Procedimiento para expedir altas en el Almacn de Programas Especiales y Red Fra y

su afectacin contable
1. Objetivo
Establecer la metodologa para el control operativo de los inventarios de bienes de consumo
en el Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra y sus enlaces con la contabilidad
institucional, con la finalidad de que exista congruencia entre los controles administrativos de
existencias y los registros contables del almacn.
2. mbito de aplicacin
El presente procedimiento ser de observancia obligatoria para el Almacn Central de
Programas Especiales y Red Fra adscrito a la Divisin de Apoyo Logstico y Distribucin
3. Polticas
3.1 Todas las recepciones que se realicen en el Almacn Central de Programas Especiales y
Red Fra de, los diferentes proveedores, almacenes delegacionales y dependencias de nivel
central, as como las altas por concepto de traspasos, canjes, bajas, debern ser registradas
en la contabilidad interna del almacn a travs del Sistema de Abasto Institucional o
mecanismo manual en su caso, y enlazar dichos registros a la contabilidad institucional.
3.2 Todas las altas, traspasos, canjes, bajas debern ser controlados por el responsable del
almacn.
3.3 Ser responsabilidad del personal del Almacn Central de Programas Especiales y Red
Fra que cualquier recepcin de bienes de consumo este debidamente documentada y
cotejada fsicamente con los bienes en el momento de su recepcin.
3.4 Ser responsabilidad del responsable del almacn el vigilar que se emitan y requisiten en
forma correcta toda la documentacin que se genera por movimientos de entrada de
almacn.
3.5 El personal del Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra no deber modificar
la documentacin del remitente.
3.6 El personal del Almacn Central de Programas Especiales y Red Fra deber utilizar la
documentacin oficial de entrada (remisin del pedido o de movimiento vario de almacn que
emite el Sistema de Abasto Institucional o bien utilizar las formas impresas oficiales para
aquellos bienes de consumo fuera de sistema.

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3.7 Ser obligatorio que el Responsable del Almacn Central de Programas Especiales y Red
Fra informe oportunamente los movimientos que afecten a las cuentas y partidas
presupuestales normadas a la Divisin de Contabilidad y Fiscal, dependiente de la
Coordinacin de Presupuesto Contabilidad y Trmite de Erogaciones y a las unidades
almacenaras delegacionales que corresponda y conforme al calendario establecido para el
envo y entrega de informacin contable.
3.8 Ser responsabilidad del personal del Almacn Central de Programas Especiales y Red
Fra observar los procedimientos y utilizar los formatos autorizados por la Coordinacin de
Presupuesto Contabilidad y Trmite de Erogaciones para la incorporacin de los movimientos
de inventario en los registros contables.
3.9 La Divisin de Apoyo Logstico y Distribucin deber gestionar y participar en la
capacitacin y actualizacin del personal del Almacn Central de Programas Especiales y
Red Fra , referentes a la contabilidad institucional as como de los nuevos sistemas que el
instituto implante.
3.10 El responsable de la cuenta de inventarios del almacn ser el quien debe de mantener
actualizado y depurado el saldo de la cuentas normadas y que no existan afectaciones en
la cuenta 13-07-91 Bienes de Consumo en transito del Almacn Central de Programas
Especiales y Red Fra.
3.11 El responsable de la cuenta de inventarios en el Almacn Central de Programas
Especiales y Red Fra deber conciliar sus registros de existencias con los reportes contables
del almacn con oportunidad conforme a los procedimientos especficos. Conciliar los
registros del almacn con los de la Divisin de Contabilidad y Fiscal y con la unidades
almacenaras delegacionales
4. Definiciones
4.1 almacn / unidad almacenaria: Es el rea donde se reciben, custodian, guardan,
controlan y suministran bienes muebles de consumo e inversin, dentro de la circunscripcin
administrativa que le corresponda, para regular las existencias y la expedicin de altas por la
recepcin de los mismos. Para los efectos en el Instituto Mexicano del Seguro Social los
definidos como:
4.2 almacn central de programas especiales y red fra: Unidades almacenaras
dependientes de la Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento.
4.3 alta de almacn: Es el trmite por el cual se da entrada oficial a los bienes de consumo
en el almacn, otorgando en la Remisin del Pedido sello oficial con fecha, nmero asignado
por el SAI o folio manual y firma del responsable del almacn.

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4.4 artculo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El
trmino indicado para el Instituto ser el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes
Nacionales
4.5 bienes de consumo: Los bienes muebles que por su utilizacin en el desarrollo de sus
actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a travs de
un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se
desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados
nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso teraputico (insumos
para la salud) y no teraputico.
4.6 catlogo general de artculos: Es una relacin detallada de claves con descripciones y
tipos de presentacin, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de
inversin).
4.7 catlogo operativo: Relacin detallada de claves con descripciones y tipos de
presentacin, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversin);
si estn dentro o fuera de cuadro bsico institucional y otros datos normativos que se
encuentran vigentes en el ciclo del abastecimiento a nivel nacional. Subconjunto del Catlogo
General de Artculos que se distribuye a nivel nacional peridicamente.
4.8 clave del artculo: Es la expresin codificada y asignada a cada bien que adquiere el
Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un nmero nico de identificacin.
4.9 Existencia: Volumen fsico de artculos que se tienen en disponibilidad inmediata para su
uso, distribucin, suministro, abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.
4.10 grupo de suministro: Es una clasificacin administrativa que permite el control de los
bienes en las diferentes fases del proceso del abastecimiento.
4.11 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y
que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo especifico del gasto.
4.12 registro contable: Es la afectacin o asiento que se realiza en libros de contabilidad de
un ente econmico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
informacin financiera del mismo.
4.13 responsable de almacn / unidad almacenaria: Persona investida con autoridad por
los directivos competentes para administrar y operar las unidades almacenarias.
4.14 SAI: Sistema de Abasto Institucional

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5. Procedimiento para expedir altas en el Almacn de Programas Especiales y Red Fra

y su afectacin contable
Responsable
Mesa
de
almacn

Altas,

Oficina de Control
del Abasto y Apoyo
Contable

Actividad

Documentos
involucrados
Catlogo Operativo
de Artculos del SAI
documento
externo

5.1

Consulta en el Sistema de Abasto

Institucional la clave de los artculos
sujetos a expedir alta a fin de verificar
cuales cuentan con clave operativa en
el Catlogo Operativo de Artculos.
documento externo

5.2

Asigna altas dentro o fuera de SAI

segn les corresponda, identificando y
separando las remisiones del pedido
que no cuentan con clave en el
Catlogo Operativo de Artculos,

5.3

Turna copia de las remisiones del Remisin del pedido

pedido 1482-021-002 y del movimiento 1482-021-002
Movimiento vario
varios

5.4

Recibe remisiones del pedido 1482- Remisin del pedido

021-002 y del movimiento vario y turna 1482-021-002
Movimiento vario
ALTAS DENTRO DE SAI

Operadores
del
Sistema de Abasto
Institucional

5.5

Recibe y procede a registrar los

artculos, conforme al grupo de
suministro que les corresponde a travs
del Subsistema de Almacenes, men
Recepcin, Registro de Recepciones,
Otras entradas, Ajuste a otras entradas,
men Altas, Generacin. El SAI asigna
en forma sistematizada el folio
consecutivo de alta.

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Responsable

Actividad

5.6

Documentos
involucrados

Procede a la impresin de las altas

generadas por el SAI en original y 3
copias. Reporte de remisin de
proveedor (documento externo) y se
enlaza con la actividad 5.9

Reporte de remisin
de proveedor (alta
de almacn dentro
de SAI)
(documento externo)

ALTAS FUERA DE SAI, MANUAL

Operadores del Sistema

de Abasto Institucional

5.7

Registra en el programa Fuera de SAI,

ruta,
Men
principal>opcin
7)
recepcin
de
artculos>Men
Recepcin de Artculos> opcin 72)
captura de altas de proveedor o 73)
entradas varias.
Para los artculos fuera de SAI, los
registran en forma manual en base
de datos y la mesa de altas asigna el
folio consecutivo en forma manual
con numeracin independiente a la
de (SAI). Remisin del pedido 1482021-002, turna a la mesa de altas.

Remisin del pedido

(Alta de almacn
manual)
1482-021-002

5.8

Genera cierres contables de almacn

de conformidad a la normatividad de
la Direccin Planeacin y Finanzas a
travs
del
Subsistema
Almacenes>Men
cierres>cierre
mensual>Ejecutar cierre. Para el caso
de fuera de sistema se usa el
programa
Fuer_SAI>Men
Mantenimiento> opcin 91) Respaldo
de Informacin>Men Restauracin
Mensual> opcin 101) Cierre de Mes,
se enlaza con la actividad 5.14

Cierre contable
dentro y fuera de
SAI
Resumen mensual
de altas y resumen,
Volante VXXS01
variacin de precios,
Volante VXXS06
entradas varias,
Volante VXXS14
compra central
(documentos
externos)

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Clave:1482-003-013

Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

graban en dispositivo magntico

(Disco compacto) el cierre contable
dentro y fuera de SAI, obtiene los
reportes Resumen mensual de altas
y Volante VXXS01 variacin de
precios, Volante VXXS06 entradas
varias, Volante VXXS14 compra
central (documentos externos) y lo
entrega al Responsable de la Cuenta
de Inventarios para su anlisis,
validacin, y turna a la mesa de altas
Mesa
de
almacn

altas,

5.9

Recibe las altas obtenidas por el

registro de recepcin de artculos
tanto dentro y fuera del (SAI) y recava
firma del Titular del rea de
Suministro de Nivel Central

rea de Suministro de
Nivel Central

5.10 Recibe y firma sobre el sello de alta, y

las turna a la mesa de altas para su
archivo y control del contrato

Mesa
de
almacn

5.11 Recibe, registra y turna

altas dentro y fuera
Responsable de la
Inventarios. Remisin
1482-021-002

altas,

Responsable de la
Cuenta de Inventarios

copia de las
de (SAI) al
cuenta de
del pedido

Remisin del pedido

(Alta de almacn
manual)
1482-021-002

5.12 Recibe de la mesa de altas del

almacn, copia de las altas emitidas
dentro y fuera del almacn.
5.13 Verifica que no falte ninguna conforme
al consecutivo de altas, las archiva en
progresivo y mes en que fueron
expedidas. En caso de que falte
alguna la solicita a la mesa de altas.

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Clave:1482-003-013

Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

5.14 Recibe de los operadores del (SAI) los

diskettes con el
cierre contable
semanal o mensual segn corresponda
obtienen
los
reportes
Resumen
mensual de altas y Volante VXXS01
variacin de precios, Volante VXXS06
entradas varias, Volante VXXS14
compra central (documentos externos)

Cierre
contable
dentro y fuera de
SAI
Resumen mensual
de altas y
Volante
VXXS01
variacin de precios,
Volante
VXXS06
entradas
varias,
Volante
VXXS14
compra central
(documentos
externos)

5.15 Valida y concilia las altas contra el

cierre generado en el (SAI), Resumen
mensual de altas y resumen, volante
VXXS01 variacin de precios, Volante
VXXS06 entradas varias, Volante
VXXS14 compra central (documentos
externos) con base a las cuentas
establecidas por la Coordinacin de
Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin
Financiera, en su caso realiza las
correcciones pertinentes y una vez
correcto, complementa el cierre con el
registro de las altas fuera de (SAI) lo
valida nuevamente y verifica que los
registros sean correctos.

Cierre
contable
dentro y fuera de
SAI
Resumen mensual
de altas y resumen,
Volante
VXXS01
variacin de precios,
Volante
VXXS06
entradas
varias,
Volante
VXXS14
compra central
(documentos
externos)

5.16 Elabora oficio de entrega de cierre Oficio de envi de

contable 1482-010-024 a la Divisin de cierre contable
Contabilidad y Fiscal y obtiene Vo. Bo. 1482-010-024
Y firma
del Titular del rea de
Suministro de Nivel Central

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Clave:1482-003-013

Responsable
rea de Suministro
de Nivel Central

Responsable de la
Cuenta de
Inventarios

Actividad

Documentos
involucrados

5.17 Recibe y da el Vo.Bo. del cierre de mes Oficio de envi de

y firma el oficio de envo de cierre cierre contable
contable a la Divisin de Contabilidad y
Fiscal y turna al Responsable de la
cuenta de inventarios para su entrega
en la Divisin de Contabilidad y Fiscal
5.18 Verifica y valida conjuntamente con la
Divisin de Contabilidad y Fiscal la
informacin
de
cierre
contable
(documentos externos) contenida en el
diskette con base a las cuentas y
contra-recibos
normados
por
la
Coordinacin
de
Presupuesto,
Contabilidad y Evaluacin Financiera,
en su caso realizan correcciones y una
vez que estn correctas, procede a
realizar su interfase con el Sistema de
Contabilidad PREI Milenium y el cierre
queda registrado en la contabilidad
institucional.

Cierre
contable
dentro y fura de SAI
Resumen mensual
de altas y resumen,
Volante
VXXS01
variacin de precios,
Volante
VXXS06
entradas
varias,
Volante
VXXS14
compra central
(documentos
externos)

5.19 Elabora los registros de afectacin

contables por recepcin de artculos de
bienes de consumo:
Alta por recepcin de bienes de
consumo de origen nacional
Volante: V09S14 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta.
21-XX-96
2)
Proveedores

Volante: V09S14
(documento
externo)

Nota: en el caso de altas expedidas por artculos

de ropa contractual y conservacin la afectacin se
debe realizar de la siguiente manera:
Volante: V09S14 (documento externo)

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Clave:1482-003-013

Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta.
21-XX-97
2)
Proveedores
Alta por recepcin de bienes de
consumo de importacin:
Volante: V09S14 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 16-82-01
2)
Alta por devolucin o concentracin
de cualquier Almacn Delegacional
del IMSS al Almacn de Programas
Especiales y Red Fra:
Volante: V09S06 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 13-07-91 Transito de
2)
Bienes de Consumo
Alta por Traspaso de otro Almacn
Central en caso que existiera:
Volante: V09S11 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 13-XX-XX Especifica
2)

Volante: V09S06
(documento

Volante: V09S11
(documento
externo)

Nota: En este caso la afectacin contable la

registra en la Divisin de Contabilidad y Fiscal el
Almacn Remitente, el Almacn
receptor
nicamente asigna el alta de recepcin y verifica o
constata que el Almacn emisor o remitente realice
el registro de otra forma el registro se duplica o se
omite en la contabilidad.

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Clave:1482-003-013

Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

Alta por canje al proveedor:

Volante: V09S11 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 12-40-63 Deudores
2)

Volante: V09S11
(documento
externo)

Alta por devolucin o concentracin

de cualquier unidad de nivel central
o control global del IMSS, al Almacn
de Programas Especiales y Red Fra:
Volante: V09S06 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 73-XX-XX Gastos
2)
Alta por Traspaso de la Planta de
Reproducciones Graficas:
Volante: V09S06 (documento externo)
Cargo 1)
Cta. 13-XX-XX Especifica
Crdito
Cta. 13-XX-XX Especifica
2)

Volante: V09S06
(documento
externo)

Nota: En este caso la afectacin contable la

registra en la Divisin de Contabilidad y Fiscal el
Almacn Remitente, el Almacn
receptor
nicamente asigna el alta de recepcin y verifica o
constata que el Almacn emisor o remitente realice
el registro de otra forma el registro se duplica o se
omite en la contabilidad.
Nota: Al momento de realizar la interfase de altas
al Sistema de Contabilidad PREI Milenium se
adecua
el
registro
a
la
cuenta
PREI
correspondiente.

5.20 Imprime y archiva en el expediente

correspondiente
Fin del procedimiento

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Clave:1482-003-013

6.

Diagrama de flujo del procedimiento para expedir altas en el almacn de

programas especiales y red fra y su registro en la contabilidad institucional

Pgina 12 de 14

Clave:1482-003-013

6.

Diagrama de flujo del procedimiento para expedir altas en el almacn de

programas especiales y red fra y su registro en la contabilidad institucional

Pgina 13 de 14

Clave:1482-003-013

7. Relacin de Documentos que Intervienen en el procedimiento para expedir altas en

el almacn de programas especiales y red fra y su registro en la contabilidad
institucional
Codificacin

1482-021-002
1482-021-007
1482-010-024

Ttulo del documento

Observaciones

Catlogo Operativo de Artculos del SAI

(documento externo)
Remisin del pedido
Anexo 1
Movimiento vario
Anexo 2
Reporte de remisin del proveedor (alta de (documento externo)
almacn dentro de SAI)
Oficio de envo de cierre contable
Anexo 3
Volante de Codificacin V09S01
(documento externo)
Volante de Codificacin V09S06
(documento externo)
Volante de Codificacin V09S14
(documento externo)
Volante de Codificacin V09S11
(documento externo)

Pgina 14 de 14

Clave:1482-003-013

ANEXO 1
Remisin del Pedido

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Clave: 1482-003-013

1
3
2
4

5
8
7

14
9

15

11

10

16

17

12

18

13

19

20
21

22
23
24
25
28

26

27

28

1482-021-002
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Clave: 1482-003-013

Remisin del Pedido

Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Documentar la entrega de bienes que realiza el proveedor, recepcin y alta de
almacn y registro contable
GENERADO POR: Proveedor, Almacn Central de Programas Especiales, Almacn
delegacional
Nmero

Dato

Anotar

N ( nmero )

Nmero de contrato

Fecha

Fecha , da, mes y ao

Expediente

Nmero de expediente de compra

Fecha del contrato

Fecha de formalizacin del contrato

Registro
S.P.P.

No llenar

del

contrato

Datos del proveedor

Nombre completo y razn social del proveedor

que entrega los bienes de consumo

Plazo de entrega

Hoja ____de_____

9
10

PPAPF
R.F.C.

11
12

Ramo
I.M.S.S. Registro patronal

13

Grupo

Fecha limite de entrega de los bienes de

consumo por parte del proveedor.
Nmero consecutivo de hojas de que conste la
remisin.
No llenar
Registro Federal de Contribuyentes completo del
proveedor otorgado por la Secretaria de
Hacienda y Crdito Pblico, incluyendo
homoclave
Anotar 124
Nmero completo del registro patronal otorgado
por el IMSS
Grupo de suministro al que corresponden los
bienes de consumo a entregar por el proveedor.
Pgina 3 de 4

Clave: 1482-003-013

14

Lugar de entrega

Nombre y direccin completos de la unidad

almacenaria donde entrega los bienes de
consumo el proveedor.

15

Rengln

Nmero de rengln asignado al artculo en el

anexo del contrato de la relacin de bienes
adjudicados.

16
Cantidad

Cantidad de
proveedor

artculos

entregados

por

el

17

Unidad

Unidad de presentacin del bien de consumo

entregado por el proveedor conforme al Catalogo
Operativo de Artculos del SAI.
Precio de unitario de compra
Clave completa de artculo genrico, especifico,
diferenciador y variante
Descripcin completa del artculos entregado por
el proveedor conforme al Catalogo Operativo de
Artculos del SAI
Importe del artculo, resultado de multiplicar
cantidad de artculos por precio unitario de
compra en su caso en la misma columna se
anota el desglose del I.V.A. y se suma para
obtener el importe total.

18
19

Precio
Clave del artculo

20

Descripcin del artculo

21

Importe

22

Importe con letra

Se anotara la suma total de los importes de cada

articulo descrito en la remisin del pedido
considerando la suma del I,V,A, letra.

23

Importe

Importe total con nmero incluye I.V.A.

24

Destino final

Nombre completo del almacn que recibe los

bienes de consumo

25

Datos complementarios

Segn el programa

26

Proveedor

Nmero de proveedor asignado por el IMSS

27

Clave presupuestal

Codificacin completa del Almacn que recibe los

bienes de consumo

28

Partida

29

Alta

Partida presupuestal correspondiente al grupo de

suministro del los bienes de consumo recibidos
Sello, nmero de alta y firma del Titular del rea
o Almacn

Pgina 4 de 4

Clave: 1482-003-013

ANEXO 2
Oficio de envo de cierre contable a la Divisin de Contabilidad y Fiscal

Pgina 1 de 3

Clave: 1482-003-013

1482-010-024
Pgina 2 de 3

Clave: 1482-003-013

Oficio de envo de cierre contable a la Divisin de Contabilidad y Fiscal

Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Documentar el envo y entrega de los enlaces de cierre contable a la Divisin
de Contabilidad y Fiscal por parte del Almacn de Programas Especiales y Red
Fra
GENERADO POR: rea de Suministro de Nivel Central
Nmero
1

Dato

Anotar
Fecha de elaboracin, Da, Mes y Ao

Fecha

Referencia

Titulo

Nombre

Cargo

Codificacin de remitente del oficio, de quien lo

genera
Profesin del destinatario
Ej. Licenciado, Contador Pblico, Doctor, Seor,
Seora etc.
Nombre completo del destinatario en negritas y
maysculas
Nombre del cargo del destinatario
Direccin completa del destinatario

Direccin

Atencin

Texto

Nombre y cargo completo de a quien se marca la

atencin del oficio , en negritas y maysculas
Descripcin del asunto que ocupa

Firma

Nombre y cargo completos del remitente en

negritas y maysculas

Nota:

Se recomienda que todo el llenado de los

formatos se elabore con fuente arial 12

Pgina 3 de 3

Clave: 1482-003-013