CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIN CONTINUA

MATERIA: GERENCIA DE PROYECTOS Y PROGRAMAS

INFORME DE HERRAMIENTAS METODOLOGICAS


ACTIVIDAD NUMERO DOS





Integrantes:
Daley Rojas, C.I.: V-10.626.578,
Correo: Daleyyaneth.40@gmail.com

mbar Prez, C.I.: V-16.972.682,
Correo: ambaryperez@gmail.com

Facilitador:
Freddy Snchez
INFORME
El siguiente informe tiene como objetivo comprender la importancia,
caractersticas, semejanzas, ventajas y desventajas de las herramientas
metodolgicas como los son la PERT (tcnicas de revisin y evaluacin de
proyectos) Y la CPM (gestin de proyectos por cadena crtica), las cuales son
necesarias para la realizacin y recorrido de un proyecto dado, con el fin de
cumplir sus objetivos en el cual est enfocado.
Todos los proyectos grandes o pequeos tienen caractersticas comunes como la
combinacin de actividades, relacin secuencial entre algunas de ellas,
preocupacin por el tiempo y ansiedad por los recursos, las cuales las llevan a
cabo apoyndose en herramientas.

Un proyecto es cualquier empresa humana con un claro principio, un claro final y
objetivos firmes a cumplir, desarrollando sus actividades planeadas con
herramientas y mtodos que lo apoyan, entonces podemos indicar que un
proyecto es una serie de actividades relacionadas entre s, que estn dirigidas
hacia un resultado comn y cuyo desempeo requiere un periodo significativo,
necesitando de una gestin de proyectos que tiene como fin realizar un proceso
por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un proyecto, con un costo
mnimo y dentro del periodo de tiempo del proyecto, caracterizndose los
siguientes puntos:

La Planeacin requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar recursos,
tiempo e interrelaciones entre actividades.

La Programacin requiere detallar fechas de inicio y terminacin.

El Control requiere informacin sobre el estado actual y analiza posibles trueques
cuando surgen dificultades.
En esta oportunidad he decidido tomar para su anlisis las herramientas PERT
(tcnicas de revisin y evaluacin de proyectos) Y CPM (gestin de
proyectos por cadena crtica) quienes van a indicar la necesidad del control
metodolgico para el buen desempeo de un proyecto.

En todas las actividades de la empresa se requiere de las funciones
administrativas, es decir de la planeacin, la organizacin, la coordinacin, la
direccin y control para lograr con eficiencia los objetivos de la organizacin.
Con tantos componentes y subcomponentes juntos producidos por diversos
fabricantes, se necesitaba una nueva herramienta para programar y controlar el
proyecto. El PERT fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval de proyectos
especiales, es considerado un recurso necesario para completar las actividades
plasmadas en el desarrollo del proyecto.
El CPM fue desarrollado por los Estados Unidos de Amrica, como parte de un
programa de investigacin de operaciones para la firma Dupont y Remington
Rand, buscando el control y la optimizacin de los costos de operacin mediante
la planeacin adecuada de las actividades componentes del proyecto.
Ambas tcnicas fueron desarrolladas por dos grupos diferentes casi
simultneamente (19561958).
El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones
causarn problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de
holgura de las actividades no crticas, permitiendo al gerente que manipule ciertas
actividades para aliviar estos problemas.
Estas herramientas me permiten el control de los proyectos a emprender como el
control de cualquier sistema de administracin, el cual implica el monitoreo
cercano de recursos, costos, calidad y presupuesto del mismo ya que nos permite
el control del circulo de retroalimentacin para revisar el proyecto y asignar
mayores recursos donde son necesarios para no atrasarlos.
En la realidad estos sistemas computarizados ayudan a las tareas de los
proyectos que se van a emprender.

Cuando no se planifica detalladamente, se corre con el riesgo de encarecer la
obra por los incrementos de costos producidos por atrasos innecesarios y falta de
coordinacin.

Las herramientas de planeacin, programacin y control, se reflejan en grficas de
Gantt, modelos de redes como redes determinadas (CPM=mtodo de la ruta
crtica) y Redes probabilsticas (PERT= Tcnica de evaluacin y revisin de
programas). Estas se identifican como dos mtodos para la determinacin de la
ruta crtica de las actividades de un proyecto.
La idea general es mostrar un proyecto en forma grfica y relacionar sus
componentes en tal forma que permita determinar cules actividades son cruciales
para la finalizacin del proyecto. Para lograr tal fin los proyectos deben tener las
siguientes caractersticas.
Se deben tener actividades bien definidas y su completacin debe marcar la
finalizacin del proyecto.
Separadamente de una secuencia dada. Las actividades deben ser
independientes en el sentido en que deben comenzar, detenerse y conducirse.
Las actividades deben estar ordenadas en tal forma que una siga a otra en una
secuencia dada.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Fue deseado especialmente para la direccin, permitindole planificar, programar
y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados
deseados. Proporcionando a la gerencia, informacin sobre los problemas reales y
potenciales que pueden presentarse en la terminacin de un proyecto en relacin
con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminacin del proyecto y las
posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades ms crticas y
menos crticas en el proyecto total con el objetivo de controlar los tiempos de
ejecucin de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales y
dentro de los tiempos disponibles.
El mtodo PERT es una tcnica que le permite dirigir la programacin de su
proyecto, permitindole representar grficamente una red de tareas que cuando se
colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto. Ayuda a la
gestin de proyectos informando tanto de los acontecimientos favorables como
desfavorables que ocurren. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Su terminologa se describe de la siguiente manera:
Pert: Tcnica para la evaluacin y revisin de programas.
Actividad: Un componente de trabajo que debe llevarse a cabo una tarea dentro
de un proyecto general que tiene un punto definido de iniciacin y otro de
terminacin.
Evento: un nudo en la red que designa la iniciacin y la terminacin de las
actividades, un punto en el tiempo.
Red: Una combinacin de nudos y de arcos que describen la lgica de un
proyecto, existe un punto definido para la iniciacin y otro para la terminacin.
Ruta crtica: La ruta a lo largo de la red, conformada por varias actividades cuya
duracin o tiempo total es mayor que todas las dems rutas posibles. La ruta que
ms presiona, es la ms riesgosa.
Tiempo de ruta crtica: Tiempo total acumulado de todas las actividades que
conforman la ruta crtica.
Tiempo o duracin esperada por una actividad: El tiempo esperado para la
terminacin de una actividad. El tiempo estimado que tiene una posibilidad de 50-
50 de ser sobre o sublogrado. El tiempo promedio o duracin promedio de una
actividad.
Tiempo optimista: Estimativo de tiempo con el cual se lograr una terminacin
ms rpida de la actividad. Se tiene una posibilidad de 1 en 100 de determinar la
actividad en un tiempo menor a este y ocurrir si solo si las condiciones son muy
favorables.
Tiempo Pesimista: Tiempo estimado con el cual se tiene muy poca posibilidad
dgase de 1 en 100 de terminar la actividad en un tiempo mayor a este y ocurrir si
solo si las condiciones sean muy desfavorables.
Tiempo ms favorable: Tiempo estimado que constituye la mejor suposicin sobre
la duracin de la actividad, Es el modo de la distribucin de los tiempos de
duracin de las actividades, tiempo ms probable.
Tiempo esperado ms prximo: Suma de todos los tiempos hasta el evento
considerado. Se calcula en un evento el tiempo ms prximo en que se espera
terminar todas las actividades previas o el tiempo ms prximo en que puede
ocurrir un evento.
El tiempo permitido ms lejano: El tiempo ms lejano en que puede iniciarse
una actividad pero permitiendo an que el proyecto culmine a tiempo. Se calcula
en un evento que designa el comienzo de una actividad.
El PERT es especialmente til en aquellos programas en los que deben
considerarse muchas operaciones, interdependientes e interrelaciones; Adems,
el PERT es la mejor forma de tratar a las actividades nuevas, para cuyo
conocimiento no se dispone de suficiente experiencia.

Algunas de las aplicaciones en potencia del PERT son las campaas de
publicidad, creacin de nuevos productos, estudios y planes de mercado,
evaluacin de proyectos aplicados al Valor Actual Neto, etc.

El objetivo del proyecto debe establecerse tan especficamente como sea posible,
adems se deben incluir todos los detalles necesarios para que todas las
personas que participen en el proyecto queden debidamente informadas.

Ejecutando las operaciones necesarias para satisfacer estas especificaciones se
obtendr el objetivo final, que constituye el acontecimiento final de diagrama
PERT.

El grfico PERT, es la representacin grfica de las relaciones entre todos los
acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

Un acontecimiento (representado por una elipse) es un instante especfico del
tiempo; por consiguiente una acontecimiento no consume tiempo. Un
acontecimiento puede ser el principio o el fin de una tarea, un punto en el tiempo
que puede ser reconocido e identificado claramente.

CPM (Critical Path Method)
Tambin es un proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin y
control) de estas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que
debe desarrollarse durante un tiempo crtico y al costo ptimo, Estn bsicamente
orientados en el tiempo en el sentido que ambos llevan a la determinacin de un
programa de tiempo.
Aunque los dos mtodos fueron desarrollados casi independientemente, ambos
son asombrosamente similares.
El mtodo CPM es el mtodo de la ruta crtica, fue desarrollado
independientemente de PERT, pero est estrechamente relacionado con ste.
Es idntico al PERT en concepto y metodologa. La diferencia principal entre
ellos es simplemente el mtodo por medio del cual se realizan los estimados de
tiempo para las actividades.
Con el CPM los tiempos de las actividades son determinsticos. Con PERT, los
tiempos de las actividades son probabilsticos.
En la actualidad ha desaparecido en gran medida la distincin de uso entre PERT
y CPM.
Segn el mtodo de PERT, debemos plantear tres tiempos para estimar la
realizacin de cada una de las tareas programadas, estas son: tiempo optimista,
ms probable y pesimista.
Mientras que CPM, nos ayudar a encontrar la ruta crtica (es la que determina
duracin del proyecto y es prioritaria) y esta determinar la duracin total del
proyecto, adems las actividades que la conforman deben hacerse forzosamente
en el tiempo establecido, todo proyecto puede tener como mnimo una ruta crtica.
Es uno de los sistemas que siguen los principios de redes y es utilizado para
planear y controlar proyectos, aadiendo el concepto de costo al formato PERT.
Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede
ser superior a PERT. CPM, Ya que considera que los tiempos de las actividades se
conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. A medida
que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el
progreso. Si ocurre algn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr
que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignacin de
recursos. Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen
un orden cronolgico y ofrece parmetros del momento oportuno del inicio de la
actividad. Considera tiempos normales y acelerados de una determinada
actividad, segn la cantidad de recursos aplicados en la misma


DIFERENCIAS ENTRE PERT Y CPM
La principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los
estimados de tiempo. PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las
actividades es una variable aleatoria descrita por una distribucin de probabilidad.
CPM supone una compensacin entre el tiempo y el costo mientras PERT se basa
en tiempos.
CPM:
Determinstico
A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar
y monitorear el progreso.
Si ocurre algn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el
proyecto quede de nuevo en el programa cambiando a la asignacin de
recursos.
Considera que las actividades son continuas e interdependientes, sigue un
orden cronolgico y ofrece parmetros del momento oportuno del inicio de
la actividad.
Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad,
segn la cantidad de recursos aplicados en la misma.

PERT:
Probabilstico
Considera que la variable de tiempo es un una variable desconocida de
la cual solo se tienen datos estimativos.
El tiempo esperado de finalizacin de un proyecto es la suma de todos
los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crtica.
Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son
independientes, (una suposicin fuertemente cuestionable), la varianza
del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta
crtica.
Considera tres estimativos de tiempos: el ms probable, tiempo
optimista, tiempo pesimista
La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres estimados de tiempo para
cada actividad con sus probabilidades asociadas de que ocurran.
Sirven para calcular valores esperados y desviaciones estndar para los tiempos
de cada actividad.
CPM asume que los tiempos de cada actividad son conocidos con certeza y por
tanto se tiene un solo tiempo para cada actividad.
PERT/Costo es una tcnica que combina los beneficios de PERT y CPM. Los tres
son importantes porque pueden responder las preguntas ms crticas acerca del
avance de un proyecto.
Las tcnicas que se mencionan anteriormente nos ayudan a realizar variadas
preguntas y as poder resolver inquietudes presentadas en el proyecto como:
Cundo conciliar el proyecto?
Cul es la probabilidad de que concluya a tiempo?
Cules son las actividades crticas?
Cules son las actividades con holgura
Est el proyecto dentro de lo programado?
Est el proyecto dentro del presupuesto?
Hay suficientes recursos disponibles para concluir el proyecto a tiempo?
Si queremos abreviar el tiempo, cmo hacerlo al menor costo?

CARACTERISTICAS
PERT:
Identificar las actividades y duracin especifica.
Determinar la secuencia apropiada de las actividades.
Construir un diagrama de red.
Determinar el tiempo requerido para cada actividad.
Determinar la trayectoria crtica.
Poner al da la carta de PERT segn como progrese el proyecto.

CPM:
Especificar las actividades individuales.
Determinar la secuencia de esas actividades.
Dibujar un diagrama de la red.
Estimar la poca de la terminacin para cada actividad.
Identificar la trayectoria crtica (la trayectoria ms larga a travs de la red).
Poner al da el diagrama del CPM.

VENTAJAS

Las principales ventajas son: La produccin de planes realistas, detallados
y de fcil difusin, que incrementan las probabilidades de alcanzar los
objetivos del proyecto.
La prediccin de las duraciones y de la certidumbre de las mismas.
El centrar la atencin en aquellas partes del proyecto que son susceptibles
de impedir o demorar su realizacin.
Informar de la incompleta utilizacin de los recursos.
La fcil simulacin de alternativas.
La obtencin de informes completos y frecuentes del estado del proyecto.
Permite planificar y organizar un programa detallado de largo alcance.
Identifica los elementos ms crticos del plan, problemas potenciales.
Simular los efectos de las decisiones alternativas o situaciones imprevistas
y una oportunidad para estudiar sus consecuencias en relacin a los plazos
de cumplimiento de los programas.
Refleja en cualquier momento el status presente del plan de accin.
Aplicable a una gran variedad de proyectos.
Es til para monitorear itinerarios y costos.

DESVENTAJAS
Asume que todas las actividades estn claramente definidas, son
independientes y estables.
Se requiere establecer la relacin de precedencia entre actividades.
Subjetividad en los estimados de tiempo.
El nfasis excesivo a las actividades de la ruta crtica puede producir
que no se atiendan otras actividades igualmente importantes.

Por esta razn es que la determinacin de la ruta crtica, es la pieza clave de
control del proyecto. Las actividades de la ruta crtica son tareas programadas que
atrasan el proyecto total. Los Gerentes pueden tener flexibilidad con las
actividades no crticas: replanificarlas y reasignar recursos monetarios para su
buen desenvolvimiento y de personal.


CONCLUSIN
Podemos concluir que el PERT-CPM son esencialmente lo mismo, sus diferentes
enfoques hacen cada uno aplicable ms que el otro en situaciones diferentes. En
ambos mtodos la informacin esencial deseada es la ruta crtica y las holguras.
El mtodo PERT, que pertenece en principio al rea de los programas dentro de la
planeacin, est ntimamente relacionado con todas las funciones administrativas,
puesto que adems de ser un programa dentro de la planeacin, sirve de base a
la organizacin como modelo para realizar un desarrollo objetivo y claro de sus
etapas.
El PERT-CPM tambin considera los recursos necesarios para completar las
actividades, ya que en muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y
equipos hacen que la programacin sea difcil, adems de identificar los instantes
del proyecto en que estas restricciones causarn problemas y de acuerdo a la
flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no crticas,
permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Finalmente, el PERT-CPM proporciona la herramienta ideal para controlar y
monitorear el progreso del proyecto, tanto de empresas pblicas como privadas.