Cartilla Contratacion PDF

MANUAL
DE CONTRATACIN
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

1. CONTRATO (definicin) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.1 Que es un contrato? ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.2 Elementos de un contrato ----------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.2.1 Sujetos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
1.2.2 Objeto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
1.2.3 Valor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
1.2.4 Forma de pago ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
1.2.5 Plazo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
1.2.6 Imputacin presupuestal ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
1.2.7 Interventora: ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
2. FORMAS Y CLASES DE C0NTRATOS -------------------------------------------------------------------------- 15
2.1 Formas de Contratos ----------------------------------------------------------------------------------------------- 15
2.2 Clases de Contratos ------------------------------------------------------------------------------------------------ 15
2.2.1 Compraventa ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
2.2.2 Suministro -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
2.2.3 Prestacin de Servicios --------------------------------------------------------------------------------------- 16
2.2.4 Consultora ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16
2.2.5 Obra ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16
2.3 Contratos simplificado ---------------------------------------------------------------------------------------------- 16
2.3.1 Orden de Servicio ---------------------------------------------------------------------------------------------- 17
2.3.2 Orden de trabajo ------------------------------------------------------------------------------------------------ 17
2.3.3 Carta Contrato -------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
3. PROCESO DE CONTRATACIN ------------------------------------------------------------------------------- 18
3.1 Etapa Precontractual ------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
3.1.1 Anlisis de conveniencia y oportunidad ---------------------------------------------------------------------- 18
3.1.2 Obtencin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). ------------------------------------ 18
3.1.3 Seleccin del contratista ----------------------------------------------------------------------------------------- 19
3.1.3.1 Estudio de precios del mercado -------------------------------------------------------------------------- 20
3.1.3.2 Obtencin de tres cotizaciones --------------------------------------------------------------------------- 21
3.1.3.1 Invitacin pblica --------------------------------------------------------------------------------------------- 21
3.1.3.4 Pliego de condiciones --------------------------------------------------------------------------------------- 21
3.1.3.5 Compras a travs del SICOMER: ----------------------------------------------------------------------- 22
3.1.4 Procedimiento, autorizaciones y avales ---------------------------------------------------------------------- 24
3.1.5 Requisitos que deben cumplir los Contratistas ------------------------------------------------------------ 25
3.1.5.1 Persona Natural ------------------------------------------------------------------------------------------- 25
3.1.5.2 Persona jurdica ------------------------------------------------------------------------------------------- 27
3.1.6 Calificacin de las propuestas ---------------------------------------------------------------------------------- 27
3.1.6.1 Valor inferior a 100 salarios mnimos legales mensuales vigentes: -------------------------- 28
MANUAL DE CONTRATACIN DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
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3.1.6.2 Valor igual o superior a 100 salarios mnimos legales mensuales vigentes e inferior a
150 salarios mnimos legales mensuales vigentes: ----------------------------------------------------- 28
3.1.6.3 Valor igual o superior a 150 salarios mnimos legales mensuales vigentes e inferior a
1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes e inferior a 1000: ----------------------------- 28
3.1.6.4 Valor igual o superior a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes -------------- 29
3.1.7 Suscripcin de contratos--------------------------------------------------------------------------------------29
3.1.7.1 Rector ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 30
3.1.7.2 Otras personas autorizadas----------------------------------------------------------------------------30
3.2 Etapa contractual ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
3.2.1 Ejecucin del contrato------------------------------------------------------------------------------------------31
3.2.1.1 Obtener el Certificado de Registro Presupuestal------------------------------------------------31
3.2.1.2 Garantas de cumplimiento----------------------------------------------------------------------------32
3.2.1.3 Publicacin en el SECOP---------------------------------------------------------------------------------34
3.2.2 Interventora-----------------------------------------------------------------------------------------------------34
3.2.2.1 Interventores en la Universidad-----------------------------------------------------------------------35
3.2.2.2 Finalidad de la interventora---------------------------------------------------------------------------35
3.3 Etapa poscontractual--------------------------------------------------------------------------------------------------36
Liquidacin ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 36
4. RESPONSABILIDADES ------------------------------------------------------------------------------------------------ 37
4.1 Responsabilidad fiscal---------------------------------------------------------------------------------------------- 38
4.2 Responsabilidad disciplinaria -------------------------------------------------------------------------------------- 38
4.3 Responsabilidad penal ---------------------------------------------------------------------------------------------- 39
4.4 Responsabilidad patrimonial -------------------------------------------------------------------------------------- 39

Rector
Alberto Uribe Correa

Director Oficina Jurdica
Jaime Omar Cardona Usquiano

Abogados Oficina Asesora Jurdica
Adriana Luca Valderrama Patio
Ana Barbara Echeverri Sann
Aura Aleida Jaramillo Valencia
Carlos Felipe Londoo Velsquez
Edilma Aristizbal Lpez
Jos Adid Rocha Jimnez
Kelly Johanna Prez Londoo
Marinela Zapata Villada

Secretarias Oficina Asesora Jurdica
Alba Nelly Gil Toro
Liliana Correa Vsquez

Auxiliares Administrativos
Alejandra Vlez Medina
Luz Astrid lvarez Patio

PRESENTACIN

La Carta Poltica establece que la funcin administrativa est al servicio de los
intereses generales, y se desarrollar con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Nuestra responsabilidad como servidores pblicos ser entonces la de obrar en
concordancia con dichos postulados, y darles plena vigencia. Debemos en
consecuencia, contribuir a la construccin de una administracin que no sea un
obstculo al desarrollo, y que asegure la productividad social de los recursos pblicos,
definiendo procedimientos giles, simplificados, uniformes y claros, que contribuyan a
que la misin de nuestra institucin sea eficiente y eficaz.

Pues bien, una de las principales responsabilidades en donde se pone a prueba la
observancia o no de los principios arriba enunciados, es la actividad contractual de la
Universidad en la que participan un importante nmero de servidores. Pese a lo
expresado, pocos de ellos tienen una visin macro, un enfoque sistmico de dicha
funcin, que les permita mirar ms all del trmite a su cargo. Tampoco existe
conciencia sobre las implicaciones de la misma, no se tienen claras las funciones
dentro del proceso de adquisicin de bienes y servicios, como tampoco existe
conocimiento de las responsabilidades que pueden derivarse de una inadecuada
gestin en esta materia.

La situacin descrita exige el abordaje del tema desde otra perspectiva, que nos
permita ver en su verdadera dimensin la trascendencia que en la actualidad adquiere
el conocimiento de este asunto. Esto es lo que pretendemos con el presente manual.

TEMA: CONTRATACIN

OBJETIVOS GENERALES
Se espera que los servidores de la Universidad de Antioquia, que participan en
actividades de contratacin logren:

Contextualizar el proceso de Contratacin de la Universidad de Antioquia en el
marco legal y estatutario, para que el personal autorizado, celebre los contratos
conforme a lo estipulado en dichas normas.

Interpretar y aplicar los principios, los conceptos claves sobre contratacin y los
procedimientos contractuales de acuerdo con el Estatuto de Contratacin de la
Universidad de Antioquia.

Comprender la necesidad de actuar, en los procesos de contratacin, segn los
principios de transparencia, economa, responsabilidad, igualdad, moralidad,
eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad.

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1. CONTRATO (definicin)
Y ELEMENTOS DE UN CONTRATO

1.1 Qu entendemos por contrato?

1.2 Cules son los elementos esenciales, de un contrato?

OBJETIVO
Definir lo qu es un contrato y diferenciar: sujetos, objeto, valor, forma de pago, plazo,
imputacin presupuestal e interventora como elementos esenciales en la celebracin
de los contratos de la Universidad de Antioquia.

1.1 Qu es un contrato?
En nuestra vida personal y cotidiana necesitamos la adquisicin de algunos bienes,
obras y servicios, los cuales se ofrecen en el mercado, para satisfacer necesidades y
expectativas.

Cuando existe claridad en lo que queremos adquirir, se entra en comunicacin con
quien nos puede ofrecer una obra, bien o servicio para establecer con l un acuerdo o
un:

trato-con con - trato

Un contrato es entonces:

1.2 Elementos de un contrato
Los elementos esenciales de un contrato en la Universidad de Antioquia son: sujetos,
objeto, valor, forma de pago, plazo, imputacin presupuestal e interventora.

Un acuerdo de voluntades por el cual las personas
se obligan mutuamente a dar o hacer alguna cosa

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1.2.1 Sujetos
Son aquellas personas que participan del acuerdo de voluntades:

Contratante: es la persona que requiere el bien, obra o servicio.
Contratista: son todas aquellas personas que pueden ofrecer bienes, obras o
servicios a la Universidad con el fin de satisfacer sus requerimientos.
Los contratistas pueden ser:

Personas naturales
Personas jurdicas
Uniones temporales y consorcios.

Persona Natural:

Es un individuo de la especie humana, que puede actuar por si mismo, sin que nadie
lo dirija o lleve su vocera.

La persona natural siempre
tiene:

nombre
documento de
identificacin.
nacionalidad
domicilio
residencia

La persona natural para contratar con la Universidad de Antioquia debe ser una
persona:

Mayor de edad.
Ajena al servicio pblico, es decir, no puede tener vinculacin laboral con
ninguna entidad pblica.
Sin antecedentes penales ni disciplinarios.
Sin responsabilidad fiscal.
Contar con el Registro nico Tributario (RUT)

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Persona J urdica:

En un ente capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones. Tambin se conoce
como persona colectiva.

Existen diferentes clases de personas jurdicas:

Estas personas slo pueden actuar por intermedio de sus representantes,
comnmente llamados presidentes, gerentes o directores. Se distinguen porque su
nombre o razn social termina en las siglas: LTDA, S.A. , S.C.A, S.C.S., E.U.,
S.A.S, porque de manera explcita se identifican como corporacin, asociacin,
fundacin o cooperativa.

Establecimiento de Comercio:

Es el conjunto de bienes organizados por la persona natural o jurdica para desarrollar
sus actividades. Comprende: las mercancas, el mobiliario, las instalaciones y el
nombre comercial.

Al momento de celebrar un contrato se deben definir con claridad las
personas facultadas para suscribirlo.

Tanto las personas naturales como jurdicas, pueden
ser propietarias de establecimientos de comercio

Sociedades Limitadas
Ej. TECNIYA LTDA

sociedades limitadas
Sociedades Annimas
Ej. INTEGRAL S.A.

Sociedades annimas
Cooperativas
Ej. COOPRUDEA

Cooperativas
Corporaciones
Ej. Corporacin
Interuniversitaria de Servicios

Asociaciones
Comanditas
Ej. FLOTA GRANADA
S.C.A

Comanditas
Sociedad por acciones
simplificada
Ej. TRANSPORTES JAZZ S.A.S
Fundaciones
Ej. FUNDACIN HOSPITALITARIA SAN VICENTE DE PAUL

Fundaciones
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Se identifican con su nombre comercial, sin agregar siglas como: LTDA, S.A., S.C.A,
S.C.S., E.U. o S.A.S. Son ejemplos de establecimientos comerciales:

Consorcio y Unin temporal

Son uniones de dos o ms personas naturales y/o jurdicas, que aportan esfuerzos,
capacidad financiera y tcnica, para hacer o cumplir un contrato en mejores
condiciones de eficiencia y eficacia.

Generalmente slo se acude a esta figura, cuando ofrecen bienes, servicios y obras
de alta complejidad.

1.2.2 Objeto
Es todo aquello que requiere la Universidad para satisfacer una necesidad y /o
resolver una situacin particular. Debe ser coherente con lo solicitado y lo cotizado.

En la Universidad de Antioquia son objetos de contratacin: bienes, servicios y obras.
Impresos al da

sociedades
limitadas
Hotel Intercontinental Kokorico
Deli

sociedades
limitadas
Se suscribe con: Sociedad Avcola Colombiana o
AVINCO S.A.
Se suscribe con: Universal de Hoteles S.A.
Se suscribe con: Limasol S.A.
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Bienes:

Un bien se define mediante las caractersticas tcnicas y funcionales,

Ejemplos de bienes: equipos para oficina o laboratorio, mobiliario, computador,
papelera, etc.

Servicios

Un servicio se define mediante el alcance del mismo.

Ejemplos de servicios: mantenimiento de equipos, organizacin de eventos,
elaboracin de material impreso, vigilancia, aseo, etc.

Obras

Ejemplos de obras: la construccin y la adecuacin de la planta fsica de la
Universidad.

Al solicitar una obra adems de describir si es construccin o adecuacin, se
deben especificar todos los requerimientos e incluso el tipo de materiales.

Las caractersticas para la adecuacin de un laboratorio podran ser:

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1.2.3 Valor
Es la expresin del costo del bien, obra o servicio al momento de suscribir el contrato
- Valor fijo o determinado: es aquel que se sabe con certeza al
momento de celebrar el contrato.

- Valor estimado. Es un valor aproximado del costo real de un
contrato. sta figura se utiliza cuando al momento de suscribir el
contrato no es posible definir con exactitud el valor del mismo;
depende del nmero de unidades del bien requerido por la
Universidad, multiplicado por su valor unitario.

Al momento de suscribir el contrato se debe precisar si el valor incluye o no el impuesto al
valor agregado, IVA:

100.000 ms IVA $116.000 IVA incluido

Los contratos para adquirir bienes y servicios slo pueden ser
adicionados en su valor, hasta un 50% ms del fijado inicialmente.
En los contratos de obra no existe este lmite

La Universidad NO cobra IVA por los servicios que
presta cuando es contratada.

La Universidad SI paga IVA a los contratistas que
estn obligados a facturarlo (Rgimen Comn).

La Universidad recupera el IVA que paga. Para ello
la Seccin de Contabilidad, bimestralmente declara el IVA a la
DIAN.

Las dependencias deben tramitar oportunamente el pago de
las facturas que los contratistas entreguen, toda vez que de no
hacerlo, el funcionario a cargo ser responsable de pagarle a
la Universidad el IVA que no se pueda recuperar.
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1.2.4 Forma de pago
Los pagos de los contratos en la Universidad de Antioquia se pueden estipular de las
siguientes formas:

Total: cancelacin completa del valor del contrato, una vez ste haya
finalizado, previo cumplimiento de los trmites administrativos (aprobacin del
interventor, Presupuesto, Contabilidad y Tesorera).

Actas parciales: es decir, a medida que se cumplen metas o actividades, y
se hacen entregas por parte del contratista.

Con anticipo o pago anticipado: cuando la Universidad paga total o
parcialmente un porcentaje antes del inicio del contrato y el restante durante o
al final del mismo. Para el pago de anticipos mayores al 50% del valor del
contrato, se requiere aprobacin del Vicerrector Administrativo.

Pago anticipado Anticipo
Cancelacin total o parcial para el
contratista.
Prstamo de recursos al contratista,
cuya destinacin es especficamente
para la ejecucin del contrato
No se amortiza Se amortiza, es decir, se reembolsa.
El dinero pagado es del contratista El dinero entregado en anticipo,
conservan su carcter pblico (es de la
Universidad).
Sujeto de retencin en la fuente Est exento de retencin en la fuente

1.2.5 Plazo
Es el tiempo del que disponen las partes para cumplir o ejecutar sus obligaciones.
Se puede pactar en das (hbiles o calendario), meses o aos.
Los plazos pueden empezar a contar a partir de:
La firma o perfeccionamiento.
La legalizacin, una vez se obtenga el Certificado de Registro Presupuestal
(CRP), se aprueben las plizas y se publique el contrato en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP).
Fecha determinada
Del pago del anticipo.
Del acta de inicio.

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1.2.6 Imputacin presupuestal
Indica la unidad ejecutora o centro de costo que asumir la erogacin. En otras
palabras, con la imputacin presupuestal se responde la pregunta de dnde saldr el
dinero para cubrir el valor del contrato?

Establece los recursos disponibles para asumir compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

1.2.7 Interventora:

Es la accin ejercida por una persona natural o jurdica, designada o contratada por la
Universidad y conocedora del objeto contractual para que realice la vigilancia del
contrato.

Definir el plazo del contrato, delimita el tiempo en el
que los contratistas deben cumplir con la ejecucin
del objeto, so pena de incumplimiento.

El plazo slo se prorroga cuando exista una justa
causa, y no cuando simplemente el contratista no ha
cumplido.

La Seccin de Presupuesto y Ordenacin, mediante el CDP, es
quien acredita la existencia de recursos monetarios necesarios
para adquirir un bien, obra o servicio.
En todos los casos, para que el contratista pueda
empezar a ejecutar el contrato, la Universidad tiene que
tener la apropiacin presupuestal (Certificado de
Registro Presupuestal), la aprobacin de las plizas
cuando haya lugar y la publicacin del mismo en el
SECOP por parte de la Universidad para contratos con
valor mayor a 250 SMLVM; sin esto, no se puede
permitir ninguna ejecucin del contrato.
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2. FORMAS Y CLASES
DE CONTRATOS

OBJETIVO

Diferenciar las clases de contratos que celebra la Universidad y las diversas formas
o figuras que adoptan, segn la cuanta, para evitar situaciones que afecten la
celeridad en el proceso de contratacin.

2.1 Formas de Contratos

Contratos con formalidades plenas
Son aquellos contratos cuya cuanta supera los doscientos cincuenta (250)
salarios mnimos legales mensuales vigentes.

Contratos sin formalidades plenas
Son aquellos contratos inferiores a los doscientos cincuenta (250) salarios
mnimos legales.

2.2 Clases de Contratos

Algunos de los contratos ms usuales son:

2.2.1 Compraventa

Es el contrato mediante el cual se entrega el derecho que se tiene sobre la propiedad
de una cosa a cambio de un precio. Es de ejecucin instantnea en una sola entrega.

Son ejemplos de bienes que la Universidad puede adquirir por compraventa:
inmuebles, equipos de laboratorio, equipos de oficina, mobiliario, vehculos, etc.

2.2.2 Suministro

Es el contrato en el cual la entrega de un bien Se hace en forma peridica. Son
algunos de los bienes que la Universidad adquiere por suministro: papelera,
reactivos, insumos de oficina, de aseo y computadores.

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2.2.3 Prestacin de Servicios

Es el contrato que se celebra con personas naturales o jurdicas para la realizacin
de actividades relacionadas con la Universidad. Esta contratacin se celebra con el
fin de realizar actividades o labores diferentes a las ordinarias que desarrolla la
institucin, pero que estn en ntima relacin con ellas.

Son ejemplos de prestacin de servicios: el mantenimiento de computadores, la
elaboracin de plegables, organizacin de eventos, entre otros.

Los contratos que celebra la Universidad bajo la modalidad de prestacin de
servicios, se hacen:
Con personal especializado
En forma excepcional

2.2.4 Consultora

Son todos aquellos contratos en los cuales la Universidad busca asesora
especializada con el fin de apoyar procesos acadmicos o administrativos.

Son contratos de consultora:

Estudios para la ejecucin de proyectos de inversin.
Estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para proyectos
especficos.
Interventora.
Asesora
Gerencia de obra o proyecto.
Direccin y programacin de obra o de proyecto.
Ejecucin de diseos.

2.2.5 Obra

Son todos aquellos contratos en los cuales el objeto de contratacin puede ser: la
construccin, mantenimiento, instalacin, y en general cualquier trabajo material sobre
bienes inmuebles.

2.3 Contratos simplificados

Los contratos, cuando son sin formalidades plenas y no revisten gran complejidad,
pueden adoptar formas simplificadas y estandarizadas, tales como:

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2.3.1 Orden de Servicio

Documento que se utiliza, como lo indica su nombre, para la contratacin de servicios.

La informacin que contiene una orden de servicio es:

* Nmero de contrato * Nombre del contratista. * Identificacin del contratista.
* Objeto * Plazo * Valor
*Forma de pago * CDP * Nombre del interventor
*Plizas *Clusulas generales

2.3.2 Orden de trabajo

Documento que se utiliza para contratar una obra fsica.

2.3.3 Carta Contrato

Comunicacin que la Universidad dirige aI contratista informndole la aceptacin
de su oferta. Para que nazca el acuerdo de voluntades (contrato), se requiere del
contrato y de la oferta que se acepta.

La informacin, mnima, que debe contener una carta contrato es:

Nmero (unidad ejecutora o centro de costo, Consecutivo, ao)
Nombre e identificacin del contratista
Objeto de contratacin
Valor
Duracin
Forma de pago
Imputacin presupuestal
Nombre del interventor
Norma que faculta al ordenador
Firmas del ordenador y del interventor

El nmero del contrato est compuesto por la Unidad
Ejecutora o centro de costo, el consecutivo y el ao.
La carta contrato, se utiliza para:
Contratar bienes y servicios de extrema sencillez, de baja
cuanta, corta duracin, que no impliquen detallar las
obligaciones a cargo del contratista, y mucho menos la
exigencia de plizas ni pagos parciales.
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3. PROCESO DE
CONTRATACION
__________________________

OBJETIVO

Generalizar las formas para solicitar un bien, obra o servicio en la Universidad de
Antioquia para evitar reprocesos y optimizar la solucin oportuna y eficiente de la
peticin de cada Una de las unidades acadmicas y/o administrativas.

3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual, est integrada por todos los pasos previos, documentos y
requisitos que se deben agotar y obtener antes de la celebracin de un contrato.

3.1.1 Estudio y anlisis de conveniencia y oportunidad para contratar

Como primer paso en el proceso de contratacin, se debe elaborar un documento en
el cual se analicen las razones de conveniencia y oportunidad para celebrar el futuro
contrato, las especificaciones tcnicas del bien, obra o servicio requerido, su valor
estimado, el procedimiento de seleccin de contratista, riesgos de la contratacin,
formas de mitigarlos, entre otros aspectos.

3.1.2 Obtencin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

Es la Constancia expedida por la Seccin de Presupuesto y Ordenacin sobre la
existencia de recursos monetarios necesarios para adquirir un bien, obra o servicio.

Es el documento fundamental previo, para poder iniciar un proceso contractual.

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3.1.3 Seleccin del contratista:

Cuando se cuenta con el estudio y anlisis de conveniencia y oportunidad para
contratar y con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), se contina con
la seleccin del contratista, el cual vara dependiendo de la cuanta:

Cuanta inferior a
25 SMLMV
Entre 25 SMLMV y
menos de 100
SMLMV
Desde 100
SMLMV y
menos de
1000 SMLMV
Desde 1000 SMLMV
Estudio de precios
del mercado
Mnimo tres
cotizaciones
Invitacin a
cotizar
Pliego de condiciones
El CDP es un requisito previo a la celebracin del contrato. Si se omite no
se puede iniciar el proceso de seleccin de contratista y menos
perfeccionar o ejecutar el contrato.
Slo informa sobre la disponibilidad de recursos, y no con quin se va a
contratar.
Para obtenerlo se debe diligenciar la solicitud disponible en el portal de la
Universidad, en el link de procedimientos financieros.
La vigencia del CDP es de dos meses.
El valor del CDP NO puede ser inferior al del contrato a celebrar.
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3.1.3.1 Estudio de precios del mercado.

Cuando la cuanta del contrato a celebrar, sea inferior a 25 salarios mnimos legales
mensuales vigentes, se debe realizar un estudio de precios del mercado, dejando
constancia escrita del procedimiento seguido y de los criterios que se tienen en
cuenta, para la seleccin del contratista en el formato denominado Consulta de
Precios del Mercado

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3.1.3.2 Obtencin de mnimo tres cotizaciones

Cuando la cuanta del contrato a celebrar, sea desde 25 salarios mnimos legales
mensuales vigentes, e inferior a 100 salarios mnimos legales mensuales vigentes, se
requerir como mnimo la obtencin previa de tres cotizaciones. En el formato
cuadro comparativo de propuestas, se indicar lo ofertado por cada proponente y
los criterios que se tienen en cuenta para la seleccin del contratista.

3.1.3.3 Invitacin a cotizar

mensuales vigentes, e inferior a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes,
se debe elaborar una invitacin pblica a todas aquellas personas naturales o
jurdicas, que ofrezcan las condiciones exigidas por la Universidad para efectos de la
contratacin.

La invitacin pblica debe ser escrita y publicarse mnimo durante cinco (5) das
hbiles.

Contenido mnimo de la invitacin a cotizar:

Definir con suficiente claridad la obra, bien o servicio requerido.
Indicar el presupuesto oficial con el que cuenta la dependencia.
Rgimen contractual.
Requisitos de participacin.
Establecer criterios de calificacin.
Indicar si se exigirn o no garantas.
Exigir que la cotizacin indique la validez de la oferta.
Sealar la forma de pago y plazo de ejecucin.
Discriminar los documentos que el contratista debe adjuntar con la propuesta.
Establecer el cronograma con las fechas de publicacin y entrega de propuestas.
Fecha en la que se debe presentar propuesta

3.1.3.4 Pliego condiciones

mensuales vigentes, se requiere elaborar un pliego de condiciones, el cual es al igual
que la invitacin pblica, escrito.

En este caso, se requiere que mediante Resolucin Rectoral se ordene la apertura
del proceso contractual. El pliego debe publicarse mnimo durante siete (7) das
hbiles.

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Contenido mnimo del Pliego de condiciones:

Cuando se requiera realizar la invitacin, mediante Pliego de Condiciones, este
debe contener como mnimo:

Objeto del contrato, que incluya las caractersticas del bien, obra o servicio para
contratar.
Especificaciones tcnicas y criterios uniformes de obligatorio cumplimiento.
Rgimen contractual.
Requisitos habilitantes para participar en el proceso de seleccin.
Derechos y obligaciones de las partes.
Determinacin de criterios de seleccin y ponderacin de los factores.
Cronograma con las fechas de apertura, publicacin, presentacin y respuestas
de observaciones, cierre del proceso (entrega de propuestas).
Documentos a anexar a la propuesta.
Especificaciones para la presentacin de la propuesta econmica.
Fecha en la que se debe presentar propuesta.
Pliza de seriedad de la oferta.
Minuta del contrato y anexos.
Las dems circunstancias de modo, tiempo y lugar que se consideren necesarias
para la seleccin del contratista.

En aquellos casos en los cuales pese a que el estatuto no exige la elaboracin
de un pliego de condiciones o una invitacin a cotizar, por la complejidad del
objeto, se hace necesario que se elabore una invitacin detallada, con los
requisitos que deben cumplir los oferentes

3.1.3.5 Compras a travs del SICOMER:

El SICOMER es un software, desarrollado por la Universidad, para adquirir bienes,
mediante un pedido directo o vale, que surten los mismos efectos de un contrato.

Procedimiento contratar por el SICOMER

Para que se pueda hacer el trmite de contratacin por el SICOMER, se tienen que
cumplir dos condiciones:

a. Que por su cuanta no requiere de invitacin pblica (compras por valor inferior
a 100 salarios mnimos legales mensuales vigentes).
b. Que el proveedor se encuentre previamente inscrito en la base de datos de la
Universidad.

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Para realizar compras de bienes por el SICOMER, se
debe ingresar a: "Sistemas de Informacin
Institucional", y escoge SICOMER

Trmite para contratar por el SICOMER.

Se debe Ingresar con la clave asignada al respectivo usuario, y se puede comprar el
bien o bienes requeridos mediante un Vale o un Pedido Directo:

a) Vale: En general se utiliza cuando se trate de compras de suministros y que
son tramitados por la Seccin de Compras. La dependencia selecciona el
centro de costo, proyecto (cuando haya lugar a l), responsable, telfono,
correo electrnico y sitio de entrega. En la lista de valores, se selecciona el
cdigo del bien requerido, marca y la cantidad. El sistema arroja un nmero
de vale. A un mismo vale, se le pueden agregar varios artculos y ste debe
ser aprobado por el ordenador.

b) Pedido directo: se piden tres cotizaciones y se ingresan al sistema con el NIT
de cada proveedor, incluyendo el seleccionado. Se genera la orden de pedido
con un nmero. El ordenador lo aprueba, y el sistema pasa el pedido a la
Seccin de Presupuesto, en donde se genera el Registro Presupuestal, y
queda a la espera de ser aprobado por el ordenador. Se consulta el pedido
con el nmero asignado y cuando est ordenado, se puede imprimir, para ser
entregado al proveedor.

Una vez se reciba el bien adquirido por el SICOMER, y en caso de estar de
conformidad con lo pedido, se suscribe el acta de recibo a satisfaccin y se remite con
la factura respectiva al Departamento Comercial para su trmite.

Para las compras por el SICOMER, tambin es
requisito que el proveedor cumpla con los
requisitos respectivos, segn se trate de persona
jurdica o natural.
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3.1.4 Procedimiento, autorizaciones y avales

Dependiendo de la cuanta del contrato, se requiere:

A partir de 50 SMLMV Autorizacin del Consejo de Facultad,
Escuela o Instituto.
A partir de 100 SMLMV - Aval de la invitacin pblica por parte
de la Oficina de Asesora de Jurdica
- Publicacin de la invitacin pblica, en
el portal de la Universidad durante cinco
(5) das hbiles como mnimo.
A partir de 150 SMLMV - Aval de la invitacin pblica por parte
de la Oficina de Asesora de Jurdica.
- Autorizacin de la Junta Asesora en
Contratos.
- Publicacin de la invitacin pblica, en
el portal de la Universidad durante cinco
(5) das hbiles como mnimo.
A partir de 1000 SMLMV - Resolucin Rectoral que ordene la
apertura del proceso contractual.
- Publicacin del pliego de condiciones,
en el portal de la Universidad durante
siete (7) das hbiles como mnimo.
A partir de 1500 SMLMV - Autorizacin del Consejo Superior
Universitario para que mediante
Resolucin Rectoral ordene la apertura
del proceso contractual, adjudique y
celebre el contrato.
- Publicacin del pliego de condiciones,
en el portal de la Universidad durante
siete (7) das hbiles como mnimo.

El pliego de Condiciones y la Invitacin a Cotizar deben entregarse a la
Secretara General (Portal Universitario), antes de la fecha en que se deber
publicar la invitacin, con el fin de garantizar la publicacin durante das completos.

..

25

3.1.5 Requisitos que deben cumplir los Contratistas

Antes de proceder a seleccionar a un contratista es necesario verificar la informacin
que los oferentes entregaron con la propuesta:

3.1.5.1 Persona Natural

Recuerde que la persona natural tiene que cumplir ciertas condiciones:

a) Ser ajena al servicio pblico, es decir, no tener vinculacin laboral con
ninguna entidad pblica.

Consulte a la persona sobre sus posibles vnculos con la Universidad, o con otra
entidad pblica. Saber si una persona es empleada pblica es un tanto difcil si ella
misma no lo manifiesta, en especial cuando el vnculo es con otro ente estatal
diferente a la Universidad.

Si existen indicios de vinculacin con la Universidad de Antioquia, verifique sta
informacin con la Lnea Decisional del Talento Humano.

b) Carecer de Antecedentes Penales y Disciplinarios

Para verificar si el proponente no tiene dichos antecedentes, es necesario consultar
con el nombre y cdula en el portal web de la Polica Nacional de Colombia y de la
Procuradura General de la Nacin, el link correspondiente para cada caso.

..

26

c) Que no sea responsable fiscal

Esta es una informacin que se debe consultar en el portal de la Contralora
General de la Repblica, en el link de Boletn de Responsables Fiscales,
ingresando el nmero de la cdula del proponente.

El Boletn de Responsables Fiscales, es una publicacin trimestral de la Contralora
General de la Repblica, en donde figuran todas aquellas personas sobre las cuales
se haya dictado fallo con responsabilidad fiscal. Este fallo, recae sobre aquellas
personas naturales o jurdicas que hayan tenido una actuacin intencional o
negligente con perjuicio para la entidad pblica con la cual haya laborado o contratado
y las obliga a cancelar, a favor del Estado, una determinada suma de dinero.

Los certificados de antecedentes penales y disciplinarios, as como el certificado
de no estar reportado en el Boletn de Responsables Fiscales, NO se le solicitan al
proponente.

En cada caso, ingresando al portal web correspondiente, se genera el certificado
que se deber imprimir y anexar dentro de la documentacin del contrato.

d) Afiliacin y pago al Sistema de Seguridad Social

De acuerdo con la normatividad de la Universidad, este requisito se exige para los
contratos con vigencia superior a un mes.
..

27

3.1.5.2 Persona jurdica

Con este tipo de personas aI momento de celebrar un contrato debe constatarse

a) Capacidad para contratar

Razn social o nombre de la persona jurdica.
Vigencia de la sociedad.
Objeto, es decir, la actividad que puede desarrollar.
Representantes legales y capacidad para suscribir los contratos.
Limitaciones de los representantes legales para contratar.
Reformas societarias, disolucin y liquidacin.

Esta informacin se verifica con el estudio del certificado de existencia y
representacin legal.

Certificado de existencia y representacin legal: Es un documento que expide la
Cmara de Comercio, en el que consta la informacin actualizada sobre la actividad de la
empresa, sus rganos de gobierno, su existencia jurdica y su capacidad legal para hacer
negocios

b) Que no sea responsable fiscal

Esta es una informacin que se debe consultar en el portal de la Contralora General
de la Repblica, en el link de Boletn de Responsables Fiscales, ingresando el nmero
del NIT de la empresa y el nmero de la cdula del representante legal.

c) Paz y salvo con los aportes al Sistema General de Seguridad
Social Integral y Parafiscales

El contratista debe acreditar mediante certificacin expedida por el Revisor Fiscal, si
lo tiene, o por el representante legal, que durante los ltimos seis meses anteriores a
la celebracin del contrato, se encuentra al da con los aportes de sus empleados a
los sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales, as como tambin con los
aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Sena.

3.1.6 Calificacin de propuestas

Una vez hecha la solicitud y recibidas las diferentes cotizaciones con la informacin
que se solicit, se procede a efectuar la seleccin.

El proceso de seleccin est sujeto a la cuanta del contrato y a los criterios de
seleccin:
..

28

3.1.6.1 Valor inferior a 100 salarios mnimos legales mensuales vigentes:

Elabore cuadro comparativo con las propuestas recibidas:
Este debe reflejar todas las condiciones ofrecidas por los diferentes
proponentes en aspectos tales como: precio, calidad, experiencia, tiempo de
ejecucin, forma de pago.
Indique las razones por las que selecciona una de las propuestas.
Elabore el contrato.

3.1.6.2 Valor igual o superior a 100 salarios mnimos legales mensuales
vigentes e inferior a 150 salarios mnimos legales mensuales vigentes:

Califique las propuestas de acuerdo con los criterios establecidos en la
invitacin pblica.
Con el resultado de la calificacin, elabore un orden de elegibilidad.
Informe a los proponentes el resultado de la calificacin.
En caso de presentarse observaciones, se deben responder debidamente
fundamentadas y motivadas. Si con dichas observaciones, se advierten
aspectos a corregir en la calificacin, as se deber hacer, informando de ello a
los proponentes, y de ser necesario elaborar el nuevo orden de elegibilidad.
Elabore el contrato a nombre del contratista que ocup el primer lugar.

vigentes e inferior a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes:

Califique las propuestas de acuerdo a los criterios establecidos en la invitacin
pblica.
Con el resultado de la calificacin, elabore un orden de elegibilidad y remtalo a
la Junta Asesora en Contratos.
La Junta Asesora en Contratos puede hacerle observaciones a la calificacin o
recomendar la contratacin con el proponente que ocup el primer lugar.
..

29

El Informe de evaluacin y la recomendacin de la Junta Asesora en Contratos,
se pone a disposicin de los proponentes durante tres (3) das hbiles para
que presenten las observaciones que consideren pertinentes.
los proponentes, y de ser necesario elaborar el nuevo orden de elegibilidad
el cual deber enviarse nuevamente a la Junta Asesora en Contratos para su
recomendacin.
Elabore el contrato a nombre del contratista que ocup el primer lugar.

Cuando se trate de contratos que celebre la Universidad de Antioquia con las
personas jurdicas de las que sea socia, aportante o promotora, la contratacin
se har directamente con aquellas y la negociacin se realizar teniendo en
cuenta las condiciones del mercado.

vigentes:

Califique las propuestas de acuerdo a los criterios establecidos en la invitacin
pblica.
Con el resultado de la calificacin, elabore un orden de elegibilidad y remtalo a
la Junta Asesora en Contratos.
La Junta Asesora en Contratos puede hacerle observaciones a la calificacin o
recomendar la contratacin con el proponente que ocup el primer lugar.
El Informe de evaluacin y la recomendacin de la Junta Asesora en Contratos,
se pone a disposicin de los proponentes durante cinco (5) das hbiles para
presentar las observaciones que consideren pertinentes.
los proponentes, y de ser necesario elaborar el nuevo orden de elegibilidad
el cual deber enviarse nuevamente a la Junta Asesora en Contratos para su
recomendacin.
Se debe tramitar la expedicin de la Resolucin Rectoral que adjudique el
contrato.
Elabore el contrato a nombre del contratista a quien se le adjudic el contrato.

3.1.7 Suscripcin de contratos.

En cada caso y segn la cuanta, se debe reconocer la jerarqua del personal autorizado
para la suscripcin de los contratos en la Universidad de Antioquia.

..

30

3.1.7.1 El Rector

Como representante legal de la Universidad de Antioquia, es la persona competente para
ordenar y dirigir ofertas pblicas, para liderar la seleccin de contratistas, adjudicar y
celebrar convenios y contratos.

Sin embargo, existen casos en los que se requiere autorizacin previa del Consejo Superior
Universitario para adelantar el proceso contractual y suscribir el respectivo contrato.

En las siguientes situaciones, el Rector requiere, para la suscripcin de contratos, el aval del
Consejo Superior Universitario:

Celebracin de contratos cuya cuanta supere la suma de mil quinientos
(I.500) salarios mnimos legales mensuales vigentes, siempre y cuando los
mismos signifiquen egresos para la Universidad.
Venta de inmuebles de la institucin.

Emprstitos (prstamos en dinero) cuando superen el 2% del presupuesto
anual de gastos de la institucin. Se exceptan los crditos de tesorera, es
decir, los que se realizan y cubren dentro de la misma vigencia fiscal.

Participacin en empresas, corporaciones, fundaciones, asociaciones, y en
otras instituciones pblicas, o de economa mixta.

Aceptacin de donaciones que impliquen a su vez alguna contraprestacin
para la Universidad.

Aceptacin de donaciones provenientes de bienes decomisados por las
autoridades.

Donacin de bienes o elementos cuyo valor sea igual o exceda los cuarenta
salarios mnimos legales mensuales vigentes

3.1.7.2 Otras personas autorizadas.

El Rector puede delegar la competencia para suscribir contratos en:

..

31

Limitaciones para los ordenadores delegados por el Rector:

3.2 ETAPA CONTRACTUAL

Comprende desde el procedimiento y requisitos definidos para la ejecucin de los contratos
en la Universidad de Antioquia, y la ejecucin de los mismos, para hacer de la contratacin
un proceso legal y transparente para las partes.

3.2.1 EJECUCIN DEL CONTRATO

Para que un contrato se pueda ejecutar, se requiere que previamente se deban cumplir
los siguientes requisitos:

3.2.1.1 Obtener el certificado de registro presupuestal.

Es un documento expedido por la Seccin de Presupuesto, en donde se establece la suma
de dinero reservada para el pago de un contrato, a una persona natural o jurdica.

Para solicitar este certificado, deber adjuntarse copia del
contrato con el visto bueno de la Oficina de Asesora Jurdica.
..

32

3.2.1.2 Garantas de cumplimiento

Son plizas expedidas por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en
Colombia o garantas bancarias.

Con las plizas, la compaa aseguradora avala el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones del contratista, en aquellos riesgos determinados por la Universidad. Estas
plizas se hacen efectivas en caso de incumplimiento del contratista, previamente declarado
por la Universidad. Los riesgos, cuanta y vigencias de las plizas exigidas por la
Universidad son:

1) El amparo de anticipo o pago anticipado deber ser equivalente al ciento por ciento
(100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo o pago anticipado, en dinero o
en especie, para la ejecucin del mismo, y su vigencia no ser inferior a la duracin del
contrato y dos meses ms.

2) El valor del amparo de cumplimiento cubrir el monto de la clusula penal pecuniaria y de
las multas, no ser inferior al quince por ciento (15%) del valor total del contrato, y su
vigencia no ser inferior a la duracin del mismo y dos meses ms.

3) El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, ser igual,
cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, y deber extenderse por
el trmino de vigencia del mismo y tres aos ms. Se exigir en todos los contratos en los
cuales el contratista emplee terceras personas para el cumplimiento de sus obligaciones,
as como en los dems en que la Universidad lo considere necesario en virtud del artculo
34 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.

4) El valor del amparo de la estabilidad de la obra no podr ser inferior al quince por ciento
(15%) del valor final de la obra, y su vigencia no podr ser inferior a cinco (5) aos; deber
otorgarse simultneamente con el recibo de la obra.

5) El valor del amparo de conformidad de estudios no podr ser inferior al quince por ciento
(15%) del valor total del contrato, su vigencia no podr ser inferior a dos (2) aos, y deber
otorgarse simultneamente con el recibo de los estudios.

6) El valor del amparo de calidad y correcto funcionamiento no podr ser inferior al
cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato; el trmino de vigencia se fijar
teniendo en cuenta las caractersticas especiales del bien, y no ser inferior a un (1) ao
contado a partir de la entrega de los bienes.

7) El valor del amparo de calidad del servicio ser del quince (15%) por ciento del valor total
del contrato, su vigencia no ser inferior a un ao, y se otorgar simultneamente con el
recibo del servicio.

..

33

8) El valor del amparo de provisin de repuestos y accesorios no ser inferior al veinte por
ciento (20%) del valor total del contrato, y su vigencia no podr ser inferior a tres (3) aos
contados a partir de la recepcin de los bienes o equipos.

9) En los contratos de obra, y en los dems que considere necesario la Universidad, se
cubrir igualmente la responsabilidad civil frente a terceros derivada de la ejecucin del
contrato, por medio de un amparo autnomo contenido en pliza anexa, el cual no podr
ser inferior al siete por ciento (7%) del valor total del contrato, y se extender por la vigencia
del mismo y dos aos ms.

Aprobacin de las plizas: La aprobacin de las garantas consiste en cotejar si las
cuantas y sus vigencias se ajustan a lo pactado en el contrato, y dejar constancia de ello en
un documento denominado "aprobacin de plizas":

En la Universidad de Antioquia la persona que suscribe el contrato es quien debe
aprobar las garantas, salvo que haya sido firmado por el Rector o Vicerrector
Administrativo, en cuyo caso, la aprobacin la efecta la Direccin de Asesora Jurdica

..

34

Las garantas son obligatorias a partir de 250 salarios mnimos legales mensuales vigentes,
y en aquellos contratos en los cuales el contratista emplee terceras personas o reciba
anticipo. Sin embargo, se pueden exigir en contratos de cuantas inferiores, cuando se
observen riesgos que deben ser cubiertos por el contratista.

3.2.1.3 Publicacin del contrato en el Sistema Electrnico para la Contratacin
Pblica-SECOP.

Este requisito es obligatorio para contratos cuya cuanta sea igual o superior a 250 salarios
mnimos legales mensuales.

El trmite de publicacin en el SECOP es realizado por la Oficina de Asesora Jurdica, y se
debe surtir dentro de los tres (3) das siguientes a la firma del contrato. Para ello, es
responsabilidad de la dependencia a cargo del contrato, remitir de forma oportuna el mismo
debidamente firmado por las partes, a la oficina de Asesora Jurdica, con el fin de que sta
pueda realizar la publicacin, la cual es necesaria para la ejecucin del contrato.

3.2.2 INTERVENTORA

La interventora es una intervencin, intermediacin, participacin y fiscalizacin en la
ejecucin de un contrato, con la finalidad de que ste se desarrolle de la manera ms eficaz
posible.

La interventora es un compromiso de todos los servidores, para que
principios como moralidad, eficacia, responsabilidad y economa se vean reflejados
en cualquiera de los actos contractuales que celebre la Universidad.

La interventora comprende cuatro aspectos principales, los cuales estn interrelacionados:
el administrativo, el tcnico, el legal y el econmico.

Legal
Tcnico
Administrativo
Econmico
Econmico
..

35

3.2.2.1 Interventores en la Universidad

Todos los servidores pueden tener la calidad de interventores en los contratos celebrados
en la Universidad, siempre que sea idneo para ello.

Si las caractersticas del bien, obra o servicio requiere de
una persona especializada para que realice la interventora, con la cual no cuenta
la Universidad dentro de su planta de personal, puede contratarse una persona
natural, jurdica o un consorcio o unin temporal.

3.2.2.2 Finalidad de la interventora

Toda interventora se realiza, con el fin de vigilar el cumplimiento de:

Las normas de calidad.
Las tcnicas utilizadas.
Los recursos fsicos y humanos para ejecutar la labor.
La eficiencia, calidad y puntualidad del servicio.
El programa diseado y aprobado.

Es responsabilidad del interventor, adems:

Verificar que el contratista avance en las actividades derivadas del contrato en
los perodos determinados.
Revisar, aprobar o rechazar las actas y cuentas presentadas por el
Contratista.
Verificar que se cumplan los plazos para la firma de las actas de iniciacin,
finalizacin y liquidacin.
Verificar si se cumplen situaciones que justifiquen prrrogas, adiciones y otros.
Revisar los requisitos legales en otroses, prrrogas y adiciones de contratos.
Verificar, en caso de suspensin, las razones que Ilevan a las partes a tomar
tal decisin y estar atento a que la firma del acta de suspensin sea oportuna
y suscrita por los funcionarios autorizados y que el reinicio de la actividad se
haga en la fecha acordada.
Revisar que las garantas exigidas por la Universidad cumplan con las
cuantas y vigencias.
Controlar que las actividades por desarrollar coincidan con el presupuesto
original y en caso de presentarse desfases, analizar la incidencia y proponer
oportunamente medidas correctivas.
Cotejar peridicamente la facturacin acumulada con el programa actualizado
de avance de las actividades.
Recibir el bien, obra o servicio una vez se haya ejecutado en su totalidad.

..

36

3.3 ETAPA POSCONTRACTUAL

Esta constituida por la liquidacin de los contratos, la cual es una herramienta necesaria
para el ajuste final de las cuentas derivadas de la ejecucin de los mismos.

La liquidacin de un contrato es un "ajuste final de cuentas" con el fin de:

Establecer las obligaciones contractuales cumplidas.
Determinar el valor real ejecutado.
Declarar a paz y salvo a las partes de un contrato.

Para la liquidacin de contratos en la Universidad de Antioquia, es importante tener en
cuenta que:

Slo se liquidan aquellos contratos cuya ejecucin o cumplimiento se prolonguen
en el tiempo y los que termine de manera unilateral la Universidad.

La liquidacin unilateral de un contrato, se hace cuando no se logra un acuerdo
entre las partes y se hace mediante una resolucin debidamente sustentada o
motivada por parte del ordenador respectivo.

La liquidacin se hace de mutuo acuerdo entre las partes, en el tiempo pactado en
el contrato. Si no se pact nada en particular se debe hacer dentro de los dos
meses siguientes al vencimiento del plazo del mismo o de la expedicin de la
resolucin que dispuso la terminacin.

La competencia para liquidar un contrato es exclusiva de quien lo firm en nombre
de la Universidad y del contratista.

interventor debe suscribir el acta de liquidacin.

..

37

4. RESPONSABILIDADES
DERIVADAS DE UN INADECUADO
PROCESO CONTRACTUAL

Cules son las responsabilidades que debe asumir un funcionario pblico al actuar de
manera inadecuada en un proceso contractual?

OBJETIVO

Reflexionar sobre el comportamiento tico que se debe tener en todo proceso contractual
para evitar responsabilidades que puedan vulnerar y comprometer la imagen de la
Universidad y generar sanciones para el funcionario pblico.

La Carta Poltica Colombiana, dispone que todos los servidores pblicos
son responsables por:

-La infraccin de la Constitucin y de la Ley.
-La omisin o extralimitacin en el ejercicio de sus funciones.

Todas las personas que participan en los procesos contractuales de la
Universidad deben acoger y cumplir todos los requerimientos legales y
estatutarios.

El desconocimiento u omisin de alguno de los requerimientos del proceso
de contratacin en la Universidad puede generarle a los funcionarios
pblicos involucrados en el mismo, responsabilidad de tipo:

-Fiscal
-Disciplinario
-Penal
-Patrimonial

..

38

4.1 RESPONSABILIDAD FISCAL

Se presenta cuando un servidor de la Universidad, cause un dao patrimonial a la
Institucin, como consecuencia de una conducta intencional o negligente, o una
omisin en el trmite de un contrato.

Se considera dao patrimonial: la disminucin, la prdida, el uso indebido o deterioro
de los recursos de la Institucin.

Si la Contralora, despus de realizar la investigacin, comprueba la responsabilidad, dicta
un fallo que obliga al funcionario pblico responsable a cancelar una determinada suma de
dinero, con el fin de resarcir o compensar los daos causados a la Universidad. Para
efectos de este pago, se puede ordenar el embargo de todos los bienes de la persona
responsable.

Es importante anotar que en cualquier momento del proceso investigativo es posible cerrar
el caso, siempre y cuando se demuestre que el hecho no existi, que no caus dao a la
Universidad o que el dao investigado ha sido resarcido o cancelado en su totalidad.

4.2 RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA

Existe responsabilidad disciplinaria, cuando por el inadecuado trmite de los contratos, por
accin u omisin, se incumplan los deberes sealados en la ley, y los estatutos de la
Universidad.

En caso de comprobar la
responsabilidad de funcionario
pblico, se procede a imponer
la respectiva sancin de
acuerdo a la levedad o
gravedad de la falta.

..

39

Se exime de responsabilidad
disciplinaria, cuando se
demuestre entre otras razones,
que el funcionario pblico obr:

4.3 RESPONSABILIDAD PENAL

El Cdigo Penal de nuestro pas, establece tres delitos relacionados con la indebida
celebracin de contratos:

Violacin al rgimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades.
Inters indebido en la celebracin de contratos.
Contrato sin cumplimiento de requisitos legales

La Justicia Penal, despus de comprobar las responsabilidades, impone la sancin
penal, que puede ser pena de prisin y/o multas.

4.4 RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL

Cuando la Universidad sea condenada a la reparacin patrimonial de los daos causados
como consecuencia de la conducta intencional o negligente de un servidor suyo,
ste debe responder por el dinero cancelado por nuestra Institucin.

Para ello, la Universidad debe adelantar una accin judicial, para que un juez de la
Repblica declare dicha responsabilidad y exija el pago de una determinada suma de
dinero. Esto, es lo que se conoce como responsabilidad patrimonial del servidor publico:
responde con su patrimonio.

Septiembre de 2012

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