Gestin de la

Calidad del
Proyecto

























pm4dev, 2009 serie de gerencia para el desarrollo
GERENCIA DE PROYECTOS PARA
ORGANIZACIONES DE DESARROLLO
Gestin de la Calidad del Proyecto

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GERENCIA DE PROYECTOS PARA
ORGANIZACIONES DE DESARROLLO

Una metodologa para la gerencia de
proyectos de desarrollo en organizaciones
internacionales de asistencia y apoyo
humanitario











PM4DEV 2009
Nuestro libro electrnico no tiene precio con la condicin de que no sea copiado,
modificado, publicado, vendido, cambiado el nombre, ofertado o de otra manera
distribuido para propsitos comerciales. Por favor dar el debido crdito citando a los
autores y a PM4DEV.
Sintase en la libertad de distribuir este libro electrnico a cualquier persona que le
parezca, incluyendo colegas, gerentes y organizaciones para ayudarlos en sus actividades
de gerencia de proyectos.
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GERENCIA DE LA CALIDAD DEL PROYECTO


La gerencia de la calidad es el proceso que asegura que todas las
actividades necesarias para disear, planificar e implementar un
proyecto sean efectivas y eficientes con respecto al propsito del
objetivo y su misin.

La gerencia de la calidad del proyecto no es un proceso independiente
ni separado que ocurre la final de una actividad para medir el nivel de
calidad del resultado. No significa tampoco comprar los bienes o
servicios ms caros disponibles en el mercado. La calidad y el grado no
son lo mismo, el grado son las particularidades de un bien o servicio
como caractersticas adicionales. Un producto puede ser de buena
calidad (sin defectos) y ser de una grado bajo (con pocos o sin
caractersticas adicionales).

La gerencia de la calidad es un proceso continuo que empieza y
termina con el proyecto. Se refiere a prevenir y evitar antes que medir
y arreglar resultados de poca calidad. Es parte de cada proceso de
gerencia de proyectos desde el momento que el proyecto inicia hasta
los pasos finales en la fase de cierre del proyecto.

La gerencia de la calidad se enfoca en mejorar la satisfaccin de los
interesados en el proyecto mediante la mejora continua a los procesos,
incluyendo el remover actividades innecesarias o que no tiene un valor
agregado; se logra por medio de la mejora continua de la calidad de
los bienes y servicios entregados a los beneficiarios. No se refiere a
buscar y arreglar errores, la gerencia de la calidad es el monitoreo
continuo y la aplicacin de procesos de calidad en todos los aspectos
del proyecto.

Definicin de Calidad

La calidad ha sido definida como la totalidad de caractersticas de una
entidad que se basa en su capacidad para satisfacer necesidades
establecidas o implcitas
1
Las necesidades de calidad establecidas o
implcitas son los recursos utilizados para definir los requerimientos del
proyecto por parte del dnate y los beneficiarios. Tambin se define
como Conformidad con los requerimientos o aptitud para el uso
2
; lo

1
International Organization for Standardization (ISO), Quality Management and Quality Assurance (Geneva, Switzerland: ISO
Press, 1994).
2
Joseph M. Duran , Quality Control Handbook (1951)
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que significa que el producto o servicio tiene que alcanzar los objetivos
establecidos del proyecto y tener un valor para el donante y los
beneficiarios para que puedan usar el bien o servicio como se planifico
originalmente.

El enfoque central de la gerencia de la calidad es alcanzar o
sobrepasar las expectativas de los interesados en el proyecto y
adaptarlas al diseo y especificaciones del proyecto.

El juez, en ltima instancia, acerca de la calidad, es el beneficiario, y
define si los resultados del proyecto se acercan a sus requerimientos y
expectativas. La forma en que un beneficiario define la calidad puede
ser completamente subjetiva, pero existen muchas maneras de que la
definicin de la calidad sea objetiva; por ejemplo, definiendo las
caractersticas individuales y determinando uno o ms parmetros que
puedan ser comparados con las caractersticas. Por ejemplo, una de
las caractersticas de calidad de un producto puede ser que tiene un
mnimo de errores. Esta caracterstica puede ser medida mediante el
conteo de los errores y defectos despus de que se usa el producto.

Lo importante a tomar en cuenta es que la gerencia de la calidad no es
un evento es un proceso. Un producto o servicio de alta calidad no
puede ser producido por un proceso defectuoso. La gerencia de la
calidad es un ciclo repetitivo de medicin de la eficacia y la mejora a
los procesos hasta que la calidad deseada se obtenga.

El propsito de la Gerencia de la Calidad

La principal poltica de la gerencia de la calidad del proyecto es
asegurarse que el proyecto alcanzar o superar las necesidades y
expectativas de los interesados en el proyecto. El equipo del proyecto
tiene que desarrollar una buena relacin con los interesados en el
proyecto, especialmente con el donante y beneficiarios, para entender
lo que para ellos significa la calidad. Una de las causas para que haya
evaluaciones pobres de un proyecto, es que el proyecto solo se enfoca
en alcanzar los requerimientos escritos para obtener los resultados
principales e ignora las otras necesidades y expectativas de los
interesados en el proyecto.

La calidad tiene que ser vista de la misma manera al alcance,
cronograma y presupuesto. Si un donante no esta satisfecho con la
calidad en que el proyecto entrega los resultados, el equipo del
proyecto necesitara hacer ajustes al alcance, cronograma y
presupuesto para satisfacer las expectativas y necesidades del
donante. Cumplir con el alcance y con el presupuesto no es suficiente,
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para lograr la satisfaccin de los interesados en el proyecto, el mismo
tiene que desarrollar buenas relaciones de trabajo con todos los
interesados y entender sus necesidades establecidas o implcitas.

La gerenciar de la calidad consiste en cuatro procesos principales:

Definicin de Calidad
Aseguramiento de la Calidad
Control de Calidad
Mejoras a la Calidad

Insumos Procesos Resultados
Estructura de Desglose
del Trabajo
Declaracin del Alcance
Polticas
Estandares
Planificar-Definir los
estndares para la
calidad
Hacer-asegurarse que la
calidad sea seguida
Verificar-Control de
calidad
Adaptar-mejoras de
calidad
Estndares de calidad
Plan de calidad


DEFINICIN DE LA CALIDAD


El primer paso en la gerencia de la calidad es definir la calidad, el
gerente del proyecto y el equipo tienen que identificar que estndares
de calidad se utilizaran en el proyecto, se recurrir a los donantes,
beneficiarios, a la organizacin y otros interesados en el proyecto para
que aporten con una buena definicin de calidad. En algunos casos la
organizacin o rea de especializacin del proyecto (salud, agua o
educacin) pueden tener algunas definiciones estndares de calidad
que pueden ser utilizadas por el proyecto.

El identificar los estndares de calidad en un componente clave en la
definicin de calidad que ayudar a identificar las principales
caractersticas que regirn sobre las actividades del proyecto y
aseguraran que los beneficiarios y el donante acepten los resultados
del proyecto.

La gerencia de la calidad implica tener la habilidad de anticipar
situaciones y preparar acciones que ayudarn a obtener los resultados
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deseados. La meta es la prevencin los defectos a travs de la
creacin de acciones que aseguren que el equipo del proyecto entienda
que se define como calidad.

Fuentes de Definicin de Calidad

Una fuente de definicin de calidad viene del donante; el proyecto
tiene que establecer conversaciones con el donante para familiarizarse
y para llegar a un entendimiento mutuo de lo que el donante define
como calidad. El donante puede tener ciertos estndares de lo que se
espera del proyecto, y como el proyecto entregar los beneficios
esperados a los beneficiarios. Esto coincide con el objetivo final del
proyecto el cual es que los resultados tengan la habilidad de satisfacer
las necesidades establecidas o implcitas.

Otra fuente de definicin de calidad viene de los beneficiarios; el
equipo del proyecto tiene que ser capaz de entender como los
beneficiarios definen la calidad desde su perspectiva, una perspectiva
que esta ms enfocada en la aptitud para el uso, los resultados del
proyecto tienen que ser relevantes para las necesidades actuales de
los beneficiarios y tienen que resultar en mejoras para sus vidas. El
equipo puede crear, como parte de la recoleccin de datos para la
lnea de base, preguntas que busquen entender como los beneficiarios
definen que el proyecto alcanzo sus objetivos y satisface sus
necesidades, esta pregunta tambin ayuda a definir como es el xito
del proyecto desde la perspectiva del beneficiario.

La organizacin de desarrollo puede tener sus propios estndares de
calidad que pueden reflejar la naturaleza tcnica y gerencial del
proyecto. La organizacin puede requerir la entrega oportuna y precisa
de la informacin necesaria para la toma de decisiones, o conformidad
con los estndares internacionales o locales de calidad reconocidos que
definen las reas tcnicas especificas del proyecto, esto es bastante
comn en proyectos de salud, agua y nutricin.

Un estndar reconocido mundialmente para proyectos es el Estndar
Esfera (www.sphereproject.org), utilizado para proyectos de
emergencia cuyo objetivo es mejorar la calidad de la asistencia dada a
las personas afectadas por desastres. Este lineamiento define los
estndares mnimos para agua, sanidad, salud, proteccin, seguridad
alimentaria, nutricio y refugio y establecimiento.


Caractersticas de Calidad

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Todos los bienes o servicios tienen caractersticas que facilitan la
identificacin de su calidad. Las caractersticas son parte de las
condiciones de cmo los bienes, equipos y servicios son capaces de
alcanzar los requerimientos del proyecto y sirven para ser utilizados
por los beneficiaros. Las caractersticas de calidad se relacionan con
los atributos, medidas y mtodos de un producto o servicio. Algunas
caractersticas de calidad son:

Funcionalidad es el grado, por el cual un equipo o herramienta
ejecuta su funcin prevista, esto es importante especialmente para
equipos clnicos, para que la atencin a pacientes sea cmo se
espera.

Ejecucin, es la forma en que un producto o servicio se ejecuta o
utiliza segn su uso previsto. Por ejemplo, un sistema de agua tiene
que ser diseado y construido para resistir condiciones extremas y
requerir poco mantenimiento para reducir el costo a la comunidad e
incrementar su sustentabilidad.

Confiabilidad, es la capacidad de un servicio o producto para
funcionar como se tiene previsto bajo condiciones normales sin
fallas. Los insumos qumicos utilizados para exmenes clnicos
deben proveer la informacin de una manera consistente y
confiable que ayude a identificar enfermedades graves. La confianza
de los beneficiarios depende de la calidad de los insumos utilizados.

Importancia, es la caracterstica de como un producto o servicio
alcanza las necesidades reales de los beneficiarios, debe ser
pertinente, aplicable, y apropiado para su uso previsto o aplicacin.

Puntualidad, como el producto o servicio es entregado a tiempo
para resolver los problemas cuando se necesita y no despus, esto
es una caracterstica importante para el trabajo de salud y es vital
en los proyectos emergencia.

Conveniencia, define la aptitud de su uso, su apropiada y correcta
funcin, el equipo agrcola tiene que ser diseado para operar
segn las condiciones del suelo para los beneficiarios que lo
utilizarn.

Completa, la calidad de que el servicio es completo e incluye todos
los servicios del alcance. Jornadas de entrenamiento tienen que ser
cumplidas e incluyen todas los materiales para construir una
habilidad o conocimiento deseado.

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Consistencia, los servicios son entregados de la misma manera para
cada beneficiario. Pruebas clnicas necesitan ser ejecutadas
utilizando el mismo procedimiento para cada paciente.

Las caractersticas de calidad no se limitan a los bienes, servicios o
equipo entregados a los beneficiarios, sino tambin aplican a los
bienes, servicios y equipos que el equipo del proyecto utiliza para
obtener resultados. Estos incluyen los vehculos, computadores, equipo
y herramientas variadas y servicios de consultora que el proyecto
compra y utiliza para llevar a cabo sus actividades.

Las caractersticas de calidad tienen que ser incluidas en todos los
bienes, servicios y equipos que el proyecto comprar, las oficinas de
adquisiciones deben tener un descripcin complete de lo que se
requiere para el proyecto, de lo contrario la oficina de adquisiciones
puede adquirir los bienes o servicios basndose en la informacin que
posea del producto anda ms.


Ejemplo: Un proyecto solicito la compra de 1000 tiendas para acampar
para una comunidad desplazada por inundaciones, el pedido de
compra no tena especificaciones para su uso previsto (conveniencia),
y resistencia (ejecucin). El oficial de adquisiciones solo saba que las
tiendas eran requeridas lo mas pronto posible (puntualidad), entonces
se procedi a la compra, en base a su conocimiento de como era una
tienda, 1000 tiendas de acampar se entregaron en los campos de
refugiados en el plazo especificado, y el gerente del proyecto estaba
satisfecho. Pero al da siguiente todas las familias que recibieron las
tiendas se quejaron porque las tiendas no eran buenas para las noches
fras y eran muy pequeas para alojar a sus extensas familias. El
proyecto adquiri las tiendas dentro del presupuesto y dentro del
tiempo especificado pero los beneficiarios las rechazaron porque no
satisfacan sus necesidades (calidad).


Plan de Calidad

Parte de definir la calidad involucra el desarrollo de un plan de calidad
y una lista de tareas que sern ejecutadas durante la fase de
implementacin del proyecto. Esta lista de tareas asegurar que el
equipo del proyecto y a otros actores entreguen los resultados del
proyecto de acuerdo a los requerimientos de calidad.

Una vez que el proyecto ha definido los estndares y las caractersticas
de calidad, crear un plan de calidad del proyecto que describir todas
las definiciones de calidad y los estndares relevantes para el
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proyecto, destacar los estndares que deben ser seguidos para
cumplir los requisitos regulatorios establecidos por el donante, la
organizacin y agencias externas tales como el gobierno local y
organizaciones profesionales (salud, nutricin, etc.)

El plan de calidad tambin describe las condiciones que los servicios y
bienes deben poseer para satisfacer las necesidades y expectativas de
los interesados en el proyecto, describe las situaciones o condiciones
que hacen que un resultado este por debajo de los estndares de
calidad, esta informacin es utilizada para tener una comprensin
comn entre el equipo del proyecto, para ayudarlos a identificar lo que
esta sobre y bajo un estndar de calidad.

El plan de calidad tambin incluye el procedimiento para asegurar que
los estndares de calidad sean seguidos por todos los miembros del
proyecto. El plan tambin incluye los pasos requeridos para monitorear
y controlar la calidad y el proceso de aprobacin para hacer cambios a
los estndares y al plan de calidad.



ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD


El aseguramiento es la actividad de proveer evidencia para promover
la confianza entre los interesados en el proyecto de que las actividades
relacionadas con la calidad se estn ejecutando efectivamente; y que
todas las actividades planificadas estn realizndose para proveer la
confianza de que un producto o servicio satisfar los requerimientos
establecidos de calidad.

El aseguramiento de la calidad en un proceso para proveer
confirmacin basndose en la evidencia, para asegurar al donante,
beneficiarios, gerencia de la organizacin y otros interesados en el
proyecto que el producto alcanza las necesidades, expectativas y otros
requerimientos. Asegura la existencia y efectividad del proceso y de
las herramientas de procedimientos, y los respaldos estn en un lugar
para asegurarse que los niveles esperados de calidad sean alcanzados
para producir resultados de calidad.

El aseguramiento de la calidad ocurre principalmente durante la fase
de implementacin del proyecto e incluye la evaluacin de la ejecucin
general del mismo en una base regular para proveer confianza de que
el proyecto satisfar los estndares de calidad definidos por el mismo.

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Uno de los propsitos de la gerencia de calidad es el encontrar errores
y defectos en el proyecto tan pronto como sea posible y antes de que
sean entregados a los beneficiarios. Por lo tanto, un buen proceso de
la gerencia de calidad reducir las horas de esfuerzo y costos en
rehacer las actividades de mala calidad. La meta es reducir las
posibilidades de que productos o servicios tengan poca calidad
despus de que la actividad o el proyecto hayan sido completados.

El aseguramiento de la calidad no solo se realiza para los productos y
servicios entregados por el proyecto sino tambin para los procesos y
procedimientos utilizados para dirigir el mismo, lo que incluye la
manera en que el proyecto utiliza las herramientas, tcnicas y
metodologas para manejar el alcance, cronograma, presupuesto y
calidad. El aseguramiento de la calidad tambin incluye que el
proyecto alcance cualquier estndar legal o regulatorio.

Auditorias de Calidad

Las auditorias de calidad son revisiones estructuradas de las
actividades de la gerencia de calidad que ayudan a identificar las
lecciones aprendidas que pueden mejorar ejecucin de las actividades
actuales o futuras del proyecto. Las auditorias son ejecutadas por el
personal del proyecto o consultores con experiencia en reas
especficas. El propsito de la auditoria de calidad es revisar como el
proyecto esta utilizando sus procesos internos para producir los
servicios y productos que entregara a los beneficiaros. Su meta es
encontrar maneras para mejorar las herramientas, tcnicas y procesos
que crearn los productos y servicios de alta calidad.

Si se detectan problemas durante las auditorias de calidad, sern
necesarias acciones correctivas para las herramientas, procesos y
procedimientos utilizados para asegurar que la calidad sea
restablecida. Parte de la auditoria puede incluir una revisin del
entendimiento del personal de los parmetros de calidad, y de las
habilidades y conocimiento de las personas a cargo de producir o
entregar los productos o servicios. Si se necesitaran acciones
correctivas, las mismas deben ser aprobadas a travs de los procesos
de cambio.


El ciclo PHRA (Planificar, Hacer, Revisar, Actuar,)

La herramienta ms popular utilizada para determinar el
aseguramiento de la calidad es el ciclo de Shewhart. Este ciclo consiste
en cuatro pasos: Planificar, hacer, revisar, y Actuar. Estos pasos son
comnmente abreviados PHRA.
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Los cuatro pasos del aseguramiento de la calidad son:

Planificar: Establecer los objetivos y procesos requeridos para
entregar los resultados deseados.
Hacer: Implementar el proceso
Revisar: Monitorear y evaluar el proceso implementado evaluando
los resultados versus los objetivos predeterminados.
Actuar: Aplicar las acciones necesarias para mejorar si los
resultados requirieran cambios.

El mtodo planificar, hacer, revisar y actuar es un mtodo efectivo
para monitorear la calidad, ya que analiza las condiciones existentes y
procedimientos utilizados para proveer el bien o servicio a los
beneficiarios. La meta es asegurar que la excelencia sea parte de cada
componente del proceso. El aseguramiento de la calidad tambin
ayuda a determinar si los pasos utilizados para proveer el bien o
servicio son apropiados en el tiempo y condiciones. Adems el ciclo se
repite durante la vida del proyecto lo que ayudara a mejorar la
eficiencia interna.

El ciclo PDCA se muestra a continuacin como un ciclo de mejora que
no tiene fin; este ciclo a veces se lo conoce como el ciclo de
Shewart/Deming
3
ya que lo creo Shewart y fue despus aplicado a las
prcticas administrativas por Deming.

Planear Hacer
Actuar Revisar

Figura 1 El ciclo de Shewart/Deming

3
Walter Shewhart "Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control", 1939
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El aseguramiento de la calidad demanda un grado de detalle para ser
completamente implementado en cada paso. La planificacin, por
ejemplo, puede incluir la investigacin de la calidad de las materias
primas utilizadas en la fabricacin, ensamblaje, o inspeccin de los
procesos utilizados. El paso de la revisin puede incluir
retroalimentacin del beneficiario o encuestas para determinar si las
necesidades del beneficiario estn siendo alcanzadas o sobrepasadas,
y de no ser as ver las causas. El actuar puede significar una revisin
total en el proceso de entrega para corregir un defecto tcnico. La
meta para exceder las expectativas de los interesados en el proyecto
en un proceso medible y responsable que se provee por medio del
aseguramiento de la calidad.

Aseguramiento vs. Control

El aseguramiento de la calidad es a menudo confundido con el control
de calidad; el control de calidad se hace al final de proceso o actividad
para verificar que los estndares de calidad se hayan alcanzado. El
control de calidad por si mismo no provee calidad, aunque puede
identificar problemas y sugerir maneras para mejorarlos. En contraste,
el aseguramiento de la calidad es un enfoque sistemtico para obtener
estndares de calidad. El aseguramiento de la calidad es algo que
tiene que ser planificado desde las etapas iniciales del proyecto, con
medidas apropiadas tomadas en cada etapa. Desafortunadamente
muchos proyectos de desarrollo son implementados sin un plan de
aseguramiento de la calidad, y estos proyectos a menudo no alcanzan
las expectativas de calidad del donante y beneficiarios. Para evitar
este problema el proyecto tiene que ser capaz de demostrar
conformidad constante con los requerimientos de calidad del proyecto.


CONTROL DE CALIDAD


El control de calidad es la utilizacin de tcnicas y actividades que
comparan la ejecucin real de la calidad con las metas, y define las
acciones apropiadas en respuesta a un dficit. Es el proceso que
monitorea los resultados de proyectos especficos para determinar si
estn conformes con los estndares relevantes e identifica los
diferentes enfoques para eliminar las causas de la ejecucin no
satisfactoria.

La meta del control de calidad es mejorar la calidad e involucra el
monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los
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mismos alcanzan los estndares de calidad o definiciones basadas en
las expectativas de los interesados en el proyecto. El control de calidad
tambin incluye el cmo el proyecto se ejecuta en su esfuerzo por
manejar el alcance, presupuesto y cronograma. Los elementos del
control de calidad son:

Aceptacin; los beneficiarios, el donante u otros interesados clave
en el proyecto aceptan o rechazan el producto o servicio entregado.
La aceptacin ocurre despus de que los beneficiarios o el donante
hayan tenido un la oportunidad de evaluar el producto o servicio.

Retrabajo; es la accin tomada para hacer que el producto o servicio
rechazado tenga conformidad con los requerimientos,
especificaciones de calidad o expectativas de los interesados en el
proyecto. El rehacer un trabajo es costoso y el proyecto tiene que
procurar que en cada esfuerzo se haga un buen trabajo en la
planificacin de la calidad y aseguramiento de la calidad, para as
evitar la necesidad de volver a hacer el trabajo. Todos los costos
asociados con rehacer un trabajo pueden no ser reembolsables por
el donante y la organizacin puede terminar cubriendo esos costos.

Ajustes; corregir o tomar los pasos necesarios para prevenir
problemas de calidad mayores o defectos basados en mediciones de
control de calidad. Los ajustes son identificados en los procesos que
producen los resultados y las decisiones que fueron tomadas y que
conllevan a los defectos y errores. Los cambios se hacen en los
procesos de control de cambios del proyecto.

Herramientas de Control de Calidad

Existen algunas buenas herramientas que pueden ser utilizadas para
controlar la calidad en un proyecto, estas son el diagrama Causa y
Efecto, graficas de Pareto y grficos de control:

Diagrama Causa y Efecto, tambin conocido como diagrama de
espina de pescado o diagrama de Ishikawa (en honor de Kaoru
Ishikawa, un estadstico de control de calidad oriundo de Japn, que
desarroll el concepto en los aos 60, y es considerado una de las
siete herramientas bsicas de la gerencia de calidad). Se llama
diagrama de espina de pescado por su apariencia, es una
herramienta de anlisis que provee una mirada sistemtica a los
efectos y causas que crean o contribuyen a esos efectos. El
diagrama de Ishikawa se emplea en la resolucin de problemas
como herramienta para reunir todas causas del problema de una
manera sistemtica y grficamente, con las causas usualmente
provenientes de una sesin de lluvia de ideas. Permite al equipo
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enfocarse en el porqu de la ocurrencia de los problemas y no en la
historia o sntomas del problema, u otros tpicos que desven de la
intencin de la sesin. Las causas posibles son presentadas en
varios niveles de detalle en ramas conectadas, con el nivel de
detalle aumentando mientras las ramas van hacia afuera, por
ejemplo, una rama externa es una causa de una rama interna a la
que est conectada. Por lo tanto, las ramas ms externas
usualmente indican las causas raz del problema.

Errores
De
Calidad
Causa A Causa B Causa C
Causa A-1
Causa A-2
Causa B-1
Causa B-2
Causa C-1
Causa C-2
Causa D Causa E Causa F
Causa D-1
Causa D-2
Causa E-1
Causa E-2
Causa F-1
Causa F-2


Figura 2 Diagrama de espina de pescado
Grafica de Pareto; basadas en la regla de Pareto
4
, la cual dice que el 80
por ciento de los problemas se deben a menudo al 20 por ciento de las
causas. La suposicin es que la mayora de los resultados en cualquier
situacin son determinados por un pequeo nmero de causas y esta
herramienta ayuda a identificar las pocas pero vitales causas que
explican la mayora de problemas de calidad. La grafica es una forma
de histograma que ordena los datos por su frecuencia de ocurrencia;
muestra cuantos defectos fueron generados por un tipo de categora
de una causa identificada. Por ejemplo para determinar los errores en
la recoleccin de los datos del beneficiario, el equipo identifica cinco
causas y por cada causa la frecuencia que tuvieron errores, los datos
se trazan como se muestran en el siguiente grafico, las barras
representan cada categora y la lnea el porcentaje acumulado de
errores, la grafica permite identificar que el 80% de los errores pueden
ser reducidos mediante la mejora de la recoleccin de datos en dos
categoras en lugar de enfocar los esfuerzos en corregir todas las
categoras.

4
Pareto, Economista Italiano
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Grafica de Pareto
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
S
i

F
i
r
m
a
S
i

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c
i
o
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o

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O
t
r
o
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Errores en la Collecion de Datos de Linea de Base
F
r
e
q
u
e
n
c
y
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
P
o
r
c
e
n
t
a
j
e

d
e

E
r
r
o
r
e
s

Figura 3 , Grafica de Pareto

Grficos de Control; es una exhibicin grfica de datos que ilustra el
resultado de un proceso en un cierto tiempo, el propsito de un grfico
de control es prevenir defectos, antes que detectarlos o rechazarlos, el
grfico permite determinar si un proceso est dentro o fuera de control
durante un periodo de tiempo especfico. Los grficos de control son a
menudo utilizados para monitorear la produccin de grandes
cantidades de productos, pero solamente pueden ser utilizados para
monitorear el volumen y la frecuencia de errores en documentos,
variacin del costo y cronograma y otros tems relacionados a la
gerencia de calidad del proyecto. La siguiente figura ilustra un ejemplo
de un grfico de control para el proceso de control del peso de
productos manufacturados por los beneficiaros para la venta en
mercados internacionales. El cliente tiene una tolerancia limitada para
los defectos; estos son los limites superior e inferior de control en el
grfico. Una exanimacin al azar de los productos revela los datos que
se trazaron en el grafico e identifica las veces que el proceso de
produccin cre tems que estuvieron fuera de los lmites de control,
esto facilito al proyecto a determinar las acciones a tomar para ayudar
a los beneficiarios a mejorar la calidad de su trabajo.

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Limite Superior
Limite Inferior
P
r
o
m
e
d
i
o
P
e
s
o
Tiempo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Figura 4 Grfico de Control
Los grficos de control pueden ser utilizados tambin en reas de
gerencia de proyectos, como control de cronograma y presupuesto,
para determinar si la variacin de los costos o cronograma estn fuera
de los lmites aceptables establecidos por el donante.



MEJORAS DE LA CALIDAD


Es el enfoque sistemtico a los procesos de trabajo que buscan
eliminar el desperdicio, la prdida, el rehacer un trabajo, la
frustracin, etc. para lograr que los procesos de trabajo sean ms
efectivos, eficientes y apropiados. La mejora de calidad se refiere a la
aplicacin de mtodos y herramientas para cerrar la brecha entre los
niveles de calidad actuales y los esperados mediante el entendimiento
y manejo de las deficiencias y fortalezas del sistema para mejorar, o
en algunos casos, redisear los procesos del proyecto.

Existen una variedad de enfoques de mejora de calidad, que van desde
la mejora de la ejecucin individual hasta el rediseo de los procesos
de todo proyecto. Estos enfoques difieren en trminos de tiempo,
recursos, y complejidad, pero comparten los mismos cuatro pasos en
la mejora de la calidad:

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Identificar lo que se quiere mejorar; el proyecto, utilizando los datos
encontrados en el proceso de control de calidad, identifica las reas
que necesitan ser mejoradas.

Analizar el problema o sistema, el equipo investiga las causas del
problema y sus implicaciones para el proyecto, las causas pueden
ser internas o externas al proyecto.

Desarrollar soluciones potenciales o cambios que puedan mejorar el
problema o sistema, lluvia de ideas del equipo y soluciones
potenciales al problema, tomando en consideracin su impacto al
presupuesto y cronograma del proyecto. Despus de
consideraciones cuidadosas el equipo decide y escoge la mejor
alternativa.

Evaluar e implementar las soluciones. El equipo puede decidir
evaluar la solucin en una escala pequea para verificar si es capaz
de solucionar el problema, evala las suposiciones iniciales hechas
sobre el problema y una vez que confirma que la solucin es una
alternativa viable, entonces se procede a implementar en una
escala completa la solucin.

Costo de la Calidad

El costo de la calidad es la suma de costos que un proyecto gastar
para evitar una baja calidad y cualquier otro costo incurrido como
consecuencia de los resultados de una baja calidad. La baja calidad es
el desperdicio, errores, o fallas que ocurren al tratar de satisfacer los
requerimientos del proyecto. Los costos de la baja calidad pueden ser
clasificados en tres categoras, costos de prevencin, de valoracin y
de fallas:

Costos de Prevencin: Estos son costos planificados que una
organizacin incurre para asegurar que no se cometan errores en
ninguna etapa durante el proceso de entrega del producto o servicio
al grupo beneficiario. Ejemplos de costos de prevencin incluyen
costos de planificacin de calidad, educacin y costos de
capacitacin, costos de la administracin de calidad del personal,
costos de control del proceso, costos de investigacin de mercados,
costos de pruebas de campo, y costos de mantenimiento
preventivo. El costo de prevenir errores siempre es mucho menor
que los costos de inspeccin y correccin.

Costos de Valoracin: Estos incluyen los costos de revisin,
verificacin o evaluacin de un producto o servicio durante el
proceso de entrega. Ejemplos de costos de valoracin incluyen
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costos de inspeccin de insumos, costos internos de auditora de
produccin, costos de evaluacin e inspeccin, costos de
mantenimiento de instrumentos, costos de medicin de procesos y
control, costos de evaluacin de proveedores, y costos de reportes
de auditora.

Costos de Fallas: Un proyecto incurre en estos costos porque el
producto o servicio no alcanz los requerimientos y tiene que ser
mejorado o reemplazado, o el servicio tiene que ser repetido.


Liderazgo en la Calidad

Joseph M. Juran, uno de los gurs en la gerencia de calidad dijo es
ms importante que la gerencia tenga la calidad siempre presente. En
la ausencia de una manifestacin sincera de inters en lo alto, muy
poco suceder abajo
5
Lo que esto significa es que la principal causa
de problemas de calidad es la falta de liderazgo. Para establecer e
implementar proyectos efectivos, la alta gerencia debe mostrar el
camino a seguir. Un buen porcentaje de problemas de calidad son
asociados con la gerencia, y no con asuntos tcnicos, es
responsabilidad de la alta gerencia de las organizaciones de desarrollo
el crear, apoyar y promover programas de calidad.

Los problemas de calidad deben ser tomados como una oportunidad
para mejorar; los problemas pueden ayudar a identificar mas causas
raz y as permitir el desarrollo de maneras para mejorar el proceso.
Desafortunadamente los proyectos no tienen una cultura que
promueva la identificacin de problemas debido al miedo de que hacer
mejoras es admitir que la forma actual de ejecutar las cosas esta
errada o que los responsables no son buenos ejecutores. La ejecucin
mejorada no puede darse a menos que el equipo del proyecto sienta
que puede hablar con toda sinceridad y que sus sugerencias sern
tomadas en serio.

Modelos de Madurez

Otro enfoque para mejorar la calidad es el uso de modelos de
madurez, los cuales son una gua para ayudar a las organizaciones y
proyectos a mejorar sus procesos. El modelo incluye un mtodo para
establecer los niveles de madurez del proyecto como un primer paso

5
American Society for Quality (ASQ) www.asqc.org/about/history/juran.html

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para determinar las mejoras requeridas para aumentar la capacidad
del proyecto para entregar los resultados como se prometi.

El uso de la palabra "madurez" implica que las capacidades tienen que
crecer en el tiempo para as producir xitos continuos en la gerencia
del proyecto. El diccionario Random House College define madurez
como desarrollo completo o condicin perfecta. Madurez tambin
indica un entendimiento o visibilidad en el porqu el xito ocurre y las
maneras para corregir o prevenir problemas comunes. Un modelo
implica un cambio, una mejora, o pasos en un proceso.

La madurez en la gerencia de proyectos es el desarrollo progresivo de
un enfoque de la gerencia de proyectos de las organizaciones, la
metodologa, la estrategia, y el proceso de toma de decisiones. El nivel
apropiado de madurez puede variar para cada organizacin
dependiendo de las metas, estrategias, recursos, habilidades, alcance
y necesidades especificas.


El nivel adecuado de madurez que organizacin debe tener es
determinado durante una evaluacin detallada conducida por un
equipo profesional de consultora de gerencia de proyectos. La
organizacin ha alcanzado la madurez completa de la gerencia de
proyectos cuando se ha alcanzado los requerimientos y estndares de
efectividad de la gerencia de proyectos y es capaz de demostrar
mejoras como la entrega puntual del proyecto, reducciones de costo,
eficiencia organizacional, y resultados de calidad.

La madurez de la calidad del proyecto usualmente consiste de cinco
niveles:

Nivel 1. Nivel informal, no existen procesos definidos para las
prcticas o estndares de calidad. La organizacin puede estar en
las etapas iniciales de consideracin de cmo los proyecto deben
definir la calidad, pero la mayora de esfuerzos son informales.

Nivel 2. Nivel definido, la organizacin ha definido algunos
estndares bsicos de calidad y polticas de calidad del proyecto
que estn siendo adoptadas. Pero no todos los proyectos las estn
usando de manera constante.

Nivel 3. Nivel repetible, el proceso de calidad est bien
documentado y es un estndar organizacional. Todos los
proyectos estn usndolo y produciendo resultados consistentes.

Nivel 4. Nivel controlado, todos los proyectos se les requiere usar
procesos estndares de planificacin de la calidad. La organizacin
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tiene una unidad o roles que coordinan los estndares de calidad y
aseguramiento, y las auditorias de calidad se realizan
regularmente.

Nivel 5. Nivel optimizado, el proceso de calidad incluye
lineamientos para la retroalimentacin de las mejoras al proceso.
Se utilizan medidas como criterios claves para las decisiones de
calidad y los resultados de calidad son altamente predecibles.

El modelo ayuda a una organizacin a identificar donde estn y hacia
donde deben procurar llegar, es una manera simple de determinar el
nivel de madurez requerido para un proyecto u organizacin, algunas
organizaciones pueden estar cmodas con alcanzar un nivel 3 mientras
otras pueden estar dispuestas a alcanzar el nivel 4 debido a la
necesidad de cumplir con estndares legales o regulatorios.

Mejora continua

La calidad no es algo que se logra al final de una fase o al final de un
proyecto, sino que es un proceso continuo que permite asegurar que la
calidad sea parte de todos los aspectos del proyecto. La meta es
mejorar continuamente en base a las lecciones aprendidas y a las
nuevas perspectivas provistas por el proyecto.

La mejora continua, en cuanto a la calidad del proyecto siempre se
enfoca en mejorar la satisfaccin de los interesados en el proyecto a
travs de mejoras continuas e incrementales a los procesos,
incluyendo el remover cualquier actividad innecesaria. Aplicando un
proceso que consecutivamente mejore cada elemento del proyecto se
puede alcanzar mejores resultados que tratando de esperar hasta el fin
de una fase o una evaluacin de mitad de ciclo para comenzar a hacer
ajustes y mejoras al trabajo. Requiere poco esfuerzo y mediante la
ejecucin de pequeas mejoras el proyecto puede alcanzar niveles
importantes de calidad.

Para implementar mejoras continuas, es necesario tener una cultura
de reflexin que permita al equipo del proyecto aprender de los errores
y aplicar las lecciones en la siguiente fase o ciclo y no gastar tiempo y
esfuerzo tratando de echar culpas, de lo contrario, el equipo temer
reporta cualquier problema de calidad y ser demasiado tarde para
hacer cualquier cosa una vez que el donante complete la evaluacin
del proyecto.


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