Actividades de una Auditoria Interna de ISO 9001

Para llevar a cabo una buena auditoria interna de ISO 9001, la

preparacin es de suma importancia.
Esta preparacin consiste en una serie de diferentes elementos como:
1. Determinacin del alcance de la auditoria
2. Estudio de los documentos importantes
3. Acordar el itinerario o programa de auditoria
4. Preparacin de listas de comprobacin o cuestionarios
Para cada una de estas etapas se debe asignar un tiempo, que puede
variar desde unos pocos minutos, hasta varias horas. No obstante, cada
etapa es igual de importante y la auditoria debe completarse si se quiere
que la auditoria sea efectiva y sin problemas.

Estudio de los Documentos Relevantes
Una vez que sea establecido el alcance de la auditoria con el
Coordinador, es el momento de llevar a cabo una revisin inicial de los
documentos relativos a la auditoria, los cuales normalmente consisten
en:
a) El Manual de Calidad y los Procedimientos aplicables al rea
auditada
b) Documentos reguladores o legales yespecificaciones que
tpicamente son aplicables al rea auditada
c) Las observaciones encontradas en la ltima auditoria, as como
cualquier lista de comprobacin de que se disponga, ambos
aplicables al rea a ser auditada
d) Registros del anlisis de las acciones correctivasrelativas al
rea
La revisin del Manual de Calidad y de los Procedimientos que se realiza
en esta etapa, es una revisin general necesaria para la preparacin de
los cuestionarios, no es una revisin en profundidad.
En esta etapa, el auditor deber de confirmar que el alcance establecido
es adecuado, por ejemplo: Si el Director de Calidad ha proporcionado al
auditor un esquema que hace referencia a varios procedimientos, pero
no se incluye uno en particular que el auditor considera importante para
el rea auditada.
Al llevar a cabo esta revisin general de los documentos, el auditor
deber considerar cuanto tiempo tomar la preparacin de los
cuestionarios de auditoria, as como el tiempo que llevar realizar la
auditoria y confirmar que el tiempo asignado para ellos es suficiente.
Por ltimo, el auditor debe analizar en conciencia que los sistemas
utilizados por la empresa, as como la tecnologa empleada, no le son
desconocidos y tiene la suficiente experiencia o conocimiento de ese
sistema como para poder llevar a cabo la auditoria.
El auditor debe tener el suficiente entrenamiento y conocimiento en la
implementacin de procedimientos de auditorias internas y debe estar
familiarizado con sus requerimientos.
No obstante seria conveniente que el auditor revisara los documentos de
auditorias internas para asegurarse de que entiende todos los
requerimientos y conoce sus cambios.



Acordando El Programa de Auditoria de ISO 9001
Cada quien puede utilizar diferentes tcnicas o mtodos, pero estos
puntos son los que nunca deben faltar.
Si lo que queremos es que la auditoria se desarrolle con suavidad, y sin
contratiempos, siempre es importante que el auditor interno establezca
un dialogo o comunicacin previa a la auditoria, con la persona
responsable del rea a ser auditada.
Esta comunicacin puede ser llevada a cabo a travs de un correo
electrnico, llamada telefnica o durante una reunin formal o informal. El
principal factor que el auditor debe de tener en cuenta a la hora de
establecer este dialogo, es que debe ser el normal estilo de organizacin
o de cultura.
Independientemente del mtodo de comunicacin que el auditor adopte,
los siguientes puntos debern establecerse:
La duracin total de la auditoria propuesta,
Lugar y hora de inicio,
El alcance propuesto y las areas o departamentos a ser cubiertos por
la auditoria,
Un itinerario de desarrollo o curso aproximado de la auditoria donde
esto sea aplicable, es decir, si un nmero de diferentes departamentos
o areas geogrficas deben ser incluidos en el alcance de la auditoria,
Los arreglos necesarios para cualquier reunin de cierre en donde los
resultados de la auditoria pueden ser acordados y los requisitos de las
acciones correctivas discutidas,
El personal responsable que va a estar involucrado en cada etapa de la
auditoria.
Si un auditor no presta suficiente atencin en asegurar que se logren los
acuerdos claros con respecto a los puntos antes mencionados, la
posibilidad de malinterpretaciones o malos entendidos que pueden
afectar la conduccin de la auditoria es muy elevado.
Ahora bien, estas comunicaciones iniciales con el personal del rea a ser
auditada, no solo afectan el tono de la venidera auditoria, sino que
puede influenciar significativamente el compromiso y nivel de
cooperacin del rea auditada, durante la auditoria y para muchas de las
siguientes auditorias.




Cero No Conformidades en Auditoria Externa de ISO 9001
Un Gran Logro
una empresa a quien le hicimos consultora para implementar
su Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001: 2008, tuvo su
segunda auditoria externa por parte de un organismo certificador
proveniente de EU. La empresa se llama Milsco Manufacturing
Company.
Despus de 4 das de auditoria, utilizando la tcnica de muestreo, se
dieron los resultados en la reunin de cierre, en donde la empresa no
obtuvo ninguna No Conformidad.
Se auditaron algunas reas como Importacin y Exportacin, Compras,
Recursos Humanos, Manufactura, Auditorias Internas y Revisin de la
Direccin.
Se dieron algunas observaciones las cuales no llegaron a ser No
Conformidades, dos de estas fueron:
Primera observacin, la Matriz de Procesos se encontraba dividida
en Procesos Principales y Procesos de Soporte o de Apoyo, el
auditor externo sugiri que estos procesos se fusionaran para ser solo
Procesos Principales.
Con esta observacin podemos decir que los Procesos de Soporte o de
Apoyo ya van intrnsecamente incluidos dentro de los Procesos
Principales y es por esto que pueden no mencionarse especficamente
como una categora a parte.
Segunda observacin, hacer una revisin total de losPlanes de
Control para asegurase de que todos los equipos de medicin
estuvieran incluidos en la calibracin de acuerdo al Programa de
Calibracin.
Las observaciones pueden variar segn el criterio del auditor. Estas
observaciones las podemos nombrar comoOportunidades de
Mejora. Debemos trabajar resolver estas observaciones lo antes
posible, ya que si se descuidan se pueden convertir en No
Conformidades.
Una buena prctica que estamos aconsejando a nuestros clientes y que
nos ha dado muy buenos resultados en nuestra compaa, es que se les
sugiere crear un registro, aunque la norma no lo pida, de las
Oportunidades de Mejora. Este registro debe llevar el seguimiento (fecha
de implementacin y estatus) a estas observaciones con el fin de
controlarlas e implementarlas lo antes posible.
Con esta prctica tambin se est cubriendo uno de los puntos
principales de la norma ISO 9001: 2008 que es elelemento 8.5
Mejora, en su seccin 8.5.1 Mejora Continua, es cual nos dice
que: La organizacin debe mejorar continuamente la eficacia
del Sistema de Gestin de la Calidad mediante el uso de la Poltica
de Calidad, los Objetivos de Calidad, los Resultados de las Auditorias, el
Anlisis de los Datos, las Acciones Correctivas y Preventivas, y la
Revisin por la Direccin.
Para finalizar esta publicacin solo les quiero compartir estas palabras:
Si no se puede medir, no se puede controlar,
Si no se puede controlar, no se puede gestionar,
Si no se puede gestionar, no se puede mejorar