PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES
PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
OBJETIVO
NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ALCANCE Versin: 01 Pgina: 1 de 9 Establecer la metodologa para la realizacin de las evaluaciones mdicas ocupacionales y la administracin y contenido de las historias clnicas ocupacionales en la Universidad Industrial de Santander, dando cumplimiento a la legislacin vigente. Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de la Proteccin Social Circular Unificada de 2004 del Ministerio de la Proteccin Social Resolucin 2346 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social Resolucin 1918 de 2009 del Ministerio de la Proteccin Social Cdigo Sustantivo del Trabajo Matriz de requisitos legales y otros requisitos aplicables ACTOS MDICOS: Procedimientos de diagnsticos, quirrgicos, teraputicos o farmacuticos que se realizan para evaluar o intervenir las condiciones de salud de la persona. ANTECEDENTES LABORALES: Toda exposicin a factores de riesgo durante el desempeo de su labor en contratos o trabajos desarrollados fuera de la institucin que actualmente lo contrata. CANDIDATO/ ASPIRANTE: Persona que se encuentra postulada para ocupar un cargo dentro de la UIS, y est dentro del proceso de seleccin. CONDICIONES DE SALUD: Estado de salud actual de la persona en el mbito fsico, psquico y social. CONTENIDO MNIMO DE LA HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL: La historia clnica ocupacional deber contener los documentos resultantes de cada una de las evaluaciones mdicas realizadas al trabajador durante su vida laboral y deber estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluacin. Tambin forman parte de la historia clnica ocupacional, las evaluaciones o pruebas complementarias, as como las recomendaciones pertinentes. DRH: Divisin Recursos Humanos El presente procedimiento estandariza la metodologa aplicada en la Universidad para los empleados de planta, docentes ctedra y tutores, dando cumplimiento a la legislacin vigente en cuanto a los procesos de evaluaciones mdicas ocupacionales y reserva de la historia clnica producto de las mismas.
Cdigo: PTH.53 Revis: Jefe Divisin Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud Ocupacional Profesional Planeacin Aprob: Rector Fecha de aprobacin: Agosto 19 de 2011 Resolucin No. 1324
EMO: Evaluacin mdica ocupacional ENFERMEDAD PROFESIONAL: Se entiende por enfermedad profesional todo estado patolgico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempea el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes fsicos, qumicos o biolgicos. EP: Enfermedad profesional EPS: Entidad promotora de salud EVALUACIN MDICA POST-OCUPACIONAL O DE EGRESO: Evaluaciones que se realizan al trabajador cuando se termina la relacin laboral, su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas. EVALUACIN MDICA PRE-OCUPACIONAL DE INGRESO: Evaluacin que se realiza para determinar las condiciones de salud fsica, mental y social del trabajador postulado para ocupar un cargo, en funcin de las condiciones de trabajo a las que estara expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo. Este examen es ms exhaustivo desde el punto de vista fsico y se valoran todos los sistemas de acuerdo a los posibles factores de riesgo a los que ser expuesto segn la actividad econmica de la empresa y el servicio solicitado. El propsito es seleccionar y ubicar a cada trabajador de acuerdo a su condicin fsica y a las exigencias del cargo que va a desempear, ofreciendo especial importancia a sus antecedentes laborales. EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PERIDICAS PROGRAMADAS: Evaluaciones que respondiendo a lo establecido en cada Sistema de Vigilancia Epidemiolgica, se realizan con el fin de monitorear la exposicin a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposicin al medio ambiente de trabajo; a su vez se realizan para detectar enfermedades de origen comn, con el fin de establecer un manejo preventivo. Su periodicidad estar ajustada a lo dispuesto en los Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica. EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES POR REINTEGRO LABORAL: Evaluaciones que se realizan con el fin de emitir un concepto de aptitud del trabajador para continuar desempeando en forma eficiente las funciones de su cargo de acuerdo a sus nuevas condiciones de salud. EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PERIDICAS POR CAMBIOS OCUPACIONALES: Evaluaciones mdicas que se realizan cada vez que el trabajador cambie de ocupacin dentro del profesiograma y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposicin a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia, respondiendo a lo establecido en cada Sistema de Vigilancia Epidemiolgica y en el sistema de gestin. Esta evaluacin no aplica para cambios de puestos de trabajo. EXPOSICIN A FACTOR DE RIESGO: se considera exposicin a un factor de riesgo, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 2 de 9 Cdigo: PTH.53
FUREP: Formato nico para Reporte de Enfermedades Profesionales. HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL. Es el conjunto nico de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronolgicamente las condiciones de salud de un trabajador, los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposicin a factores de riesgo que ha presentado el trabajador en su vida laboral, as como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. A la Historia Clnica se le asignar como nmero el de la cdula o documento de identidad del trabajador. MATRIZ DE EXMENES POR CARGOS: Documento que plasma las necesidades de exmenes mdicos ocupacionales y paraclnicos acorde a los riesgos inherentes a cada uno de los cargos de la organizacin. Adems, se especifican algunas caractersticas personales requeridas para el desempeo del cargo. OPERADOR EXTERNO: Persona jurdica que suministra los servicios personales a la Universidad Industrial de Santander. REINTEGRO LABORAL: consiste en la actividad de reincorporacin del trabajador al desempeo de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de competitividad, seguridad y confort, despus de una incapacidad temporal o ausentismo, as como tambin, actividades de reubicacin laboral temporal o definitiva o reconversin de mano de obra. RESPONSABLE DE LAS EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES: Las evaluaciones mdicas ocupacionales sern realizadas por un mdico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional o siguiendo los criterios definidos en los Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica. SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA: Metodologa y procedimiento mdico administrativo que facilitan el estudio de los efectos sobre la salud causados por la exposicin o factores de riesgo especficos presentes en el trabajo e incluye acciones de prevencin y control dirigidos al ambiente laboral y a las personas (aspectos fsicos, estilos de vida y trabajo, evaluaciones del ambiente de trabajo). SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES RESERVA DE LA HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL: La historia clnica ocupacional y en general, los documentos, exmenes o valoraciones clnicas o paraclnicas que all reposen son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrn comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos: Por orden de autoridad judicial. Mediante autorizacin escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines estrictamente mdicos. Por solicitud del mdico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realizacin de cualquier tipo de evaluacin mdica, previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y anlisis de la historia clnica ocupacional. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la prdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 3 de 9 Cdigo: PTH.53
CONSIDERACIONES PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 4 de 9 Cdigo: PTH.53 CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS HISTORIAS CLNICAS OCUPACIONALES: Para la custodia y entrega de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de las historias clnicas ocupacionales se aplicarn las siguientes reglas: La custodia de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica ocupacional estar a cargo del prestador de servicios de salud ocupacional que la gener en el curso de la atencin, cumpliendo con los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes de la historia clnica. Los mdicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional que formen parte de los servicios mdicos de la universidad, tendrn la guarda y custodia de la historia clnica ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece el artculo 16 de la Resolucin 2346 de 2007 y de las dems normas que lo modifiquen adicionen o sustituyan. En ningn caso la Universidad Industrial de Santander, podr tener, conservar o anexar copia de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica ocupacional del trabajador. En la hoja de vida del trabajador, se archivar el certificado mdico ocupacional. CONTENIDO DE LA EVALUACIN MDICA: La resolucin 2346 de 2007 emitida por el Ministerio de la Proteccin Social establece en su artculo 8o. que toda evaluacin mdica ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el mdico evaluador, con indicacin de los nmeros de registro mdico y de la licencia en salud ocupacional, indicando el tipo de evaluacin preocupacional, peridica, de egreso o especfica, realizada. Tanto en las evaluaciones mdicas preocupacionales como las peridicas programadas, se debern anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cules son, ante qu condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son temporales o permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes. La informacin mnima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones mdicas ocupacionales debe ser la siguiente: Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluacin mdica. Persona que realiza la evaluacin mdica. Datos de identificacin del empleador. Actividad econmica del empleador. Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y riesgos profesionales a las cuales est afiliada la persona. Datos de identificacin y socio-demogrficos del trabajador. Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo nfasis en la ocurrencia de accidentes o enfermedades profesionales y su atencin, as como en antecedentes ocupacionales, indicando nombre de la empresa, actividad econmica, seccin, cargo u oficio, descripcin de tareas o funciones y anexando todo documento, soporte o fundamento aportado por la persona evaluada, en especial, lo correspondiente al desarrollo de tareas y funciones. Igualmente, proceder a complementar la informacin existente en la historia clnica cuando hubiere sido registrada con anterioridad. Tiempo en aos y meses de antigedad en cada cargo u oficio desempeado por el evaluado. Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto, anotando niveles de exposicin y valores lmites permisibles a la fecha de medicin, si los hay, en cada oficio realizado, segn lo referido por el trabajador y la informacin que se suministre como parte de los antecedentes laborales. Se deber incluir el listado de tiempo en aos y meses de exposicin a cada agente y factor de riesgo y las medidas de control implementadas. Datos resultantes del examen fsico.
CONSIDERACIONES Impresin diagnstica o diagnstico confirmado, que puede incluir presuncin de origen profesional, cuando la hubiere, caso en el cual se deber fundamentar brevemente. Toda persona natural o jurdica que realice evaluaciones mdicas ocupacionales de cualquier tipo deber enviar el diagnstico general de salud de la poblacin trabajadora que valore. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 5 de 9 Cdigo: PTH.53 NOTA: El operador debe seguir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento y asegurar su cumplimiento para el personal de contratacin externa. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina Inicio/Fin Documento INICIO Enva documentos a la entidad contratada Realiza valoraciones mdicas 1. Enva a la entidad contratada para la realizacin de las evaluaciones mdicas, los siguientes documentos: Copia del presente procedimiento, Copia Manual de Funciones, formato FTH. 107 Matriz de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles y el formato FTH.117 Matriz de Evaluaciones Mdicas Ocupacionales. Para la realizacin de EMO preocupacional se entregar al candidato comunicacin escrita de la realizacin de la valoracin, en la cual se especifica el cargo a desempear y funciones especficas. La realizacin de los exmenes peridicos, por cambio de ocupacin, egreso y/o reintegro laboral se ajustar a cronogramas, previo envo de los mismos hacia la entidad contratada para la realizacin de los EMO. Secretaria DRH/ Contratacin Externa 2. Realiza las valoraciones medicas ocupacionales de ingreso, peridicas, por cambio de ocupacin, reintegro laboral y retiro de trabajadores o aspirantes: Ingreso: Emitir un concepto de aptitud del trabajador para desempear en forma eficiente las funciones del cargo al que aspira. Peridico: Monitorear las condiciones de salud de acuerdo a la exposicin de factores de riesgo. Cambio de ocupacin: Emitir un concepto de aptitud del trabajador para desempear en forma eficiente las funciones del nuevo cargo. Egreso: Valorar las condiciones de salud en las que se retira el trabajador. Reintegro laboral: Emitir un concepto de aptitud del trabajador para continuar desempeando en forma eficiente las funciones de su cargo de acuerdo a sus nuevas condiciones de salud. Mdico Especialista en Salud Ocupacional PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 6 de 9 Cdigo: PTH.53 FTH.117 Matriz de evaluaciones mdicas ocupacionales. FTH. 107 Matriz de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles Copia del presente procedimiento y del manual de funciones Copia del presente procedimiento y del manual de funciones 1 FTH.117 Matriz de evaluaciones mdicas ocupacionales FTH.107 Matriz de identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina Inicio/Fin Documento PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 7 de 9 Cdigo: PTH.53 1 4. Enva el concepto mdico a la Divisin de Recursos Humanos (Subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional) en medio magntico y fsico. Toda persona natural o jurdica que realice evaluaciones mdicas ocupacionales de cualquier tipo deber enviar el diagnstico general de la salud de la poblacin trabajadora que valore, dando cumplimiento al Art. 18 de la Resolucin 2463 de 2007. 3. Reserva y custodia toda la documentacin referente a diagnsticos mdicos, resultados de exmenes paraclnicos, pruebas diagnsticas y tratamientos farmacolgicos, teniendo en cuenta la Resolucin 2346 de 2007. Reserva y custodia documentacin de exmenes y diagnsticos Mdico Especialista en Salud Ocupacional Enva concepto mdico a la Divisin de Recursos Humanos Entidad contratada y/o Contratista Externo Existen recomendaciones para el concepto mdico? 1 Pg. 8 No Si 2 Las valoraciones mdicas pueden incluir evaluaciones o exmenes clnicos o para-clnicos realizados para complementar un determinado estudio en la bsqueda o comprobacin de un diagnstico (ver base de datos de exmenes por cargo). La entidad que realiza la valoracin mdica ocupacional debe anexar al concepto mdico el registro fotogrfico del trabajador o aspirante, para garantizar la identificacin del mismo. Concepto mdico Concepto mdico DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina Inicio/Fin Documento Archiva concepto mdico PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 8 de 9 Cdigo: PTH.53 2 Enfermedad profesional? 8. Remite concepto mdico a la ARP. Divisin de Recursos Humanos/Equipo SYSO/ Contratista/ UAA Fin Remite concepto a la ARP FUREP 7. En caso de corresponder a una enfermedad profesional, diligencia el Formato nico para Reporte de Enfermedades Profesionales, FUREP. 9. Archiva concepto mdico emitido, junto con las valoraciones mdicas respectivas en la hoja de vida del trabajador. La Divisin de Recursos Humanos manejar directamente los archivos del personal de planta. Equipo SYSO / Entidad contratada y/o Contratista Externo Equipo SYSO / Entidad contratada y/o Contratista Externo No FUREP 1 Si Seguimiento a recomendaciones 6. Seguimiento a la implementacin de recomendaciones. Equipo SYSO / Entidad contratada y/o Contratista Externo Comunicacin escrita Remite comunicacin escrita al Jefe de la UAA 5. Remite comunicacin escrita al Jefe de la UAA. Equipo SYSO / Entidad contratada y/o Contratista Externo Comunicacin escrita
CONTROL DE CAMBIOS 01 VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS Creacin del documento PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Versin: 01 Pgina: 9 de 9 Cdigo: PTH.53 Agosto 19 de 2011