Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los

resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), as como las

condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione
eficientemente. La planeacin establece las bases para determinar el elemento
riesgo y minimizarlo.
CONCEPTO
La planeacin o planificacin es el proceso a travs del cual una empresa
analiza el ambiente externo, analiza su situacin interna, elabora objetivos de
acuerdo a dichos anlisis, y disea estrategias y cursos de accin destinados a
alcanzar dichos objetivos.
IMPORTANCIA
Sea cual sea el tamao de una empresa, la planeacin es fundamental para el
xito de sta debido a las siguientes razones:
Sirve de base para las dems funciones
La planeacin sirve como base paras las dems funciones administrativas
(organizacin, coordinacin y control), sirve para organizar recursos, sirve para
coordinar tareas o actividades, y sirve para controlar y evaluar resultados (al
permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).
Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos
La planeacin permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos, al
analizar la situacin actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y
trazar cursos de accin.
Genera compromiso y motivacin
La planeacin genera el compromiso y la identificacin de los miembros de la
empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecucin.
Caractersticas de la planeacin
Toda buena planeacin debe contar con las siguientes caractersticas:
Es precisa
La planeacin debe contemplar objetivos especficos, es decir, no objetivos
generales sino objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla
estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dichos objetivos.
Es factible
La planeacin, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la
verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o estrategias
que estn fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.
Es coherente
La planeacin debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean de
largo, mediano o corto plazo; debe ser coherente con todos los dems planes
y, de ese modo, lograr eficiencia en su ejecucin.
Es evaluada constantemente
La planeacin debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y evaluar
permanentemente su desarrollo y sus resultados.
Es flexible
La planeacin no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente
flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios,
por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del
mercado.
Genera participacin
La planeacin debe comprometer la participacin de todos los miembros de la
empresa, todos deben aportan en su elaboracin y desarrollo.
Genera motivacin
La planeacin debe identificar y comprometer a todos los miembros de la
empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su
consecucin.
Es permanente
La planeacin es un proceso permanente y continuo, una vez cumplido los
objetivos, debe propone nuevas metas.
Sin planes, los administradores no pueden saber cmo organizar a la gente y
los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qu es lo que
necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que
otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy
pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cundo y dnde se estn
desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio til. Con
frecuencia, los planes errneos afectan la salud de toda la organizacin. Esta
es la razn por la que la prensa comercial (The Wall Street Journal, Fortune, y
otros) dedican tanta atencin a las estrategias organizativas, a los planes que
los principales administradores elaboran para satisfacer las metas generales de
una organizacin. Sus lectores son accionistas que utilizan esta informacin
para juzgar el desempeo actual de la organizacin y sus posibilidades de xito
futuro.
La planeacin tambin se puede definir como imaginar, prever, visualizar,
pensar con orden y sentido comn lo que se tendr que hacer el da de
maana, de tal forma que al iniciar cualquier actividad, se pueda ejecutar de la
mejor manera posible pensando a corto y a largo plazo, vindolo desde el
aspecto administrativo, surge la planeacin estratgica, que consiste en fijar las
expectativas de la empresa que se van teniendo mediante la realizacin de
estrategias para el logro ptimo de objetivos y misiones (la planeacin
estratgica, te ayuda a fijar una visin, es decir, cmo ves el negocio a
futuro).
Tambin se dice que es la ms importante de las funciones administrativas.
Importancia de la planeacin:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Debido a que es un proceso que seala anticipadamente cada accin o
actividad que deber realizar, en cuanto a empresas se refiere, existen varios
tipos de planeacin:
Planeacin tradicional: Como su nombre lo indica, es un tipo de planeacin
que consiste en plantear objetivos para un determinado horizonte de tiempo,
sin un anlisis riguroso del entorno externo e interno de las organizaciones y
sin una definicin precisa de criterios para alcanzar los objetivos; es decir, es
una forma general de planeacin por objetivos, en la que los directivos de las
organizaciones definen determinados objetivos para ser alcanzados en un
periodo de tiempo y se espera que, una vez comunicados al personal de la
organizacin, este trabaje para lograrlos.
Planeacin estratgica: La planeacin o planificacin estratgica es el
proceso a travs del cual se declara la visin y la misin de la empresa, se
analiza la situacin externa y externa de sta, se establecen los objetivos
generales, y se formulan las estrategias y planes estratgicos necesarios para
alcanzar dichos objetivos.
La planeacin estratgica se realiza a nivel de la organizacin, es decir,
considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y
estrategias generales, as como en planes estratgicos, que afectan una gran
variedad de actividades, pero que parecen simples y genricos.
Planeacin prospectiva: La prospectiva es un proceso sistemtico y
participativo para recopilar conocimientos sobre el futuro y construir visiones a
medio y largo plazo, con el objetivo de informar las decisiones que han de
tomarse en el presente y movilizar acciones conjuntas.
Tambin existe quienes hacen una planeacin general, esta debe contener, por
lo menos los siguientes elementos:
Objetivos
Propsitos (visin)
Misin
Estndares
Polticas
Estrategias (tcticas)
Presupuestos
Mtodos
Programas
Elementos de la planeacin:
Los elementos que caracterizan la planeacin son los siguientes:
Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.
La investigacin. Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la
determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos,
as como de los medios ptimos para conseguirlos.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la
direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones ms ventajosas.
Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
dentro de una organizacin.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido
para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en
su consecucin.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del
grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin
subsecuente de la realizacin de dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.
Aunque tambin existen ciertos aspectos que deben ser tomados en cuenta
con relacin al medio ambiente externo como:
+ ECONMICOS:
Participacin en el mercado.
Recursos financieros.
Inflacin.
Ingreso personal.
Movimiento estacional de mercado.
Imagen de la empresa.
Gustos y preferencias del consumidor.
Localizacin de materia prima y mano de obra.
Gasto pblico.
Tasa de crecimiento.
Tasa de poblacin.
Tipo de inversionistas.
+ POLTICOS:
Polticas de gobierno.
Leyes y regulaciones.
+ TECNOLGICOS:
Facilidad de transporte.
Infraestructura.
+ COMPETIDORES Y PROVEEDORES:
Se debe considerar la cantidad de empresas, proveedores y competidores de
la localidad. El proceso de planeacin.
Consiste en el seguimiento de pasos en secuencia lgica
Para llegar al logro de objetivos.
Establecimiento de metas (una o varias).
Definir situacin actual.
Identificar los apoyos y obstculos.
Desarrollar un plan o los medios de accin para lograrlo.
Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales.
Indicar el sistema que evaluar y controlar el logro de objetivos.

Objetivos de la planeacin
Los objetivos se definen como los fines importantes a los que se dirigen las
actividades organizacionales; se pueden considerar como de largo o corto
plazo, generales o especficos, aunque debe hacerse nfasis principalmente en
si son verificables o cuantificables ya que facilitan la medicin.
* Utilidades.
* Participacin del mercado.
* Satisfaccin del cliente.
* Calidad de los productos.
* Eficiencia.
* Ventas.
* Endeudamiento.
*Niveles de inventarios.
* Das de cartera.
Herramientas para la planeacin
Inteligencia de la competencia y de mercado: Es una herramienta que se
utiliza para realizar anlisis de la competencia y de los mercados en los que
actan las organizaciones.
Anlisis del entorno: Esta herramienta se utiliza para realizar anlisis del
entorno en sus diferentes mbitos de lo local, nacional, regional y mundial, en
las dimensiones del ambiente general, industrial o sectorial y competitivo, y en
la situacin presente y futura, con el propsito de identificar las oportunidades y
las amenazas de dicho entorno para la actividad de las organizaciones.
Prospectiva: Es una herramienta que sirve para identificar diferentes
escenarios futuros en los que posiblemente actuaran las organizaciones y de
ese modo definir las estrategias mas adecuadas para responder a los
respectivos escenarios, as como para definir los respectivos planes de
contingencia.
Mtodos de pronsticos: Son herramientas cuyo propsito es obtener
conocimiento probable sobre eventos futuros relacionados con las actividades
del entorno externo o interno de las organizaciones.
Benchmarking: Esta es una herramienta de referenciacion competitiva que
tiene como fin permitirles a las organizaciones compararse con entidades
consideradas lderes o competitivas, o tambin compara con sus propias reas
identificadas como exitosas, es decir, el benchmarking se utiliza para aprender
de lo mejor de otras organizaciones o reas exitosas en la propia organizacin.
Elaboracin de presupuestos: La presupuestacion es una herramienta que
les permite a las organizaciones definir en el presente los requerimientos para
un horizonte de tiempo determinado en el futuro y los resultados que se
esperan de ello.
Programacin (Gantt, PERT/CPM, Project, etc.): Es una herramienta de tipo
cuantitativo que tiene como propsito permitir a las organizaciones programar
sus actividades mediante la optimizacin de los recursos.