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DocFlow x SAP

EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI

Integrare dati transazionali, documenti e processi

www.docflow.com

DocFlow x SAP
QUALI SCENARI APPLICATIVI?

FINANZA

Verifica e approvazione Fatture Fornitore


Conservazione Sostitutiva documenti fiscali
Real-Time Finance Dashboard

RISORSE
UMANE

VENDITE

Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dallofferta al pagamento)


Gestione Contratti di Fornitura
Gestione documentazione della Clientela con SAP CRM

ACQUISTI

PRODUZIONE

Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti


Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi
Gestione documentazione SAP PLM

SISTEMI
INFORMATIVI

Distribuzione on-line ed email del Cedolino


Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro
Gestione completa del Fascicolo del Dipendente
Processo elettronico dei Permessi e Variazione orario
Processo elettronico delle Trasferte e Nota Spese

Emissione RDA
Emissione Ordini di Acquisto
Documentazione di Gara
Gestione completa della Pratica Acquisti
Qualifica Fornitori

Archiviazione dati e documenti storici SAP (Application Data Archiving)


Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT
Gestione Commesse Software
Segnalazione Guasti e Richieste Intervento

INTEGRARE SAP
CON LECM

egli ultimi anni le organizzazioni


hanno concentrato lattenzione sui sistemi ERP al fine di riuscire a gestire in
maniera rapida ed efficace i dati transazionali. Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla
gestione dei documenti alla base delle transazioni e su
processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coinvolte. LERP la soluzione ottimale per la gestione del dato,
ma essendo chiuso su se stesso non in grado di supportare i processi organizzativi. Gestire i processi documentali mediante SAP, senza avvalersi di un sistema
documentale a parte, in realt possibile, ma implica costi
elevati e una rilevante complessit nelle fasi di implemen-

GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE SAP,


SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE,
POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE
COMPLESSIT NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE

tazione e di gestione. Sono poche quindi le imprese che


possono permettersi progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono ognuno in maniera a se stante. Per cui se per gestire
un processo transazionale serve un documento, gli utenti
devono ricercarlo e gestirlo con attivit manuali, spesso
causa di colli di bottiglia e di costi nascosti. Si pensi per
esempio alle procedure per la registrazione di una fattura:
allarrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente dallutente nel sistema ERP ed entrano a far parte
del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non presente nel
sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La
fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che
si occupa dellinserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori
e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono

svolte queste attivit lintero processo bloccato.


Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre
aree aziendali le cui attivit si basano su dati transazionali:
amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi), vendite (dati relativi al ciclo di
vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acquisto) e produzione (dati della documentazione tecnica
allegata ai prodotti). Per le aziende concentrarsi solo sul
dato quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap
che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale, integrando dati, documenti e processi.

Efficienza e velocit in tutte le aree aziendali


DocFlow ha sviluppato una soluzione di Enterprise Content Management che, interfacciandosi direttamente (mediante uninterfaccia certificata) con SAP, tra gli ERP pi
diffusi in tutto il mondo, consente di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e,

DOCFLOW HA SVILUPPATO UNA SOLUZIONE DI ENTERPRISE


CONTENT MANAGEMENT CHE, INTERFACCIANDOSI
DIRETTAMENTE CON SAP, CONSENTE DI COLLEGARE
LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DI
GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI
passaggio successivo, di gestire in maniera automatizzata
i processi connessi. Grazie a questa integrazione tutte le
aree aziendali le cui attivit si basano sui dati transazionali che si trovano nel gestionale possono risparmiare
tempo e risorse. Lunione SAP-DocFlow permette di far leva
sugli investimenti che le imprese hanno gi effettuato nel
sistema gestionale valorizzandoli e ottimizzandoli.
Lintegrazione avviene sia a livello server, per facilitare lacquisizione dei documenti provenienti da diversi canali, che
a livello client, in modo che gli utenti possano gestire do-

cumenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per


cui tramite ununica interfaccia gli utenti hanno a disposizione tutti gli elementi necessari: la transazione, il documento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica,
i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di
business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo
punto lutente di business preposto riceve una segnalazione
e registra il documento su SAP. Quando lutente si trova a
gestire un evento generato da SAP il sistema in automatico

DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO


MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN ANNI
DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC
SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE

mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate


e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per
notificare allutente che il processo concluso. Un ulteriore
passo dato dalla Conservazione Sostitutiva che prevista dalla soluzione DocFlow, per cui grazie allintegrazione
SAP-DocFlow i documenti correlati a SAP possono essere
portati direttamente in conservazione.
DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che
nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni
sostanziali, nonostante i progressi dellIT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione frutto di
una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non
solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle
specificit dei processi di business. DocFlow non impone
nessun modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni
create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dellazienda.

SCENARI APPLICATIVI

FINANZA
VERIFICA E APPROVAZIONE
DELLA FATTURA FORNITORI
I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i pi costosi in termini di risorse interne per
via della loro importanza e delicatezza.
Spesso infatti la VeFa rappresenta lunico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed con la sua
corretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dallordine al pagamento.
Il processo di automazione pu essere suddiviso in tre fasi:
pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP
post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo
pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Semplificare e velocizzare la verifica


e lapprovazione delle fatture sin dal
loro arrivo in azienda senza circolazione di carta
Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni
Rendere il processo trasparente
e auditable

Lettura automatica del contenuto


delle fatture (OCR)
Integrazione con il SAP Business
Workplace per la registrazione
automatica da SAP
Workflow via Web/Mail/Mobile con
notifiche e code di lavoro intelligenti

Efficienza: minori risorse per il ciclo di


verifica, approvazione e archiviazione
Efficacia: gli addetti alla contabilit si
possono dedicare alla parte pi pregiata del proprio lavoro
Compliance: un processo automatizzato un processo controllato
e misurabile
Competitivit: migliora limmagine
aziendale verso lesterno
Opportunit: il processo, svincolato
dalla carta, pu essere esternalizzato

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

RISORSE UMANE
PROCESSO ELETTRONICO
DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO
Lautomazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario solo uno dei tanti processi HR
distribuiti trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per lazienda.
Candidato naturale a questo tipo di automazione ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in:
compilazione del modulo elettronico o cartaceo
approvazione da parte del responsabile o delladdetto HR
caricamento della transazione SAP di riferimento
Lautomazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza
e liberare risorse. I vantaggi aumentano con laumentare del numero dei dipendenti e della complessit aziendale.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione


di carta
Rispetto delle date del payroll
Archiviare e consultare i documenti
prodotti

Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR


Workflow via Web/Mail/Mobile con
notifiche e code di lavoro intelligenti
Registrazione automatica delle transazioni SAP HR

Efficienza: minori risorse per la


raccolta dei moduli e la registrazione
automatica
Efficacia: reportistica ed early
indicators dellandamento del processo
Compliance: totale trasparenza
e monitoraggio del processo

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

VENDITE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL
Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata limportanza di una
gestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM.
Esistono attivit legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano allautomazione:
protocollare i documenti in ingresso e archiviarli
imbustare/spedire comunicazioni e contratti
gestire i faldoni dellarchivio
La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalit a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione


di carta
Rispetto delle date del payroll
Archiviare e consultare i documenti
prodotti

Archiviazione centralizzata di tutti


i documenti relativi ai clienti
Storico di lavorazione delle pratiche
Dispacciamento automatico
Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM

Efficienza: minori risorse per la gestione della documentazione


Efficacia: i documenti non vanno
smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact center
Compliance: calcolo immediato di
KPI e SLA per aderenza a regole interne, esterne e normative di settore

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

ACQUISTI
GESTIONE COMPLETA
DELLA PRATICA ACQUISTI
Lapprovvigionamento uno principali fattori strategici e competitivi per unazienda. Questo processo necessita pertanto
di procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una
precisa tipologia di documenti pi o meno destrutturati.
Caratteristica del processo degli acquisti quella di essere trasversale allorganigramma: non tutti gli attori coinvolti possono
avere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni push. Con SAP
si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate
per loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica lintroduzione di un sistema
specializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalit di
automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Gestire un processo molto articolato e disperso


Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi
Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle
pratiche

Archiviazione centralizzata di tutti


i documenti suddivisi per pratica
fornitore
Storico di lavorazione delle pratiche
Dispacciamento automatico verso
il fornitore
Integrazione con i processi di business SAP del procurement

Efficienza: servono meno risorse per


la gestione della documentazione
Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti
Compliance: laderenza dei processi
autorizzativi alle regole interne ed
esterne e alle normative di settore
documentabile

IL PROCESSO DI LAVORO

SCENARI APPLICATIVI

PRODUZIONE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI
Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gli
equipaggiamenti un tema molto vasto.
Qualsiasi elemento inserito in SAP si accompagna infatti a una dote pi o meno consistente di documenti corrispondenti
legati a qualit, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questa
documentazione pu provenire dallinterno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare dai
fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico gi esistente in azienda e custodita su supporti di
diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea.
La proposta di DocFlow per la gestione degli allegati si compone di un sistema documentale integrato con SAP in grado
di archiviare, organizzare e rendere disponibile lintera documentazione in modalit semplice, sicura e via Web.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Organizzare e storicizzare tutta


la documentazione di produzione
Condividere la documentazione con
altre Business Unit

Automatismi per larchiviazione


della documentazione pregressa
Integrazione con i processi di business SAP

Efficienza: servono minori risorse per


la gestione della documentazione
Efficacia: i documenti non vanno
smarriti, sono accessibili facilmente
da Web e da SAP
Compliance: il sistema soddisfa
le regole interne, esterne e le normative di settore legate allarchiviazione dei documenti

IL PROCESSO DI LAVORO

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SCENARI APPLICATIVI

SISTEMI INFORMATIVI
ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI:
FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT
Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati in continua espansione e le grandi aziende faticano
a gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita di tale portata da rendere necessario in azienda
un sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto cost-effective.
Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree pi problematiche in termini di
gestione dellinformazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ci premesso, secondo la maggior parte dei responsabili
IT limportanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files,
documenti e report SAP, altro.
Per quanto riguarda SAP, noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione della
sua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuovere
le transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spazio
sul Database e permettendone leventuale reintegro.
Con Integrated Content Archive di DocFlow possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principali
piattaforme generatrici di contenuti in azienda.

BUSINESS CHALLENGE

BUSINESS SOLUTION

BUSINESS BENEFITS

Risparmiare spazio di storage gestito


Conservare la memoria storica di
tutto ci che viene prodotto in
azienda

Unica soluzione per larchiviazione di


qualsiasi contenuto prodotto in azienda
Gestione interna di sicurezza, backup
e disaster recovery
Oltre 10 anni di vita della soluzione
Integrazione con processi di business SAP del procurement

Efficienza: minori costi di gestione


e migrazione dei sistemi
Efficacia: incremento della velocit di
esecuzione di SAP e degli altri sistemi
Compliance: unico punto di accesso
per i dati e i documento storici dellazienda

IL PROCESSO DI LAVORO

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CASE HISTORY

GALILEO AVIONICA
DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo
e migliorare la governance dei documenti a supporto
dei processi di business gestiti da SAP

Lazienda
Galileo Avionica una societ del Gruppo Finmeccanica che raccoglie tutte le attivit italiane e inglesi nellambito dellelettronica per la difesa. La
societ nata nel 2001 dallaggregazione di
aziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tutto
il territorio nazionale, ognuna delle quali con un sistemi informativi propri. In seguito stato introdotto un sistema condiviso, fino ad arrivare
allimplementazione di un sistema SAP unico a supporto di tutti i processi di business.
Lesigenza
La societ aveva lesigenza di dematerializzare il
ciclo passivo (circa 60.000 fatture allanno) per
migliorare lefficienza e la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti
da SAP. Le attivit legate alla gestione del ciclo passivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi,
senza una corrispondenza effettiva tra il personale
e i carichi di lavoro. Si rendeva quindi necessario
migliorare le modalit di distribuzione di tali carichi,
a prescindere dal sito di registrazione del documento.
La soluzione
Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergy
che consente di archiviare in un unico repository
tutte le immagini delle fatture, che sono quindi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si
trovi, senza necessit di trattare il documento car-

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taceo. In questo modo vengono unificati i processi


di lavorazione e approvazione, ed possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Tra gli
altri vantaggi: eliminazione degli interscambi di documenti tra sedi contabili e sedi operative per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi,
possibilit di notificare immediatamente i diversi
eventi che accadono ed eliminazione degli archivi
cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.
Il progetto
Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale si rivelata importante nella progettazione del
ciclo organizzativo di processo con lobiettivo di
adattare il software alle specifiche esigenze. Dopo
una fase di analisi iniziale, sono stati acquisiti i documenti nei diversi siti; lacquisizione stata poi
centralizzata in un unico centro di raccolta. Il supporto di DocFlow stato importante anche per le
attivit di change management. Il progetto sempre in divenire e ora comprende anche attivit, non
necessariamente amministrative, che prima erano
gestite in maniera manuale (come per esempio il
processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento delle fatture per prestazione). Gli step successivi riguardano lacquisizione dei documenti
scambiati via e-mail e la gestione dei ciclo attivo. Il
valore dellapproccio DocFlow risiede nel fatto di
essere incrementale, il che consente da un lato limmediata risoluzione di eventuali problematiche, sia
di tipo tecnico che organizzativo, e dallaltro il trasferimento del know-how dal partner allazienda
cliente.

CASE HISTORY

SOLVAY ITALIA
DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e dei
documenti contabili anche grazie a processi
automatizzati di collegamento a SAP

Lazienda
Il Gruppo Solvay, fondato in Belgio nel 1863 da Ernest Solvay, una multinazionale che opera in tre
settori: chimico, farmaceutico e materie plastiche.
Lesigenza
Lattenzione verso la gestione documentale ha radici
lontane in Solvay e risale a oltre 15 anni fa con limplementazione di una soluzione per la scansione ottica dei documenti e il caricamento sul gestionale SAP
adottato a livello internazionale e di un sistema di
workflow verso il quale venivano indirizzate diverse tipologie di documenti. In tempi pi recenti, a seguito
di una nuova organizzazione amministrativa a livello
europeo, Solvay Italia ha sentito lesigenza di ottimizzare la gestione documentale, allo scopo di contenerne i costi e limpatto negativo sullefficienza dei
processi. In particolare, lattenzione era rivolta al workflow delle fatture e dei documenti contabili. Infatti, a
seguito della creazione di un centro servizi a Lisbona,
in Portogallo che accorpava buona parte dei processi di contabilizzazione del Gruppo, con laggiunta
delle chiusure contabili si creato uno scambio notevole di documenti cartacei tra questo centro e lItalia per i processi di verifica e di elaborazione che
precedono larchiviazione. Oltre allottimizzazione di
tale flusso, un driver importante del progetto era costituito dalla compliance relativa alla conservazione
nel tempo dei documenti (dieci anni per lItalia).
La soluzione
La soluzione DocFlow ha consentito di ottimizzare i

flussi documentali mantenendo invariato il processo


interno di scansione dei documenti che veniva
svolto con il precedente sistema. Nella sede italiana
sono scomparsi i plichi di documenti che ogni mese
arrivavano da Lisbona ed venuta meno la necessit
di archiviarli in formato cartaceo, con tutto quel che
consegue in termini di efficienza e risparmio. I documenti sono archiviati su un server presso il sito
di Bollate e un processo automatizzato provvede
ad estrarli e a caricarli su SAP nelle ore notturne.
Lestrazione avviene ogni ventiquattro ore e la societ verifica che tutto si svolga nel modo corretto,
anche attraverso controlli a campione, per poi dare
il via libera al passaggio sicuro verso DocFlow e la
conservazione sostitutiva.
Il progetto
Per la realizzazione del progetto, che ha ottenuto un
forte commitment da parte del vertice aziendale,
sono stati presi in considerazione quindici fornitori,
poi ridotti a due. Fondamentale sia per la prima selezione sia per la scelta finale operata sono state la
competenza dimostrata da DocFlow in materia fiscale
e la disponibilit a eseguire un accurato assessment
della situazione di partenza per individuare le possibili aree di miglioramento senza stravolgere lesistente.
Il fornitore DocFlow ha la Delega di Responsabile
della conservazione sostitutiva, con limpegno a garantire ladeguamento costante alle evoluzioni normative e la disponibilit per dieci anni di un archivio
a norma di legge. Risolto il problema delle fatture,
lattenzione di Solvay Italia si proiettata verso la gestione con DocFlow dei documenti di trasporto e dei
cedolini paga.

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CASE HISTORY

Wolters Kluwer Italia


DocFlow per creare un unico punto di accesso per
gestire le comunicazioni con i clienti, i documenti e i
processi amministrativi in maniera integrata a SAP

Lazienda
Wolters Kluwer un gruppo editoriale internazionale
operante in 26 paesi. In Italia, presente attraverso
Wolters Kluwer Italia (WKI) che raccoglie dieci tra i
pi autorevoli e accreditati brand produttori di prodotti e servizi editoriali e software: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software,
De Agostini Professionale, Utet Professionale e Ipsoa
Editore.
Lesigenza
In Wolters Kluwer Italia le scelte tecnologiche in ambito amministrativo sono sempre state guidate dallesigenza di uniformare e integrare le attivit delle
societ e i relativi sistemi gestionali. stato quindi
implementato in tutte le societ acquisite il sistema
SAP che ha consentito un ottimo livello di integrazione. Ma alcuni processi amministrativi non erano
comunque ottimali perch troppo paper-based. Si
rendeva quindi necessario un ulteriore intervento, in
particolare in due ambiti che presentavano diverse
criticit a causa del numero delle funzioni coinvolte
e dei volumi di documenti trattati. Il primo ambito riguarda le comunicazioni e i documenti provenienti
dai clienti (in particolare il ciclo attivo), mentre il secondo la gestione del ciclo passivo.
La soluzione
Per ambedue i processi stato adottato DocFlow Synergy che ha consentito di creare un unico punto di
gestione e archiviazione dei documenti e di gestire
uniformemente tutti i processi in maniera integrata al
gestionale. Per quanto riguarda il primo ambito di
intervento (comunicazioni con i clienti), grazie a
DocFlow Synergy, sono state ottimizzate tutte le at-

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tivit del CRM collegando direttamente il numero di


telefono del cliente che chiama il customer service
alla relativa scheda anagrafica in SAP e alla sua situazione aggiornata. Integrando il CRM-SAP con il
sistema documentale DocFlow Synergy, Wolters Kluwer Italia riesce a tenere traccia dei flussi documentali. Tra i principali benefici derivanti sistema
documentale integrato con SAP: migliore capacit di
risposta al cliente, maggiore semplicit di ricerca
delle informazioni, possibilit di inserire documenti di
qualsiasi tipo (ordini, fatture). Per quanto riguarda
il secondo ambito dintervento (ciclo passivo), tra gli
obiettivi vi era quello di migliorare i workflow e i flussi
autorizzativi. Quando arriva la fattura di un fornitore
questa viene sottoposta allarchiviazione elettronica
e allo smistamento iniziale, che avviene distinguendo
tra fatture con ordine e fatture senza ordine. Una
volta inserite nel documentale, le fatture sono pronte
per il controllo triangolare (ordine-bolla-fattura) a
cui seguir poi lautorizzazione e la gestione del pagamento al fornitore. Tra i principali benefici: riduzione dei tempi di trattamento delle fatture, maggiore
efficienza e affidabilit dei processi, riduzione dei
costi per lo stoccaggio e la gestione delle stesse.
Il progetto
Per poter introdurre il sistema documentale si resa
necessaria una fase preliminare di analisi e di auditing
interno dei processi. Con riferimento al ciclo attivo,
per esempio, in questa fase iniziale sono stati mappati 38-40 processi documentali che coinvolgono
una decina di uffici diversi. Alla fase iniziale danalisi
dei processi poi seguita una fase di pianificazione
degli interventi e di implementazione degli stessi. In
tutte queste fasi stato determinante il ruolo di DocFlow che riuscita a realizzare un progetto che rispondesse alle effettive esigenze.

CHI

Un partner per innovare


Le attivit di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che lERP, per
la sua stessa natura, non in grado di supportare. DocFlow invece s, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare lefficienza e lagilit del business a partire dai processi.
Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la societ propone
sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendale e i settori merceologici.

Processi documentali integrati


Lobiettivo di DocFlow cablare i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione
tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati dellERP. DocFlow SAP Technology
Partner dal 2002 con interfaccia DM certificata e, dal 2004, con interfaccia SAP Netweaver certificata, a garanzia di processi documentali integrati al mondo gestionale.
Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e plasma le
applicazioni sulla base della specificit del business.
Si parte quindi con unanalisi della situazione as is per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le
possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e lazienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte
le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo
virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo.
Si spiega perch DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ECM Vendor per la regione Emea.
Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In
tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessit di gestione del processo collaborativo.

DocFlow un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL un marchio registrato di Oracle Corporation;
SHAREPOINT un marchio registrato di Microsoft Corporation

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DocFlow Italia SpA


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