FACTURA DE VENTA

El cdigo de comercio colombiano, en el artculo 772 define a la factura como:

Factura es un ttulo valor probatorio que el vendedor o prestador del servicio podr
librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

El cdigo de comercio colombiano define la factura como un ttulo valor, que
legitima el valor derecho literal y autnomo en el contenido, de modo que en caso
de que el beneficiario de dicho ttulo valor no reciba a satisfaccin lo all contenido
puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito
ejecutivo.

Se debe aclarar, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo valor debe
cumplir con todos los requisitos que el cdigo de comercio considera para ello.
Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor
desde el punto de vista tributario, requisitos que estn contemplados en el artculo
617 del estatuto tributario.

Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta; del
comprador, factura de compra generalmente el original se entrega al cliente y se
elaboran una copia para el archivo consecutivo.

REQUISITOS DE LA FACTURA

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un ttulo valor,
debe contener como mnimo los siguientes requisitos:

Cdigo de comercio, Art. 774.

La factura deber reunir, adems de los requisitos sealados en los artculos 621
del presente Cdigo, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los
modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento: En mencin se entender que debe ser pagada
dentro de los treinta das calendario siguiente a la emisin.

2. La fecha de recibo de la factura: con indicacin del nombre, identificacin o
firma de quien sea el encargado de recibirla segn lo establecido en la
presente ley.


3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en el
original de la factura, del estado de pago del precio o remuneracin y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligacin estn sujetos
los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con la totalidad de los
requisitos legales sealados en el presente artculo. Sin embargo, la omisin de
cualquiera de estos requisitos, no afectar la validez del negocio jurdico que dio
origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del
vendedor o prestador del servicio la formacin y entrega de una factura que
corresponda al negocio causal con indicacin del precio y de su pago total o de la
parte que hubiere sido cancelada.

La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las
sealadas en el presente artculo, no afectar la calidad de ttulo valor de las
facturas.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mnimo los requisitos
contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario:

Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta pre impreso.
b) La numeracin en orden consecutivo, pre impreso.
c) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
d) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.
e) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta.
f) Fecha de su expedicin.
g) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados.
h) Valor total de la operacin.
i) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
j) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
k) Literal inexequible

Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de las literales a), b), d) y
h), debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos,
tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la
impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva
las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y
auditora.

Lo contemplado en el artculo 617, son los requisitos que debe cumplir quien
expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda
constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga
como mnimos los siguientes requisitos:

Estatuto tributario, Art. 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos
descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre
la renta, as como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas,
se requerir de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
literales b), c), d), e), f) y g) de los artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos
contenidos en los literales b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente, el
documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos mnimos que
el Gobierno Nacional establezca.

Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolucin de
autorizacin de la numeracin respectiva expedida por la DIAN, autorizacin que
debe estar impresa en la factura.


CLASES DE FACTURAS:

FACTURA RECTIFICATIVA

Una factura rectificativa es precisamente un
tipo de factura que se emite para corregir
algn error o agregar algn dato que sea
necesario.

Una factura rectificada es un documento que
detalla alguna correccin en la factura
ordinaria bien la devolucin de la mercanca.
Esta factura se debe emitir en caso de que
las facturas originales no cumplan con los
requisitos establecidos por la ley vigente.
As mismo, tambin se debe emitir una
factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca, ya
sean errores en el precio, descuentos devoluciones etc.

Requisitos de la factura rectificativa

Para que la factura rectificativa sea vlida debe contar con cierta informacin
mnima indispensable, es necesario que este documento aclare de forma explcita
que se trata de una factura rectificativa. Tambin va a ser necesario que se
especifique a que factura est rectificando este documento, as como el tipo
impositivo y la cuota repercutida. Tampoco debemos olvidar que una factura
rectificativa necesita una serie especfica de numeracin.

FACTURA RECAPITULATIVA

Emitir una factura hacia un mismo destinatario
en reiteradas ocasiones puede volverse un
proceso tedioso para evitar estos
inconvenientes y volver el proceso ms
sencillo, existen las facturas recapitulativas
que sirvan para agrupar una serie de facturas,
las cuales pueden estar emitidas hacia un
mismo destinatario y dentro de un mismo mes.

FACTURA ELECTRNICA
La factura electrnica o e- factura es la evolucin
natural de la factura en soporte papel a un soporte
electrnico. Aunque su validez y sus caractersticas
generales son las mismas que la factura tradicional,
la factura electrnica tiene unas caractersticas
propias que conviene conocer y aprovechar. En
modelo factura hemos sintetizado en este especial
las principales caractersticas de la factura
electrnica.

Una factura electrnica o e-factura es la evolucin
natural de una factura en soporte papel a
un soporte electrnico. Entonces, una factura
electrnica es un documento tributario que
sustituye al documento fsico y que conserva su
mismo valor legal.

Este documento electrnico, generado por medios informticos, contiene la
informacin necesaria exigida por la ley para cualquier factura y se puede
transmitir entre un emisor y un receptor a travs de medios telemticos, en otras
palabras, de un ordenador a otro. Por este motivo, una factura electrnica
representa un gran ahorro en costes.
Una factura electrnica tambin debe poseer ciertas caractersticas que aseguren
la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para ello, por lo
general, se emplea la firma digital con certificados reconocidos.

Al poseer el mismo valor que una factura emitida en papel, pero bajo un formato
electrnico, las facturas electrnicas ofrecen una gran cantidad de beneficios tanto
para el emisor como para el receptor. Entre ellos, el ahorro de costes y la mayor
eficiencia son los principales.

OTRAS TIPOS
Documentos equivalentes: Los tiquetes de las mquinas registradoras
(diario o peridico que permita distinguir de manera no equivocada cada
operacin facturada),Tiquetes de trasporte (copia),De recibos de pagos de
matrculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin
reconocidos por el gobierno, Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y
los respectivos comprobantes de pago, estratos expedidos por sociedades
fiduciarias fondos de inversiones fondo de valores y fondo de pensiones en
general debern tener como mnimo los siguientes requisitos:

A. Nombre o razn social de quien prestan el servicio y su Nit.
B. Numeracin consecutiva.
C. Fecha de expedicin.
D. Descripcin especfica o genrica del servicio.
E. Valor de la operacin.

Documentos sustitutivos: Las boletas de ingreso espectculos pblicos
Requisitos para emitir documentos sustitutivos.

A. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad
Beneficiaria del pago o abono.
B. Fecha de la transaccin.

FORMA DE PAGO

CONTADO: El pago al contado se efecta no solo "en dinero contante" sino
tambin en letras, giros, cheques y dems documentos de crdito. Para facilitar
las operaciones comerciales, existe dentro del contado una especie de plazo,
como sucede por ejemplo en las compras que se hacen sucesivamente dentro de
un mes y que se pagan al final del mismo o algunos das ms tarde.

Ventajas de pagar al contado

- El pago de contado puede hacerse en efectivo o debitndolo de una cuenta
corriente o de ahorro; en ningn caso es igual a pagar con tarjeta de crdito.

- No hay que estar pendiente de pagos de facturas.

- Se eliminan deudas a futuro.

- Las compras de contado tienen ms opciones de descuento.

- No hay cobro de intereses.

CRDITO: depende de muchas variables y puede realizarse en distintos plazos de
pagos. En general, el comprador tiene un plazo de treinta, sesenta o noventa das
para abonar lo que debe. O bien, puede hacerlo en cuotas o en efectivo alcanzada
una fecha.
Comprar a crdito es muy comn, ya que permite que personas con ingresos
limitados puedan acceder a la adquisicin de bienes y servicios que de otra
manera se encontraran fuera de su alcance. Sin embargo, con mucha frecuencia
comprar a crdito supone el pago de intereses que se suman al monto inicial, de
manera que el precio final del producto o bien puede aumentar
considerablemente.

OBLIGADOS A FACTURAR

El Artculo 615 del Estatuto Tributario, hace mencin de la obligacin de expedir la
factura con lo siguiente:
Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de
comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas,
o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera debern expedir
factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de
las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes
o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General de
Impuestos Nacionales, as mismo los agricultores y ganaderos que vendan bienes
excluidos del impuesto sobre las ventas estn obligados a expedir factura o
documento equivalente, quedando exceptuados nicamente aquellos que cumplan
con los requisitos del literal h) del Decreto 1001 de 1997, esto es, que sean
personas naturales que nicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre
las ventas y que cumplan los lmites de ingresos y patrimonio para pertenecer al
rgimen simplificado.
NO OBLIGADOS A FACTURAR
En el caso de los no obligados a facturar nos remitimos al Artculo 616-2 del
Estatuto Tributario, que explica que no requiere la expedicin de factura en las
operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de
ahorro y vivienda y las compaas de financiamiento comercial. Tampoco existir
esta obligacin en las ventas efectuadas por los responsables del rgimen
simplificado. De igual manera en el artculo 2 del decreto reglamentario 1001 de
1997 adems de las disposiciones anteriores, menciona como no obligados a
facturar a Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de
grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas
Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados; Los distribuidores
minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas natural comprimido; Las
empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de
pasajeros; Quienes presten servicios de baos pblicos; Las personas naturales
vinculadas por una relacin laboral o legal y reglamentaria, en relacin con esta
actividad; Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto
sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no
sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del
rgimen simplificado. Sin embargo las personas no obligadas a expedir factura o
documento equivalente, si optan por expedirlos, debern hacerlo cumpliendo los
requisitos sealados para cada documento, segn el caso.

CASOS SANCIONABLES
En los ltimos aos se han sancionado a contribuyentes por mltiples razones
como:

- No facturar estando en la obligacin de hacerlo
- Facturar sin cumplir todos los requisitos legales incluido la resolucin de
Autorizacin de facturacin.
- Generar doble facturacin
- Cobrar IVA y no pagarlo
- Generar cuentas de cobro estando en la obligacin de facturar
- Entregar pre-cuentas
- Entregar facturas borrador
- Entregar cotizaciones en vez de la factura de venta
- Entregar pre-facturas




SANCIONES

Segn el Artculo 652 del Estatuto Tributario Sancin por expedir facturas sin
requisitos expresa: Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el
cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h), e i) del artculo
617 del Estatuto Tributario, incurrirn en una sancin del uno por ciento (1%) del
valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales,
sin exceder de 950 UVT. Cuando hay reincidencia se dar aplicacin a lo previsto
en el artculo 657 del Estatuto Tributario.
Pargrafo. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga
mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado de cargos a la
persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de diez (10) das para
responder.
Esta sancin tambin proceder cuando en la factura no aparezca el NIT con el
lleno de los requisitos legales. As mimo el Artculo 652-1. Sancin por no
facturar dice que quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan,
podrn ser objeto de sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio,
oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio de
conformidad con lo dispuesto en los artculos 657 y 658 del Estatuto Tributario.
Con relacin a esto se hace referencia al Artculo 653 que habla de la constancia
de la no expedicin de facturas o expedicin sin el lleno de los requisitos,
expresando que dos funcionarios designados por el Jefe de Fiscalizacin que
hayan constatado la infraccin, darn fe del hecho mediante un acta en la cual se
consigne el mismo y las explicaciones que haya aducido quien realiz la operacin
sin expedir la factura. En la etapa de discusin posterior no se podrn aducir
explicaciones distintas de las consignadas en la respectiva acta.
De igual manera el Artculo 657 Sancin de clausura del establecimiento,
menciona que La Administracin de Impuestos podr imponer la sancin de
clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, y en
general, el sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio, cuando no se
expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin
los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f), g), del Artculo 617 del
Estatuto Tributario, o se reincida en la expedicin sin el cumplimiento de los
requisitos sealados en el Artculo 652 del mismo Estatuto. En estos eventos,
cuando se trate de entes que prestan servicios pblicos, o cuando a juicio de la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la
entidad podr abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sancin prevista en
el artculo 652 del Estatuto Tributario.
Por ltimo, el Artculo 657-1 Retencin de mercancas a quienes compren sin
factura expresa que las personas comisionadas que hayan constatado el hecho
de la compra sin factura o documento equivalente, debern elabora
simultneamente el informe correspondiente, y darn traslado a la oficina
competente para que se imponga al establecimiento una sancin de cierre por
evasin, de conformidad con el procedimiento establecido en el artculo 657 del
Estatuto Tributario.