Modelo Manual de Normas y Procedimientos RRHH

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GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
AREA: ADMINISTRACIN DE PERSONAL
MANUAL CORPORATIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
AREA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Elaborado Por: Fecha de Vigencia: Aprobado:
D M A
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Div. Higinicos Div. P!"# IEE Div. Conv"$si%n Gci. Co$!. RR.HH.
Ruth Sanchez Ruben Tallaferro William Gonzlez Rosa Olivar
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VIGENCIA
El presente Manual de or!as " Procedi!ientos entrar en #igencia !ediante
co!unicaci$n escrita de la %erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos)
&ual*uier !odi+icaci$n al contenido o presentaci$n deber ser noti+icada a la %erencia
&orporati#a de 'ecursos (u!anos para su correcci$n " aprobaci$n)
,na #e- *ue los procedi!ientos ha"an sido i!plantados todas las unidades organi-ati#as
de Ad!inistraci$n de Personal debern dar +iel cu!pli!iento a todos " cada uno de los
pasos *ue se describen)
.os Procedi!ientos descritos en el presente Manual sustitu"en a los Procedi!ientos
anterior!ente elaborados)
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O&'ETIVO ( ALCANCE ( USUARIOS
O&'ETIVO: El presente !anual tiene co!o ob/eti#o establecer las or!as "
Procedi!ientos a reali-ar dentro del rea de Ad!inistraci$n de Personal
para Manu+acturas de Papel &)A 0MAPA1 2)A)&)A)
ALCANCE: Este !anual conte!pla las or!as " Procedi!ientos *ue rigen los procesos
en el rea de Ad!inistraci$n de Personal en cuanto a:
1 $!ina
2 ,tilidades
3 'etenci$n de 3!puesto sobre la 'enta
4 2olicitud de ca!bios 0pro!ociones4 trans+erencias4 a/uste salarial1
5 5er!inaci$n de la relaci$n de traba/o
6 Vacaciones indi#iduales " colecti#as
7 Per!isos " /usti+icaci$n de ausencias
8 Per!isos de 5raslado 3nterno
9 'etenci$n " pagos a terceros
10 'egistro " control de personal
11 2eguro 2ocial 02AE1
12 Anticipos de Prestaciones 2ociales
USUARIOS: 2e han de+inido dos 021 grupos de usuarios:
DIRECTOS: 2on todos a*uellos 6eparta!entos *ue inter#ienen
directa!ente en el proceso)
1 Ad!inistraci$n de Personal
2 2elecci$n " 7ienestar 2ocial
3 2er#icio M8dico
4 2eguridad 3ndustrial
5 &oordinaci$n &orporati#a de $!ina
6 &oordinaci$n &orporati#a de &o!pensaci$n " 7ene+icios
7 &ontabilidad
INDIRECTOS: 2on todas a*uellas unidades a las *ue el siste!a les
su!inistra in+or!aci$n)
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PLAN DE REVISION
El presente !anual deber ser re#isado cada dos 021 a:os a partir de la +echa de
#igencia4 o a solicitud de la %erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos cuando se
generen ca!bios producto de decretos4 le"es4 regla!entos o tecnol$gicos)
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TA&LA DE CONTENIDO
DEFINICIN DE T)RMINOS
NORMAS GENERALES
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
or!as del Procedi!iento para la Elaboraci$n de $!ina)
Procedi!iento para la Elaboraci$n de la $!ina)
or!as del Procedi!iento para el &lculo de ,tilidades)
Procedi!iento para el &lculo de ,tilidades)
or!as del Procedi!iento para 'etenci$n de 3!puesto 2obre la 'enta 2obre 2ueldos "
2alarios)
Procedi!iento para la 'etenci$n de 3!puesto 2obre la 'enta 2obre 2ueldos " 2alarios)
or!as del Procedi!iento para la Actuali-aci$n de Personal !ediante 2olicitud de
&a!bio)
Procedi!iento para la Actuali-aci$n de Personal !ediante 2olicitud de &a!bio)
or!as del Procedi!iento para la 2olicitud " Pago de Vacaciones 3ndi#iduales "
&olecti#as)
Procedi!iento para 2olicitud " Pago de Vacaciones 3ndi#iduales)
Procedi!iento para 2olicitud " Pago de Vacaciones &olecti#as)
or!as del Procedi!iento para la Finali-aci$n de la 'elaci$n
.aboral) Procedi!iento para la Finali-aci$n de la 'elaci$n .aboral)
or!as del Procedi!iento de 'egistro " &ontrol de los E<pedientes de Personal)
Procedi!iento para el 'egistro " &ontrol de los E<pedientes de Personal)
or!as del Procedi!iento de 'etenciones " Pagos a 5erceros)
Procedi!iento de 'etenciones " Pagos a 5erceros)
or!as del Procedi!iento para la 2olicitud de Per!isos " =usti+icaci$n de Ausencias)
Procedi!iento para la 2olicitud de Per!isos " =usti+icaci$n de Ausencias)
or!as del Procedi!iento para la solicitud de Per!isos de 5raslado 3nterno
Procedi!iento para la solicitud de Per!isos de 5raslado 3nterno
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TA&LA DE CONTENIDO
or!as del Procedi!iento para la 3nscripci$n del 5raba/ador al 2eguro 2ocial)
Procedi!iento para la 3nscripci$n del 5raba/ador al 2eguro 2ocial)
or!as del Procedi!iento para la E<clusi$n del 5raba/ador del 2eguro 2ocial)
Procedi!iento para la E<clusi$n del 5raba/ador del 2eguro 2ocial)
or!as del Procedi!iento para la 6eclaraci$n de Fa!iliares ante el 2eguro 2ocial)
Procedi!iento para la 6eclaraci$n de Fa!iliares ante el 2eguro 2ocial)
or!as del procedi!iento para el proceso de autoli*uidacion 02)A))E)1)
Procedi!iento para el proceso de autoli*uidacion 02)A))E)1)
or!as del Procedi!iento para la 2olicitud de Pensi$n por Ve/e-4 3n#alide- "
2obre#i#iente)
Procedi!iento para la 2olicitud de Pensi$n por Ve/e-4 3n#alide- " 2obre#i#iente)
or!as del Procedi!iento para la 2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ociales)
Procedi!iento para la 2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ociales)
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TA&LA DE CONTENIDO
FORMULARIOS:
1 3n+or!e o#edades 2e!anal
2 'esu!en de Variaciones de Personal
3 &a!bio @ %rupo de 5raba/o
4 2olicitud de &a!bio
5 2olicitud de Vacaciones
6 2olicitud " &ontrol de Egresos
7 2olicitud de .i*uidaci$n por 5er!inaci$n de la 'elaci$n de 5raba/o
8 Per!iso
9 Per!iso de 5raslado 3nterno
10 'eporte de 'etardo
11 'eporte de 3nasistencia " Entre#ista
12 2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ociales
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DEFINICION DE TERMINOS
ANTICIPO DE *UINCENA:
Es el adelanto del 90A del sueldo !ensual al personal e!pleado4 sin deducciones)
ANTIG+EDAD:
5ie!po transcurrido a partir de la +echa en *ue el traba/ador ingresa a la e!presa)
ARCHIVO DE PERSONAL ACTIVO:
2ecci$n donde se guardan los e<pedientes de los traba/adores) E<isten archi#os de
personal acti#o4 archi#o de personal /ubilado 0solo en la 6i#isi$n (igi8nicos14 clasi+icados
en archi#os de personal obrero " archi#os de personal e!pleado)
ARCHIVO INACTIVO:
2ecci$n *ue se encarga de guardar la in+or!aci$n *ue es desacti#ada del archi#o de
Personal Acti#o durante un perBodo de tie!po preestablecido legal!ente por 10 a:os)
&ONO POST,VACACIONAL:
Pago *ue se hace al traba/ador al regresar de su perBodo de dis+rute de #acaciones
segCn lo establecido en cada &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o)
CONTRACTUAL:
2e re+iere lo estipulado en los &ontratos 3ndi#iduales o en las &on#enciones &olecti#as
de 5raba/o4 celebradas entre la E!presa " los 2indicatos de 5raba/adores o entre la
E!presa " los 5raba/adores)
COSTO DE LA NOMINA:
Monto total en bolB#ares generados del pago de re!uneraciones " co!pro!isos
establecidos en las &on#enciones &olecti#as " en la .e" Drgnica del 5raba/o a todos los
traba/adores en un perBodo deter!inado)
DENOMINACIN DE CARGOS:
Es el no!bre descripti#o *ue se le da a un grupo de +unciones4 es decir4 es el no!bre del
cargo)
REMUNERACION:
'etribuci$n *ue se le otorga al traba/ador por la prestaci$n de su ser#icio4 co!prendiendo
dentro de este t8r!ino todos los pagos establecidos en la .e" Drgnica del 5raba/o " la
&on#enci$n &olecti#a de traba/o)
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DEDUCCIONES:
&antidades en bolB#ares *ue se retienen por n$!ina de la re!uneraci$n percibida por el
traba/ador)
E/) cuotas sindicales4 cuotas del 2)2)D)4 a!orti-aciones de pr8sta!os4 i!puesto sobre la
renta4 ordenes /udiciales por pensi$n ali!enticia4 etc)
DOCUMENTOS DE INGRESO:
2on todos los recaudos e<igidos por la e!presa " *ue debe presentar el traba/ador al
!o!ento de su ingreso)
EGRESO:
Es la ter!inaci$n de la relaci$n de traba/o4 bien sea por parte de la E!presa 0despido14
por #oluntad de a!bas partes 0ter!inaci$n del contrato a tie!po deter!inado para una
obra deter!inada o !utuo acuerdo1 o por #oluntad propia 0renuncia1)
E-PEDIENTE:
&on/unto de datos *ue integran el historial de un traba/ador4 el cual est co!puesto por
todos los docu!entos personales " laborales *ue se generan desde su ingreso a la
e!presa)
NOMINA:
Proceso *ue se cu!ple para cancelar las re!uneraciones4 co!pro!isos legales "
contractuales4 asB co!o las deducciones)
NOMINA SEMANAL Y MENSUAL:
Es el proceso !ediante el cual se calculan las asignaciones " deducciones de los
traba/adores en un perBodo de siete dBas 0se!anal1 " treinta dBas 0!ensual1)
PRENOMINA:
Proceso de che*ueo " re#isi$n pre#ia de los !ontos correspondientes a las asignaciones
" deducciones *ue se pagan en un deter!inado lapso)
PRESTACIONES SOCIALES:
2e entiende co!o tal4 el bene+icio !aterial *ue la .e" Drgnica del 5raba/o " las
&on#enci$n &olecti#a de 5raba/o acuerda al traba/ador en el !o!ento de la ter!inaci$n
de su 'elaci$n de 5raba/o4 con+or!e al tie!po de ser#icio " las circunstancias *ue
deter!inen la e<tinci$n del #Bnculo /urBdico laboral)
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PROMOCIN:
Ascenso de un traba/ador a un puesto u ocupaci$n de !a"or /erar*uBa "@o re!uneraci$n)
HORAS E-TRAS .SO&RETIEMPO/:
5ie!po de traba/o *ue por ordenes de la E!presa se labore en e<ceso de los horarios
establecidos por la /ornada ordinaria)
SUPLENCIAS:
Es cuando un traba/ador pasa a dese!pe:ar te!poral!ente otro cargo de !a"or
clasi+icaci$n " re!uneraci$n) En estos casos el pago se har de con+or!idad con lo
pautado en la &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o respecti#a)
TRANSFERENCIA:
Es el traslado de un traba/ador a otro cargo del !is!o ni#el4 a otro departa!ento4 u otra
di#isi$n de la E!presa)
UTILIDADES:
Participaci$n *ue legal o con#encional!ente corresponde a los traba/adores en los
bene+icios *ue la E!presa obtenga en su e/ercicio econ$!ico anual)
VACACIONES:
6escanso obligatorio continuo " re!unerado4 al *ue tiene derecho el traba/ador *ue
cu!ple un a:o de ser#icio ininterru!pido) For!a de pago 0#er clusula de la &on#enci$n
&olecti#a de 5raba/o1)
VACACIONES INDIVIDUALES:
6escanso anual obligatorio *ue le corresponde a cada traba/ador " *ue es dis+rutado en
+or!a indi#idual a la +echa de #enci!iento de dicho perBodo4 o en la oportunidad en *ue
+i/en !utuo acuerdo entre patrono " traba/ador)
VACACIONES COLECTIVAS:
PerBodo #acacional *ue es dis+rutado durante la !is!a oportunidad por todos los
traba/adores de la E!presa) 6ichas #acaciones colecti#as pueden ser concedidas de
acuerdo a las necesidades operati#as de cada rea)
VACACIONES FRACCIONADAS:
Es la +racci$n o cuota parte de las #acaciones *ue corresponda al traba/ador por !eses
co!pletos laborados)
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PROVEEDOR:
Persona /urBdica encargada de abastecer o prestar un ser#icio a la e!presa o a los
traba/adores)
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NORMAS GENERALES
1. .as nor!as " procedi!ientos ad!inistrati#os relati#os al rea de Ad!inistraci$n de
Personal debern ser aprobados por la %erencia &orporati#a de 'ecursos
(u!anos)
2. El =e+e de Ad!inistraci$n de Personal ser responsable de la re#isi$n " control de
todos los procesos de pago *ue se generen en su rea)
3. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 !antener co!unicaci$n
constante con los super#isores4 /e+es de departa!entos " gerentes4 para
asesorarlos e in+or!arles de todo lo relacionado al !bito de la ad!inistraci$n de
personal ba/o su cargo)
4. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal dar cu!pli!iento a lo
establecido en las PolBticas &orporati#as del Fondo de Ahorro)
5. .as constancias de traba/o solicitadas por los traba/adores debern ser +ir!adas
por el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
6. 5odos los registros generales de personal debern !antenerse en el 6eparta!ento
de Ad!inistraci$n de Personal por el lapso de un 0011 a:o " !antenerse en el
archi#o inacti#o con nue#e 0091 a:os de #igencia)
7. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal su!inistrar la
in+or!aci$n sobre Bndices de gesti$n a la %erencia &orporati#a de 'ecursos
(u!anos)
8. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal garanti-ar el
cu!pli!iento de los pagos establecidos en la &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o)
9. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal !antenerse in+or!ado "
actuali-ado de las le"es4 regla!entos " resoluciones presidenciales en !ateria
laboral)
10. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal !antener co!unicaci$n
constante " +luida con los abogados de la e!presa 0asesorBa legal1 a +in de uni+icar
criterios legales)
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NORMAS GENERALES
11. El =e+e de Ad!inistraci$n de Personal ser responsable de dar cu!pli!iento a los
linea!ientos e!itidos por la %erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos para el
e/ecCtese de le"es4 regla!entos " decretos presidenciales en !ateria laboral)
12. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal reunirse con los
dirigentes sindicales a +in de atender los recla!os4 solicitudes4 asB co!o
presentarles los linea!ientos a seguir cuando se presenten ca!bios en !ateria
laboral)
13. El =e+e de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de la entrega a cada
traba/ador de su Estado de &uenta de las Prestaciones 2ociales acu!uladas en la
&ontabilidad de la E!presa4 durante el !es de =ulio de cada a:o)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELA&ORACION DE LA NOMINA
1. .os 2uper#isores sern responsables de llenar el +or!ulario E3n+or!e de
o#edades 2e!analE " de en#iarlo cada lunes a pri!era hora 0antes de las 9 a)!)1
al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal reportando las no#edades
ocurridas en la se!ana anterior en cada unidad) En caso de *ue re!itan el
+or!ulario E3n+or!e de o#edades 2e!analE correspondiente a una se!ana
anterior a la *ue se est procesando4 el !is!o debe #enir aco!pa:ado de un
!e!orndu! +ir!ado por el /e+e del departa!ento4 e<plicando las ra-ones del
retardo)
2. &uando se reporten redobles de /ornada en el +or!ulario E3n+or!e de o#edades
2e!analE4 el 2uper#isor /usti+icar los !is!os en la colu!na de obser#aciones de
dicho +or!ulario " colocar en la !is!a la +icha del traba/ador sustituido " la causa
de su ausencia)
3. El +or!ulario E3n+or!e de o#edades 2e!analE deber estar +ir!ado por el
2uper#isor4 =e+e de 6eparta!ento " por el %erente del rea *ue reporta las
no#edades)
4. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal ser responsable de recibir " re#isar la
siguiente in+or!aci$n *ue posterior!ente es e!itida al o!inista para su
respecti#a transcripci$n:
1 Apertura de &uentas 7ancarias
2 6i+erencias de $!ina
3 Pr8sta!os de Fondo de Ahorro
4 &a!bios de &uotas de Pr8sta!os de Fondo de Ahorro
5 Per!isos &ontractuales
6 Asignaciones de 7ecas
7 Au!entos de 2ueldos " 2alarios
8 5rans+erencias de 5raba/adores
9 Pro!ociones
10 &a!bios de 6eno!inaci$n de &argo
11 &a!bios de %rupo de 5raba/o
12 Asignaci$n de 7ecas
13 6escuentos por P8rdidas de (erra!ientas4 &arnets4 E*uipo de 2eguridad
14 6escuento de MontepBo
15 'eposos del 2eguro 2ocial Dbligatorio 02)2)D)1
16 'eposos del 2er#icio M8dico de la E!presa
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1 Per!isos 'e!unerados
2 Per!isos &ontractuales
3 7oni+icaciones &ontractuales: naci!iento4 !atri!onio4 +alleci!iento4 bono de
asistencia per+ecta
;) E
l o!inista ser responsable de transcribir las no#edades se!anales al siste!a de
n$!ina)
6. .a &oordinaci$n &orporati#a de $!ina ser responsable de procesar la $!ina los dBas
lunes de cada se!ana para actuali-ar en el siste!a todas las transacciones de la se!ana
reci8n +inali-ada)
7. El o!inista ser responsable de e!itir una pren$!ina de e!pleados por lo !enos cinco
0;1 dBas hbiles antes de los dBas 1; " 30 de cada !es)
8. El o!inista to!ar co!o base la in+or!aci$n de la tar/eta relo/ para reali-ar el pago al
traba/ador " co!parar la !is!a con el +or!ulario E3n+or!e de o#edades 2e!analE) Esto
se reali-ar los dBas lunes de cada se!ana4 to!ando co!o perBodo de pago la se!ana
reci8n +inali-ada)
9. En la tar/eta relo/ debern !arcarse todas las entradas " salidas del traba/ador4 en caso
contrario4 el =e+e de 6eparta!ento o 2ecci$n deber e!itir el For!ulario FA!onestaci$nG)
5odo pago e<cepcional debe ser autori-ado por el gerente de rea a tra#8s de
co!unicaci$n escrita al departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
10. El perBodo de pago para la n$!ina de obreros ser de lunes a do!ingo " deber
cancelarse cada se!ana cul!inada el dBa #iernes de la se!ana siguiente)
11. El perBodo de pago para la n$!ina de e!pleados ser de 30 dBas4 co!en-ando por el
pri!er dBa del !es4 cancelndose un anticipo del 90A de los sueldos el dBa 1; " la n$!ina
de+initi#a los dBas 30 de cada !es) &uando la +echa de pago sea en dBa +eriado4 se pagar
a los traba/adores el dBa hbil precedente)
12. 5odos los reportes de resu!en de pago generados por n$!ina debern ser +ir!ados por el
=e+e de ad!inistraci$n de Personal)
13. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 al +inali-ar los procesos de
pagos generar el reporte de resu!en por n$!ina *ue contendr el total de asignaciones4
deducciones " el neto a pagar de cada proceso)
14. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de i!pri!ir los recibos de pago
de la n$!ina diaria " !ensual)
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15. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de hacer entrega de los recibos
de pago al personal)
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELA&ORACION DE LA NOMINA
El presente procedi!iento tiene por +inalidad describir las acciones a seguir para la
elaboraci$n de n$!inas4 tanto de e!pleados co!o de obreros *ue laboran en
Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
ANALISTA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. 'ecibe de los 2uper#isores el E3n+or!e de o#edades 2e!analE)
2. &he*uea *ue la in+or!aci$n de las no#edades recibidas est8 correcta4 de acuerdo al
instructi#o para el llenado de las !is!as)
SI LA INFORMACION ESTA INCORRECTA:
3. 2e co!unica con el 2uper#isor del rea *ue llen$ el +or!ulario E3n+or!e de o#edades
2e!anal E para aclarar " corregir el error)
SI LA INFORMACION ESTA CORRECTA:
4. En#Ba al o!inista *ui8n transcribir la in+or!aci$n
5. 'ecibe de los di+erentes departa!entos los !e!orndu! relacionados con
di+erencias de n$!ina4 #eri+ica la in+or!aci$n4 reali-a los clculos4 si los hubiera "
en#Ba al o!inista)
6. 'elaciona en el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de PersonalG ca!bios de cuotas
de pr8sta!os4 +ar!acia4 etc)
7. 'ecibe " re#isa del 6eparta!ento de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial4 +or!ulario FMaestro
de 3ngreso de PersonalG4 apertura de cuenta de ahorro "@o cuenta corriente de cada
persona a ingresar " las en#Ba al o!inista para su transcripci$n)
8. 'ecibe del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal el +or!ulario E2olicitud de &a!bioE4
debida!ente aprobado " en#Ba al o!inista para su transcripci$n)
9. 'ecibe de los di+erentes departa!entos el +or!ulario E&a!bio de %rupo de 5raba/oE4
anali-a " en#Ba al o!inista para su transcripci$n)
10. 'ecibe de 2eguridad 3ntegral el +or!ulario E6escuento de &arnet " E*uipos de
2eguridadG4 anali-a4 relaciona en el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de PersonalG
" en#Ba al o!inista)
11. 'ecibe del Al!ac8n de 'epuestos el +or!ulario E6escuento de (erra!ientasE4 #eri+ica
" transcribe en el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de PersonalG " en#Ba al
o!inista)
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12. 'ecibe del 6eparta!ento de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial !e!orndu! para las
asignaci$n de becas4 #eri+ica4 relaciona en el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de
PersonalG " en#Ba al o!inista)
13. 'ecibe del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal co!unicaci$n para el descuento de
!ontepBo al personal " per!isos sindicales4 anali-a4 relaciona en el +or!ulario
F'esu!en de Variaciones de PersonalG " en#Ba al o!inista)
14. 'ecibe de la unidad de 2er#icio M8dico la relaci$n de los reposos del 2eguro 2ocial
" reposos otorgados por el !is!o4 relaciona en el +or!ulario F'esu!en de
Variaciones de PersonalG " en#Ba al o!inista)
15. 'ecibe " relaciona los per!isos re!unerados4 per!isos contractuales4 relaciona en
el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de PersonalG " en#Ba al o!inista)
16. 'ecibe de los super#isores soportes de las boni+icaciones contractuales de
naci!iento4 +alleci!iento " !atri!onio4 che*uea4 relaciona en el +or!ulario
F'esu!en de Variaciones de PersonalG " en#Ba al o!inista)
17. 'ecibe de los o+iciales de seguridad las tar/etas relo/ de !arcar del personal " en#Ba
al o!inista)
SI ES NOMINA DE PERSONAL O&RERO:
NOMINISTA
18. 'e#isa los datos generados por la pren$!ina en el siste!a contra las tar/etas relo/)
19. 'e#isa *ue la in+or!aci$n de los reposos " per!isos re!unerados cargada en el
siste!a corresponda con las ausencias reportadas por los 2uper#isores)
20. 'eali-a todas las correcciones *ue tengan lugar: ausencias no reportadas4
sobretie!po no !arcado4 personal !al ubicado en grupos4 horario4 etc)
21. E!ite otra pren$!ina " la re#isa4 en caso de no estar correcta4 continCa el
procedi!iento en la acci$n H 20)
22. Veri+ica en la pren$!ina *ue el personal *ue se reintegra de #acaciones tenga el
pago del 7ono postI#acacional generado en el proceso de #acaciones)
23. E!ite una n$!ina de+initi#a4 con/unta!ente con los recibos de pago4 listado resu!en
de n$!ina4 detalle por concepto4 carta de dep$sito bancario " en#Ba a tra#8s del
siste!a al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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SI ES NOMINA DE EMPLEADOS:
NOMINISTA
24. 'ecibe del Analista de Ad!inistraci$n de Personal las no#edades !ensuales)
25. %enera una pren$!ina)
26. 'e#isa los datos generados en la pren$!ina en el siste!a)
27. 'e#isa en dicha pren$!ina: los reposos4 per!isos4 reintegro de #acaciones 07ono
postI#acacional1 " #eri+ica los datos generados con la tar/eta relo/)
28. E!ite $!ina de+initi#a4 carta de dep$sito bancario4 recibos de pago " en#Ba al
Analista de Ad!inistraci$n de Personal a tra#8s del siste!a)
ANALISTA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
29. 3!pri!e los recibos de pago4 resu!en de n$!ina4 carta de deposito al 7anco " genera el
disJette correspondiente)
30. 2u!a las +or!as de pago 0e+ecti#o4 che*ue " cuenta corriente "@o cuenta de ahorro1 "
#eri+ica *ue esta su!a sea igual al neto por pagar del resu!en de n$!ina)
31. Veri+ica *ue el !onto total del archi#o de n$!ina en disJette sea igual al de la carta de
dep$sito para el 7anco)
32. En#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal para la +ir!a4 en se:al de aprobaci$n)
33. En#Ba al =e+e de &ontabilidad para la recaudaci$n de +ir!as autori-adas)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
1. El &oordinador &orporati#o de $!ina4 ser responsable de la #eracidad del clculo
de las utilidades correspondientes a los obreros " e!pleados acti#os " retirados)
2. .as +echas de pago de las utilidades4 el nC!ero de dBas a cancelar o +actor de
utilidades ser co!unicado al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal por la
%erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos)
3. .a cantidad de dBas o +actor de utilidades a pagar se deter!inar de acuerdo a los
linea!ientos e!itidos por la %erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos)
4. En el siste!a de n$!ina se acu!ularn todos los pagos *ue sir#an co!o base para
el clculo de utilidades)
5. 2e calcularn en procesos di+erentes las utilidades del personal acti#o " las del
personal retirado)
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
Este procedi!iento tiene por +inalidad dar a conocer las acciones a seguir para el clculo "
pago de utilidades a los traba/adores de Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA O NOMINISTA
1. 'ecibe del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal las instrucciones para el pago de las
utilidades: +echa4 nC!ero de dBas a cancelar " si el proceso es para personal acti#o o
retirado)
2. E!ite el reporte del acu!ulado de utilidades tanto de e!pleados co!o de obreros
correspondiente al perBodo a pagar)
3. &arga en el siste!a el +actor *ue corresponda de acuerdo al nC!ero de dBas a pagar)
4. &arga en el siste!a el par!etro *ue corresponde al tipo de personal a procesar: acti#o
o retirado)
5. E!ite una pren$!ina de utilidades " #eri+ica *ue al !ultiplicar el total del reporte de
acu!uladores por el +actor del nC!ero de dBas a pagar4 el resultado sea igual al !onto
total de las asignaciones de la pren$!ina de utilidades)
6. En caso de *ue e<istan traba/adores con e!bargo sobre utilidades ordenado por los
tribunales co!petentes o cual*uier otra deducci$n autori-ada4 e+ectCa la deducci$n
correspondiente)
7. E!ite otra pren$!ina para #eri+icar las deducciones e+ectuadas)
SI LOS RESULTADOS SON DIFERENTES:
8. &orrige " e!ite otra pren$!ina)
SI LOS RESULTADOS SON IGUALES:
9. 2o!ete una n$!ina de+initi#a de utilidades en el siste!a de n$!ina)
10. E!ite los reportes de e+ecti#o4 cuentas corrientes4 cuentas de ahorro4 che*ues " los
resC!enes por n$!inas)
11. E!ite disJette contenti#o de los datos para los pagos a tra#8s del 7anco)
12. Veri+ica *ue la su!a de los reportes de cuentas corrientes " cuentas de ahorros sea
iguales al total re+le/ado en el disJette)
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE UTILIDADES
13. En#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal para la +ir!a en se:al de con+or!aci$n)
14. En#Ba al departa!ento de &ontabilidad original " copias de los reportes de e+ecti#o4
cuentas corrientes4 cuentas de ahorros o che*ues " disJette con los
datos re*ueridos para los pagos a tra#8s del banco)
15. 'ecibe del departa!ento de &ontabilidad copia de los reportes de cuentas de ahorro "
cuentas corrientes debida!ente +ir!ados en se:al de recibidos)
16. 'ecibe los recibos de utilidades " entrega a los traba/adores)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO
SO&RE LA RENTA SO&RE SUELDOS Y SALARIOS
1. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal entregar el +or!ulario
F6eter!inaci$n del Porcenta/e de 'etenci$n A'3G4 a a*uellos traba/adores con
ingresos anuales !a"ores o iguales a lo establecido por el Ministerio de (acienda4
en el !es de enero o en la +echa de ingreso) En el caso de *ue e<istan #ariaciones
en sus ingresos se debern entregar en los !eses deter!inados por el 'egla!ento
de la .e" 3)2).)')
2. .os traba/adores llenarn el +or!ulario EA'3G4 segCn instructi#o ane<o " lo de#ol#ern
al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal en la +echa *ue se les indi*ue en el
!o!ento de la entrega)
3. El o!inista ser responsable de transcribir en el siste!a de n$!ina la in+or!aci$n
contenida en el +or!ulario EA'3E)
4. El &oordinador &orporati#o de $!ina o o!inista deter!inar el porcenta/e de
retenci$n de 3!puesto 2obre .a 'enta4 a los traba/adores *ue no de#uel#an el
+or!ulario EA'3E4 to!ando co!o base los ingresos anuales segCn instrucciones
ane<as al !is!o4 " el degra#a!en Cnico establecido en el 'egla!ento de la .e" de
3)2).)'))
5. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal ser responsable de e!itir un reporte de
retenci$n de 3!puesto 2obre la 'enta " entregarlo a +inal de !es al 6eparta!ento
de &ontabilidad)
6. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal o Analista de
Ad!inistraci$n de Personal e!itir reporte con el total de las re!uneraciones
percibidas por cada traba/ador durante el e/ercicio4 en los dos 021 pri!eros !eses del
a:o)
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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE RETENCION DE IMPUESTO SO&RE LA RENTA
DE SUELDOS Y SALARIOS
El presente procedi!iento tiene por +inalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
deter!inaci$n del porcenta/e de retenci$n de 3!puesto 2obre la 'enta sobre sueldos "
salarios a los traba/adores de Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. En las oportunidades de #ariaci$n +i/adas en la le" o regla!ento de 3!puesto sobre la
'enta e!ite un reporte de pistas de au!entos " deter!ina a *uienes debe entregar el
+or!ulario E6eter!inaci$n del Porcenta/e de 'etenci$n I A'3E)
2. 6istribu"e el +or!ulario EA'3G4 e indica al traba/ador en *u8 +echa debe de#ol#erlo)
3. 'ecibe los +or!ularios EA'3E del personal " lo en#Ba a la &oordinador &orporati#o de
$!ina o o!inista)
4. 2i el pla-o de entrega del +or!ulario EA'3E est #encido4 calcula el porcenta/e de
retenci$n de 3!puesto 2obre la 'enta al traba/ador)
5. 2i es el cierre del !es4 e!ite un reporte de retenciones de 3!puesto sobre la 'enta "
lo en#Ba al 6eparta!ento de &ontabilidad)
6. E!ite reporte del total de re!uneraciones percibidas durante el e/ercicio econ$!ico
por cada traba/ador ob/eto de retenci$n4 dentro de los dos 021 pri!eros !eses
siguientes al cierre del !is!o)
7. Entrega a los traba/adores reporte con el total de las re!uneraciones 0A'&1
percibidas por 8l4 durante el e/ercicio econ$!ico)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALI0ACION DE PERSONAL MEDIANTE
SOLICITUDES DE CAM&IO
1. 5odo ca!bio de sueldo o salario4 pro!ociones4 trans+erencias " ca!bio de
deno!inaci$n de cargos deben ser solicitados al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de
Personal !ediante el +or!ulario F2olicitud de &a!bioG)
2. 5oda F2olicitud de &a!bioG *ue i!pli*ue pro!ociones4 ca!bio de deno!inaci$n de
cargo o trans+erencia de cual*uier Bndole4 debe #enir aco!pa:ado de los siguientes
docu!entos:
1 'esu!en curricular del potencial ocupante)
2 Por lo !enos dos 021 resC!enes curriculares de ocupantes de cargos ho!$logos
al del potencial ocupante)
3 E#aluaci$n de 6ese!pe:o del potencial ocupante)
4 6escripci$n de 'iesgo por &argo 0del cargo propuesto1)
3. 5odos a*uellos casos 0solo n$!ina diaria1 *ue i!pli*uen un ca!bio superando dos
(2) ni#eles o !s del tabulador se re#isar #Ba e<cepci$n)
4. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal certi+icar la #eracidad de
los datos contenidos en el +or!ulario F2olicitud de &a!bioG)
5. 5oda F2olicitud de &a!bioG4 para ser procesada debe estar debida!ente +ir!ado por
el %erente de Area4 =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 %erente de 'elaciones
3ndustriales4 Vicepresidente de cada 6i#isi$n4 &oordinador &orporati#o de
&o!pensaci$n " 7ene+icios " el %erente &orporati#o de 'ecursos (u!anos)
6. Es responsabilidad del o!inista4 procesar en el siste!a de n$!ina la in+or!aci$n
recibida en el +or!ulario F2olicitud de &a!bioG)
7. ,na #e- aprobadas las F2olicitudes de &a!bioG deben ser distribuidas de la
siguiente !anera:
Driginal: 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal 0E<pediente1
&opia 1: &oordinaci$n de &o!pensaci$n " 7ene+icios
&opia 2: %erencia 2olicitante o ,nidad de Drigen)
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALI0ACION DE PERSONAL MEDIANTE
1SOLICITUD DE CAM&IO2
actuali-aci$n de personal en el siste!a de $!ina a tra#8s de F2olicitudes de &a!bioG
con relaci$n a pro!ociones4 trans+erencias4 ca!bios de sueldo o salario " ca!bios de
deno!inaci$n de cargo de todos los traba/adores de Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1
2)A)&)A)
'EFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
1. 'ecibe +or!ulario F2olicitud de &a!bioG de las %erencias solicitantes con sus
respecti#os soportes4 debida!ente aprobados por las instancias respecti#as)
2. Veri+ica " anali-a los datos en el +or!ulario F2olicitud de &a!bioG)
3. &erti+ica los ca!bios solicitados en el +or!ulario F2olicitud de &a!bioG de acuerdo a
las nor!as preestablecidas por la &oordinaci$n &orporati#a de &o!pensaci$n "
7ene+icios) 6e no cu!plir con estas nor!as4 de#uel#e +or!ulario a la %erencia
2olicitante " se reinicia el procedi!iento)
4. En#Ba F2olicitud de &a!bioG al &oordinador &orporati#o de &o!pensaci$n "
7ene+icios con los re*uisitos ane<os4 segCn sea el caso)
COORDINADOR DE COMPENSACION Y &ENEFICIOS
5. 'ecibe F2olicitud de &a!bioG4 #eri+ica " anali-a la respecti#a docu!entaci$n)
6. %enera propuesta " entrega al %erente &orporati#o de 'ecursos (u!anos)
GERENTE CORPORATIVO DE RECURSOS HUMANOS
7. 'ecibe +or!ulario F2olicitud de &a!bioG " e#alCa la propuesta)
8. Fir!a en se:al de aprobaci$n " de#uel#e al &oordinador de &o!pensaci$n "
7ene+icios)
SI NO ESTA DE ACUERDO
9. o aprueba la F2olicitud de &a!bioG4 /usti+icando su decisi$n) Vuel#e el
procedi!iento a la acci$n K 0;)
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COORDINADOR DE COMPENSACION Y &ENEFICIOS
10. 'ecibe +or!ulario F2olicitud de &a!bioG aprobado por el %erente &orporati#o de
'ecursos (u!anos)
11. Elabora el a#iso de ca!bio para ser publicado en las carteleras " solicita la +ir!a del
%erente &orporati#o de 'ecursos (u!anos)
12. 'elaciona " en#Ba Driginal " copia K 2 de la F2olicitud de &a!bioG con sus
respecti#os ane<os al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
13) Archi#a la copia K 1 de la F2olicitud de &a!bioG)
14. 'ecibe +or!ulario F2olicitud de &a!bioG con sus respecti#os ane<os " #eri+ica los
datos)
15. Entrega el a#iso de ca!bio al Analista de 2elecci$n " 7ienestar social para su
publicaci$n en carteleras)
16. En#Ba el original de la F2olicitud de &a!bioG aprobada al =e+e &orporati#o de $!ina
para su debido proceso en el siste!a de n$!ina4 retornndola 8ste al Analista de
Ad!inistraci$n de Personal de cada 6i#isi$n una #e- procesada)
17. Elabora carta de noti+icaci$n al traba/ador en original " copia4 del ca!bio aprobado "
en#Ba con/unta!ente con la copia K 2 de la F2olicitud de &a!bioG al %erente de
Area4 debida!ente +ir!ada por el %erente &orporati#o de 'ecursos (u!anos)
GERENTE DE AREA
18. 'ecibe copia K 2 de la F2olicitud de &a!bioG con/unta!ente con de la carta de
noti+icaci$n al traba/ador en original " copia)
19. Fir!a la carta de noti+icaci$n al traba/ador en original " copia)
20. Entrega original al traba/ador " le solicita +ir!e la copia en se:al de recibida)
TRA&A'ADOR
21. 'ecibe original " copia de la carta de noti+icaci$n4 +ir!a la copia en se:al de recibida
" entrega al %erente de Area)
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GERENTE DE AREA
22. 'ecibe copia de la carta de noti+icaci$n +ir!ada por el traba/ador " en#Ba al =e+e de
Ad!inistraci$n de Personal)
23. 'ecibe copia de la carta de noti+icaci$n al traba/ador " la entrega al Analista de
24. 'ecibe la copia de la carta de noti+icaci$n al traba/ador " archi#a en el e<pediente
con/unta!ente con la original de la F2olicitud de &a!bioG " los respecti#os ane<os)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LI*UIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
1. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en#iar a cada %erencia
un listado de progra!aci$n anual de #acaciones indi#iduales4 en el !es de dicie!bre
del a:o anterior)
2. &ada %erente de Area4 en +unci$n del listado en#iado por el 6eparta!ento de
Ad!inistraci$n de Personal debe hacer la progra!aci$n anual de #acaciones
indi#iduales del personal a su cargo)
3. 5oda F2olicitud de VacacionesG indi#iduales o colecti#a deber estar aprobada por el
=e+e "@o %erente de Area respecti#a)
4. 5oda solicitud de #acaciones indi#iduales4 debe ser en#iado al =e+e de Ad!inistraci$n
de Personal con *uince 01;1 dBas de anticipaci$n a la +echa en *ue se harn e+ecti#as
5. El =e+e de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de en#iar la F2olicitud de
VacacionesG al Analista de Ad!inistraci$n de Personal para ser procesadas)
6. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 re#isar " anali-ar la
F2olicitud de VacacionesG)
7. Es responsabilidad del o!inista procesar las #acaciones *ue sean en#iadas por el
=e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
8. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal solicitar la +ir!a del
traba/ador en original4 en la planilla de li*uidaci$n de #acaciones)
9. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal archi#ar en el
e<pediente de cada traba/ador4 original de li*uidaci$n de #acaciones4 con/unta!ente
con el +or!ulario F2olicitud de VacacionesG)
10. En caso de #acaciones colecti#as el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal debe
reunirse con los %erentes solicitantes para +i/ar la +echa de salida " de reintegro del
personal o en su de+ecto !ediante co!unicaci$n escrita)
11. .a solicitud de #acaciones colecti#as debe en#iarse al =e+e de Ad!inistraci$n de
Personal4 con un !es de anticipaci$n a la +echa en *ue se harn e+ecti#as)
12. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 noti+icar al traba/ador con
antelaci$n4 *ue debe dirigirse al 2er#icio M8dico de la E!presa para reali-arse el
che*ueo !8dico pre L #acacional antes de la +echa a su salida de #acaciones)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LI*UIDACION DE
VACACIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS
13. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de personal in+or!ar a la gerencia
&orporati#a de Finan-as el !onto en bolB#ares esti!ado a cancelar por concepto de
#acaciones4 durante el !es de dicie!bre)
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LI*UIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
Este procedi!iento tiene co!o +inalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de #acaciones indi#iduales del personal *ue labora en Manu+acturas de Papel
&)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. 'ecibe de las di+erentes %erencias +or!ulario F2olicitud de VacacionesG)
2. En#Ba +or!ulario F2olicitud de VacacionesG al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
3. 'ecibe la F2olicitud de VacacionesG4 re#isa " anali-a los datos)
4. 'elaciona todas las solicitudes de #acaciones recibidas para ese perBodo " en#Ba al
o!inista para su proceso de li*uidaci$n)
NOMINISTA
5. 'ecibe " procesa en el siste!a la solicitud de #acaciones " asigna bono postI
#acacional para *ue sea cancelado en la se!ana o *uincena de reintegro del
traba/ador)
6. E!ite listado de prueba4 #eri+ica in+or!aci$n " procesa li*uidaci$n de+initi#a)
7. En#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 li*uidaci$n de #acaciones a tra#8s
del siste!a de n$!ina)
8. 3!pri!e planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones4 re#isa " en#Ba al =e+e de
9. 'ecibe " re#isa planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones " carta de dep$sito para el
banco)
10. Fir!a " en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LI*UIDACION DE VACACIONES INDIVIDUALES
11) 'ecibe Planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones " entrega al traba/ador)
TRA&A'ADOR
12. 'ecibe " +ir!a en original " copia planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones)
13. Entrega la planilla original de .i*uidaci$n de Vacaciones +ir!ada al Analista de
14. 'ecibe original de planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones " archi#a en el e<pediente
del traba/ador)
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LI*UIDACION DE VACACIONES COLECTIVAS
Este procedi!iento tiene co!o +inalidad dar a conocer las acciones a seguir para la
solicitud de Vacaciones &olecti#as del personal *ue labora en Manu+acturas de Papel &)A
0Manpa1 2)A)&)A)
'EFE DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
1. 2e reCne con los %erentes de Area para acordar la +echa de salida de #acaciones "
noti+ican al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
2. Elabora cuadro de #acaciones colecti#as indicando +echa de salida " regreso4 dBas a
dis+rutar " boni+icar por cada traba/ador)
3. E!ite listado de personal con #acaciones colecti#as " en#Ba al =e+e de
Ad!inistraci$n de Personal con/unta!ente con el cuadro de #acaciones)
4. 'ecibe cuadro de #acaciones " listado de personal *ue dis+rutar #acaciones
colecti#as4 re#isa " aprueba)
5. En#Ba !e!orndu!4 ane<ando cuadro de #acaciones " listado de personal con
#acaciones colecti#as a los gerentes de rea in#olucrados4 para su #eri+icaci$n "
aprobaci$n)
GERENTE DE AREA
6. 'ecibe cuadro de #acaciones " listado de personal con #acaciones colecti#as)
7. Veri+ica cuadro de #acaciones colecti#as)
8. 'eali-a !e!orndu! de aprobaci$n " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal
con listado ane<o de personal *ue dis+rutar #acaciones colecti#as)
9. 'ecibe !e!orndu! aprobado por el %erente de Area " #eri+ica)
10. &on+or!a in+or!aci$n recibida " en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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11) 'ecibe in+or!aci$n " en#Ba al o!inista)
NOMINISTA
12. Progra!a en el siste!a de n$!ina4 el personal *ue saldr de #acaciones colecti#as)
13. Procesa pren$!ina de #acaciones colecti#as " re#isa)
14. 2i la in+or!aci$n en la pren$!ina no es correcta4 reali-a !odi+icaciones " procesa
nue#a pren$!ina)
15. 2i es correcta4 se so!ete al proceso de n$!ina +inal de #acaciones " se generan los
recibos de li*uidaci$n de #acaciones " carta de dep$sito para el banco)
16. En#Ba a tra#8s del siste!a de n$!ina4 carta de dep$sito para el banco4 planillas de
.i*uidaci$n de Vacaciones " listado resu!en de n$!ina4 al Analista de
17. 3!pri!e planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones4 carta de dep$sito para el banco "
listado de resu!en de n$!ina)
18. 'e#isa " +ir!a los planillas de .i*uidaci$n de Vacaciones donde se indica FElaborado
porG " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
19. E!ite disJette contenti#o de los datos para los pagos a tra#8s del banco)
20. Veri+ica *ue la su!a de la carta de dep$sito bancario sea igual al total re+le/ado en el
disJette)
21. 'ecibe " re#isa planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones " carta de dep$sito para el
banco)
22. Fir!a " en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
23. 'ecibe Planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones " carta de dep$sito para el banco)
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24. 2olicita las +ir!as autori-adas para la carta de dep$sito para el banco)
25. En#Ba al banco carta de dep$sito con/unta!ente con el respecti#o disJette)
26. Entrega planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones al traba/ador)
27. 'ecibe " +ir!a en original planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones)
28. Entrega la planilla original de .i*uidaci$n de Vacaciones +ir!ada al Analista de
29. 'ecibe copia de carta de dep$sito bancario sellada por el banco en se:al de recibido
" la archi#a)
30. 'ecibe original de planilla de .i*uidaci$n de Vacaciones +ir!ada por el traba/ador "
archi#a en el e<pediente del !is!o)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALI0ACION DE LA RELACION LA&ORAL
1. El 2uper#isor in!ediato deber elaborar el +or!ulario F2olicitud " &ontrol de
EgresoG " solicitar la aprobaci$n del %erente de Area4 en caso de despido o
renuncia del traba/ador)
2. 2i es renuncia4 el traba/ador debe presentarla por escrito al 2uper#isor 3n!ediato
para su aceptaci$n " luego ser entregada al departa!ento de Ad!inistraci$n de
Personal)
3. .a carta de noti+icaci$n de despido debe ser elaborada en tres 031 originales)
4. En caso de despido el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de
#eri+icar la e<actitud de la in+or!aci$n contenida en el +or!ulario F2olicitud " &ontrol
de EgresoG4 sobre la base de lo registrado en el e<pediente del traba/ador4 "
asesora al /e+e de departa!ento o gerente de rea))
5. En la carta de noti+icaci$n de despido se debe indicar el dBa " la hora en *ue el
traba/ador debe acudir a la unidad de 2er#icio M8dico para reali-arse el e<a!en
!8dico post I e!pleo)
6. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 en#iar la carta de
noti+icaci$n de despido al =e+e o %erente de Area)
7. Es responsabilidad del 2uper#isor4 =e+e o %erente de Area4 co!unicar al traba/ador
los !oti#os del despido " hacerle +ir!ar la carta de noti+icaci$n de despido)
8. Es responsabilidad del =e+e o %erente de Area4 en#iar al 6eparta!ento de
Ad!inistraci$n de Personal4 la carta de noti+icaci$n de egreso +ir!ada por el
traba/ador)
9. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en#iar al Analista de
Ad!inistraci$n de Personal el e<pediente del traba/ador egresado con la carta de
noti+icaci$n de despido)
10. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal #eri+icar *ue en el
e<pediente del traba/ador egresado4 est8n incluidos los siguientes docu!entos
antes de ser archi#ados:
Planilla 19I03 " 19I100
Planilla de li*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)

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Estado de &uenta de abonos de Prestaci$n de AntigMedad 0Art)108 .D51 +ir!ado en

original por el traba/ador)
2ol#encia de herra!ientas " e*uipos de seguridad)

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA FINALI0ACION DE LA RELACION LA&ORAL
Especi+icaci$n sobre algCn descuento)
E<a!en !8dico post L e!pleo)
&arta de noti+icaci$n de despido o carta de renuncia)

1 For!ulario F2olicitud " &ontrol de EgresoG)
1 5ar/eta relo/ 0solo si el traba/ador egresa antes del pago de n$!ina1)
11. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal solicitar la con+or!aci$n
de los saldos deudores del traba/ador egresado4 al 6eparta!ento de &ontabilidad
antes de ser procesada la .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)
12. Es responsabilidad del &oordinador &orporati#o de $!ina elaborar la .i*uidaci$n de
Prestaciones 2ociales)
13. Es 'esponsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 e!itir la F2olicitud de
PagoG para la elaboraci$n del che*ue correspondiente a la cancelaci$n de la
.i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)
14. El =e+e de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de noti+icar a los 5ribunales del
5raba/o " de Estabilidad .aboral4 cuando un traba/ador sea despedido por la e!presa)
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PROCEDIMIENTO PARA LA FINALI0ACION DE LA RELACION LA&ORAL
El presente procedi!iento tiene co!o ob/eti#o +unda!ental dar a conocer las acciones a
seguir en el proceso de egreso " li*uidaci$n de prestaciones sociales de traba/adores *ue
laboran en Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. 'ecibe de las %erencias o 6eparta!entos las solicitudes de egreso en el +or!ulario
F2olicitud " &ontrol de EgresoG)
2. 2olicita al Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 e<pediente del traba/ador)
3. Veri+ica *ue los argu!entos para la solicitud de egreso !encionados en el +or!ulario
E2olicitud " &ontrol de EgresoE4 est8n sustentados)
4. En caso de *ue los argu!entos no sean !eritorios para hacer e+ecti#o el egreso4
asesora al 2uper#isor in!ediato sobre las acciones a seguir4 co!o por e/e!plo una
a!onestaci$n #erbal o escrita al traba/ador4 segCn lo con#eniente para cada caso4 "
ter!ina el proceso)
5. En caso de *ue los argu!entos est8n sustentados4 +ir!a el +or!ulario de F2olicitud "
&ontrol de EgresoG " entrega al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
6. 'ecibe +or!ulario de F2olicitud " &ontrol de EgresoG +ir!ada " elabora la carta de
noti+icaci$n de despido en tres 031 originales4 constancia de traba/o4 +or!ularios 19I
03 " 19I100 022D1 " orden !8dica postIe!pleo)
7. Elabora carta de participaci$n de egreso a los 6eparta!entos: 2eguridad 3ndustrial4
7ienestar 2ocial4 2er#icio M8dico " &a/a de Ahorro)
8. Elabora carta de participaci$n de egreso al 5ribunal de Estabilidad .aboral
respecti#o4 ane<ando carta de oti+icaci$n de 6espido al traba/ador)
9. En#Ba carta de noti+icaci$n de despido4 constancia de traba/o4 +or!ularios 19I03 " 19I
1004 orden !8dica postIe!pleo " carta de participaci$n de egreso4 al =e+e de
Ad!inistraci$n de Personal para su re#isi$n " +ir!a)
10. 'ecibe4 re#isa " +ir!a docu!entos)
11. En#Ba docu!entos al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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12. 'ecibe docu!entos +ir!ados por el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal " distribu"e)
13. En#Ba carta de noti+icaci$n de despido " orden !8dica postIe!pleo al %erente de
Area4 =e+e o 2uper#isor solicitante)
GERENTE DE AREA3 'EFE O SUPERVISOR
14. 'ecibe " entrega al traba/ador: carta de noti+icaci$n de despido " orden !8dica
postIe!pleo4 e<plica las causas del egreso4 le solicita el carnet de identi+icaci$n " le
hace +ir!ar la carta en tres 031 originales en se:al de haber sido noti+icado4
de/ndole una al traba/ador)
15. Aco!pa:a al traba/ador al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal " le
entrega al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal las cartas de noti+icaci$n de despido
+ir!adas por el traba/ador " carnet de identi+icaci$n)
16. 'ecibe carta de noti+icaci$n de despido " carnet de identi+icaci$n)
17. 2u!inistra in+or!aci$n al e<traba/ador respecto al pago de su li*uidaci$n)
18. Ane<a al e<pediente cartas de noti+icaci$n de despido4 carnet de identi+icaci$n "
en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
19. 'ecibe el e<pediente del traba/ador)
20. En#Ba carta de participaci$n de egreso al 5ribunal de Estabilidad .aboral respecti#o4
ane<ando al !is!o carta de noti+icaci$n de despido)
21. 'ecibe del Al!ac8n de 'epuestos in#entario de herra!ientas o sol#encia 0s$lo en
el caso de *ue el traba/ador las tenga asignadas1)
22. 2olicita al =e+e de &ontabilidad reporte con los saldos deudores del traba/ador " al
Analista de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial los saldos de (&M4 P$li-a de VehBculo "
otros)
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'EFE DE CONTA&ILIDAD Y 'EFE DE SELECCIN Y &IENESTAR SOCIAL
23. 3n+or!a los saldos pendientes " en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal el
reporte correspondiente4 +ir!ado en se:al de re#isado)
24. 'ecibe el reporte de saldos pendientes4 elabora la F2olicitud de .i*uidaci$n por
5er!inaci$n de la 'elaci$n de 5raba/oG4 " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de
Personal)
25. 'ecibe4 re#isa " +ir!a la F2olicitud de .i*uidaci$n por 5er!inaci$n de la 'elaci$n de
5raba/oG " en#Ba al &oordinador &orporati#o de $!ina)
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA
26. 'ecibe4 re#isa " procesa la F2olicitud de .i*uidaci$n por la 5er!inaci$n de la
'elaci$n de 5raba/o)
27. Elabora prueba de .i*uidaci$n +inal de Prestaciones 2ociales " re#isa todos los
clculos)
28. 'eali-a las correcciones necesarias4 si las hubiese)
29. Procesa la .i*uidaci$n de+initi#a de Prestaciones 2ociales4 " en#Ba a tra#8s del
siste!a de n$!ina al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
30. 3!pri!e cuatro originales de planilla de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales4 re#isa
" +ir!a la donde se indica FElaborado porG " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de
Personal)
31) 'ecibe planillas de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales " la re#isa)
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SI LA INFORMACION NO ES CORRECTA
32) Vuel#e el procedi!iento a la acci$n K 28)
SI LA INFORMACION ES CORRECTA
33. Fir!a donde se indica F'e#isado porG)
34. E!ite la F2olicitud de PagoG4 +ir!a en se:al de aprobaci$n " en#Ba al Analista de
35. 'ecibe las Planillas de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales +ir!ada " en#Ba una al
=e+e de &ontabilidad &orporati#a con/unta!ente con la F2olicitud de PagoG en
original " dos 021 copias4 para la elaboraci$n del che*ue correspondiente)
'EFE DE CONTA&ILIDAD CORPORATIVA
36. 'ecibe F2olicitud de PagoG " planilla de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)
37. Entrega al Analista de Ad!inistraci$n de Personal copia de la F2olicitud de PagoG
+ir!ada " sellada en se:al recibida)
38. Elabora che*ue " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
39. 'ecibe el che*ue de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)
40. Entrega al traba/ador:: &he*ue4 Planillas de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales4
&onstancia de 5raba/o " planillas 19I03 " 19I100 022D1)
E-TRA&A'ADOR
91) 'ecibe " +ir!a en se:al de con+or!idad: co!probante de &he*ue 002 copias14
Planillas de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales4 copia de &onstancia de 5raba/o "
planillas 19I03 " 19I100 022D14 " de#uel#e al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
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42. .lena en el +or!ulario F2olicitud " &ontrol de EgresoG en el espacio correspondiente
FPara ser utili-ado por 'elaciones 3ndustrialesG " reali-a la e#aluaci$n del !is!o
#eri+icando en el e<pediente del e<traba/ador su actuaci$n)
43. 'ecibe +ir!ados por el e<traba/ador los siguientes docu!entos:: &o!probante de
&he*ue 002 copias14 Planillas de .i*uidaci$n de Prestaciones 2ociales 02
originales14 copia de &onstancia de 5raba/o " planillas 19I03 " 19I100 022D14 " los
en#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal con/unta!ente con el +or!ulario
F2olicitud " &ontrol de EgresoG)
44. 'ecibe co!probante de &he*ue 002 copias14 Planillas de .i*uidaci$n de
Prestaciones 2ociales4 copia de &onstancia de 5raba/o " planillas 19I03 " 19I100
022D1 +ir!adas por el e<traba/ador " el +or!ulario F2olicitud " &ontrol de EgresoG)
45. En#Ba las copias del co!probante de &he*ue al =e+e de &ontabilidad &orporati#a)
46. Archi#a en el e<pediente del e<traba/ador: Planilla de .i*uidaci$n de Prestaciones
2ociales4 copia de &onstancia de 5raba/o " planillas 19I03 " 19I100 022D1)
47. Archi#a en carpeta de correlati#o4 Planilla de .i*uidaci$n de Prestaciones
2ociales4 +ir!ada por el e<traba/ador)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS E-PEDIENTES
DE PERSONAL
1. 5odo e<pediente del personal *ue ingresa a Manu+acturas de Papel4&)A)4 Manpa4
2)A)&)A)4 debe ser entregado al Analista de Ad!inistraci$n de Personal por el Analista
de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial clasi+icado por secciones segCn la siguiente
especi+icaci$n:
1 6ocu!entos de Egreso
2 6ocu!entos Personales
3 2elecci$n " E!pleo
4 Mo#i!iento de personal
5 &apacitaci$n " 6ese!pe:o
6 Vacaciones
7 ,tilidades
8 Prestaciones sociales
9 Plan Ahorro
10 Dbligaciones .egales
11 P$li-as
12 7ene+icios Varios
2. Es responsabilidad del Analista de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial elaborar el e<pediente
del traba/ador con todos los docu!entos de ingreso4 segCn la secci$n *ue
corresponda)
3. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal #eri+icar la in+or!aci$n
contenida en el e<pediente de personal)
4. 5odo e<pediente de personal acti#o4 egresado " /ubilado debe ser archi#ado en estricto
orden correlati#o de +icha)
5. .os e<pedientes se lle#arn en archi#os separados segCn la siguiente clasi+icaci$n:
1 E<pedientes de Personal Acti#o
2 E<pedientes de Personal Egresado
3 E<pedientes de Personal =ubilado
6. 5odo e<pediente de personal egresado4 /ubilado "@o +allecido debe ser retirado del archi#o
de personal acti#o e incorporado al archi#o correspondiente segCn el caso)
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DE PERSONAL
?) 5odo e<pediente de personal egresado debe lle#ar ane<o los siguientes docu!entos
antes de ser archi#ados:
1 Planilla 19I03
2 Planilla de .i*uidaci$n de prestaciones sociales
3 Especi+icaci$n sobre algCn descuento
4 E<a!en !8dico post I e!pleo
5 &arta noti+icaci$n de despido o carta de renuncia)
6 For!ulario F2olicitud " &ontrol de EgresoG
7 &ontrol de ausencias 0personal n$!ina diaria "@o personal de seguridad1
8 5ar/etas relo/ 0si el traba/ador egreso antes del pago de n$!ina1
Si "s "4!"5i"n6" 5" !"$son# 7##"ci5o3 s" #" n"4$8n #os sig9i"n6"s 5oc9:"n6os:
1 Planilla de .i*uidaci$n de prestaciones sociales
2 &obertura de !uerte natural o accidental
3 Acta de de+unci$n
4 'ecaudos probatorios de +iliaci$n
5 &uadro discri!inatorio de los pagos a e+ectuar a +a!iliares
6 Acta de constancia de los pagos reali-ados a los bene+iciarios autori-ados
ante la inspectorBa del traba/o " en caso de !enores4 ante el /u-gado de !enores)
8. .os e<pedientes de personal egresado se deben lle#ar en archi#os +Bsicos separados
uno para el a:o en curso " otro para el a:o in!ediato anterior)
9. .os e<pedientes de personal egresado se deben !antener por espacio de un a:o 011
en el 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal despu8s sern en#iados al
archi#o inacti#o donde tendrn una per!anencia de nue#e 091 a:os !s)
10. Es responsabilidad de cada =e+e de 6eparta!ento adscrito a la %erencia de
'ecursos (u!anos entregar al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal para el
archi#o los docu!entos *ue genere su rea)
11. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal !antener un control
de solicitud de e<pedientes tanto de personal acti#o co!o del personal egresado)
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DE PERSONAL
12. 5odo %erente de Area o =e+e de 6eparta!ento adscrito a la %erencia &orporati#a de
'ecursos (u!anos *ue re*uiera re#isar un e<pediente debe solicitarlo en +or!a
#erbal4 al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal) En caso de re*uerir el e<pediente
+uera del 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal4 debe solicitarlo por escrito)
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS E-PEDIENTES DE PERSONAL
El presente procedi!iento tiene co!o +inalidad dar a conocer las acciones a seguir por
las di+erentes unidades de Ad!inistraci$n de Personal de Manu+acturas de Papel &)A
0Manpa1 2)A)&)A)4 para el registro " control de e<pedientes de personal)
EN CASO DE NUEVOS INGRESOS
1. 'ecibe e<pediente de personal del Analista de 2elecci$n " 7ienestar 2ocial)
2. Veri+ica los docu!entos de ingreso *ue debe contener el e<pediente:
1 Maestro de 3ngreso de Personal
2 'e*uisici$n de Personal
3 &ontrato 3ndi#idual de 5raba/o por 5ie!po 6eter!inado
4 'esultado del E<a!en M8dico Pre I E!pleo
5 2olicitud de E!pleo con +otogra+Bas
6 &opia de &8dula de 3dentidad
7 'esu!en &urricular 0E!pleados " Dbreros &ali+icados1
8 &he*ueo de 'e+erencias .aborales
9 &erti+icado de 2alud
10 Planilla 19L02 022D1
11 Autori-aci$n de 6ep$sito en &uenta 7ancaria
12 3nscripci$n en MontepBo
13 6escripci$n de 'iesgo por &argo
3. 2i la docu!entaci$n se encuentra inco!pleta de#uel#e e<pediente Analista de
2elecci$n " 7ienestar 2ocial " continCa en la acci$n o) 1 del presente
procedi!iento)
4. 2i la docu!entaci$n se encuentra co!pleta4 recibe " archi#a el e<pediente)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
1. El responsabilidad del o!inista reali-ar las retenciones 0cuotas sindicales4
!ontepBo4 ser#icios +unerarios4 +ar!acia4 " otros cr8ditos1 en cada n$!ina se!anal
"@o !ensual)
2. Al +inali-ar cada proceso de n$!ina se!anal "@o !ensual4 de #acaciones "
utilidades4 el Analista de Ad!inistraci$n de Personal debe listar las retenciones
reali-adas para generar el pago al respecti#o bene+iciario4 segCn sea el caso4
se!anal o !ensual)
3. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal elaborar las
solicitudes de pago por retenciones sindicales4 +ar!acia4 " cual*uier otro pago a
terceros4 deducido por n$!ina)
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PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES Y PAGOS A TERCEROS
El presente procedi!iento tiene co!o ob/eti#o +unda!ental dar a conocer las acciones
a seguir para reali-ar retenciones por n$!ina " pagos a terceros de Manu+acturas de
Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. 'ecibe del pro#eedor relaci$n de +acturas de los traba/adores *ue recibieron
cr8ditos "@o ser#icios " #eri+ica *ue sean traba/adores acti#os)
2. En caso de aparecer relacionado traba/adores egresados4 noti+ica al pro#eedor *ue
se le deducir ese !onto de la relaci$n a descontar a los traba/adores por n$!ina)
3. Elabora solicitud de pago por cada concepto4 en original " copia4 ane<a co!o
soporte el listado de deducciones por n$!ina con el total del !onto a pagar)
4. En#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
5. Veri+ica4 +ir!a " en#Ba al =e+e de &ontabilidad4 para la elaboraci$n del che*ue)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
'USTIFICACION DE AUSENCIAS
1. 5odo traba/ador *ue solicite un per!iso deber in+or!arlo al super#isor in!ediato4
con su+iciente antelaci$n)
2. 5odo traba/ador debe noti+icar al departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal el
per!iso respecti#o4 en ausencia del 2uper#isor 3n!ediato4 =e+e o %erente del rea)
3. &uando el docu!ento *ue /usti+ica la ausencia no est8 conte!plado en la
&on#enci$n &olecti#a de 5raba/o se considerar per!iso /usti+icado no
re!unerado)
4. .as citas !8dicas son consideradas per!isos re!unerados sie!pre " cuando el
traba/ador presente los siguientes docu!entos:
1 'e+erencia o tar/eta de control de citas pre#ia a la ausencia
2 =usti+icati#o de asistencia a la cita 0esta nor!a aplica solo para a*uellas
6i#isiones4 *ue lo conte!plen en su &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o1)
5. 5odo docu!ento " /usti+icati#o de ausencia deber archi#arse en el e<pediente del
traba/ador)
6. &uando un traba/ador presente tres 0031 ausencias en un lapso !enor de 30 dBas "
no sean /usti+icadas4 el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal deber e#aluar el caso
con/unta!ente con la %erencia de Area respecti#a4 a +in de to!ar las acciones
correspondientes)
7. .os reposos otorgados por el !8dico de la e!presa sern re!unerados)
8. 5odo traba/ador deber presentar al super#isor in!ediato el /usti+icati#o de
ausencia en un lapso no !a"or de tres 0031 dBas hbiles posterior a la +echa de
inicio de la ausencia)
9. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal in+or!ar al =e+e de
Ad!inistraci$n de Personal4 a*uellos casos de traba/adores con alto r8cord de
ausentis!o)
10. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal noti+icar a cada
%erencia sobre los casos de traba/adores *ue presenten altos ni#eles de
ausentis!o a +in de to!ar !edidas correcti#as)
11. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal in+or!ar al o!inista
de los traba/adores *ue se encuentran en situaci$n de reposo4 en cada se!ana "@o
!es4 a +in de procesar sus respecti#os pagos por no!ina)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y
'USTIFICACION DE AUSENCIAS
12. Es responsabilidad de la en+er!era entregar al Analista de Ad!inistraci$n de
Personal todos los reposos4 !ediante el +or!ulario F'e+erencia para el 2er#icio
M8dicoG4 de los traba/adores a+ectados4 en un lapso no !a"or de un dBa posterior al
reposo)
13. Es responsabilidad de la directi#a sindical solicitar por escrito al departa!ento de
Ad!inistraci$n de Personal4 a tra#8s de su super#isor in!ediato los per!isos
sindicales para su respecti#o pago por n$!ina)
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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS Y 'USTIFICACION DE AUSENCIAS
El presente procedi!iento tiene por +inalidad dar a conocer las acciones a seguir para el
control de ausencias " ad!inistraci$n de solicitudes de per!isos de los traba/adores de
Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
CON SOLICITUD DE PERMISO
TRA&A'ADOR
1. 2olicita al super#isor in!ediato el per!iso4 especi+icando las ra-ones de su solicitud)
SUPERVISOR INMEDIATO
2. Elabora el per!iso utili-ando el +or!ulario FPer!isoG en original " 2 copias)
3. Fir!a el +or!ulario FPer!isoG en se:al de aprobaci$n " solicita +ir!a del traba/ador)
4. 'etiene una copia " entrega +or!ulario FPer!isoG al traba/ador)
TRA&A'ADOR
5. 'ecibe " entrega +or!ulario FPer!isoG al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
6. 'ecibe +or!ulario FPer!isoG " +ir!a en se:al de aprobaci$n)
7. 'etiene una copia " entrega +or!ulario FPer!isoG al traba/ador)
TRA&A'ADOR
8. Entrega al #igilante en puerta principal4 al !o!ento de salir o entrar en horario
di+erente al establecido4 el +or!ulario FPer!isoG pre#ia!ente +ir!ado en original)
VIGILANTE
9. 'ecibe el +or!ulario FPer!isoG " llena el !is!o en la parte donde indica FPara ser
llenado en VigilanciaG)
10. En el caso de ser el per!iso para ausentarse de planta " regresar4 debe llenar el
recuadro donde indica desde 0hora1 " hasta 0hora1)
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11. En caso de *ue el per!iso sea para llegar +uera del horario establecido4 solicitar al
traba/ador +or!ulario FPer!isoG)
12. 2i el traba/ador no est autori-ado para llegar +uera de horario4 llena el +or!ulario
F'eporte de 'etardoG con los datos del traba/ador)
13. 2olicita tele+$nica!ente al =e+e del 6eparta!ento o 2ecci$n al cual pertenece el
traba/ador la autori-aci$n para darle entrada " coloca en el +or!ulario F'eporte de
'etardoG el no!bre del 2uper#isor *ue lo autori-$ " la e<tensi$n tele+$nica del !is!o)
14. 2olicita al traba/ador *ue le +ir!e el +or!ulario F'eporte de 'etardoG en el espacio *ue
indica FFir!a 5raba/adorG)
15. Fir!a el +or!ulario F'eporte de 'etardoG donde indica FFir!a Vigilante 2eguridadG "
da acceso a planta al traba/ador)
16. Entrega +or!ularios FPer!isoG " F'eporte de 'etardoG acu!ulados durante el dBa al
Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
17. 'ecibe los +or!ularios FPer!isoG " F'eporte de 'etardoG con los soportes respecti#os)
18. 'ecibe de los 2uper#isores los soportes /usti+icati#os de los per!isos)
19. Anali-a los +or!ularios recibidos " los soportes correspondientes de acuerdo a lo
establecido en la &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o)
20. 'elaciona los per!isos en el +or!ulario F'esu!en de Variaciones de PersonalG4 " los
en#Ba al o!inista para ser procesado)
21. Archi#a +or!ularios FPer!isoG " F'eporte de 'etardoG4 en el e<pediente del traba/ador)
SIN SOLICITUD DE PERMISO
TRA&A'ADOR
22) oti+ica a su 2uper#isor 3n!ediato la causa por la cual no asisti$ a su traba/o "
entrega4 si los hubiera4 docu!entos /usti+icati#os)
SUPERVISOR INMEDIATO
23. 'eali-a la entre#ista " llena +or!ulario F'eporte de 3nasistencia " Entre#istaG en
original " copia)
24. Fir!a el +or!ulario en original " copia " solicita la +ir!a del traba/ador)
25. Archi#a copia del +or!ulario " en#Ba el original con sus ane<os 0/usti+icati#os14 si los
hubiese4 al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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26. 'ecibe original del +or!ulario F'eporte de 3nasistencia " Entre#istaG con los ane<os4
si los hubiese)
27. Anali-a el +or!ulario " los soportes correspondientes4 de acuerdo a lo establecido en
la &on#enci$n &olecti#a de 5raba/o)
28. En#Ba +or!ulario " los soportes4 al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal para su +ir!a
" con+or!aci$n)
29. 'ecibe original del +or!ulario F'eporte de 3nasistencia " Entre#istaG4 +ir!a " de#uel#e
al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
30. 'elaciona los F'eportes de 3nasistencia " Entre#istaG en el +or!ulario F'esu!en de
Variaciones de PersonalG4 " los en#Ba al o!inista para ser procesados)
31. Archi#a +or!ulario F'eporte de 3nasistencia " Entre#istaG4 en el e<pediente del
traba/ador)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
1. 5odo traba/ador de n$!ina diaria *ue necesite trasladarse +uera de su rea de
traba/o4 debe solicitar el respecti#o per!iso a su super#isor in!ediato a tra#8s del
+or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG)
2. Es responsabilidad del super#isor otorgar el per!iso para ausentarse de su rea de
traba/o al traba/ador *ue lo solicite4 a tra#8s del +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG4
solo cuando lo considere necesario " oportuno)
3. El traba/ador solo podr dirigirse hacia donde lo indi*ue el +or!ulario FPer!iso de
5raslado 3nternoG)
4. El 2uper#isor ser responsable de #eri+icar la in+or!aci$n indicada en el +or!ulario
FPer!iso de 5raslado 3nternoG por la persona #isitada)
5. .a persona #isitada ser responsable de colocar la hora de salida del traba/ador " el
!oti#o de la #isita en el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG)
6. Es responsabilidad de la persona #isitada colocar su K de +icha4 no!bre " +ir!ar en
se:al *ue +ue #isitado por el traba/ador)
7. Es responsabilidad del super#isor registrar en el +or!ulario FPer!iso de 5raslado
3nternoG4 la hora de retorno del traba/ador4 " especi+icar el tie!po de ausencia)
8. Es responsabilidad de los o+iciales de seguridad 0de la e!presa de #igilancia1
solicitar el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG a los traba/adores *ue se encuentren
+uera de su rea de traba/o en horas laborables para ellos)
9. Es responsabilidad del traba/ador presentar el +or!ulario FPer!iso de 5raslado
3nternoG otorgado por su super#isor in!ediato4 al o+icial de seguridad *ue lo solicite)
10. ingCn traba/ador podr ausentarse +uera de su lugar de traba/o sin el respecti#o
per!iso a tra#8s del +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG)
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
solicitud de per!iso para dirigirse +uera de su rea de traba/o a los traba/adores de
n$!ina diaria de Manu+acturas de Papel4&)A) Manpa4 2)A)&)A)
EL TRA&A'ADOR:
1) 2olicita el per!iso a su super#isor in!ediato para trasladarse +uera de su lugar de
traba/o)
EL SUPERVISOR:
2. 6espu8s de indagar " e#aluar la necesidad del traba/ador4 si lo considera necesario4
llena el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG4 indicando los datos del traba/ador4 el
lugar donde se dirige4 el !oti#o " hora de salida de su lugar de traba/o)
3. 3ndica en el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG su no!bre " +icha4 " entrega al
traba/ador)
EL TRA&A'ADOR:
4. 'ecibe el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG " se traslada al lugar indicado en el
!is!o)
5. 2e entre#ista con la persona #isitada " le entrega el +or!ulario Fper!iso de 5raslado
3nternoG)
LA PERSONA VISITADA:
>) 'ecibe el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG4 reali-a las respecti#as anotaciones4
+ir!a " lo entrega al traba/ador en se:al de haber sido atendido)
EL TRA&A'ADOR:
7. 'ecibe el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG " retorna a su lugar de traba/o)
8. Entrega a su super#isor in!ediato el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG
debida!ente +ir!ado por la persona #isitada)
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISO DE TRASLADO INTERNO
EL SUPERVISOR:
9. 'ecibe el +or!ulario FPer!iso de 5raslado 3nternoG4 #eri+icando la hora de salida del
rea #isitada " *ue est8 +ir!ado por la persona #isitada)
10. &oloca en el +or!ulario Fper!iso de 5raslado 3nternoG la hora en *ue retorn$ el
traba/ador a su lugar de traba/o " el tie!po de ausencia)
11. .o archi#a en su departa!ento)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRA&A'ADOR EN EL
INSTITUTO VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal !antener actuali-ada
toda la in+or!aci$n *ue se genere re+erente al 3nstituto Vene-olano de los 2eguros
2ociales)
2. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal inscribir al traba/ador
ante el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales4 durante los tres 031 pri!eros
dBas hbiles a partir de su +echa de ingreso)
3. .os tr!ites re*ueridos por el personal en cuanto a 2eguro 2ocial4 debern ser
tra!itados a tra#8s del Analista de ad!inistraci$n de Personal)
4. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 !antener contacto
per!anente con el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales)
5. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal #eri+icar *ue la
in+or!aci$n transcrita en los di+erentes +or!ularios del 3nstituto Vene-olano de los
2eguros 2ociales sea con+iable)
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL TRA&A'ADOR EN EL INSTITUTO
VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedi!iento conte!pla las acciones a seguir para la inscripci$n en el
3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales al personal de Manu+acturas de Papel &)A
0Manpa1 2)A)&)A)
1. .lena el +or!ulario 19I02 en original " dos 021 copias con los datos del traba/ador4 "
de acuerdo a la docu!entaci$n ane<a para cada caso)
2. Entrega al traba/ador +or!ulario 19I02 durante el proceso de inducci$n)
TRA&A'ADOR
2. 'ecibe +or!ulario 19I02 " +ir!a)
3. Entrega al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
4. 2olicita la +ir!a en la planilla 19I02 al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
5. 2ella la planilla 19I02 " la en#Ba a la o+icina principal del 3nstituto Vene-olano de los
2eguros 2ociales)
6. 'ecibe Driginal " dos 021 copias selladas " +ir!adas por el +uncionario del 3nstituto
Vene-olano de los 2eguros 2ociales)
7. Entrega una 011 copia de la planilla 19I02 al traba/ador)
8. Archi#a una copia en el e<pediente " la original en la carpeta de autoli*uidaci$n
02)A))E)1)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA E-CLUSION DEL TRA&A'ADOR DEL INSTITUTO
VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de e<cluir del 3nstituto
Vene-olano de los 2eguros 2ociales al traba/ador4 durante los tres 031 pri!eros dBas
hbiles4 a partir de la +echa de egreso del !is!o)
2. El proceso de e<clusi$n del traba/ador debe regirse segCn lo establecido en el
+or!ulario 19I034 EParticipaci$n de 'etiro del 5raba/adorE)
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PROCEDIMIENTO PARA LA E-CLUSION DEL TRA&A'ADOR DEL INSTITUTO VENE0OLANO
DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedi!iento conte!pla las acciones a seguir para la e<clusi$n del 3nstituto
Vene-olano de los 2eguros 2ociales de los traba/adores egresados de Manu+acturas de
Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. .lena +or!ulario 19I03 E'etiro del 5raba/adorG en original " dos 021 copias4 sella con
el H Patronal " en#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
2. 'ecibe4 re#isa " +ir!a +or!ulario 19I03)
3. En#Ba +or!ulario 19I03 al Analista de Ad!inistraci$n de Personal
4. 'ecibe +or!ulario 19I03 " en#Ba a la o+icina principal del 3nstituto Vene-olano de los
2eguros 2ociales)
5. 'ecibe el original " dos 021 copias selladas " +ir!adas por el +uncionario del 3nstituto
6. Entrega copia al traba/ador egresado4 archi#a copia en el e<pediente del traba/ador "
la original la archi#a en la carpeta de Autoli*uidaci$n 2)A))E)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRA&A'ADOR
AL INSTITUTO VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 procesar la
inscripci$n ante el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales de los +a!iliares *ue
tienen derecho a dis+rutar de este bene+icio cuando el traba/ador lo solicite)
2. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal deber entregar copia del +or!ulario 19I02
al traba/ador4 una #e- procesada la inscripci$n de los +a!iliares en el 3nstituto
3. Nnica!ente tienen derecho a ser incluidos en el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros
2ociales los siguientes +a!iliares:
Esposa o &oncubina
(i/os 0Menores de 18 a:os1
Madre
Padre 03ncapacitado1
1 (er!anos hu8r+anos 0!enores de 18 a:os1)
4. .os docu!entos re*ueridos para la declaraci$n de +a!iliares ante el 3nstituto
Vene-olano de los 2eguros 2ociales son:
1 (i/os: Partida de naci!iento
2 Madre: Partida de naci!iento original del traba/ador " +otocopia de la c8dula
de identidad de la !adre)
3 Esposa: Acta o &onstancia de !atri!onio original " +otocopia de la c8dula de
identidad de la esposa)
4 &oncubina: &onstancia de concubinato 0!a"or de 01 a:o de con#i#encia14 "
+otocopia de la c8dula de identidad4 partida de naci!iento de los hi/os *ue
tenga con el traba/ador
5 Padre: &onstancia de in#alide- per!anente4 partida de naci!iento del
traba/ador " +otocopia de c8dula de identidad)
6 (er!anos (u8r+anos: Partida de naci!iento " acta de de+unci$n de los
padres)
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PROCEDIMIENTO PARA DECLARACION DE FAMILIARES DEL TRA&A'ADOR AL
INSTITUTO VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
El presente procedi!iento tiene co!o ob/eti#o +unda!ental dar a conocer las acciones a
seguir por los traba/adores de Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)4 para el
proceso de inclusi$n de sus +a!iliares en el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales)
TRA&A'ADOR
1. Entrega docu!entos originales4 segCn nor!a H 9 del presente
procedi!iento4 al Analista de ad!inistraci$n de Personal)
2. 'ecibe docu!entos " llena planilla 19I02 en original " una 011 copia4 "
entrega al traba/ador durante el proceso de inducci$n o cuando este lo solicite
la inclusi$n de +a!iliares)
TRA&A'ADOR
3. Fir!a +or!ulario 19I02 " entrega al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
4. 'ecibe +or!ulario en original " una 011 copia4 " coloca sello con H Patronal)
5. En#Ba a la o+icina principal del el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros
2ociales4 con docu!entaci$n ane<a)
6. 'ecibe +or!ularios +ir!ados " sellados por el 3nstituto Vene-olano de los
2eguros 2ociales " docu!entaci$n ane<a)
7. 6e#uel#e al traba/ador original del +or!ulario F3nclusi$n de Fa!iliares 019I021G
" docu!entaci$n ane<a)
8. 3nclu"e la carga +a!iliar al siste!a n$!ina)
9. Archi#a copia en el e<pediente del traba/ador)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLI*UIDACION .S.A.N.E./.
1. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de anali-ar " procesar los
!o#i!ientos tra!itados ante el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales4
durante el !es 03ngresos4 Egresos4 &a!bios de 2alarios " 'eposos14 a tra#8s del
2iste!a de Autoli*uidaci$n 2)A))E)
2. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal4 e!itir cada !es la
+actura del 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales a tra#8s del proceso de
Autoli*uidaciOn 2)A))E)
3. Es responsabilidad de Analista de Ad!inistraci$n de Personal elaborar la 2olicitud de
Pago para la cancelaci$n de la +actura del 3nstituto Vene-olano de los 2eguros
2ociales)
4. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de i!pri!ir las 5ar/etas de
2er#icios del 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales " entregarlas a los
traba/adores)
5. Es responsabilidad del =e+e de Ad!inistraci$n de Personal auditar el proceso el
proceso de autoli*uidaci$n 2)A))E)
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLI*UIDACION .S.A.N.E./
El presente procedi!iento conte!pla las acciones a reali-ar para el proceso de
Autoli*uidaciOn 02)A))E)1 " cancelaci$n de +acturas al 3nstituto Vene-olano de los
2eguros 2ociales de Manu+acturas de Papel &)A 0Manpa1 2)A)&)A)
1. Prepara carpeta con soportes para reali-ar el proceso de autoli*uidaci$n4 0listado de
ingresos @ egresos4 ca!bios de salarios4 planillas 19I02 " 19I034 reposos e!itidos por el
3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales " el 2er#icio M8dico de la E!presa1
ocurridos durante el perBodo respecti#o)
2. Elabora el +or!ulario F&uadre por 6i#isi$n Autoli*uidaci$n 2)A))E)G)
3. Elabora el +or!ulario F&a!bio de 2ueldos "@o 2alarios 'etroacti#osG4 en caso de
cancelar re!uneraciones +uera del perBodo de autoli*uidaci$n)
4. 'ecibe del 2eguro 2ocial disJette instalador4 +or!as continuas de 5ar/etas de
2er#icios " (o/as para planilla de autoli*uidaci$n 0Factura1) En caso de no ser entregado
este !aterial en el !o!ento indicado por parte del 2eguro 2ocial4 el Analista debe de/ar
constancia por escrito con la +ir!a " sello de dicha instituci$n)
5. Fir!a carta e!itida por el 2eguro 2ocial en se:al de haber recibido el !aterial para
autoli*uidaci$n)
6. Elabora la n$!ina 5P5 02iste!a M26D21 en un nue#o disJette4 utili-ando co!o base
la n$!ina del !es anterior)
6.1. Eli!ina egresos " ca!bios de salarios re+le/ados en el !es anterior)
6.2. 'egistra !o#i!ientos de ingresos4 egresos " ca!bios de salario ocurridos
durante el perBodo a procesar)
6.3. Actuali-a lBnea de cabecera de la n$!ina 5P54 colocando !es4 a:o " total de
traba/adores del !es a procesar)
7. E/ecuta el disJette instalador " actuali-a datos a tra#8s de la n$!ina 5P5)
8. 'egistra los reposos ocurridos en el !es " transacciones retroacti#as4 en caso
de e<istir)
9. 'eali-a clculo de autoli*uidaci$n " e!ite cuadro de resultado de procesos "
#eri+ica el !is!o)
10. E!ite +actura de li*uidaci$n 03 originales14 elabora F2olicitud de PagoG "
entrega con/unta!ente con la +actura al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
11. Fir!a en se:al de aprobaci$n la F2olicitud de PagoG " la +actura 03 originales1)
12. En#Ba al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE AUTOLI*UIDACION .S.A.N.E./
13. 'ecibe +actura 03 originales14 en#Ba una con/unta!ente con la F2olicitud de PagoG al
=e+e de &ontabilidad4 para la elaboraci$n del che*ue)
'EFE DE CONTA&ILIDAD
14. 'ecibe +actura " F2olicitud de PagoG 4 elaborando el che*ue respecti#o)
15. En#Ba che*ue al Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
16. 'ecibe el che*ue4 elabora planilla de dep$sito al banco)
17. En#Ba al banco +actura 02 originales1 con la planilla de dep$sito " che*ue)
18. 'ecibe del banco copia de la planilla de dep$sito4 sellada " tro*uelada4 " la +actura
sellada por dicha entidad)
19. Actuali-a proceso de Autoli*uidaci$n4 indicando +echas de las planillas 19I02 " 19I03
ante el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales4 asB co!o ta!bi8n +echa de
cancelaci$n " nC!ero de la planilla de dep$sito en el banco4 correspondiente a la +actura
cancelada)
20. %enera reporte de los !o#i!ientos ocurridos en el !es)
21. Dbtiene el disJette de resultado " reali-a el respaldo del !es autoli*uidado)
22. %enera 5ar/etas de 2er#icios)
23. Entrega al 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales disJette de resultados4
original " copia de reposos4 con/unta!ente con el reporte de reposos ocurridos en el
!es4 original " dos 021 copias de la +actura " planilla del dep$sito en el banco)
24. 'ecibe copia +ir!ada " sellada por el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales de
los docu!entos antes consignados)
25. Archi#a los docu!entos en carpeta por cada !es procesado)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VE'E0; INVALIDE0
Y SO&REVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
1. El Analista de Ad!inistraci$n de Personal es responsable de orientar a los
traba/adores para e+ectuar las solicitudes de pensi$n por #e/e- e in#alide- ante el
3nstituto Vene-olano de los 2eguros 2ociales)
2. El procedi!iento de solicitud de pensi$n por #e/e-4 in#alide- " sobre#i#iente debe
regirse4 segCn las nor!as *ue establece el 3nstituto Vene-olano de los 2eguros
2ociales)
3. .os docu!entos re*ueridos para la solicitud de pensi$n por #e/e- e in#alide- son
los siguientes:
P"nsi%n !o$ V"<"=:
Partida de naci!iento
6os +otocopias de c8dula de identidad
6os +otocopias de la Clti!a tar/eta de 2er#icio
&onstancia de traba/o +or!ulario 19I100
For!ulario 19I09
5ar/eta de ser#icio #igente 0si est acti#o1
PENSIN DE INVALIDE0
Po$ "n7"$:"55:
Partida de naci!iento)
6os +otocopias de c8dula de identidad)
6os +otocopias de la Clti!a tar/eta de 2er#icio)
&onstancia de traba/o +or!ulario 19I100)
For!ulario 19I09)
5ar/eta de ser#icio #igente)
E#aluaci$n de in#alide- +or!ulario 19I08)
Po$ Acci5"n6" 5" T$><o:
Partida de naci!iento)
6os +otocopias de c8dula de identidad)
6os +otocopias de la Clti!a tar/eta de 2er#icio)
&onstancia de traba/o +or!ulario 19I100)
For!ulario 19I09)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PENSION POR VE'E0; INVALIDE0
Y SO&REVIVIENTE ANTE EL INSTITUTO VENE0OLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
5ar/eta de ser#icio #igente) &opia de la declaraci$n patronal del accidente de traba/o)
3n+or!e !8dico de la pri!era atenci$n e<pedido por la instituci$n *ue atendi$ el
asegurado al su+rir el accidente)
P"nsi%n 5" So>$"vivi"n6"s:
Partidas de de+unci$n)
&onstancia de traba/o)
Facturas de los ser#icios +unerarios4 debida!ente cancelada)
For!ulario 19I09)
4. 2egCn lo establecido por la .e" de 2eguro 2ocial4 el traba/ador para solicitar
pensi$n por #e/e- debe cu!plir co!o re*uisito !Bni!o:
2er !a"or de >0 a:os4 en caso de ho!bres)
2er !a"or de ;; a:os si es !u/er)
(aber coti-ado ?;0 se!anas hasta la +echa de solicitud)
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NORMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES
1. El traba/ador *ue necesite un Anticipo de sus Prestaciones 2ociales debe solicitarlo a
tra#8s del departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal4 !ediante el +or!ulario
F2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ocialesG)
2. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal #eri+icar los datos
contenidos en el +or!ulario F2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ocialesG)
3. Es responsabilidad del Analista de Ad!inistraci$n de Personal #eri+icar la
disponibilidad de las Prestaciones 2ociales del traba/ador solicitante)
4. .as solicitudes de Anticipos de Prestaciones 2ociales para su debido proceso deben
estar aprobadas por el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
5. .os traba/adores tendrn derecho a solicitar anticipo de sus Prestaciones 2ociales
hasta de un setenta " cinco por ciento 0?;A14 una #e- al a:o4 sal#o *ue incurra en
gastos por atenci$n !8dica " hospitalaria del !is!o4 sus hi/os4 su c$n"uge o con
*uien haga #ida !arital)
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
solicitud de Anticipos de Prestaciones 2ociales por los traba/adores de Manu+acturas de
Papel4&)A) Manpa4 2)A)&)A)
1. 'ecibe de los traba/adores el +or!ulario F2olicitud de Anticipo de Prestaciones
2ocialesG)
2. Veri+ica en el 2iste!a de $!ina si el traba/ador a solicitado con anterioridad
Anticipos de sus Prestaciones 2ociales " la +echa del Clti!o anticipo otorgado)
Si "# 6$><5o$ 6i"n" 9n .?@/ Ao o :8s 5" B>$s"#" o6o$g5o An6ici!o 5" s9s
P$"s6cion"s Soci#"s3 s" con6in9 con "# !9n6o C 5"# !$"s"n6" !$oc"5i:i"n6o. Si
6i"n" :"nos 5" 9n .?@/ Ao s" v"$i7ic # n"c"si55 o :o6ivo3 D 5" no
!$oc"5"$5icB so#ici6953 s" in7o$: # 6$><5o$ D 6"$:in "# !$oc"so.
3. Veri+ica si el traba/ador tiene disponible el !onto de Prestaciones 2ociales solicitado "
los docu!entos "@o presupuestos ane<os *ue a#alan dicha solicitud)
4. Elabora docu!ento de Anticipo con garantBa sobre las Prestaciones 2ociales4 el cual
debe ser +ir!ado por el traba/ador solicitante4 en caso de ser casado debe +ir!ar su
c$n"uge)
5. En#Ba los docu!entos de Anticipo con garantBa sobre las Prestaciones 2ociales a los
departa!entos de los traba/adores solicitantes4 para su respecti#a +ir!a " la de su
c$n"uge en caso de ser casado)
TRA&A'ADOR
6. 'ecibe docu!ento de FAnticipo con garantBa sobre las Prestaciones 2ocialesG4 lo +ir!a
" en caso de ser casado solicita la +ir!a " +otocopia de la c8dula de identidad de su
c$n"uge " la ane<a)
7. Entrega docu!ento de FAnticipo con garantBa sobre las Prestaciones 2ocialesG al
Analista de Ad!inistraci$n de Personal)
8. 'ecibe el docu!ento de FAnticipo con garantBa sobre las Prestaciones 2ocialesG
debida!ente +ir!ado por el traba/ador " su c$n"uge si es casado)
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
9. Ane<a al +or!ulario F2olicitud de Anticipo de Prestaciones 2ocialesG los docu!entos
*ue a#alan la solicitud4 el anlisis de anticipo de las prestaciones sociales " el
docu!ento *ue garanti-a el Anticipo sobre las Prestaciones 2ociales4 " otros *ue se
re*uieran dependiendo de cada caso)
10. En#Ba al =e+e de Ad!inistraci$n de Personal para su #eri+icaci$n " aprobaci$n)
11. 'ecibe las F2olicitudes de Anticipos de Prestaciones 2ocialesG con docu!entaci$n
ane<a4 las re#isa " +ir!a en se:al de aprobaci$n)
12. En#Ba las 2olicitudes de Anticipos de Prestaciones 2ociales aprobadas al Analista de
13. Elabora co!unicaci$n a la &oordinaci$n de $!ina &orporati#a4 indicando los
!ontos aprobados a cada traba/ador para su respecti#o proceso de pago)
COORDINADOR CORPORATIVO DE NOMINA:
14. 'ecibe co!unicaci$n " procesa los Anticipos de Prestaciones 2ociales)
15. E!ite listados de n$!ina de Anticipo de Prestaciones 2ociales4 recibos " carta al
banco indicando los !ontos a depositar en las cuentas bancarias de los traba/adores
solicitantes)
16. En#Ba al Analista de ad!inistraci$n de Personal los recibos de Anticipos sobre
Prestaciones 2ociales a tra#8s del siste!a de n$!ina)
17. 'ecibe a tra#8s del 2iste!a de $!ina4 recibos de Anticipos de Prestaciones
2ociales " los i!pri!e)
18. Entrega los recibos a los traba/adores " les solicita la +ir!a en se:al de con+or!idad)
19. 22)Archi#a los listados de n$!inas en carpeta " la F2olicitud de Anticipo de
Prestaciones 2ocialesG4 docu!entaci$n ane<a " recibos en el e<pediente del
traba/ador)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1INFORME DE NOVEDADES SEMANAL2
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Este +or!ulario es utili-ado por los super#isores de los di+erentes departa!entos4 para
reportar las no#edades para el pago de n$!ina de los traba/adores4 al departa!ento de
Es de ta!a:o o+icio 0214; P 324; c!s14 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel
bond4 base 1>4 color blanco) &onsta de un original " dos copias)
2u distribuci$n es:
Driginal: 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal
&opia 1: ,nidad de Drigen
&opia 2: &oordinaci$n &orporati#a de $!ina
A continuaci$n se describen los ca!pos a ser llenados:
1. PERIODO NE :
2e indica el nC!ero de la se!ana o !es *ue se est reportando)
2. DESDE:
2e indica la +echa de inicio del perBodo *ue se est reportando)
3. HASTA:
2e indica la +echa de +inali-aci$n del perBodo *ue se est reportando)
4. EMPLEADOS ( O&REROS:
2e !arca con una FPG si el reporte corresponde a la n$!ina de e!pleados u
obreros)
5. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual se elabora el reporte)
6. DIVISION:
2e escribe el no!bre de la di#isi$n 0de Manpa1 a la cual pertenecen los
traba/adores *ue se reportan en el +or!ulario)
7. GERENCIA:
2e escribe el no!bre de la gerencia a la cual pertenecen los traba/adores *ue se
reportan en el +or!ulario)
8. DEPARTAMENTO ( SECCION:
2e escribe el no!bre del departa!ento o secci$n a la cual pertenecen los
traba/adores *ue se reportan en el +or!ulario)
9. FICHA:
2e indica el nC!ero *ue identi+ica al traba/ador dentro de la e!presa)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1INFORME DE NOVEDADES SEMANAL2
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10. NOM&RE DEL TRA&A'ADOR:
2e escribe el no!bre " apellido del traba/ador *ue se reporta)
11. CODIGO DEL CONCEPTO:
2e escribe el nC!ero del concepto *ue identi+ica la no#edad en *ue est in#olucrado
el traba/ador reportado 0Ver tabla de conceptos ane<a1)
12. DETALLES DE LA SEMANA .HORAS ( DIAS/:
2e indica en el dBa correspondiente a la no#edad a reportar el total de horas @ dBas
a+ectados de la se!ana4 nC!ero del ni#el del tabulador " el total de a/uste en
bolB#ares del traba/ador reportado)
13. CUOTA:
2e indica la cantidad en bolB#ares del concepto a procesar)
14. SALDO:
2e indica la cantidad en bolB#ares del saldo 0cuando el concepto lo !ane/a1)
15. O&SERVACIONES:
2e escribe cual*uier co!entario o nota *ue se considere con#eniente re+erente a las
no#edades reportadas)
16. FIRMA DEL SUPERVISOR:
Fir!a del super#isor *ue elabora el +or!ulario)
17. FIRMA DEL 'EFE ( GERENTE:
Fir!a del /e+e o gerente de rea4 *ue autori-a las no#edades de n$!ina)
18. FIRMA DEL 'EFE DEL DPTO. DE ADMON. DE PERSONAL:
Fir!a del /e+e de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de re#isado)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL2
Este +or!ulario es utili-ado por los analistas de Ad!inistraci$n de Personal4 para reportar
las #ariaciones *ue a+ectan las /ornadas para el pago de n$!ina de los traba/adores4 a la
&oordinaci$n &orporati#a de $!ina)
Es de ta!a:o o+icio 0214; P 324; c!s14 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel
bond4 base 1>4 color blanco) &onsta de un original " una copia)
2u distribuci$n es:
Driginal: &oord) &orporat) de $!ina
&opia : 6pto) Ad!inistraci$n de Personal
@. CLASIFICACION DE LA NOMINA:
2e indica con una FPG si los traba/adores *ue se reportan corresponden a la n$!ina
de obreros o e!pleados4 5ipo de o!ina: se escribe la letra *ue indica el tipo de
n$!ina4 &o!pa:Ba: se escribe el nC!ero *ue corresponde a la co!pa:Ba4 &lase: se
escribe el nC!ero *ue indica clase de n$!ina4 .ugar: se escribe el nC!ero *ue indica
la ciudad donde se encuentra ubicada geogr+ica!ente la co!pa:Ba)
F. FECHA DE ELA&ORACION:
2e indica el dBa4 !es " a:o de elaboraci$n del reporte)
C. NUMERO DE PAGINAS:
2e identi+ica el nC!ero de pgina de un nC!ero total ho/as reportadas)
G. SEMANA ( *UINCENA:
2e indica el nC!ero de la se!ana o !es *ue se est reportando)
H. NE:
2e indica el nC!ero de reportes elaborados durante el periodo 0cada reporte puede
contener #arias pginas1)
I. FICHA:
J. NOM&RE DEL TRA&A'ADOR:
K. PERMISO:
2i es !s de un dBa se !arca con una FPG4 donde indica dBas " se llena el ca!po de
+echas 0desde @ hasta1Q si es de !enos de ocho horas4 se !arca con una FPG donde
indica horas " se llena el ca!po donde dice 0desde las @ hasta las14 donde indica
&$digo &oncepto4 se coloca el nC!ero *ue identi+ica al concepto reportado)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1RESUMEN DE VARIACIONES DE PERSONAL2
L. REPORTE DE INASISTENCIA:
2e escribe el lapso de tie!po *ue co!prende la inasistenciaQ en nC!ero de dBas4
cantidad de horas " lapso *ue corresponde a la se!ana o !es *ue se reporta4
colocando el nC!ero *ue indica el !oti#o de la inasistencia segCn le"enda
especi+icada en el +or!ulario)
@?. OTROS CONCEPTOS DE LA NOMINA:
2e identi+ica el c$digo de otros conceptos de la n$!ina4 e<presado en cantidades4
cuotas "@o saldos4 asB co!o !onto en bolB#ares)
11. O&SERVACIONES:
#ariaciones reportadas)
13. ELA&ORADO POR:
Fir!a del analista *ue elabora el reporte)
14. 'EFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de aprobaci$n)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1CAM&IO DE GRUPO DE TRA&A'O2
Este +or!ulario es utili-ado por los super#isores de los di+erentes departa!entos4 para
reportar los ca!bios de grupos de traba/o de los traba/adores a su cargo4 al
departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
Es de ta!a:o carta 0214; P 2?49 c!s14 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel
2u distribuci$n es:
Driginal: 6pto) Ad!inistraci$n de Personal
&opia 1: ,nidad de origen
&opia 2: &oordinaci$n &orp) de $!ina
1A continuaci$n se describen los ca!pos a ser llenados:
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue se elabora el +or!ulario F&a!bio de %rupo de
5raba/oG)
F. DEPARTAMENTO:
2e escribe el no!bre del departa!ento al cual pertenecen los traba/adores *ue se
C. SECCION:
2e escribe el no!bre de la secci$n a la cual pertenecen los traba/adores *ue se
G. SEMANA ( *UINCENA:
2e indica la +echa de inicio " ter!ino de la se!ana o !es correspondiente4 al perBodo
de n$!ina4 " nC!ero *ue lo iden+ica)
H. PERMANENTE ( TEMPORAL:
3ndica la condici$n del ca!bio de grupo)
I. FICHA:
J. NOM&RE DEL TRA&A'ADOR:
K. GRUPO DE HORARIO:
2e escribe la letra *ue identi+ica el tipo de rotaci$n por turno para el cual #a a ser
ca!biado el traba/ador reportado)
L. DURACION: SEMANA ( NE DE HORAS:
2i el ca!bio de grupo es toda la se!ana !arcar con una FPG 4 si es !enos de una
se!ana colocar en el ca!po C!ero de (oras4 la cantidad de horas)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1CAM&IO DE GRUPO DE TRA&A'O2
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@?. PERIODO: DESDE ( HASTA:
2e indica la +echa de inicio " ter!ino del ca!bio de grupo)
@@. GRUPO ANTERIOR:
2e escribe la letra *ue identi+ica el tipo de rotaci$n o grupo anterior del traba/ador
reportado
@F. SUPERVISOR:
Fir!a el super#isor *ue aprueba el ca!bio de grupo de traba/o)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE CAM&IO2
Este +or!ulario es utili-ado por los di+erentes departa!entos4 para reportar los ca!bios
de los traba/adores re+erente a: sueldos4 salarios4 cargos4 trans+erencias4 pro!ociones "
otros *ue se consideren necesarios4 a la %erencia &orporati#a de 'ecursos (u!anos)
2u distribuci$n es:
Driginal: E<pediente
&opia A-ul: &onsecuti#o Ad!inistraci$n de Personal
&opia 'osada: ,nidad de Drigen
@. CAM&IO DE SUELDO O SALARIO:
Marcar con una FPG4 si la !odi+icaci$n obedece a ca!bio de sueldo o salario del
traba/ador)
2. TRANSFERENCIA:
Marcar con una FPG4 si el traba/ador es trans+erido a otra unidad)
3. PROMOCION:
Marcar con una FPG4 si el traba/ador es pro!o#ido de cargo)
4. OTROS:
Marcar con una FPG4 si la !odi+icaci$n o ca!bio *ue se propone son di+erentes a los
anterior!ente en!arcados)
5. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o de elaboraci$n de la solicitud)
6. APELLIDOS Y NOM&RES:
&olocar apellidos " no!bres del traba/ador a *uien se le solicita el ca!bio)
7. FECHA DE INGRESO:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue el traba/ador co!en-$ a prestar sus ser#icios a la
e!presa)
8. N$o. DE FICHA:
9. C.I. NE :
2e indica el nC!ero de c8dula de identidad del traba/ador ob/eto de ca!bio)
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SITUACION ACTUAL
10. DIVISION:
2e escribe el no!bre de la di#isi$n de Manpa a la cual pertenece el traba/ador)
11. GCIA:
2e escribe el no!bre de la gerencia a la cual pertenece el traba/ador ob/eto de
ca!bio)
12. DPTO ( SECCION:
2e escribe el no!bre del departa!ento o secci$n a la cual pertenece el traba/ador
ob/eto de ca!bio)
13. CODIGO DPTO ( SECCION:
2e escribe el nC!ero *ue identi+ica al departa!ento o secci$n a la cual pertenece
el traba/ador ob/eto de ca!bio)
14. CARGO:
2e indica el no!bre del cargo *ue dese!pe:a el traba/ador ob/eto de ca!bio)
15. COD. CARGO:
2e escribe el nC!ero *ue identi+ica al cargo *ue dese!pe:a el traba/ador ob/eto
de ca!bio)
16. NIVEL TA&ULADOR:
2e indica el nC!ero *ue identi+ica el ni#el del cargo dentro del tabulador)
17. EMPLEADO:
Marcar con una FPG4 si el cargo corresponde a la n$!ina de e!pleados)
18. O&RERO:
Marcar con una FPG4 si el cargo corresponde a la n$!ina de obreros)
19. SUELDO ( SALARIO:
2e indica la cantidad en bolB#ares4 correspondiente al sueldo o salario del
traba/ador ob/eto de ca!bio)
20. PLAN ( FONDO AHORRO:
2e indica la cantidad en bolB#ares4 correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro del
21. TOTAL INGRESOS:
2e indica el resultado de su!ar sueldo !s plan o +ondo de ahorro)
22. 'EFE DE DEPARTAMENTO:
Fir!a el /e+e de departa!ento *ue solicita el ca!bio de condici$n del traba/ador)
23. GERENTE I :
Fir!a el gerente de rea *ue solicita el ca!bio de condici$n del traba/ador)
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24. GERENTE II:
Fir!a el gerente general o de operaciones *ue solicita el ca!bio de condici$n del
traba/ador)
25. VICEPRESIDENTE:
Fir!a el #icepresidente de di#isi$n *ue solicita el ca!bio de condici$n del traba/ador)
SITUACION PROPUESTA
26. DIVISION:
2e escribe el no!bre de la di#isi$n propuesta a la cual debe asignarse el traba/ador
ob/eto de ca!bio)
27. GCIA:
2e escribe el no!bre de la gerencia propuesta a la cual debe pertenecer el
28. DPTO ( SECCION:
2e escribe el no!bre del departa!ento o secci$n propuesto al cual debe pertenecer
el traba/ador ob/eto de ca!bio)
29. CODIGO DPTO ( SECCION:
2e escribe el nC!ero *ue identi+ica al departa!ento o secci$n propuesto al cual
debe pertenecer el traba/ador ob/eto de ca!bio)
30. CARGO:
2e indica el no!bre del cargo *ue se propone para el traba/ador ob/eto de ca!bio)
31. COD. CARGO:
2e escribe el nC!ero *ue identi+ica al cargo propuesto para el traba/ador ob/eto de
ca!bio)
32. NIVEL TA&ULADOR:
2e indica el nC!ero *ue identi+ica el ni#el del cargo propuesto dentro del tabulador)
33. EMPLEADO:
Marcar con una FPG4 si el cargo propuesto corresponde a la n$!ina de e!pleados)
34. O&RERO:
Marcar con una FPG4 si el cargo propuesto corresponde a la n$!ina de obreros)
35. SUELDO ( SALARIO:
2e indica la cantidad en bolB#ares4 correspondiente al sueldo o salario propuesto
para el traba/ador ob/eto de ca!bio)
36. PLAN ( FONDO AHORRO:
2e indica la cantidad en bolB#ares4 correspondiente al Plan o Fondo de Ahorro
propuesto para el traba/ador ob/eto de ca!bio)
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37. TOTAL INGRESOS:
2e indica el resultado de su!ar sueldo propuesto !s plan o +ondo de ahorro
propuesto)
38. TOTAL AUMENTO .M ( &s./:
2e indica el incre!ento propuesto para el traba/ador en porcenta/e " cantidad en
bolB#ares con respecto a la situaci$n actual)
39. 'EFE DE DEPARTAMENTO:
Fir!a el /e+e de departa!ento *ue solicita o con+or!a el ca!bio de condici$n del
traba/ador)
40. GERENTE I :
Fir!a el gerente de rea *ue aprueba el ca!bio de condici$n del traba/ador)
41. GERENTE II :
Fir!a el gerente general o de operaciones *ue aprueba el ca!bio de condici$n del
traba/ador)
42. VICEPRESIDENTE:
Fir!a el #icepresidente de di#isi$n *ue aprueba el ca!bio de condici$n del
traba/ador)
43. O&SERVACIONES:
al ca!bio de la situaci$n propuesta)
PARA USO DE RELACIONES INDUSTRIALES
44. RECI&IDO; .FIRMA Y FECHA/:
Fir!a el Analista de Ad!inistraci$n de Personal o =e+e de Ad!inistraci$n de
Personal4 " coloca el dBa4 !es " a:o en *ue recibe la F2olicitud de &a!bioG)
45. FECHA ULTIMO AUMENTO:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue el traba/ador recibi$ au!ento de sueldo o salario4
in!ediata!ente anterior al *ue se est proponiendo)
46. FECHA DE VIGENCIA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue debe hacerse e+ecti#o el ca!bio4 una #e-
aprobado)
47. PROCESADO EN NOMINA .FIRMA Y FECHA/:
Fir!a el coordinador corporati#o de n$!ina o no!inista *ue procesa en el siste!a
de n$!ina la F2olicitud de ca!bio " coloca el dBa4 !es " a:o en *ue lo reali-a)
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48. O&SERVACIONES:
2e escribe cual*uier co!entario o nota *ue se considere con#eniente re+erente al
ca!bio o situaci$n propuesta)
49. 'EFE ADMON. PERSONAL:
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de con+ir!aci$n)
50. GERENTE RR.II.:
Fir!a el %erente de 'elaciones 3ndustriales 0en la di#isi$n donde e<ista este cargo1
en se:al de con+ir!aci$n)
51. COORD. COMPENSACION Y &ENEF.:
Fir!a el &oordinador &orporati#o de &o!pensaci$n " 7ene+icios en se:al de haber
anali-ado la situaci$n propuesta)
52. GTE. CORP. RR.HH.:
Fir!a el %erente de &orporati#o de 'ecursos (u!anos en se:al de aprobaci$n)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE VACACIONES2
Este +or!ulario es utili-ado por los di+erentes departa!entos4 para solicitar las
#acaciones del personal a su cargo4 ante el departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
2us !edidas son 194> P 134? c!s4 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel bond4
base 1>4 color blanco) &onsta de un original " una copia)
2u distribuci$n es:
Driginal:Ad!inistraci$n de Personal
&opia : ,nidad 2olicitante
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o de elaboraci$n de la solicitud)
2. GERENCIA ( DEPARTAMENTO
2e escribe el no!bre de la gerencia o departa!ento a la cual pertenece el
traba/ador ob/eto de la solicitud)
3. FECHA DE SALIDA:
2e indica el dBa4 !es " a:o del inicio de las #acaciones solicitadas)
&olocar apellidos " no!bres del traba/ador *uien se le solicita las #acaciones)
5. FICHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue el traba/ador co!en-$ a prestar sus ser#icios a
la e!presa)
7. VACACIONES CORRESPONDIENTES AL ANO:
2e indica el a:o al cual corresponde el periodo de #acaciones a dis+rutar)
8. FECHA DE REINTEGRO:
2e indica el dBa4 !es " a:o *ue regresa a laborar el traba/ador)
9. O&SERVACIONES:
2e escribe cual*uier co!entario o nota *ue se considere con#eniente re+erente a
las #acaciones solicitadas)
10. SOLICITADO POR ( TRA&A'ADOR:
Fir!a el traba/ador *ue solicita las #acaciones)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE VACACIONES2
11. ACEPTADO POR ( SUPERVISOR:
Fir!a del super#isor in!ediato del traba/ador *ue solicita las #acaciones)
12. APRO&ADO POR ( GERENTE DE AREA:
Fir!a del gerente de rea a la cual est adscrito el traba/ador *ue solicita las
#acaciones4 en se:al de aprobaci$n)
13. PROCESADO POR ( ADMON. DE PERSONAL:
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de con+or!idad)
D M A
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD Y CONTROL DE EGRESO2
Este +or!ulario es utili-ado por los di+erentes departa!entos4 para solicitar al
departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal4 el egreso de traba/adores " lle#ar un
control de la in+or!aci$n de traba/adores egresados4 *ue per!ita conocer su
dese!pe:o laboral " las causas del egreso)
2u distribuci$n es:
Driginal:'elaciones 3ndustriales o Ad!$n) de Personal
&opia: ,nidad de Drigen
1. FOTO:
En este espacio se coloca una +oto del traba/ador egresado)
2. APELLIDO.S/:
2e escribe el o los apellidos del traba/ador egresado)
3. NOM&RE.S/:
2e escribe el o los no!bres del traba/ador egresado)
4. CEDULA DE IDENTIDAD:
2e indica el nC!ero de c8dula de identidad del traba/ador en cuesti$n)
5. FICHA:
6. MOTIVO DEL EGRESO:
2e escribe el !oti#o por el cual el traba/ador de/a de prestar sus ser#icios a la
e!presa)
7. FECHA EGRESO:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue el traba/ador de/a a prestar sus ser#icios a la
e!presa)
8. DEPARTAMENTO:
2e escribe el no!bre del departa!ento en *ue el traba/ador prest$ sus ser#icios
antes de su egreso)
9. CARGO:
2e escribe el no!bre del Clti!o cargo *ue ocup$ dentro de la e!presa el traba/ador
egresado)
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10. SUELDO O SALARIO:
2e escribe la cantidad en bolB#ares del Clti!o sueldo o salario percibido por
traba/ador egresado)
11. EVALUACION DEL SUPERVISOR:
Esta secci$n es utili-ada para plas!ar la e#aluaci$n reali-ada por el super#isor4 en
donde se representa el dese!pe:o " conducta presentada por el traba/ador
durante su per!anencia en la e!presa)
12. O&SERVACIONES DEL SUPERVISOR:
En este espacio el super#isor debe escribir cual*uier co!entario u obser#aciones
*ue considere con#eniente re+erente al dese!pe:o o conducta del traba/ador
egresado)
13. O&SERVACIONES .EN CASO DE RENUNCIA/:
El traba/ador describe en este espacio cual*uier co!entario4 o ra-$n por la cual el
presenta su renuncia a la e!presa)
1. FIRMA DEL SUPERVISOR:
Fir!a el super#isor in!ediato del traba/ador )
2. FIRMA GERENTE DE AREA:
Fir!a el gerente de rea a la cual est adscrito el traba/ador)
3. FIRMA DEL TRA&A'ADOR:
Fir!a el traba/ador 0solo en caso *ue el traba/ador renuncie1)
PARA SER UTILI0ADO POR RELACIONES INDUSTRIALES .DATOS DEL
TRA&A'ADOR/
la e!presa)
18. CARGO INICIAL:
2e escribe el no!bre del pri!er cargo *ue dese!pe:$ el traba/ador dentro de la
e!presa)
19. O&SERVACIONES DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
En este espacio el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal debe escribir cual*uier
co!entario u obser#aci$n *ue considere con#eniente4 re+erente a la conducta e
historial del traba/ador dentro de la e!presa4 durante el tie!po en *ue prest$ sus
ser#icios)
20. VERIFICADO POR:
Fir!a el Analista de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de haber #eri+icado la
in+or!aci$n)
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21. CONFORMADO POR;
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal en se:al de con+or!aci$n)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE LI*UIDACION POR
TERMINACION DE LA RELACION LA&ORAL2
Este +or!ulario es utili-ado por el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 para solicitar a la
&oordinaci$n &orporati#a de $!ina4 el clculo de la .i*uidaci$n de las Prestaciones
2ociales4 por ter!inaci$n de la relaci$n laboral)
Es de ta!a:o carta 0214; P 2?49 c!s14 est i!preso en color negro4 elaborado en papel
2u distribuci$n es:
Driginal:&oordinaci$n &orp)$!ina
&opia: 6eparta!ento Ad!$n) de Personal
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual se elabora la F2olicitud de .i*uidaci$n por
5er!inaci$n de la 'elaci$n de 5raba/oG)
CODIGOS DEL SISTEMA
2. COMPANOA:
2e escribe el nC!ero *ue corresponde a la co!pa:Ba en el siste!a de n$!ina
3. TIPO:
2e escribe la letra *ue indica el tipo de n$!ina en el siste!a)
4. CLASE:
2e escribe el nC!ero *ue indica clase de n$!ina en el siste!a)
5. LUGAR:
2e escribe el nC!ero *ue indica en el siste!a de n$!ina4 la ciudad donde se
encuentra ubicada geogr+ica!ente la co!pa:Ba)
6. LI*UIDACION PROMETIDA PARA FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue se debe cancelar las prestaciones sociales al
traba/ador)
7. NOM&RE Y APELLIDO:
2e escribe el no!bre " apellido del traba/ador *ue se le est solicitando la
li*uidaci$n de prestaciones sociales)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE LI*UIDACION POR
TERMINACION DE LA RELACION LA&ORAL2
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8. FICHA:
2e indica el nC!ero de c8dula de identidad del traba/ador en cuesti$n)
10. FECHA DE EGRESO:
2e indica el dBa4 !es " a:o en *ue el traba/ador de/a de prestar sus ser#icios a la
e!presa)
11. CODIGO DE EGRESO:
2e indica el nC!ero de c$digo *ue identi+ica la causa del egreso)
12. IMPUTA PREAVISO EN ANTIG+EDAD .SI ( NO/:
2e !arca con una FPG si el prea#iso debe o no ser co!putado para la li*uidaci$n de
las prestaciones sociales)
ASIGNACION Y DEDUCCIONES VARIA&LES
13. CODIGO:
2e indica el c$digo del concepto *ue se solicita procesar en la li*uidaci$n)
14. NOM&RE DEL CONCEPTO:
2e describe el no!bre del concepto *ue se solicita procesar en la li*uidaci$n)
15. CANTIDAD:
2e indica la cantidad en nC!ero de dBas o de horas a cancelar por el concepto
descrito)
16. &OLIVARES:
2e indica el !onto en bolB#ares a cancelar por el concepto descrito)
17. O&SERVACIONES:
2e escribe cual*uier co!entario o nota *ue se considere con#eniente re+erente al
pago de la li*uidaci$n de prestaciones sociales)
18. 'EFE DE DPTO. DE ADMINISTRACION DE PERSONAL .FIRMA Y FECHA DE
ENVIADO/:
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal4 indicando el dBa4 !es " a:o de en#Bo
de la F2olicitud de .i*uidaci$n por 5er!inaci$n de la 'elaci$n de 5raba/oG)
19. CORDINADOR CORP. NOMINA .FIRMA Y FECHA DE RECI&IDO/:
Fir!a el &oordinador &orporati#o de $!ina4 indicando el dBa4 !es " a:o en *ue
recibe la F2olicitud de .i*uidaci$n por 5er!inaci$n de la 'elaci$n de 5raba/oG)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1PERMISO2
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Este +or!ulario es utili-ado por los /e+es de departa!ento "@o secci$n4 para autori-ar la
salida4 entrada o per!anencia en planta del personal a su cargo4 +uera de los horarios
establecidos)
Es de !edidas 214; P 194; c!s4 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel bond4
base 1>4 color blanco) &onsta de un original " dos copias)
2u distribuci$n es:
Driginal:6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal
&opia 1: 6eparta!ento de 2eguridad 3ndustrial
&opia 2:,nidad de Drigen
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual se elabora el +or!ulario FPer!isoG)
2. MOTIVO:
Marcar con una FPG si el per!iso es para ausentarse del traba/o antes de la hora de
salida o si es para per!anecer en planta4 despu8s de la hora de salida)
PARA SER LLENADO POR EL 'EFE DEL DEPARTAMENTO O SECCION
3. NOM&RE:
2e escribe el no!bre " apellido del traba/ador autori-ado)
4. FICHA NE:
2e indica el nC!ero de +icha *ue identi+ica al traba/ador autori-ado)
5. DEPARTAMENTO:
2e escribe el no!bre del departa!ento al cual pertenece el traba/ador autori-ado)
6. SECCION:
2e escribe el no!bre de la secci$n al cual pertenece el traba/ador autori-ado)
7. CAUSA DEL PERMISO:
2e escribe el !oti#o por el cual se autori-a al traba/ador a salir4 entrar o
per!anecer en planta +uera de su horario establecido)
J. DURACION DEL PERMISO:
2i es !s de un dBa4 se !arca con una FPG donde indica dBas4 " se llena el ca!po de
+echas 0desde @ hasta1Q si es de !enos de ocho horas4 se !arca con una FPG donde
indica horas4 " se llena el ca!po donde dice 0desde @ hasta1)
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1PERMISO2
9. O&SERVACIONES:
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2e escribe cual*uier co!entario o nota *ue se considere con#eniente4 re+erente al
per!iso otorgado)
Fir!a el traba/ador autori-ado)
11. FIRMA DEL 'EFE DE DEPARTAMENTO O SECCION:
Fir!a el /e+e del departa!ento o secci$n al cual pertenece el traba/ador autori-ado)
PARA SER LLENADO POR ADMINISTRACION DE PERSONAL
12. PERMISO: REMUNERADO ( NO REMUNERADO:
Marcar con una FPG si el per!iso es re!unerado o no)
13. FIRMA DEL 'EFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Fir!a el =e+e de 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
PARA SER LLENADO EN VIGILANCIA
14. DESDE .HORA/ :
(ora en *ue co!ien-a e+ecti#a!ente en #igilancia principal4 el per!iso para salir o
entrar el traba/ador autori-ado para ello)
15. FIRMA DEL VIGILANTE DE SEGURIDAD:
Fir!a el #igilante de seguridad4 de guardia en la puerta de entrada principal de la
planta4 cuando co!ien-a el per!iso para la salida o entrada del traba/ador
autori-ado)
16. HASTA .HORA/ :
(ora en *ue +inali-a e+ecti#a!ente en #igilancia principal la duraci$n del per!iso
para salir o entrar el traba/ador autori-ado)
Fir!a el #igilante de seguridad de guardia4 en la puerta de entrada principal de la
planta4 cuando ter!ina el per!iso para la salida o entrada del traba/ador autori-ado)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1PERMISO DE TRASLADO INTERNO2
Este +or!ulario es utili-ado por los 2uper#isores para otorgar per!iso a sus traba/adores4
para trasladarse +uera de su rea de traba/o dentro de las instalaciones de la E!presa)
Es de ta!a:o carta 012 P 13 c!s14 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel bond4
base 1>4 color blanco) &onsta de un original)
2u distribuci$n es:
Driginal:6eparta!ento E!isor
1. FECHA: El 2uper#isor indica el dBa4 !es " a:o en el cual el traba/ador solicita el
per!iso)
2. FICHA: El 2uper#isor indica el nC!ero de +icha *ue identi+ica al traba/ador dentro de
la e!presa)
3. NOM&RE Y APELLIDO: El 2uper#isor indica el o!bre " Apellido del traba/ador
*ue solicita el per!iso)
4. SECCION: El 2uper#isor indica la secci$n o departa!ento al cual pertenece el
traba/ador)
5. ESTA AUTORI0ADO PARA IR: El 2uper#isor indica el rea4 departa!ento o lugar
hacia donde se dirigir el traba/ador)
6. MOTIVO: El 2uper#isor indica el !oti#o por el cual el traba/ador se ausentar de su
rea de traba/o)
7. HORA DE SALIDA: El 2uper#isor indica la hora en *ue el traba/ador se ausenta de
su rea de traba/o)
8. HORA DE RETORNO: El 2uper#isor indica4 cuando el traba/ador retorna a su lugar
de traba/o4 la hora en *ue lo hi-o)
9. TIEMPO DE AUSENCIA: El 2uper#isor indica el nC!ero de horas o !inutos *ue el
traba/ado estu#o ausente de su rea de traba/o)
10. FICHA: El 2uper#isor indica su nC!ero de +icha *ue lo identi+ica dentro de la
e!presa)
11. NOM&RE DEL SUPERVISOR: El 2uper#isor indica su o!bre " Apellido)
ANOTACIONES DEL DEPARTAMENTO VISITADO
12) HORA SAL.: .a persona #isitada indica la hora en *ue el traba/ador sali$ del
departa!ento o rea #isitada)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1PERMISO DE TRASLADO INTERNO2
13. O&SERVACIONES: .a persona #isitada indica cual*uier obser#aci$n con respecto a
lo !oti#o de la #isita por parte del traba/ador)
14. FICHA: .a persona #isitada coloca su nC!ero de +icha *ue lo identi+ica dentro de la
e!presa)
1;) NOM&RE Y FIRMA DE LA PERSONA VISITADA: .a persona #isitada indica su
no!bre " apellido " +ir!a)
D M A
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1REPORTE DE RETARDO2
Este +or!ulario es utili-ado por los #igilantes de seguridad4 de guardia en la puerta principal
de entrada a la planta4 para reportar al personal no!ina diaria *ue llegue despu8s de die-
0101 !inutos del horario de entrada " no est8 autori-ado para ello)
Es de !edidas 1? P 11 c!s4 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel bond4 base
1>4 color blanco) &onsta de un original " una copia)
2u distribuci$n es:
&opia 1: 6pto) al cual est adscrito el traba/ador
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual se elabora el +or!ulario F'eporte de
'etardoG)
2. DEPARTAMENTO ( SECCION:
2e escribe el no!bre del departa!ento o secci$n al cual pertenece el
traba/ador reportado)
3. FICHA:
2e indica el nC!ero de +icha asignado al traba/ador *ue se reporta)
4. APELLIDOS Y NOM&RES:
2e escribe los apellidos " no!bres del traba/ador *ue se reporta)
5. HORA DE ENTRADA:
2e indica la hora de llegada del traba/ador a planta)
6. TIEMPO DE RETARDO:
En este espacio se indica las horas o !inutos de retardo4 contados a partir de
su horario de entrada correspondiente)
7. AUTORI0O EL SUPERVISOR INMEDIATO SU ENTRADA A PLANTA: .SI ( NO/:
Marcar con una FPG si el super#isor in!ediato autori-$ o no la entrada a planta del
traba/ador reportado)
8. NOM&RE DEL SUPERVISOR INMEDIATO:
2e escribe el no!bre del super#isor *ue autori-$ la entrada a planta del traba/ador
reportado)
9. E-TENSION TELEFONICA:
2e indica el nC!ero de la e<tensi$n tele+$nica del super#isor *ue autori-$ la
entrada del traba/ador reportado)
D M A
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1REPORTE DE RETARDO2
Fir!a el traba/ador reportado)
Fir!a el #igilante de seguridad *ue llen$ el +or!ulario)
D M A
01 08 03
Pgina 9; de 98
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA2
Este +or!ulario es utili-ado por los super#isores de los di+erentes departa!entos o
secciones para entre#istar a a*uellos traba/adores *ue +alten a su lugar de traba/o4 sin la
debida autori-aci$n " noti+icar al departa!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
Es de !edidas 21 P 194; c!s4 est i!preso en color a-ul4 elaborado en papel bond4 base
1>4 color blanco) &onsta de un original " una copia)
2u distribuci$n es:
&opia 1: ,nidad de Drigen
1. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual se elabora el +or!ulario F'eporte de 3nasistencia
" Entre#istaG)
2e escribe el no!bre " apellido del traba/ador entre#istado)
3. FICHA:
4. CARGO:
2e escribe el no!bre del cargo *ue ocupa dentro de la e!presa el traba/ador
entre#istado)
5. DEPARTAMENTO:
2e escribe el no!bre del departa!ento al cual pertenece el traba/ador entre#istado)
6. SECCION:
2e escribe el no!bre de la secci$n al cual pertenece el traba/ador entre#istado)
7. TIEMPO DE INASISTENCIA .DIAS ( HORAS/ . DEL ( AL/:
2e indica el lapso de tie!po *ue co!prende la inasistencia4 en nC!ero de dBas4
cantidad de horas " lapso *ue co!prende la se!ana)
8. EL TRA&A'ADOR MANIFIESTA:
2e escribe la e<posici$n de !oti#o del traba/ador4 /usti+icando su ausencia " las
causas por la cual incurri$ en la !is!a)
9. O&SERVACIONES:
En este ca!po escribe el super#isor cual*uier co!entario o nota *ue se considere
con#eniente re+erente a la inasistencia del traba/ador)
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1REPORTE DE INASISTENCIA Y ENTREVISTA2
10. PRESENTO CONSTANCIA LEGAL .SI ( NO/:
Marcar con una FPG si el traba/ador present$ constancia legal o no)
Fir!a el traba/ador en se:al de con+or!idad)
12. FIRMA SUPERVISOR INMEDIATO:
Fir!a el super#isor in!ediato del traba/ador *ue elabora el +or!ulario de F'eporte
de 3nasistencia " Entre#istaG)
PARA SER LLENADO EN ADMINISTRACION DE PERSONAL
13. AUSENCIA .'USTIFICADA ( IN'USTIFICADA ( CONTRATO COLECTIVO
CLAUSULA ( REMUNERADA/:
Marca con una FPG el tipo de ausencia indicada en el +or!ulario4 " si la !is!a debe
ser re!unerada o no)
14. 'EFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Fir!a el =e+e de Ad!inistraci$n de Personal)
D M A
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Pgina 9? de 98
DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES2
Este +or!ulario es utili-ado por los traba/adores4 para solicitar anticipo de prestaciones
sociales al 6eparta!ento de Ad!inistraci$n de Personal)
bond4 base 1>4 color blanco) &onsta de un original)
2u distribuci$n es:
Driginal:6eparta!ento Ad!inistraci$n de Personal
@. FECHA:
2e indica el dBa4 !es " a:o en el cual el traba/ador solicita el anticipo de
prestaciones sociales)
F. DIVISION:
2e escribe el no!bre de la di#isi$n 0de Manpa1 a la cual pertenece el traba/ador
*ue solicita el anticipo de prestaciones sociales)
3. NE DE FICHA:
2e escribe el no!bre " apellido del traba/ador *ue solicita el anticipo)
5. DEPARTAMENTO:
2e escribe el no!bre del departa!ento al cual pertenece el traba/ador *ue solicita
el anticipo)
6. CARGO:
2e indica el no!bre del cargo *ue dese!pe:a el traba/ador dentro de la e!presa)
2e indica el nC!ero de c8dula de identidad del traba/ador *ue solicita el anticipo)
la e!presa)
9. DIRECCION DE HA&ITACION:
2e escribe la direcci$n donde reside el traba/ador *ue solicita el anticipo)
10. MONTO SOLICITADO:
2e escribe la cantidad de bolB#ares solicitados en letra " nC!ero)
D M A
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DESCRIPCION DE FORMULARIOS: 1SOLICITUD DE ANTICIPO DE
PRESTACIONES SOCIALES2
11. DESTINO DEL ANTICIPO SO&RE PRESTACIONES SOCIALES:
2e describe el !oti#o por el cual es solicitado el anticipo de prestaciones sociales)
12. NOM&RE DEL CONYUGE:
2e escribe el no!bre del c$n"uge del traba/ador solicitante)
13. CEDULA IDENTIDAD CONYUGE:
2e indica el nC!ero de c8dula de identidad del c$n"uge del traba/ador solicitante)
Fir!a el traba/ador en se:al de con+or!idad)
D M A
01 08 03

Modelo Manual de Normas y Procedimientos RRHH

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GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

Planilla 19I03 " 19I100

Planilla de li*uidaci$n de Prestaciones 2ociales)

Estado de &uenta de abonos de Prestaci$n de AntigMedad 0Art)108 .D51 +ir!ado en

2ol#encia de herra!ientas " e*uipos de seguridad)

Especi+icaci$n sobre algCn descuento)

E<a!en !8dico post L e!pleo)

&arta de noti+icaci$n de despido o carta de renuncia)

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