempo libre.
Aunque a un nivel de planeacin difcilmente

tendremos confirmadas algunas actividades,
es importante disear un programa preliminar
de manera que sea compartido a los
organizadores como apoyo a sus actividades
de gestin.
Plan de trabajo
Concepto
Un Plan de Trabajo es una gua donde se
establecen actividades y objetivos que se
pretenden realizar en un periodo de tiempo.
Este documento es la base mediante la cual

cada coordinador de departamento y el
coordinador general pueden dar seguimiento
a sus actividades y evaluar el avance
alcanzado en un determinado momento.
Plan de trabajo
Cmo se disea el plan de trabajo?
Fijar metas: Qu? Cunto? Cundo? Dnde?
Disear estrategias para cada meta: Cmo?
Desarrollar tcticas para cada estrategia: Cmo? Cunto?

Dnde?
Asignar el trabajo: Quin es responsable?
Listar actividades para cada tctica: Qu necesitamos para

implementar las tcticas?
Disear cronograma: Cundo?
Plan de trabajo
Ejemplo:
La Feria del libro de la UABC requiere de
ayuda para cumplir con la meta de
asistentes en especial de los jvenes de
preparatoria y universidad. Se han fijado
las siguientes metas.
Enterar del evento a 40,000 alumnos de
preparatoria y universidad en Mexicali
sobre el evento 1 mes antes de su inicio
el 12 de Agosto de 2009.
Plan de trabajo
Disear estrategias.
1. Utilizacin de medios masivos.
2. Mercadotecnia directa.
Desarrollar tcticas.
Estrategia 1: Utilizacin de medios
masivos.
Tctica 1: Transmisin de spots de radio
en estaciones juveniles en la ciudad.
Asignar el trabajo.
Responsable: Coordinador de Medios.
Plan de trabajo
Listar Actividades.
Diseo de spot de radio: creatividad para diseo de guin y
musicalizacin.
Grabacin: locutores y estudio de grabacin.
Determinar estaciones juveniles en la ciudad.
Determinar el nmero de spots necesarios diarios por estacin.
Elegir las estaciones ms atractivas.
Contratar los espacios con cada radiodifusora.
Enviar las pautas a cada radiodifusora.
Supervisar transmisin de pauta.
Plan de trabajo
Disear cronograma.
Actividad
Duracin
Fecha de
21 das
12 de Agosto
Enviar las pautas a cada radiodifusora.
1 da
22 de Julio
Contratar los espacios con cada radiodifusora.
2 das
21 de Julio
Determinar el nmero de spots necesarios
1 da
19 de Julio
Determinar estaciones juveniles en la ciudad.
5 das
18 de Julio
Produccin de spot: locutores, estudio de
2 das
13 de Julio
5 das
11 de Julio
entrega
Transmisin de spots.
diarios por estacin y cotejar presupuesto.
grabacin.
Diseo de spot de radio: creatividad para diseo
de guin y musicalizacin.
Plan de trabajo
Una vez que los departamentos hayan
establecido sus cronogramas para cada
tctica, debern disear un plan de trabajo
del departamento, que contenga de manera
resumida las actividades ms importantes y
sus fechas de entrega.
El coordinador general revisar cada plan de
trabajo con el coordinador del departamento.
Una vez revisados y corregidos, el
coordinador general integrar todos los
planes en el Plan General de Trabajo.
Gestin
Juntas de seguimiento
Uno de los espacios donde los
organizadores conviven, son las juntas o
sesiones que llevan a cabo durante el
desarrollo del evento.
Dependiendo del evento y la experiencia
de los organizadores, la organizacin
puede llevar desde 1 mes hasta 1 ao
previo al evento.
Gestin
El comit organizador debe establecer:
Lugar para sesionar
Da, hora y duracin de las reuniones
Frecuencia de las juntas
Establecer juntas para presentar
informes
Capacitaciones
Gestin
Control y seguimiento de juntas
El coordinador general con apoyo del
secretario son responsables de establecer
por reunin:
Objetivos a alcanzar en dicha reunin
Orden del da
Minuta de acuerdos
Gestin
Estas dos herramientas, ayudan en gran
medida al coordinador para el
seguimiento y administracin del plan de
trabajo.
Ambas herramientas pueden ser enviadas
a los miembros del comit organizador
por va electrnica, para recordar de los
puntos a tratar en futuras reuniones y los
acuerdos tomados.
Presupuesto y
aspectos legales
Contenido:
Introduccin
Presupuesto de egresos
Costo fijo VS variable
Presupuesto de ingresos
Fijacin del precio
Flujo de efectivo
Proyecciones financieras
Administracin
Aspectos legales
Introduccin
La parte financiera de cualquier evento es
una parte muy delicada. Una correcta
planeacin financiera prevendr a la
coordinacin general para una buena
toma de decisiones.
Respetar dicha planeacin, haciendo un
manejo eficiente de los recursos llevar a
disminuir el riesgo de prdidas al final del
evento.
Concepto
El presupuesto de egresos, es una
relacin de gastos que necesitan ser
pagados en efectivo por el organizador.
El presupuesto de egresos debe
elaborarlo cada departamento dentro del
comit y stos a su vez deben entregarlo
al departamento de finanzas tesorera
para su autorizacin y posterior
integracin al Presupuesto General del
evento.
Elementos que lo integran
Ejemplo:
Concepto
Plumas
negra
Costo Unitario Unidades

tinta .90 centavos
450
Costo Total
$ 405.00 M.N.
marca
Paper mate.
Procedimiento para elaborar identificar
gastos de organizacin
Analizar el plan de
trabajo del
departamento,
preguntndonos qu
ocupo pagar para hacer
cada actividad?
Listar todos los

conceptos de gasto y las
cantidades estimadas
necesarias.
Investigar al menos 2
posibles proveedores de
los productos y
servicios enlistados.
Solicitar cotizaciones a
cada proveedor,
asegurndonos que las
caractersticas de los
productos y servicios
sean las mismas.
Analizar las cotizaciones

recibidas, tomando en
cuenta el precio, forma
de pago, tiempo de
entrega y trato recibido
por el proveedor .
Analizar cuales
conceptos son
susceptibles de ser
patrocinados en especie
por el proveedor u otra
empresa y estimar el
porcentaje de patrocinio.
Integrar el presupuesto
del departamento
eligiendo las mejores
opciones de cada
concepto.
Hacer la suma de los

conceptos, excluyendo
los que tienen una gran
probabilidad de ser
patrocinados en especie.
Gastos suceptibles de patrocinio
Es muy importante que exista una
comunicacin constante con el tesorero para
informarle de que patrocinios han sido
conseguidos, ya que el tesorero debe estar
preparado con un plan alternativo de no
lograrse dichos patrocinios en especie.
Dentro del presupuesto se recomienda que
slo se consideren los conceptos que
requerirn salida de efectivo y separar los
conceptos que pueden ser patrocinados.
Costos fijos VS variables
Costo fijo.- Es aquel que

costo que tendr el evento
independientemente de otros
factores. Por ejemplo: renta
del auditorio o lugar donde se
llevar el evento.
Costo variable.- Es aquel que

costo que puede variar por
otros factores. Por ejemplo: los
alimentos para los asistentes
al evento.
Costos fjos Vs variables
Se puede afirmar, que los costos fijos, son
aquellos que se tendrn que realizar
independientemente del nmero de
asistentes al evento y los costos
variables, son aquellos que podemos
manipular en un momento dado que se
vendan mas menos entradas del
evento.
Sin embargo, es difcil manipular los costos
variables, ya que aunque se puede tener
informacin anticipadamente por el nmero
de asistentes, siempre existe la
incertidumbre de que en los ltimos das se
logren las metas establecidas.
La mayora de los proveedores,
principalmente los relacionados con
impresin y produccin piden de 3 a 15 das
como tiempo de entrega, dificultando la
maniobrabilidad para hacer cambios en los
costos variables.
Concepto
Es una proyeccin de las entradas de
efectivo que el organizador pretende
recibir por diferentes fuentes de ingreso.
El presupuesto de ingresos debe
elaborarlo cada departamento dentro del
comit y estos a su vez deben entregarlo
al departamento de finanzas tesorera.
Regularmente los departamentos que
generan ingresos son: patrocinios y
ventas.
Elementos que lo integran
Ejemplo:
Concepto
Monto
Unidades
Monto Total
450
Unitario
Boletos
evento.
del $ 400.00
MN
180,000.00
Fuentes de ingreso y financiamiento
Cmo se financia un evento?
Dependen totalmente de la venta de
entradas?
Qu tanto apoyo en patrocinios
consiguen?
Las fuentes de ingreso ms comunes
son:
Patrocinios en
efectivo (empresas,
gobierno,
organizaciones,
etc.)
Venta de alimentos
y bebidas.
Donativos
(aportaciones de
instituciones o
personas)
Venta de mdulos
o espacios para
venta de
productos.
Derechos de
transmisin.
Venta de boletos.
Fijacin de Precio
Concepto
El precio, es el valor que asignamos a un
producto o servicio.
Es la cantidad que el cliente esta
dispuesta a pagar y la cual permitir cubrir
costos y alcanzar utilidades a una
organizacin.
Fijacin de Precio
Producto, costos y competencia
Los factores que nos ayudan a fijar de
manera correcta el precio para un evento
son los siguientes:
Producto
Costos
Competencia
Rentabilidad.
Fijacin de Precio
Producto:
Este factor se refiere a lo que es el
evento: contenido, actividades, duracin,
sede, servicios adicionales incluidos,
innovaciones, etc.
Costos:
Este factor se refiere a lo que nos cuesta
financieramente nuestro evento. La suma
de todos nuestros gastos por concepto de
contenido, mercadotecnia, logstica, etc.
Fijacin de Precio
Ejemplo:
Si nuestro presupuesto para un evento de
1,000 personas es de $150,000 pesos,
nuestro costo por asistente es de $150
pesos, por lo tanto no podemos fijar un
precio menor a $ 150.
Fijacin de Precio
Oferta:
Este factor esta en el ambiente externo,
es decir lo obtenemos de la informacin
de otros eventos similares.
Si desarrollamos ventajas competitivas en
nuestro evento, que el mercado pueda
percibirlas fcilmente, entonces si
podremos fijar un precio ms elevado al
de otros eventos.
Fijacin de Precio
Rentabilidad:
Este factor establece un mnimo de
utilidad deseada por la inversin para el
desarrollo del evento. Se puede expresar
como un porcentaje de la inversin total o
un monto fijo.
Ejemplo: Si nuestra inversin ser de
$150,000 pesos, se busca al menos una
utilidad de $50,000, es decir un 33%.
Flujo de efectivo
Concepto
El flujo de efectivo es una herramienta
que nos permite conocer cuales sern las
necesidades de efectivo mensuales y los
ingresos estimados en los mismos
periodos.
De esta manera se puede determinar si el
organizador contar con los recursos
suficientes para hacer frente a sus gastos.
Flujo de efectivo
Coordinacin
FEB
MAR
ABR
TOTAL
Mercadotecnia
Logstica
Patrocinios
Contenido
Coord. General
Total Egresos:
Concepto
Patrocinios
Venta de entradas
Otros
Total Ingresos:
Saldo:
Es responsabilidad del departamento de
finanzas tesorero, desarrollar diferentes
escenarios financieros para el evento.
Se sugiere por lo menos desarrollar 3
escenarios:
Optimista
Pesimista
Conservador
Ejemplo:
Variable
Optimista
Patrocinios
Venta
boletos
de
Conservador
Pesimista
Lograr la meta
establecida.
Lograr un 50% de
la meta
establecida.
Lograr un 20% de
la meta
establecida.
Vender todos los

boletos
disponibles
(capacidad
mxima)
Lograr una
asistencia del
70% de la
capacidad.
Lograr una
asistencia del
40% de la
capacidad.
Administracin de recursos
La administracin de los recursos
financieros recae en el departamento de
finanzas o tesorero.
Dentro de las responsabilidades de este
departamento est el manejo de cuentas
bancarias, preparacin de reportes
financieros, entre otras responsabilidades.
Se recomienda crear una o varias cuentas
bancaria para el manejo de los recursos
del evento.
Administracin de recursos
El manejo de las cuentas debe ser
responsabilidad nica del tesorero del
comit, es decir nadie ms debe de poder
realizar transacciones sin antes ser
autorizado por el tesorero.
Incluso el coordinador general no debe de
tener acceso, solamente en situaciones
extraordinarias.
Aspectos legales
Contratos
En evento podemos encontrar diferentes
contratos:
Contrato de arrendamiento de sede.
Contrato para artistas, personalidades y
conferencistas.
Contratos con proveedores.
Estos contratos son de carcter civil por lo
que se rigen en base a la ley del Cdigo
Civil.
Aspectos legales
Importancia y recomendaciones
La formalizacin con proveedores a travs
de contratos debe ser prioridad en las
actividades estratgicas de contenido del
evento. Algunos puntos clave:
-Debe cubrir las necesidades del evento.
-Hay que identificar gastos adicionales no
incluidos en el servicio.
-Evaluar y negociar penalizaciones por
cancelacin de eventos por ambas partes.
Aspectos legales
Permisos ante Gobierno
Son obligatorios para:
TODOS los eventos comerciales y no
comerciales.
Dependencias involucradas:
Recaudacin de rentas municipal
Recaudacin de rentas del estado de la
Secretaria de Planeacin y Finanzas
Aspectos legales
Ayuntamiento de Mexicali
Para dar de alta el evento y contar con el
permiso del ayuntamiento se requiere contar
con:
Contrato de arrendamiento, en caso de ser
en un lugar rentado.
Permiso de alcoholes, en caso de que haya
venta de alcohol.
Vigilancia (copia de recibo)
Ambulancia (copia de recibo)
Bomberos
Aspectos legales
La autorizacin dura 72 horas, sin
embargo se solicita que se solicite de 2 a
3 semanas antes del evento.
Se gestiona en el Departamento de
Recaudacin de Rentas Municipal
ubicado en Palacio Municipal.
El permiso de Alcoholes Anuencia
municipal temporal, se tramita en el
Departamento de Supervisin y Permisos.
Aspectos legales
Gobierno del Estado de Baja California
Se requiere presentar una carta

solicitando el servicio para sellar los
boletos del evento. El tramite tarda 2 das
hbiles.
El permiso se gestiona en Departamento
de Recaudacin de Rentas.
Aspectos legales
Impuestos al gobierno
Ayuntamiento:
Costo de permiso: $1,800
4% sobre venta de boletos
$600 por gastos de intervencin.
Gobierno del Estado:
5% sobre venta de boletos
$500 por gastos de intervencin.
Aspectos legales
Sugerencia para bajar tasa de
impuestos
En el caso de los impuestos municipales,
se puede gestionar el ceder los impuestos
en beneficio de DIF Municipal.
DIF puede realizar el tramite o el
organizador directamente, pero debe
realizarse antes de gestionar los
permisos.

Administración de eventos Mexicali

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Administración de eventos Mexicali

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Curso de

Mexicali, B.C. Abril de 2009

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Debe tener un enfoque positivo.

Debe presentar para la organizacin un reto alcanzable.

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Programa general del evento

Aunque a un nivel de planeacin difcilmente

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Disear estrategias para cada meta: Cmo?

Desarrollar tcticas para cada estrategia: Cmo? Cunto?

Asignar el trabajo: Quin es responsable?

Listar actividades para cada tctica: Qu necesitamos para

Disear cronograma: Cundo?

Enviar las pautas a cada radiodifusora.

Contratar los espacios con cada radiodifusora.

Determinar el nmero de spots necesarios

Determinar estaciones juveniles en la ciudad.

Produccin de spot: locutores, estudio de

diarios por estacin y cotejar presupuesto.

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