UNIVERSIDAD GALILEO

FISICC-IDEA
CURSO: AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1
TUTOR: LIC. HUGO GIRN








AUTOEVALUACIONES CAPITULO 6 Y 7









SOFIA BETETA
1020002
CEI:CENTRAL


EJERCICIO 6.1
1. Defina con sus palabras el concepto de presupuesto. Explique qu
funcin desempea dentro de la administracin de proyectos.

Presupuesto es la forma contable de tener visin clara de los costos que se
llevaran para la realizacin de un proyecto o actividad. Es til para coordinar y
ejecutar el proyecto, facilita el control y seguimiento del mismo para poder
terminado dentro del costo estimado.

2. Explique la relacin existente entre la preparacin del presupuesto y la
estimacin de costos.

De la estimacin de costos est compuesto el presupuesto por lo tanto estn
ligados ambos porque la estimacin de costos representa los detalles de cada
actividad que se est tomando en cuenta dentro del presupuesto.

3. Qu tipos de costos existen? Defnalos y ejemplifique

Costos fijos o indirectos: son los que no varan de acuerdo a la produccin o
actividad del proyecto, se acumulan con el paso de tiempo ejemplo: pago de
seguros.

Costos variables o directos: son los que varan en proporcin directa a la actividad
central del proyecto, ejemplo materias primas.

Costos semivariables: aumentan o disminuyen de acuerdo a la actividad centra del
proyecto, ejemplo: gasto de servicios (luz, agua, telfono).

Costos y gastos de fabricacin: son todos los elementos que intervienen en lo
referente a la produccin del elemento central del proyecto, ejemplo: mano de obra
directa y mano de obra indirecta.

Gastos de administracin: abarca todos aquellos costos necesarios para la
administracin del proyecto, ejemplo: software y hardware.

4. Justifique porque es necesaria la inversin inicial

es necesaria porque es el primer paso para la iniciacin del proyecto, es la base
del proyecto sin ella no se podra poner en marcha.



5. Describa que es el capital de trabajo

Es una parte de la inversin para mantener el proyecto que demanda operaciones
para producir el elemento central es aparte de la inversin inicial y debe ser
suficiente para garantizar el proyecto.

EJERCICIO 7.1
1. Especifique las tareas que durante la fase de ejecucin y control se
deben llevar a cabo

Control del desarrollo del trabajo (para completar el proyecto)
Retroalimentacin
Contratacin de los materiales, suministros y servicios
Resolucin de las diferencias.

2. Enumere los principales problemas en el control y como se deben
manejar

Es difcil visualizar el progreso en un proyecto de automatizacin de oficinas
Muchos mtodos de control de proyectos de automatizacin de oficinas
confan en los gastos del presupuesto para medir el progreso sin
considerar el trabajo que lo acompaa.
La calidad no es requerida, monitoreada o controlada.
A menudo lo estndares para proyectos de automatizacin de oficinas no
estn escritos o, si lo estn, no se cumplen.

3. Defina que es el control de avances y cmo se utiliza

Puede ayudar a la revisin del proyecto cuando tal situacin se presenta.
Muestra cmo permite descubrir las fortalezas y debilidades de un proyecto.
Ayudada a identificar los problemas de la organizacin que carecen de una
disciplina de administracin.
4. Qu se puede hacer para supervisar la ejecucin del proyecto?
La inspeccin ya que observa si se cumple con las especificaciones del
proyecto.

5. Cules son las herramientas que debe utilizar el equipo de revisin y en
qu se beneficia al utilizarlas?

La inspeccin u observacin
Las revisiones peridicas del desarrollo
Comprobaciones
Auditoria

6. Explique el diagrama de los puntos de control.
Por cada elemento del control (calidad, costo y tiempo), se debe especificar los
problemas que podran surgir, as como cuando podran hacerla y como
podran detectarse. Por ltimo, por cada problema especificar las acciones
correctivas a tomar.

7. Mencione qu es revisin y qu aspectos no deben ser considerados
dentro de ella.

Es una inspeccin de los procesos, herramientas y la organizacin empleada
en el desarrollo de un proyecto de AO. No se debe considerar como una forma
de reparar, ya que no proporciona una vista completa del estado del proyecto.

8. Qu son las acciones correctivas? Elabore una tabla para resumirlas
con el encabezado siguiente:

No es recomendable apurarse a tomar una decisin ya que algunas veces las
faltas se corrigen por si solas, la mayora del tiempo el proyecto puede estar
demorado y/o adelantado pero en general, si el proyecto es bien planificado es
probable que termine a tiempo y dentro del presupuesto.
No. ACCIN PROBLEMA EN
ELEMENTO DEL
CONTROL
1 Repetir el trabajo Calidad
2 Aceptar condiciones
superiores
Calidad
3 Demandar lo prometido Costo y tiempo
4 Reducir el alcance del
proyecto
Costo y tiempo
5 Renegociar Costo
6 Ofrecer incentivos para
terminar en tiempo
Tiempo
9. Por qu es importante la retroalimentacin?

Sirve para el control ya que sin ella se pierde el principal objetivo, tambin
permite que los individuos conozcan el efecto que su comportamiento tiene
sobre los dems miembros del equipo y como contribuye al xito del mismo.

10. Mencione los problemas y errores ms comunes al llevar a cabo los
proyectos y defnalos.
ERRORES PROBLEMAS
Planificacin insuficiente Genera problemas en la
administracin del proyecto y en su
culminacin exitosa
Omitir tareas necesarias en la
estimacin
La inclusin de las tareas omitidas
requiere una revisin de la
planificacin
Abandono de planificacin bajo
presin
La administracin de los cambios es
fundamental en este aspecto
Administracin de riesgos
insuficientes
No se debe incurrir en la mala practica
de hacer y corregir sobre la marcha
del proyecto
Motivacin dbil Sino ejercemos una accin activa de
los riesgos, al suceder un evento de
riesgos se prodian tener serios
problemas en la ejecucin del
proyecto
Personal no calificado para el trabajo La motivacin tiene mayor efecto
sobre la productividad y la calidad que
ningn otro factor
Ambiente inadecuado La contratacin a la ligera y con prisa
supondr una amenaza
Expectativas poco realistas Se considera que las condiciones de
trabajo que ocupan cubculos en salas
ruidosas y repletas son insatisfactorias
Cambio de las especificaciones de
calidad
La incapacidad del administrador del
proyecto para ajustar este tipo de
expectativas ser la principal fuente
de problemas
Cambio de herramientas a mitad del
proyecto
Los proyectos sufren cambios en los
requerimientos a lo largo de su vida.
Un cambio de esta naturaleza puede
producir resultados nocivos en el
proyecto
El cambio de herramientas y tcnicas
en un proyecto ya iniciado funciona
espordicamente normalmente anual
11. Defina que es el sistema de control de avance fsico.

Es el que debe proveer a la organizacin un instrumento de control que le
permita conocer de forma continua y lo ms exacto posible, el avance del
proyecto que se encuentra en ejecucin.

EJERCICIO 7.2
1. Control es el conjunto de actividades de administracin utilizadas
para asegurar que el proyecto va de acuerdo a lo planificado.

2. La retroalimentacin es comunicar al equipo que lleva a cabo el
proyecto, los hallazgos durante el control y planificar las acciones
correctivas que deben tomarse.

3. El control es un sistema de retroalimentacin que provee de informacin
acerca de cun bien va el proyecto.

4. Los tres parmetros a controlar del plan desarrollado en la ejecucin y
control de proyecto son: calidad, tiempo y costos.

5. La auditora se puede llevar a cabo durante o al finalizar el proyecto.

6. Control de avance es un repaso de los procesos, herramientas y la
organizacin de un sistema AO.

7. Las secciones de preguntas que debe contener un cuestionario de
entrevistas de revisin son: proyecto, planes, decisiones, herramientas de
administracin de proyectos, enfoque tcnico, pronstico, preguntas
adicionales para la entrevista individual.

8. La retroalimentacin debe ser oportuna. Cuanto ms pronto se haga
despus de la revisin, mejor.