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Modelado de Procesos
Material desarrollado por
-An. Miguel Brunnello y Cr. Marcelo Rocha
Vargas (1ra.versin 2010)
-Cr. Marcelo Rocha Vargas (Actualizacin 2011)

Introduccin

En los orgenes de las TICs, todo el nfasis estuvo puesto en desarrollar sistemas que
automatizarn las tareas que se hacan manualmente. Dada la potencia de cmputo de aquellos
das, este ya era suficiente justificativo.

En la actualidad, el desafo sigue siendo cmo mejorar la capacidad de los sistemas para alcanzar
nuevos requerimientos: agregar nuevas interfaces y funcionalidades , combinar mltiples fuentes
de datos, interactuar con multiplicidad de dispositivos, reemplazar viejas aplicaciones con nuevas,
proveer soluciones y capacidad de reaccin frente a nuevos requerimientos, y mucho ms, todo
esto en un proceso que se retroalimenta continuamente.

La tendencia hoy es ir hacia un paradigma orientado a procesos, donde los sistemas (aplicaciones)
cubren la actividad global de la empresa y las herramientas son los BPMS (Business Process
Management Systems o Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio).

Adoptar BPM fuerza al negocio a pensar cmo funciona y a formalizarlo comprendiendo los
procesos actuales, esto permite ver mejoras potenciales, por ejemplo, eliminar pasos o automatizar
tareas manuales. Por lo tanto, uno de los propsitos de la modelizacin de procesos de negocio, es
cuestionar la forma en que se hacen las cosas, y cmo se podran mejorar en el futuro. BPM es
entonces una estrategia para gestionar y mejorar el rendimiento de un negocio optimizando sus
procesos a travs de la modelizacin, ejecucin y control de rendimiento dentro de un ciclo de
mejora continua

Para crear un modelo de proceso de negocio, primero necesitamos comenzar por definir qu
procesos nos permite lograr el objetivo, y cmo encajan con el resto de los procesos de la
organizacin. La mejor visualizacin de un proceso es a travs de diagramas que muestran el flujo
de trabajo, indicando la secuencia de actividades necesarias para completar un determinado
proceso
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Modelado de Procesos de Negocio

El modelado de procesos, como su nombre lo indica, tiene 2 aspectos que lo definen: el modelado
y los procesos. Frecuentemente, los sistemas -conjuntos de procesos y subprocesos integrados en
una organizacin- son difciles de comprender, complejos y confusos; con mltiples puntos de
contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales, departamentos y puestos de trabajo
implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre
un sistema.

Modelo

Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una
descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama de proceso),
pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar
cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, as como identificar los
subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden ponerse de
manifiesto claramente dando la oportunidad para iniciar acciones de mejora.

Diagrama

Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo que permite
obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus interrelaciones, sus
tiempos y sus actividades.

La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la descomposicin de los
procesos de trabajo en actividades discretas. Tambin hace posible la distincin entre aquellas
actividades que aportan valor aadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen
directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este ltimo sentido cabe hacer
una precisin, ya que no todas las actividades que no proveen valor aadido han de ser
innecesarias; stas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces las
funciones de direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de
legislacin.

Diagramar es una tarea ntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por s mismo
un componente esencial en la gestin de procesos de negocios.
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Procesos de negocio

Un Proceso de Negocio es el flujo o progresin de actividades que se siguen para alcanzar algn
objetivo del negocio. Tambin se lo define como el conjunto de actividades que sirven para crear
valor para el cliente, sea este un cliente externo o interno (otra rea del negocio).
Cada proceso tiene un dueo, que es el encargado del proceso. Este dueo es el encargado de
que el proceso completo se lleve a cabo satisfactoriamente, vinculando tareas para formar un solo
trabajo, asegurndose de que el proceso completo funcione bien.

Un Proceso de Negocio posee las siguientes partes:
Entradas
Producto o Servicio que genera (Salida)
Recursos que utiliza para generar la salida, ya sean estos humanos o de otro tipo.

Adems, el proceso de negocio debe estar relacionado con algn objetivo o meta del negocio, y
puede incluir otros procesos de Negocio.

Esquema de un proceso de mejora

Existen tres tipos principales de Procesos de Negocio:
Procesos Principales (Core Processes)
Procesos de Apoyo (Support Processes)
Procesos de Administracin (Management Processes)

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Los Procesos Principales son aquellos que intentan satisfacer a clientes externos, aadiendo valor
a la organizacin de forma directa. Estos procesos responden a requerimientos del cliente y tienen
como fin satisfacerlo.

Los Procesos de Apoyo, son aquellos que se enfocan en satisfacer al cliente interno. Podran
tambin aadir valor al cliente externo en forma indirecta, apoyando a los procesos principales.
Los Procesos de Administracin son aquellos que administran los procesos principales y a los
procesos de apoyo, enfocndose en la planificacin a nivel de negocios.

Clasificacin de los procesos de negocios

Los procesos de negocio pueden clasificarse utilizando diversos enfoques.

Segn el nivel de granularidad
Desde este punto de vista, los procesos de negocios pueden calificarse como: a) organizacionales,
cuando describen en el mbito global los procesos de la organizacin y marcan o delinean grandes
objetivos, b) los procesos operacionales que presentan un mayor nivel de detalle y suelen concluir
en un modelo completo del proceso de negocio. Claramente los procesos organizacionales
representan el primer nivel de abstraccin posible en el anlisis y los procesos operacionales son
la explotacin del nivel anterior.

Segn el alcance corporativo
Este aspecto permite clasificar a los procesos de negocios segn se circunscriban a la
organizacin en s misma, o la trasciendan hacia otras organizaciones. Los procesos
interorganizacionales son soportados generalmente por sistemas de gestin de workflow en su
versin tradicional o, en versiones ms modernas, implementados o desplegados como un
conjunto de servicios ejecutados la arquitectura SOA (en ingls Service Oriented Architecture).

Segn el grado de automatizacin
El grado de automatizacin de un proceso de negocio permitira clasificarlos en totalmente
automatizados, parcialmente automatizados o manuales. Este aspecto marca el grado de
interaccin humana que requiere la ejecucin del proceso.

Segn el grado de repeticin
Cuando el grado de repeticin es alto, la inversin hecha en su modelizacin y promulgacin esta
justificada ya que habr muchas instancias que cumplen el mismo modelo.
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En el caso en que no exista un alto grado de repeticin, como puede suceder con los procesos de
diseo de un avin, es difcil justificar la inversin que requieren la modelizacin. Sin embargo, aun
en estos casos la modelizacin ayuda a formalizar los procesos y a promover la interaccin y el
trabajo colaborativo entre las personas.

Segn el grado de estructuracin
Un proceso de negocio estructurado es el que prescribe las actividades a realizar y las
restricciones de ejecucin de una nica manera. Las decisiones que se toman durante la ejecucin
del proceso fueron tomadas en tiempo de diseo. Los workflow de produccin son un ejemplo de
tales procesos. Los procesos estructurados no permiten saltear actividades no requeridas o
ejecutar concurrentemente actividades definidas como secuenciales.

Como contrapartida, tenemos los procesos de negocio no estructurados donde resulta ms difcil
predefinir las actividades y secuencia de las mismas. Los procesos de toma de decisiones
estratgicas suelen ser un buen ejemplo, dado que las actividades que involucran frecuentemente
cambian de secuencia, y hasta pueden realizarse en paralelo.

Modelos en las organizaciones, Enfoques por Procesos y Funcional

Enfoque funcional Enfoque de Procesos

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Se pueden encontrar caractersticas distintivas entre la concepcin de una organizacin orientada
a funciones en contraposicin con una orientada a procesos.
El enfoque orientado a funciones se caracteriza por:
Los roles y responsabilidades estn alineados por reas
No hay una visibilidad clara del proceso a travs de las reas funcionales
El control de costos se realiza por centros de costo, alineados a reas funcionales
Se pierde el valor del proceso al dar ms peso a la bsqueda de eficiencia de las reas
funcionales

El enfoque orientado a procesos, por su parte, presenta las siguientes particularidades:
Los roles y responsabilidades estn alineados por procesos de negocios
Se tiene una visibilidad del proceso de negocio desde el principio hasta el fin
El control de costos se alinea segn los pasos en los procesos
Se centra en la eficacia, sin perder la eficiencia, facilitando la generacin de valor de
quienes consumen los servicios

Diferencias entre procesos y funciones

FUNCIONES PROCESOS
Caracterizacin Identificadas con:
un verbo
Son continuas
Identificados por:
verbo + sustantivo.
Tienen un inicio y un fin
No son continuos
Comercializar Tomar un pedido
Fabricar Ensamblar una pieza
Vender Facturar a un cliente
Expedir Solicitar materiales
Ejemplos
Comprar Evaluacin de creditos


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BPMN: Bussines Process Modeling Notation (ver www.bpmn.org)


El Business Process Management Initiative (BPMI) desarroll a BPMN como una notacin estndar
para la representacin grfica de procesos de negocio. La primera especificacin del BPMN fue
liberada al pblico en 2004
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. El principal objetivo de BPMN es proveer una notacin que pueda ser
entendida por todos los usuarios del negocio, desde los analistas que crean los primeros
borradores de los procesos, hasta los desarrolladores tcnicos responsables de la implementacin
y por supuesto, la gente de negocios que manejar y monitorear estos procesos.

En resumen podemos decir que Business Process Modeling Notation (BPMN) es una notacin
grfica que describe la lgica de los pasos de un proceso de negocio. Esta notacin ha sido
especialmente diseada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen
entre los participantes de las diferentes actividades.

Objetivos de BPMN

Proveer una notacin que sea fcilmente entendida por todos los usuarios, desde el
analista de negocio, el desarrollador tcnico y hasta la propia gente del negocio.
Crear un puente estandarizado para el vaco existente entre el diseo del proceso de
negocio y su implementacin.
Asegurar que los lenguajes para la ejecucin de los procesos de negocio puedan ser
visualizados con una notacin comn (estndar).

BPMN es usado para comunicar una amplia variedad de informacin a una amplia variedad de
audiencias, por lo tanto BPMN es tambin una herramienta de comunicacin

Por qu es importante Modelar con BPMN ?
BPMN es un estndar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.
BPMN es independiente de cualquier metodologa de modelado de procesos.
BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de
negocio y la implementacin de estos.
BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo
un entendimiento a todas las personas de una organizacin.


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Luego de la fusin de BPMI con el Object Management Group (OMG) se avanz en la ampliacin del estndar original,
siendo BPMN v2.0 la versin disponible.
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Elementos grficos de la notacin BPMN

Las cuatro categoras bsicas de elementos que se pueden encontrar en un Diagrama de Proceso
de Negocio son:

1. Objetos de Flujo
2. Objetos de Conexin
3. Roles (swimlane)
4. Artefactos

Veamos en detalle cada uno de ellos:

1) OBJETOS DE FLUJO

Tareas o Actividades: son un trmino genrico para representar el trabajo que realiza una
organizacin. Se grafican mediante rectngulos con esquinas redondeadas. Las tareas pueden
ser atmicas o compuestas

Tareas atmicas: Es una tarea que no puede ser subdividida en un nivel de detalle menor.
Por ejemplo, Enviar Factura.





Tareas Compuestas: O subproceso, es una tarea no atmica que se incluye en un
proceso. Contiene su propio conjunto de tareas en una secuencia lgica, es decir que se
puede dividir con un nivel de detalle menor. Puede tener su propio diagrama de proceso.
Se representan con un rectngulo de esquinas redondeadas decorado con un signo +.




Ej: Realizar alta de nuevo empleado

Tareas repetitivas: Las tareas pueden estar decoradas con una flecha circular que indica
repeticin. Las condiciones de repeticin deben ser especificadas.
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Tareas de Servicios: Se representan con un rectngulo de esquinas redondeadas
decorado con un engranaje. Son tareas que pueden ser ejecutadas por el sistema sin
intervencin humana. Por ejemplo:





Otros decorados: Las tareas pueden ser decoradas con algn tipo de icono que no entre
en conflicto con las definiciones BPMN. Por ejemplo, la tarea Llenar formulario puede ser
decorada con una carita para indicar que es un ser humano quien lo rellena o una mano
indicando que es tarea manual.





Eventos: Se dibujan como crculos con centros vacos y representan algo que sucede durante el
curso de un proceso de negocios. Usualmente tienen una causa o un resultado. Hay tres tipos de
eventos: De inicio, intermedio y de fin.





Evento de inicio: Se representa con un crculo de lnea simple vaco.

Evento intermedio: Se representan con crculos de lnea doble. Hay
varios tipos de eventos intermedios.
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Evento de Fin: En un proceso puede haber mas de un
indicador de final de proceso pero debe haber al menos
uno. Se dibujan como crculos de trazo grueso o se los
decora con el texto FIN.

Decoracin de eventos de Fin: La decoracin en los eventos de fin de proceso pueden se
decorados para indicar alguna circunstancia especial de esa finalizacin como por ejemplo un
error.

Evento intermedio de temporizacin: Representa el comienzo de una espera en el
proceso. Se dibuja con un crculo de lnea doble que contiene un reloj. Debe incluir el
tiempo de espera previsto.



Evento intermedio de mensaje: Se dibuja con un crculo de lnea doble que encierra un
sobre y representa que se debe esperar hasta recibir un mensaje.



Eventos como decoracin de tareas: las tareas atmicas o no atmicas pueden ser decoradas con
eventos para indicar que las tareas deben ser interrumpidas cuando el evento es disparado.









Compuertas o gateways: se representa por la tpica figura de un rombo. Son utilizados para
controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujos. Son necesarios para indicar los
puntos de control en el flujo del proceso.
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Los rombos grafican las tradicionales decisiones, as como la creacin de nuevos
caminos, la fusin de estos o la unin. Los marcadores internos indicarn el tipo
de control de comportamiento.

Compuertas exclusivas: (o de decisin, tambin llamadas compuertas exclusivas
basadas en datos) Se representan con un rombo vaco y denota que se lleg a un punto
del flujo donde hay mas de un camino posible pero solo uno de ellos es vlido durante la
ejecucin del proceso.

Compuertas exclusivas basadas en eventos: Son compuertas exclusivas donde la
decisin est basada en la ocurrencia de un evento. El ejemplo siguiente muestra un
segmento de proceso donde tres diferentes tareas son ejecutadas segn se reciba un
mensaje de negacin, un mensaje de aceptacin, o si no se recibe ningn mensaje.










Compuertas inclusivas: Se representan con un rombo que encierra un crculo (o letra
O). Denota que se arrib a un punto en el flujo de proceso donde pueden activarse varias
tareas pero no necesariamente todas. por ejemplo:
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Compuertas paralelas: Representadas con un rombo que encierra un signo +, indican
que se ha llegado a un punto en el flujo del proceso donde varias tareas se pueden realizar
en forma paralela. Pueden converger en otra compuerta paralela que indica que se debe
esperar hasta la finalizacin de todos los procesos paralelos. por ejemplo:











Convergencia: La divergencia en el flujo de un proceso representada con una compuerta,
puede converger en una compuerta del mismo tipo.

2) OBJETOS DE FLUJO

Sequence Flow: el flujo de secuencia se representa por una lnea slida con una cabeza
de flecha slida y se usa para mostrar el orden (la secuencia) en el que las diferentes
actividades se ejecutarn en el proceso.

Message Flow: el Flujo de mensaje se representa por un lnea discontinua con un circulo
no relleno al inicio y con una punta de flecha hueca al final y se usa para mostrar el flujo de
mensajes entre dos participantes del proceso separados (entidades de negocio o roles de
negocio). En BPMN, dos pools separadas en el diagrama representan los dos
participantes.








Divergencia:
se abren
varias tareas.
Convergencia: para
indicar el fin o cierre
de las tareas abiertas
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Association: una Asociacin se representa por una lnea de puntos, en algunos casos
termina con una punta de flecha, y se usa para asociar datos, texto, y otros artefactos con
los objetos de flujo. Las asociaciones se usan para mostrar entradas y salidas de las
actividades. Ejemplo 1:




Ejemplo 2:

3) OBJETOS SWIMLANES

BPMN soporta swimlanes con dos constructores principales: Pool y Lane
Pool: un pool representa un participante de un proceso.
Adems acta como un contenedor grfico para particionar un conjunto de actividades
desde otros pools.
Los Pools se usan cuando los diagramas involucran a dos entidades de negocios o
participantes separados. Estn fsicamente separados en el diagrama.
Las actividades dentro de Pools separados son consideradas auto contenidas en el
proceso. De esta forma, la secuencia del flujo no podra atravesar el lmite del Pool.



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Lane: una lane es una sub-particin dentro de un pool y extiende la longitud del pool,
verticalmente u horizontalmente. Las lanes se usan para organizar y categorizar
actividades.







Los flujos de mensajes son mecanismos que muestran la comunicacin entre dos
participantes, conectando de esta manera a dos Pools (u objetos dentro de los Pools).

Ejemplo:


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4) OBJETOS ARTEFACTOS o Artifacts

BPMN fue diseado para permitir a los modeladores algunas flexibilidades para extender la
notacin bsica y proveer la habilidad necesaria para modelar apropiadamente diferentes
contextos.

No est limitado el nmero de Artefactos que se pueden agregar a un diagrama para que ste
represente ms apropiadamente al contexto del negocio. De todas formas, la primera
especificacin se restringa a 3 artefactos.

Objetos de Datos

Los artefactos objeto de datos son un mecanismo para mostrar cmo las actividades requieren o
producen objetos. Se conectan a las actividades a travs de asociaciones.



Grupos

Un artefacto grupo es representado por un rectngulo redondeado dibujado con lnea
segmentada. El agrupamiento puede ser usado para propsitos de documentacin o anlisis, y no
afecta la secuencia del flujo.



Anotacin

Los artefactos anotacin son mecanismos para que un modelador pueda agregar informacin
textual adicional para el lector del diagrama BPMN.





Adems, los modeladores pueden crear sus propios tipos de artefactos que agreguen ms detalle
al proceso.
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Ejemplo de un proceso con lanes sin artefactos

Ejemplo de un proceso con lanes y artefactos
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Resumen de la notacin BPMN

Categora Elemento Descripcin Grfica
Flujos
Conexiones
Swimlanes
Artefactos


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Anexo

A continuacin presentamos las matrices de referencia que le permitirn visualizar rpidamente las
posibilidades de conexin de los diferentes objetos que hemos estado explicando.




Reglas de conexin para flujos de secuencia


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Reglas de conexin para mensajes de flujo




DE / PARA