Recursos

Educativos

LNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIN
REA FORMACIN PARA LA EMPLEABILIDAD

ASIGNATURA: ADMINISTRACIN Y PRODUCTIVIDAD












Docente Elaboradora: Carolina Letelier R Fecha: Enero 2013
Docentes Validadores:


Aprobacin: Macarena Prez Monsalve, Asesora en Gestin y Desarrollo Acadmico
Vicerrectora Acadmica de Pregrado / mperezm@inacap.cl

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ANTECEDENTES ASIGNATURA
ADMINISTRACIN Y PRODUCTIVIDAD

Cdigo GEAP01
Duracin 72 horas pedaggicas
Tipo de Asignatura Prctica

Competencia Transversal
de Gestin

Administra con efectividad y eficiencia actividades, recursos
para el cumplimiento de metas y objetivos, desde una
visin global o sistmica de los procesos, comprendiendo
que su trabajo es parte de una cadena, por tanto su
desempeo afecta positiva o negativamente el desempeo
de toda la organizacin


Competencias Genricas
(Sello)


Capacidad Emprendedora: Acta identificando
problemticas concretas, oportunidades y riesgos,
abordando nuevas iniciativas que faciliten niveles de
crecimientos en el mbito personal y acadmico

Compromiso: Acta, identificando las implicancias de sus
decisiones en el bienestar de su entorno.

Autogestin: Gestiona su proceso de formacin,
movilizando y actualizando sus recursos personales,
conocimientos, habilidades y actitudes, para su desarrollo
en el mbito de su profesin.


Unidades

1. Organizaciones y Productividad
2. Ciclo de Administracin








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Apuntes

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UNIDAD 2
CICLO DE ADMINISTRACION

Aprendizajes Esperados


2.1 Planifica actividades y recursos (materiales, humanos y
econmicos) para el logro de objetivos estableciendo
metas a corto, mediano y largo plazo e indicadores de
logros, relacionados con su rea de especialidad.

2.2 Organiza el trabajo, para el cumplimiento con
efectividad y eficiencia, de una planificacin (plan de
trabajo) relacionada con su rea de especialidad.

2.3 Elabora una propuesta de direccin para la ejecucin
efectiva y eficiente de una planificacin (plan de
trabajo) relacionada con su rea de especialidad,
considerando las caractersticas del contexto
organizacional y equipos de trabajo.



Principales Contenidos


1. Planificacin
a. Introduccin
b. Definiciones y Caractersticas (Qu es planificar?
c. Como Planificar
d. Elementos que componen la planificacin
e. Herramientas para la planificacin
f. Conclusiones
2. Organizacin
a. Introduccin
b. Definicin
c. Fases del Proceso Organizativo
d. Estilo de Organizacin
3. Direccin
a. Introduccin
b. Definicin
c. Mtodos de Direccin
d. Estilos de Direccin
e. Liderazgo y Motivacin
f. Resolucin de Conflictos
g. Impacto en el Desempeo Laboral
h. Conclusiones
4. Control
a. Introduccin
b. Definiciones

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c. Tipos de Control
d. Herramientas de Control
e. Conceptos Bsicos de Control
f. Supervisin
g. Contexto social
h. Conclusiones











































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Etapa 2 Ciclo de Administracin

LNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIN
REA DE FORMACIN PARA LA EMPLEABILIDAD
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Por qu aprender de organizacin?

Porque para cumplir una planificacin es fundamental saber organizar de manera adecuada
los recursos que estn a disposicin, sean estos materiales, econmicos o humanos.
Porque organizar bien los recursos permite alcanzar un mayor nivel de productividad, lo que
es un beneficio para ti, la organizacin y sociedad.
Porque aprenders herramientas que adems te permitirn enfrentar proyectos o desafos
con un mayor nivel de eficiencia y efectividad.
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Qu temas revisaremos?

Qu es organizacin
Qu y cules son los principios de organizacin
Qu y cules son los sistemas de organizacin
Qu herramientas hay para la organizacin
Cules son los pasos esenciales para organizar
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1. Organizacin

a. Introduccion


La Organizacion es un proceso de la administracion que consiste en el ordenamiento y
coordinacin de los recursos por medio de la determinacin de jerarquas, actividades para lograr
los objetivos fijados.

Existen tres Acepciones:

Etimolgica: griego organon = "instrumento"
Como entidad o grupo social.
Como proceso.


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1.- Qu es organizacin?

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo.
A travs de la organizacin el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura
necesaria para su funcionamiento.
Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad,
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las
personas o grupos de personas.
Consiste en el ordenamiento y coordinacin de los recursos para lograr los objetivos
fijados.
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Definiciones del Concepto

Eugenio Velasco: "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso

Funciones
Autoridad
Responsabilidad
Jerarqua.

Estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir."

Elementos que conforman la organizacin en su concepto:

1. Estructura
2. Sistematizacion
3. Agrupacion y asignacion de Actividades y responsabilidades.
4. Jerarquia

Simplificacion de funciones :

Debe tener la capacidad de crear un carcter de continuidad, desarrollndose en un medio para
lograr objetivos. En una organizacin prolijamente establecida se evita la superposicin de
funciones y que haya funciones que no se cumplen. Adems permite aprovechar, optimizar los
esfuerzos individuales y colectivos. Importancia de la Organizacin

2.- Cules son los principios de organizacin?

Los principios son declaraciones que guan el acto de construir una organizacin. En orden
jerrquico se pueden enumerar los siguientes:

Se debe establecer los fines permanentes hacia los cuales se encamina la organizacin.
Principio del Objetivo
Debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de
comunicacin. Principios de los canales de Supervisin.

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Se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se
aconseja que el nmero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del
trabajo, la capacidad del jefe, la preparacin de los subordinados, el medio ambiente fsico.
Principio del espacio control
A medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s
el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue.
Principio del equilibrio direccin-control.
La delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento
de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final
por la autoridad delegada. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad.
La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor ni menor que la que implica la
autoridad delegada. Principio de fijacin de responsabilidades.
El personal debe ser seleccionado debidamente y luego debe recibir entrenamiento. Principio
de la seleccin y entrenamiento del personal.
Los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de
rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente. Principio de la
excepcin.
Principio de identificacin: este principio establece que todos los actos y la cantidad de cosas
que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones.
Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo slo deben
establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.
Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad,
colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes.
Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms
de un jefe sobre la misma materia.
Principio de jerarqua o de escala jerrquica: debe existir una cadena de relaciones directas
de autoridad desde el directivo superior hasta el ltimo subordinado y sta debe funcionar
claramente.
Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica,
debe crear grupos, secciones, dependencias, para que trabajen en una sola especialidad o rea
de actividades.
Principio de centralizacin descentralizacin: hay centralizacin cuando las decisiones y la
responsabilidad estn centradas en la direccin superior y hay descentralizacin cuando las
decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de direccin intermedias.
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Reglas de la Organizacin:

1. Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos. Lo contrario implica burocracia
e ineficiencia. Reglas del Objetivo:
2. El trabajo de una persona debe limitarse a una sola actividad. Esto genera eficiencia y
destreza. Especializacion.
3. Establecer centros de autoridad donde emane la comunicacin, que la autoridad y la
responsabilidad fluyan de arriba hacia abajo. Jerarquia.
4. A cada grupo de autoridad corresponde igual grado de responsabilidad. Paridad entre
Autoridad y Responsabilidad.
5. Un jefe por cada grupo de subordinados. Unidad de Mando.

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6. las obligaciones de cada puesto deben publicarse a travs de avisos o memorandums.
Difusion.
7. segn Urwick no pueden haber ms de 5 o 6 subordinados por cada jefe. Espacio o tramo
de control:
8. Armona y sincronizacin. Debe mantenerse el equilibrio. Coordinacion.
9. Pero ajustndose a los cambios. Continuidad

3.- Qu y cules son los sistemas de organizacin?

Los sistemas de organizacin son formas de poner en coordinacin los elementos humanos y
materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los
sistemas mixtos que son de organizacin lineal con staff

Sistemas lineales: Propuestos por Henry Fayol (1972), se califican de jerrquicos, las rdenes
provienen de una unidad, la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida
que desciende la escala jerrquica.
Sistemas funcionales: Propuestos por Frederick Taylor (1972). Se basan en la diversidad de
funciones que se distribuyen en diversas autoridades superiores o intermedias. En este
sistema vale ms la especializacin que la posicin jerrquica.
Sistemas de organizacin lineal con staff, asesora o plana mayor: Es un sistema de
organizacin lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras
denominadas staff, estado mayor, asesora o plana mayor. Es de uso corriente en las grandes
empresas con gran nmero de funciones de cierta magnitud o complejidad.
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La Organizacin como Proceso

Antes que todo cabe sealar que todas estos sistemas de organizacin son aplicables de forma
indistinta, dependiendo de las carctaeristicas de la organizacin
1
; su estructura funcional y los
lineamientos que se tengan definidos desde el punto de vista jerarquico.

1. Division de Trabajo
2. Coordinacion

La delimitacin de actividades dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo
es la Division del Trabajo la cual esta conformada por dos aspectos:

1. La disposicin de las funciones por rango o grado. Los niveles jerrquicos son rganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad. Deben ser mnimos e
indispensables. Se deben definir claramente ( lineal, funcional y staff) Jerarquizacion.
2. El agrupar actividades conformando unidades administrativas. Divisin, agrupamiento de
funciones y actividades en unidades con base en su similitud. Departamentalizacion

Fases de la Departamentalizacion

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Cuando hablamos de organizacin hacemos referencias a distintos tipos de empresas, rubros y
estructuras. As como tambin a personas que emprenden negocios o pymes u otras empresas sin una
estructura formal definida.

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1. Listar todas las funciones
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de la organizacin
2. Clasificarlas
3. Agruparlas en orden jerrquico
4. Asignar actividades
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a cada rea
5. Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin
7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin debern relacionarse con el tamao, las
necesidades de la organizacin

Tipos de Departamentalizacion

1. Agrupar actividades anlogas (tesorera, contabilidad, presupuestos). Funcional
2. Crear unidades cuyo inters es servir a los distintos clientes. Por Tipo de Clientes
3. Organizaciones que fabrican diversas lneas de productos; se hace con base en un
producto o grupo de productos relacionados entre s. Por Productos
4. Es eficiente cuando la organizacion realiza actividades en sectores alejados fsicamente. Se
utiliza en el rea ventas por Ej. Dividir una organizacion en zonas regionales. Geografica o
por Territorios
5. Implica una secuencia de pasos, Ej: la divisin de una planta automotriz: fundicin,
ensamble, pintura. Por Procesos o Equipos
6. Alfabticas, numricas o de tiempo, por turnos: (Turno matutino, Turno Tarde) por letras,
por nmeros. Por Secuencias

2.-Coordinacion: Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar esfuerzos para realizar
eficientemente una tarea. Es lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los
resultados se desarrollen e interrelaciones con facilidad, que se sincronicen.

La eficacia de un sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin que se
obtiene a travs del establecimiento de lneas de comunicacin y autoridad fluidas.

La eficacia de la organizacin utiliza la que implica la representacion de la organizacion por medio
de su representacin grfica (Organigramas)

4.- Qu herramientas hay para la organizacin?

Las principales son:

Los Organigramas: Son una descripcin grfica de la divisin del trabajo y la relacin entre las
distintas reas de actividades, a travs de lneas que representan los canales de supervisin
coordinacin y/o comunicacin que existir en la institucin.

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Una funcin se refiere a la actividad o al conjunto de actividades que pueden desempear uno o varios elementos a la vez,
obviamente de manera complementaria, en orden a la consecucin de un objetivo definido.
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Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en
la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados
a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.

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Los Manuales: Son documentos cuyo propsito es sistematizar las funciones y operaciones
que realiza la organizacin, as como instruir al personal sobre los objetivos, polticas,
funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos.




Cmo se representa la estructura en la organizacin?

La organizacion de evidencia en representaciones grficas de la estructura formal que muestran
interrelaciones, funciones, niveles jerrquicos, obligaciones y autoridad.

El organigrama es el instrumento que se utiliza en la organizacion para plasmar de forma grfica la
estructura que tienen las organizaciones.

El uso de grficos tiene una serie de ventajas, entre ellas destacaremos:

A travs de ellos se identifican rpidamente las relaciones que existen entre cada uno de
los rganos o miembros de la organizacion .
Dan una visin panormica, de conjunto de una parte o de toda la organizacion .
Se configuran para representar la estructura formal de la organizacin. La organizacin
informal como hemos indicado en el epgrafe anterior, surge de forma espontnea y no se
representa en los organigramas oficiales de la organizacion .
Indican cmo se reparte el poder en la estructura y si se centraliza o descentraliza la toma
de decisiones.
Es un indicador de los cauces de comunicacin de las informaciones que han de
transmitirse.
La persona que se incorpora a trabajar puede conocer fcilmente de quin depende y
quines son sus subordinados, en caso de tenerlos.

Cmo se confecciona?

Un organigrama ha de ser confeccionado por aquellas personas que tengan una visin global de la
organizacin, especialmente si el organigrama va a representar toda la estructura de la
organizacion .

1. Los que presentan una parte de la organizacion , habrn de ser realizados por
personas que conozcan el conjunto de trabajadores, puestos, tareas y relaciones
que existen en esa parte de la organizacion . Se trata de organigramas parciales

Quien los crea puede seguir diferentes criterios, pero tendr que intentar:

1. Definir claramente qu quiere representar; la organizacin general o una parte; si se desea
dar informacin sobre la organizacion o analizar ciertos caracteres de su estructura.
2. Ser lo ms claro posible.

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3. Plasmar la realidad que existe. Conviene evitar las disfunciones entre la realidad de la
organizacion y su representacin grfica.
4. Darle la publicidad necesaria para que cumpla su funcin informativa.
5. La confeccin habitual de organigramas ha utilizado figuras geomtricas.
6. Normalmente cuadrados, rectngulos y lneas. Los cuadrados y rectngulos representan a
cada uno de los rganos que forman parte de la estructura. Estas figuras geomtricas se
unen entre s por medio de las lneas, poniendo de manifiesto el contacto o relacin
existente entre ellas.

Cuantos tipos de organigramas existen?

Existen muy diversos tipos y clasificaciones de los organigramas. A continuacin veremos algunos
de los ms comunes. Segn su disposicin grfica, los organigramas pueden tener forma de rbol
con disposicin horizontal o vertical, o bien ser circulares.

1. Los organigramas horizontales: desplazan los puestos de trabajo de menor rango hacia la
derecha, situando a la izquierda los cargos con ms poder en la organizacion .

Organigrama horizontal


2. Los organigramas verticales: sitan en la cabeza de la estructura los rganos que tienen
ms autoridad, descendiendo en diferentes niveles el resto de puestos.

Organigrama vertical


3. Los organigramas circulares: se caracterizan por situar en el centro los puestos de mayor
autoridad, avanzando hacia fuera los de menor autoridad.

Organigrama circular.

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2. La representacion de la estructura que deriva de los propios estatutos de la
organizacion se llama El organigrama oficial

En los siguientes grficos se puede apreciar:

1. Organigrama funcional
2. Un organigrama por productos o servicios
3. Un organigrama lineal.

Cada uno de ellos representa una manera distinta de concebir la organizacin de la organizacion .

1. El primero de ellos representa una forma de organizar la estructura, tomando como
referencia las diferentes actividades que son necesarias para desarrollar el fin de la
organizacion . Esta forma de estructurar conlleva la necesidad de colocar en cada funcin a
especialistas en la materia. Es el Organizgrama funcional

Organigrama funcional


2. Este tiene como criterio esencial crear departamentos independientes para la gestin de los
distintos productos o servicios que crea o presta la organizacion . Se denomina como
organizacin por productos o servicios:


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Organigrama por productos




3. Se pone de manifiesto una estructura simple que concentra el poder en los puestos
superiores, delegndose responsabilidades de forma descendente. Es la organizacin lineal

Organigrama lineal.





5.- Cules son los pasos esenciales para organizar?

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales.
Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o
funciones a realizar por la institucin.
Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las
diferentes clases de cargos que existirn.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
Preparar el manual de la organizacin, el manual descriptivo de las clases de cargos, con las
funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar
por las personas que ocupen los cargos.
Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades.

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En sntesis:

La organizacin es fundamental para lograr los objetivos de una planificacin.
Saber aplicar los principios, herramientas de organizacin te permitir enfrentar proyectos,
desafos con un mayor nivel de eficiencia y efectividad.