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Tirando o Mximo
Proveito dos Intervalos
Mais do que executar tarefas de entrada de dados,
voc provavelmente passa, de alguma forma, a
maior parte do tempo no Excel trabalhando com
intervalos. Seja copiando, movendo, formatando,
nomeando ou preenchendo-os, os intervalos so uma
grande parte das operaes do dia a dia do Excel. E
por que no? Afnal, trabalhar com um intervalo de
clulas muito mais fcil do que trabalhar com cada
clula individualmente. Por exemplo, suponhamos
que voc queira saber a mdia de uma coluna de
nmeros que vai de B1 a B30. Voc poderia digitar
todas as 30 clulas como argumentos na funo
MDIA(AVERAGE), mas provavelmente voc tem
uma vida longe da tela do computador. Digitar
=MDIA(B1: B30) , com certeza, a forma mais rpida
e provavelmente mais precisa de fazer isso.
Em outras palavras, intervalos economizam tempo e
evitam o desgaste dos seus dedos. No entanto, h mais
sobre intervalos que isso. Os intervalos so ferramentas
poderosas que podem liberar o poder oculto do Excel.
Assim, quanto mais voc souber sobre os intervalos,
mais aproveitar do seu investimento em Excel,
principalmente quando se trata de criao de frmulas.
Esse captulo vai alm da rotina de intervalos e mostra
algumas tcnicas para o pleno aproveitamento das
capacidades de intervalo do Excel.
Tcnicas Avanadas de Seleo
de Intervalo
medida que trabalha com o Excel, voc encontrar
trs situaes em que precisar selecionar um
intervalo de clula:
Quando um campo de caixa de dilogo exige
uma entrada de intervalo.
Ao digitar um argumento de funo.
Antes de selecionar um comando que utiliza uma
entrada de intervalo.
Em um campo da caixa de dilogo ou argumento
de funo, a forma mais direta de selecionar um
N E S T E C A P T U L O
Tcnicas Avanadas de Seleo
de Intervalo 5
Entrada de Dados em um Intervalo 13
Preenchendo um Intervalo 14
Utilizando a Ala de Preenchimento 14
Criando uma Srie 17
Cpia Avanada de Intervalo 18
Excluindo um Intervalo 22
Aplicando Formatao
Condicional a um Intervalo 22
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6 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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intervalo inserir as coordenadas do intervalo manualmente. Isso pode ser feito ao digitar
o endereo da clula superior esquerda (chamada de clula ncora), seguido por um sinal de
dois pontos e, ento, o endereo da clula inferior direita. Para usar esse mtodo, voc precisa
conseguir ver o intervalo que deseja selecionar ou saber com antecedncia as coordenadas
do intervalo que voc quer. Como muitas vezes no esse o caso, a maioria das pessoas no
digita as coordenadas do intervalo diretamente; em vez disso, selecionam intervalos usando o
mouse ou o teclado.
Esse captulo assume que voc conhece as tcnicas bsicas e comuns de seleo de intervalo.
Portanto, as prximas sees mostram algumas tcnicas avanadas que podem facilitar e
acelerar as tarefas de seleo.
Truques de Seleo de Intervalo com o Mouse
Tenha em mente estas tcnicas teis ao usar um mouse para selecionar um intervalo:
Ao selecionar um intervalo retangular contguo, se voc selecionar o canto inferior direito
errado, o seu intervalo ser muito grande ou muito pequeno. Para corrigi-lo, mantenha
pressionada a tecla Shift e clique na clula inferior direita correta. O intervalo se ajustar
automaticamente.
Depois de selecionar um intervalo grande, voc no consegue mais ver a clula ativa
porque pode ter descido a barra de rolagem e a fez sumir da tela. Se precisar ver a clula
ativa antes de continuar, voc pode usar as barras de rolagem para exibi-la ou pressionar
Ctrl + Backspace.
Voc pode utilizar o modo Estender Seleo do Excel como um mtodo alternativo ao
uso do mouse para selecionar um intervalo retangular contguo. Clique na clula superior
esquerda do intervalo que deseja selecionar, pressione F8 para ativar o modo Estender
Seleo (Extend Selection) (que exibido na barra de status como Estender Seleo), e,
em seguida, clique na clula inferior direita do intervalo. O Excel selecionar o intervalo
inteiro. Pressione F8 novamente para desativar o modo Estender Seleo.
Se as clulas com as quais voc deseja trabalhar estiverem espalhadas por toda a planilha,
voc precisar combin-las em um intervalo no contguo. O segredo para a defnio
de um intervalo no contguo manter pressionada a tecla Ctrl ao selecionar as clulas.
Ou seja, primeiro selecione a clula ou o intervalo que deseja incluir no intervalo no
contguo, clique e mantenha pressionada a tecla Ctrl e selecione as outras clulas ou
intervalos retangulares que deseja incluir no intervalo no contguo.
Ao selecionar um intervalo no contguo, sempre pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl depois de
selecionar a sua primeira clula ou intervalo. Caso contrrio, o Excel incluir a clula ou intervalo selecionado
como parte do intervalo no contguo. Essa ao pode criar uma referncia circular em uma funo se voc estiver
defnindo o intervalo como um dos argumentos da funo.
Se no tiver certeza do que uma referncia circular, consulte Corrigindo Referncias
Circulares, p. 116.
ATENO
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Tcnicas Avanadas de Seleo de Intervalo 7
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Truques para Seleo de Intervalos com o Teclado
O Excel vem com alguns truques para facilitar a seleo de intervalos por meio do teclado ou
tornar esta tarefa muito mais efciente:
Se voc quiser selecionar um intervalo contguo que contm dados, h uma maneira mais
fcil de selecionar o intervalo inteiro. Primeiro, clique na clula superior esquerda do
intervalo e, em seguida, pressione Ctrl + Shift + End.
Se o intervalo selecionado for to grande que todas as clulas no caibam na tela, voc
pode percorrer as clulas selecionadas ativando a tecla Scroll Lock. Quando Scroll Lock
est ativada, pressionar as teclas de seta (ou Page Up e Page Down) faz voc passar pelas
clulas, mantendo a seleo intacta.
Trabalhando com Intervalos 3D
Um intervalo 3D um intervalo selecionado em vrias planilhas. Esse um conceito
poderoso, pois signifca que possvel selecionar um intervalo de duas ou mais planilhas e
depois inserir os dados, aplicar a formatao ou dar um comando e a operao afetar todos
os intervalos simultaneamente. Isso til quando voc est trabalhando com um modelo de
vrias planilhas nas quais alguns ou todos os rtulos so os mesmos. Por exemplo, em uma
pasta de clculo de despesas, na qual cada planilha detalha as despesas a partir de uma diviso
diferente ou departamento, voc pode querer que o rtulo Despesas aparea na clula A1
em cada planilha.
Para criar um intervalo 3D, voc precisa primeiro agrupar as planilhas com as quais deseja
trabalhar. Para selecionar vrias planilhas, utilize qualquer uma das seguintes tcnicas:
Para selecionar planilhas adjacentes, clique na guia da primeira planilha, mantenha
pressionada a tecla Shift e clique na guia da ltima planilha.
Para selecionar as planilhas no adjacentes, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique na
guia de cada planilha que deseja incluir no grupo.
Para selecionar todas as planilhas em uma pasta de trabalho, clique com o boto
direito do mouse em qualquer guia da planilha e clique no comando Selecionar
Todas as Planilhas.
Quando voc tiver selecionado as suas planilhas, cada guia realada e [Grupo] aparece na
barra de ttulo da pasta de trabalho. Para desagrupar as planilhas, clique em uma guia que
no est no grupo. Outra possibilidade para fazer isso clicar com o boto direito em uma
das guias do grupo e selecionar o comando Desagrupar Planilhas no menu de atalho.
Com as planilhas agrupadas, voc pode criar um intervalo 3D ativando qualquer uma das
planilhas agrupadas e, em seguida, selecionando um intervalo. O Excel seleciona as mesmas
clulas em todas as outras planilhas do grupo.
Voc tambm pode digitar em um intervalo 3D manualmente quando, digamos, estiver
digitando uma frmula. Esse o formato geral de uma referncia 3D:
Primeira Planilha: Ultima Planilha! CantoSE:CantoID
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8 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Aqui, Primeira Planilha o nome da primeira planilha no intervalo 3D, Ultima Planilha o
nome da ltima e CantoSE e CantoID defnem o intervalo da clula com a qual voc deseja
trabalhar em cada planilha. Por exemplo, para especifcar um intervalo A1:E10 nas planilhas
Plan1, Plan2 e Plan3, use a seguinte referncia:
Plan1: Plan3!A1:E10
Depois que terminar o intervalo 3D, no se esquea de desagrupar as planilhas para que voc no sobrescreva os
dados acidentalmente ou faa outras alteraes inadvertidamente nas planilhas agrupadas.
Normalmente, as referncias 3D so utilizadas em funes de planilhas que as aceitam. Essas
funes incluem MDIA(), CONT.NM(), CONT.VALORES(), MXIMO(), MN(), PRODUTO(), DESVPAD.A(),
DESVPAD.P(), SOMA(), VAR.A() e VARP.P(). (Voc aprender sobre todas essas funes e muitas outras
na Parte 2, Tirando proveito do poder das funes.)
Selecionando um Intervalo usando Ir Para
Para intervalos muito grandes, o comando Ir Para do Excel muito til. Esse comando
geralmente utilizado para pular para uma clula especfca ou um nome de intervalo. Os
passos a seguir mostram como explorar esse poder de selecionar um intervalo:
1. Selecione a clula superior esquerda do intervalo.
2. Selecione Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Ir Para (ou pressione F5 ou Ctrl+G). A
caixa de dilogo Ir Para aparece, como exibido na Figura 1.1.
Figura 1.1
Utilize a caixa de dilogo Ir Para a fm
de selecionar um intervalo maior.
3. Utilize a caixa de texto Referncia para digitar o endereo da clula do canto inferior
direito do intervalo.
ATENO
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Tcnicas Avanadas de Seleo de Intervalo 9
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Voc tambm pode selecionar um intervalo usando Ir Para digitando as coordenadas do intervalo na caixa de
texto Referncia.
4. Mantenha a tecla Shift pressionada e clique em OK. O Excel seleciona o intervalo.
Outra forma de selecionar intervalos muito grandes escolher Exibio, Zoom e selecionar uma opo na caixa
de dilogo Zoom, como 50% ou 25%. Outra forma clicar e arrastar o controle deslizante de Zoom na barra
de status, ou manter pressionada a tecla Ctrl e rolar a roda do mouse. Voc pode, em seguida, utilizar esta
visualizao de imagem enormepara selecionar o intervalo.
Utilizando a Caixa de Dilogo Ir Para Especial
Normalmente, voc seleciona as clulas de acordo com sua posio dentro de uma planilha.
No entanto, o Excel inclui um recurso poderoso que permite que voc selecione as clulas de
acordo com o contedo ou outras propriedades especiais. Se voc selecionar Pgina Inicial,
Localizar e Selecionar, Ir para Especial (ou clicar no boto Especial na caixa de dilogo Ir
Para), a caixa de dilogo Ir para Especial aparece, como exibido na Figura 1.2.
Figura 1.2
Utilize a caixa de dilogo Ir Para Especial
para selecionar clulas de acordo com o
contedo de cada uma delas, relaes
de frmulas, entre outros.
Selecionando Clulas por Tipo
A caixa de dilogo Ir Para Especial contm muitas opes, mas somente quatro delas
possibilitam a seleo de clulas de acordo com o tipo de contedo nelas contido. A tabela
1.1 resume essas quatro opes. (As prximas sees discutem outras opes da caixa de
dilogo Ir Para Especial.)
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C
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10 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Tabela 1.1 Opes para selecionar uma clula por tipo
Opo Descrio
Comentrios Seleciona todos as clulas que contm um comentrio. Voc tambm pode
selecionar Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Comentrios.
Constantes Seleciona todas as clulas que contm constantes dos tipos especifcados em uma
ou mais das caixas de seleo listadas sob a opo Frmulas. Voc tambm pode
selecionar Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Constantes.
Frmulas Seleciona todas as clulas que contm frmulas que produzem resultados dos tipos
especifcados em uma ou mais das quatro caixas de seleo. Voc tambm pode
selecionar Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Frmulas.
Nmeros Seleciona todas as clulas que contm nmeros.
Texto Seleciona todas as clulas que contm texto.
Lgicas Seleciona todas as clulas que contm valores lgicos.
Erros Seleciona todas as clulas que contm erros.
Em branco Seleciona todas as clulas em branco.
Selecionando Clulas Adjacentes
Se voc precisar selecionar clulas adjacentes clula ativa, a caixa de dilogo Ir Para Especial
fornece duas opes. Clique na opo Regio atual para selecionar um intervalo retangular
que inclui clulas no vazias que tocam a clula ativa.
Se a clula ativa for parte de uma matriz, clique na opo Matriz atual para selecionar todas
as clulas na matriz.
Para uma discusso mais aprofundada sobre matrizes do Excel, consulte Trabalhando com
Matrizes, p. 85.
Selecionando Clulas por Diferenas
O Excel tambm possibilita a seleo de clulas por comparao entre linhas e colunas de
dados, selecionando as clulas que so diferentes. Os passos a seguir mostram como fazer isso:
1. Selecione as linhas ou colunas que deseja comparar. (Certifque-se de que a clula ativa
est na linha ou coluna com os valores comparados que voc quer utilizar.)
2. Abra a caixa de dilogo Ir Para Especial e clique em uma das seguintes opes:
Diferenas por linha Esta opo utiliza os dados nas colunas da clula ativa como os
valores de comparao. O Excel seleciona as clulas das linhas correspondentes que so
diferentes.
Diferenas por coluna Esta opo utiliza os dados nas linhas da clula ativa como os
valores de comparao. O Excel seleciona as clulas das colunas correspondentes que
so diferentes.
3. Clique em OK.
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Tcnicas Avanadas de Seleo de Intervalo 11
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Por exemplo, a Figura 1.3 mostra um intervalo selecionado de nmeros. Os valores na
coluna B so os nmeros do oramento atribudos a todas as divises da empresa; os valores
na coluna C e D so os nmeros atuais alcanados pela Diviso Leste e Diviso Oeste,
respectivamente. Em outras palavras, voc quer comparar os nmeros nas colunas C e E com
os nmeros na coluna B e selecionar os nmeros nas colunas C e D que so diferentes. Como
voc est comparando linhas de dados, selecione a opo Diferena por Linha na caixa de
dilogo Ir Para Especial. A Figura 1.4 mostra os resultados.
Figura 1.3
Antes de usar o recurso Ir Para Especial
que compara linhas (ou colunas) de
dados, selecione todo o intervalo de
clulas envolvido na comparao.
Figura 1.4
Depois de executar a opo Diferenas
por Linha, o Excel mostra as linhas nas
colunas C e D, que so diferentes dos
valores na coluna B.
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12 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Selecionando Clulas por Referncia
Se uma clula contm uma frmula, o Excel defne os precedentes da clula como aquelas
clulas a que a frmula se refere. Por exemplo, se a clula A4 contm a frmula = SOMA(A1: A3),
as clulas A1, A2 e A3 sero os precedentes da clula A4. Um precedente direto uma clula
referenciada explicitamente na frmula. No exemplo anterior, A1, A2 e A3 so precedentes
diretos de A4. Um precedente indireto uma clula referenciada por um precedente. Por
exemplo, se a clula A1 contiver a frmula = B3*2, a clula B3 ser um precedente indireto
da clula A4.
O Excel tambm defne os dependentes de uma clula como as clulas com uma frmula que
se refere clula. No exemplo anterior, a clula A4 seria um dependente da clula A1. Como
acontece com os precedentes, os dependentes podem ser diretos ou indiretos.
Pense nos dependentes desta forma: o valor que aparece na clula A4 depende do valor que inserido
na clula A1.
A caixa de dilogo Ir Para Especial possibilita a seleo de precedentes e dependentes,
conforme descrito abaixo:
1. Selecione o intervalo com o qual deseja trabalhar.
2. Abra a caixa de dilogo Ir Para Especial.
3. Clique na opo Precedentes ou Dependentes.
4. Clique na opo Somente diretos para selecionar somente os precedentes ou dependentes
diretos. Se voc precisar selecionar ambos, precedentes e dependentes diretos e indiretos,
clique na opo Todos os nveis.
5. Clique em OK.
Outras Opes do Ir Para Especial
A caixa de dilogo Ir Para Especial inclui mais algumas opes para ajudar nas tarefas de
seleo de intervalo:
Opo Descrio
ltima clula Seleciona a ltima clula na planilha (isto , o canto inferior direito) que contm
dados ou formatao.
Somente clulas
visveis
Seleciona somente as clulas no ocultas.
Formatos
condicionais
Seleciona somente as clulas que contm formatao condicional. (Voc tambm
pode selecionar Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Formatao Condicional).
Validao de
dados
Seleciona as clulas que contm regras de validao de dados. (Tambm possvel
selecionar Pgina Inicial, Localizar e Selecionar, Validao de Dados). Se voc
clicar em Tudo, o Excel selecionar todas as clulas com regra de validao de
dados. Se voc clicar em Mesmos, o Excel selecionar todas as clulas que possuem
a mesma regra de validao que a da clula atual.
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Entrada de Dados em um Intervalo 13
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Para aprender mais sobre formatao condicional, consulte Aplicando Formatao Condicional a
um Intervalo, p. 22.
Para aprender sobre validao de dados, consulte Aplicando Regras de Validao de Dados a
Clulas, p. 98.
Teclas de Atalho para Seleo pelo Recurso Ir Para
A tabela 1.2 lista as teclas de atalho que podem ser utilizadas para executar muitas das
funes da caixa de dilogo Ir Para Especial.
Tabela 1.2 Teclas de atalho para selecionar precedentes e dependentes
Tecla de atalho Seleciona
Ctrl+* Regio atual
Ctrl+/ Matriz atual
Ctrl+\ Diferenas por linha
Ctrl+| Diferenas por coluna
Ctrl+[ Precedentes diretos
Ctrl+] Dependentes diretos
Ctrl+{ Todos os nveis de precedentes
Ctrl+} Todos os nveis de dependentes
Ctrl+End A ltima clula
Alt+; Clulas visveis
Entrada de Dados em um Intervalo
Se voc j souber que intervalo utilizar para a entrada de dados, sua chance de poupar algum
tempo e digitao selecionando o intervalo antes de comear. medida que voc digitar os
dados em cada clula, utilize as teclas listadas na tabela 1.3 para navegar pelo intervalo.
Tabela 1.3 Teclas de Navegao para um Intervalo Selecionado
Tecla Resultado
Enter Move uma linha para baixo
Shift+Enter Move uma linha para cima
Tab Move uma coluna para a direita
Shift+Tab Move uma coluna para a esquerda
Ctrl+. (ponto) Move de um canto ao outro no intervalo
Ctrl+Alt+Seta direta Move para o prximo intervalo em uma seleo no contgua
Ctrl+Alt+Seta esquerda Move para o intervalo precedente em uma seleo no contgua
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14 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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A vantagem desta tcnica que a clula ativa nunca sai do intervalo. Por exemplo, se voc
pressionar Enter depois de adicionar dados a uma clula na ltima linha do intervalo, a clula
ativa volta para a primeira linha na primeira coluna.
Preenchendo um Intervalo
Se voc precisar preencher um intervalo com um determinado valor ou frmula, o Excel
disponibiliza dois mtodos para fazer isso:
Selecione o intervalo que deseja preencher, digite o valor ou a frmula e pressione
Ctrl+Enter. O Excel preencher todo o intervalo com qualquer dado que voc tenha
digitado na barra de frmulas.
Digite o valor ou frmula inicial, selecione o intervalo que deseja preencher (incluindo
a clula inicial), e selecione Pgina Inicial, Preencher. Em seguida, escolha o comando
apropriado no submenu que aparece. Por exemplo, se estiver preenchendo um intervalo
abaixo da clula inicial, selecione o comando Para Baixo. Se voc selecionou vrias
planilhas, utilize Pgina Inicial, Preencher, Entre Planilhas para preencher o intervalo em
cada planilha.
Pressione Ctrl+D para selecionar Pgina Inicial, Preencher, Para Baixo; pressione Ctrl+R para selecionar Pgina
Inicial, Preencher, Para a Direita.
Utilizando a Ala de Preenchimento
A ala de preenchimento o pequeno quadrado preto no canto inferior direito da clula ou intervalo
ativos. Esta pequena e verstil ferramenta pode fazer muitas coisas teis, incluindo criar uma srie
de valores de texto ou numricos e preencher, limpar, inserir e excluir intervalos. As prximas sees
mostram como usar a ala de preenchimento para realizar cada uma dessas operaes.
Utilizando o Autopreenchimento para Criar Sries Numricas e de Texto
As planilhas utilizam frequentemente a srie de texto (como: janeiro, fevereiro, maro ou
domingo, segunda-feira, tera-feira) e sries numricas (como: 1, 3, 5, ou 2009, 2010, 2011).
Em vez de inserir essas sries manualmente, voc pode usar a ala de preenchimento para
cri-las automaticamente. Esta funcionalidade til chamada de Autopreenchimento. Os
passos a seguir ilustram como ela funciona:
1. Para uma srie de texto, selecione a primeira clula do intervalo que deseja utilizar e digite
o valor inicial. Para uma srie numrica, digite os dois primeiros valores e, em seguida,
selecione ambas as clulas.
2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a ala de preenchimento. O ponteiro muda para um
sinal de adio (+).
3. Clique e arraste o ponteiro do mouse at a borda cinza compreender o intervalo que deseja
preencher. Se voc no tiver certeza de onde parar, fque de olho no valor da caixa que
aparece ao lado do ponteiro do mouse e exibe o valor da srie da ltima clula selecionada.
4. Solte o boto do mouse. O Excel preenche o intervalo com a srie.
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Utilizando a Ala de Preenchimento 15
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Ao soltar o boto do mouse depois de usar o Autopreenchimento, o Excel no s preenche a
srie, mas tambm exibe a marcao inteligente Opes de Autopreenchimento. Para ver as
opes, mova o ponteiro do mouse sobre a marcao inteligente e clique na seta apontando
para baixo para exibir a lista. As opes que voc v dependem do tipo de srie criada. No
entanto, normalmente sero apresentadas, pelo menos, as quatro opes a seguir:
Copiar clulas Clique nesta opo para preencher o intervalo copiando a clula ou
clulas originais.
Preencher srie Clique nesta opo para obter a srie de preenchimento padro.
Preencher formatao somente Clique nesta opo para aplicar somente a
formatao da clula original ao intervalo selecionado.
Preencher sem formatao Clique nesta opo para preencher o intervalo com os
dados da srie, mas sem a formatao da clula original.
Para mais detalhes sobre algumas das opes de Autopreenchimento que voc pode encontrar,
consulte a seo Criando uma Srie, mais adiante nesse captulo.
A fgura 1.5 mostra vrias sries criadas com a ala de preenchimento. As clulas sombreadas
so os valores de preenchimento iniciais. Em particular, observe que o Excel aumenta qualquer
valor de texto que inclui um componente numrico, como Trimestre 1 (ver coluna E) e Cliente
1001 (ver coluna F).
Figura 1.5
Algumas sries de exemplo criadas
com a ala de preenchimento. As
entradas sombreadas so os valores
de preenchimento iniciais.
Mantenha as seguintes informaes em mente quando utilizar a ala de preenchimento
para criar sries:
Clicar e arrastar a ala para baixo ou para a direita aumenta os valores. Clicar e arrastar a
ala para cima ou para a esquerda diminui os valores.
A ala de preenchimento reconhece as abreviaturas padro, tais como Jan (janeiro) e
Dom (domingo).
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16 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Para variar o intervalo da srie para uma srie de texto, digite os dois primeiros valores
da srie e, em seguida, selecione-os antes de clicar e arrastar. Por exemplo, inserir 1 e 3
produz a srie 1
a
, 3
a
, 5
a
, e assim por diante.
Se voc utilizar trs ou mais nmeros como os valores iniciais para a srie da ala de
preenchimento, o Excel cria uma linha mais adequada ou uma linha de tendncia.
Para aprender mais sobre como usar o Excel para anlise de tendncia, consulte Utilizando
Regresso para Rastrear Tendncias e Fazer Previses, p. 363.
Criando uma Lista de Autopreenchimento Personalizada
Como visto nas sees anteriores, o Excel reconhece certos valores, como janeiro, domingo,
1 trimestre, como parte de uma lista maior. Ao arrastar a ala de preenchimento de uma
clula que contm um desses valores, o Excel preenche as clulas com a srie adequada. No
entanto, voc no est limitado a algumas listas que o Excel reconhece como adicionais. Em
vez disso, est livre para defnir suas prprias listas de autopreenchimento, como descrito
nas etapas a seguir:
1. Selecione Arquivo, Opes para exibir a caixa de dilogo, Opes do Excel.
2. Clique em Avanado e, em seguida, em Editar Listas Personalizadas... para abrir a caixa
de dilogo Listas Personalizadas.
3. Na caixa Listas Personalizadas, clique em NOVA LISTA. Um ponto de insero aparece
na caixa Entradas da lista.
4. Digite um item a partir da sua lista na caixa Entradas da lista e pressione Enter. Repita
esse passo para cada item. (Certifque-se de que adicionou os itens na ordem na qual
deseja que eles apaream na srie.) A fgura 1.6 mostra um exemplo.
Figura 1.6
Utilize a guia Listas Personalizadas
para criar suas prprias listas que
o Excel pode preencher de forma
automtica usando o recurso de
Autopreenchimento.
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Criando uma Srie 17
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5. Clique em Adicionar para adicionar a lista caixa Listas Personalizadas.
6. Clique em OK e, em seguida, em OK novamente para retornar planilha.
Se voc precisar excluir uma lista personalizada, selecione-a na caixa Listas Personalizadas e, em seguida, clique
em Excluir.
Se voc j tem a lista em um intervalo da planilha, no perca tempo inserindo cada item manualmente. Em
vez disso, ative a caixa Importar Listas das Clulas e digite uma referncia para o intervalo. Voc pode digitar a
referncia ou selecionar as clulas diretamente na planilha. Clique no boto Importar para adicionar a lista
caixa Listas Personalizadas.
Preenchendo um Intervalo
Voc pode usar a ala de preenchimento para preencher um intervalo com um valor ou uma
frmula. Para fazer isso, digite as frmulas ou valores iniciais, selecione os valores ou frmulas
e, depois, clique e arraste a ala de preenchimento sobre o intervalo de destino. (Estou
supondo aqui que os dados que voc est copiando no vo criar uma srie.) Ao soltar o
boto do mouse, o Excel preencher o intervalo. Observe que, se a clula inicial contiver uma
frmula com referncias relativas, o Excel ajusta as referncias nesse sentido. Por exemplo,
suponha que a clula inicial contenha a frmula =A1. Se voc preencher abaixo, a prxima
clula ir conter a frmula =A2, a prxima ir conter =A3 e assim por diante.
Para informaes sobre referncias relativas, consulte Entendendo o Formato de Referncia
Relativa, p. 60.
Criando uma Srie
Em vez de usar a ala de preenchimento para criar uma srie, voc pode usar o comando
Srie do Excel para ter um pouco mais de controle sobre o processo por inteiro. Siga
os passos abaixo:
1. Selecione a primeira clula que deseja utilizar para a srie e insira o valor inicial. Se voc
desejar criar uma srie a partir de um padro particular (como, por exemplo, 2, 4, 6 e
assim por diante), preencha as clulas sufcientes para defnir o padro.
2. Selecione o intervalo inteiro que deseja preencher.
3. Selecione Pgina Inicial, Preencher, Srie. O Excel exibe a caixa de dilogo Srie, como
exibido na fgura 1.7.
4. Clique em Linhas para criar a srie nas linhas iniciando da clula ativa ou clique em
Colunas para criar a srie nas colunas.
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18 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Figura 1.7
Utilize a caixa de dilogo Srie para
defnir as sries que deseja criar.
5. Use o grupo Tipo para clicar no tipo de srie que deseja. H as seguintes opes:
Linear Esta opo encontra o prximo valor da srie adicionando o valor do
passo (ver passo 7) ao valor precedente na srie.
Crescimento Esta opo encontra o prximo valor da srie multiplicando o valor
precedente pelo valor do passo.
Data Esta opo cria uma srie de datas com base na opo selecionada no
grupo Unidade de data, tais como Dia, Dia da semana, Ms ou Ano.
Autopreenchimento Esta opo trabalha de forma muito parecida com a da ala de
preenchimento. Voc pode us-la para ampliar um padro numrico
ou uma srie de texto, como, por exemplo, Trim.1, Trim.2, Trim.3.
Se voc deseja ampliar uma tendncia de srie, ative a caixa de dilogo Tendncia. Voc
pode usar esta opo somente com os tipos de srie Linear ou Crescimento.
6. Se escolher um tipo de srie Linear, Crescimento ou Data, digite um nmero na caixa
Incremento. Esse nmero o que o Excel utiliza para aumentar cada valor na srie.
7. Para estabelecer um limite para a srie, insira um nmero apropriado na caixa Limite.
8. Clique em OK. O Excel preencher a srie e reexibir a planilha.
A Figura 1.8 mostra alguns exemplos de sries de coluna. Note que a srie Crescimento
termina na clula C12 (valor 128) porque o prximo termo na srie (256) maior do que o
valor limite de 250.
A srie Dia preenche o intervalo com cada segunda data (porque o valor do incremento 2).
A srie Dia da Semana um pouco diferente: as datas so sequenciais, mas os fns de
semana so excludos.
Cpia Avanada de Intervalo
As tcnicas padro de cpia de intervalo do Excel (por exemplo, escolher Pgina Inicial,
Copiar ou pressionar Ctrl+C e, em seguida, escolher Pgina Inicial, Colar ou pressionar
Ctrl+V) normalmente copiam todo o contedo de cada clula em um intervalo: o valor ou
frmula, a formatao e quaisquer comentrios anexados. Se preferir, voc tambm pode
pedir ao Excel para copiar somente alguns desses atributos ou transpor linhas e colunas. Alm
disso, tambm possvel combinar os intervalos de fonte e destino aritmeticamente.
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Cpia Avanada de Intervalo 19
1
Figura 1.8
Alguns exemplos de sries
de colunas geradas com o
comando Srie.
Tudo isso possvel com o comando Colar Especial do Excel. Essas tcnicas so destacadas
nas trs prximas sees.
Copiando Atributos das Clulas Selecionadas
Ao reorganizar uma planilha, possvel economizar tempo combinando os atributos das
clulas. Por exemplo, se precisar copiar vrias frmulas para um intervalo, mas no quer
estragar a formatao existente, voc poder pedir ao Excel para copiar somente as frmulas.
Se desejar copiar somente os atributos da clula selecionada, siga estes passos:
1. Selecione e, ento, copie o intervalo com o qual deseja trabalhar.
2. Selecione o intervalo de destino.
3. Escolha Pgina Inicial, exiba no menu Colar e, em seguida, selecione Colar Especial. O
Excel exibe a caixa de dilogo Colar Especial, como exibido na Figura 1.9.
Figura 1.9
Utilize a caixa de dilogo Colar
Especial para selecionar os atributos
das clulas que voc deseja copiar.
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20 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
1
Voc tambm pode exibir a caixa de dilogo Colar Especial, pressionando Ctrl+Alt+V ou clicando com o boto
direito do mouse no intervalo de destino e selecionando Colar Especial no menu de atalho.
4. No grupo Colar, clique no atributo que deseja colar no intervalo de destino:
Tudo Cola todos os atributos de clula do intervalo fonte.
Frmulas Cola somente as frmulas de clula (voc tambm pode selecionar
Pgina Inicial, Colar, Frmulas).
Valores Converte as frmulas de clula em valores e cola somente os valores
(voc tambm pode selecionar Pgina Inicial, Colar, Colar Valores).
Formatos Cola somente a formatao da clula.
Comentrios Cola somente os comentrios da clula.
Validao Cola somente as regras de validao da clula.
Todos usando tema da
origem
Cola todos os atributos da clula e, em seguida, formata o intervalo
copiado usando o tema aplicado ao intervalo copiado.
Tudo, exceto bordas Cola todos os atributos da clula, exceto a formatao das bordas da
clula (voc tambm pode selecionar Pgina Inicial, Colar, Sem Bordas).
Largura da coluna Altera a largura das colunas de destino para coincidir com as
larguras das colunas de origem. Nenhum dado colado.
Frmulas e formatos de
nmero
Cola as frmulas e formatao numrica da clula.
Valores e formatos de
nmero
Converte as frmulas da clula em valores e cola somente os valores
e os formatos numricos.
Todos os formatos
condicionais de mesclagem
Cola todos os atributos da clula e mescla a formatao condicional
a partir dos intervalos de destino e de origem.
5. Se voc no quiser que o Excel cole quaisquer clulas em branco includas na seleo,
selecione a caixa de seleo Ignorar em branco.
6. Se voc quiser colar somente as frmulas que confguram as clulas de destino para serem
iguais aos valores das clulas de origem, clique em Colar Vnculo. (Por exemplo, se a
clula de origem for A1, o valor da clula de destino ser defnido para a frmula =$A$1.)
Do contrrio, clique em OK para colar o intervalo.
Combinando Origem e Destino Aritmeticamente
O Excel permite combinar dois intervalos aritmeticamente. Por exemplo, suponhamos
que voc tenha uma srie de constantes que deseja duplicar. Em vez de criar frmulas que
multiplicam cada clula por 2 (ou, pior ainda, duplicando cada clula manualmente), voc
pode criar uma srie de mesmo tamanho que no leva nem 2 segundos. Em seguida, voc
pode combinar esse intervalo novo com o antigo e pedir ao Excel para multiplic-lo. Os
passos a seguir mostram como fazer isso:
1. Selecione o intervalo de destino. (Certifque-se de que o intervalo de destino possui o
mesmo formato que o intervalo de origem.)
2. Digite a constante que deseja utilizar e, em seguida, pressione Ctrl+Enter. O Excel
preenche o intervalo de destino com o nmero que voc inseriu.
D
I
C
A
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Cpia Avanada de Intervalo 21
1
3. Selecione e copie o intervalo de origem.
4. Selecione o intervalo de destino novamente.
5. Selecione Pgina Inicial, clique na metade inferior do boto Colar e, em seguida, escolha
Colar Especial para exibir a caixa de dilogo Colar Especial.
6. Utilize as opes a seguir no grupo Operao para clicar no operador aritmtico que
deseja utilizar:
Nenhuma No realiza nenhuma operao.
Adio Adiciona as clulas de destino s clulas de origem.
Subtrao Subtrai as clulas de origem das clulas de destino.
Multiplicao Multiplica as clulas de origem pelas clulas de destino.
Diviso Divide as clulas de destino pelas clulas de origem.
7. Se voc no quiser que o Excel inclua quaisquer clulas em branco na operao, ative a
caixa de seleo Ignorar em branco.
8. Clique em OK. O Excel cola os resultados da operao no intervalo de destino. Note que
os resultados so valores fnais, no frmulas.
Transpondo Linhas e Colunas
Se houver dados na linha que voc preferiria ver nas colunas, e vice-versa, possvel utilizar o
comando Transpor para transpor os dados. Siga os passos abaixo:
1. Selecione e copie as clulas de origem.
2. Selecione o canto superior esquerdo do intervalo de destino.
3. Selecione Pgina Inicial, abra o menu Colar e selecione Transpor. Se voc j estiver com
a caixa de dilogo Colar Especial aberta, ative a caixa de seleo Transpor e, em seguida,
clique em OK. O Excel transpe o intervalo de origem, como exibido na Figura 1.10.
Figura 1.10
Utilize o comando
Transpor para transpor
uma coluna de dados em
uma linha e vice-versa.
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22 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
1
Excluindo um Intervalo
Excluir um intervalo na verdade remove as clulas da planilha. Entretanto, se voc quiser que
as clulas permaneam, mas tambm deseja limpar o contedo ou formatos, voc pode usar o
comando Limpar do Excel, conforme descrito nos passos a seguir:
1. Selecione o intervalo que deseja limpar.
2. Selecione Pgina Inicial, Limpar. O Excel exibe um submenu de comandos Limpar.
3. Selecione Limpar Tudo, Limpar Formatos, Limpar Contedo, Limpar Comentrios ou
Limpar Hiperlinks, conforme sua necessidade.
Para limpar os valores e as frmulas em um intervalo com a ala de preenchimento, voc
pode utilizar qualquer uma das seguintes tcnicas:
Se voc quiser limpar somente os valores e as frmulas em um intervalo, selecione o
intervalo e, em seguida, clique e arraste a ala de preenchimento para o intervalo e sobre
as clulas que deseja limpar. O Excel muda a cor das clulas para cinza medida
que elas so selecionadas. Ao soltar o boto do mouse, o Excel limpa os valores e
frmulas das clulas.
Se voc quiser limpar tudo do intervalo, como valores, frmulas, formatos e comentrios,
selecione o intervalo e, em seguida, mantenha pressionada a tecla Ctrl. Depois, clique e
arraste a ala de preenchimento para o intervalo e sobre cada clula que deseja limpar. O
Excel limpa as clulas quando voc soltar o boto do mouse.
Aplicando Formatao Condicional a um Intervalo
Muitas planilhas de Excel contm centenas de valores de dados. Os demais captulos desse
livro foram desenhados para ajudar voc a entender os grandes conjuntos de dados por meio
da criao de frmulas, da aplicao de funes e da anlise dos dados. No entanto, s vezes,
voc no quer analisar uma planilha. Em vez disso, o que realmente quer so respostas s
perguntas simples, tais como, Que valores das clulas so menores que 0? ou Quais so os
10 principais valores? ou Que valores das clulas esto acima da mdia e quais esto
abaixo da mdia?
Estas perguntas simples no so fceis de responder s olhando para a planilha e quanto
maior for a quantidade de nmeros com a qual voc trabalhar, mais difcil isso vai fcar. Para
ajud-lo a examinar as suas planilhas e responder a estas e outras questes semelhantes, o
Excel permite a aplicao de formatao condicional nas clulas. A formatao condicional
um formato especial que o Excel s aplica s clulas que satisfazem uma condio que o Excel
chama de uma regra. Por exemplo, voc pode mostrar todos os valores negativos em uma
fonte vermelha.
Criando Regras para Realar Clulas
Uma regra de realce de clulas aquela que se aplica a uma formatao para as clulas
que atendam a critrios especifcados. Para criar uma regra de realce de clulas, comece
selecionando Pgina Inicial, Formatao Condicional, Realar Regras das Clulas. O Excel
exibe as seguintes sete opes:
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Aplicando Formatao Condicional a um Intervalo 23
1
Maior do que Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com valores
maiores que o valor especifcado. Por exemplo, se quiser identifcar os representantes de
vendas que aumentaram suas vendas em mais de 10% no ano passado, voc pode criar
uma coluna que calcula a diferena percentual em vendas anuais (veja a coluna D na
fgura 1.11) e aplicar a regra Maior do que para que essa coluna procure por aumentos
superiores a 0,1.
Menor do que Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com valores
inferiores ao valor especifcado. Por exemplo, se quiser reconhecer divises, produtos
ou representantes cujas vendas caram em relao ao ano anterior, voc pode usar esse
comando para procurar pelas diferenas percentuais ou absolutas menores que 0.
Est Entre Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com valores
entre os dois valores especifcados. Por exemplo, se houver uma srie de possibilidades
de investimento de renda fxa em uma planilha e voc s estiver interessado em
investimentos de mdio prazo, pode aplicar esta regra para destacar os investimentos onde
o valor na coluna Prazo (em anos) estiver entre 5 e 10.
Igual a Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com valores iguais
ao valor especifcado. Por exemplo, em uma tabela de estoque de produtos, na qual voc
estiver interessado em produtos que esto atualmente fora de estoque, voc pode aplicar
esta regra para destacar os produtos em que o valor da coluna Disponvel igual a 0.
Texto que Contm Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com
valores de texto que contm o valor de texto especifcado (o que no distingue maiscula/
minscula). Por exemplo, em uma tabela de ttulos, que inclui avaliaes e na qual voc
estiver interessado apenas nos ttulos que so de qualidade mdia-superior ou superior (A,
AA ou AAA), voc pode aplicar esta regra para destacar avaliaes que incluam a letra A.
Note que a opo Texto que Contm no funciona para determinados cdigos de classifcao que incluem A em
classifcaes inferiores, tais como Baa e Ba.
Uma Data que Ocorre Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com
valores de data que satisfazem a condio escolhida: ontem, hoje, amanh, nos ltimos
7 dias, na prxima semana e assim por diante. Por exemplo em uma tabela de dados de
funcionrios que inclui aniversrios, voc pode aplicar esse comando aos aniversrios para
que o Excel procure por aqueles que ocorrem na prxima semana; assim seria possvel
planejar comemoraes de forma mais antecipada.
Valores Duplicados Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com os
valores que aparecem mais de uma vez no intervalo. Por exemplo, se voc tem uma tabela
de nmeros de conta, dois clientes no podem ter o mesmo nmero de conta, ento voc
pode aplicar a regra de valores duplicados a esses nmeros para ter certeza de que eles so
nicos. Tambm possvel formatar clulas com valores exclusivos, valores que aparecem
somente uma vez no intervalo.
Em cada caso, ser exibida uma caixa de dilogo que utilizada para especifcar a condio
e a formatao que voc pretende aplicar s clulas que combinam com a condio. Por
exemplo, a Figura 1.11 mostra a caixa de dilogo Menor do que. Nesse caso, voc est
procurando pelos valores das clulas menores que 0; a Figura 1.12 mostra a planilha com a
formatao condicional aplicada.
N
O
T
A
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24 Captulo 1 Tirando o Mximo Proveito dos Intervalos
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Figura 1.11
No menu Realar Regras das
Clulas, escolha um comando
para exibir a caixa de dilogo para
voc inserir sua condio, como,
por exemplo, a caixa de dilogo
Menor do que exibida aqui.
Figura 1.12
A regra de formatao
condicional exibida na Figura
1.11 aplicada s porcentagens
na Coluna D desta figura.
Criando Regras de Primeiros/ltimos
Uma regra de primeiros/ltimos aquela que se aplica a um formato para as clulas
classifcadas nos primeiros ou ltimos valores em um intervalo. Por exemplo, se voc
estiver trabalhando com itens numricos, a regra primeiros/ltimos pode classifcar os
itens tanto pelo maior quanto pelo menor. Voc pode selecionar primeiro ou ltimo
como um valor absoluto (por exemplo, os 10 primeiros itens) ou como uma porcentagem
(por exemplo, os ltimos 25%) inferior. Voc tambm pode aplicar formatao s clulas
que esto acima ou abaixo da mdia. Para criar uma regra de primeiros/ltimos, comece
selecionando Pgina Inicial, Formatao Condicional, Regras de Primeiros/ltimos. O
Excel exibe as seis opes a seguir:
10 Primeiros Itens Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com
valores que esto classifcados nos primeiros X itens no intervalo, onde X o nmero de
itens que voc quer visualizar o padro 10. Por exemplo, em uma tabela de vendas do
produto, voc poderia usar esta regra para ver os primeiros 50 produtos.
Primeiros 10% Escolha esse comando para aplicar a formatao s clulas com valores
que esto nos primeiros X por cento de itens no intervalo, onde X a porcentagem
que voc quer visualizar o padro 10. Por exemplo, em uma tabela de vendas por
representante de vendas, voc pode reconhecer os seus vendedores de elite aplicando esta
regra para visualizar os representantes que fazem parte dos primeiros 5%.
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