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ca en el servidor.




SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

AREA / PROCESO :

ADMINISTRACION
NOMBRE:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
CLUSULAS DE LA NORMA ISO 9001
7.4

CDIGO :

PG- 05- 07
REVISIN
FECHA DE
APROBACIN
ELABORADO
GERENCIA DE GESTION DE LA CALIDAD
APROBADO
GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

J ORGE GARCA GUERRA


ORIANA MIRANDA DAPONTE

REV 0 20/ 08/2007
FIRMA:


FIRMA:


PGINA: 1 de 7
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PG-05-07

Rev.0 Fecha:20.08.07

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CONTENIDO Pgina



1. PROPSITO 3

2. ALCANCE 3

3. DEFINICIONES 3

4. DESARROLLO 3

4.1. De la Adquisicin de insumos 3
4.2. De la contratacin de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento 5


5. INDICADOR DE GESTION 6

6. REGISTROS 6

7. ANEXOS 6

8. CONTROL DE MODIFICACIONES 6







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Rev.0 Fecha:20.08.07

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1 PROPSITO

El propsito del presente procedimiento es, asegurar que el proceso de compras se realice de tal
forma que se pueda garantizar que los materiales/servicios adquiridos por el Colegio San Francisco
J avier de Los Vilos, cumplen con las especificaciones requeridas por el Sistema de Gestin de
Calidad.

2 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al Departamento de Administracin y Finanzas del Colegio San
Francisco J avier de Los Vilos.

Las Gerencias, Directivos, J efes de departamentos, y personal de administracin deben considerar
este procedimiento para los efectos de implementar un proceso de adquisiciones efectivo y eficiente
para la evaluacin y el control de los productos y servicios comprados/contratados, con el fin de
satisfacer las necesidades y requisitos del Colegio.
Siendo el ltimo responsable de la validacin e implementacin de este procedimiento el Gerente
de Administracin y Finanzas del Colegio San Francisco J avier de Los Vilos.

3 DEFINICIONES

3.1 Proveedor: empresa o persona J urdica o natural, que suministra productos, servicios o
informacin.

3.2 Proveedor nico: Corresponde a un proveedor para un determinado material y/o servicio , que
en el pas, regin o comuna sea el nico en poseerlo o que por contrato, el Colegio est
comprometido a adquirir el insumo a ese proveedor.

3.3 Evidencia histrica: proveedores habituales, antes de la implementacin del sistema, fiables en
cuanto al cumplimiento de los requisitos de compra

3.4 Insumos: bienes empleados en la produccin de otro bien o servicio

3.5 Cotizacin: proceso de recoleccin del precio de un producto / servicio

3.6 Orden de compra: solicitud escrita a un proveedor para determinados productos o servicios

3.7 Consultor, consultara, programas de reforzamiento: profesional/tcnico con las competencias
necesarias que presta apoyo/servicios a la ejecucin de proyectos o implementacin de sistemas
en el Colegio San Francisco J avier de Los Vilos

3.8 Adquisicin/compra: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio de un bien
o servicio

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4 DESARROLLO

4.1 De la Adquisicin de insumos

4.1.1 Ante la necesidad de la adquisicin de un producto/servicio para satisfacer la correcta
ejecucin de los procesos pedaggicos que sustenta el Proyecto Educativo y Curricular del
Colegio san Francisco J avier, los Directivos, jefes de departamentos y administrativos,
deben confeccionar un memorando interno al Director Acadmico del Colegio con
referencia: SOLICITUD DE ADQUISICION, ajustando dicho requerimiento a la
planificacin anual entregada a la Coordinara Acadmica (U.T.P). Las Gerencias de,
Gestin y Desarrollo, Administracin y Finanzas y de Gestin de la Calidad canalizaran sus
solicitudes de adquisicin de forma directa al Departamento de Administracin y Finanzas.

4.1.2 El director Acadmico del Colegio San francisco J avier, recibir los memorando de
SOLICITUD DE ADQUISICION el ltimo da hbil de la tercera semana de cada mes. En la
oportunidad el Director debe revisar y filtrar las solicitudes, ajustndolas a las planificaciones
entregadas por los departamentos a la Unidad Tcnico Pedaggica. Estas solicitudes
podrn ser aprobadas o rechazadas parcialmente o totalmente, previa entrevista con el
solicitante de estimarlo necesario el Director Acadmico.

4.1.3 El Director Acadmico deber refundir en un solo memorando de SOLICITUD DE
ADQUISICION DEL MES XXX, los requerimientos aprobados por l y dirigirlo al
Departamento de Administracin y Finanzas a mas tardar el da martes siguiente, para
cuantificacin, cotizacin y estimacin del financiamiento involucrado. Debe ir acompaada
dicha solicitud con los respaldos de las solicitudes de adquisicin de los distintos
departamentos.

4.1.4 La Secretaria del Departamento de Administracin y Finanzas proceder a realizar las 3
cotizaciones que requiere el sistema de gestin de la calidad y en un plazo no superior a las
48 horas deber informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre los valores
cotizados.

4.1.5 De acuerdo al Manual de la Calidad del Colegio San Francisco J avier de Los Vilos, los
proveedores deben ser evaluados y seleccionados antes de adquirir sus
productos/servicios. A tales efectos, se tendr en cuenta:

Precio, plazo, condiciones de pago, etc.
Evidencia histrica.
Reputacin del posible proveedor, solicitando referencias de otros clientes.

4.1.6 Una vez seleccionados los proveedores para la compra, la Secretaria presentar en ternas
a la Departamento de Administracin y Finanzas, mediante el DO-05-01, Terna de
Proveedores detallando las diferencias econmicas y de calidad de sus productos/servicios.

Este procedimiento ser obligatorio si y solo si, la solicitud de compra es igual o superior
a UF 1.- (una), de otra manera la seleccin del proveedor queda al arbitrio de la
Secretaria del Departamento de Administracin y Finanzas, manejndolo por medio de
caja chica.
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La aprobacin de la compra, superior a 1UF quedar registrada con la firma del Gerente
de Administracin y Finanzas en el DO-05-01 Terna de Proveedores y se debe archivar
junto con la nota de pedido, en dependencia del mismo departamento, archivador de
cotizaciones.

4.1.7 Una vez cotizado y aprobado el producto/servicio, el departamento Administracin y
Finanzas deber proceder a elaborar la Orden de Compra, debidamente foliada, donde se
deben incluir los siguientes aspectos:
N de orden de compra.
Fecha de emisin.
Nombre , Rut, giro, direccin, telfono del Colegio San Francisco J avier.
Nombre del proveedor.
Unidad, cantidad, descripcin del material, valor unitario, valor total.
Fecha de entrega, lugar de entrega
Condiciones de pago.,
VB Gerencia

El original y 1era copia amarilla debe ser entregada al proveedor, y la 2da copia debe
quedar archivada en el Departamento Administracin y Finanzas., junto con los
antecedentes de respaldo.

4.1.8 Una vez suministrado el servicio/producto, la Secretaria recibe y verifica contra gua de
despacho o factura segn sea el caso, el fsico recepcionado. En el caso de que el
producto/servicio sea el deseado, se firmar la factura o gua de despacho como recibido y
se archivar la original en dependencias del Departamento Administracin y Finanzas, en
caso contrario, se rechaza el pedido.

No obstante, queda a criterio de la Secretaria recibir el pedido en forma parcial, an cuando
el pedido no est completo. Quedando a la espera de que el proveedor complete el
despacho.

4.1.9 La Secretaria Administrativa se rene con el Gerente de Administracin y Finanzas para
imputar contablemente las facturas.

4.1.10 La Secretaria Administrativa, una vez realizada la compra y la recepcin de los
productos/servicios, ingresa a archivo electrnico de ficha del proveedor, asignado la
ponderacin por el servicio recibido, conforme a las pautas descritas en el Procedimiento de
Evaluacin de Proveedores PG-06-07, con la finalidad de llevar un seguimiento a su
gestin.

4.1.11 Asimismo, dicha Secretaria entrega bajo registro al Director Acadmico los insumos y
materiales adquiridos, el que los pone a disposicin de los Departamentos que efectuaron el
requerimiento en forma oportuna, dejando registro de su entrega.

4.1.12 No se requerir cumplir cabalmente con el proceso de cotizacin y ternas de proveedores
cuando:

Se trate de un proveedor nico y

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Cuando la evidencia histrica del proveedor, demuestren que reiteradamente tiene
mejores condiciones de precio, calidad y/o oportunidad de entrega y adems se
encuentre calificado con Nota Anual superior a 2, conforme a lo expresado en el
Procedimiento de Gestin PG-06-07 Calificacin de Proveedores.

4.2 De la contratacin de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento.

4.2.1 Los Consultores, Programas de reforzamiento contratados por el Colegio San Francisco
J avier de Los Vilos, deben desempear sus funciones acorde a lo estipulado en el
Manual de la Calidad del Colegio y deben cumplir los procedimientos pertinentes del
Sistema de Descriptores Gestin de Calidad Escolar.

4.2.2 La seleccin Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento, se desarrollar a
travs de una entrevista personal realizada por el Gerente de Gestin y Desarrollo o
Gerente de Administracin y Finanzas o Director Acadmico del Colegio. Los motivos de
su eleccin debern quedar registrados en papel, para esto se utilizar el documento DO-
05-02 Seleccin de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento y se
archivarn en la carpeta correspondiente.

4.2.3 Con la contratacin de cada servicio, el departamento administracin y Finazas deber
elaborar un contrato de prestacin de servicios DO-05-03 Contrato de prestacin de
servicios, que ser valido como una orden de compra. El mismo debe ser archivado en
la carpeta correspondiente.(contratacin de Consultores- Consultoras y Programas de
Reforzamiento)

4.2.4 Finalizada la actividad para la cual fuera contratado, el Consultores- Consultoras y
Programas de Reforzamiento, deber emitir una boleta de honorarios, donde se dejar
constancia del servicio realizado y fecha de ejecucin.

4.2.5 Se exigirn copias de ttulos, certificados de perfeccionamientos, CV que avalen la
experiencia de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento. Dicha
constancias quedarn archivadas en carpetas en el Departamento Administracin y
Finanzas.Contratos Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento.

5 INDICADOR DE GESTION

Cumplimiento del 70 % de 3 cotizaciones, por orden de compra.

6 REGISTROS

Nota de Pedido
Orden de Compra
DO-05-01 Terna de Proveedores
DO-05-02: Seleccin de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento.
DO-05-03 Contrato de prestacin de servicios
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7 ANEXOS

A. Nota de Pedido
B. Orden de Compra
C. DO-05-01 Terna de Proveedores
D. DO-05-02: Seleccin de Consultores- Consultoras y Programas de Reforzamiento.
E. DO-05-03 Contrato de prestacin de servicios

8 CONTROL DE CAMBIOS


N
Revisin
Fecha Descripcin del cambio
A 14/08/07 Elaboracin del documento
0








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ANEXO A NOTA DE PEDIDO


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ANEXO B ORDEN DE COMPRA


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ANEXO C DO-05-01 TERNA DE PROVEEDORES COTIZADOS


DO-05-01
REVISION 0
FECHA
Proveedor Telfono
Caractersticas/Ventajas
Tcnicas del Proveedor
Costo
sin iva
Costo
con iva
Forma de
Pago
Comentario
Decisin
(A/NA)
1
2
3
NOTAS O NOTAS DE PEDIDO N
FECHA DECISIN VB GERENTE ADMINISTRACION Y FINANZAS
TERNA DE PROVEEDORES COTIZADOS





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ANEXO D DO-05-02
SELECCION DE CONSULTORES-CONSULTORAS Y/O PROGRAMAS DE REFORZAMIENTO


DO-05-02
REVISION 0
FECHA
CONSULTOR-CONSULTORIA Telfono
Caractersticas/Ventajas
Tcnicas
Costo
sin iva
Costo
con iva
Forma de
Pago
Comentario
Decisin
(A/NA)
1
2
3
NOTAS O NOTAS DE PEDIDO N
FECHA DECISIN VB GERENTE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SELECCIN DE CONSULTORES-CONSULTORAS Y/O PROGRAMAS DE
REFORZAMIENTO




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ANEXO E. DO-05-03 : CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS




En Los Vilos de Chile, a XX de XXXXXX de 2007, comparecen Francisco J avier Garca Villablanca RUT
7.702.396-8, Representante Legal del Colegio San Francisco J avier de Los Vilos., Rut 77.662.290-7, ambos con
domicilio en Panamericana Norte Kilmetro 226, comuna de Los VIlos y Don, XXXXXXXXXXXXXXX, Rut:
XXXXXXXXXXX-X, de Profesin XXXXXXXXXXXXXX, domiciliado(a) en
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, de la Comuna de XXXXXXXXXXXXXXX y exponen lo siguiente.

Primero: El colegio San Francisco J avier de Los Vilos se encuentra realizando XXX en el tema de XXX.
Segundo: Por el presente instrumento don/a XXXXXXXXXXXXX, se compromete a prestar la funcin de
xxxxxx, por una duracin de XX horas, das o meses a realizarse en XXXXXXX entre el XX y el XX de
XXXXXXXX de 2007, de XX:XX a XX:XX horas.
Tercero: Por la prestacin de los servicios don/a XXXXXXXXXXXXXXXXX y, contra la presentacin de su
boleta de honorarios percibir de parte del Colegio San Francisco J avier de Los Vilos, la suma de $XXX.XXX.- de
la cual se retendr el 10% por concepto de retencin de impuesto a la renta y ser cancelada dentro de los treinta
das siguientes a realizado el servicio.
Cuarto: Don/a XXXXX, deber dar cumplimiento a la programacin de xxxxxxx acordada entre el Colegio San
Francisco J avier de Los Vilos, y el cliente.
Quinto: Las partes hacen expresa declaracin que don/a XXXXX no es dependiente ni empleado del Colegio San
Francisco J avier de Los Vilos, ni adquiere tal carcter por este contrato; que realizar su labor sin vnculo de
subordinacin o dependencia y, que actuar como independiente y libremente en el ejercicio de su ocupacin.
Sexto: XXXXXXXXXXX, acepta que el Colegio San Francisco J avier de Los Vilos puede poner trmino a sus
servicios sin expresin de causa, percibiendo el prestador del servicio sus honorarios proporcionales al servicio
otorgado a la fecha de trmino.
Sptimo: Para todos los efectos del presente instrumento, las partes fijan su domicilio en la ciudad de Los Vilos.
Octavo: El presente contrato se firma en dos ejemplares de igual tenor y valor, quedando uno en poder de cada
parte.





---------------------------------- -----------------------------
REPRESENTANTE LEGAL CONSULTOR





CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
DO-05-03
REVISION: 0
FECHA: