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Sistema Integrado de Gestin

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ELABOR REVIS:

APROB
NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C
CARGO: : Profesional Oficina Asesora
de Planeacin
FECHA: 15/06/2010
NOMBRE: HANS HENKER
CARGO: Jefe Oficina Asesora de
Planeacin
FECHA: 18/06/2010
NOMBRE: BALLESTEROS MEJA MARIO
CARGO: Representante de la Direccin
FECHA: 25/06/2010

Repblica de Colombia
INSTITUTO COLOMBIANO DE
GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION

GEOLOGIA Y MINERIA
INGEOMINAS

MANUAL
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
CONTENIDO

CONTENIDO................................................................................................................................................. 2
INTRODUCCIN........................................................................................................................................... 5
1 OBJETIVO............................................................................................................................................... 6
2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD............................................... 6
2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004.......... 6
2.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION.................................................................... 6
2.3 RESPONSABILIDAD..................................................................................................................... 6
2.4 CONTROL DE CAMBIOS................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
2.5 DISTRIBUCIN ........................................................................................................................... 7
2.6 ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL .............................................. 7
3 EXCLUSIONES....................................................................................................................................... 7
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................................................ 7
5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -
INGEOMINAS................................................................................................................................................ 7
5.1 PRESENTACIN.......................................................................................................................... 7
5.1.1 RESEA HISTRICA............................................................................................................................ 7
5.2 PLAN ESTRATEGICO.................................................................................................................... 8
5.2.1 MISION .............................................................................................................................................. 8
5.2.2 VISION................................................................................................................................................ 8
5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES.......................................................................................................... 8
5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES............................................................................................................. 9
5.2.5 POLITICA DE CALIDAD........................................................................................................................ 9
5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD..................................................................................................................... 9
5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS ............................................................................................................... 9
5.3 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD................................................................................... 10
5.4 ORGANIZACIN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA. ..................................... 10
5.5 NORMOGRAMA....................................................................................................................... 15
5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE INGEOMINAS................................................... 15
5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD MINERA............................... 15
(DECRETO 253 DE 28 DE ENERO DE 2004).......................................................................................................... 15
5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO...................................................................................... 16
5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA................................... 16
5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE ..................................................... 17
5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL.......................................................................... 17
5.6 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................ 18
5.7 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS REQUERIDOS POR LA NORMA NTC GP 1000:2005 ............. 22
6 DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS.................................................................................................. 22
6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS ....................................................................................................... 22
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.......................................................................... 22
6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION INSTITUCIONAL........ 22
6.1.3 PROCESO COMUNICACIN ............................................................................................................. 22
6.2 PROCESOS MISIONALES........................................................................................................... 23
6.2.1 PROCESO SERVICIO AL CLIENTE ...................................................................................................... 23
6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA........................................................... 23
6.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO................................. 23
6.2.4 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL TERRITORIO COLOMBIANO
23
6.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO .................................................................................................. 23
6.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA ............................................................................................. 23
6.2.7 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA............................................................................................. 23
6.2.8 PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS ................................................................................... 24
6.2.9 PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA .......... 24
6.3 PROCESOS DE APOYO.............................................................................................................. 24
6.3.1 PROCESO GESTION TALENTO HUMANO ....................................................................................... 24
6.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS....................................................................................... 24
6.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL ............................................................................... 24
6.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGA Y GESTIN DE LA INFORMACIN................................... 24
6.3.5 PROCESO GESTION DOCUMENTAL ................................................................................................ 24
6.3.6 PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS ............................................................................... 25
6.3.7 PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL.......................................................................................... 25
6.3.8 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL........................................................................................ 25
6.4 INTERACCION DE LOS PROCESOS .............................................................................................. 26
6.4.1 INTERACCION DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS, APOYO Y EVALUACIN Y CONTROL.................. 26
6.4.2 INTERACCION DE LOS PROCESOS MISIONALES (CADENA DE VALOR)............................................. 26
7 POLITICAS DE OPERACIN POR PROCESO............................................................................... 27
7.1 PROCESOS ESTRATEGICOS........................................................................................................ 27
7.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.......................................................................... 27
7.1.2 PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTIN INSTITUCIONAL ....... 28
7.1.3 PROCESO DE COMUNICACIN........................................................................................................ 28
7.2 PROCESOS MISIONALES............................................................................................................ 30
7.2.1 PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE.................................................................................................. 30
7.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA........................................................... 31
7.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL SUBSUELO................................. 32
7.2.4 PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE AMENAZAS GEOLOGICAS............ 33
7.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO:................................................................................................... 35
7.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA.......................................................................................... 35
7.2.7 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA. ............................................................................................ 37
7.2.8 PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA.......... 38
7.2.9 PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLGICO MINEROS ........................................................... 38
7.3 PROCESOS DE APOYO............................................................................................................... 39
7.3.1 PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO.............................................................................. 39
7.3.2 PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................... 39
7.3.3 PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL ............................................................................... 43
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
7.3.4 PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGIAS Y GESTIN DE LA INFORMACION ..................................... 44
7.3.5 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL ............................................................................................ 45
7.3.6 PROCESO DE GESTIN JURIDICA Y LEGAL........................................................................................ 45
7.3.7 PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS....................................................................... 46
7.4 PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL.................................................................................... 49
7.4.1 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL........................................................................................... 49
8 REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI ................................................................................................... 50
9 ANEXOS................................................................................................................................................ 56
10 HISTORIAL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 57

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

INTRODUCCIN

Durante las ltimas dcadas, la calidad y su adecuada gestin se han convertido en el factor competitivo
nmero uno de las organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la
entidad como organizacin moderna, INGEOMINAS ha sentido el compromiso de proveer productos y
servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, por tal razn tom la decisin estratgica de
adoptar un Sistema de Gestin Integrado con enfoque de procesos, utilizando como herramienta los
estndares de calidad establecidos en la Norma NTCGP 1000 y MECI 1000

INGEOMINAS se compromete en suministrar el apoyo necesario para que esta estrategia promueva el
mejoramiento continuo de nuestros resultados y fomente en el personal una actitud permanente de
servicio al cliente, auto gestin y una clara conciencia del impacto que cada persona tiene en los procesos
que componen el Instituto, para ello contar con la participacin activa de cada uno de los funcionarios en
el mantenimiento y la mejora continua de los procesos en los cuales interviene.

El Manual del Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS se encuentra a disposicin de todos
aquellos interesados, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y
compromiso del Instituto.

MARIO BALLESTEROS MEJIA
DIRECTOR GENERAL
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

1 OBJETIVO

Describir el Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, bajo el MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO MECI 1000 la NORMA TECNICA DE CALIDAD PARA LA GESTION PUBLICA NTC GP 1000, la,
NORMA DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL ISO 14001 y la NORMA DEL SISTEMA DE GESTIN
EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS 18001, documentando y comunicando a todos los
servidores pblicos la poltica y objetivos y establecer una gua para la aplicacin de procedimientos en cada
uno de los procesos del Instituto y as lograr la satisfaccin de los requerimientos de las partes interesadas.

2 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD

2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004

El Sistema Integrado de MECI y Calidad se adopta y se crea en INGEOMINAS mediante:

a) Resolucin No. 452 del 11 de Noviembre de 2005 por la cual se adopta el Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2005 en INGEOMINAS.
b) Resolucin No. 086 del 13 de marzo de 2006 por medio de la cual se crea el Sistema de
Gestin de Calidad para el Instituto.
c) Resolucin No. 321 del 27 octubre de 2006 por la cual se conforman los equipos de trabajo del
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y se dictan disposiciones sobre la materia.
d) Resolucin 541 del 14 de diciembre de 2007 por la cual se crean y conforman las instancias para la
implementacin, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestin
de la Calidad y de Desarrollo Administrativo del Instituto.
e) Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de al cual se adoptan el mapa de procesos y
algunos procedimientos del Instituto.

2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

El Sistema de Gestin Institucional de Ingeominas, se ha diseado para cubrir la totalidad de las actividades
misionales del Instituto, las cuales incluyen investigacin geolgica bsica, investigacin y evaluacin de
recursos del subsuelo, evaluacin y monitoreo de amenazas, evaluacin y seguimiento de proyectos para el
fomento de las comunidades mineras, contratacin y fiscalizacin minera del pas, control de las fuentes
radiactivas a nivel nacional y ensayos geolgicos, mineros y nucleares.

Por lo anterior se cubren la totalidad de las actividades estratgicas, de apoyo y de evaluacin y control, ya
que estas son las encargadas de dar cumplimiento a varios requisitos del MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO MECI 1000 y la NORMA TECNICA DE CALIDAD PARA LA GESTION PUBLICA NTC
GP 1000 de INGEOMINAS

2.3 RESPONSABILIDAD

El Manual del Sistema de Gestin Institucional de Calidad y MECI es el documento base para la Gestin
Institucional y por ello su emisin, modificacin, distribucin y control sigue los lineamientos establecidos en
el Procedimiento de Control de Documentos (PR-SGI-CDT-001).
A la Oficina Asesora de Planeacin le corresponde la redaccin del Manual de Calidad con la colaboracin
y apoyo de los responsables del proceso, el contenido del Manual de Calidad es revisado por el jefe de
la Oficina Asesora de Planeacin y de los Jefes de Cada Proceso quienes establecen si el contenido
del mismo se ajusta a las prcticas vigentes del Instituto; La aprobacin del Manual de Calidad le
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
corresponde al Director General quien avala con su firma las disposiciones establecidas en el
documento y autoriza su inmediata distribucin y aplicacin.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobacin es
del Comit Coordinador de Control Interno. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas
dentro del marco de las Revisiones por la Direccin del Sistema de Gestin Institucional MECI y Calidad.

2.4 CONTROL DE CAMBIOS

En el numeral de Historial de cambios se describen las modificaciones realizadas al Manual de Calidad de
INGEOMINAS, el control y registro actualizado es mantenido por el profesional de la Oficina Asesora de
Planeacin para MECI y Calidad.

2.5 DISTRIBUCIN

La distribucin del Manual de Calidad se efectuar de acuerdo con el Procedimiento de Control de
Documentos (PR-SGI-CDT-001). Se encontrar publicado en la herramienta ISOLUCION.

2.6 ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL

El presente Manual de Calidad describe el Sistema Integrado MECI y Calidad de INGEOMINAS de
acuerdo con los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005 y aplica a todo
INGEOMINAS.

3 EXCLUSIONES

En INGEOMINAS no se considera que haya exclusiones a los requisitos de la NTC GP 1000

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma NTCGP 1000: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000
Norma del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001
Norma del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001

5 SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA -
INGEOMINAS

5.1 PRESENTACIN

5.1.1 RESEA HISTRICA

INGEOMINAS tiene su origen en 1916, cuando se cre y organiz la Comisin Cientfica Nacional, a la que
se le encomend realizar la cartografa geolgica, la exploracin de los recursos minerales y el estudio del
subsuelo. Este organismo fue reemplazado en 1940 por el Servicio Geolgico Nacional, al cual
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
se le anex en 1953 la Planta Metalrgica de Medelln y los Laboratorios de Fomento Minero de Pasto e
Ibagu, y adopt en ese momento el nombre de Instituto Geolgico Nacional.

A partir de 1968, con la reforma administrativa del pas, la entidad asumi las funciones correspondientes al
Inventario Minero Nacional y al Laboratorio Qumico Nacional creado en 1928 y se constituy en el Instituto
Nacional de Investigaciones Geolgico Mineras, INGEOMINAS. Como consecuencia de la erupcin del
Volcn Nevado del Ruiz en 1985 le asignaron las funciones de monitoreo y vigilancia de los volcanes del
pas, el estudio de las amenazas y de los riesgos naturales; para tal efecto se cre el Observatorio
Vulcanolgico de Manizales y posteriormente, los de Pasto y Popayn. En 1991 el Gobierno Nacional
organiza el Sistema de Ciencia y Tecnologa, en cuyo marco se reestructura el Instituto inicia su proceso de
modernizacin y asume el nombre de Instituto de Investigaciones en Geociencias, Minera y Qumica,
conservndose la sigla INGEOMINAS. En 1998 se le encomiendan al INGEOMINAS algunas funciones del
Instituto de Ciencias Nucleares y Energas Alternativas (INEA) luego de su liquidacin, entre ellas las
relacionadas con los minerales y materiales nucleares y radiactivos y las fuentes no convencionales de
energa. El Decreto 1129 del 29 de junio de 1999 reestructura el INGEOMINAS y asume el nombre de
Instituto de Investigacin e Informacin Geocientfica, Minero- Ambiental y Nuclear, es reconocida como la
entidad responsable de generar la informacin bsica para el conocimiento geocientfico y aprovechamiento
del subsuelo del territorio colombiano. Mediante los decretos 2656 y 2657 del 24 de diciembre de 1999 se
estableci la estructura del Instituto y la planta de personal, respectivamente. La ltima reestructuracin de
INGEOMINAS se realiz el 28 de enero de 2004 dndole como objeto realizar la exploracin bsica para el
conocimiento del potencial de recursos y restricciones inherentes a las condiciones geolgicas del subsuelo
del territorio colombiano; promover la exploracin y explotacin de los recursos mineros de la Nacin y
participar, por delegacin, en actividades relacionadas con la administracin de dichos recursos. En lo
sucesivo la entidad se denominar Instituto Colombiano de Geologa y Minera y continuar utilizando la sigla
INGEOMINAS. Dicha reestructuracin se realiza mediante el decreto 252 de enero 28/04 y con el decreto
253 de la misma fecha modifica su planta de personal. Mediante el Decreto 3577 de 29 de octubre 2004 se
modifican algunas de las funciones del decreto 252 y se agregan funciones de Salvamento Minero, Modifica
la conformacin del Consejo Directivo y se elimina la Subdireccin de Administracin de Recursos y se
adiciona la Oficina Asesora Jurdica.

5.2 PLAN ESTRATEGICO

5.2.1 MISION

Contribuir al desarrollo econmico y social del pas a travs de la exploracin y el conocimiento del suelo
y subsuelo del territorio nacional, la evaluacin y el monitoreo de las amenazas geolgicas, la
promocin y eficiente administracin de los recursos minerales y del control del uso de los materiales
radiactivos, atendiendo oportunamente las necesidades y los requerimientos de nuestros usuarios.

5.2.2 VISION

INGEOMINAS ser reconocido como lder en el suministro de informacin del suelo y subsuelo
Colombiano y en la administracin eficaz de los recursos mineros, a travs de un equipo humano
calificado y la utilizacin de tecnologas modernas, propiciando el desarrollo sostenible del pas.

5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

La generacin y divulgacin del conocimiento geolgico del territorio nacional contribuye al
mejoramiento nacional y al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos

La informacin que producimos es pblica, confiable, oportuna, til y de fcil acceso

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GEOLOGA Y MINERA
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El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera seguridad y
confianza

La atencin a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad, buscando su
satisfaccin.

El recurso ms valioso de la entidad es nuestro talento humano.

La prevencin, la mitigacin y el control de los posibles impactos sobre el medio ambiente, son
parte fundamental del quehacer institucional.

5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES

Honestidad: Forma de actuar correctamente.

Responsabilidad: Responder por mis propios actos y por los compromisos adquiridos

Compromiso : Conviccin y disposicin personal hacia el cumplimiento de una meta colectiva.

Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde

Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigedad.

Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo

Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes.

5.2.5. POLITICA DE CALIDAD

INGEOMINAS contribuye al desarrollo del pas y al bienestar de los Colombianos a travs de la exploracin y
conocimiento del subsuelo del territorio nacional, de la evaluacin y monitoreo de las amenazas geolgicas,
de la eficiente administracin de los recursos minerales y de los materiales radioactivos, y busca satisfacer
oportunamente las necesidades y requerimientos de sus clientes con un recurso humano competente y una
gestin eficaz soportada en tecnologa de punta, basada en el mejoramiento continuo de sus procesos y en
una continua administracin de los riesgos asociados.

5.2.6. OBJETIVOS DE CALIDAD

Incrementar el nivel de satisfaccin de nuestros clientes.
Mejorar la oportunidad en la entrega de los productos y servicios
Incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos
Mejorar el desarrollo del talento humano.

5.2.7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Ampliacin del conocimiento geolgico del territorio Nacional
Identificacin del potencial de recursos del Subsuelo
Identificacin y monitoreo de riesgos geolgicos
Contratacin y titulacin minera y fiscalizacin de ttulos mineros
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
Promocin nacional e internacional del potencial minero del pas
Aumentar la productividad del sector minero
Asesora y control en seguridad nuclear y proteccin radiolgica
Fortalecer la capacidad institucional de INGEOMINAS para cumplir su misin.

5.3 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

SISTEMA DE GESTIN: Sistema para definir la poltica, los objetivos y el logro de dichos objetivos.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la calidad.

POLITICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una
organizacin.

EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestin de la
organizacin.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

5.4 ORGANIZACIN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA.

El organigrama de INGEOMINAS indica la autoridad y responsabilidad del nivel directivo hasta los
grupos de trabajo.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

Figura 1. Organigrama General

Figura 2. Grupos de Trabajo de la Subdireccin de Geologa Bsica.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

Figura 3. Grupos de Trabajo de la Subdireccin de Recursos del Subsuelo y la Subdireccin de Amenazas
Geolgicas.

Figura 4. Estructura de la Direccin del Servicio Geolgico.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

Figura 5. Estructura de la Direccin del Servicio Minero

Figura 6. Grupos de Trabajo de la Subdireccin de Fiscalizacin y Ordenamiento Minero.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

Figura 7. Estructura de la Subdireccin de Informacin.

Figura 8. Estructura de la Secretaria General

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
5.5 NORMOGRAMA

5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE INGEOMINAS

Decreto 252 del 28 de enero de 2004 Por el cual se reestructura el Instituto de investigacin e informacin
geocientfica minero ambiental y nuclear, Ingeominas

Decreto 253 de 28 de enero de 2004 Por el cual se modifica la planta de personal del Instituto colombiano
de geologa y minera

Decreto 3577 de 2004. por el cual se modifica el decreto 252 de 2004 que reestructura el Instituto
Colombiano de Geologa y Minera Ingeominas

Resolucin No. 180074 de 2004 Por medio del cual se delegan una funciones a Ingeominas

Resolucin D-208 de marzo 8 de 2004. Por medio del cual se conforma el grupo de trabajo para el desarrollo
de las funciones de la Subdireccin de Contratacin y Titulacin Minera.

Resolucin No. D216 de marzo 11 de 2004. Por la cual se establecen los costos para servicios relacionados
con la administracin y gestin para los recursos mineros.

Resolucin No. 180602. Por medio de la cual se amplia la delegacin de funciones a Ingeominas otorgada
mediante resolucin No. 180074 de 2004.

Resolucin No. 180869 de Julio 21 de 2004. Por medio de la cual se amplia la delegacin de funciones a
Ingeominas otorgada mediante resolucin No. 180074 de 2004.

Resolucin No. D 399 de Septiembre 30 de 2005. Por medio de la cual se asigna unas funciones a los
coordinadores de los grupos de trabajo de la subdireccin de Fiscalizacin y ordenamiento minero.

Resolucin No. D089 de marzo 15 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones al coordinador
del grupo de trabajo de l Contratacin de la subdireccin de Contratacin y Titulacin Minera.

Resolucin No. D163 Por medio de la cual se establece el procedimiento para el prstamo y/o consulta de
expedientes mineros

Resolucin N. 238 de agosto 9 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones a la direccin del
servicio minero y otras dependencias y se adoptan otras disposiciones.

5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD MINERA
(Decreto 253 de 28 de enero de 2004)

LEY 685 DE 2001. CODIGO DE MINAS
Artculos 349 y 350 por los cuales continua vigente el decreto 2655 de 1988.
Articulo 165 programa de legalizacin de minas

CONTRATACION MINERA

Resolucin 546 de 17 de diciembre de 2007
Decreto 2390 de 2002
Decreto 2200 de 2001, Resolucin 181145 de 2001, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003, Decreto
2653 de 2003, Decreto 252 de 2004, Resolucin 180074 de 2004, Resolucin D - 208 de 2004, Resolucin
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
D - 216 de 2004, Resolucin 180602 de 2004, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin 185000 de 2005,
Resolucin D-115 de 2006, Decreto 1160 de 2006, Resolucin 546 de 2007.
Decreto 2345 de 2008. Por el cual se adoptan medidas para la presentacin de propuestas de contratos de
concesin a travs de medios electrnicos.
Resolucin 0405 de 23 de marzo de 2007

FISCALIZACION MINERA

Decreto 252 del 28 de enero de 2004, Resolucin 180074 de 2004, Resolucin D - 208 de marzo 8 de 2004,
Resolucin D - 216 de 11 marzo de 2004. Resolucin 180602, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin D -
399 de 2005, Resolucin 238 de 2006, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003, Decreto 2200 de 2001,
Resolucin D-115, Resolucin D-546 de 2007.
Ley 141 de 1994, Ley de Regalas Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalas Constitucin Poltica, artculos
360, 361, 332, Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalas
Decretos 145 de 1995 y 600 de 1996 y Decreto 252 de 2004, Artculo 48 Ley 863 de 2003
Ley 488 de 1998, Parafiscal esmeraldas, Ley 366 de 1997, rentas por explotacin de metales preciosos
Resolucin Ministerio de Minas y Energa No 180074 de 2004, Resolucin 546 del 18 de diciembre de 2007,
Decreto 2353 de 2001, determina la regala de los reconocimientos de propiedad privada
Decreto 3229 de 2003, Reglamenta artculo 8 Ley 756, distribucin
Resoluciones de fijacin de precios base para liquidacin de regalas UPME
Decreto 1335 de 1987 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores Subterrneas.
Decreto 2222 de 1993 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores a Cielo Abierto.
Decreto 35 de 1994 - complementario a los dos anteriores, Por el cual se Establecen las sanciones y algunas
disposiciones adicionales.
Decreto 3815 de 1986, Ley 46 de 1988, Decreto 919 de 1989
Decreto 1993 de Septiembre 6 de 2002. Por el cual se establece el Sistema de Informacin Minero
Colombiano SIMCO.

5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO

Ley 70 de 1993 Ley de comunidades negras. Ley 21 de 1991, Ley 160 de 1994
Ley 99 de 1993 sobre las Reservas Naturales de la sociedad civil.
Decreto 3815 de Diciembre 26 de 1985
Ley 46 de Noviembre 2 de 1988, Sistema Nacional de Atencin y Prevencin de Desastres
Decreto 919 de Mayo 1 de 1989, reglamentario de la Ley 46 de 1988
Decreto 93 de Enero 13 de 1998 por medio del cual se adopta el Plan Nacional para la Prevencin y Atencin
de Desastres.
Ley 252 de 1995, Ley de Telecomunicaciones en Colombia. Ley 1151 de 2007, por medio de la cual se
expide el Plan Nacional de Desarrollo,
Decreto 252 de la Presidencia de la Repblica Artculos 4, 5 (numerales 4, 10), 17 (numerales 2, 3, 8) y
Artculo 18 (numerales 3, 5, 7). Ley 1185 de 2008. Ley de Cultura.
Ley 29 de 1991 Ciencia y Tecnologa, Ley 388 de 1997, Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, y la Ley
3 de 1991 y se dictan otras disposiciones, Ley 400 de 1997 y decretos reglamentarios.
Documento CONPES 3146 de 2001, Decreto 252 de 2004
Plan Nacional para el Desarrollo Minero Visin 2019, Plan Energtico Nacional 2006-2025

5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA

Resolucin No.181487 de 2004. Por la cual se reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las
inspecciones a las instalaciones donde se gestionan materiales radiactivos y nucleares.
Resolucin No.181434 de 2002. Por la cual se adopta el Reglamento de Proteccin y Seguridad Radiolgica.
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
Resolucin No. 181419 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la Licencia de Importacin de
Materiales Radiactivos.
Resolucin No. 181304 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la Licencia de Manejo de
Materiales Radiactivos.
Resolucin No. 180633 de 2002. Por la cual el Ministerio de Minas delega unas funciones.

5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE

Ley 99 de 1993
Ley 1333 de 2009
Decreto 1220 de abril 21 de 2005.
Resolucin No. 0813 de julio 14 de 2004
Resolucin No. 1197 octubre 13 de 2004

5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL

Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 339,
Decreto 841 de 1990. Por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del Presupuesto General de la
Nacin, en lo referente al Banco de Proyectos de Inversin y otros aspectos generales.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado. Artculo 4.
Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo.
Decreto 111 de 1996 por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que
conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Artculos 8 y 9 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la
cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional.
Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control
interno de las entidades y organismos de la administracin pblica
Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI-1000:2005
Decreto 4730 de 2005 por el cual se reglamentan normas orgnicas del presupuesto
La Constitucin Poltica de1991 Artculos 1,2, 23, 74, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128,1299, 209 y 270.
Ley 134 de 1994: por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participacin ciudadana
Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupcin
Decreto 2591 de1991, 306 de 1992, y 1382 de 2000 desarrollan el artculo 86 de la constitucin y consagran
la Accin de Tutela
Ley 393 de 1997: Accin de Cumplimiento, artculo 87 de la Constitucin Poltica de Colombia.
Ley 472 de 1998: Sobre acciones populares y de Grupo
Ley 734 de 2002: Nuevo Cdigo nico Disciplinario
Ley 1150 de 2007: Denunciar ante las autoridades competentes actuaciones, hechos u omisiones que
constituyen faltas en materia de contratacin estatal
Ley 87 de 1993, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 De 2001, Decreto 1599 De 2005 Modelo Estndar de
Control Interno
Constitucin Poltica, Cdigo Contencioso Administrativo, Cdigo de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario,
Ley 1066 del 29 de Julio de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006.
Resolucin No. 212 del 26 de Mayo de 2005, Resolucin No. 499 del 9 de diciembre de 2005, Acuerdo No.
008 del 14 de diciembre de 2005 y Resolucin No. 058 del 13 de marzo de 2008.
Estatuto Orgnico de Presupuesto Ley 38 de 1989, Decreto 111 de 1996 y los decretos que lo complementan
y modifican. Ley 617 de 2000 y los consignados en la Lista Maestra de Control de Documentos Externos.
Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007, Ley 909 De 2004 Por la cual se expiden normas
que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
5.6 MAPA DE PROCESOS

INGEOMINAS adopt el MAPA DE PROCESOS, esquema que integra los (20) procesos divididos en
cuatro grupos, Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin y Control y su interaccin dentro del
Sistema de Gestin integrado MECI y Calidad, de conformidad con los requisitos de la Norma NTCGP
1000:2004 y MECI 1000:2005

GRUPO PROCESO RESPONSABLE
Direccionamiento Estratgico
Institucional
Director General
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Implementacin y Desarrollo de
Sistema de Gestin Institucional
Representante de Calidad

PROCESOS
ESTRATEGICOS
Comunicaciones Coordinador del Grupo de Participacin
Ciudadana y Servicio al Cliente.
Servicio al Cliente Coordinador del Grupo de Participacin
Ciudadana y Servicio al Cliente.
Investigacin y Cartografa Geolgica Subdirector de Geologa Bsica
Investigacin y Evaluacin de Recursos
del Subsuelo
Subdirector de Recursos del Subsuelo
Evaluacin y Monitoreo de Amenazas
Geolgicas del Territorio Colombiano.
Subdirector Amenazas Geolgicas y
Entorno Ambiental
Fomento Minero Coordinador del Grupo de Promocin y
Ordenamiento Minero
Contratacin Minera Subdirector de Contratacin y Titulacin
Minera
Fiscalizacin Minera Subdirector de Fiscalizacin Minera
Ensayos Geolgico Mineros Coordinadores de Laboratorios

PROCESOS
MISIONALES

Mejoramiento de la Seguridad Nuclear
y Proteccin Radiolgica
Coordinador del Grupo de Seguridad
Nuclear y Proteccin Radiolgica
Gestin de Talento Humano Coordinador de Recursos Humanos
Servicios Administrativos Coordinador de Servicios Administrativos
Contratacin Institucional Coordinador de Contratos y Convenios
Sistema, Tecnologa y Gestin de la
Informacin
Subdirector de Informacin Geolgico
Minera
Gestin Documental Coordinador de Servicios Administrativos
Gestin Jurdica y Legal Jefe de la Oficina Asesora Jurdica

PROCESOS DE
APOYO
Gestin de Recursos Financieros Jefe de la Unidad de Recursos
Financieros
EVALUACION Y
CONTROL
Evaluacin y Control Jefe de la Oficina de Control Interno

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GEOLOGA Y MINERA
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MAPA DE PROCESOS VERSION 2.

PROCEDIMIENTOS
N SIGLAS CODIGO NOMBRE
1 PLI PR-DIR- PLI-001 Planeacin Institucional
2 RDI PR-DIR-RDI-001 Revisin por la Direccin
3 CDT PR-SGI-CDT-001 Control de Documentos
4 DPR PR-SGI-DPR-001 Diseo de Procesos
5 ACP PR-SGI-ACP-001 Acciones Correctivas y Preventivas

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GEOLOGA Y MINERA
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PROCEDIMIENTOS
6 PNC PR-SGI-PNC-001 Control de Producto No Conforme
7 PEL PR-SGI-PEL-001
Identificacin de Peligros, Valoracin de Riesgos y Determinacin
de Controles
8 IAA PR-SGI-IAA-001 Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales
9 CMI PR-COM-CMI-001 Comunicacin Interna
10 CME PR-COM-CME-001 Comunicacin Externa
11 PCI PR-CLI-PCI-001 Participacin ciudadana
12 PQR PR-CLI-PQR-001 Derechos de peticin, quejas, reclamos y denuncias.
13 SCL PR-CLI-SCL-001 Servicio al cliente
14 CAT PR-GEO-CAT-001
Catalogacin De Piezas Paleontolgicas, Petrogrficas Y
Mineralgicas.
15 CAR PR-GEO-CAR-001 Cartografa Geolgica
16 GTV PR-GEO-GTV-001 Geodesia Tectnica Y Volcnica
17 GIG PR-GEO-GIG-001
Gestin y Procesamiento de los datos y la informacin
Geocientfica
18 REC PR-SUB-REC-001 Investigacin y Evaluacin de Recursos del Subsuelo
19 EAS PR-AME-EAS-001 Evaluacin de Amenazas Ssmicas
20 EAV PR-AME-EAV-001 Evaluacin de Amenaza Volcnica
21 EMM PR-AME-EMM-001 Evaluacin de Amenazas por Movimientos en Masa
22 RSN PR-AME-RSN-001 Vigilancia y Monitoreo de la actividad ssmica del pas.
23 OVS PR-AME-OVS-001 Monitoreo de la actividad volcnica del pas.
24 RNA PR-AME-RNA-001 Operacin de la red nacional de Acelergrafos
25 PES PR-LAB-PES-001 Prestacin Ensayo o Servicio
26 INM PR-LAB-INM-001 Investigacin de Nuevas Metodologas
27 MRN PR-LAB-MRN-001 Mantenimiento y Operacin del Reactor Nuclear IAN R-1
28 MTR PR-LAB-MTR-001 Gestin Metrolgica
29 CCM PR-CTM-CCM-001 Contrato de Concesin Minera y Autorizaciones Temporales
30 LMH
PR-CTMLMH-
002
Legalizacin de Minera de Hecho
31 FMI PR-FIS-FMI-001 Fiscalizacin Minera
32 REG PR-FIS-REG-001
Liquidacin, recaudo, distribucin y giro de regalas y
compensaciones.
33 SHM PR-FIS-SHM-001 Seguridad e Higiene Minera
34 FTO PR-FOM-FTO-001 Fomento Minero
35 RAD PR-NUC-RAD-001 Licenciamiento y control de fuentes radiactivas

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
PROCEDIMIENTOS
36 GDR PR-NUC-GDR-001 Gestin de Desechos Radiactivos
37 VIN PR-GTH-VIN-001 Vinculacin
38 DES PR-GTH-DES-001 Evaluacin de Desempeo Laboral y Capacitacin
39 BIS PR-GTH-BIS-001 Bienestar Social e Incentivos
40 ATH PR-GTH-ATH-001 Administracin y Desarrollo del Talento Humano
41 NOM PR-GTH-NOM-001 Nmina
42 CID PR-GTH-CID-001 Control Interno Disciplinario
43 PER PR-CIN-PER-001 Contratacin de personal
44 LIC PR-CIN-LIC-001 Contratacin por Licitacin
45 ABV PR-CIN-ABV-001 Contratacin por seleccin abreviada
46 MER PR-CIN-MER-001 Contratacin por Concurso de meritos
47 CIA PR-CIN-CIA-001 Convenios Inter administrativos
48 INF PR-SAD-INF-001 Mantenimiento Infraestructura Fsica
49 INV PR-SAD-INV-001 Almacn e Inventarios
50 SGS PR-SAD-SGS-001 Servicios Generales y Seguros
51 MIC PR-SAD-MIC-001 Adquisicin de Bienes y Servicios de Mnima Cuanta
52 PMA PR-SGI-PMA-001 Implementacin y seguimiento a los planes de manejo ambiental PMA.
53 SIN PR-TEC-SIN-001 Desarrollo de Sistemas de Informacin
54 ECO PR-TEC-ECO-001 Enlace y Comunicaciones
55 PLA PR-TEC-PLA-001 Plataforma e Infraestructura
56 SIT PR-TEC-SIT-001 Servicio de Atencin al Usuario y Centro de Soporte IT
57 DTO PR-DOC-DTO-001 Gestin Documental
58 LEG PR-JUR-LEG-001 Gestin Jurdica y Legal
59 ING PR-FIN-ING-001 Ingresos
60 GAS PR-FIN-GAS-001 Gastos
61 CTA PR-FIN-CTA-001 Contabilidad
62 COM PR-FIN-COM-001 Comisiones
63 COB PR-FIN-COB-001 Cobro Coactivo
64 EVA PR-OCI-EVA-001 Evaluacin, auto evaluacin y seguimiento
65 AIC PR-OCI-AIC-001 Auditorias Internas de Calidad

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GEOLOGA Y MINERA
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5.7 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS REQUERIDOS POR LA NORMA NTC GP 1000:2005

Los procedimientos requeridos por la norma y documentados dentro del Sistema de Gestin Institucional de
Ingeominas son los siguientes:

PROCEDIMIENTOS
REQUERIDOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCESO DONDE SE INCLUYE
Control de Documentos Procedimiento de Control de
Documentos
Sistemas de Gestin Institucional
Control de Registros Procedimiento de Gestin Documental Gestin Documental
Auditoras Internas Procedimiento de Auditoras Internas Evaluacin y Control
Control del Producto y/o
Servicio No Conforme
Procedimiento de Control de Producto
No Conforme
Accin Correctiva Procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas
Accin Preventiva Procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas

6 DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS

6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

El objetivo es Interpretar las necesidades del entorno y los requerimientos y expectativas de los clientes con
el fin de formular polticas y estrategias que permitan lograr los objetivos institucionales mediante el
mejoramiento y adecuada gestin de sus procesos y recursos.

El alcance de este PROCESO consiste en la construccin, actualizacin, despliegue, socializacin,
evaluacin y ajuste del direccionamiento estratgico de Ingeominas.

6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION
INSTITUCIONAL

El objetivo es liderar el establecimiento, implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado basado
en modelos internacionales y nacionales y administrar la mejora y la documentacin

Este proceso inicia desde la identificacin de implementar un modelo hasta su seguimiento y mejora.

6.1.3 PROCESO COMUNICACIN

El objetivo de este proceso es aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de la comunicacin interna
y externa, dando tambin la libertad de expresin de los ciudadanos en ejercicio de su soberana
colombiana.

Es proceso inicia con el manejo de la informacin, comunicacin y atencin al cliente interno y externo
a nivel nacional e internacional

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
6.2 PROCESOS MISIONALES

6.2.1 PROCESO SERVICIO AL CLIENTE

Implica la atencin al cliente a travs de los puntos de atencin y la recepcin de las quejas y
reclamos el registro en la base de datos, la clasificacin de la misma de acuerdo a su gravedad, la
evaluacin de las causas que motivan cada caso y el anlisis peridico de estadsticas, se hace
necesario aplicar el proceso de acciones correctivas y preventivas para la eliminacin de la causas
reincidentes esto con el fin de ofrecer un mejor servicio y establecer la mejora continua del proceso.

6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA

El Proceso De Investigacin y Cartografa Geolgica su trabajo se basa en la elaboracin de la
cartografa geolgica integral bsica a diferentes escalas donde su producto final es la produccin de
mapas de geologa bsica a escalas regional y nacional.

6.2.3 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO

Recursos del subsuelo busca identificar reas dentro del territorio colombiano, donde hay la
probabilidad de hallazgo de un recurso minero , hdrico y energtico de inters econmico y social,
este proceso inicia con la realizacin de la cartografa geolgica bsica y termina con la identificacin o
no de un rea potencial.

6.2.4 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL TERRITORIO
COLOMBIANO

El objetivo primordial de este proceso consiste en proveer informacin para los entes tomadores de
decisiones y comunidad para la gestin del riesgo de origen geolgico su alcance esta en la
evolucin y monitoreo de amenazas de origen geolgico del alto impacto a nivel nacional y regional.

6.2.5 PROCESO DE FOMENTO MINERO

Su enfoque esta dado a desarrollar proyectos y acciones orientados a mejorar la competitividad minera
del pas , promoviendo el crecimiento social y econmico de las regiones en armona con el medio
ambiente , su alcance esta dado en la formulacin evaluacin , ejecucin y seguimiento de proyectos
y acciones orientadas a mejorar la competitividad del sector minero del pas.

6.2.6 PROCESO DE CONTRATACION MINERA

Su objetivo es el estudio tcnico y jurdico de las propuestas de particulares que permita establecer un
Contrato de Concesin con el Estado para la exploracin, construccin y explotacin de minas en el pas.
Este proceso opera desde la radicacin de las propuestas de contrato de concesin hasta la
liquidacin o terminacin de los ttulos de concesin minera nacional.

6.2.7. PROCESO DE FISCALIZACION MINERA

El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, econmicas y de
seguridad adquiridas por los titulares mineros. Consiste principalmente en el seguimiento y control a travs
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
del estudio jurdico, el control de pago de contraprestaciones econmicas y regalas, las visitas tcnicas a las
minas, las visitas de seguridad e higiene minera y los planes de prevencin minera

6.2.8. PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS

El objetivo de este Proceso es suministrar datos e informacin sobre las propiedades fsicas, qumicas
y mecnicas de materiales de origen geolgico y proveer servicios de tecnologa nuclear, aplica a
ensayos de laboratorio en muestras de origen geolgico.

6.2.9. PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA

Este proceso busca garantizar el buen uso del material radiactivo del pas minimizando los riesgos
para la poblacin , su alcance se basa en el licenciamiento , vigilancia y control para material
radiactivo a nivel nacional y el material nuclear ejecutado por el Ministerio de Minas y Energa.

6.3. PROCESOS DE APOYO

6.3.1. PROCESO GESTION TALENTO HUMANO

El objetivo primordial es garantizar la competencia, el bienestar y la seguridad de los servidores
pblicos para los proceso de Ingeominas. Es un proceso que inicia desde la identificacin de la
necesidad de crear o cubrir las vacantes hasta la desvinculacin de los funcionarios.

6.3.2. PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS

El objetivo es proveer los bienes y servicios necesarios para garantizar el buen funcionamiento del
Instituto. Por lo tanto contempla la administracin y prestacin de los servicios generales, el mantenimiento
de la planta fsica, la gestin de los seguros, y el manejo del almacn e inventarios.

6.3.3. PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

Este proceso se encarga de proveer todos los bienes, insumos y servicios especificados en el plan de
contratacin de servicios generales y el plan de compras a travs de las modalidades de contratacin del
estado establecidas en la Ley 1150 de 2007, adicionalmente realiza la interventoria jurdica de los contratos a
travs del grupo de contratos y convenios y la interventoria tcnica que es realizada por un designado del
rea solicitante.

6.3.4. PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGA Y GESTIN DE LA INFORMACIN

Tecnologa y gestin de la Informacin busca proporcionar herramientas que apoyen y faciliten el
manejo de la informacin y de los recursos de tecnologa de informacin. Su alcance se basa en el
desarrollo de los sistemas de informacin y gestin de tecnologas de informacin.

6.3.5. PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Su objetivo es administrar, gestionar y controlar los documentos tcnicos y administrativos de la
Institucin, donde custodia , clasifica, organiza, preserva, define la disposicin y depura los documentos
de acuerdo a la normatividad vigente .

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
6.3.6. PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS

Este proceso administra adecuadamente los recursos financieros del Instituto que contribuyan al
cumplimiento de los objetivos institucionales , su alcance esta dado en la programacin del
presupuesto de ingreso y gastos del instituto y termina con el registro de la informacin presupuestal,
tesoral y contable.

6.3.7. PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL

Este proceso es el soporte legal para asegurar que la entidad de cumplimiento a las disposiciones
normativas . Inicia desde la interpretacin y compilacin de las normas legales aplicables a la entidad
hasta los conceptos jurdicos , atencin de demandas y emisin d e polticas institucionales o de
aplicacin general.

6.3.8. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

El objetivo de este proceso es valorar de forma permanente la efectividad del Control Interno del
Instituto , la efectividad , eficiencia y eficacia de los procesos , el nivel de ejecucin de los planes y
programas , los resultados de la gestin , detectar desviaciones, establecer tendencias y generar
recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento del Instituto.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
6.4. INTERACCION DE LOS PROCESOS

6.4.1. INTERACCION DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS, APOYO Y EVALUACIN Y CONTROL

6.4.2. INTERACCION DE LOS PROCESOS MISIONALES (CADENA DE VALOR)

Ingeominas ha identificado para su operacin nueve procesos misionales que general valor de la siguiente
manera:

A travs del proceso de INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA se identifican anomalas
geolgicas y se genera la informacin geolgica bsica que es utilizada para la INVESTIGACIN Y
EVALUACIN DE RECURSOS DEL SUBSUELO con el fin de identificar yacimientos de minerales, agua y
fuentes hidrotermales, Ingeominas realiza una inversin importante con el fin de establece reas de inters
minero y fuentes hdricas que mejoren el desarrollo econmico y la calidad de vida. La informacin
generada por el proceso de INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA, especialmente la
proveniente del procedimiento de Geodesia Tectnica y Volcnica es utilizada en el proceso de
EVALUACIN Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLGICAS que adems de establecer la amenaza
ssmica, volcnica y por movimientos en masa, monitorea constantemente la actividad ssmica y volcnica
del pas y suministra informacin oportuna a los entes tomadores de decisiones cuando se presentan
eventos ssmicos y volcnicos.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
El proceso de ENSAYOS GEOLGICO MINEROS suministra datos e informacin de anlisis, sobre las
propiedades fsicas, qumicas, mecnicas y mineralgicas de materiales de origen geolgico y provee
servicios de Irradiacin nuclear y calibracin dosimtrica. El servicio se presta para usuarios externos, pero
principalmente se atiende el anlisis y ensayos de muestras recogidas durante el trabajo de campo de los
diferentes proyectos internos de investigacin o para el control de contratos mineros para los cuales el pago
de las regalas depende de las caractersticas del material extrado.

El proceso de CONTRATACION MINERA recibe y analiza las solicitudes de legalizacin de la minera de
hecho y las solicitudes para la contratacin de nuevas reas para exploracin y explotacin, una vez el titulo
ha sido firmado se registra en el Catastro Minero Colombiano y se entrega al proceso de FISCALIZACIN
MINERA que es el encargado realizar el seguimiento a las obligaciones derivadas del contrato de concesin
y de liquidar y distribuir las regalas generadas por la actividad. Adicionalmente, se brinda apoyo a los
mineros a travs de programas de salvamento y gestin ambiental en las zonas mineras.

Con el fin de mejorar la calidad de vida de las comunidades de las regiones mineras se gestionan proyectos
presentados por los entes territoriales y las agremiaciones de la zona ante el Departamento Nacional de
Planeacin a travs del proceso de FOMENTO MINERO, estos proyectos son financiados con un porcentaje
de las regalas recaudadas por el proceso de FISCALIZACIN MINERO.

Ingeominas cumple como autoridad delegada de las funciones de licenciamiento para la importacin,
transporte, instalacin y operacin de las fuentes radiactivas, de capacitacin en seguridad radiolgica y la
gestin de fuentes en desuso a travs de proceso de MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y
PROTECCIN RADIOLGICA.

El proceso de SERVICIO AL CLIENTE, transversal a los dems procesos misionales, es el encargado de
determinar unas polticas uniformes para la atencin al usuario en todo el pas, de recoger sus observaciones
sobre el servicio prestado a travs de evaluaciones de satisfaccin. La informacin recogida en estas
evaluaciones debe ser un desencadenante de las acciones de mejora institucionales.

7. POLITICAS DE OPERACIN POR PROCESO

7.1. PROCESOS ESTRATEGICOS

7.1.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

a. Los planes, programas y proyectos de INGEOMINAS estn enmarcados en la Misin y Visin
Institucional.

b. El plan estratgico y el plan operativo de Ingeominas se construye con la participacin de los
funcionarios de los diferentes niveles de la organizacin.

c. Los planes, programas y proyectos se construyen de acuerdo a las metodologas y formatos
establecidos por la Oficina Asesora de Planeacin.

d. Es responsabilidad de los procesos reportar oportunamente los indicadores de gestin y sus soportes a
la Oficina Asesora de Planeacin, de acuerdo a lo establecido en la hoja de vida del indicador.

e. El plan operativo institucional se tendr construido antes de iniciar la vigencia de su operacin

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7.1.2. PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTIN
INSTITUCIONAL

a. Todos los proyectos de implementacin de sistemas de gestin deben estar coordinados y liderarse por
la Oficina Asesora de Planeacin.
b. Es deber de los servidores pblicos consultar y aplicar toda la documentacin que se encuentra en
ISOLUCION que tenga que ver con sus actividades y con las del Sistema de Gestin Institucional

c. Es deber de los servidores pblicos de INGEOMINAS participar activamente en la implementacin,
desarrollo y mejora de los Sistemas de Gestin.

d. Los lderes de proceso deben asistir y participar en las diferentes actividades de implementacin y
mantenimiento del Sistema de Gestin Institucional y difundir la informacin entre su equipo de trabajo.

e. Est estrictamente prohibido requerir la aplicacin o utilizacin de Procedimientos, Formatos, Instructivos
o cualquier otro tipo de documento que no haya sido debidamente aprobado y formalizado en el Sistema
de Gestin y que no se encuentre publicado en ISOLUCION.

f. Los instructivos y procedimientos no pueden incluir condiciones de ningn tipo que no estn
documentadas y aprobadas en el Sistema de Gestin.

g. La actualizacin, divulgacin y uso de la documentacin del proceso, el reporte de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora y el cumplimiento de los planes de accin son responsabilidad de los
lderes de los procesos.

h. La publicacin y divulgacin de los documentos del Sistema de Gestin Institucional (Caracterizacin de
procesos, procedimientos, formatos, polticas de operacin, fichas de producto, etc.) ser siempre
posterior a su aprobacin y publicacin en ISOLUCION.

i. Las tareas del sistema de gestin se entregan sin excepcin en las fechas pactadas.

j. Se debe presentar anticipadamente justificacin aprobada por el jefe inmediato, de la no asistencia a los
talleres y cursos del Sistema de Gestin Institucional.

7.1.3. PROCESO DE COMUNICACIN

a. Toda informacin que se genere por parte de cada una de las dependencias de INGEOMINAS, debe
ser direccionada al Grupo de Comunicaciones.

b. El Grupo de Comunicaciones ser el encargado de recepcionar la informacin suministrada por cada
una de las reas o dependencias del Instituto, con el propsito de proceder a evaluar y definir la
estrategia en virtud de la cual se divulgar la respectiva informacin. La definicin y evaluacin de la
estrategia consistir en la identificacin y definicin del mensaje, as como el medio de comunicacin
interna y la metodologa que se utilizar para tal fin.

c. El Grupo de Comunicaciones presentar a consideracin del Director General, la estrategia de
divulgacin de la informacin relacionada.

d. El Director General, de conformidad con la propuesta presentada por parte del Grupo de
Comunicaciones, definir en ltima instancia la conveniencia de la estrategia, la aprobar o realizar
modificaciones.

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e. Semestralmente, el Grupo de Comunicaciones presentar a la Direccin General los indicadores de
gestin, correspondientes a la implementacin de las polticas mencionadas con antelacin.

f. Se debe delegar el manejo de la informacin publicada en la intranet, en el Grupo de Comunicaciones,
para propender por la unificacin y claridad del mensaje.

g. El Grupo de Comunicaciones, mediante la implementacin del manual de imagen corporativa, deber
garantizar la unificacin de la imagen institucional y la uniformidad visual, en los siguientes documentos:

-Presentaciones Institucionales a nivel interno, entendiendo por ello informes de gestin y
presentaciones a nivel general.
-Guardar la uniformidad visual en los carns de funcionarios y contratistas.
-Guardar uniformidad visual en el uso de publicaciones internas.
-Guardar uniformidad visual en la elaboracin de boletines y comunicados internos.
-Guardar la uniformidad visual en la presentacin y diseo de la intranet.
-Guardar uniformidad visual en el uso de todo tipo de material divulgativo a nivel interno, que sea del
inters de la entidad.

h. El Grupo de Comunicaciones liderar y ser la responsable a travs de los profesionales que la
conforman, de revisar, elaborar y aprobar el contenido del material divulgativo al interior de la entidad, a
travs de los diferentes medios previstos para tal fin.

i. Para tal propsito los profesionales del Grupo de Comunicaciones, sern los nicos que tendrn asiento
y representacin en los comits editoriales, para la definicin del contenido y elaboracin de las
publicaciones internas.

j. La instancia final de aprobacin del contenido de la informacin de inters institucional, consignada a
travs de los diferentes medios de comunicacin interna, estar a cargo del Director General.

k. La informacin que se publique o divulgue en la intranet, correos personalizados, carteleras
institucionales y otros medios que surjan durante la implementacin de nuevas estrategias, debe
priorizarse de conformidad con su importancia.

l. El Grupo de Comunicaciones debe encargarse de la divulgacin de los planes, programas, proyectos e
iniciativas que presenten las diferentes reas de la entidad, con el propsito de garantizar su
conocimiento y por el desarrollo e implementacin de una comunicacin asertiva, entre la Alta Direccin
y los funcionarios en general.

m. El Grupo de Comunicaciones debe garantizar la divulgacin a todos los funcionarios del instituto, de
informacin prioritaria como resoluciones, decisiones adoptadas por la Alta Direccin, nueva
normatividad y disposiciones de orden jurdico y administrativo, entre otros.

n. El Grupo de Comunicaciones ser responsable de la implementacin y puesta en marcha de campaas
institucionales, con el objeto de posicionar temas de inters al interior de INGEOMINAS, que sean
sensibles a los intereses de los funcionarios.

o. La socializacin, sensibilizacin, divulgacin de la implementacin y puesta en marcha del Sistema
Integrado de Calidad MECI: 1000 de 2005, as como la Norma Tcnica Colombiana de Gestin Pblica
NTCGP: 1000 de 2004, ser responsabilidad del Grupo de Comunicaciones.

p. Cuando se realice cualquier visita de algn medio de comunicacin en la entidad, estos deben ser
enviados como primera instancia al Grupo de Comunicaciones, donde deben ser atendidos y
direccionados segn su necesidad. (Opcional).

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q. El Grupo de Comunicaciones ser el encargado de conformar el comit de crisis, coordinar y convocar
las reuniones, definir los temas e implementar la estrategia de solucin, de acuerdo al problema o la
necesidad planteada.

r. Cuando exista crisis al interior del instituto, el Grupo de Comunicaciones se encargar de convocar
extraordinariamente al comit de crisis, el cual estar conformado por el Director General, un delegado
de la Secretara General, un delegado del Servicio Minero, un delegado del Servicio Geolgico, un
delegado de la Unidad de Recursos Financieros, un delegado de la Oficina Asesora Jurdica, un
delegado de la Oficina Asesora de Planeacin, un delegado de la Oficina de Recursos Humanos, un
delegado de la Oficina de Comunicaciones.

s. El Grupo de Comunicaciones debe apoyar la realizacin de cualquier evento que se lleve a cabo al
interior de la entidad.

t. En lo que respecta a los medios de comunicacin interna, INGEOMINAS cuenta con el Boletn Sucesos,
cuyo diseo y contenido es manejado por el Grupo de Comunicaciones. Este Boletn, debe tener una
periodicidad establecida para su publicacin, entendiendo por ello cada dos meses, de conformidad con
el cronograma de publicaciones que se ha elaborado para tal fin.

u. Mantener Informada a la ciudadana sobre los temas de inters relacionados con aspectos misionales.

7.2. PROCESOS MISIONALES

7.2.1. PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE

a. Propiciar el desarrollo personal y profesional por medio de la capacitacin y entrenamiento permanente
del personal de servicio al cliente.

b. INGEOMINAS, respeta y acata los preceptos legales que rigen los mecanismos de participacin
ciudadana, y crea espacios de participacin en el marco del Control Social, acta con base en los
valores y principios institucionales a fin de brindar transparencia en todas sus actuaciones.

c. El Instituto respetar los derechos de los ciudadanos frente a la responsabilidad Social que le ha sido
encomendada por el Estado.

d. Mantener Informada a la ciudadana sobre los temas de inters relacionados con aspectos misionales.

e. Garantizar el funcionamiento de la red de puntos de atencin y de servicio a nivel nacional.

f. El Proceso de Servicio al Cliente se desarrollar con base en una permanente investigacin,
necesidades y expectativas de los clientes para brindar un portafolio de productos y servicios que
satisfaga las necesidades reales.

g. Gua y orientacin profesional en nuestros puntos de atencin.

h. Servicio y atencin personalizada en los puntos de atencin.

i. La entidad en sus procesos de servicio al Cliente dispondr de los medios y mecanismos necesarios
para la calificacin del servicio.

j. Los procesos de servicio al cliente se regirn exclusivamente por los estndares y promesa bsica del
servicio.

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k. Se atender al pblico en los horarios y lugares establecidos aplicando el respectivo protocolo.

l. Los productos y servicios atendern los principios de calidad establecidos.

m. El Proceso de Servicio al cliente se ejecutar con base en las polticas Institucionales.

n. El personal asignado a los procesos de servicio al cliente ser el responsable por la atencin y
orientacin bsica general.

o. Los precios del Portafolio de productos y servicios sern adoptados por Resolucin.

p. La entrega de productos de cortesa forma parte de la poltica comercial Institucional.

q. Los descuentos en los precios y promociones por lanzamiento de productos sern autorizados por la
Direccin General.

r. La entidad brindar servicio posventa de acuerdo con la segmentacin de mercado.

s. Efectuar proceso de aseguramiento de la calidad en el proceso de servicio al cliente.

t. El Instituto responder por la garanta de calidad de cada producto.

u. La imagen institucional ser nica en todos los puntos de atencin y servicio.

v. El Instituto mantendr una poltica de acercamiento permanente con los clientes a partir de diferentes
estrategias.

7.2.2. PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA

a. Dar cumplimiento a las polticas y planes nacionales e institucionales.

b. El plan estratgico y el plan operativo de Geologa Bsica se construye con la participacin de
Profesionales de la Subdireccin, enmarcados en la Misin y Visin Institucional.

c. Los productos realizados en la Subdireccin de Geologa Bsica estarn enmarcados en los principios
de calidad establecidos.

d. Cada etapa del desarrollo del proceso de la investigacin y cartografa geolgica debe contar con la
documentacin asociada.

e. Son prioritarios los proyectos de cartografa geolgica y geomorfolgica, los cuales se desarrollarn a
escala regional.

f. Antes de iniciar cualquier investigacin, es necesario informar al respecto a la comunidad.

g. Toda comisin debe ser solicitada por el coordinador del proyecto con el visto bueno del Subdirector y
acatando las polticas institucionales.

h. Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las comisiones de campo ya que se est en
representacin del Instituto Colombiano de Geologa y Minera.

i. Cada funcionario es responsable del uso adecuado de los recursos financieros, informticos y equipos
que le han sido asignados.

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j. Se deben utilizar los elementos de proteccin personal, ropa de trabajo y equipos, para las actividades
de campo, suministrados por el Instituto.

k. Propiciar el desarrollo profesional por medio de la capacitacin y entrenamiento permanente.

l. El personal profesional asignado a las actividades, procesos y servicios de geologa, geomorfologa y
patrimonio paleontolgico sern responsables por la captura, interpretacin, atencin y orientacin
bsica general siguiendo los estndares institucionales.

m. Todos los funcionarios de la Subdireccin procurarn establecer un clima laboral favorable.

n. No se debe suministrar informacin tcnica de carcter confidencial a terceros, a menos que este
autorizado por el Director Tcnico del Servicio Geolgico.

o. El Subdirector o quien l delegue ser el responsable de dar respuesta formal a todas las solicitudes
realizadas con respecto a temas geolgicos.

p. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a la Subdireccin sin la autorizacin correspondiente.

q. La entrega de los productos estar de acuerdo con la concertacin definida con el subdirector.

r. En el proyecto de Patrimonio Paleontolgico Museos, se busca la satisfaccin y confianza de nuestros
clientes mediante el cumplimiento de los requisitos de calidad y oportunidad en la prestacin del
servicio.

s. Terminada una investigacin todos los profesionales estn obligados a entregar mapas, informes,
libretas de campo, testigos de roca y secciones delgadas de roca al Subdirector de Geologa Bsica.

t. Finalizada una investigacin se debe entregar, divulgar y socializar la informacin ante las comunidades.

7.2.3. PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL SUBSUELO

a. Para la seleccin de reas objetivo, tener en cuenta y priorizar de acuerdo con:

- Planes de gobierno y sectoriales (econmicos, productivos y sociales)
- Condiciones de mercado (recursos estratgicos)
- Zonas de reserva
- Condiciones sociopolticas
- Plan estratgico de la Subdireccin de Recursos del Subsuelo
- Plan Nacional de Desarrollo
- Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa
- Documento Desarrollo de la investigacin y aplicaciones de tecnologa nuclear, del OIEA
- Iniciativa para la Transparencia de las Industrias Extractivas

b. A partir de los resultados de los proyectos y de las condiciones geogrficas, sociopolticas, ambientales y
econmicas, entre otros criterios, se definen reas para realizar estudios de exploracin ms detallados.

c. El procedimiento de socializacin podr hacerse en varias etapas del proyecto y retroalimentarse hasta
lograr el acuerdo entre las partes. La divulgacin de resultados tcnicos se realizar a travs de
publicaciones especializadas institucionales, con artculos cientficos en revistas tcnicas reconocidas y
en medios electrnicos disponibles, as como con la organizacin y participacin en eventos cientficos
nacionales e internacionales.

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d. Para la realizacin de actividades tcnicas se buscar el acompaamiento de instituciones pares,
universidades y centros de investigacin a nivel nacional e internacional con el fin de optimizar y
compartir los recursos fsicos y personal altamente calificado para la obtencin de resultados tcnicos de
calidad.

e. Considerar el resultado de la socializacin. Si no hay acuerdo entre las partes, el procedimiento no podr
continuar.

7.2.4. PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE AMENAZAS GEOLOGICAS

a. El Monitoreo de sismos y volcanes es permanente 24 horas durante 365 das al ao.

b. El monitoreo de movimientos en masa se realiza nicamente en los casos donde se instala
instrumentacin, se realiza durante la ejecucin del proyecto especfico y es entregada a la autoridad
local que debe continuar con dicho monitoreo.

c. Para el caso de sismos y volcanes es necesario que un analista permanezca en la sede de la RSNC
y en cada uno de los observatorios para garantizar el monitoreo permanente.

d. Para el monitoreo de la actividad ssmica es necesario asignar un sismlogo de turno, el cual debe
estar disponible 24 horas durante todos los das del mes al cual fue asignado.

e. Para garantizar el ptimo funcionamiento de la RSNC, la RNA y las redes de monitoreo de los
diferentes observatorios, es necesario programar comisiones de mantenimiento durante todo el ao y
realizar comisiones extraordinarias para arreglar estaciones que han salido de funcionamiento por
razones no previsibles.

f. Es necesario contar con un grupo consolidado de electrnica para garantizar un mantenimiento
adecuado de los componentes de las redes de monitoreo.

g. Para garantizar el almacenamiento adecuado y la disponibilidad de la informacin tomada por medio
de las redes de monitoreo es necesario consolidar un grupo de sistemas.

h. Las redes de monitoreo deben tener un programa de actualizacin permanente de los equipos.

i. La ejecucin de los planes de comisin para realizar el mantenimiento de las estaciones y la
instalacin de nuevas estaciones, debe realizarse con los elementos de proteccin adecuados al
clima y localizacin geogrfica.

j. Para la instalacin de estaciones de monitoreo se deben realizar los trmites necesarios con los
propietarios de los predios en donde se localizarn los instrumentos, de tal manera que se cuente
con los respectivos permisos.

k. La ejecucin de las comisiones realizadas a los volcanes debern realizarse con los elementos de
proteccin personal adecuados a las condiciones del mismo (calzado y ropa para alta montaa,
arneses de proteccin para escalar, entre otros).

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l. No acceder a zonas de amenaza volcnica alta en niveles de actividad I (Rojo) Erupcin inminente o
en curso, tomar las medidas de precaucin necesarias en niveles de actividad II (Naranja) Erupcin
probable en trmino de das o semanas. Sugerir la prohibicin o restriccin de acceso en dichos
niveles a la comunidad en general.

m. En el caso de crisis ssmicas y volcnicas se siguen los protocolos estandarizados de planes de
contingencia desarrollados por el INGEOMINAS para tal fin.

n. Para la evaluacin de la amenaza por movimientos en masa es necesario realizar trabajos de
campo, los cuales obedecen a planes de comisin establecidos de acuerdo con el alcance y escala
de trabajo de cada proyecto.

o. Las comisiones de los funcionarios que evalan amenaza por movimientos en masa se deben
realizar con los elementos de proteccin necesarios y los equipos de campo que permitan una
captura de datos completos y sistemticos.

p. En el caso de crisis por movimientos en masa es necesario realizar comisiones extraordinarias, con
el fin de hacer un diagnstico rpido que permita a las autoridades tomar decisiones para la
proteccin de la vida de los habitantes del sector afectado.

q. Con la informacin recopilada a travs de las redes de monitoreo se realizan estudios de evaluacin
de la amenaza ssmica y volcnica.

r. Como integrantes del SNPAD, en el caso de crisis ssmica, volcnica o de movimientos en masa, se
trabaja de manera coordinada con las autoridades locales, regionales y nacionales, suministrando
informacin tcnica que permita la toma de decisiones.

s. La evaluacin de la amenaza por movimientos en masa se efecta a diferentes escalas y con
diferente alcance, de acuerdo con los requerimientos de los clientes.

t. Para la evaluacin de la amenaza ssmica, las investigaciones sismolgicas, la evaluacin de la
actividad y la amenaza volcnica y la evaluacin y zonificacin de amenaza por movimientos en
masa se realizan intercambios tcnicos con entidades del orden nacional e internacional.

u. Se debe en todos los casos socializar la informacin sobre actividad y amenaza ssmica, volcnica y
por movimientos en masa, con nfasis en la educacin para la prevencin y la transformacin del
conocimiento en acciones concretas que redunden en mejorar la calidad de vida de los habitantes
del sector estudiado.

v. Facilitar el intercambio de informacin con clientes internos y externos.

w. Se debe garantizar la proteccin de los equipos, mediante el almacenamiento adecuado, el
establecimiento de protocolos de mantenimiento y operacin y el control de inventarios en la sede y
en campo.

x. En todo momento se debe garantizar la proyeccin de una buena imagen de la institucin por medio
de la calidad de nuestro trabajo, el compromiso y la colaboracin con la comunidad.

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7.2.5. PROCESO DE FOMENTO MINERO:

a. Son prioritarios los proyectos de Fomento Minero que se ejecuten en los Distritos Mineros.

b. Son prioritarios los proyectos de Fomento que se desarrollaran en zonas de explotacin de pequea
y mediana minera.

c. El Fomento Minero busca la transformacin de la minera tradicional o de subsistencia.

d. Los proyectos de promocin deben ser presentados con quince (15) das de antelacin para su
evaluacin.

e. Los proyectos de promocin debern ser presentados hasta el 1 de marzo de cada ao.

f. Una vez emitida la resolucin de aprobacin Ingeominas debe firmar mximo dentro de los diez (10)
das siguientes a la emisin de la misma.

g. La Interventora debe contratarse externamente en aquellos lugares de difcil acceso

7.2.6. PROCESO DE CONTRATACION MINERA

Dar cumplimiento al principio jurdico primero en el tiempo , primero en el derecho.

Dar un tratamiento igualitario al usuario minero, independiente de su condicin.

Cumplir con las funciones otorgadas, sin espera de ninguna retribucin.

Dar cumplimiento a los tiempos establecidos en la ley para resolver los diferentes trmites
mineros.

Dar respuesta formal a todas las solicitudes realizadas por los usuarios mineros.

No se debe suministrar informacin tcnica de carcter confidencial a terceros , a menos que
medie autorizacin expresa de los mismos.

Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las visitas tcnicas de campo ya que
se est en representacin del Instituto Colombiano de Geologa y Minera.

Asegurar que las certificaciones expedidas correspondan a la realidad de los hechos a
certificar.

Los expedientes mineros se proceden a CUSTODIAR por CMC, con la finalidad de lograr identificar
su ubicacin dentro de la Subdireccin de Contratacin y Titulacin Minera.

Los expedientes mineros se proceden a ESCANEAR por CMC, con la finalidad de proteger los
documentos allegados.

Se realizan jornadas de DESCONGESTION de EXPEDIENTES MINEROS, en determinadas fechas
del ao orientados por la Direccin General, con la finalidad de presentar una respuesta favorable al
usuario minero.

El sistema de informacin alfanumrica y grafica oficial con que cuenta el Grupo de Contratacin y
Titulacin Minera, se denomina CATASTRO MINERO COLOMBIANO CMC.
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La Coordinacin de Contratacin y Titulacin Minera, realiza semestralmente procesos de
INVENTARIO de los expedientes mineros y CONTROL en el recibo de la correspondencia radicada.

El proceso de ubicacin de los expedientes mineros se encuentra ubicado en un archivador con
seguridad y vigilancia, proporcionada por la Secretaria General.

La organizacin de los expedientes est determinada por DEPARTAMENTOS y en ORDEN
CRONOLOGICO, del ms antiguo al ms reciente para una mejor ubicacin.

La Coordinacin de Contratacin y Titulacin Minera, tiene un horario de prstamo de expedientes
mineros, en comunicacin permanente con el Grupo de Informacin y Atencin al Minero.

Los procesos de asignacin y evaluacin TECNICA son realizados por el Ingeniero con la
herramienta tecnolgica suministrada por el Instituto, y denominada CATASTRO MINERO
COLOMBIANO CMC.

Los procesos de asignacin y evaluacin JURIDICA son realizados por el Abogado con la
herramienta tecnolgica suministrada por el Instituto, y denominada CATASTRO MINERO
COLOMBIANO CMC.

Todos los procesos mineros adelantados son elaborados por los profesionales idneos, revisados
por parte de funcionarios competentes y posteriormente, entregados para la firma del Coordinador,
Subdirector y Director del Servicio Minero de INGEOMINAS.

A cada usuario minero se le realiza un proceso jurdico de VERIFICACION, respecto a temas de
inhabilidad contractual con el Estado Colombiano, por medio del servicio ofrecido por la Procuradura
General de la Nacin, en su pgina web.

Los trmites administrativos definidos son enviados para su notificacin al Grupo de Informacin y
Atencin al Minero, y por intermedio de ella, al Grupo de Catastro y Registro Minero Nacional.

Antes de notificar un acto administrativo de trmite se informa al interesado mediante comunicacin
escrita a la direccin reportada en el expediente.

Las notificaciones por estado y edicto se fijan los das martes y jueves.

Las notificaciones por estado y edicto se publican todos los martes y jueves en la pgina web
institucional.

Los expedientes en trmite de notificacin se encuentran inventariados y todas las semanas se
reportan a la Coordinacin.

La correspondencia radicada por el usuario es ingresada en el Sistema Catastro Minero Colombiano
y las constancias de radicacin son guardadas en una carpeta institucional.

Se lleva un control de registro de la correspondencia radicada por el usuario.

La correspondencia es entregada por planilla a los responsables del rea.

Los expedientes son recibidos en el mdulo de custodia del Sistema Catastro Minero Colombiano

Los expedientes son custodiados en un archivo bajo llave y con cmara de seguridad.

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Todas las actuaciones, proferidas en los trmites de comunicacin, notificacin, certificacin,
constancias y autos, son registradas en una base de datos y le son asignadas un nmero de
consecutivo.

Los expedientes mineros son prestados a los usuarios previa entrega de la escarapela que porta el
usuario y, diligenciamiento de un formato por el usuario y una base de datos por el responsable del
Instituto, que determina la identificacin del usuario, contenido, folios, cuadernos, planos y ubicacin
del expediente.

Los expedientes mineros son prestados en un rea donde se encuentra ubicadas dos cmaras y
guardias de seguridad.

La atencin al usuario se efecta mediante el sistema de turnos, dando cumplimiento a la Ley 962 de
2005.

Se presta el servicio de copias dentro del rea de prstamo de expedientes de manera inmediata,
garantizando la publicidad del trmite.

Todas las actuaciones expedidas son integradas en carpetas institucionales y en medio digital,
garantizando la conservacin e integridad de los documentos.

Todos los expedientes son organizados documentalmente en orden cronolgico y foliados.

7.2.7. PROCESO DE FISCALIZACION MINERA.

a. Asegurar que las explotaciones mineras bajo competencia de INGEOMINAS se ejecuten en
condiciones tcnicas , econmicas , sociales y ambientalmente sostenible.

b. Las actividades de seguimiento y control a los ttulos mineros se desarrollan con transparencia y en
el marco de la Ley.

c. La proyeccin de conceptos tcnicos y jurdicos y de actos administrativos se realiza con criterios de
calidad y responsabilidad

d. La actualizacin acadmica y la unificacin de conceptos son objetivos permanentes para lograr un
mejor desempeo en el ejercicio de las funciones.

e. Se busca la seguridad jurdica y confianza de los titulares mineros mediante el cumplimiento de los
requisitos de calidad y oportunidad en el ejercicio de nuestras funciones.

f. La atencin a los usuarios se realiza de manera igualitaria, imparcial, respetuosa y diligente.

g. El trabajo de campo se desarrolla con el cumplimiento de los protocolos establecidos y la adopcin
de criterios de tica y profesionalismo.

h. Se busca la consolidacin de un equipo idneo, competente y con buena prctica profesional.

i. Todos los miembros del grupo de trabajo procuran un clima laboral armnico.

j. El respeto por los compaeros, jefes y subalternos se constituye en la base para un adecuado
trabajo en equipo.

k. Se busca garantizar la integridad fsica de los expedientes de ttulos mineros mediante prcticas
adecuadas de custodia y manipulacin.
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7.2.8. PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA

a. Hacer cumplir lo establecido en la normatividad Colombiana respecto al uso seguro de las fuentes
radiactivas en las diferentes prcticas en el territorio Nacional.

b. Dar cumplimiento a los tiempos de respuesta descritos en las resoluciones emitidas por el Ministerio
de Minas y Energa.

c. Dar con celeridad respuesta a los usuarios del grupo de Seguridad Nuclear y Proteccin Radiolgica.

d. Realizar las actividades que implican exposicin a la radiacin ionizante (de forma segura) de
acuerdo a los protocolos establecidos.

e. Dar cumplimiento a las polticas y planes ambientales institucionales.

f. Garantizar la proteccin radiolgica del pueblo colombiano durante el uso de las fuentes radiactivas
en el Territorio Nacional.

7.2.9. PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLGICO MINEROS

a. No est permitido fumar en los laboratorios.

b. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a los laboratorios sin la autorizacin
correspondiente.

c. Se deben utilizar los elementos de proteccin personal y ropa de trabajo suministrados.

d. El ingreso de funcionarios en horario no laboral debe ser autorizado previamente.

e. No est permitido el ingreso de menores de edad.

f. No se permite la ingestin de bebidas y comidas en las zonas de trabajo (laboratorios e
instalaciones nucleares).

g. La atencin a los usuarios ser respetuosa y diligente.

h. Todos los integrantes procurarn establecer un clima laboral favorable.

i. La entrega de los resultados de los ensayos y servicios estar de acuerdo con la concertacin
definida con el usuario.

j. Se busca la satisfaccin y confianza de nuestros clientes mediante el cumplimiento de los requisitos
de calidad y oportunidad en la prestacin del servicio.

k. La actualizacin tecnolgica es un objetivo permanente para lograr un mejor desempeo en la
prestacin del servicio.

l. Se mantienen controles para garantizar la confidencialidad de los datos e informacin generados,
reconociendo el derecho a la propiedad de la informacin.

m. La induccin y reinduccin en los puestos de trabajo permite la actualizacin permanente de los
funcionarios.

n. Se mantiene un equipo humano idneo, competente y con buena prctica profesional.
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o. Somos responsables en la definicin y control de los ensayos y servicios que deban realizarse
externamente.

p. Se custodian los testigos de muestras de manera adecuada.

7.3. PROCESOS DE APOYO

7.3.1. PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO

a. Las novedades para liquidar la nmina debe presentarse mximo los diez (10) primeros das de
cada mes, de los contrario se liquidarn para el prximo mes.

b. Para el personal de planta que se desvincula debe entregar el certificado de verificacin de
asuntos administrativos debidamente diligenciado con la entrega del carn de identificacin.

c. Las historias laborales no se pueden retirar del archivo de la oficina de talento humano, la consulta
debe efectuarse dentro de la dependencia.

d. La entrega de informacin de tipo nominal a terceros sea suministrada previo visto bueno de la
Direccin general o Secretaria General.

e. Para efectuar los descuentos no autorizados por Ley se requiere como mnimo que represente el
5% de la planta de personal.

f. Es de carcter obligatorio para el personal que requiera implementos o elementos de seguridad su
utilizacin.

g. Es de carcter obligatorio el porte del carn de identificacin en un lugar visible para todo el
personal que labore en Ingeominas.

7.3.2. PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

El ingreso de personal externo diario a las instalaciones del Instituto debe registrarse en el sistema
con la respectiva verificacin de huella y documento de identificacin, solicitando la informacin
correspondiente a: dependencia donde se dirige o persona a visitar y asunto a tratar. El personal
slo podr ingresar previa autorizacin de dicha dependencia y en el horario de 8:00 am a 5:00 pm,
a menos que la autorizacin as lo especifique.

Los funcionarios del INGEOMINAS para el ingreso a las instalaciones, deben mostrar el carn que
los acredita como funcionarios del Instituto, ya sea como personal de planta o como contratista. En
caso de encontrarse tramitando el carn, deber registrarse en el libro de ingreso de funcionarios o
en el sistema.

El Ingreso de bienes propiedad de particulares deben ser registrados en el sistema, si se trata de
bienes de propiedad de INGEOMINAS debe realizarse la verificacin de la orden, contrato o
autorizacin de ingreso por el funcionario encargado. La salida de equipos de propiedad de
particulares se realiza verificando los datos de ingreso y se libera del sistema, en caso de no
aparecer registrado el ingreso, el funcionario o visitante no podr retirarlo de las instalaciones del
Instituto hasta que pueda comprobar la propiedad. Si el equipo pertenece a INGEOMINAS su salida
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debe estar autorizada por el Coordinador de Servicios Administrativos, usando el formato de Orden
Para Retirar Elementos.

El ingreso de armas por parte de los visitantes a las instalaciones del Instituto est prohibido, todas
las personas que ingresen al Instituto deben someterse a requisa y en caso de portar armas deben
dejarlas en un casillero del Instituto.

Los funcionarios que requieran ingresar al Instituto los fines de semana, debern presentar una
solicitud por escrito, a la coordinacin de Servicios Administrativos, firmado por el Jefe de la
Dependencia, para la aprobacin. Una vez firmada por el Coordinador de Servicios Administrativos,
el funcionario solicitante deber dejar la autorizacin en la portera principal del Instituto.

El ingreso del personal al Instituto debe hacerse de 5:40 am a 5:30 pm, una vez terminada la
jornada la laboral, aquellos funcionarios que requieran ingresar al Instituto debern estar autorizados
por el jefe de la dependencia y por el coordinador de servicios administrativos.

La solicitud del servicio de transporte debe realizarse con anticipacin (1 Hora), teniendo en cuenta
que no siempre se tienen vehculos disponibles de manera inmediata. En caso de requerirse un
vehculo en horario nocturno, el funcionario deber solicitar a la Coordinacin de Servicios
Administrativos, el vehculo en el transcurso del da para programar un conductor que cubra el
servicio.

La empresa contratada para la prestacin de los servicios de vigilancia y seguridad privada, deber
garantizar el cumplimiento de los turnos en la Sede Central, sede CAN y los Grupos de Trabajo
Regional. No puede dejar puestos vacos en ninguna circunstancia. Los turnos instalados deben
coincidir con los solicitados por INGEOMINAS en el momento de iniciar el proceso de seleccin.

Todos los bienes que se encuentren en las instalaciones del Instituto en las diferentes sedes
quedan bajo la custodia de la compaa de vigilancia. El contratista responder directamente por
cualquier reclamacin que efecte el Instituto por siniestros ocurridos con ocasin de la prestacin
del servicio de vigilancia.

Velar por el cuidado y custodia de las instalaciones fsicas y elementos que se encuentren dentro de
ellas.

Controlar la entrada y salida de elementos de las instalaciones.

Llevar control de acceso de los funcionarios a las dependencias, en horarios diferentes a la jornada
laboral (Horas Nocturnas y Fines de Semana), as como el ingreso de particulares a las
instalaciones.
Controlar el parqueadero, el ingreso y salida de los vehculos, deber emplear elementos que
apoyen la labor de seguridad.

La empresa contratada para la prestacin del los servicios de aseo y cafetera, asignar un
supervisor (a), que debe encargarse de la coordinar, informar y realizar el seguimiento de las
actividades asignadas y del cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa
contratada, con el fin de evitar la retencin del pago de a cuerdo a los plazos establecidos para
stos.

En el espacio asignado para la prestacin de los servicios el operario debe realizar las siguientes
actividades:

Inicia labor de limpieza.
Recogen elementos de loza y cristalera.
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Realizan limpieza de loza y cristalera.
Llena los termos de caf / Aromtica, segn requerimientos del rea.
Distribuye los termos, la loza y cristalera.
Reanuda la labor de limpieza (segn programacin de actividades).
Si tiene asignado un espacio exterior, realiza limpieza general. Si se trata de Baos, debe
encargarse de la desinfeccin de los mismos.
Segn las basuras resultantes, separa el material reciclable del no reciclable.
Acopia temporalmente el material reciclable y lo almacena en el espacio asignado para el mismo.

El acceso a la cafetera de la direccin es restringido, por esta razn solo podrn ingresar las
operarias asignadas para esta rea.

En caso de requerirse los servicios por parte de alguno de los operarios deber solicitarse con
anterioridad al Coordinador de Servicios Administrativos, sin que afecte la prestacin de los servicios
diarios de su trabajo.

Las personas contratadas por la empresa de Aseo y Cafetera solo deben realizar las labores
propias de la naturaleza de su contrato.

La reclamacin de los siniestros que afecten la pliza de seguros adquirida por el Instituto se
efectuara de manera inmediata, tan pronto se tengan conocimiento de los hechos.

los trmites de importaciones se realizaran de manera inmediata, tan pronto se conozca que los
bienes adquiridos en el exterior se encuentran en las bodegas autorizadas para le recepcin de las
mercancas.

Solo se realizarn traslados de elementos entre funcionarios, reintegro a bodega de bienes usados
los jueves y viernes de cada semana hasta el da 25 de cada mes.

El Grupo de Inventarios estar entregando el informe de depreciacin y los soportes de los
comprobantes al Grupo de Contabilidad en los primeros 7 das de cada mes.

El Grupo de Inventarios mantendr actualizada la carpeta individual de inventarios de cada uno de
los funcionarios.

Realizar toma fsica general de inventarios cada 3 aos con su respectivo avalo de bienes muebles
e inmuebles y anualmente hacer una selectiva de inventarios.

El reemplazo de plaquetas de identificacin de los elementos se realizar por desgaste, prdida o
deterioro.

El Grupo de Inventarios realizar reclasificacin de los activos de menor cuanta

Los bienes que adquiera la Entidad que sean iguales o inferiores a 0.5 salario mnimo legal vigente
se registraran directamente al gasto.

En caso de que la toma fsica arroje faltantes se informar a la Secretara General la situacin con
el fin de que inicie las acciones administrativas a que haya lugar

En el evento de que se haga la reposicin del faltante se podr hacer en especie, con
caractersticas iguales o similares, si por el contrario se hace en dinero y la prdida del bien es
nuevo se har por su valor comercial o de mercado, pero si el bien se encuentra en servicio se har
un anlisis de su costo histrico y su respectiva depreciacin para determinar el valor de realizacin
o salvamento.
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Si por el contrario la toma fsica arroja sobrantes se realizar el avalo respectivo mediante acta
para su incorporacin en el patrimonio de la Entidad.

Se realizar nicamente toma fsica a los elementos de consumo con control (Publicaciones
destinadas para la venta).

Implementacin del Cdigo de barras para identificar los bienes propiedad del Instituto.

Los bienes entregados por la Entidad a terceros debe hacerse a travs de un contrato de
Comodato.

Cuando existan bienes inservibles y/o obsoletos, estn rotos o destruidos y se considere que ya no
son tiles para el desarrollo de las actividades propias del objeto social, la Institucin proceder a
realizar la baja de bienes y esta puede ser por venta directa o por el sistema de martillo.

Si en las bodegas hay suficientes elementos inservibles y/o obsoletos se recomienda dentro de la
misma vigencia fiscal realizar la baja de bienes teniendo en cuenta la premisa costo beneficio, por
cuanto la empresa est incurriendo en gastos, ya que estos bienes se encuentran asegurados.

En el caso de que no se comercialicen los bienes inservibles y/o obsoletos por venta directa o
remate, la empresa debe optar por la donacin o destruccin masiva.

Los reintegros a bodegas de almacn se realizaran los das jueves y viernes de cada semana.

El almacn recibir bimensualmente las solicitudes de elementos de las reas, y tendr en cuenta
las solicitudes que surjan espordicamente como urgentes.

El almacn rendir cuenta 3 das antes de fin de mes.

El almacn recibe elementos los primeros 25 das de cada mes.

El almacn tendr toma fsica una vez al ao de los bienes devolutivos y de consumo.

El almacn har cierre de vigencia el 15 de Diciembre de cada ao.

Los elementos solicitados al almacn sern suministrados a la dependencia con tres das hbiles a
su solicitud.

Los memorandos de solicitud de elementos deben tener el visto bueno del encargado de rea y
previa aprobacin del Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos.

En el almacn se recibir elementos en la bodega con rdenes de compra o contratos debidamente
legalizados.

El Grupo de Inventarios entregara diariamente a almacn, los comprobantes generados segn
movimientos realizados en el da debidamente firmados.

Los funcionarios no podrn enviar a ttulo personal elementos que estn en su inventario individual a
otros funcionarios, sin contar con el movimiento respectivo del almacn.

Los traslados de elementos se realizaran nicamente entre el almacenista y quien haga las veces
en los grupos de trabajo regionales.

El almacn recibir rdenes de compra y contratos en presencia de los interventores.
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El almacn mantendr el stock mnimo para el normal funcionamiento de la Entidad.

El almacn al recibir elementos devolutivos alimentara el SAFI teniendo en cuenta las
caractersticas de los bienes.

Los elementos a reintegrar al almacn deben venir acompaados de un memorando con su
descripcin, plaqueta y estado actual, con previo Visto Bueno de personal calificado para determinar
si se mantiene en bodega de bienes usados o bodega de inservibles y/o obsoletos.

Los elementos a entregar a las diferentes dependencias deber estar legalizado con su respectivo
comprobante.

Los bienes inservibles y/o obsoletos estarn almacenados en una bodega independiente.

Las solicitudes correspondientes de mantenimiento a la Infraestructura Fsica, se deben solicitar
por escrito al Grupo de Servicios Administrativos-Mantenimiento las cuales sern atendidas de
acuerdo con las prioridades que se presenten.

Se inspeccionar la infraestructura fsica con el fin de determinar las necesidades de mantenimiento
y obras a ejecutar.

Los vertimientos son recogidos por los funcionarios de los laboratorios una vez terminados los
procesos en recipientes especiales (canecas y garrafas) suministradas por el grupo de gestin
ambiental previamente preparada con cal apagada si se requiere, rotuladas, fechadas, plenamente
identificado el tipo de residuo y con el pictograma describiendo el grado de peligrosidad del residuo,
los cuales son transportados a la bodega temporal de reactivos, segregados y almacenados
temporalmente. Estos residuos son pesados y dispuestos en el vehculo y se levanta un acta de
todos los residuos peligrosos entregados, la cual va firmada por un funcionario del proyecto de
gestin ambiental institucional y un funcionario de la empresa recolectora.

El proyecto de gestin ambiental institucional a travs del programa de vertimientos viene
implementando una serie de monitoreos y caracterizacin de los vertimientos. Existen dos (2)
puntos de muestreos o cajas de aforos: El primero ubicado en el costado noroccidente del edificio de
qumica, por fuera. El segundo ubicado en el costado sur del laboratorio de aguas, por fuera.

La caracterizacin de los vertimientos se realiza semestralmente en colaboracin del laboratorio de
aguas y gases del INGEOMINAS.

7.3.3. PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

a. El proceso de contratacin institucional tiene como base el marco legal enmarcado en la
Constitucin y la ley.

b. Las responsabilidades y responsables del proceso estarn en el Manual de Contratacin y el Manual
de Interventora.

c. Todos los procesos de contratacin tendrn un interventor o supervisor y la denominacin para cada
caso debe corresponder a un perfil idneo de acuerdo con el bien o servicio.

d. Los criterios deben ser en cuanto a la seleccin del proveedor transparentes y objetivos, en cuanto
el bien y/o servicio debe ser de calidad y econmicos que satisfagan las necesidades o
requerimientos y del proceso la oportunidad en la gestin.

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e. El plan operativo debe establecer los tiempos requeridos para el buen desempeo de las
Interventoras o las supervisiones de los funcionarios, de tal manera que estos puedan cumplir
tambin con las tareas asignadas a su cargo y las salidas de campo. En este sentido, un
funcionario no podr tener ms de 3 Interventoras simultneamente cuando al mismo tiempo deba
cumplir con actividades propias de su cargo.

f. Se debe tener una permanente capacitacin y actualizacin de los interventores y/o supervisores,
as como asignarles los recursos requeridos de tiempo y respaldo, con el fin de dar las herramientas
necesarias para un buen desempeo en el ejercicio de interventor o supervisor.

g. Establecer procesos y procedimientos claros que permitan su aplicacin, control y seguimiento para
el mejoramiento continuo.

h. Ser el vehculo idneo y necesario mediante el cual el Instituto materializa los bienes y servicios
para cumplir con las necesidades satisfechas.

i. El Interventor o supervisor es quien responde por la calidad del bien o servicio adquirido mediante
su verificacin continua y permanente durante todas las etapas contractuales.

7.3.4. PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGIAS Y GESTIN DE LA INFORMACION

a. Cualquier adquisicin tecnolgica de informacin debe responder a las necesidades de la
Organizacin.

b. Cualquier adquisicin de tecnologa de informacin requiere la validacin por parte de la
Subdireccin de Informtica.

c. Cada usuario es responsable del uso adecuado de los recursos informticos que le han sido
asignados.

d. El acceso a las instalaciones fsicas deben cumplir con los mecanismos de seguridad.

e. Los activos de informacin deben ser salvaguardados siguiendo la periodicidad definida y los
niveles de seguridad apropiadas.

f. Cualquier modificacin, actualizacin o traslado de recursos informticos debe contar con la
aprobacin del grupo de tecnologas de informacin.

g. La construccin de sistemas de informacin debe cumplir como mnimo con las etapas de:

Definicin de requisitos
Anlisis
Diseo
Construccin Pruebas e implementacin.

h. Cada etapa del desarrollo de un sistema de informacin debe contar con la documentacin
asociada.

i. La construccin de cualquier sistema de informacin debe seguir los estndares definidos.

j. Propender por la arquitectura tecnolgica definida.

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7.3.5. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

a. Como entidad pblica que somos debemos acoger la administracin, gestin, control y seguimiento
establecidos en la Ley General de archivos.

b. Tener como rector el comit de archivo del Instituto dentro del cual se establezca por lo menos una
reunin al mes.

c. Cumplir con lo establecido en las polticas de archivo, el reglamento interno del manejo del archivo
de gestin y el fondo acumulado.

d. Tener y mantener un archivo organizado de acuerdo con la estructura del Instituto.

e. La conservacin de la documentacin se har teniendo en cuenta el valor administrativo y legal
establecido en las tablas de retencin documental.

f. La conservacin fsica de los documentos debe cumplir con los parmetros establecidos por el
Archivo General de la Nacin. (humedad, temperatura, infraestructura fsica, etc.)

g. El acceso a las sedes del archivo debe estar controlado dependiendo de su carcter pblico o
confidencial.

h. Establecer y mantener un reglamento de prstamos de consulta.

i. La clasificacin de los archivos de gestin y fondos acumulados debe seguir el criterio orgnico
funcional, teniendo como base la estructura orgnica del Instituto y respetando el principio de
procedencia.

j. La Autorizacin para la eliminacin de los documentos debe ser responsabilidad del Comit de
Archivos, el cual en cada caso debe levantar un acta con las firmas autorizadas.

k. Tener presencia fsica en el momento de la destruccin de los documentos autorizados a
eliminacin.

l. Solo se eliminaran y destruirn los documentos que hayan perdido su valor administrativo legal o
fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia para el Instituto.

m. La Entidad debe contar con un sistema de gestin documental que incluya la organizacin de los
diferentes tipos documentales con su normalizacin y control.

7.3.6. PROCESO DE GESTIN JURIDICA Y LEGAL

a. En INGEOMINAS se hace aplicacin estricta de la ley

b. La oficina Asesora Jurdica realiza estricto control y seguimiento semanal de los procesos
judiciales en los que estn involucrados los intereses de Ingeominas.

c. Se establecen criterios genrales de aplicacin de la ley, lo que genera unidad de criterio para los
miembros de la Oficina Asesora Jurdica.

d. En todos los procesos judiciales de Ingeominas se da cumplimiento estricto de los trminos de ley,
su incumplimiento genera investigaciones disciplinarias.

e. Los expedientes judiciales se ordenan cronolgicamente sin omitir ningn documento soporte.
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f. Las respuestas oficiales de la Oficina Asesora Jurdica se envan siempre con nmero consecutivo
y fecha.

g. Se realiza actualizacin permanente de las actuaciones judiciales

7.3.7. PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS

Para iniciar cualquier afectacin de presupuesto se debe contar con el Plan Operativo previamente
aprobado por el Comit de Direccin y con base en l se harn las desagregaciones del
presupuesto de funcionamiento en lo referente a Gastos de Personal y Gastos Generales del
Instituto.

Las afectaciones al presupuesto se harn teniendo en cuenta la prestacin principal originada en
los compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro presupuestal se cubrirn los dems
costos inherentes o accesorios, imprevistos, ajustes, revisin de valores, intereses moratorios y
gastos de nacionalizacin.

El Representante Legal, el primer da hbil de cada vigencia fiscal, debe desagregar, mediante
resolucin, el detalle del anexo del decreto de liquidacin correspondiente a las cuentas de Gastos
de Personal y Gastos Generales de conformidad con el plan de cuentas que para el efecto expida
la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, y remitir al da siguiente de su expedicin,
una copia a dicha Direccin.

La desagregacin podr ser modificada mediante Resoluciones del Representante Legal, o quien
este delegue, para lo cual debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.,
y copia de estas se remitir a la Direccin General del Presupuesto al da siguiente de su
expedicin".

Todas las modificaciones del presupuesto del Instituto entre numerales ya sea de funcionamiento o
inversin, se realizaran mediante Acuerdo, el cual debe estar previamente aprobado por el
Consejo Directivo y requiriendo en principio concepto favorable por el Departamento Nacional de
Planeacin en el caso de inversin y posteriormente validacin por el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico Direccin General de Presupuesto.

Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales debern contar con
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para
atender estos gastos.

El ordenador del gasto del Instituto es el Director General. Sin embargo el Director mediante
resolucin ha delegado la ordenacin del gasto para las solicitudes de contratacin hasta 120
SMMLV

Las solicitudes de CDP deben venir firmadas por el ordenador del gasto del rea respectiva.
Cuando los beneficiarios sean los ordenadores de gasto delegados, las firmara el director general,
y en el caso del Director General, la debe firmar el Secretario General.

Las descripciones en la solicitud de CDP deben corresponder con los objetos de gasto
previamente establecidos en el plan operativo y definidos en la gua de elaboracin del plan
operativo.

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Los datos suministrados en la solicitud de CDP deben concordar con los del documento soporte:
plan de comisin, justificacin.

No se expedir Registro Presupuestal cuando los actos administrativos que afecten el presupuesto
de gastos no renan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos.

Los compromisos presupuestales se entendern legalmente adquiridos, o cumplidos o ejecutados,
cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfaccin de acuerdo con lo pactado. Para proveer
empleos vacantes se requerir del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por la vigencia. Por
medio de ste, el Coordinador del Grupo de presupuesto garantizar la existencia de los
recursos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, por todo concepto de gastos de personal.

Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a los previstos en la
planta de personal.

Los programas de capacitacin comprendern matrculas de los funcionarios, que se giraran
directamente a los establecimientos educativos.

Las Cuentas por Pagar y las Reservas Presupuestales correspondientes de una vigencia fiscal
que no se hayan ejecutado a diciembre 31 de la siguiente vigencia fiscal, expiran sin excepcin...

El cargue de las vigencias futuras en el sistema se realizar una vez que se haya recibido la
aprobacin correspondiente por parte de la Direccin General de Presupuesto, proceso que
adelantar la Oficina Asesora de Planeacin...

Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31
de diciembre del ao en que se concede la autorizacin caducan, salvo en los casos previstos en
el inciso segundo del artculo 8 de la Ley 819 de 2003.

En los casos de licitacin, concurso de mritos o cualquier otro proceso de seleccin, se entienden
utilizados los cupos anuales de vigencias futuras con el acto de adjudicacin.

Se efectan mensualmente las conciliaciones de la totalidad de las cuentas bancarias, depurando
las partidas conciliatorias en los dos meses siguientes.

Los cheques deben autorizarse con firma A y firma B, protector y sello.

INGEOMINAS realiza los pagos de manera electrnica.

No se recibe dinero en efectivo en los puntos de venta excepto en el punto POS INFORMACION
GEOCIENTIFICA

La apertura y cierre de los POS debe hacerse a diario siempre y cuando exista movimiento.

Todos los soportes diarios de Bancos y de Caja deben reposar en el Boletn Diario de Tesorera.

Las consignaciones para la elaboracin de la factura en los puntos POS, deben ser originales.

Los pagos que se realicen cancelando facturas de cartera y presenten como soporte fotocopias,
deben ser verificadas en los extractos bancarios.

La Recepcin de soportes y atencin de pblico en el rea de Tesorera, se efecta de lunes a
viernes de 9 a 12:30 y de 1:30 a 3:30 excepto los primeros das hbiles de cada mes

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La cartera del INGEOMINAS no podr tener un vencimiento superior a 30 das, se considerar
morosa a partir del da 31 calendario.

nicamente los puntos de ventas Ensayos de Laboratorio y GSNR realizan ventas a crdito.

Al existir devolucin de un cheque a favor de INGEOMINAS por fondos insuficientes se sancionara
con una multa del 20% del valor del cheque.

S las Entidades Bancarias omiten la certificacin del cheque, se procede al cobro de la sancin.

Los cheques devueltos que no han sido solucionados se remitirn a cobro coactivo.

La creacin de Terceros en el SAFI debe efectuarse con el Registro nico Tributario y en cabeza
de un funcionario, quien ser el responsable de la base de datos.

Cuando exista cesin de contrato en el momento de crear la obligacin se har con el nuevo
beneficiario sin cambiar el Registro Presupuestal y dejando como soporte el Acta de Cesin.

Los acreedores constituidos en el proceso de Nmina (deducciones de no Ley) deben ser girados
inmediatamente se genere la orden de pago de la Nmina.

El valor retenido en gastos efectuados por caja menor debe ser consignado en la Tesorera del
INGEOMINAS por el responsable, con fotocopia de la factura correspondiente con los datos
mnimos del tercero.

Las chequeras deben ser entregadas al encargado de la Caja fuerte al final del da para que
queden debidamente custodiadas.

Los lotes para pago deben estar avalados previo al pago, por el Tesorero y la Jefe financiera.

En el evento de una Anulacin de Orden de pago debe reposar una copia en el Boletn del da de
la anulacin con su respectivo soporte que explique la razn de la anulacin.

Para la entrega de los cheques se exige Cdula del beneficiario o autorizacin por escrito y se
procede a la firma de la respectiva Orden de pago entregndose una copia al tercero.

El trmite de un pago durar 3 das mximo, salvo que pertenezca a recursos del presupuesto
nacional caso en el que se depende de la programacin.

El valor mximo en efectivo a recibir en la tesorera es de 3 millones de pesos.

Las modificaciones que surjan una vez cerrado un trimestre contable se realizaran mediante
comprobante de ajuste, en el mes siguiente a la fecha de corte.

La parametrizacin de los conceptos creados o modificados en los mdulos de: tesorera, cartera,
regalas, presupuesto, comisiones, nomina e inventarios, debe estar bajo la responsabilidad del
coordinador del Grupo de Contabilidad.

La informacin de los grupos de trabajo de: tesorera y cartera, presupuesto, nomina e inventarios,
deben llegar dentro de los 5 primeros das del mes siguiente a la fecha de corte.

Antes de realizar el cierre mensual de cada uno de los mdulos de: tesorera, cartera, regalas,
presupuesto, comisiones, almacn, nmina e inventarios, se debe analizar la coherencia y
pertinencia de la informacin, para registrar informacin veraz y correcta realizando los ajustes
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requeridos y tener la certeza de realizar el cierre. Este procedimiento reviste de mayor importancia
al finalizar un trimestre y mucho ms al terminar una vigencia. Una vez realizado el cierre en los
diferentes grupos de trabajo no se debe reabrir ni modificar.

Debido a que la parametrizacin de nuevos conceptos debe establecer el manejo de determinadas
cuentas contables, estos conceptos deben informarse una vez creados a la coordinadora del grupo
de contabilidad.

Efectuar mensualmente los anlisis, cruces y conciliaciones entre las diferentes cuentas contables
versus los diferentes mdulos: tesorera, cartera, regalas, presupuesto, comisiones, nomina,
inventarios y jurdica.

La contabilidad se basa en soportes, todos los hechos econmicos, financieros y sociales deben
estar respaldados en los mismos y contablemente se deben producir los comprobantes de asiento
diario que evidencien las transacciones.

El castigo o depuracin de cuentas contables debe ser previamente analizado y avalado por el
Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable y de estas actuaciones se dejar constancia mediante
acta.

Los comprobantes automticos generados por el sistema SAFI, son inmodificables.

7.4. PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL

7.4.1. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

a. Todas las evaluaciones realizadas por la Oficina Asesora de Control deben estar documentadas.

b. Todo el proceso de evaluacin es comunicado al auditado con anterioridad.

c. El plan de trabajo para la evaluacin es concertado con el auditado

d. Los resultados de la evaluacin se validan antes de ser publicados

e. Todo proceso debe estar soportado en papeles de trabajo

f. Todos los informes de la Oficina Asesora de Control Interno son presentados al Director General
en resumen ejecutivo y a los responsables de los procesos se les entrega el informe completo.

g. El equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Control Interno recibe capacitacin
permanentemente.

h. El personal vinculado a la Oficina es especialista en las reas misionales del Ingeominas y tiene
conocimiento de las normas de Auditoria.

i. Las evaluaciones se asignan al personal de la Oficina de Control Interno de acuerdo al nivel de
complejidad de la evaluacin, la especialidad y salario del funcionario.

j. Las evaluaciones que aborden un tema especializado fuera de la competencia del personal de la
oficina de control interno se contratara.

k. Los papeles de trabajo debe estar organizados de acuerdo a las tablas de retencin documental.

l. Se presta asesora a la Alta Direccin en la implementacin del Sistema de Control Interno.
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8. REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI

TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS

COMPONENTE

ELEMENTO

DESCRIPCIN

SISTEMA DE
CALIDAD

DESCRIPCIN

COMO SE EVIDENCIA
EN LA ENTIDAD.

1. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

1.1.1.
Acuerdos,
Compromisos
Protocolos

Elemento que
define la conducta
de la Entidad
pblica, y los
servidores
pblicos los
cuales deben ser
acordes con la
consecucin de
los propsitos de
la entidad.

5.3 y 5.4
Establecer
Polticas y
Objetivos de la
Entidad.

La Alta direccin
debe asegurar que
los objetivos de la
Entidad sean los
necesarios para
establecer,
mantener y
aumentar la
satisfaccin del
usuario.

Documento Cdigo de
tica.

Documento donde se
compilan los acuerdos,
compromisos y protocolos.

Resolucin donde se
adopta el Cdigo de tica.
Responsable Proceso de
Implementacin y
Desarrollo de Sistemas de
Gestin Institucional

1.1.2.
Desarrollo del
Talento Humano

Desarrollo de las
competencias,
habilidades,
aptitudes e
idoneidad de los
servidores
pblicos

6. Gestin de
los recursos y
contempla:
6.1,6.2.,6.3,6.4

La organizacin
debe determinar y
proporcionar los
recursos
necesarios para
implementar y
mantener la
gestin de calidad
mediante la
participacin y
apoyo de las
personas o
servidores
pblicos.
Se establece el Manual de
Funciones y Requisitos.
(Perfiles, competencias
laborales etc.)

Procedimientos de
Vinculacin, Evaluacin de
Desempeo y
Capacitacin, Bienestar
Social e Incentivos,
Administracin y
Desarrollo del Talento
Humano, Nomina y Control
Interno Disciplinario

Formato de Hojas de vida.
Gestin de Talento
Humano.

1.1
Ambiente de
Control

1.1.3.
Estilo de
Direccin

Se define como la
gua y orientacin
de las acciones de
la entidad,
determina los
parmetros a
seguir en la
administracin.

5.
Responsabilidad
de la Direccin y
contempla:
5.1,5.2,5.3,5.4,5
.5

La Alta Direccin
debe asegurar que
todos los procesos
operen como una
red de trabajo
eficaz y eficiente
para asegurar el
cumplimiento de
la funcin
administrativa.
Se encuentran en el
CDIGO DE BUEN
GOBIERNO.

Acuerdos de Gestin
firmados y con
seguimiento por parte del
Director General una vez
al ao.
Revisin y actualizacin
anualmente en el marco
del procedimiento de
Revisin por la Direccin
Direccionamiento
Estratgico.

MANUAL
VERSION 5
MN-SGI-001


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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

1.2.1
Planes y
Programas

Es el elemento
donde se
determina la
proyeccin de la
entidad, impulsa y
gua sus
actividades hacia
el cumplimiento
de las metas y
resultados
previstos de
acuerdo a su
misin, visin y
objetivos.

5.
Responsabilidad
de la Direccin y
contempla:
5.1,5.2,5.3,5.4,5
.5

La Alta Direccin
debe asegurar que
todos los procesos
operen como una
red de trabajo
eficaz y eficiente
para asegurar el
cumplimiento de
la funcin
administrativa.

Plan estratgico de la
Entidad.
Plan operativo y
seguimiento peridico del
plan operativo.

Construccin y
seguimiento de acuerdo al
procedimiento de
Planeacin Institucional.

Direccionamiento
Estratgico.

1.2.2.
Modelo de
Operacin por
Procesos

Conforma el
estndar
organizacional que
soporta la
operacin de la
entidad pblica y
esta orientada
haca una
organizacin por
procesos.

4. Sistema de
Gestin de la
Calidad.
4.1. Requisitos
Generales

La entidad debe
establecer,
documentar,
implementar y
mantener un
sistema de
gestin de la
calidad,
identificando los
procesos que le
permitan cumplir
con la funcin
administrativa que
le fue asignada.
Se estableci el mapa de
procesos del Instituto.

Adopcin por resolucin

Se describen los procesos
y se establece la cadena
de valor de los procesos
misionales.
(Manual del Sistema de
Gestin Institucional)
Caracterizacin de
Procesos.

Revisin y Actualizacin
anualmente de acuerdo al
procedimiento de Diseo
de Procesos.

Responsable proceso de
Implementacin y

1.2
Direccionamiento
Estratgico

1.2.3.
Estructura
Organizacional

Esta compuesta
por la estructura
y organizacin,
planta de personal
y el manual de
funciones y
competencias
laborales.

5.5.1
Responsabilidad
y autoridad.

Las
responsabilidades
y autoridades
estn definidas y
conocidas por
toda la
organizacin.
Organigrama de la
Entidad.

Estudio de Rediseo
Organizacional
Manual de Funciones y
Competencias Laborales

Gestin de Talento
Humano.

1.3.1.
Contexto
Estratgico

Establece los
lineamientos
estratgicos que
orienta las
decisiones de la
entidad pblica
frente a los
riesgos que
pueden afectar el
cumplimiento de
los objetivos
producto de la
observacin,
distincin y
anlisis del
conjunto.
5.4.2.
Planificacin del
sistema de
gestin de la
calidad.
La Alta Direccin
debe asegurarse
de que la
planificacin del
sistema de
gestin de la
calidad se realiza
con el fin de
cumplir los
requisitos citados
en el numeral 4.1,
as como los
objetivos de la
calidad y el
mantenimiento de
la integridad del
sistema.

Documento Contexto
Estratgico que se
actualiza anualmente, de
acuerdo al Procedimiento
de Planeacin
Institucional.

Direccionamiento
Estratgico.
MANUAL
VERSION 5
MN-SGI-001


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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

1.3.2.
Identificacin de
Riesgos

Elemento que
posibilita a la
entidad a conocer
los posibles
eventos
potenciales que
ponen en riesgo la
misin y los
objetivos de la
misma.

8.5.3. Accin
Correctiva.

Debe establecer
acciones para
eliminar las
causas de no
conformidades
potenciales para
prevenir su
ocurrencia. EL
mapa de riesgos
constituye una
herramienta para
determinar
acciones
preventivas.

Identificacin de Riesgos
por procesos y
actualizacin anual de
acuerdo al procedimiento
de Diseo de Procesos
.

Implementacin y
Desarrollo de sistemas de

1.3.3
.Anlisis del
Riesgos

Probabilidad de
ocurrencia de los
eventos positivos
o negativos y el
impacto de sus
consecuencias.

8.3, 8.4 Control
del producto no
conforme,
Anlisis de
datos.

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Anlisis de Riesgos por
procesos y actualizacin
anual de acuerdo al
de Procesos.

Implementacin y

1.3.4.
Valoracin del
Riesgo

Determina el nivel
de exposicin de
la entidad al
impacto del
riesgo.

8.3, 8.4Control
del producto no
conforme,
Anlisis de
datos.

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Valoracin de Riesgos por
procesos y actualizacin
anual de acuerdo al
de Procesos.

Implementacin y

1.3
Administracin
Del Riesgo

1.3.5.
Polticas de la
Administracin
de Riesgos.

Determina la
estructura de
criterios para la
toma de
decisiones
respecto a los
riesgos y sus
efectos.

5.5.2
Representante
de la Direccin

La alta direccin
debe designar un
funcionario para
asegurarse de que
se establezcan e
implementen los
procesos
necesarios para
mantener un
sistema de
gestin adecuado

Polticas para cada riesgo
de cada proceso y
actualizacin anual de
acuerdo al procedimiento
de Diseo de Procesos.

Poltica Institucional de
Administracin de
Riesgos.
.

Implementacin y
Gestin Institucional.

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIN

2.1.1.
Polticas de
Operacin

Establece las
guas de accin
para la
implementacin
de las estrategias
para ejecutar los
procesos y
actividades en el
cumplimiento de
la funcin
administrativa.

5.3 y 5.4
Establecer
Polticas y
Objetivos de la
Entidad.

La Alta direccin
debe asegurar que
los objetivos de la
Entidad sean los
necesarios para
establecer,
mantener y
aumentar la
satisfaccin del
usuario.

Documentadas en el
Manual del Sistema
Integrado de Gestin,

Se desarrollan de acuerdo
al procedimiento de
Diseo de Procesos.

Implementacin y
Gestin Institucional y
Lderes de Proceso.

2.1.2.
Procedimientos

Lo conforma el
conjunto de
especificaciones,
relaciones y
ordenamiento de
tareas

4.2 Requisitos
de la
Documentacin

La organizacin
debe establecer y
mantener el
manual de
calidad, donde se
establezcan los
procesos,
procedimientos.

Procedimientos
documentados para cada
proceso, divulgados y
distribuidos,
documentacin
complementaria
construida.
Procedimiento de Control
de Documentos

Implementacin y

2.1.3.
Controles

Conjunto de
acciones o
mecanismos que
previenen o
reducen los
eventos o
ocurrencias que
ponen riesgo la
entidad.

8.2.3.
Seguimiento y
medicin de los
procesos.

La organizacin
debe aplicar
mtodos
apropiados para
garantizar el
cumplimiento de
los resultados
panificados.

Identificados dentro de la
evaluacin de riesgos,
incluidos en los
procedimientos.

2.1.4.
Indicadores

Un Conjunto de
variables
cuantitativas y/o
cualitativas
sujetas a medicin
para observar los
factores crticos
en la ejecucin de
los planes
generados en la
entidad.

8.3, 8.4Control
del producto no
conforme,
Anlisis de
datos

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Construidos dentro del
Plan Estratgico y Plan
Operativo, identificados en
las caracterizaciones de
los procesos,

Direccionamiento
Estratgico

2.1.
Actividades de
Control

2.1.5.
Manual de
Procedimientos

Elemento de
control que la
entidad debe
consolidar con los
procedimientos
como una norma
interna de
autorregulacin

4.2.2. Manual de
Calidad

La entidad debe
establecer,
mantener y
actualizar el
manual de
procedimientos o
calidad.

Documentados los
aspectos dentro del
Manual del Sistema
Integrado de Gestin

Implementacin y

2.2.1.
Informacin

Conjunto de datos
de fuentes
externas

8.3, 8.4 Control
del producto no
conforme,

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
Matriz de Informacin
primaria publicada en
Intranet en la herramienta
Isolucion mdulo MECI.
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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
Primaria provenientes de
las instancias con
las
Anlisis de
datos.
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Actualizada
peridicamente

Comunicaciones

2.2.2.
informacin
Secundaria

Conjunto de datos
que se originan
y/o procesan al
interior de la
entidad
provenientes de la
funcin
administrativa de
la misma.

8.3, 8.4 Control
del producto no
conforme,
Anlisis de
datos.
4.2.4 control de
registros.

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Matriz de Informacin
secundaria publicada en
Intranet, en la herramienta
Isolucion mdulo MECI

Actualizada
peridicamente

Comunicaciones

2.2.
Componente de
Informacin

2.2.3.
Sistemas de
Informacin

Conjunto de
recursos humanos
y tecnolgicos
utilizados para la
generacin de
informacin
.Pretende agilizar
la obtencin de
informes y hacer
confiable la
ejecucin de las
operaciones
internas

8.3, 8.4 Control
del producto no
conforme,
Anlisis de
datos.

La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los
requisitos exigidos
para su utilizacin.

Fichas Tcnicas de
Sistemas de Informacin.

Actualizacin peridica

Proceso de Sistemas,
Tecnologa y Gestin de
la Informacin

2.3.1.
Comunicacin
Organizacional

Componente que
orienta la difusin
de polticas y la
informacin
generada al
interior de la
entidad.

5.5.3.
Comunicacin
interna

Se deben
establecer los
procesos de
comunicacin
dentro de la
entidad
asegurando la
eficacia del
sistema de
gestin.
Plan de Comunicaciones
internas
Manual de
Comunicaciones Internas

Procedimiento de
Comunicacin Interna

Comunicaciones

2.3.2.
Comunicacin
Informativa

Elemento que
garantiza la
difusin de la
informacin de la
entidad.

5.5.3.
Comunicacin
interna

Se deben
establecer los
procesos de
comunicacin
dentro de la
entidad
asegurando la
eficacia del
sistema de
gestin.

Plan de Comunicaciones
Externas

Proceso de Comunicacin
Externa

Comunicaciones.

2.3.
Componente
Comunicacin
Pblica

2.3.3.
Medios de
Comunicacin

Lo constituye el
conjunto de
mtodos,
procedimientos
recursos e
instrumentos
utilizados por la
entidad para
garantizar la
divulgacin,
circulacin y
focalizacin de la
informacin.

5.5.3.
Comunicacin
Interna

Se deben
establecer los
procesos de
comunicacin
dentro de la
entidad
asegurando la
eficacia del
sistema de
gestin.

Plan de Manejo de Medios

Comunicaciones

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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

3.1.1.
Autoevaluacin
del Control

Conjunto de
mecanismos de
verificacin y
evaluacin
determina la
calidad y
efectividad de los
controles internos
a nivel de los
procesos y de
cada rea
organizacional.

8.2.3.
Seguimiento y
medicin de los
procesos.
8.2..4
Seguimiento y
medicin del
producto y/o
servicio.

La entidad debe
aplicar un sistema
de seguimiento y
evaluacin donde
se muestre la
eficacia, eficiencia
y efectividad.

Encuesta peridica de
implementacin del MECI.

Implementacin y

3.1.
Componente
Autoevaluacin

3.1.2.
Autoevaluacin
de la Gestin

Conjunto de
indicadores de
gestin diseados
en los planes y
programas en los
procesos de la
entidad.

8.2.3.
Seguimiento y
medicin de los
procesos.
8.2
4.Seguimiento y
medicin de los
producto o
servicios.

La entidad debe
aplicar un sistema
de seguimiento y
evaluacin donde
se muestre la
eficacia, eficiencia
y efectividad.

Reporte y anlisis de
indicadores de gestin.

Seguimiento peridico del
plan operativo.

Direccionamiento
Estratgico

3.2.1
Evaluacin del
Sistema de
Control Interno

Verificar la
existencia, nivel
de desarrollo y el
grado de
efectividad del
Control Interno en
el cumplimiento
de los objetivos de
la entidad

8.1.Generalidad
es
8.2.
Seguimiento y
medicin de los
procesos

La entidad debe
planificar e
implementar los
procesos de
seguimiento,
medicin, anlisis
y mejora.

Evaluacin peridica del
Sistema de Control
Interno.

Responsable del Proceso
de Evaluacin y Control

3.2.
Componente
Evaluacin
Independiente

3.2.2.
Auditora Interna

Permite realizar
un examen
sistemtico,
objetivo e
independiente de
los procesos,
actividades,
operaciones y
resultados de una
entidad.

8.1
Generalidades
8.2.2. Auditora
Interna

La entidad debe
planificar e
implementar los
procesos de
seguimiento,
medicin, anlisis
y mejora.
La entidad debe
plantear un
programa de
auditora para
velar por el
cumplimiento de
la norma.

Actividad peridica
descrita en el
Procedimiento de Auditora
Interna.


3.3.1
Plan de
Mejoramiento
Institucional.

Permite el
mejoramiento
continuo y
cumplimiento de
los objetivos
institucionales de
la entidad, integra
las acciones de
mejoramiento que
a nivel de sus
procesos debe
operar la entidad
para fortalecer su
desempeo.

8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin
Correctiva
8.5.3
Accin
Preventiva

La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la
calidad resultados
de los objetivos
propuestos por la
entidad.

Plan de mejoramiento
institucional.

MANUAL
VERSION 5
MN-SGI-001


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GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

3.3.2.
Planes de
Mejoramiento
por Procesos

Contiene los
planes
administrativos
con las acciones
de mejoramiento a
nivel de los
procesos y de las
reas
responsables
dentro de la
entidad.

8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin
Correctiva
8.5.3
Accin
Preventiva

La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la
calidad resultados
de los objetivos
propuestos por la
entidad.

Planes de Mejoramiento
por proceso.

Implementacin y

3.3.
Componente
Planes De
Mejoramiento

3.3.3.
Planes de
Mejoramiento
Individual
Contiene las
acciones de
mejoramiento que
debe ejecutar
cada uno de los
servidores
pblicos para
mejorar su
desempeo y el
del rea
organizacional a
la cual pertenece.

8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin
Correctiva
8.5.3
Accin
Preventiva

La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la
calidad resultados
de los objetivos
propuestos por la
entidad.

Formato de Planes de
Mejoramiento.

Gestin de Talento
Humano

9. ANEXOS

Matriz Requisitos Norma NTCGP 1000- MECI

MANUAL
VERSION 5
MN-SGI-001


Pgina 57 de 57

GEOLOGA Y MINERA
INGEOMINAS

10. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSION CAMBIOS

1
Inclusin del Alcance especifico del Sistema Integrado
Inclusin del listado de procedimientos que conforman el sistema de gestin
integrado
Inclusin de diagrama explicativo de la interaccin de los procesos
Inclusin de la matriz de despliegue de objetivos.
Inclusin de la referencia a los procedimientos obligatorios del Sistema de
Gestin de Calidad.
4/12/2008 2
Modificaciones en el numeral 2.2. Alcance del Sistema de Gestin
Institucional en cuanto a redaccin.
Eliminacin de las exclusiones contempladas en el numeral 3. Exclusiones:
7.3. Diseo y Desarrollo y 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y
de la prestacin del servicio.
Inclusin en el cuadro de los Procesos y Procedimientos numeral 5.6. Mapa
de Procesos del Procedimiento Control de Producto No Conforme en el
Proceso 2 y los cdigos de todos los Procedimientos.

16/04/2009 3
Modificaciones en los numerales: 2.5. Distribucin, se cambia el cdigo del
Procedimiento de Control de Documentos y el 5.6. Mapa de Procesos. Se
cambia la tabla de relacin de procesos y procedimientos, por inclusin de 4
nuevos procedimientos y cambios en codificacin de los documentos y el 9.
Anexos. Se elimina la caracterizacin de procesos que se encuentra como
documento independiente en la herramienta ISOLUCION.

14/08/2009 4
Modificacin de: Captulo 1. Objetivo, 2.2. Alcance; 2.4. Control de cambios;
2.5. Distribucin, Numeral 5.5.5 marco legal de interaccin con Medio
Ambiente, Numeral 5.6 Mapa de Procesos. Tabla 2: Descripcin de
Procedimientos y sus respectivos Procesos, Captulo 7 Polticas de
Operacin por Proceso: 7.1.2. y 7.1.3, Captulo 8. Tabla de Referencias
Cruzadas.

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