Cmo el cambio de adquisiciones puede cambiar al Negocio.
Las empresas ha optado por el uso tradicional del proceso compras y muchas empresas lo han integrado a su estructura corporativa. La actual manera de comprar ha trado muchos problemas en los negocios debido al alto nivel del inventario, aumento de costos, relaciones adversas con los proveedores y problemas de calidad que detienen la produccin o dan como resultado productos pobres. El artculo muestra que el cambio al enfoque tradicional de compras ayudrn a las empresas de manufactura a lograr nivel de xito y mejorar el nivel de servicio al cliente. La idea es eliminar activdades que no agregan valor al proceso y que le generan costos. Las actividades de los compradores es dedicar muy poco tiempo a actividades que agreguen valor. Segn Schorr las actividades de un comprador en una jornada laboral son: - Cuidar el papelo (50%) - Facilitar (50%) - Visitas a los vendedores (20%) - Resolucin de problemas de calidad (10%) - Realizar llamadas telefnicas (85%) y - Atender citas y realizar diversas actividades (5%) Lo que agregara valor es dedicar tiempo en actividades como realizar anlisis de valor; llevar a cabo negociaciones; seleccionar proveedores, integrar proveedores al negocio, desarrollar sociedades a largo plazo con los proveedores, negociacin de la calidad y negociacin del tiempo de espera. El enfoque tradicional no considera el tiempo de los materiales que realmente necesitan. No cuentan con tiempos de colchn que aseguren la disponibilidad de los materiales cuando produccin este listo. Los compradores usan el mayor tiempo arreglando cosas y apagando incendios en lugar de Comprar. James P. Womack y Daniel T. Jones ejemplifican esta situacin e travs del caso Lantech: Su fuerza de trabajo se autodenomin el Cuerpo de bomberos voluntarios Lanchtech porque siempre estaban de un estado normal al de crisis en la fabricacin de una rden urgente o eliminando los cuellos de botella de produccin. En la mayora de las empresas de manufactura cuentan con un departamente de compras con versiones propias de apagafuegos voluntarios.
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Una de las principales causas de emergencias es la falta de programas de demanda de los clientes. Demanda es el manejo de la planeacin de los requerimientos de materiales, un MRP, el catlogo de proveedores se deriva de este. Los pronsticos son creados para predecir la demanda del cliente y las actividades de produccin estn basadas en la fecha de estos. Sin embargo, debido al mal tiempo de respuesta de la cadena suministro, los proveedores experimientan un programa de produccin altamente variable incluso cuando la demanda del cliente es muy tranquila. Por este tipo de variacin los compradores y planificadores se pasan la mayor parte de su tiempo acelerados debido a pedidos atrasados y a los cambios de programas. Esto repercute en la poca dedicacin a las actividades que si agregan valor. La competitividad de las industrias del siglo 21, se garantizar estudiando el entorno de su cadena de suministro e integracin vertical que facilite la fluidz de sus materiales y de la comunicacin en ambos sentidos. Las Alianzas estratgicas deben formarse por cliente del cliente y provedor del proveedor.
El enfoque tradicional es un proceso extenso que nos da como resultado montaas de papeles de trabajo, las rdenes de procesamiento son costosas, materiales obsoletos, etc
El proceso de Planificacin de Requerimiento de Materiales es el siguiente:
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Pgina 1 Proceso de Planeacin de Requerimiento de Materiales Comprador Agente de Compras Solicitar Materiales Realizar evaluacin y seleccin de proveedores Vendedor Emitir Orden de compra Planificador de Proveedor Revisar Orden de Compra Enviar a Planeador del Proveedor Recibir Orden de compra Es correcta no Informar al Vendedor Enviar Material si Recibir material y revisar Orden Enviar material Recibir material y revisar Orden Enviar material Recibir material y revisar Orden
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Schorr sugiere que un comprador cuyo entorno de un MRP su sporte es el JIT y opciones de control de calidad total capaces de concentrase en las tareas que agregan valor real al proceso. El desgloce de las tareas tpicas de los compradores incluira: - negociacin (20%); - seleccin de proveedores (15%); - anlisis de valor (15%) - calidad, tiempos de espera y actividades de mejora del tamao del lote (15%); - fuentes alternativas (10%) - visitas de venta (10%) - llamadas telefnicas (5%) - papeles de trabaho (5%) y - Atender citas y realizar diversas actividades (5%) En un sistema ligero maneja 3 conceptos en su cadena de suministro como parte de la reingeniera en el proceso de compras. 1.- Crear y compartir Programas validados. Este es uno de los grandes problemas en las compaas de manufactura, la falta de programas validados que utilizados para la programacin de la produccin. El cliente final de una industria fija los niveles de demanda de los productos y esta demanda es canalizada hacia atrs dentro de la cadena d suministro a travs de un sistema descrito previamente. Sin embargo ese orden de flujo es muy inneficiente por varias razones: - Largos tiempos de espera - Procedimientos de pedidos fuera de moda - Retroalimentacin lenta - Muchos roles de tomadores de decisin en la cadena de suministro y - Constantes cambios en las agendas y las especificaciones de material Pequeos cambios a las rdenes a nivel de cliente final puede dar lugar a grandes variaciones en la demanda en los niveles superiores de la cadena de suministro. Debido a los retrasos e ineficiencias a travs de la cadena de suministro, la demanda se amplifica y distorciona a la vez, esto cada que avanza a travs de la red de proveedores. Es importante que todos los miembros de la cadena de suministro entiendan las causas de la amplificacin y de la distrocion, as podrn comprender que los cambios pueden ocurrir antes de tener los programas validados. Esa variacin conduce a costos ms altos debido al inventario de seguridad que deben tener los proveedores, la aceleracin de los envios express y la necesidad de cambiar los programas de produccin dando prioridad las emergencias.
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La validacin de Programas lleva a trabajar ms de cerca con los clientes para el desarrollo de las especificaciones de los productos que llevarn menos cambios, colocar los planificadores en una posicin de mejor comunicacin con los proveedores haciendo que la programacin de estos puedan comprar a proveedores sin pasar por el proceso de requisicin. El catlogo de proveedores es el medio para que cada requerimiento sea compartido con el proveedor. El programa les da a los proveedores un horizonte de planificacin para planear el entorno de sus actividades. Las primeras 4 semanas es una zona firme que no puede ser cambiada: el resto de los requerimientos estn en materiales zona en la que estn cada uno de los requerimientos planeados del cliente y que estan sujetos a cobro. La ventaja de tener la informacin de la orden de compra es que ofrece a los proveedores un programa slido para un mes de antelacin y puedan adaptar su plan de produccin en un camino que sea costo-beneficio para ellos. Pueden reducir el nmero de configuraciones que necesiten para el su rendimiento y pedir los materiales en cantidades que minimicen los costos.
2.- Formacin de Alianzas Estratgicas. El objetivo es generar una alianza entre clientes y proveedores y no as una rivalidad. Ver a los proveedores como extenciones del negocio. Los proveedores suelen abrirse a trabajar cercanamente con los clientes porque logran mejoras mutuamente beneficiosas, es ganar - ganar. Cuando varios productos son diseados con aporte de varios proveedores, los objetivos clave son calidad y fabricacin en lugar de simplemente cumplir con los requisitos de los clientes. La contribucin que dan los provedores a las empresas es el apoyo en el diseo y reparacin de las piezas que fabrican y como los clientes no son expertos en los procesos de los proveedores, estos los integran generando ventaja competitiva debido a que el tiempo de diseo es reducido y el producto sale al mercado antes que la competencia. Las mejoras que los proveedores han indentificado en los procesos de compradores han sido el cambio de sus herramientas por el uso de tcnicas que ellos ya han implementado en sus instalaciones. Otro beneficio de crear alianzas con proveedores es la eliminacin de los controles de calidad en la planta del cliente en la recepcin de materiales. Como los proveedores envan las piezas a los clientes, estos han eliminado costos adicionales al desempaquetado. Los provedores realizan el aseguramiento de calidad y luego reempacan para su almacenamiento hasta que produccin lo necesite. Existe la confianza de que el proveedor verifica la conformidad de las piezas enviadas y proporciona la documentacin de sus especificaciones. Las alianzas con proveedores permiten disminuir la base de suministro, esto es menos inventario almacenado, al comprar en mayoreo las piezas se aprovechan los precios bajos de los proveedores. Esto ayuda a proporcionar seguridad frente a la falta de existencias.
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El precio ms bajo, sin embargo, no es siempre el mejor precio en trminos de calidad de producto y la entrega del servicio a tiempo entre otros temas. La falta de existencias es un problema porque los proveedores tienen acceso a la programacin del proveedor y ser capz de planear la capacidad de produccin de todo el material requerido. En caso de que una mquina tenga alguna avera o se sobrecargue la capacidad del proveedor primario, un segundo proveedordeber estar alineado para producir las cantidades en exceso.
3.- Creacin de la programacin de los provedores. Reiterando, el mtodo tradicional de compras implica muchos pasos que son desperdicio y no agregan valor al proceso. Tampoco mejora la comunicacin entre el planificador del cliente y el planificador del proveedor, de estas 2 personas, solo una de ellas es quien interviene en el da a dia en el proceso de obtencin de materiales. Personal de compras y ventas deben ser capaces de centrarse en las negociaciones y en la mejora de los tiempos de entrega y en el tamao del lote. El libro Compra en el siglo 21. John E. Schorr propone eliminar la planeacin tradicional de materiales y al agente de compras. Recomienda crear una posicin llamada Catlogo de proveedor. El catlogo de proveedor es capaz de colocar directamente las rdenes con el Planificador del proveedor (o Catlogo de proveedor) en lugar de perder tiempo llenando solicitudes y luego tener que esperar que la orden pase por todo el sistema. Todos los papeles viejos son eliminados. No mas montaas de requisiciones que llenar y no hay ms rdenes de compra. Los compradores pueden dedicar su tiempo en actividades que agregen valor al proceso como seleccionar proveedores, negociaciones y contratos. Ellos tienen que intervenir en el proceso actual de compras solo cuando se requiere solucionar un problema existente. El Catlogode proveedor usar el MRP II para generar los requerimientos y comunicar las necesidades del proveedor. Cuando exista algn cambio en el plan de produccin este se traslada de inmediato al Catlogo del proveedor a travs del MRP II actualizando los cambios del proveedor al nuevo programa. Los datos del Catlogo de proveedores no cambian las primeras 4 semanas.
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Conslusiones y recomendaciones. Existen muchas oportunidades en el campo de las compras. Las compaas manufactureras expanden sus operaciones mundialmente y la cadena de suministro crece ms y se hace ms compleja, las funciones de compras se convierten en una de las de mayor importancia. Los mejores planes no tienen sentido si el material no est cuando se necesita para la produccin. El actual entorno empresarial es cada vez ms competitivo y las compaas deben prepararse para el futuro asegurando su xito. Como los niveles de inventario estn reduciendo drsticamente y los envos estn llegando diariamente en lugar de que sea semanal o mensualmente, compras se encuentra en la mejor posicin para lograr un xito impresionante o fracasar. El xito de una compaa no es totalmente direccionada a un solo esfuerzo; est en toda la cadena de suministro que es escencial para el xito global de una industria.