1. Sistemas Administrativos.

Se puede definir los sistemas administrativos como una red de

procedimientos relacionados, de acuerdo a un esquema integrado al logro de los
fines de una organizacin.
1.1 Elementos de los Sistemas Administrativos.

1.1.1 Estructura Organizacional.
La estructura de una organizacin es la forma que adopta una empresa
para poder llevar a cabo todas sus funciones. A medida que la organizacin crece,
se hace necesaria la existencia de una diferenciacin en el trabajo, como
consecuencia de la especializacin de las actividades.
La estructura Organizacional se puede agrupar generalmente en cuatro
grandes reas funcionales como son:
El rea de Produccin.
El rea Administrativa y Financiera.
El rea de Recursos Humanos.
El rea de Mercadeo y Ventas.
1.1.2 Recursos Materiales y Tecnolgicos.
El tamao y la complejidad de la empresa incidirn en el tipo y la cantidad
de recursos disponible para el sistema de informacin administrativo. As, una
gran empresa deber adquirir modernos equipos de computacin para hacer
frente a la gran cantidad de operaciones que genera.
Dentro de los recursos materiales y tecnolgicos, tenemos el hardware
(donde se procesa la informacin) y software o programas.
1.1.3 Polticas.
Una poltica se refiere a todas las acciones tomadas para el desarrollo,
planificacin, formulacin y evaluacin de las decisiones. Las polticas se
establecen con la finalidad de fijar los objetivos y mtodos generales de
administracin de acuerdo con los cuales se deben manejar las operaciones de
cualquier organizacin.

1.1.4 Funciones.
Los sistemas administrativos desarrollan muchas y diferentes tareas o
actividades para que puedan desempearse de forma eficaz. Es por eso que se
hace indispensable que tales tareas sean previamente planificadas. Estas
actividades las lleva a cabo el sistema y no las personas. En los sistemas
pequeos, un individuo podr llevar a cabo muchas de tales funciones, mientras
que en los sistemas grandes, es posible hallar la especializacin. En las lneas
siguientes se explican los tres grupos de funciones, los cuales son los ms
usuales de todos o tipos de sistemas sociales.
2. Caractersticas Generales de los Sistemas de Informacin
Administrativa.

Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
trminos y smbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.
Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho,
real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin.
Relevancia: debe ser esencial para el rea de responsabilidad de
actuacin del administrador.
Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador
necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
Concisin: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la
informacin clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no
tienen relacin con el sistema de informacin administrativa.
Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea
necesaria para la actuacin del administrador, pues anticipada podra
ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
Calidad: es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la
realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin.

3. Caractersticas Generales del Sistema de Nminas.

3.1.1 Objetivos.
Facilitar y agilizar las operaciones de los clculos.
Calcular los impuestos de los trabajadores.
Generar reportes y recibos.
Realizar enlaces con bancos.

3.1.2 Estructura Organizacional.

Jefe de nmina: Es el que est encargado de planificar las
actividades a ejecutar en las unidades de nmina, adems de
distribuir, coordinar y supervisar la labor realizada por el personal
responsable, a fin de fomentar el trabajo en equipo y optimizar los
resultado.
Analista de nmina: es la persona encargada de revisar la nmina
del personal de la institucin, a travs de la verificacin de los
procesos y clculos efectuados para la cancelacin de los diversos
conceptos, a fin de garantizar su correcta elaboracin.
Asistentes de nmina: es el encargado de ejecutar la liquidacin de
la nmina del personal de la institucin, adems de calcular y
verificar los datos correspondientes para su elaboracin, a fin el
oportuno y correcto pago al personal
Secretaria: es la persona encargada de ejecutar actividades
pendientes al rea secretarial y asistir a su supervisor inmediato.
Aplicar tcnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente
desempeo acorde con los objetivos de la unidad.

3.2 Requisitos.
3.2.1 Elementos de Entrada.
Control de Asistencia:Los terminales de control de asistencia
permiten gestionar la asistencia de usuarios en un rea
determinada. Los controles de asistencia tienen mucha aplicacin
en entornos laborales, centros de formacin, etc.
Controles Legales:Est basado en las leyes que rigen las
relaciones laborales como lo son LOT, S.S.O, LRPVH, LRPE,
INCE. Las presentes regirn las situaciones y relaciones jurdicas
derivadas del trabajo como hecho social.
.

Contratacin Colectiva:El contrato colectivo de trabajo, tambin
llamado convenio colectivo de trabajo (CCT) o convencin
colectiva de trabajo, es un tipo peculiar de contrato celebrado
entre un sindicato o grupo de sindicatos y uno o varios
empleadores, o un sindicato o grupo de sindicatos y una
organizacin o varias representativas de los empleadores
(comits de empresa).
Controles Patronales:Las normas de control interno que se
citarn a continuacin, representan la garanta para la empresa,
que los recursos monetarios destinados a la administracin de
personal
3.2.2 Elementos de Salida.
Nmina Propiamente Dicha:

Comprobante de pago de Nminas:El documento que se
completa cuando una persona obtiene un pago a cambio de una
cierta actividad realizada se conoce como recibo. Nmina, por su
parte, puede ser un listado de nombres o los haberes que recibe
un individuo por su trabajo.

el recibo de nmina de su cliente, puede comprobar su solvencia.
Listados Adicionales:

Registro Individual del Trabajador:

4. Caractersticas Generales del Sistema de Crdito y Cobranzas.

Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio.
Mantener el personal con capacitacin constante sobre las
tendencias de las economas en el pas.
Crear sistemas estndares de evolucin de crditos.
Detectar aquellos crditos con riesgos superiores de los efectivos.
Disear polticas de crdito.
El sistema, adems ayuda a controlar a los clientes con una nica
sucursal, permite supervisar a los clientes que poseen distintas
sucursales, manejando montos de crdito y ventas en forma
independiente peor sin perder de vista el endeudamiento global
de dicho cliente.

4.1 Funciones.

a) Aprobacin de crdito a clientes determinados en condiciones
equitativas; es decir, tanto a conveniencia del cliente como a
conveniencia de la empresa.
b) Control de los cobros de las cuentas para garantizar que se hagan
los esfuerzos necesarios para cobrar las deudas en la medida en que
estas se vayan venciendo.
c) Recuperacin de cuentas. En el caso de las cuentas que parecen
haberse convertido en incobrables.

4.2 Polticas.
Las polticas de crdito sern las que determinen el perfil de la persona que
se quiere como cliente. Establecerlas permite aminorar el riesgo de incumplimiento
por parte del consumidor y estn directamente relacionadas al tipo de producto
que se quiere vender.

a) Restrictivas: Esta poltica contribuye a reducir al mnimo las prdidas
en cuentas de cobro dudoso y la inversin de movilizacin de fondos
en las cuentas por cobrar. Pero a su vez, este tipo de polticas
pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y los
mrgenes de utilidad, la inversin es ms baja que las que se
pudieran tener con niveles ms elevados de ventas, utilidades y
cuentas por cobrar.
b) Liberales: Este tipo de poltica trae como consecuencia un aumento
de las cuentas y efectos por cobrar, as como tambin en las
prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de
poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y
utilidades.
c) Racionales: Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal
manera que se logre producir un flujo normal de crdito y cobranzas;
se implementan con el propsito de que se cumpla el objetivo de la
administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general
4.3 Estructura.
En lneas generales, la estructura del Sistema de Crdito y Cobranza viene
dada por las funciones propias del Sistema que se deben ejecutar (aprobacin,
control y recuperacin de crditos), por lo que se plantea que una estructura plana
pueda estar dada por un Departamento de Crdito y Cobranza, con un Gerente y
personal suficiente para la administracin de cuentas por cobrar, si las
operaciones as lo requieren, dependiendo este Gerente de Crdito y Cobranza
del Gerente General de la empresa, segn podemos observar en la figura
siguiente:

4.4 Procedimientos.
4.4.1 Apertura de Crdito.
Para aperturar un crdito debe realizarse una evaluacin del solicitante para
lo cual debe considerarse su entorno econmico, la capacidad de hacer frente a
sus obligaciones frente a variaciones cambiarias, las garantas preferidas -
preferidas de muy rpida realizacin y preferidas autoliquidables - la calidad de la
direccin de la empresa y las clasificaciones asignadas por las dems empresas
del sistema financiero.
Proceso para la apertura de Crdito:
Paso 1. Recepcionar la solicitud de crdito debidamente llenada segn los
formularios elaborados al efecto
Paso 2. Proceder a verificar los datos personales.
Paso 3. Proceder a verificar las referencias bancarias y comerciales.
Paso 4. Anlisis de crdito
4.4.2 Formalizacin del Crdito.
Una vez llenados los requisitos y comprobado el historial del cliente, se
formaliza el crdito a travs de un contrato, en el cual se deben estipular todas y
cada una de las condiciones que implica el crdito otorgado.
4.4.3 Registro y Control de cuentas por Cobrar.
Las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el
traspaso de la propiedad del bien vendido o en el que se presta el servicio
contratado. Con excepcin de las ventas a plazo con reserva de dominio, donde el
registro de la cuenta por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la
mercanca vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener propiedad
definitiva de la mercanca hasta que la haya terminado de pagar.
Con respecto a las Cuentas por cobrar:
a) Mensualmente como mnimo, deben ser cuadrados los auxiliares de
cuentas por cobrar con el mayor general.
b) Enviar mensualmente estados de cuentas a los clientes.
c) Rotar con frecuencia los empleados de cuentas por cobrar.
d) Los despachos de mercanca en consignacin deben ser manejados
separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar

4.4.4 Cobros.
Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms
personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el
orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro son los siguientes:
a) Cartas: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la
fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la
empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole al cliente
su obligacin..
b) Llamadas telefnicas: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos
de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato
c) Utilizacin de Agencias de Cobros: Una empresa puede entregar las
cuentas incobrables a una Agencia de Cobros o a un Abogado para
que las haga efectivas.
d) Procedimiento legal: Este es el paso ms estricto en el proceso de
cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros
4.4.5 Elaboracin del Anlisis de Antigedad de Saldos.
Consiste este mtodo en analizar el estado de atraso en los pagos en que
se encuentran cada uno de los clientes, as como la lentitud con la que tales
clientes van cancelando; este se realiza clasificando los saldos a cargo de los
clientes por antigedad en su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de
acuerdo a las necesidades de la empresa.

Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crdito y
Cobranza el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos, Producto de
este anlisis debern establecerse las reservas o provisiones para cuentas de
cobro dudoso. stas constituyen la parte de las cuentas y efectos por cobrar que
una empresa tiene al cierre de un ejercicio contable, que estima se perdern
definitivamente en el perodo contable.
Veremos dos de los mtodos existentes para calcular ese estimado con el
cual se crear la provisin, entre ellos:
a) Porcentaje sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar: dado el
hecho de que la provisin para cuentas incobrables es generalmente
creada al finalizar cada ejercicio contable, se basa este mtodo en
aplicar un determinado porcentaje al saldo que exista en cuentas y
efectos por cobrar para ese momento. Este porcentaje est
sustentado en el promedio de prdidas reales ocurridas en aos
anteriores
b) Porcentaje sobre las ventas a crdito: Este mtodo es similar al
anterior. La diferencia estriba en que el porcentaje de prdidas se
calcula en base a las ventas a crditos realizadas en el ejercicio
contable, en vez de hacerlo sobre el saldo de cuentas y efectos por
cobrar que existan al finalizar dicho ejercicio.
4.4.6 Recuperacin de Cuentas Dudosas.
Para evitar el cmulo de cuentas de dudosa recuperacin la empresa debe
realizar comparaciones peridicas de los saldos de clientes, con el importe de las
ventas a crdito, o mediante la relacin existente entre el saldo de clientes y la
reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este
bien estimada o proceder a su incremento si fuere necesario, lo cual se hace al
cierre del ejercicio contable.
4.4.7 Cancelacin por Incobrables.
Una vez creada la provisin o reserva para cuentas de cobro dudoso o
cuentas incobrables, lo que resta es esperar el comportamiento de los clientes en
el tiempo.

Caractersticas Generales del Sistema de Ventas.
4.4 Funciones.
Un sistema de ventas cubre las siguientes funciones o subsistemas:
Facturacin y Cobranzas.
Control de los canales de distribucin.
Mercadeo.
4.5 Polticas.
Las polticas dentro del departamento de ventas, las debe emitir el gerente
y stas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los
principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de ventas
son:
1. Deben de estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.
5. Sealar los niveles que deben abarcar.


4.6 Ubicacin Jerrquica.
El sistema jerrquico comprende la forma como se distribuye la autoridad y
la responsabilidad en una institucin o departamento, de acuerdo a las
necesidades de la empresa se establecen las distribuciones.
El trmino jerarqua se define, de acuerdo a Glosario de Vocablos
Administrativos elaborados por el departamento de venta para establecer la
Planificacin y Poltica de ventas, como la relacin tcnica interna de naturaleza
administrativa que asegura la unidad estructural y funcional mediante el ejercicio
de poderes de subordinacin.
La ubicacin jerrquica corresponde o responden a las actividades que le
competen a una empresa conforme la estructura organizativa.
4.7 Procedimientos.
4.7.1 Ventas.
Es un trmino que hace referencia a la accin que consiste en proceder,
que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, est
vinculado a un mtodo o una manera de ejecutar algo. En el trmino de
procedimiento en un departamento de venta de una empresa atiende a las
normas, manuales y polticas que establece la empresa para sus ventas

4.7.2 Facturacin.
Un sistema de facturacin se disea con el objetivo de registrar y controlar
las operaciones de ventas de la organizacin. Las principales funciones de un
sistema de facturacin son:
Control de los precios de cada producto.
Clasificacin de productos por grupos y subgrupos.
Emisin de presupuestos.
Definicin de condiciones de pago.
Control de pedidos de clientes.
Emisin de facturas, giros y recibos.
Emisin de rdenes de entrega.
Anlisis de la gestin de ventas o facturaciones.
Consulta de inventarios.
Actualizacin de inventarios.
Actualizacin de saldos de clientes.

4.7.3 Distribucin.
Recurriendo a un terreno conceptual sinttico, la distribucin podra
considerarse como un sistema integrado de recursos fsicos e intelectuales
disponibles (propios y ajenos) alineados con el fin de colocar el producto en
diferentes puntos de ventas para el comprador cumpliendo ciertos criterios de
cantidad, plazo y condiciones deseadas. De esta forma, de la accesibilidad y
capacidad de atencin de la demanda resultan dos ejes de inters bsicos en este
contexto.
5. Caractersticas Generales del Sistema de Caja.

Establece las reglas para cada caja, es decir, cules son las
funciones que los cajeros y los supervisores de la tienda
podrn realizar.
Define los directorios de trabajo de cada caja y si estas estarn
conectadas en red o modo local.
Define los objetivos de ventas diarias de toda la tienda de tal
manera que al realizar el monitoreo de las ventas se podr ir
controlando si los objetivos diarios de ventas se estn
cumpliendo segn lo planificado.
Establece reglas como que encabezados mostrar el ticket,
que forma de pago se aceptar, qu impresora utilizar y en
qu mximo de efectivo en caja avisar para que se efecten
los retiros.

5.1 Funciones.

Recibir y cobrar el dinero.
Realizar transacciones a travs de tarjetas de crdito y debito.
Manejo de datafonos.
Detallar los diferentes medios de pago.
Cuidar el funcionamiento de la caja.
Registrar directamente la entrada y salida de dinero.
Llevar la administracin independiente de varias Tiendas.
Controlar las operaciones de puntos de venta locales o
remotos.
Contar con un estricto control de derechos de acceso a
usuarios, de acuerdo a su jerarqua y puesto.
Organizar grupos de productos (Kits) para agilizar el proceso
de venta.
Generar notas abiertas de venta, con lo que se puede
continuar con la operacin de la caja aun cuando no se haya
concluido una venta.
Pagos en diferentes monedas.
Generacin de una amplia gama de reportes, grfica y
estadstica que facilitan el anlisis de la informacin.
Control va e-mail del envo y recepcin de informacin de
ventas e inventarios entre los diferentes puntos de venta.
Generacin de plizas de Ventas e Ingresos del da para ser
contabilizadas.

5.2 Polticas.

Las funciones de registro y custodia del efectivo deben estar
separadas. El vendedor que marca la venta tiene acceso al
dinero en la registradora pero no a la cinta interna donde se
mantiene el registro de las transacciones de venta.
Debe limitarse el nmero de empleados con acceso a la caja.
Las personas responsables por el manejo de la caja deben
designarse especialmente.
Debe protegerse el dinero en efectivo disponible mediante el
empleo de cajas registradoras, cajas fuertes y recintos
seguros para el cajero.
Todos los recibos por caja deben consignarse rpidamente.
El cajero no debe tener acceso a los procesos contables para
evitar as alteraciones en las cuentas.

5.3 Ubicacin Jerrquica.
La jerarqua de las cajas va a depender del tipo de empresa y del tamao
de la misma. En la mayora de las empresas grandes Caja aparece como un
departamento independiente y se encuentra en el segundo nivel de la
organizacin, conocido como nivel funcional; sin embargo en las pequeas y
medianas empresas, Caja aparece como una unidad o seccin de un
departamento.


5.4 Procedimientos.
5.4.1 Entrada de Efectivo.
Los ingresos de caja provienen de dos fuentes, principalmente, dinero
recibido en el mostrador en el momento en que se efecta una venta y dinero
recibido por mensajeros o por correo provenientes de recaudos de cuentas por
cobrar.
El dinero recibido en el mostrador en el momento de efectuar una venta,
debe ser timbrado en una caja registradora colocada en el almacn, de tal
manera que el cliente pueda ver el valor registrado. Puesto que se supone que los
clientes no pagarn ms de lo que aparece en la registradora, el uso de la caja
registradora asegura que se hace un registro inmediato de datos de ventas. La
mayora de las empresas requieren que los vendedores marquen las ventas antes
de empacar la mercanca. La caja registradora debe tener una cinta en la que se
imprima el valor de cada venta y el total de las ventas del da.


5.4.2 Elaboracin y Entrega de Cheques.
Los cheques deben estar prenumerados y se deben girar en consecuencia
numrica. Cualquier cheque que se dae debe marcarse anulado y archivado en
secuencia en el archivo de los cheques pagados. Por tanto, se tienen todos los
nmeros de la serie de los cheques y todos los pagos que se hayan hecho a un
proveedor o a un acreedor.

5.4.3 Registro de Libros Auxiliares y Elaboracin de Disponibilidad
Bancaria.

Registro en Libros Auxiliares
Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios
para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de
contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel
de auxiliar del catlogo general de cuentas. Los libros auxiliares contendrn una
hoja control para resumir a nivel de sub-cuentas los registros efectuados en cada
uno de los conceptos que lo integran.
Elaboracin de la Disponibilidad Bancaria
Las transacciones banco-empresa ms comunes son las realizadas por
intermedio de las denominadas cuentas corrientes, con las cuales las empresas
movilizan la mayor parte de sus bienes en dinero efectivo, tanto en moneda
nacional como en moneda extranjera.
La disponibilidad bancaria es un proceso que realizan las empresas para
medir la disponibilidad de dinero existente en sus cuentas bancarias con el fin de
tener control de los recursos econmicos.


5.4.4 Manejo y Custodia de Caja Chica.
Por medio de Caja Chica se realizan los gastos menores que no ameritan la
elaboracin de un cheque; la cantidad del fondo fijo, y el monto mximo de pago
por caja chica dependen de la naturaleza del negocio, de su volumen de
operaciones y de la frecuencia con que se use caja chica; el dinero de caja chica
puede ser guardado en una pequea caja fuerte; se entiende por fondo fijo de caja
chica la cantidad con la cual se crea esta cuenta y la cantidad a la cual se debe
llevar despus de reembolso.

Control Interno de Caja Chica
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin
con idoneidad, es necesario que se establezca el adecuado control interno.

Arqueo de Caja
Las operaciones denominadas arqueo de caja consisten en contar la
existencia fsica del dinero en efectivo, cheques, boletas de tarjetas de crdito,
vales y cualquier otro valor controlado por intermedio de la cuenta de caja y
comprobar si el monto encontrado cuadra con el saldo segn libro.
Elaboracin de Conciliacin Bancaria.
La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran
en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de
las diferencias.
La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones
contables y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el
cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses
entre la empresa y el banco.
6. Caractersticas Generales del Sistema de Compras.
6.1 Funciones.
Un sistema de compras surge una necesidad para controlar todas las
adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de produccin o para el
funcionamiento de las operaciones de tipo administrativo. Entre las principales
funciones de un sistema de compras podemos enumerar:
Emisin de rdenes de compra.
Controlo de mercanca recibida.
Registro de proveedores y control de los mismos.
Generacin de puntos de reorden.
Anlisis de las compras realizadas.
Manejo de anticipos a proveedores.

6.2 Ubicacin Jerrquica.
La ubicacin del sistema de compras dentro de una organizacin
depender principalmente de la naturaleza o actividad que desarrolle la misma, ya
que de acuerdo a la complejidad de sus operaciones, este sistema se podr
encontrar en cualquiera de los niveles jerrquicos de la empresa. (Gerencial,
funcional u operacional).

6.3 Polticas.
Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el
gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa.
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de
compras son:
Deben estar claramente expuestas.
Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.
Indicar los factores limitativos y determinantes.
Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien
concebidas.
Niveles que deben abarcar.


6.4 Procedimientos.
El procedimiento de los sistemas de compras se inicia con la necesidad de
un bien o servicio y culmina con la adquisicin y pago de estos. Esta necesidad es
planteada por el departamento o unidad que la requiere, de esta forma las
solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente de
compras de acuerdo con esto, el procedimiento de los sistemas recompras
comprende las siguientes etapas:
Recepcin de la solicitud de requisicin: Para iniciar una compra,
cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de
requisicin, una vez surgida una necesidad especfica.
Emisin de orden de compras: Una vez que la solicitud es
recibida en el departamento de compras, debe ser procesada
para luego suministrar los bienes o servicios requeridos.

Aprobacin de la orden de compra: La aprobacin de este
documento estar sujeto a las diferencias polticas de
autorizacin que tenga establecida la entidad tomando en cuenta
como base cantidades y tipos de operaciones que puedan se
efectuadas, de acuerdo con el tipo de rdenes de compra
emitidas.
Envi de la orden de compra a los proveedores: La autorizacin
de la orden de compra es emitida por el departamento de
compras

Recepcin de los bienes y/o servicios: Una vez que el proveedor
recibe el documento original de la orden de compra, procede a
suministrar los bienes o servicios requeridos.
Registro de la entrada del activo o recepcin del servicio: Luego
que son recibidos los bienes o servicios y que el departamento de
compra de la conformidad de recepcin, se debe realizar el
correspondiente registro de los mismos
Pago del bien o servicio recibido: Se origina luego de haberse
emitido la orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los
pasivos est sujeto a lo establecido al respecto en las polticas de
la empresa, con relacin al manejo del efectivo.
Registro del pago: Esta es la fase final y es un paso netamente
contable, que debe ser efectuado en el momento en que la
empresa mita el cheque a favor del proveedor o beneficiario.

7. Caractersticas Generales del Sistema de Inventarios.
7.1 Funciones.
El sistema de inventarios su funcin es que permite controlar todos los
materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene una empresa. Entre
las funciones de un inventario podemos enumerar:

Registro de productos y definicin de grupos de productos.
Definicin de almacenes y localidades.
Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al
inventario.
Controles sobre el movimiento de mercancas entre distintos
almacenes.
Controles sobre las devoluciones.

8.2 Polticas.
Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la
inversin en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles
ptimos si se cumplen.
Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto
final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una
poltica para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en
las cuales desarrolla su objeto social.
Cuando se habla de las polticas de inventario estas deben ser bien
planificadas, ejecutadas y ms importante an controladas, esto quiere decir que
una poltica bien sustentada ayudara en gran parte con los movimientos que el
inventario tenga dentro de la empresa y ende un mayor aprovechamiento de los
mismos.
8.3 Ubicacin Jerrquica.
Cuando hablamos de ubicacin jerrquica, dicho elemento va a depender
de varios aspectos que tome en consideracin las empresas entre las cuales
tenemos:
Actividad realizada por la empresa.
Volumen de existencias.
Necesidades de satisfaccin de los clientes.
8.4 Procedimientos.
Un sistema de inventarios conceptualmente maneja dos tipos de
movimientos: entradas y salidas. Para cada movimiento podemos identificar las
siguientes operaciones:
Entradas:
Compras de materia prima, materiales y suministros.
Transferencias de productos entre almacenes.
Terminacin de fabricacin de productos.
Devoluciones de productos.
Salidas:
Facturacin o venta de productos.
Transferencias de productos entre almacenes.
Destruccin de productos o incineracin.
Consumos internos para la empresa.