Os benefcios de informatizar sua empresa

O avano da tecnologia se faz a largos passos, todos os dias novos

equipamentos e softwares so colocados no mercado, porm muitas empresas
ainda esto s margens de toda essa tecnologia.
Os motivos so muitos, vo desde a falta de uma correta viso de todos os
benefcios que a informatizao pode trazer a sua empresa e tambm os
investimentos necessrios para tal, que na grande maioria dos casos, o
principal fator desestimulante.
Ao contrrio do que se pensa, utilizar softwares de gesto comercial no
mais um privilgio de grandes empresas e os benefcios gerados so muitos.
Vamos citar alguns deles:

Rapidez nos processos Trabalhar com um software integrado, que controle
todos os processos da sua empresa, um grande diferencial para garantir um
atendimento de maior qualidade aos seus clientes. A realizao de uma venda,
emisso de uma nota fiscal ou a simples consulta ao saldo ou valor de um
produto, acabam se tornando tarefas corriqueiras, sem a demanda de tempo
ou o que pior, que seu cliente fique esperando muito tempo para ter a
resposta que procura.

Maior controle dos produtos (estoque) Voc realmente sabe quais so os
produtos de maior giro em seu estabelecimento ou ento aqueles que no
possuem um giro satisfatrio e esto somente aumentando o valor do seu
estoque? Possuir um bom controle de estoque a chave para garantir a sade
financeira da sua empresa. Sem um controle, fica difcil saber em quais
segmentos ou produtos sua empresa realmente deve investir, alm do fato de
no existir um controle efetivo sobre o que realmente vendido ou perdido. A
proposta de um software para automatizar uma empresa comercial a de que
o fluxo de entradas e sadas do estoque sejam um processo totalmente
automtico. Quando sua empresa efetuar a compra de mercadorias, o
lanamento da nota fiscal que acompanha o produto seria o meio de alimentar
o seu estoque (entrada dos materiais) e o setor de contas a pagar, que
receberia essas informaes de forma totalmente automatizada.
As suas vendas seriam os registros das sadas dos produtos do seu estoque e
com isso, os saldos dos seus produtos seriam sempre automticos e reais ou
ento, caso houvesse alguma diferena, seria muito mais fcil de localizar onde
ocorreu o problema. Por outro lado, as suas vendas gerariam automaticamente
o seu contas a receber, ou seja, de forma tambm automtica, sua empresa
poderia ter o controle de tudo o que tem para receber e verificar possveis
inadimplncias e atrasos.

Maior controle financeiro Conforme j citado, ter um controle financeiro com
um sistema automatizado algo bem simples. A maioria das informaes so
provenientes dos processos mais bsicos (entradas e sadas de produtos),
gerando assim o seu setor financeiro. Dessa forma, ter um controle amplo das
suas contas, tanto a receber quanto pagar, uma tarefa bem mais simples,
bastando para isso gerar alguns relatrios, sem ter que se preocupar com
infinitas planilhas de clculo.

Gesto centralizada da informao Com um software de controle, todas as
informaes referentes ao seu negcio esto centralizadas em um nico local.
Se voc precisa saber o telefone ou e-mail do seu fornecedor ou cliente, basta
acessar o seu cadastro no prprio sistema. Se precisar saber qual foi o total
das suas receitas e despesas num determinado perodo, basta gerar um
relatrio. Quer saber qual a previso de recebimento da sua empresa para o
prximo ms? Simples, basta tambm gerar um relatrio dos seus
recebimentos futuros. Essas prticas simples auxiliam muito o processo de
administrao, pois voc saber melhor como identificar o que comprar,
quando comprar e se realmente vale a pena comprar.
A revista Pequenas Empresas & Grandes Negcios, uma das melhores
publicaes do pas voltada gesto de empresas, sempre publica artigos
sobre tecnologia e seus benefcios para a sade das organizaes. Tambm
sempre publica quadros comparativos dos valores normalmente praticados no
mercado, tanto com a aquisio de softwares e equipamentos de hardware.
Muitos depoimentos afirmam que o faturamento das empresas que adotaram a
informatizao pode variar de 15% a 30% , alm de diminuir em mdia de 10%
a 40% dos seus custos.
importante que o empresrio procure melhor se informar sobre os benefcios
de informatizar sua empresa e deixe aquela crena, h muito presente na
maioria das empresas, de que informtica coisa para grandes empresas ou
mesmo que ela s gera custos organizao.
Os benefcios so muitos e em pouco tempo voc ir recuperar os
investimentos feitos, alm de ter condies mais competitivas no mercado.
Em relao aos custos, tudo precisa ser analisado e estudado com cautela pela
empresa. Analisar a melhor opo de custo x benefcio a atitude mais
sensata. Outra dica procurar por empresas srias e que iro fornecer um
acompanhamento e suporte constantes ao processo de implantao do
software e depois, na sua rotina na empresa. Um dos grandes problemas ao
informatizar uma empresa a falta de suporte ou treinamento. Sem um
acompanhamento adequado a maioria dos processos de informatizao acaba
ficando pelo caminho, pois se adaptar a uma nova rotina j uma tarefa que
requer comprometimento tanto da empresa desenvolvedora do software quanto
da que est comprando o produto e, caso no haja um suporte adequado o
caminho mais certo para o projeto o fracasso.
Fonte: Andr Lus Belini