Diagrama de Procesos

Para qu sirve
Ayuda a comprender el trabajo como un proceso y a identificar en qu parte del
proceso est el problema.
Es muy importante comprender que cada paso en el proceso crea relaciones o
dependencias entre unos y otros para lograr la realizacin del trabajo. Cada paso
del proceso depende en uno o varios proveedores de materiales o servicios y en
algunos casos de informacin o recursos, los cuales deben ser: confiables, libres
de defectos, oportunos y completos.
En contraposicin, aquellos que son los receptores del o de los productos del
proceso deben asentar claramente sus requerimientos y dar a conocer cuando no
estn recibiendo lo esperado. Es tambin muy importante que el diagrama de flujo
sobre el que se haga el anlisis de cualquier proceso se encuentre al da, ya que
si no es as puede desvirtuar la identificacin de problemas reales. Cada proceso
es un sistema y debe ser tratado de tal manera con todas las partes con las que
conecta. Si se cambia una de las partes del subsistema siempre se ver afectado
el cmo acta el sistema en su totalidad.
Cmo se elabora
Utilice smbolos para mostrar el flujo de las acciones y decisiones involucradas en
el proceso de principio a fin. La simbologa bsica es la siguiente:






Figura 1













Figura 2
Enliste todos los pasos del proceso como se estn realizando. Mantenga tan
simple como sea posible su descripcin.
Valide el diagrama de flujo y las medidas de desempeo del mismo con los
propietarios o los que llevan a cabo el proceso y con los usuarios del mismo.
Antes de que un equipo pueda mejorar algn proceso, necesitan entenderlo.
Las personas que pueden evaluarlo son las que participan en el proceso o
reciben algn producto, servicio o informacin de l.
Se puede llevar a cabo un proceso de chequeo bajo los siguientes
considerandos:
Si est completo: esto es si el diagrama de proceso muestra todas las tareas
consideras como criticas as como el que todos los diamantes de decisin estn
incluidos.
Precisin: Si las palabras describen claramente lo que ocurre en cada paso del
proceso y, si todas las conexiones siguen el flujo real.
Tiempo invertido: el tiempo que toma en realidad el llevar a cabo cada rea o
tomar una decisin.
Medida de efectividad del proceso total: Se refiere a la evaluacin que hace la
persona que recibe el producto o servicio, resultado del proceso en su totalidad
la evaluacin es objetiva? (basada en hechos) o subjetiva? (basada en
opiniones).
Medida de efectividad de cada paso retrasos y cuellos proceso: como
percibe la persona responsable de cada paso el resultado de la tarea involucrada
en si misma? es objetiva? (basada en hechos) o subjetiva? (basada en
opiniones).
Retraso y cuellos de botella en el proceso: existen retrasos debido a que la
manera de tomar decisiones es clara? Existen puntos de inspeccin o chequeo
donde se puede identificar si los productos, informacin o servicios son
rechazados o desviados?
Responsabilidades: Quin mide, mejora, o proporciona informacin sobre cada
paso del proceso? Es una persona responsable de cada paso o tarea o se
comparte la responsabilidad?
Problemas de calidad: existen registros de quejas por parte de los usuarios
sobre el resultado de cada paso del proceso? Existen pasos obsoletos en el
proceso que no fructifiquen en un resultado tangible o til?

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
Es una representacin grfica que muestra la relacin cualitativa e hipottica de
los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o fenmeno determinado.
Caractersticas principales
A continuacin se citan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.

Impacto visual
Muestra las interrelaciones entre un efecto y sus posibles causas de forma
ordenada, clara, precisa y de un solo golpe de vista.

Capacidad de comunicacin
Muestra las posibles interrelaciones causa-efecto permitiendo una mejor
comprensin del fenmeno en estudio, incluso en situaciones muy complejas.
Centra la atencin de todos los componentes del grupo en un problema especfico
de forma estructurada y sistemtica.








Pasos para realizar un diagrama causa-efecto.
1. definir el efecto cuyas casusas han de ser identificadas
2. dibujar le eje central y colocar el efecto dentro de un rectngulo al extremo
derecho del eje
3. identificar las posibles causas que contribuyen al efecto o fenmeno de
estudio
4. identificar las causas actuales e incluirlas en el diagrama
5. aadir causas para cada rama principal
6. aadir causas subsidiarias para las subcausas anotadas
7. comprobar la validez lgica de cada cadena causal y hacer eventuales
correcciones
8. comprobar la integracin del diagrama
9. conclusin y resultado.

Paso 1: Definir, sencilla y brevemente, el efecto o fenmeno cuyas causas
han de ser identificadas
El efecto debe ser:
Especfico
Para que no sea interpretado de diferente forma por los miembros del grupo de
trabajo, y para que las aportaciones se concentren sobre el autntico efecto a
estudiar.
No sesgado
Para no excluir posibles lneas de estudio sobre el efecto objeto del anlisis.
Es conveniente definirlo por escrito especificando que es lo que incluye y lo que
excluye.
Paso 2: Colocar el efecto dentro de un rectngulo a la derecha de la
superficie de escritura y dibujar una flecha, que corresponder al eje central
del diagrama, de izquierda a derecha, apuntando hacia el efecto.


Figura 1

Paso 3: Identificar las posibles causas que contribuyen al efecto o fenmeno
de estudio.
Atendiendo a las caractersticas y particularidades del grupo de trabajo y a las del
problema analizado, se decidir cul de los dos enfoques existentes para
desarrollar este paso es el ms adecuado:
Tormenta de Ideas
Proceso lgico paso a paso
En el caso de utilizar la Tormenta de Ideas la lista resultado de la sesin ser la
fuente primaria a utilizar en los siguientes pasos de construccin del diagrama.
En el caso de utilizar un proceso lgico paso a paso, la fuente primaria sern los
propios componentes del grupo, aportando sus ideas segn se va construyendo el
diagrama.


Paso 4: Identificar las causas principales e incluirlas en el diagrama.
a) En primer lugar se identificarn las causas o clases de causas ms generales
en la contribucin al efecto.
Esta clasificacin ser tal que cualquier idea de los miembros del grupo podr ser
asociada a alguna de dichas causas.
b) En segundo lugar se escriben en un recuadro y se conectan con la lnea central
segn la figura siguiente.

Figura 2


Paso 5: Aadir causas para cada rama principal.
En este paso se rellenan cada una de las ramas principales con sus causas del
efecto enunciado, es decir con causas de las causas principales. Para incluir estas
en el diagrama se escriben al final de unas lneas, paralelas a la de la flecha
central, conectadas con la lnea principal correspondiente.



FIGURA 3

Paso 6: Aadir causas subsidiarias para las subcausas anotadas.
Cada una de estas causas se coloca al final de una lnea que se traza para
conectar con la lnea asociada al elemento al que afecta y paralela a la lnea
principal o flecha central.
Este proceso contina hasta que cada rama alcanza una causa raz. Causa raz
es aquella que:
- Es causa del efecto que estamos analizando.
- Es controlable directamente.


Paso 7: Comprobar la validez lgica de cada cadena causal
Para cada causa raz "leer" el diagrama en direccin al efecto analizado,
asegurndose de que cada cadena causal tiene sentido lgico y operativo.

Este anlisis asegura que la ordenacin es correcta y tambin puede ayudar a
identificar factores causales intermedios u omitidos.

Paso 8: Comprobar la integracin del diagrama
Finalmente debemos comprobar, en una visin de conjunto del Diagrama la
existencia de ramas principales que:
- Tienen menos de 3 causas.
- Tienen, apreciablemente, ms o menos causas que las dems.
- Tienen menos niveles de causas subsidiarias que las dems.
La existencia de alguna de estas circunstancias no significa un defecto en el
diagrama pero sugiere una comprobacin a fondo del proceso.

Paso 9: Conclusin y resultado
El resultado de la utilizacin de esta herramienta es un diagrama ordenado de
posibles causas (teoras) que contribuyen a un efecto.

INTERPRETACIN
Un Diagrama Causa-Efecto proporciona un conocimiento comn de un problema
complejo, con todos sus elementos y relaciones claramente visibles a cualquier
nivel de detalle.
Su utilizacin ayuda a organizar la bsqueda de causas de un determinado
fenmeno pero no las identifica y no proporciona respuestas a preguntas.

Posibles problemas y deficiencias de interpretacin
a) La ms grave de las posibles falsas interpretaciones del Diagrama Causa-
Efecto, es confundir esta disposicin ordenada de teoras con los datos reales.
Este diagrama es til para desarrollar teoras, representar y contrastar su
consistencia lgica, pero no sustituye su comprobacin emprica.

b) Construccin del Diagrama sin un anlisis previo de los sntomas del fenmeno
objeto de estudio.
En tales casos el efecto descrito puede ser muy general y estar mal definido por lo
que el diagrama resultante sera innecesariamente grande, complejo y difcil de
utilizar.

c) Deficiencias en el enunciado (sesgos) que limiten las teoras que se exponen y
consideran, pudiendo pasar por alto las causas reales que contribuyen al efecto.

d) Deficiencias en la identificacin y clasificacin de las causas principales. Esta
clasificacin est ntimamente ligada con la capacidad de la herramienta para la
organizacin eficaz de la bsqueda de causas reales.

UTILIZACIN
Por sus caractersticas principales la construccin de un Diagrama de Causa-
Efecto es muy til cuando:
- Se quiere compartir conocimientos sobre mltiples relaciones de causa y efecto.
Por ser una ordenacin de relaciones lgicas, el Diagrama de Causa-Efecto es
una herramienta frecuentemente utilizada para:
- Obtener teoras sobre relaciones de causa-efecto en un proceso lgico paso a
paso.
- Obtener una estructuracin lgica de muchas ideas "dispersas", como una lista
de ideas resultado de una Tormenta de Ideas.



Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas
Durante un proceso de solucin de problemas hay tres puntos en los que la
construccin de un Diagrama Causa-Efecto puede ser muy til:
- En la fase de diagnstico durante la formulacin de posibles causas del
problema.
- En la fase de correccin para considerar soluciones alternativas.
- Para pensar de forma sistemtica sobre las posibles resistencias en la
organizacin a la solucin propuesta.