I.

EXPLICAR QUE SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIN DE MATERIALES Y QUE

ACTIVIDADES FUNDAMENTALES CUBRE.

Como hemos ido aprendiendo a travs de los diferentes mdulos anteriores, vemos que
la actividad administrativa tiene como fin la produccin de bienes y/o servicios, lo que
requiere el consumo de diversas formas de materia, la provisin de los cuales es
responsabilidad directa de los ejecutivos a cargo.

Esta adquisicin es, casi siempre, la parte ms importante de los gastos de una
organizacin que puede ir del 20% hasta el 90% del total del presupuesto general,
superando a las dems partes de esta organizacin. En efecto, la utilizacin eficiente de
materiales constituye un factor muy importante en el xito de una organizacin, es por
esto que las tcnicas, directrices y procedimientos de la administracin de materiales
deberan de colocarse al nivel ejecutivo en un rango similar al de las funciones clsicas
de planificacin, organizacin, presupuesto y personal.
El director, gerente o persona a cargo debe planificar y programar la debida adquisicin,
conservacin, distribucin y uso de materiales, a travs de una estructura orgnica de
acuerdo a las necesidades de la empresa, que garantice el funcionamiento y control
efectivo de esta, debe dirigir y establecer directrices, debe ejercer un control efectivo y
coordinacin apropiada de los materiales con el resto de las operaciones.

Estas actividades deben constituirse en forma continua como un habito del ejecutivo,
pues solo con una disposicin oportuna y apropiada de los materiales, es posible llevar a
cabo las operaciones que demandan los objetivos de la empresa, esto no quiere decir
que el ejecutivo deber ser necesariamente un experto en administracin de materiales,
sino que dentro de sus responsabilidades est la de tomar decisiones generales con
respecto a la administracin de materiales, pues la importancia econmica de estos tiene
un efecto decisivo en el desarrollo eficiente de la organizacin.

Lamentablemente podemos apreciar la ausencia de un tratamiento adecuado para esta
funcin, se le da mayor importancia al aspecto humano, haciendo solo referencias
generales sobre la Administracin de Materiales.

La Administracin de Materiales se puede definir bsicamente como la provisin de
material en trminos de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requeridos, al mnimo
posible de costo.


ACTIVIDADES FUNDAMENTALES:

Planificacin de Materiales de acuerdo a las necesidades de la organizacin y al plan
respectivo de operaciones calculadas para cubrir un periodo de tiempo anticipado. Esta
planificacin nos da el momento en que se le necesitan y la cantidad necesaria.
Aplicacin de normas y especificaciones estandarizadas en operaciones de compra,
almacenamiento y suministro.
Compra.

Inspeccin de recibo y entrega, incluyendo la verificacin del cumplimiento de las
especificaciones de adquisicin o compra.
Almacenamiento y distribucin de materias primas y accesorios. Almacenamiento y
distribucin de artculos no productivos (que intervienen en las operaciones pero no en la
elaboracin del producto).
Mantenimiento de registros de almacn.
Recuperacin, mantenimiento, conservacin, transferencia e intercambio, tanto de
materiales como de equipos para asegurar el uso integral y econmico de los mismos.
Simplificacin, uniformidad y sustitucin de materiales (reduccin de variedad, tipos,
estilos; adopcin de normas de calidad y descripcin por escrito de las mismas).
Establecimiento de medidas de seguridad en la conservacin, manejo, distribucin y
consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes, deterioros y prdidas.
Contabilidad y control, esto evitar gastos excesivos y obtendr ahorro en las
operaciones.

La Administracin de Materiales no debe ser expuesta a influencias polticas o de otro
gnero extraos a la organizacin. En los organismos gubernamentales podemos
observar el favoritismo en las operaciones de compra y suministro dando como resultado
una mala administracin de materiales lo que redundar en una inadecuada
administracin.

La experiencia demuestra que la mejor manera de operar es comprar al postor que
ofrezca el mejor producto y al menor precio sin que importe su filiacin poltica o
relaciones personales o de amistad con un directivo de la empresa. Si se otorga el
contrato a un miembro de la oposicin al gobierno sobre una base estrictamente tcnica,
es probable que se gane un adepto. De otra manera si solo se contrata a una
organizacin que este con el gobierno, la oposicin tender a fortalecerse.

II. DEFINIR EN FORMA BREVE Y SENCILLA CADA UNO DE LOS PRINCIPIOS DE LA
ADMINISTRACION DE MATERIALES.

La experiencia a travs de los aos, principalmente en las grandes industrias, nos da
como resultado algunos principios que regirn la Administracin de Material:

CONTROL:

Es sumamente importante porque nos ayudara a reducir el intervalo entre la recepcin de
la materia prima y la obtencin del producto o servicio final. El movimiento en lnea recta
de los materiales a lo largo de todo el proceso, la simplificacin y la coordinacin de
operaciones y medidas similares, son importantes factores que contribuyen a ello.

La administracin de material se ve ms compleja cuanto ms grande sea una
organizacin hacindose ms necesario su control.

Las funciones de Control de materiales comprenden:

Determinar los requerimientos probables de material en calidad y cantidad.
Asegurar el almacenamiento y el abastecimiento adecuado de los productos.
Disponer de almacenes de distribucin y entrega que sean necesarios.
Registrar todos los movimientos de material en almacenes de manera apropiada.
Prever los datos necesarios de los almacenes para efectos de contabilidad y costos.

Aqu se muestran algunas ventajas vitales del control de materiales:
Previene prdidas al verificar que los materiales cumplan con las especificaciones de
acuerdo con las rdenes de compra.
Reduce los perjuicios debidos a robos, roturas, deterioros de los materiales, as como
el mal aprovechamiento de espacio por causa de una inadecuada distribucin o
localizacin de los materiales almacenados.
Evita compras excesivas, es decir, el ocio de capitales e inventarios.
Reduce la variedad de materiales a usar.
Elimina retrasos en las actividades mediante el suministro a tiempo de los materiales
requeridos.
Mantiene un inventario perpetuo, asegurando el orden, registr adecuado as como la
facilitacin del aprovisionamiento del material.

Cuando la funcin de Control no se efecta de una forma correcta surgen tres problemas
principales:
Inventarios excesivos.
Contabilidad de materiales inadecuada.
Costos excesivos de produccin.

El origen de los inventarios se justifica por varios motivos, entre ellos: hay que tener a
mano los elementos necesarios para la realizacin de las operaciones con la finalidad de
que se proceda con orden y sin perdida de tiempo; tambin se puede originar por el afn
de comprar grandes cantidades para lograr un costo optimo o como resultado de una
poltica de largo plazo que busca reducir el costo de la mano de obra as aumentar la
productividad manteniendo la continuidad del empleo. Por otro lado tambin tiene su
justificacin econmica en la anticipacin de periodos difciles de abastecimiento de
materia primas, guerras, huelgas, etc.

Siempre se necesita un buen juicio para hacer validas todas estas justificaciones, no se
debe incrementar en forma desmedida los inventarios y esto ocurre cuando hay un error
de juicio provocando la acumulacin de inventarios provenientes fundamentalmente de
previsiones desatinadas, por falta de coordinacin, por basarse en datos insuficientes,
etc.

CENTRALIZACIN:
Qu grado de centralizacin debe existir en una operacin? Si la empresa esta formada
por una sola planta, lo ms apropiado debe ser contar con un departamento centralizado
de administracin de materiales o al menos una persona encargada. Si se tiene mas de
una planta, ah si se requiere un estudio mas profundo de diversos factores que influyen
para determinar si es necesario un departamento centralizado como por ejemplo:
localizacin geogrfica de la planta, homogeneidad de los productos a utilizar, tipo de
materiales que se necesitan mayormente, localizacin de abastecedores.

La funcin de la administracin de materiales deber estar a cargo de una sola direccin
cuando se pueda centralizar y esto trae ventajas sustanciales como por ejemplo:
mantenimiento de una poltica consistente de abasto y el mayor poder adquisitivo posible.
Al tener centralizados los materiales, todas las actividades de almacenaje se encuentran
bajo una sola direccin y en un solo lugar.
De esta manera vemos que la centralizacin debe ser efectiva para empresas de una
sola planta o con varias plantas en una misma rea geogrfica y que su produccin
demande casi las mismas materias primas. Por otro lado vemos que si las plantas se
encontrasen en localidades distantes, que cada una de ellas requiera materiales distintos
y con requerimientos de material deferentes, entonces se debera efectuar una
descentralizacin ms amplia pero supervisadas por un organismo central que verifique y
haga cumplir las normas y directrices generales de compras, se supervise el abasto y que
se establezca una interrelacin entre estas.

Debemos tomar en cuenta que tambin existen empresas que se encuentran entre estos
dos extremos entonces debe existir una centralizacin parcial de las funciones, as lo
podemos observar a continuacin:

La buena administracin de material trae algunas grandes ventajas, entre ellas podemos
mencionar:
Menor costo por unidad al comprarse por cantidad.
Menor costo general de manejo y otras actividades por ahorro en la reduccin del
personal asignado a estas funciones.
Empleo de personal permanente y especializado.
Reduccin de los tipos, variedades, estilos de los artculos utilizados.
Mejor inspeccin en las entregas.
Eliminacin del gasto desmedido por medio del control de los inventarios.
Reduccin de gastos debido al control de los pedidos.

SIMPLIFICACIN:

Por lo general vamos a observar un gran error en los jefes de las organizaciones
centrales de material y esta es que en la mayora de los casos estos intentan evaluar su
eficiencia de acuerdo a lo siguiente: cuanto mayor sea la cantidad de dinero empleado en
las operaciones ms eficiente e importante considera su funcin. No hay nada ms falso
que esto, la norma nos indica todo lo contrario, como lo hemos mencionado
anteriormente, la centralizacin nos permite minimizar los gastos y reducir los inventarios
y as la reduccin de la inversin total en existencias disponibles en espera de uso.
Tambin observamos que si el jefe de compras no es muy cuidadoso, pronto vera a
suorganizacin inmersa en una masa de formularios, registros, informes y otro tipo de
papeleo causando disipacin del ahorro potencial. Cada uno de estos documentos en
forma individual demanda un costo inicial irrisorio pero este no es el ltimo, se propaga a
toda la empresa en forma de horas de trabajo as como el aumento del costo de
recopilacin de datos en un informe consolidado.


El nico procedimiento acertado es reducir al menor nmero posible de formularios as
como llevar los registros ms simples y sencillos. Se debe tener en cuenta el efecto que
produce en los abastecedores sus requisitos de informacin, de igual forma los trminos,
condiciones, pedidos, contratos deben estar exentos de frases extensas, frases tcnicas
ampulosas.

UNIFORMIDAD:

Para asegurar la mxima eficiencia posible se debe implementar un programa de
estandarizacin o uniformidad de materiales lo que incluye reduccin de tipos, tamaos y
variedades de los artculos usados, a un nmero mnimo sin perjudicar una operacin
eficiente.

Cuando las compras son descentralizadas, cada departamento buscar satisfacer sus
necesidades particulares en cuanto a calidad o marca aun cuando ms de una de ellas
necesiten el mismo producto o un similar con diferente nombre comercial. Si se llegara a
centralizar y no se tuviera un programa de estandarizacin o uniformidad, se llegara a
realizar tantos pedidos pequeos como si estuvieran hacindose en forma independiente
por cada departamento y no nos servira de nada, perdindose las ventajas inherentes a
la compra en gran escala, no se obtendr la reduccin potencial en los tramites, no se
reducir la inversin de fondos en inventarios de existencias ni el espacio de
almacenamiento ni de instalacin para el mismo. Por lo tanto es prioritariamente
importante que se implemente este programa de estandarizacin o uniformidad.

Para que este programa sea implementado con xito se debe realizar en forma
cooperativa, no puede ser solo de un departamento; se recomienda el establecimiento de
una junta o comit de estandarizacin integrado por el jefe de la oficina de administracin
de materiales y los representantes de cada uno de los departamentos de la empresa.
Para que este organismo pueda tener xito debe contar con la opinin tcnica de
ingenieros, inspectores, laboratoristas y por las personas que han de utilizar estos
materiales. De no ser as se puede encontrar algunas adversidades como la oposicin de
las unidades consumidoras por creerlo una amenaza para su autonoma y un obstculo
para sus responsabilidades operativas.

Se deben seguir algunos pasos para lograr esta estandarizacin, a continuacin
detallaremos algunos de ellos:

Determinar que artculos deben usarse por los diferentes departamentos.
Determinar las variedades, estilos o marcas que se han comprado en cada grupo de
artculos.
Indagar sobre las duplicaciones incurridas en las compras que errneamente se
consideraron diferentes.
El acuerdo sobre el nmero mnimo de calidades, marcas o tipos que bastaran para
los requisitos de trabajo de las diferentes unidades administrativas.

PLANIFICACIN:
La forma ms efectiva de administrar los materiales es basar los procedimientos en
planes que contengan las previsiones de consumo por clases y cantidades de productos,
tomando en cuenta toda actividad que requiera materiales y cualquier otro dato
pertinente. Es conveniente establecer programas de provisin y suministro con la debida
anticipacin y modificarlos de tiempo en tiempo, de acuerdo con las altas o bajas en el
consumo de los productos. El principal objetivo debe ser simplificar el control de
materiales para abastecer a las distintas dependencias de modo que puedan trabajar y
cumplir a tiempo con las tareas que tienen encomiendas y para acumular existencias de
acuerdo con el trabajo de dichas dependencias. Con una buena planificacin, las rdenes
se cumplen ms rpidamente y se simplifican las operaciones sin serios peligros de
escasez de cualquier material y sin necesidad de tener inventarios excesivamente
elevados. La condicin ideal es mantener la mayor parte de los materiales en proceso y
muy pocos en almacn; en otras palabras, recibir los materiales hoy para ponerlos a
trabajar maana. Esta condicin prev la existencia de reservas en material suficiente
para hacer frente a situaciones de emergencia, tales como huelgas en las plantas
abastecedoras, guerras o dilaciones en el transporte y entrega de mercanca.

Debe recordarse que la planificacin de materiales es un factor clave en toda operacin
de cualquier empresa.
Si no hay una planificacin y un control de materiales prudentemente establecido e
interrelacionado con las necesidades de operacin y un programa bien elaborado de
actividades, toda la organizacin trabajar ineficientemente.
El departamento puede planificar sus compras de acuerdo con las tendencias del
mercado, variaciones estacionales, etc.; puede contratar por anticipado para un periodo
razonable, especificando las entregas a tiempo para su uso de acuerdo con el estado del
inventario y el tiempo debido para las demandas de emergencia, de servicio, retrasos en
el transporte, etc.


ECONOMA:

El jefe responsable de cualquier administracin que proyecte establecer un sistema de
administracin de materiales debiera hacerse esta pregunta inicial Qu economas
pueden hacerse?.
La respuesta depende de la sinceridad y destreza con que funcione el sistema de
administracin de materiales. Si se cuenta con un personal calificado y dispuesto a
cooperar con las dependencias consumidoras, un grupo sencillo de procedimientos sin
fraseologa intil ni burocracia innecesaria, independencia de intromisin poltica y
cooperacin de las dependencias consumidoras, un sistema centralizado de
administracin debe reducir el costo de las funciones en un monto considerable, aun
teniendo en cuenta que, en muchos casos, la oficina tendr que aceptar precios ms
altos por los materiales y equipo, si con ello aumenta la calidad. Admitiendo que la
economa neta fuera solamente un 10%, el valor monetario de tal economa sera
importante, dado que el porcentaje del presupuesto total gastado en materiales es muy
alto.

A veces la administracin de materiales ahorrara dinero adquiriendo ciertos productos a
precios elevados. Las economas reales provienen del mejor y ms largo servicio de
dichos productos. Hay ciertos artculos en que los precios ms altos son, a la larga, los
ms baratos.

ESPECIALIZACIN:

El personal tcnico para la administracin de materiales debe elegirse a base de
adiestramiento y experiencia y no favoritismo o filiacin poltica. Aquellas
administraciones que no tienen un servicio civil o de carrera para la eleccin y retencin
de empleados, debieran contar, sin embargo, con un sistema de meritos en el aspecto
de materiales. Es comn, que en cualquier organizacin los puestos ms altos que tienen
a su cargo la determinacin de la poltica a seguir, se llenen con personas de la confianza
de los ejecutivos; sin embrago, el personal de cualquier organismo central de materiales
que deba su puesto a la poltica, difcilmente podr operar sobre una base apoltica, y
difcilmente tambin podr sustraerse a favorecer a sus padrinos polticos.

El jefe de la oficina central de materiales debiera ser reclutado a base de exmenes
escritos u orales para demostrar su competencia, o tomando en cuenta sus
antecedentes. Debiera ser nombrado y ocupar dicho puesto en tanto sus servicios se an
satisfactorios. Debiera tener un sueldo igual, o comprable, a los percibidos por sus
colegas en otras empresas o por funcionarios de responsabilidades anlogas e la misma
empresa. Es muy mal sistema, y antieconmico, por cierto, pagar al jefe de la oficina de
materiales un sueldo tan bajo que lo obligue a buscarse otra ocupacin adicional ajena a
su cargo, o a buscar gratificaciones en relacin con las transacciones que realice.
El jefe de la oficina de materiales deber tambin tener el suficiente buen criterio, tacto y
habilidad para delegar responsabilidades en su personal. En una organizacin pequea,
puede que tenga que ejecutar ciertas funciones tcnicas; sin embargo, en la mayora de
los casos, podr repartir el trabajo entre el personal a sus ordenes. Por consiguiente, no
necesita ser un experto en todos los detalles de las operaciones de su organizacin,
aunque si deber estar familiarizado con los principios fundamentales del trabajo cuya
responsabilidad le ha sido conferida.
El personal subordinado debiera nombrarse por un periodo indefinido, y tener un sueldo
lo suficientemente bueno que le permita dedicar todo su tiempo y esfuerzo al trabajo que
le ha sido encomendado, sin caer en tentacin de aumentar su sueldo con comisiones y
gratificaciones a cambio de favores.
REGISTRO:
Todo sistema de administracin de materiales debiera estar adaptado a las necesidades
de las empresas, en particular, y los formularios que se diseen y usen debern ser
satisfactorios, en la medida que den los datos requeridos y conserven los registros
necesarios de una manera simple, concisa, fcil de manejar, siempre listos para usarse,
efectivos y a bajo costo.

INFORMACIN:

El concepto moderno de administracin de materiales demanda la existencia de medios
para medir la eficiencia a satisfaccin de la gerencia de la empresa. Un plan para medir
esta eficiencia, sirve a un doble propsito:
Permite a la gerencia examinar la forma en que el departamento de materiales est
llevando a cabo su trabajo.
Permite al jefe de dicho departamento analizar y medir su propia tarea y su desarrollo,
lo cual redunda siempre en una oportunidad de mejoramiento.

III. POR QU ES IMPORTANTE LA FUNCIN DE COMPRA?

La adquisicin o compra es la obtencin de materiales, accesorios, maquinas,
herramientas y servicios requeridos para el equipo, mantenimiento y operacin de una
empresa. En empresas de importancia esta funcin esta designada a un departamento
de compras.

Consiste en un plan de compras o itinerario de operaciones de la oficina de materiales,
en el cual se combinan las estimaciones del uso probable de materiales y del estado de
inventario, tomando en cuenta las condiciones del mercado, de manera que se pueda
delinear un plan realizable para el abastecimiento de los materiales que se necesitan y no
ms, al tiempo requerido por las actividades y al menor costo posible de inversin en
inventarios, bajo las condiciones ms favorables del mercado

La importancia de la funcin de compras estriba en lo siguiente:
Es una funcin primordial. No puede llevarse a cabo operaciones eficientes a menos
que los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo, sean comprados a un costo
mnimo conmensurable con los niveles generales de precios.

Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperacin
apropiada de la inversin. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal
forma, que asegure el abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en
suficientes cantidades para mantener el ritmo de trabajo y el cumplimiento de las
obligaciones a tiempo, sin incrementar la inversin ms all de lo que requieren las
necesidades corrientes y el mantenimiento de un factor razonable de seguridad.

A travs de un contacto estrecho con el mercado en general, el departamento de
compras est en posicin de aconsejar a su organizacin respecto a lo siguiente: nuevos
materiales que se puedan usar con ventaja en sustitucin de los materiales en uso;
nuevas lneas posibles de productos que se puedan agregar; cambios en las tendencias,
ya sea de precios u otros factores que pueden afectar los costos de la compaa; fomento
de buenas relaciones en el mundo de los negocios, con los cuales se tienen contacto.

Sus contactos con los vendedores, con las tendencias del mercado y las directrices de
manufactura y de mercado en las industrias, hace posible al departamento auxiliar, en
forma inestimable en la estructuracin de planes ya sea para la inclusin de nuevos
productos, para la planificacin de las operaciones, determinacin de las polticas de
mercado o ampliacin de algunas compras.




IV. QU ES NECESARIO PARA OBTENER LA CALIDAD APROPIADA DE UN
ARTICULO?
Para obtener la calidad apropiada de un artculo, es necesario:
1. Disponer de una especificacin adecuada que sirva de gua.
2. hacer los pedidos a vendedores de confianza.
3. Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripcin bien
definida reduce los costos.
Debieran comprarse cantidades mnimas solamente cuando no haya una economa
apreciable en compras en gran escala; cuando los precios corrientes son altos, o fluctan
ampliamente y se espera una cada de los mismos, y cuando no existe dificultad en
obtener lo que se desea de cualquiera de los diferentes distribuidores. Las compras en
exceso aunque pueden significar cierto ahorro en los descuentos por cantidad, tambin
llevan implcitos costos de transporte y almacenamiento que pueden aumentar el costo
de la compra.
La variedad de artculos que se compran, as como su tipo, volumen y condiciones de
compra, requieren que el departamento de compras establezca un sistema para obtener
la debida informacin de precios en la forma ms rpida posible.

V. SEALAR LOS ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA COTIZACION DE PRECIOS.
Para solicitar cotizaciones de artculos que se compran con frecuencia, el departamento
de compras debe contar siempre con una lista de postores. Esta lista debe incluir a los
fabricantes, distribuidores o vendedores que han solicitado que sus nombres sean
incluidos en la misma.
La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El
departamento de compras debe estar autorizado para exigir prueba de responsabilidad a
cualquier posible postor que no ofrezca garantas. Tal prueba debe abarcar informes
sobre sus recursos financieros, instalaciones de manufactura o distribucin, tcnica o
experiencia en el surtido de artculos en que se desea hacer una propuesta, y sus
antecedentes en cuanto a cumplimiento de contratos con otros clientes oficiales y
particulares. Siempre que sea posible, debe precisarse su responsabilidad por tales
medios antes de aadir su nombre en la lista, para evitar el retraso en la adjudicacin de
un contrato o pedido, si tal comprobacin tiene que hacerse despus de recibirse su
postura. El departamento de compras debe estar tambin provisto de autoridad para
suprimir de la lista de postores y para privar del derecho a hacer propuestas durante un
periodo razonable de tiempo, a cualquier postor que no haya cumplido un contrato o haya
intentado voluntariamente defraudar con entregas incompletas o defectuosas, o mediante
otras prcticas ilegales o dudosas.

No es aconsejable llevar una lista de postores para artculos que rara vez se compran.
Las posibles fuentes de abastecimiento pueden obtenerse mediante material de
referencia o de los registros del departamento de pedido de materiales. A este propsito
las publicaciones tcnicas y comerciales pueden ser de gran utilidad. Puesto que la
responsabilidad de obtencin de una adecuada provisin de ofertas reside en el
departamento de compras, el personal del mismo debe ocuparse continuamente en la
busca de nuevas y mejores fuentes de abastecimiento.

El registro exacto del precio es esencial para el sistema moderno de compras. Debe
llevarse un archivo para cada artculo de uso comn repetidamente adquirido. Este
registro sirve para diversos propsitos: permite a la oficina de compras investigar
cualquier compra; puede servir como lista de postores para aquellos artculos que no
adquieren a menudo y ms importante que todo, sirve de orientacin del ndice de
precios y constituye una fuente importante de informacin para el personal de la oficina
de compras en el avalo de las ofertas recibidas, para determinar si la cotizacin de las
ofertas en curso es justa y razonable.


VI. QU CUBRE LA FUNCION DE ALMACENAMIENTO?


La funcin de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepcin, para su
salvaguarda y proteccin de todos los materiales, accesorios, materia semielaborada y
equipo, y su distribucin a todos los departamentos; mantenimiento de los registros
necesarios de almacn y de control de los materiales que sern utilizados en las distintas
dependencias; retener en cantidades importantes aquellos materiales comprados a
precios favorables para consumo futuro; hacerse cargo de materia prima en proceso que
se almacena con el propsito de envejecimiento o maduracin y conservar el almacn
ordenado y limpio, teniendo un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Las operaciones de almacn estn ntimamente relacionadas con las de registros de
existencias y de contabilidad de costos. Si el almacn no trabaja eficientemente o no
adapta sus mtodos a las necesidades de registro y contabilidad, su control se hace
difcil, complicado y costoso.
La funcin de almacenamiento tiene una relacin estrecha con los problemas de gerencia
y se reflejan directamente en los costos totales de operacin, por lo que requiere una
atencin especial. Los materiales y accesorios no cuestan solamente lo que se paga por
ello, sino, adems, los gastos incurridos en su acarreo y manejo hasta que son utilizados.
Los gastos particulares de almacenamiento estn sentados por los gastos de calefaccin,
luz, impuestos, seguros, rentas, salarios del personal de almacn, equipo y materiales del
mismo, inters por el capital invertido y prdidas debidas a deterioro o a descomposicin
de materiales.
Una buena gerencia de almacn, coordinada con un buen sistema de registro, previene la
acumulacin de cantidades excesivas de cualquier material y accesorios, que pueden
obtenerse rpidamente sin dificultad. Todo capital que se invierte innecesariamente en
inventario queda imposibilitado de ser usado productivamente en otra parte. Aun mas, el
capital invertido en materiales y accesorios perecederos o que se daan o cambian con
facilidad, puede convertirse en prdida si dichos artculos no se protegen y manejan
debidamente.
Es necesario establecer claramente los deberes y responsabilidades para llevar a cabo
las tareas de recepcin de materiales en el almacn, almacenamiento de los mismos,
custodia y registro de las existencias en almacn, control del inventario fsico para
asegurarse que concuerda con los registros y prevencin de desperdicios por prdida y
deterioro imputable a mal almacenamiento, falta de proteccin, etc. No se puede lograr
una mxima eficiencia de almacn si se permite el funcionamiento de departamentos
separados para llevar a cabo trabajos individuales de rutina relacionados con los
materiales. La centralizacin de autoridad es esencial para establecer controles
apropiados, prcticas y nomenclaturas uniformes.

La nomenclatura tiene por objeto sustituir largas descripciones por una especie de
cdigo. Esta nomenclatura se justifica en todos aquellos casos en que existen artculos
que difieren solamente en pequeos detalles, as como cuando dichos artculos deben
estar registrados frecuentemente en formularios y registros en los cuales se dispone de
muy poco espacio. Aunque el lenguaje que se use debiera ser entendido con toda
claridad por todos los que trabajan en la empresa, es til emplear abreviaturas, iniciales,
etc. En todos aquellos casos en que haya nombres largos que mencionar. No tiene
importancia la forma particular de abreviatura o smbolo que se use, pero si es esencial
que dichas designaciones renan los requisitos siguientes:

Que sea apropiado a la clasificacin de materiales.
Que sea definido y claro.
Que sea simple y breve.
Que sea entendido y aceptado por toda la empresa.
Que est libre de duplicaciones.

VII. COMO S EFECTUA EL PLANEAMIENTO DE UN ALMACEN?

La planificacin de un almacn no tiene formula especifica. Deben considerarse
cuidadosamente los requisitos de operacin, contabilidad, etc. y combinarlos para hallar
la solucin ms satisfactoria a toda la empresa. Para lograr esto, es necesario primero
examinar todos los factores que pueden influir en el plan general; luego, considerar cada
requerimiento y sus limitaciones y, por ltimo, determinar la combinacin que provea el
mximo servicio con el mnimo de gasto.

La informacin que deber compilarse y estudiarse antes de hacer un plan definitivo de
almacn, cubre los siguientes tpicos:
Datos completos de los artculos que sern almacenados
Espacio requerido
Facilidades de transporte dentro de la empresa
Procedimiento de almacenamiento que habr de seguirse con referencia particular al
aspecto de control y al nmero mximo de unidades que sern almacenadas a la vez
Cantidades mnimas que sern almacenadas
Equipo de almacenamiento
Espacio y cuidado especial requerido en el manejo o transporte
Requerimientos especiales de luz, calor, temperatura, humedad, ventilacin,
proteccin, etc.
Cuando se ha considerado los hechos con relacin a la clase y cantidad de materiales
que se va a almacenar, deben planificarse las reas, las clases, el tamao y espacio
requerido de almacenamiento, as como la clase de equipo que debe proveerse para el
caso. Al respecto debe tomarse en cuenta los siguientes factores:
rea requerida para cada artculo la cual depende del tamao del mismo (largo, ancho
grueso), su peso, nmero de unidades que tendr que almacenarse a la vez; el envase,
si es que lo hay, en el cual se va a conservar; clase de mobiliario que se va a requerir;
mtodos de almacenamiento o distribucin; mtodos de manejo del material, tanto para
entrar como para salir del almacn; peligros especiales de accidente, fuego o explosin,
caractersticas del material que se almacena; frecuencia en la demanda de artculos y
sistemas usados para el control de la cantidad y calidad..
Tamao de los pasillos en las reas de almacenamiento, estos pasillos deben ser lo
suficientemente amplios para que hagan posible el manejo del material, no solamente en
lnea recta, sino tambin en el movimiento de volver las esquinas y en los de carga y
descarga.

VIII. DETERMINAR LOS DEBERES DE UN DEPARTAMENTO DE MANEJO DE
MATERIALES O ABASTECIMIENTO.

Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de la cantidad de
materiales que se manejan diariamente para lograr que se lleven a cabo las operaciones.
Los artculos deben ser transportados de y hacia cada planta y cada operacin, o de
departamento a departamento durante el curso de las operaciones.
En la organizacin de un departamento de manejo de materiales es difcil establecer
reglas que puedan cubrir las necesidades de todas las empresas y en muchos casos
dichos departamento ni siquiera han sido definitivamente integrados.
Empero, no importa de qu tipo de organizacin se trate, los deberes de un departamento
de manejo de materiales debiera ser:
Estudiar las caractersticas de la materia prima y los productos que han de ser
manejados.
Clasificarlos dentro de grupos anlogos con conocimiento de la cantidad que ha de
manejarse.
Saber que materiales o grupos de materiales se van a mover y de qu punto a cual
otro.
Establecer la ruta ms efectiva y el despacho ms apropiado.

Si el producto es uniforme y el proceso es continuo, no es difcil obtener la informacin
necesaria.


Cuando existen numerosos departamentos y operaciones que se interfieren, es esencial
que el manejo de materiales se considere como una parte definida de la planificacin
general de la empresa. En muchas plantas, las funciones de recibo, almacenamiento,
transporte y embarque, son parte del programa de manejo de materiales.





PRACTICA:

HGANOS CONOCER COMO SE EFECTA LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES
EN LA EMPRESA O INSTITUCIN DONDE USTED PRESTA SUS SERVICIOS.

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y
adquirir los bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de
fuentes internas o externas. Partiendo de esta definicin, se puede ver que el
abastecimiento va ms all de la simple adquisicin de materia prima, ya que se encarga
de todo lo que requiere la empresa para su operacin, as como de facilitar los medios
necesarios para conseguirlo.

Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:
Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.

Determinacin correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeacin de
envo y sostenimiento de inventarios.
Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha
cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologas informticas.

Cadena de Abastecimiento (Supply Chain), incluye todas las actividades relacionadas
con el flujo y transformacin de bienes y productos, desde la etapa de materia prima
hasta el consumo por el usuario final. Pero, para que dicho flujo sea ptimo, tambin
debe fluir informacin en toda la cadena y, lgicamente, para que todos los integrantes
que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la
mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final.

La gestin de la cadena de abastecimiento (Suply Chain Management) es la integracin
de todas las actividades mencionadas anteriormente a travs de una relacin entre todos
los componentes de la cadena utilizando la tecnologa disponible y permitiendo que cada
uno genere competitividad y ganancias.

ADMINISTRADOR DE MATERIALES

SECRETARIO

AG. PLANTA B

AG. PLANTA A

AG. PLANTA D

AG. PLANTA C

COMPRAS

AYUDANTE

COMPRAS

COMPRAS

COMPRAS

EMPLEADO

EMPLEADO

EMPLEADO

EMPLEADO