sus conceptos bsicos. La administracin se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo de corporacin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporacin. La administracin se ocupa del rendimiento esto implica eficacia y eficiencia !tra definicin de administracin. "dministrar es observar lo que nos rodea. Es #una serie de actividades interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinacin de medios puedan generar una produccin de bienes econmicos o socialmente $tiles%. " la administracin tambi&n se le 'a llamado #el arte de lograr que se 'agan ciertas cosas a trav&s de las personas%. Esta definicin de (ary )ar*er , se centra en el 'ec'o de que los gerentes cumplen las metas organizacionales 'aciendo que otros desempeen las tareas que se requieren , no desempeando ellos mismos esas tareas. La administracin es eso y muc'o mas, y de a'+ que ninguna definicin 'aya sido aceptada en forma unnime. )or esto se puede decir que la administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. El proceso es una forma sistemtica de 'acer las cosas. ,efinimos la administracin como un proceso porque todos los administradores, prescindiendo de sus 'abilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr sus metas deseadas. La definicin indica asimismo que los administradores utilizan todos los recursos de la organizacin para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso ms importante de cualquier organizacin, pero los administradores limitar+an sus logros si no recurrieran adems a otros recursos disponibles. )or ultimo se afirma que la administracin consiste en cumplir con las metas formuladas de la organizacin. Ello significa que los gerentes de cualquier organizacin trataran de conseguir finalidades espec+ficas. ,esde luego estos fines son peculiares de cada organizacin. La meta establecida de una universidad ser dar a los estudiantes una educacin integral en una comunidad acad&mica. Cualquiera que sean las metas de una organizacin particular, la administracin es el proceso en virtud del cual se consiguen esos objetivos.
1.2.- Las organizaciones y la necesidad de administrarlas " lo largo de nuestra e-istencia pertenecemos a una organizacin u otra todas las organizaciones tienen un elemento bsico y es su meta o propsito. "dems todas las organizaciones tienen un programa o m&todo para alcanzar las metas, es decir un plan. o Las organizaciones tambi&n deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para alcanzar sus metas. o La "dministracin consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones. o .odas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman /erentes. o En un mundo en donde las organizaciones estn por doquier, e-isten tres motivos bsicos para estudiarlas 0ivir en el presente. Contribuyen al nivel de vida presente de todas las personas del mundo. Edificar el futuro. 1e perfilan 'acia un futuro deseable y sirven para que las personas tambi&n lo 'agan. .ienen repercusiones en la condicin futura del entorno natural, en la prevencin y el tratamiento de enfermedades y en la guerra. 2ecordar el pasado. 1irven para conectar a las personas con su pasado, las organizaciones son patrones de las relaciones 'umanas. ,esempeo /erencial, (edida de la eficiencia y eficacia de un gerente grado en que determina o alcanza los objetivos apropiados. ,esempeo !rganizacional, (edida de la eficiencia y eficacia de una organizacin grado en que alcanza los objetivos acertados. Eficiencia, Capacidad de reducir al m+nimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin. Eficacia, Capacidad para determinar los objetivos apropiados.
1.3.- Historia de la administracin. "dministracin C'ina. El gran filsofo Confucio sent las primeras bases de un buen gobierno en C'ina, a pesar de que nunca estuvo satisfec'o de los que 'ab+a aportado con tal fin en los diferentes cargos que desempe3cute, desde magistrado local 'asta primer ministro. "l retirarse de la vida p$blica escribi sobre aspectos pol+ticos y gobierno, incluyendo su criterio sobre varias cosas. !tros contemporneos de Confucio se interesaron tambi&n en los asuntos administrativos y de ellos (icius o (o4ti fund, 566 a3antes de 7esucristo, una rama de la misma escuela, que difer+a fundamentalmente en aspectos filosficos ms que en principios. " trav&s de varios siglos, los c'inos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciacin bastante satisfactoria sobre muc'os de los problemas modernos de administracin p$blica. "dministracin Egipcia. Egipto ten+a una econom+a planeada y, , un sistema administrativo bastante amplio, que 'a sido clasificado por 8eber como 9 burocrtico9. ,ebido a los medios de comunicacin mar+timos fluviales, as+ como el uso comunal de la tierra, fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera p$blica y colectiva, a trav&s de el gran poder del gobierno central. La idea que prevaleci en el antiguo Estado egipcio durante la :0, ;: y ;0::: dinast+as fue que deb+a 'aber una severa coordinacin de los esfuerzos econmicos de toda poblacin, a fin de garantizar a cada uno de los miembros de la comunidad, y para ella la misma como un todo, el ms alto grado de prosperidad. El sistema de los ptolomeos tuvo gran influencia en la administracin de <iladelfia, puesto que en ella tambi&n la agricultura, el pastoreo, la industria y el comercio fueron conducidos dentro de iguales marcos de rigidez. ,urante el :mperio !tomano =>5?69>5@@ d. 7.A se organiz una e-celente administracin de personal p$blico, a pesar de que estaba concebida como un sistema de castas. .antas las formas burocrticas egipcias como sus seguidores levantinos tuvieron gran influencia en los criterios de gobierno e la regin. "dministracin 2omana. ,espu&s de varios siglos de monarqu+a, ejercida por soberanos etruscos, la rep$blica es instaurada en 56B a. 7. C. En lo sucesivo, todos los ciudadanos forman el populus romanus, que se re$ne en unas asambleas, los comicios. Cada a3ligen unos magistrados encargados de gobernar el pa+sC Cuestores =finanzasA, ediles =administracinA, y pretones =justiciaA. En la cumbre, dos cnsules ostentan el poder ejecutivo, dirigen al ej&rcito y realizan las funciones de jefes de estado. "cceder a estas diferentes funciones, una despu&s de otra, constituye el curus 'onorum. )or ultimo, todos los antiguos magistrados componen el senado, que controla la pol+tica interior y dirige la pol+tica e-terior. Conquistadores atrevidos, cultivadores y comerciantes prudentes, los romanos manejan con igual ardor la espada que el arado. ,e esta manera engrandecen sus territorios e implantan una administracin encargada de fomentar su desarrollo. Cada uno de los pueblos sometidos les suministra un importante contingente de soldados y esclavos. Los ciudadanos van abandonando progresivamente a estos $ltimos, cada d+a mas numerosos, la mayor parte de sus tareas. Este sistema subsistir durante varios siglos y permitir que los romanos lleven a cabo una obra gigantesca y m$ltiple en los l+mites de su inmenso imperioC construccin de incontables monumentos, carreteras y acueductos e-plotacin de minas y canteras, irrigacin. )ero tambi&n les quitar el sentido a la luc'a y el esfuerzo, dejndolos finalmente desarmados ante las invasiones de los brbaros, que acabarn con su poder+o a partir del siglo :0 de nuestra era. El esp+ritu de orden administrativo que tuvo el :mperio 2omano 'izo que se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organizacin de las instituciones de manera satisfactoria. El estudio de estos aspectos se puede dividir en la dos etapas principales por las cuales pas la evolucin romana, a saber La 2ep$blica y el :mperio. 1in embargo, deben estudiarse tambi&n la monarqu+a y la autocracia militar. La primera &poca de la 2ep$blica comprendi a 2oma como ciudad y la segunda a su transformacin en :mperio mundial, y es justamente este $ltimo per+odo el que puede ser de mayor inter&s de estudio por el ejemplo administrativo que 'a dado. Cuando vino el :mperio, y &ste e-tendi sus dominios, el sistema consular tuvo que transformarse en el proconsular que trat de lograr una prolongacin de la autoridad del cnsul. <ue as+ como &stos y los pretores recib+an una e-tensin del territorio bajo su tutela, despu&s de un a3e trabajo y pasaban as+ a tener jurisdiccin sobre una provincia, bien como cnsules o como pretores. "3ms tarde, al comienzo de la Era Cristiana, vino otro cambio de gran importancia, al convertirse el imperio 2omano en una autocracia militar establecida por 7ulio Cesar y mantenida luego por sus antecesores. Correspondi a ,iocleciano =?DE9?65 despu&s de 7esucristoA reformar la autoridad imperial elimin los antiguos gobernadores de provincias y estableci un sistema administrativo con diferentes grados de autoridad. <ue as+ como debajo del emperador ven+an los prefectos pretorianos. Fajo ellos los 0icario o gobernantes de la dicesis, y subordinados a ellos los gobernadores de provincias 'asta llegar finalmente a los funcionarios de menor importancia. Entre las limitaciones mayores que se le apuntan a los sistemas administrativos romanos estn la era de ampliacin que tuvo la forma de gobierno de la ciudad de 2oma al :mperio, y tambi&n la reunin de las labores ejecutivas con las judiciales, a pesar de que se reconoce que fueron aislados los conflictos de autoridad que se presentaron por equivocadas concepciones entre los derec'os y los deberes particulares. Ello se subsan por la disciplina que tuvieron en su organizacin jur+dica, la cual 'a servido de pilar fundamental a la concepcin del derec'o. "dministracin democratica griega. La administracin gubernamental griega tuvo cuatro pasos evolutivos, puesto que sus estados tuvieron (onarqu+as "ristocracias .iran+as ,emocracias Con la $nica e-cepcin de Esparta, en donde siempre 'ubo una aristocracia. La monarqu+a ateniense fue su primer sistema de gobierno y tuvo relativamente poca importancia desde un punto de vista administrativo en tanto que el per+odo aristocrtico, que dur 'asta el siglo y ante de 7esucristo, y el democrtico si tuvieron una gran transcendencia. (ientras la democracia, el sistema de gobierno griego consisti en una asamblea popular denominada la eclesia, en el cual resid+a la autoridad m-ima, y en ella participaban directamente todos los ciudadanos. <ue as+ &sa la primera manifestacin que tuvo del concepto de gobierno de la mayor+a y de que la soberan+a del Estado la tiene el pueblo. En la eclesia se encuentran en buena parte las bases de nuestros sistemas democrticos actuales, con algunas limitaciones y diferencias. En la eclesia se discut+an los asuntos y se formulaban las pol+ticas a trav&s de decisiones en las cuales ten+an participacin todos los ciudadanos. "dministracin en la edad media. La Edad (edia de Europa se caracteriz bsicamente por un sistema pol+tico originalC el feudalismo. Los reyes slo dispon+an de un poder limitadoC no eran mas que la cabeza de toda una jerarqu+a de se3s, vinculados entre ellos por lazos de vasallaje. El se3feudal viv+a en su castillo, administraba la justicia, dirig+a la polic+a, recaudaba los impuestos y acu3 la moneda. 1u autoridad y, en ciertos casos, su papel de protector se ejerc+an sobre sus vasallos y sobre la masa de campesinos, que constitu+an en ese entonces el elemento esencial de la poblacin. Entre estos $ltimos, algunos eran libres, =los llanosA y otros depend+an directamente del se3=los siervosA. La Edad (edia se caracteriz pro las formas descentralizadas de gobierno y como reaccin de lo que 'ab+a sucedido en el :mperio 2omano, y aun en el gobierno democrtico griego, que fueron altamente centralizados. <ue as+ como apareci el feudalismo bajo el cual los antiguos ciudadanos y 'abitantes del ca+do :mperio 2omano se agruparon alrededor de personajes importantes en busca de proteccin. ,urante la &poca medieval 'ubo una notable evolucin de los sistemas organizativos como resultado del debilitamiento del poder central durante los $ltimos d+as del :mperio 2omano. La autoridad pas al terrateniente, el cual ten+a poderes e-traordinarios para fines tributarios de polic+a dentro de su dominio o saltos. 1e e-tendi tambi&n la commendacin o entrega voluntaria de tierra a alg$n pr+ncipe poderoso, de parte de un peque3errateniente que continuaba viviendo en ella como precarium, con el objeto de que se protegiese de por vida. Es decir que pasaba de terrateniente a arrendatario. .ambi&n en esta &poca, floreci y se consolid tambi&n la :glesia Catlica y "postlica 2omana. El estudio de su organizacin 'a de interesar a quien se inicia en las disciplinas administrativas, cualquiera que sea su credo religioso, porque ella tiene caracter+sticas muy particulares que inclusive en algunos aspectos obedecen a una concepcin distinta del patrn clsico. "dministracin en la edad moderna. El ms importante, ejercido por la asamblea de representantes elegidos, consiste en 'acer las leyes. El poder ejecutivo el cual es el gobierno, se encarga de la aplicacin y de la ejecucin de las leyes. El poder judicial, por $ltimo, tiene un doble cometidoC por una parte castigar las violaciones de la ley cometidas por los individuos el cual es la jurisdiccin penal, y por otra parte dirimir los conflictos entre los ciudadanos =jurisdiccin civil 1.4.- La administracin en el siglo !. La 'istoria 'a demostrado que por miles de a3la econom+a 'a sido agraria. ,esde el inicio de la 'umanidad tuvieron que trabajar en el campo para poder vivir y alimentar a sus familias. Los primeros seres 'umanos domesticaron la vegetacin y las consecuencias de este descubrimiento fueron estremecedorasC aparecieron las primeras aldeas, los recolectores nmadas se transformaron en campesinos sedentarios. La actividad agr+cola fue predominante para las econom+as durante miles de a3antes de la revolucin industrial. La revolucin industrial dio un vuelco a la econom+a, signific un cambio econmico de grand+simas proporciones al vincular el desarrollo tecnolgico con el productivo. La aparicin de nuevas mquinas y 'erramientas de trabajo especializadas permiti que los trabajadores produjeran ms bienes que antes y que la e-periencia adquirida utilizando una mquina o 'erramienta aumentara la productividad y la tendencia 'acia una mayor especializacin en un proceso acumulativo. Goy en d+a el panorama es distinto. Fos damos cuenta de los grandes avances tecnolgicos y cient+ficos que cada d+a conocemos. .ambi&n nos damos cuenta de algo muy preocupanteC 9los recursos naturales se estn agotando9. "ctualmente el panorama ya conocido de la sociedad industrial est cediendo o dando su lugar a una sociedad donde su base econmica ya no son ni el sector agr+cola ni industrial sino el conocimiento y la inteligencia.9Hu& quiere decir esto9 Estamos entrando en una &poca totalmente distinta pues el mundo est cambiando y claro tambi&n la manera de negociar y trabajar. El siglo ;;: no se caracterizar por lo que actualmente la conocemos sino que ser una sociedad inteligente o de conocimientos. En un futuro la econom+a no solo a nivel pa+s sino a nivel internacional ser diferente. )uesto que los recursos naturales se agotan y los avances tecnolgicos se acent$an la econom+a se basar >66I en el conocimiento y la informacin. Los consumidores pagarn por el conocimiento. "lgunas formas que prueban esto que a'ora digo son las siguientesC )rimeramente el conocimiento se vuelve una forma ms redituable para las empresas ya que ofrece funcionalidad. La revolucin actual de avances tecnolgicos demuestra que puedo fortalecer nuevas empresas y derribar otras fuertes que no poseen buenos conocimientos como base. La informacin que circula ofrece noticias confiables, datos oportunos, etc. "dems que el conocimiento ofrece rpida respuesta a las estrategias dise3s. Con esto se tiene como idea un nuevo pensamiento en las empresas donde se busca un tipo nuevo de administrar. 1e crean ideas e-actas de cmo administrar y poder llevar al &-ito de una empresa. (uy cierto es que los cambios que en este tiempo se estn e-perimentando se fortalecern y darn entrada a un nuevo tipo de econom+a y administracin donde el conocimiento y la inteligencia sern bases slidas para el buen manejo de las empresas, donde a'ora estas sern materia prima o bsica para la produccin de bienes y servicios. )ero, nuevamente quiero realizar otra preguntaC 9Hu& se busca con la nueva administracin9 La respuesta es sencilla y directaC rapidez. ta debido al conocimiento elevado ser una nueva estrategia presente. Lo que anteriormente 'e comentado no quiere decir que debamos preocuparnos, correr, o tratar de volar 'acia el mejoramiento de lo que actualmente nos fortalece y nos cuida. (s bien, se necesita un dise3uevo de estructuras para ofrecer nuestro objetivo nuevo que es la rapidez, la cual sin lugar a dudad se lograr medianteC 9El conocimiento9. 2.1.- !ntroduccin. Jno de los grandes motivos para este nuevo anlisis es el cambio productivo por fuerzas y presiones ajenas a la organizacin. En la d&cada de lBK6 el mundo se estremeci con el impacto de los precios del petrleo que se cuadruplicaron y las organizaciones, desde /eneral (otor. Gasta la oficina de correos, tuvieron que decidir como reconfigurarse para absorber esta circunstancia e-terna. En la d&cada de >BB6 las nuevas tecnolog+as de comunicacin y procesamiento de informacin =desde baratos aparatos de fa- y computadoras porttiles, 'asta novedosas computadoras superpotentesA, as+ como las transformaciones geopol+ticas revolucionaron nuestra concepcin de las organizaciones, de 'ec'o, todos estos factores y muc'os ms forman parte del ambiente de las organizaciones. La administracin consiste en darle forma consiente y constante a las organizaciones. .odas las organizaciones cuentan con personas que tienen el cargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman gerentes. Los gerentes, entrenadores, directores, ejecutivos de ventas, talvez resulten mas evidentes en una organizacin que en otra, pero si estos no tienen una administracin eficaz es probable que fracases. 2.2.- "odelo de sistemas abiertos. L# $"%&$'# #(!$&)#. La Empresa. Es un ente vivo y que en conjunto con las dems empresas conforman el aparato productivo de la 1ociedad. Es toda organizacin que desarrolla actividades que culminan con la entrega de bienes yLo servicios que van a satisfacer las necesidades de un mercado. ,ic'a empresa ejerce dos funcionesC >. " nivel individualC )roducir bienes yLo servicios ?. " nivel socialC Crear riqueza. $*+,-.$ D$ '!')$"#'. El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos segmentos de una organizacin por separado, piensa que la organizacin es un sistema $nico, que tiene un propsito, y esta compuesto por partes que se interrelacionan. Estas posiciones permiten a los gerentes contemplar a la organizacin como un todo y como parte del ambiente e-terno mas amplio. El enfoque de sistemas dice que la actitud de un segmento de la organizacin afecta en diferentes grados la actitud de todos sus otros segmentos.
L# ,&/#*!0#1!,* 1,", '!')$"# #(!$&),. :mportacin =entradasAC La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energ+a de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Finguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida. >. .ransformacin =procesamientoAC Los sistemas abiertos transforman la energ+a disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. ?. E-portacin =salidaAC Los sistemas abiertos e-portan ciertos productos 'acia el ambiente. M. Los sistemas como ciclos de eventos que se repitenC El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin4 transformacin4 e-portacin. E. Entrop+a negativaC Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entpico para reabastecerse de energ+a manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 5. :nformacin como insumoC Los sistemas abiertos reciben tambi&n insumos de tipo informativo que proporcionan se3s a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con &ste. @. Estado de equilibrio y 'omeostasis dinmicaC En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrioC e-iste un flujo continuo de energ+a del ambiente e-terior y una continua e-portacin de productos del sistema sin embargo, el cociente de intercambio de energ+a y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. K. ,iferenciacinC La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambi&n multiplicacin de roles y diferenciacin interna. D. EquifinalidadC El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. B. L+mites o fronterasC La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. tos definen el campo de accin del sistema, como tambi&n su grado de apertura con relacin al ambiente. 2.3.- "edio e2terno de las empresas. Las organizaciones e-isten dentro de u complejo ambiente e-terno que influye de la manera de 'acer negocios. Los principales factores de este medio e-terno son econmicos, sociolgicos, pol+ticos y tecnolgicos. ,entro de este medio e-terno 'ay factores que afectan ala organizacin de manera inmediata estos son las acciones, bancos, proveedores, sindicatos y clientes. Los demogrficos estudian los cambios en la poblacin, predicen que la fuerza laboral se esta 'aciendo vieja, tiene menos e-periencia actual, esta integrada por mas mujeres que antes, por lo que estn cambiando del noreste al sureste, por n$meros crecientes en nuestro pa+s se deben tomar en cuenta estos cambios, adems se deben considerar las dificultades as+ como la &tica laboral de los empleados en los planes de la administracin para el futuro de la empresa. .odas las empresas funcionan dentro de diversos medios e-ternos, el mas importante de estos es el pol+tico y legal, para asegurar el &-ito comercial, todos los ejecutivos deben tener preparada y asegurar el &-ito y el estado actual de la pol+tica y los cambios propuestos de estos medios, ignorar estos cambios en el rea pol+tica o en los cdigos legales es buscar problemas. .oda compa3cutea e-iste dentro de un ambiente tecnolgico y la administracin debe decidirC >. El nivel apropiado de tecnolog+a de la empresa. ?. Hue nuevos niveles de tecnolog+a se introducirn. Jna manera eficaz de introducir la tecnolog+a nueva, es que los directivos consideren t&rminos financieros y 'umanos. "lgunos trabajadores no se pueden adaptar a otra nueva tecnolog+a y esto ser lo que posibilite o no el cambio. 2.4.- "edio !nterno de las empresas. El ambiente interno de la empresa son los recursos 'umanos, financieros, tecnolgicos y f+sicos. Los recursos financieros consisten en fijar los estimados de inversin de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa, comprendeC 9 )resupuesto de ingresos =el total bruto sin descontar gastosA. 9 )resupuesto de egresos =para determinar el liquido o netoA. 9 <lujo neto =diferencia entre ingreso y egresoA. 9 Caja final. 9 Caja inicial. 9 Caja m+nima. 2.3.- 1ultura corporati4a. +actor determinante para el e2ito de los proyectos de in4ersion de la empresa. (uc'as veces la falta de estructura organizacional y un limitado presupuesto 'acen que se establezca como punto de contacto entre la comunidad y la empresa privada el departamento de relaciones p$blicas, recursos 'umanos, publicidad o mercadeo. Creando entonces, un poco de escepticismo entre los grupos de inter&s de la empresa. Es por esta razn, que 'an surgido en muc'as industrias los muy llamados departamentos de relaciones con la comunidad, asuntos corporativos, asuntos p$blicos o asuntos gubernamentales. En el caso de los bancos es el departamento de reinversin en la comunidad el que se encarga de crear el enlace entre la empresa y la comunidad, ya que se creo como resultado de una regulacin federal. El rea desde dnde se coordinan las relaciones comunitarias de una empresa nos puede decir muc'o sobre el enfoque, presupuesto y compromiso de esta empresa en la comunidad. Cada d+a ms empresas reconocen la importancia de su participacin en la construccin en la solucin de los problemas del pa+s. )or lo tanto, 'ay que estar muy claros en que el perfil de un profesional que trabaja en el rea de relaciones con la comunidad es vital para el &-ito de los proyectos de inversin social de la empresa. 1in embargo, 'ay que distinguir en que el perfil del profesional que trabaja para salvaguardar la imagen p$blica de una corporacin, no debe ser necesariamente igual al que crea proyectos efectivos de alianzas educativas, o el corre un programa de voluntariado.
2.5.- La globalizacin y la administracin. El t&rmino 9/lobalizacin9 lo traduce la !FJ del ingl&s como (undializacin, tratando de interpretarlo como una gran cobertura de las prcticas o aperturas del mercado internacional. " escala mundial, la globalizacin se refiere a la creciente interdependencia entre los pa+ses, tal como se refleja en los crecientes flujos internacionales de bienes, servicios, capitales y conocimientos. ,entro de este conte-to de la 9aldea global9, surgen grandes empresas a la conquista del mercado, entre &stas tenemosC corporaciones multinacionales, que mantienen operaciones importantes en mas de un pa+s en forma simultnea, pero que las administran a todas desde la sede en el pa+s de origen corporaciones transnacionales, que mantienen operaciones importantes en ms de un pa+s, en forma simultnea, y descentraliza la toma de decisiones en cada operacin al pa+s local. En la actualidad, e-isten grandes oportunidades para que las organizaciones puedan penetrar en nuevos mercados, llegar a ms y ms potenciales compradores de sus productos, y ampliar sus 'orizontes empresariales. Es cierto que la globalizacin presenta como contrapartida una fuerte competencia, pero para las empresas que se encuentren preparadas y listas, esto no representar mayores dificultades En los $ltimos a3la pol+tica gubernamental a orientado sus estrategias para la formacin de una cultura laboral nueva, acorde con la apertura comercial y de inversiones e-tranjeras, con miras a implementar un nuevo paradigma ideolgico empresarial que conduzca a la modernidad globalizadora con base al apoyo de las empresas multinacionales, tomado como piedra de toque la globalizacin, fenmeno 'istrico nuevo. La globalizacin esta compuesta por tres factores interrelacionados. La pro-imidad, la Jbicacin y la "ctitud. En conjunto estas tres facetas de la globalizacin enmarcan una complejidad, 'asta a'ora in&dita, de las relaciones que enfrenta un administrador global. L# %&,!"!D#D. En primer lugar, como nunca antes, los gerentes estn trabajando muc'o mas cerca de una mayor cantidad y variedad de clientes, competidores, proveedores, y reguladores gubernamentales. Esta pro-imidad que esta en funcin de un mundo que se esta encogiendo o reduciendo, es en parte cuestin de tiempo, pues la actual tecnolog+a de las comunicaciones permite a la gente en todo el mundo compartir la informacin orar, video, etc., en cuestin de minutos, el aumento de capacidad tecnolgica y administrativa de la gente de todo el mundo es otro aspecto de pro-imidad. L# .(!1#1!. En esto junto con la integracin de las operaciones de una organizacin a trav&s de diversas fronteras internacionales, forman parte de la globalizacin. 3.1.- 1orriente del pensamiento sobre la toma de decisiones. .oma de decisiones. El proceso para identificar y preseleccionar un curso de accin para resolver un problema espec+fico. Jno de los campos de mayor trascendencia para el ser 'umano es el de la toma de decisiones, ya que debemos elegir =basndonos en actitudes o e-periencias previasA entre varias alternativas aquella que nos parezca suficientemente racional. La organizacin es considerada como un sistema de decisiones, en donde la gente participa de forma consciente y racional, escogiendo y decidiendo entre alternativas ms o menos racionales de aquellas que le son presentadas. Las decisiones implican seis elementosC >. "gente decisorio.Es aquella persona que selecciona la opcin entre varias alternativas o ideas de accin. ?. !bjetivos. 1on las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones. M. /ustos yLo preferencias. 1on los criterios que el agente decisorio utiliza para poder escoger. E. Estrategias. Es el curso de accin que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus metas yLo objetivos. .oda estrategia depende de los recursos que se disponga. 5. 1ituacin. 1on los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muc'os de los cuales, estn fuera de su control. @. Logros y resultados. Es la secuencia o resultante de una estrategia 3.2.- 1lases de decisiones. 1eg$n la frecuencia con que se presentenC ,ecisiones programadasC 1on aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas como el tipo de problemas que resuelve se presentan con cierta regularidad ya se tiene un m&todo bien establecido de solucin y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas ,ecisiones Fo programadas. 1on decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso espec+fico de solucin, por ejemploC 9Lanzamiento de un nuevo producto al mercado9, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisin para generar una solucin espec+fica para este problema ,ecisiones subjetivas. Esta clase abarca las decisiones privadas o en las cuales interviene de manera clave su forma de ver las cosas, problemas en los cuales usted eval$a sus puntos fuertes y d&biles, sus oportunidades y amenazas, y toma la decisin siendo influenciado por sus emociones. 3.3.- *i4eles de toma de decisin en una organizacin. En todos los aspectos de la vida nos tenemos que enfrentar todos los d+as a una toma de decisiones ya sean grandes o peque3problemas que tengamos que solucionar. La toma de decisiones se da muy significativo dentro de la vida empresarial. Jno de los problemas que se presentan en la toma de una decisin es por parte de los analistas de los sistemas ya que los resultados deben ser en 'ec'os reales. Los analistas son los encargados de se3r los defectos y proponer una pronta solucin sin perjudicar la organizacin La informacin es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de los analistas en una organizacin ya que a mayor calidad de informacin, mejor es la calidad en la toma de decisiones. Caracteristicas para la toma de decisinoes. >. Efectos futuros. .iene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisin afectar el futuro. Jna decisin que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisin de alto nivel, mientras que una decisin con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior. ?. 2eversibilidad. 1e refiere a la velocidad con que una decisin puede revertirse y la dificultad que implica 'acer este cambio. 1i revertir es dif+cil, se recomienda tomar la decisin a un nivel alto pero si revertir es fcil, se requiere tomar la decisin a un nivel bajo. M. :mpacto. Esta caracter+stica se refiere a la medida en que otras reas o actividades se ven afectadas. 1i el impacto es e-tensivo, es indicado tomar la decisin a un nivel alto un impacto $nico se asocia con una decisin tomada a un nivel bajo. E. Calidad. Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores &ticos, consideraciones legales, principios bsicos de conducta, imagen de la compa3cutea, etc. 1i muc'os de estos factores estn involucrados, se requiere tomar la decisin a un nivel alto si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisin a un nivel bajo. 5. )eriodicidad. Este elemento responde a la pregunta de si una decisin se toma frecuente o e-cepcionalmente. Jna decisin e-cepcional es una decisin de alto nivel, mientras que una decisin que se toma frecuentemente es una decisin de nivel bajo 3.4.- $stilo de toma de decisiones. En el modelo de administracin tradicional, posiblemente ms tendenciosa 'acia lo autocrtico, el jefe es quien toma las decisiones siempre. Esa tendencia puede ser producto de una cultura aprendida del mismo sistema dentro del cual trabaja =la empresaA o incluso puede reflejar desconfianza en s+ mismo, al temer que si alguien ms propone buenas ideas su propio puesto como jefe podr+a entrar 9en riesgo. >. Est el nivel 9autocrtico o individual9,en el cual el jefe, es quien toma la decisin en forma inconsulta. ?. Est el nivel consultivo,en el cual el jefe pide criterios y luego &l toma la decisin basado en su propio criterio pero tomando en cuenta el de los dems. M. El nivel de decisin grupal,que es el totalmente democrtico, cuando el jefe pone al grupo a decidir =casi a votarA y se 'ace lo que el grupo decida. Cada persona tiene un estilo a la 'ora de tomar decisiones. :ndependientemente de s+ su estilo es lgico o creativo, el m&todo debe ser racional y sencillo. Los buenos ejecutivos no permiten que las decisiones o su resultado se vean afectados por circunstancias personales. Los m&todos sistemticos para alcanzar una decisin garantizan que se aborden todos los temas pertinentesC se re$ne la informacin necesaria, se consideran y comparan correctamente todas las alternativas, se identifican las dificultades y se eval$a la factibilidad, y se tienen en cuenta las consecuencias 3.3.- )oma de decisiones en diferentes condiciones. E. 5. En una situacin donde e-iste certeza, las personas estn razonablemente seguras sobre lo que ocurrir cuando tomen una decisin, cuentan con informacin que se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto. @. )or otra parte en una situacin de incertidumbre, las personas slo tienen una base de datos muy deficiente. Fo saben si estos son o no confiables y tienen muc'a inseguridad sobre los posibles cambios que pueda sufrir la situacin. (s a$n, no pueden evaluar las interacciones de las diferentes variables 3.5.- %asos en el proceso de toma de decisiones. :dentificar y analizar el problema :dentificar los criterios de decisin y ponderarlos /enerar las alternativas de solucin Evaluar las alternativas Eleccin de la mejor alternativa :mplementacin de la decisin Evaluacin de los resultados 4.1.- !mportancia de planear. )ropicia el desarrollo de la empresa. 2educe al m-imo los riesgos. (a-imiza el aprovec'amiento de los recursos y tiempo. ,ebido a que es un proceso que se3 anticipadamente cada accin o actividad que deber realizar, en cuanto a empresas se refiere, e-isten varios tipos de planeacinC planeacin de mercado =9Cmo se va a 'acer llegar los productos a nuestros clientes9A, planeacin financiera =9Cuntos recursos econmicos necesitamos9A, planeacin del personal =,etermina la cantidad de empleados que se necesitanA, planeacin f+sica =(aquinaria y equipoA, planeacin referente al rea geogrfica =JbicacinA, planeacin funcional =Los diferentes departamentos que se crearn en la empresa, como las reasA, planeacin correctiva =(odificaciones espec+ficasA. .ambi&n e-iste quienes 'acen una planeacin general, esta debe contener, por lo menos los siguientes elementosC !bjetivos )ropsitos =visinA (isin Estndares )ol+ticas Estrategias =tcticasA )resupuestos (&todos )rogramas Elementos de la planeacinC Los elementos que caracterizan la planeacin son los siguientesC > Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. ? La investigacin. "plicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as+ como de los medios ptimos para conseguirlos. M Los objetivos. 2epresentan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo espec+fico. E Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. 5 )ol+ticas. 1on gu+as para orientar la accin son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin. @ )rogramas. 1on esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que 'abrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. K )resupuestos. 1on los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social e-presado en t&rminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dic'o plan. D )rocedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. "unque tambi&n e-isten ciertos aspectos que deben ser tomados en cuenta con relacin al medio ambiente e-terno comoC 9 EC!F:C!1C )articipacin en el mercado, 2ecursos financieros ,:nflacin :ngreso personal, (ovimiento estacional de mercado, :magen de la empresa, /ustos y preferencias del consumidor, Localizacin de materia prima y mano de obra, /asto p$blico, .asa de crecimiento, .asa de poblacin, .ipo de inversionistas 9 )!L:C!1C )ol+ticas de gobierno, Leyes y regulaciones 9 .ECF!L:C!1C <acilidad de transporte, :nfraestructura 9 C!()E.:,!2E1 N )2!0EE,!2E1C 1e debe considerar la cantidad de empresas, proveedores y competidores de la localidad.
El proceso de planeacin. Consiste en el seguimiento de pasos en secuencia lgica )ara llegar al logro de objetivosC Establecimiento de metas =una o variasA ,efinir situacin actual :dentificar los apoyos y obstculos ,esarrollar un plan o los medios de accin para lograrlo Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales :ndicar el sistema que evaluar y controlar el logro de objetivos. El control, en cambio, significa supervisar, verificar, vigilar y analizar el trabajo y los resultados obtenidos para asegurar el alcance de las metas, tal y como fueron planeadas, mientras que administrativamente 'ablando, el control es la medicin y correccin del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro. El control tiene como finalidad, se3rlas debilidades y errores con el propsito de rectificarlos e impedir su repeticin. Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as+ evitar desviaciones en la ejecucin de los planes. )uesto que el control implica la e-istencia de metas y planes, ning$n administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. /eneralmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control. Jn administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, para descubrir qu& ocurri y porqu&, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. 1in embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas. Como parte del 9proceso de control9, se establecen como puntos bsicosC estndares, relacin de control con planeacin =la e-istente es muy estrec'a, ya que el control permite supervisarA, relacin de control con organizacin =el control ayuda muc'o a la organizacin, proporciona resultados de mediciones con respecto a cmo funciona la estructura de la empresaA, relacin de control con direccin =poner medidas de control que ayude al peque3mpresario a dirigir mejor a su personalA como ejemplo tenemos a la teor+a de 9Las 5 19s9C 1E2:C 1eleccin 1E:.!FC !rdenar 1E:1!C Limpieza 1EOE.L1JC 1istematizar acciones 1G:1JOEC "utodisciplina Elementos del control C Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una unidad de medida, que servir como modelo, gu+a o patrn en base en lo cual se efectuar el control. (edicin de resultados. La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede de alg$n modo modificar la misma unidad de medida. Correccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. 2etroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin es aqu+ en donde se encuentra la relacin ms estrec'a entre la planeacin y el control Cantidad. 1e mide a trav&s de unidades. Calidad. )unto de eficiencia de los trabajadores =qu& tan bien se 'acen las cosasA Jso de tiempo. (anejo de tiempo como indicador esencial =rapidezA Costo. Cuidar que el producto no pase el nivel de precio ptimo. Tambin en el control, al igual que en la planeacin, existen diferentes tipos: Control generalC 1e encarga de revisar si las operaciones que se realizan se apegan a los objetivos. Control de cantidadC Es un proceso mediante el cual se determinan las cantidades a manejar en cualquier rea de la empresa. Control de calidadC Es un proceso que se realiza en forma continua con el propsito de conocer si el producto cumple con los estndares considerados como ptimos. Control de auditoria administrativaC 1e encarga de revisar las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se realicen bien. Control de presupuestoC Jn presupuesto consiste en establecer en unidades el comportamiento esperado variable. Control de costosC es una evaluacin de tipo comparativo de los costos actuales contra el estndar. Control de inventariosC Lo que se busca al tener un buen sistema de control de inventario es tener la cantidad adecuada en el momento y lugar adecuados. En el tema de 9planeacin estrat&gica, se le conocen como fortalezas y debilidades. 1e pueden ver desde varias perspectivas, pero puse dos de las que cre+ mejor e-plicadas. 4.2.- $s6uema de la planeacin. Jn esquema es la representacin simplificada de una realidad compleja. )ara el entendimiento de la planeacin o ver de que formas podemos visualizar cada paso. ,e esta forma podemos ver el rumbo que toma la planeacin desde que iniciamos 'asta que llegamos al punto planeado N poder darnos cuenta si la planeacin establecida es adecuada o no, si surgi efecto o no . 9C! C!F<ECC:!F"2L!9 )ara realizar un esquema podemos seguir los siguientes pasosC >. Lectura atenta del te-to y materiales complementarios de nuestro objeto de estudio. ?. P$squeda del significado de t&rminos desconocidos o de dif+cil comprensin. Jtiliza para ello el diccionario. M. !rdenacin del contenido. E. Eleccin del tipo de esquema. Cuando lo 'ayas decidido, mant&n el formato para el resto de la materia. 5. Empleo de colores, subrayado y distintos tipos y tama3de letra, estableciendo niveles de jerarqu+a =subordinacinA seg$n la importancia de cada concepto. "dems del color y la letra =may$sculas, min$sculas, negrita, cursivaA es esencial realizar sangr+as de mayor o menor entidad. <uncin ,e )laneacin. Es la primera funcin del proceso administrativo, que consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos La planificacin administrativa, es un proceso de seleccin de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un pa+s, institucin o empresa de que se trate. Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa, aprovec'ando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos negativos. La planificacin en s+ntesis es un proceso de proyeccin al futuro. La planificacin comprende en la prctica desde el nivel de ideas, pasando por el dise3e objetivos, metas, estrategias, pol+ticas y programas, 'asta los procedimientos. )or lo dic'o podemos aseverar que constituye una .!(" ,E ,EC:1:!FE1, ya que incluye la eleccin de una entre varias alternativas. )lan )ara )laneacin. Jna vez que los directivos 'ayan decidido sobre lo que quieren obtener de su sistema de planeacin, es muy importante que los detalles se analicen con muc'o cuidado. Este es el plan para planear o la gu+a para la planeacin, lo cual muc'as veces tambi&n se denomina 9manual para la planeacin9. En una peque3mpresa el plan para planear puede ser transmitido verbalmente a los ejecutivos, pero en compa3cuteas grandes se recomienda 'acerlo por escrito. 1e puede 'acer notar de modo parent&tico, que la emisin del primer manual para la planeacin representa el final de una secuencia de pasos en el plan para planear. La intencin de planear puede concretarse en una evaluacin de la planeacin que se est realizando actualmente en una organizacin, y una determinacin si se necesitan o no ms o diferentes planes. En caso de que s+, 'ay que fijar los propsitos. 1e pueden dise3sistemas preliminares, los cuales se e-aminarn entre los ejecutivos y el personal. Jna vez que est&n aceptados y comprendidos por estos $ltimos, puede escribirse el manual. Los manuales de planeacin proporcionan los lineamientos bsicos para la planeacin en una empresa. )or tanto, deber+an contener una clara e-posicin de las obligaciones del ejecutivo en jefe en cuanto a una planeacin formal efectiva como un requisito esencial de la direccin, especialmente para el primer ciclo de planeacin un glosario de t&rminos claves una especificacin de informacin necesaria para el sistema una especificacin de qui&n debe proporcionar qu& tipo de informacin un plan de flujo de informacin y cualquier norma de planeacin especial, tal como si la evaluacin usada en el proceso se 'ar sobre una base constante o actual. Los requerimientos de informacin, como se 'a mencionado antes, cubren un rea muy amplia, la cual ser detallada ms adelante. 1in embargo, los planes requieren informacin acerca de asuntos como objetivos, estrategias y programas tcticos, la cual a su vez informar acerca de ventas, utilidades, participacin del mercado, finanzas, mercadot&cnica, productos, necesidades de capital, mano de obra, investigacin y desarrollo etc., tal como sea apropiado y deseado por la alta direccin. Los manuales de planeacin tambi&n pueden abarcar la siguiente informacinC la manera en la que la alta direccin integra la planeacin estrat&gica en el deber directivo, las misiones y filosof+as de la compa3cutea. los asuntos principales relacionados con la alta direccin, una evaluacin del medio ambiente que se usar como premisa en la planeacin, estrategias y pol+ticas que la alta direccin quiere imponer en eL pensamiento de todos aquellos involucrados en el proceso de planeacin, procedimientos estndares de distribucin de capital, una cr+tica de resultados anteriores, una e-plicacin de t&cnicas de pronsticos interesantes para las divisiones, ilustraciones de diversos elementos del proceso de planeacin tales como estrategias, objetivos, planes de contingencia y argumentos. )or supuesto que un manual que contiene este tipo de informacin aclarar lo que se espera de aquellos involucrados en la planeacin. )uede realizar ms funciones que aquel con requisitos de informacin resumidos. >. Cambio de direccin de la empresa. ?. "celerar el crecimiento y mejorar la rentabilidad. M. Eliminar personas ineficientes entre las divisiones. E. 1e3r asuntos estrat&gicos para consideracin de la alta direccin. 5. Concentrar los recursos en asuntos importantes. /uiar las divisiones y el personal de investigacin en el desarrollo de nuevos productos. ,istribuir los bienes entre las reas de acuerdo con sus potenciales. @. ,esarrollar una mejor informacin para que los directivos tomen mejores decisiones. K. ,esarrollar un sistema de referencia para presupuesto y planes operativos a corto plazo. D. ,esarrollar anlisis situacionales de las oportunidades y peligros para proporcionar una mejor conciencia del potencial de la empresa en vista de sus potencialidades y debilidades. B. ,esarrollar una mejor coordinacin interna de actividades. >6. ,esarrollar una mejor comunicacin. >>. !btener el control de las operaciones. >?. ,esarrollar un sentido de seguridad entre los gerentes mediante un mejor entendimiento del medio ambiente cambiante y la 'abilidad para que la compa3cutea se adapte a &ste. >M. Evitar el desempe3orzado. >E. Capacitar ejecutivos. >5. )roporcionar un mapa para indicar en dnde estar ubicada la compa3cutea y cmo llegar 'asta all+. >@. Establecer objetivos ms reales y e-igentes, pero dentro de lo posible. >K. 2evisar y e-aminar actividades actuales como tambi&n 'acer ajustes y modificaciones adecuados en vista del medio ambiente cambiante y de las metas de la empresa. >D. )roporcionar conciencia del medio ambiente cambiante para adaptarse mejor. >B. "doptar el paso de una empresa 9e-'austa9. ?6. ,esarrollar lo que otras empresas 'acen. "dems, puede proporcionar un sistema de referencia, un lenguaje com$n para todos los que estn relacionados con la planeacin. .ambi&n puede establecer normas para juzgar la calidad de los planes y puede facilitar la consolidacin de los mismos. Es de importancia considerable que un manual de planeacin bien trazado puede estimular el pensamiento creativo. Fo es fcil apartar a los directivos de sus problemas diarios sin embargo, los manuales que proporcionan lineamientos claros resultan en respuestas innovadoras a requisitos de informacin, muestran claramente el involucramiento y el deber de la alta direccin, e-igen creatividad y tienden a estimular el pensamiento innovador. <inalmente, los manuales pueden contribuir a capacitar a los ejecutivos y el personal en todos los aspectos importantes del proceso de planeacin. )ero no slo pueden educar a los directores en la planeacin y ayudar a capacitarlo para llevarla a cabo en forma adecuada, sino que tambi&n pueden servir como el medio para e-plicar las filosof+as, pol+ticas principales y aspiraciones de la alta gerencia. 4.3.- +uncin de planeacin. Es la primera funcin del proceso administrativo, que consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos La planificacin administrativa, es un proceso de seleccin de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un pa+s, institucin o empresa de que se trate. Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa, aprovec'ando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos negativos. La planificacin en s+ntesis es un proceso de proyeccin al futuro. La planificacin comprende en la prctica desde el nivel de ideas, pasando por el dise3e objetivos, metas, estrategias, pol+ticas y programas, 'asta los procedimientos. )or lo dic'o podemos aseverar que constituye una .!(" ,E ,EC:1:!FE1, ya que incluye la eleccin de una entre varias alternativas 4.4.- %lan para la planeacin. El )lan para la )laneacin Jna vez que los directivos 'ayan decidido sobre lo que quieren obtener de su sistema de planeacin, es muy importante que los detalles se analicen con muc'o cuidado. Este es el plan para planear o la gu+a para la planeacin, lo cual muc'as veces tambi&n se denomina 9manual para la planeacin9. En una peque3mpresa el plan para planear puede ser transmitido verbalmente a los ejecutivos, pero en compa3cuteas grandes se recomienda 'acerlo por escrito. 1e puede 'acer notar de modo parent&tico, que la emisin del primer manual para la planeacin representa el final de una secuencia de pasos en el plan para planear. La intencin de planear puede concretarse en una evaluacin de la planeacin que se est realizando actualmente en una organizacin, y una determinacin si se necesitan o no ms o diferentes planes. En caso de que s+, 'ay que fijar los propsitos. 1e pueden dise3sistemas preliminares, los cuales se e-aminarn entre los ejecutivos y el personal. Jna vez que est&n aceptados y comprendidos por estos $ltimos, puede escribirse el manual. Los manuales de planeacin proporcionan los lineamientos bsicos para la planeacin en una empresa. )or tanto, deber+an contener una clara e-posicin de las obligaciones del ejecutivo en jefe en cuanto a una planeacin formal efectiva como un requisito esencial de la direccin, especialmente para el primer ciclo de planeacin un glosario de t&rminos claves una especificacin de informacin necesaria para el sistema una especificacin de qui&n debe proporcionar qu& tipo de informacin un plan de flujo de informacin y cualquier norma de planeacin especial, tal como si la evaluacin usada en el proceso se 'ar sobre una base constante o actual. Los requerimientos de informacin, como se 'a mencionado antes, cubren un rea muy amplia, la cual ser detallada ms adelante. 1in embargo, los planes requieren informacin acerca de asuntos como objetivos, estrategias y programas tcticos, la cual a su vez informar acerca de ventas, utilidades, participacin del mercado, finanzas, mercadot&cnica, productos, necesidades de capital, mano de obra, investigacin y desarrollo etc., tal como sea apropiado y deseado por la alta direccin. Los manuales de planeacin tambi&n pueden abarcar la siguiente informacinC la manera en la que la alta direccin integra la planeacin estrat&gica en el deber directivo, las misiones y filosof+as de la compa3cutea. los asuntos principales relacionados con la alta direccin, una evaluacin del medio ambiente que se usar como premisa en la planeacin, estrategias y pol+ticas que la alta direccin quiere imponer en eL pensamiento de todos aquellos involucrados en el proceso de planeacin, procedimientos estndares de distribucin de capital, una cr+tica de resultados anteriores, una e-plicacin de t&cnicas de pronsticos interesantes para las divisiones, ilustraciones de diversos elementos del proceso de planeacin tales como estrategias, objetivos, planes de contingencia y argumentos. )or supuesto que un manual que contiene este tipo de informacin aclarar lo que se espera de aquellos involucrados en la planeacin. )uede realizar ms funciones que aquel con requisitos de informacin resumidos. >. Cambio de direccin de la empresa. ?. "celerar el crecimiento y mejorar la rentabilidad. M. Eliminar personas ineficientes entre las divisiones. E. 1e3r asuntos estrat&gicos para consideracin de la alta direccin. 5. Concentrar los recursos en asuntos importantes. /uiar las divisiones y el personal de investigacin en el desarrollo de nuevos productos. ,istribuir los bienes entre las reas de acuerdo con sus potenciales. @. ,esarrollar una mejor informacin para que los directivos tomen mejores decisiones. K. ,esarrollar un sistema de referencia para presupuesto y planes operativos a corto plazo. D. ,esarrollar anlisis situacionales de las oportunidades y peligros para proporcionar una mejor conciencia del potencial de la empresa en vista de sus potencialidades y debilidades. B. ,esarrollar una mejor coordinacin interna de actividades. >6. ,esarrollar una mejor comunicacin. >>. !btener el control de las operaciones. >?. ,esarrollar un sentido de seguridad entre los gerentes mediante un mejor entendimiento del medio ambiente cambiante y la 'abilidad para que la compa3cutea se adapte a &ste. >M. Evitar el desempe3orzado. >E. Capacitar ejecutivos. >5. )roporcionar un mapa para indicar en dnde estar ubicada la compa3cutea y cmo llegar 'asta all+. >@. Establecer objetivos ms reales y e-igentes, pero dentro de lo posible. >K. 2evisar y e-aminar actividades actuales como tambi&n 'acer ajustes y modificaciones adecuados en vista del medio ambiente cambiante y de las metas de la empresa. >D. )roporcionar conciencia del medio ambiente cambiante para adaptarse mejor. >B. "doptar el paso de una empresa 9e-'austa9. ?6. ,esarrollar lo que otras empresas 'acen. "dems, puede proporcionar un sistema de referencia, un lenguaje com$n para todos los que estn relacionados con la planeacin. .ambi&n puede establecer normas para juzgar la calidad de los planes y puede facilitar la consolidacin de los mismos. Es de importancia considerable que un manual de planeacin bien trazado puede estimular el pensamiento creativo. Fo es fcil apartar a los directivos de sus problemas diarios sin embargo, los manuales que proporcionan lineamientos claros resultan en respuestas innovadoras a requisitos de informacin, muestran claramente el involucramiento y el deber de la alta direccin, e-igen creatividad y tienden a estimular el pensamiento innovador. <inalmente, los manuales pueden contribuir a capacitar a los ejecutivos y el personal en todos los aspectos importantes del proceso de planeacin. )ero no slo pueden educar a los directores en la planeacin y ayudar a capacitarlo para llevarla a cabo en forma adecuada, sino que tambi&n pueden servir como el medio para e-plicar las filosof+as, pol+ticas principales y aspiraciones de la alta gerencia. )laneacin Estrat&gica4 La planeacin estrat&gica es la planeacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como un todo. Los administradores consideran a la organizacin una unidad total y se preguntan a s+ mismo qu& debe 'acerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. El largo plazo se define como un per+odo que se e-tiende apro-imadamente entre M y 5 a3'acia el futuro. 1e debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los administradores deben comprometerse fondos para la planeacin slo cuando puedan anticipar, en el futuro pr-imo, un rendimiento sobre los gastos de planeacin como resultado del anlisis de planeacin a largo plazo. Los costos de la planeacin son una inversin y, no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversin. )laneacin tctica 4 Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organizacin. El corto plazo se define como un per+odo que se e-tiende slo a un a3 menos 'acia el futuro. Los administradores usan la planeacin tctica para describir lo que las diversas partes de la organizacin deben 'acer para que la empresa tenga &-ito en alg$n momento dentro de un a3 manos 'acia el futuro. La planeacin tctica debe concentrarse en lo que debe 'acerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organizacin a que logre sus objetivos a largo plazo, determinados mediante la planeacin estrat&gica. )laneacin !perativa 4 Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la b$squeda y la seleccin del producto o servicio. ,espu&s de seleccionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnolgica de producirlo. El dise3e un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicacin de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto. Los sistemas de administracin de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformacin, los productos y el sistema de retroalimentacin 4.3.- %roceso de planeacin y resultados. Los propsitos proporcionan las pautas para el dise3e un plan estrat&gico, se e-presan gen&ricamente y su determinacin es una funcin reservada a los altos ejecutivos de la empresa . .oda organizacin debe establecer los propsitos como base para la formulacin de un plan las siguientes cuatro caracter+sticas los diferencian de los objetivos. aA 1on bsicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento de los dems elementos. bA 1on gen&ricos o cualitativos, porque no se e-presan en t&rminos num&ricos. cA 1on permanentes, porque permanecen vigentes durante el per+odo de vida de la organizacin. dA 1on semipermanentes, porque pueden abarcar un per+odo determinado. Jn propsito de una empresa puede serC :ncrementar las utilidades sobre la inversin de los accionistas. :mportancia de los )ropsitos >. 1irven de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as+ como para los dems tipos de planes. ?. )ermiten orientar a los responsables de la planeacin sobre el curso de accin que deben seguir al formular los planes. M. :dentifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social. E. 1on la razn de la e-istencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyeccin 'acia el futuro. 5. ,efinen el &-ito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos. Caracter+sticas que deben reunir los propsitos aA Evitar que la ,ireccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas. bA ,eben darse a conocer a todos los miembros de la empresa. cA Evitar dogmatizarlos. dA ,eben estar acordes a los valores institucionales del grupo social. eA Fo deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la organizacin. fA ,eben implantarse, si es que no se 'an considerado. gA Fo deben definirse con frases ambiguas y vac+as, el autoenga3o ayuda a la implantacin de planes. )remisas. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan. )or su naturaleza pueden serC :nternas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propsitos =variaciones de capital, ausentismo, rotacin de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a 'uelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y d&biles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.A E-ternas. 1on factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planearC "A ,e carcter pol+tico 4 Estabilidad pol+tica del pa+s. 4 1istema pol+tico de gobierno. 4 :ntervencin estatal en los negocios. 4 2estricciones a la importacin y e-portacin. 4 2elaciones internacionales. PA ,e carcter legal. >A .endencias fiscalesC 4 :mpuestos sobre ciertos art+culos o productos. 4 <orma de pago de impuestos. 4 E-enciones de impuestos. 4 :mpuestos sobre utilidades e-cesivas. ?A .endencias laboralesC 4 Laboral. 4 (ejoramiento del ambiente. 4 ,escentralizacin de empresas en las zonas urbanas. CA Econmicas 4 ,euda p$blica. 4 <enmenos inflacionarios. 4 Fivel de salarios. 4 Fivel de precios. 4 )oder adquisitivo de la poblacin. 4 :ngreso per cpita. 4 2enta nacional. 4 )roducto nacional bruto. 4 :nversin e-tranjera. ,A 1ociales 4 Crecimiento y distribucin demogrfica. 4 (ovilidad de la poblacin. 4 Empleo y desempleo. 4 Fuevas construcciones y obras p$blicas. 4 "lfabetizacin. 4 1istemas de salubridad e 'igiene. EA .&cnicas 4 2apidez de los avances tecnolgicos. 4 Cambios en los sistemas. <A !tros factores 4 Competencia. 4 )osicin en el mercado. 4 )ol+ticas de operacin. 4 Cambios en la demanda. 4 <uentes de financiamiento. 4 .ransporte. 4 ,istribucin del ingreso. 4 )roductividad e ingreso nacional. 4 Comportamiento de los consumidores. 4 )rogramas de investigacin. 4.5.- $strategias. La planeacin estrat&gica es la planeacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como un todo. Los administradores consideran a la organizacin una unidad total y se preguntan a s+ mismo qu& debe 'acerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. El largo plazo se define como un per+odo que se e-tiende apro-imadamente entre M y 5 a3'acia el futuro. 1e debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los administradores deben comprometerse fondos para la planeacin slo cuando puedan anticipar, en el futuro pr-imo, un rendimiento sobre los gastos de planeacin como resultado del anlisis de planeacin a largo plazo. Los costos de la planeacin son una inversin y, no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversin. )laneacin tctica 4 Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organizacin. El corto plazo se define como un per+odo que se e-tiende slo a un a3 menos 'acia el futuro. Los administradores usan la planeacin tctica para describir lo que las diversas partes de la organizacin deben 'acer para que la empresa tenga &-ito en alg$n momento dentro de un a3 manos 'acia el futuro. La planeacin tctica debe concentrarse en lo que debe 'acerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organizacin a que logre sus objetivos a largo plazo, determinados mediante la planeacin estrat&gica. )laneacin !perativa 4 Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la b$squeda y la seleccin del producto o servicio. ,espu&s de seleccionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnolgica de producirlo. El dise3e un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicacin de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto. Los sistemas de administracin de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformacin, los productos y el sistema de retroalimentacin. 3.1.- 1onceptos bsicos. 9Hu& es !rganizacin9. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as+, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. 9Hu& es Estructura !rganizacional9 La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organizacin cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia. 9Hu& es el ,epartamento9 El departamento es una o varias divisiones de la organizacin. ,epartamento es un rea bien determinada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempe3e actividades espec+ficas. .ipos de organizacin La organizacin formal La organizacin formal es la determinacin de los estndares de interrelacin entre los rganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organizacin para lograr los objetivos. Caracter+sticas Psicas ,e La !rganizacin <ormal 4Consta de escalas jerrquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama 4Es racional 4Es una de las principales caracter+sticas de la teor+a clsica 41eg$n .aylor =defensor de este tipo de organizacinA la organizacin debe basarse en la divisin del trabajo y por consiguiente en la especializacin del obrero, pretendiendo una organizacin funcional superespecializada. 4,istribucin de la autoridad y de la responsabilidad 3.2.- Lineamientos para organizar. Jnidad de mando. Jn subordinado slo deber recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y se produce una serie de conflictos entre las personas. Especializacin. Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas. )aridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad. Equilibrio de ,ireccinQControl Consiste en disear una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma. ,efinicin de puestos 1e debe definir con claridad el contenido de los puestos en relacin a los objetivos de los mismos. %asos bsicos para organizar ,ividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la divisin del trabajo. Combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalizacin. Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta vinculacin de los departamentos produce una jerarqu+a de la organizacin. establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dic'a integracin. Este proceso se conoce con el nombre de coordinacin. ,ivisin del trabajoC se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. .odas las tareas de la organizacin desde la produccin 'asta la administracin se pueden subdividir. La divisin del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especializacin, pues cada persona se convierte en e-perta en cierto trabajo. "dems como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se cian a sus talentos e intereses. ,epartamentalizacinC se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relacin lgica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organizacin. )or ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de qu+mica, departamento de ingles, etc&tera. La ,epartamentalizacin es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que 'an sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos RparecidosR como pueden suponer e-isten muc'as variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organizacin sern deferentes a las de otras. 7erarqu+aC desde los primeros d+as de la industrializacin los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podr+an manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo =con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativoA cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas l+neas de dependencia son caracter+sticas fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarqu+a que es plan que especifica quien controla a quien en una organizacin. CoordinacinC consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organizacin con eficiencia, sin coordinacin los miembros de la organizacin perder+an de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentar+an la tentacin de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organizacin. Jn grado importante de organizacin con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente estn cambiando y e-iste muc'a interdependencia.
3.3.- $structuras organizacionales. !rganizacin Lineal. Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de los antiguos ej&rcitos y en la organizacin eclesistica medieval. Caracater+sticas ,e La !rganizacin L+nealC )osee el principio de autoridad lineal o principio esencial =tiene una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternosA, muy defendida por <ayol en su teor+a clsica de la administracin. .iene L+neas formales de comunicacin, $nicamente se comunican los rganos o cargos entre s+ a trav&s de las l+neas presentes del organigrama e-cepto los situados en la cima del mismo. Centralizar las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as+ sucesivamente 'asta la c$pula de la organizacin )osee configuracin piramidal a medida que se eleva la jerrquica disminuye el n$mero de cargos u rganos. 0entajas ,e La !rganizacin Lineal Estructura sencilla y de fcil compresin. 4,elimitacin n+tida y clara de las responsabilidades de los rganos o cargos involucrados. 4<acilidad de implantacin. Estabilidad considerable. Es el tipo de organizacin ms indicado para peque3empresas. ,esventajas ,e La !rganizacin Lineal La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la infle-ibilidad de la organizacin lineal. Fo se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y constantes de la sociedad moderna. Esta basada en la direccin $nica y directa, puede volverse autoritaria. Enfatiza en la funcin de jefatura y de mando y la e-agera, pues supone la e-istencia de jefes capaces de 'acerlo y saberlo todo. La unidad de mando 'ace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada =la organizacin lineal impide la especializacinA. 4" medida que la empresa crece, la organizacin lineal conduce inevitablemente a la congestin, en especial en los niveles altos de la organizacin. Campo ,e "plicacin ,e La !rganizacin Lineal Cuando la organizacin es peque3 no requiere ejecutivos especialistas en tareas altamente t&cnicas. Cuando la organizacin esta comenzando su desarrollo. Cuando las tareas llevadas acabo por la organizacin estn estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones Cuando la organizacin tiene vida corta y la rapidez en la ejecucin del trabajo se 'ace ms importante que la calidad del mismo. Cuando la organizacin juzga ms interesante invertir en consultor+a e-terna u obtener servicios e-ternos, que establecer rganos internos de asesor+a. !rganizacin <uncional . Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones para cada tarea Caracte+sticas ,e La !rganizacin <uncional "utoridad funcional o divididaC es una autoridad sustentada en el conocimiento. Fing$n superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. L+nea directa de comunicacinC directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. ,escentralizacin de las decisionesC las decisiones se delegan a los rganos o cargos especializados. Enfasis en la especializacinC especializacin de todos los rganos a cargo. 0entajas ,e La !rganizacin <uncional (-ima especializacin. (ejor suspencin t&cnica. Comunicacin directa ms rpida Cada rgano realiza $nicamente su actividad espec+fica. ,esventajas ,e La !rganizacin <uncional 4)&rdida de la autoridad de mandoC la e-igencia de obediencia y la imposicin de disciplina, aspectos t+picos de la organizacin lineal, no son lo fundamental en la organizacin funcional. 1ubordinacin m$ltipleC si la organizacin funcional tiene problemas en la delegacin de la autoridad, tambi&n los presenta en la delimitacin de las responsabilidades. .endencia a la competencia entre los especialistasC puesto que los diversos rganos o cargos son especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y su enfoque. .endencia a la tensin y a los conflictos en la organizacinC la rivalidad y la competencia, unidas a la p&rdida de visin de conjunto de la organizacin pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagnicos creando conflictos entre los especialistas. Confusin en cuanto a los objetivosC puesto que la organizacin funcional e-ige la subordinacin m$ltiple, no siempre el subordinado sabe e-actamente a quien informar de un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades de orientacin y confusin en cuanto a los objetivos que deben alcanzar. Campo ,e "plicacin ,e La !rganizacin <uncional Cuando la organizacin por ser peque3tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y est orientado 'acia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la organizacin delega durante un per+odo determinado autoridad funcional a alg$n rgano especializado. 3.4.- #dministracin de recursos 7umanos. En el proceso de la planeacin de recursos 'umanos se debe fijar las adaptaciones y los cambios futuros que una organizacin tendr que 'acer a su estructura interna, debido a las modificaciones en su ambiente interno y e-terno. 1e emplea el t&rmino planeacin de la organizacin para 'acer referencia a este proceso de cambio. RLa planeacin de la organizacin es la actividad consciente que la empresa lleva a cabo para efectuar un cambio positivo en su estado y en su capacidad de crecimientoR. La planeacin de la organizacin es un enfoque al cambio organizacional y a la efectividad administrativa. 2ealiza un cambio y un mejoramiento que incluye a todos los miembros de la organizacin en la planeacin y en el anlisis de problemas. 0ariables que afectan a la planeacin de la organizacin. (uc'as variables del ambiente que son bsicamente e-ternas pero que ocasionalmente tambi&n son de naturaleza interna afectan a las actividades de la planeacin de la organizacin. "lgunas de las variables ms importantes que afectan a la planeacin de la organizacin son las siguientesC )ronsticos de negocios E-pansin y crecimiento Cambios estructurales y de diseo <ilosof+a administrativa )apel del gobierno )apel del sindicato (ezcla de 'abilidad 'umana y producto Competencia internacional )laneacin de la organizacin contra planeacin de recursos 'umanos Los conceptos de planeacin de organizacin y planeacin de recursos 'umanos estn interrelacionados. ,ebido a que el trabajo 'umano es el insumo institucional ms crucial, la planeacin de la organizacin debe ser, en efecto, planeacin de la fuerza de trabajo. ,e estos dos conceptos, por lo com$n a la planeacin de la organizacin se le da una concepcin y una interpretacin ms amplios, y en esta capacidad todos los recursos =terrenos, capital, equipo, materias primas, construcciones, etc., adems del trabajo 'umanoA se ven desde una perspectiva de planeacin y localizacin. Es mejor ver la planeacin de los recursos 'umanos y de la organizacin como actividades parcialmente interrelacionadas y sobrepuestas. 1er+a incorrecto considerar estos conceptos de planeacin como actividades totalmente distintas o completamente semejantes. "uditor+a y planeacin de recursos 'umanos Jna vez realizada la planeacin de la organizacin, el siguiente paso consiste en obtener informacin sobre el personal actual de la organizacin. 1e requieren de tipos de informacinC S.ienen los miembros de la organizacin las 'abilidades necesarias para su trabajo9, SEstn teniendo un buen desempeo9 Las respuestas a las preguntas anteriores permitirn a los planeadores comparar las fortalezas y debilidades del personal con los requerimientos futuros. ,eber darse especial importancia a encontrar las 'abilidades e-istentes y posibles dentro de la organizacin, pues suele ser ms econmico promover a sus miembros, que reclutar, contratar y capacitar a personas ajenas a ella. R)romover desde adentro tambi&n fomenta la lealtad con la empresa y reconoce la posibilidad de crear trayectorias profesionales para el personalR.5 En la auditor+a de recursos 'umanos, se eval$an las 'abilidades y el desempeo de cada individuo de la organizacin. ,entro de cada departamento se clasifica a los individuos de acuerdo con la calidad de su trabajo. La informacin as+ obtenida dar a los administradores de nivel superior una idea de laeficacia del personal en cada departamento. En el caso de niveles superiores de la direccin, el siguiente paso en el proceso de auditor+a puede ser desarrollar un plan detallado de sucesin o un diagrama de sustitucin.
5.1.- "oti4acin. Es un t&rmino general que es aplicado a cada uno de los impulsos, deseos, necesidades, aspiraciones y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus subordinados, o sea que 'acen cosas que Esperan que satisfagan estos impulsos y deseos, esto 'ar que los 1ubordinados act$en y trabajen en la forma deseada. Los gerentes tienen la responsabilidad de crear un medio )ropicio para el desempe3ejor de sus subordinados, y estos .ienen tambi&n la responsabilidad s& la auto motivacin. Cadena de necesidad4deseo4satisfaccin. La motivacin comprende una reaccin en cadena, que inicia Con necesidades percibidas, produce deseos o metas buscadas y da Lugar a tensiones, que provocan acciones para alcanzar metas y <inalmente satisfacer los deseos. El medio tiene una muy importante sobre la )ercepcin de las necesidades secundarias. La promocin de un 1ubordinado puede suscitar el deseo de tener una posicin 1uperior. Jn problema lleno de retos podr+a aumentar el deseo de Lograr algo mediante su solucin. La cadena de necesidad4deseo4 satisfaccin no siempre act$a tan sencillamente, sino que las necesidades provocan una conducta, La satisfaccin de una necesidad puede despertar un deseo de 1atisfacer mas necesidades. Las necesidades de una persona puede "gudizarse por la satisfaccin obtenida al cumplir con una meta ,esea o puede reducirse al m+nimo con el fracaso. Las Fecesidades no siempre son la causa de la conducta 'umana, sino Hue podr+an ser los resultados de ella, esto significa que, la conducta Con frecuencia es lo que 'acemos y no porque lo 'acemos. Complejidad de la motivacin. En cualquier circunstancia, los motivos de un individuo )odr+an ser muy complejos y en ocasiones contradictorias. Jn :ndividuo puede sentirse motivado por un deseo de bienes y 1ervicios econmicos, es posible que estos deseos tomen un papel ,e que sean antagnicos o complejos. (otivadores 1on las cosas que inducen a una persona a actuar bien, aunque las (otivaciones reflejan deseos, los motivadores son las recompensas ! incentivos identificados que refuerzan el impulso para satisfacer Estos deseos. .ambi&n son los medios a trav&s de los cuales es :mposible conciliar las necesidades en conflictos o ,estacar una necesidad para que tenga prioridad sobre otra. Jn gerente puede contribuir en buena medida a reforzar los motivos (ediante el establecimiento de un medio favorable a ciertos impulsos. Jn motivador es algo que influye en la conducta del :ndividuo, es el factor decisivo de lo que 'ace la persona. En Cualquier empresa organizada, los gerentes de esta deben de )reocuparse por los motivadores y debern de ser ingeniosos en su Jso y debe de utilizar los motivadores que llevaran a los 1ubordinados a desempe3e con eficiencia para la empresa, una Puena parte de los impulsos de todas las personas deber ser Estimulada y satisfec'a para asegurar un desempe3ficiente. ,iferencia entre motivacin y satisfaccin La motivacin es referida al impulso y esfuerzo por 1atisfacer un deseo o meta, la satisfaccin se refiere al placer E-perimentado cuando se satisface un deseo, o sea la motivacin :mplica un impulso 'acia el resultado y la satisfaccin es el resultado ya e-perimentado. ,esde el punto de vista administrativo, un individuo pod+a .ener gran satisfaccin en el empleo pero un poco nivel de (otivacin para el mismo o podr suceder lo contrario. .ambi&n es Entendible la probabilidad de que personas altamente motivadas y Con poca satisfaccin en el empleo busquen otras posiciones. En el (ismo sentido, lo que consideran gratificantes sus posiciones pero 2eciben remuneraciones considerablemente menores a lo que desean o )iensan que merecen, posiblemente busquen otro empleo. 5.2.- Liderazgo. El l+der como toda persona posee muc'os defectos y virtudes que debe conocer esto implica mirar primero dentro de uno mismo, conocerse para luego entender a los dems y reflejar lo que quiere lograr, l o que busca alcanzar con los dems para conseguir el &-ito. Este anlisis nos llevara a entendernos para luego conocer a los dems y de esta forma mejorar nuestro desempe3omo l+deres que somos, sea para beneficio personal yLo de nuestra organizacin. La esencia del liderazgo son los seguidores. En otras palabras, lo que 'ace que una personasea l+der es la disposicin de la gente a seguirla. "dems, la gente tiende a seguir a quienes le ofrecen medios para la satisfaccin de sus deseos y necesidades. El liderazgo y la motivacin estn estrec'amente interrelacionados. 1i se entiende la motivacin, se apreciar mejor qu& desea la gente y la razn de sus acciones. liderazgo se define como la direccin, jefatura o c onduccin de un partido pol+tico, de un grupo social o de otra colectividad. El liderazgo tiene implicaciones importantesC el liderazgo involucra a otras personas a los empleados o seguidores. Los miembros del grupo dada su voluntad para aceptar las rdenes del l+der, ayudan a definir la posicin del l+der y permiten el proceso del liderazgo sino 'ubiera a quien manda. otra implicacion del liderazgo entraa seria la desigual del poder entre los l+deres y los miembros del grupo. Los miembros del grupo no carecen de poder por regla general, el l+der tendr ms poder. otro aspecto aspecto del liderazgo es la capacidad para usar las diferentes formas del poder para influir en la conducta de los seguidores, de diferentes maneras. El poder para influir nos lleva al liderazgo. otro aspecto podria ser que el liderazgo es cuestin de valores. El liderazgo moral se refiere a los valores y requiere que se ofrezca a los seguidores suficiente informacin sobre las alternativas para que, cuando llegue el momento de responder a la propuesta de un l+der, puedan elegir con inteligencia. un l+der dirige gente, no cosas, n$meros o proyectos. son capaces de que la gente seguidora 'acia ellos tienden a escuc'arlos para ver si es conveniente ese liderazgo y asu vez el lider desarrolla su capacidad de proyectar * la gente lo escuc'e tener definidas sus metes asi conservar un margen de competencia al liderazgo se tiene que tener responsabilidad y autoridad la tarea del lider es lograr las metas propuestas mediante sus seguidores. En base a la motivizacion 'acia sus seguidores Cuando ya le 'a sido asignada la responsabilidad del liderazgo y la autoridad correspondiente, es tarea del l+der lograr las metas trabajando con y mediante sus seguidores. Los l+deres 'an mostrado muc'os enfoques diferentes respecto a como cumplen con sus responsabilidades en relacin con sus seguidores. las diferencias de un lider y un jefe 7E<E E-iste por la autoridad. Considera la autoridad un privilegio de mando. :nspira miedo. 1abe cmo se 'acen las cosas. Le dice a unoC T0ayaU. (aneja a las personas como fic'as. Llega a tiempo. "signa las tareas. 5.3.- /rupos o e6uipos de traba8o.
Jna de las caracter+sticas de las organizaciones que alcanzan
un alto nivel de desempe3es que mantienen participando en equipos de trabajo a un porcentaje de su personal ms elevado que aquellas otras que obtienen un rendimiento significativamente ms bajo. En el entorno de la /estin de la Calidad, el trabajo en equipo es un factor clave, y ello por dos razonesC el factor motivacional, y de compromiso con la Calidad que se opera en el personal participante y la aplicacin de las capacidades y 'abilidades de los individuos, que permite generar sinergia a trav&s del equipo de trabajo. 9Hu& es un Equipo de .rabajo9 Jn equipo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta. Jn equipo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la conviccin de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, 'abilidades, informacin y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran. El t&rmino que se asocia con esta combinacin de conocimientos, talentos y 'abilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo com$n, es 1:FE2/:". 1inergia significa que el resultado alcanzado por el trabajo de varias personas es superior a la simple suma de las aportaciones de cada una de ellas. Este es el objetivo del trabajo en equipo. .ras la discusin en el equipo, cada componente puede aportar un conocimiento, por ejemplo, del que no disponen los dems. :gualmente, el resto puede tener ciertos conocimientos importantes de los que carecen los otros miembros. Cada uno pone a disposicin de los otros sus conocimientos ='abilidades y capacidades en generalA y, tras un dilogo abierto se ayudan mutuamente 'asta alcanzar una comprensin ms n+tida de la naturaleza del problema y de su solucin ms eficaz. "lcanzar esta sinergia es el objetivo fundamental de los equipos de trabajo. Fo pueden implantarse mediante una orden ni aparece por s+ sola. 1olamente aparece cuando al inter&s por el resultado del equipo se suma la confianza y el apoyo mutuo de sus miembros. 9Hu& 'ace a un equipo diferente a un grupo9 91e tiene un equipo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo99 Gay grupos de trabajo que no son en realidad equipos =y tal vez no necesiten serloA porque no poseen una meta com$n, relaciones duraderas o una necesidad de trabajar de un modo integrado. )or ejemplo, los grupos 9ad 'oc9 pueden ser formados para trabajar en una sola reunin, o en proyectos de corta duracin. ! los 9grupos focalizados9 que son reunidos con el slo propsito de obtener informacin de entrada para un proyecto, no para que sus participantes trabajen juntos. .ales grupos no reflejan las caracter+sticas t+picamente atribuidas a los equipos. )ara que un grupo de personas sea considerado un equipo es preciso que se tenga un objetivo com$n. N que se pretenda el alcance de la meta cooperando y ayudndose mutuamente. Fo 'ay equipo sin meta compartida. 0entajas del .rabajo en Equipo (s motivacin. Los equipos satisfacen necesidades de rango superior. Los miembros de un equipo de trabajo tienen la oportunidad de aplicar sus conocimientos y competencias y ser reconocidos por ello, desarrollando un sentimiento de autoeficacia y pertenencia al grupo. (ayor compromiso. )articipar en el anlisis y toma de decisiones compromete con las metas del equipo y los objetivos organizacionales. (s ideas. El efecto sin&rgico que se produce cuando las personas trabajan juntas tienen como resultado la produccin de un mayor n$mero de ideas que cuando una persona trabaja en solitario. (s creatividad. La creatividad es estimulada con la combinacin de los esfuerzos de los individuos, lo que ayuda a generar nuevos caminos para el pensamiento y la refle-in sobre los problemas, procesos y sistemas. (ejora la comunicacin. Compartir ideas y puntos de vista con otros, en un entorno que estimula la comunicacin abierta y positiva, contribuye a mejorar el funcionamiento de la organizacin. (ejores resultados. Cuando las personas trabajan en equipo, es indiscutible que se mejoran los resultados. <ases de un equipo de trabajo .rabajar en equipo no es fcil. .ampoco lo es dirigirlo. /eneralmente es necesario contar con un asesor e-terno al equipo que ayude a &ste y a sus componentes a desplegar las 'abilidades y t&cnicas necesarias para alcanzar las metas. Jn elemento fundamental es el conocimiento de las fases por las que atraviesa un equipo de trabajo. Gace varias d&cadas, un buen n$mero de investigadores y e-pertos en dinmica de grupos describieron y e-plicaron cmo se desarrollan y maduran los grupos. En a3posteriores, varios autores 'an sugerido modelos que planteaban la e-istencia de distintos niveles o fases de desarrollo de los grupos. <ormacin. ,urante esta primera fase, los componentes del grupo 9tantean9 las normas del equipo e intentan definir los l+mites de sus tareas. "gitacin. En esta segunda etapa, aparecen fricciones y maniobras para situar la posicin que cada uno tendr en el equipo, lo que provocar respuestas emocionales. Formalizacin. El tercer momento representa un momento para el cambio en el que se desarrolla la interdependencia dentro del grupo, mostrando los miembros buena voluntad para e-presar sus opiniones e ideas constructivamente. 2ealizacin. En la etapa final, el grupo comienza a aplicar su sentido de unidad en la ejecucin de las tareas, desarrollando soluciones y efectuando progresos reales. .ipolog+a de los Equipos de .rabajo Los equipos de trabajo pueden agruparse en distintos tipos, dependiendo de quienes los compongan, el alcance de sus objetivos, la voluntariedad u obligatoriedad de la participacin en ellos y otras caracter+sticas. 5@. ,efiniremos aqu+ cuatro de ellos, as+ como sus rasgos ms reveladores. C+rculos de Calidad. Estn integrados por un peque3$mero de trabajadores que desarrollan su actividad en una misma rea, junto a su supervisor, y que se re$nen voluntariamente para analizar problemas propios de su actividad y elaborar soluciones. El c+rculo se re$ne peridicamente, durante una 'ora a la semana y dentro del 'orario laboral, aunque si es necesario el n$mero de 'oras y reuniones puede ser ampliado. 1on los propios miembros del c+rculo los que eligen el problema a tratar, siendo esta la primera decisin que 'abr de tomar el equipo. 2ecogen la informacin oportuna y, si es necesario, pueden contar con t&cnicos y asesoramiento e-terno en general, ya que la gerencia les apoya completamente y les brinda toda la ayuda que precisen. La direccin del c+rculo no tiene que ser siempre ejercida por el mando directo del grupo. Es posible que otro miembro distinto del c+rculo coordine y dirija las reuniones. Equipos de )rogreso. .ambi&n llamados 9equipos de mejora9 o 9equipos de desarrollo9. 1us miembros se re$nen de forma no voluntaria con el propsito de resolver un problema concreto por el que 'an sido convocados. Jna vez alcanzado el objetivo, el grupo se disuelve. /eneralmente se tratan problemas que afectan a distintas reas de trabajo o departamentos. )or esa razn, la composicin es multifuncional y multinivel. Los participantes son seleccionados sobre la base de su conocimiento y e-periencia, as+ como del grado de involucracin en el problema. La duracin y periodicidad de las reuniones depende de la urgencia de la solucin, pudiendo ir desde reuniones cortas y de frecuencia limitada, 'asta reuniones largas y frecuentes. Equipos de )rocesos. Jna de las l+neas de actuacin con ms potencialidad en la reduccin de costes y el incremento de la eficacia y la eficiencia, es la gestin de los procesos. Jn equipo de este tipo se centra en un proceso espec+fico con el objetivo de mejorarlos, redise3o o de operar en el mismo un cambio total mediante una accin de reingenier+a. 1us miembros son dirigidos por la gerencia, o por alguien que est fuertemente relacionado con el proceso en cuestin. 1on equipos interfuncionales, en cuanto que el proceso meta comprenda a varias reas o departamentos. )ueden implicar, en un momento dado, a otros equipos de progreso para la mejora de aspectos puntuales del proceso estudiado. Equipos "utnomos. 1on conocidos tambi&n con el nombre de 9 equipos de trabajo autogestionario9 o de 9equipos de trabajo autodirigidos9. 2epresentan el grado de participacin ms amplio ya que, en la prctica, la direccin delega en ellos importantes funciones. El grupo adquiere una responsabilidad colectiva, administrando sus propias actividades sin interferencia de la gerencia. .ienen atribuciones sobre la planificacin de las actividades, el presupuesto y la organizacin del trabajo. En ocasiones, incluso estn facultados para contratar y despedir personal. La autoridad se ejerce de forma rotatoria, aunque la mayor+a es la que decide en $ltimo t&rmino. Este tipo de participacin es muy avanzada y, aunque 'a demostrado funcionar bien, e-ige una cultura de la participacin muy bien asentada y un alto grado de confianza entre la gerencia y los empleados.
5.4.- 1omunicacin. La funcin de comunicacin es el medio a trav&s del cual se unifica la actividad organizada. )odr+a verse como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es .ambi&n el medio con que se modifica la conducta, se efect$a el Cambio, se 'ace productiva la informacin y se cumplen las metas. C'ester :. Parnard, por ejemplo, considero la comunicacin Como el medio a trav&s del cual la persona se vinculan en una !rganizacin para alcanzar un fin com$n. Esta sigue siendo la <uncin fundamental de la comunicacin. ,e 'ec'o, la actividad de /rupo es imposible sin la comunicacin ya que no se puede lograr La coordinacin ni el cambio. Los psiclogos estn interesados tambi&n en la comunicacin. Gacen 'incapi& en los problemas 'umanos que se presentan en el )roceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir informacin. 1e 'an centrado en la identificacin de las barreras contra la Puena comunicacin, particularmente las que tienen que ver con las 2elaciones interpersonales. Los socilogos y los tericos de la :nformacin, as+ como los psiclogos, se concentran en el estudio ,e las redes de comunicacin. )ropsitos de la comunicacin El propsito de la comunicacin en una empresa es realizar el Cambio influir la accin 'acia el bienestar de la empresa. La Comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas. )articularmente, la comunicacin es necesaria paraC Establecer y difundir las metas de una empresa. ,esarrollar planes para su consecucin. !rganizar recursos 'umanos y otros de la manera ms eficiente y eficaz. 1eleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organizacin ,irigir. (otivar y crear un clima en que las personas desean contribuir. Controlar el desempe3LliV
En la siguiente figura se muestra grficamente no solo la Comunicacin facilita las funciones administrativas, sino que 2elaciona tambi&n la empresa con su medio e-terno, mediante el :ntercambio de informacin con los proveedores, las necesidades de Los clientes, los interese del accionista, etc. Es mediante La comunicacin cualquier empresa se convierte en un sistema "bierto que interactua con su medio. )roceso de la comunicacin (odelo del proceso de la comunicacinC9 En t&rminos sencillos el proceso de la comunicacin, Comprende al emisor que transmite al receptor un mensaje a trav&s ,e un canal seleccionado. Emisor del mensajeC La comunicacin se inicia con el emisor, que tiene una idea o )ensamiento, que posteriormente se codifica en forma tal que pueda 1er entendido tanto por el cmo por el receptor. /eneralmente se )iensa en codificar el mensaje en el idioma com$n, pero e-isten muc'as otras maneras de codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora. 99 Jso de un canal para transmitir el mensajeC99 La informacin se transmite a trav&s de un canal que vincula Emisor con el receptor el mensaje podr+a ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorndum, una Computadora, el tel&fono, un telegrama o la televisin. En !casiones, se utilizan dos o ms canales, la seleccin apropiada ,el canal son vitales para la comunicacin eficaz. 2eceptor del mensajeC El receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Hue este pueda decodificarse en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la decodificacin, en que el receptor convierte El mensaje en ideas. La comunicacin precisa puede producirse 1olamente cuando tanto el emisor como el receptor asignan 1ignificados iguales o similares a los s+mbolos que integran el (ensaje. El entendimiento esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad cerrada normalmente no entendern )or completo los mensajes. Comunicacin en la empresa En las empresas actuales, la informacin debe de fluir mas 2pido que antes, inclusive una breve suspensin de actividades en Jna l+nea de produccin rpida puede ser muy costosa en t&rminos ,e produccin. )or lo tanto, es esencial que los problemas de )roduccin sea comunicada rpidamente papa que se tomen medidas Correctivas. !tro elemento importante es la cantidad de :nformacin, que 'a crecido enormemente en los $ltimos a3 lo Hue provoca una sobrecarga de informacin. Es necesario determinar Hue clase de informacin necesita el gerente para una toma de ,ecisiones eficaz. )ara conseguirla. 1e requiere a menudo recabar ,atos de los superiores y subordinados del gerente y tambi&n de ,epartamentos y otros miembros de la organizacin. La necesidad de informacin por parte de los gerentes. )ara ser eficaz, un gerente requiere la informacin necesaria )ara desempe3sus funciones y actividades. 1in embargo, una (irada aun superficial a los sistemas de comunicacin muestra que Con frecuencia carece de informacin vital para la toma de ,ecisiones o que reciben demasiada informacin, lo que produce una 1obrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de :nformacin, sino informacin pertinente. Es claro que no e-iste Jn sistema de comunicacin que se aplique universalmente por lo Contrario, debe de estructurarse de acuerdo con las necesidades de Cada gerente. <lujo de comunicacin en la organizacin En una organizacin eficaz la comunicacin fluye en diversas ,irecciones. .radicionalmente, la comunicacin 'acia abajo 'ab+a fue considerada como la ms importante, pero e-isten pruebas Consistentes de que si la comunicacin solamente fluye de arriba Gacia abajo surgieran problemas. ,e 'ec'o, se podr+a argumentar que La comunicacin eficiente debe empezar con el subordinado, y esto 1ignifica primordialmente informacin 'acia arriba. La Comunicacin fluye tambi&n en forma 'orizontal, es decir, entre )ersonas en niveles organizaciones iguales o similares, y ,iagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que Fo tienen relaciones directas de autoridad o subordinacin. Parreras y brec'as de la comunicacin )robablemente no sorprenda a nadie que los gerentes con <recuencia citen las brec'as de la comunicacin como uno de los )roblemas ms importantes. )or ejemplo, la mala planeacin podr+a 1er causa de incertidumbre ante la direccin de la empresa. En el (ismo sentido, una estructura organizaciones mal dise3 podr+a Fo comunicar claramente las relaciones organizaciones. Los Criterios vagos del desempe3odr+an crear incertidumbre en los /erentes sobre lo que se espera de ellos. )or lo tanto. El gerente 1agaz buscara primero las causas de los problemas de comunicacin N no se limitara simplemente a tratar los s+ntomas. Es posible que Gaya barreras en el emisor, en la transmisin del mensaje, en el 2eceptor o en la retroalimentacion. <alta de planeacin La buena comunicacin pocas veces ocurre accidentalmente. Con demasiada frecuencia las personas empiezan a 'ablar y escribir sin )rimero pensar, planear y definir el propsito del mensaje. 1in Embargo conocer las razones de una directiva, seleccionar el Canal ms idneo y elegir el momento apropiado pueden mejorar Enormemente el entendimiento y reducir la resistencia al cambio. ,istorsin semntica !tra barrera de la comunicacin eficaz puede atribuirse a la ,istorsin semntica que puede ser deliberada o accidental. (ensajes mal e-presados Fo importa cuan clara sea la idea en la mente del emisor de La comunicacin, podr+a perder claridad si se escogen mal las )alabras, 'ay omisiones, inco'erencia, una mala organizacin de :deas, estructura poco com$n de las oraciones, trivialidades, )alabras innecesarias y una incapacidad de clarificar las "plicaciones del mensaje. Esta falta de claridad y precisin, que )ueden ser costosas, puede evitarse con un mayor cuidado al Codificar el mensaje. Comunicacin en el medio internacional. La comunicacin en el medio internacional se torna todav+a (s dif+cil debido a los diferentes idiomas, culturas y costumbres Hue e-isten en los diferentes pa+ses del mundo. En una serie de transmisiones de una persona a la siguiente, El mensaje va perdiendo precisin. La mala retencin de :nformacin es otro problema grave. Esto 'ace necesario la 2epeticin del mensaje y el uso de varios canales de comunicacin. <alta de atencin y evaluacin prematura Gay muc'as personas que 'ablan pero pocas que saben escuc'ar )robablemente todos 'emos tenido ocasin de observar a personas Hue intervienen en una platica con comentarios que no tienen 2elacin con el tema que se trata. Jna razn podr+a ser que estn )reocupadas por sus propios problemas, en lugar de escuc'ar la Conversacin. Escuc'ar e-ige una total atencin y autodisciplina. 1ignifica tambi&n evitar una evaluacin prematura de lo que otra )ersona tiene que decir. Jna tendencia com$n es juzgar, aprobar o 2ec'azar lo que se dice, en lugar de tratar de entender el marco ,e referencia de quien 'abla. Fo obstante, escuc'ar sin realizar 7uicios apresurados puede nacer que toda la empresa sea mas Eficiente y eficaz. ,esconfianza, amenazas y temor La desconfianza, amenazas y tenor socavan la comunicacin. En Jn clima que contenga estas fuerzas, cualquier mensaje ser visto Con escepticismo. La desconfianza puede ser resultado de una conducta :nconsistente por parte del superior o puede deberse a E-periencias pasadas en la que el subordinado fue castigado por )roporcionable 'onestamente informacin desfavorable pero 0erdadera en el sentido, a la luz de las amenazas, que pueden ser 2eales p imaginarias, las personas tienden a ser ms r+gidas, a Estar a la defensiva, a distorsionar la informacin. Lo que s& Fecesita es un clima de confianza, que facilite la comunicacin <ranca y abierta. )eriodo insuficiente de ajuste al cambio El propsito de la comunicacin es realizar cambios que )udieran afectar seriamente a los empleadosC cambios en el tiempo, Lugar, tipo y orden del trabajo, o cambio en las estructuras /rupales o 'abilidades que se deben de utilizar. "lgunas Comunicaciones apuntan a la necesidad de mayor capacitacin, "juste de carrera o arreglo de estatus. Los cambios afectan a las )ersonas de diferentes maneras, y podr+a llevar tiempo pensar en El significado total de un mensaje. )or ello, es importante para Eficacia no forzar el cambio antes de que las personas puedan "justarse a sus implicaciones. 1obrecarga de informacin Es posible pensar que un mayor e irrestricto flujo de :nformacin ayudar+a a superar los problemas de la comunicacin. 1in embargo, un flujo irrestricto podr+a producir demasiada :nformacin. Las personas responden a la sobrecarga de informacin de diversas formas, las cuales sonC primero, es posible que no consideren cierta informacin. Jna )ersona que recibe demasiada correspondencia podr+a simplemente :gnorar algunas cartas que deben de responderse. 1egundo, si la persona esta abrumada con demasiada :nformacin, las personas comete errores al procesarla. .ercero, podr+an postergar el procesamiento de la informacin )ermanentemente o con la intencin de ponerse al d+a en el futuro. Cuarto, una persona podr+a filtrar la informacin. La <iltracin puede ser $til cuando la informacin ms urgente e :mportante se procesa primero y los mensajes menos importantes 2eciben menor prioridad. <inalmente, el 'ombre responde a la sobrecarga de informacin 1implemente escapando de la tarea de comunicarse. En otras )alabras, ignora la informacin o no la comunica debido a una 1obrecarga de informacin 9.1.- 1mo dirigir el cambio organizacional. 1oncepto y #spectos. Cambio !rganizacional se define como la capacidad de adaptacin de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o e-terno, mediante el aprendizaje. !tra definicin ser+a el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Los cambios se originan por la interaccin de fuerzas, estas se clasifican enC :nternasC son aquellas que provienen de dentro de la organizacin, surgen del anlisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solucin, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnolgicas, cambio de estrategias metodolgicas, cambios de directivas, etc. E-ternasC son aquellas que provienen de afuera de la organizacin, creando la necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerzaC Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente tanto f+sico como econmico. (uc'as de las alteraciones que se traducen en fuerzas, no siempre traen como resultado un cambio de orden estructural, por ejemplo el cambio de pintura de la fbrica, el intercambio de oficinas, cuando esto sucede estamos en presencia de los Cambio /en&ricos. !tro factor a considerar que si los cambios originan una nueva conducta esta debe tener carcter de permanencia de lo contrario podr+a estar en presencia de un acto reflejo, se e-presa lo anterior para traer a colacin el aprendizaje, todo cambio debe ir de la mano con el aprendizaje, tal es la relacin que muc'os de los autores consideran que cambio y aprendizaje son palabras sinnimas, somos de la opinin de que el aprendizaje es cualquier cambio de carcter permanente en el comportamiento que ocurre como producto de la interaccin de las e-periencias, es importante a nuestro criterio el sintetizar este prrafo con las siguientes frasesC El "prendizaje involucra cambios. Gay aprendizaje cuando se observa cambios de conductas. Los cambios deben ser permanentes, caso contrario pudo 'aber sido originado por un instinto. Los Cambios !rganizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio e-istente, para transformarlo en otro muc'o ms provec'o financieramente 'ablando, en este proceso de transformacin en un principio como ya se dijo, las fuerzas deben quebrar con el equilibrio, interactuando con otras fuerzas que tratan de oponerse, = 2esistencia al CambioA es por ello que cuando una organizacin se plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interaccin de fuerzas.
9.2.- #dministracin de operaciones. )odemos definir la "dministracin de !peraciones como el rea de la "dministracin de Empresas dedicada tanto a la investigacin como a la ejecucin de todas aquellas acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la planificacin, organizacin, direccin y control en la produccin tanto de bienes como de servicios, destinado todo ello a aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfaccin de los clientes, y disminuir los costes. " nivel estrat&gico el objetivo de la "dministracin de !peraciones es participar en la b$squeda de una ventaja competitiva sustentable para la empresa. Jna definicin alternativa es la que define a los administradores de operaciones como los responsables de la produccin de los bienes o servicios de las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la funcin de operaciones y los sistemas de transformacin que se utilizan. "s+ pues, la administracin de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la funcin de operaciones. ,e &stas definiciones surge claramente que el proceso de direccin de operaciones consiste en planificar, organizar, gestionar personal, dirigir y controlar, a los efectos de lograr optimizar la funcin de produccin. El responsable de la administracin de operaciones debe 'acer frente a diez decisiones estrat&gicas, las cules sonC ,ise3e bienes y servicios /estin de la calidad Estrategia de procesos Estrategias de localizacin Estrategias de organizacin 2ecursos 'umanos /estin del abastecimiento /estin del inventario )rogramacin (antenimiento La estrategia de operaciones es una visin de la funcin de operaciones que depende de la direccin o impulso generales para la toma de decisiones. Esta visin se debe integrar con la estrategia empresarial y con frecuencia, aunque no siempre, se refleja en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrn consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la compa3cutea. La mayor+a de los autores estn de acuerdo en que la estrategia de operaciones es una estrategia funcional, que debe guiarse por la estrategia empresarial y dar como resultado un patrn consistente en la toma de decisiones. )ara uno de los principales consultores de "dministracin de !peraciones a nivel mundial, el norteamericano 2oger 1c'roeder =)rofesor de la Jniversidad de (innesotaA la administracin de operaciones tienen la responsabilidad de cinco importantes reas de decisionesC proceso: capacidad: in4entario: fuerza de traba8o y calidad. )roceso. Las decisiones de esta categor+a determinan el proceso f+sico o instalacin que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnolog+a, el flujo de proceso, la distribucin de planta as+ como todos los dems aspectos de las instalaciones f+sicas o de servicios. (uc'as de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en particular cuando se necesita una fuerte inversin de capital. )or lo tanto, resulta importante que el proceso f+sico se dise3on relacin a la postura estrat&gica de largo plazo de la empresa. Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento e-acto. La capacidad a largo plazo la determina el tama3e las instalaciones f+sicas que se construyen. " corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. 1in embargo, la planeacin de la capacidad determina no slo el tama3e las instalaciones sino tambi&n el n$mero apropiado de gente en la funcin de operaciones. 1e ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable. " corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas espec+ficas y puestos de operaciones mediante la programacin de la gente, del equipo y de las instalaciones. :nventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qu& tanto pedir y cundo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a trav&s de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Los gerentes de inventarios deciden cunto gastar en inventarios, dnde colocar los materiales y numerosas decisiones ms relacionadas con lo anterior. "dministran el flujo de los materiales dentro de la empresa. <uerza de trabajo. La administracin de gente es el rea de decisin ms importante en operaciones, debido a que nada se 'ace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo incluyen la seleccin, contratacin, despido, capacitacin, supervisin y compensacin. Estas decisiones las toman los gerentes de l+nea de operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con la gerencia de recursos 'umanos. "dministrar la fuerza de trabajo de manera productiva y 'umana, es una tarea clave para la funcin de operaciones 'oy en d+a. Calidad. La funcin de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la organizacin. Las decisiones sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en todas las etapas de las operacionesC se deben establecer estndares, dise3equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad. La atencin cuidadosa a &stas cinco reas de toma de decisiones es clave para la administracin de operaciones e-itosas. La moderna administracin de operaciones trabaja sobre tres aspectos fundamentales que sonC 9 La calidad total, entendida &sta como el cumplimiento de las especificaciones generadas en respuesta a los requerimientos de los clientes y consumidores. La administracin cient+fica que implica adoptar decisiones basada en 'ec'os, lo cual comprende el conocimiento de las variaciones, un enfoque centrado en los procesos y un anlisis sist&mico. El trabajo en equipo que integra en sus procesos tanto a los proveedores como a los clientes. Los administradores de operaciones no trabajan solamente en empresas productoras de bienes, tambi&n lo 'acen en industrias de servicio. En el caso de las industrias de servicio privadas, se emplean gerentes de operaciones en 'oteles, restaurantes, aerol+neas, bancos y tiendas al menudeo. En todas estas empresas, los administradores de operaciones, en forma muy parecida a sus contrapartes de las empresas que producen bienes, son responsables del suministro de servicios. 9.3.- 'istemas de administracin de informacin. Jn sistema de informacin es un conjunto de elementos que interact$an entre s+ con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacionalC el 'ardWare necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso 'umano que interact$a con el 1istema de :nformacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Jn sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicasC entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de :nformacinC Es el proceso mediante el cual el 1istema de :nformacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto $ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades t+picas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magn&ticas, las unidades de dis*ette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. "lmacenamiento de informacinC El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a trav&s de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas arc'ivos. La unidad t+pica de almacenamiento son los discos magn&ticos o discos duros, los discos fle-ibles o dis*ettes y los discos compactos =C,4 2!(A. )rocesamiento de :nformacinC Es la capacidad del 1istema de :nformacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracter+stica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que 'ace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un a3ase. 1alida de :nformacinC La salida es la capacidad de un 1istema de :nformacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al e-terior. Las unidades t+picas de salida son las impresoras, terminales, dis*ettes, cintas magn&ticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un 1istema de :nformacin puede constituir la entrada a otro 1istema de :nformacin o mdulo. En este caso, tambi&n e-iste una interfase automtica de salida. )or ejemplo, el 1istema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el 1istema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes. " continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un 1istema de :nformacin de Control de ClientesC "ctividades que realiza un 1istema de :nformacinC EntradasC ,atos generales del clienteC nombre, direccin, tipo de cliente, etc. )ol+ticas de cr&ditosC l+mite de cr&dito, plazo de pago, etc. <acturas =interfase automticoA. )agos, depuraciones, etc. )rocesoC Clculo de antig9de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente. "lmacenamientoC (ovimientos del mes =pagos, depuracionesA. Catlogo de clientes. <acturas. 1alidasC 2eporte de pagos. Estados de cuenta. )lizas contables =interfase automticaA Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Las diferentes actividades que realiza un 1istema de :nformacin se pueden observar en el dise3onceptual ilustrado en la en la figura >.?. .ipos y Jsos de los 1istemas de :nformacin ,urante los pr-imos a3 los 1istemas de :nformacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizacionesC "utomatizacin de procesos operativos. )roporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a trav&s de su implantacin y uso. Los 1istemas de :nformacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente 1istemas .ransaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. )or otra parte, los 1istemas de :nformacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los 1istemas de 1oporte a la .oma de ,ecisiones, 1istemas para la .oma de ,ecisin de /rupo, 1istemas E-pertos de 1oporte a la .oma de ,ecisiones y 1istema de :nformacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los 1istemas Estrat&gicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a trav&s del uso de la tecnolog+a de informacin.