ALISTAMIENTO DE BODEGAS: Las bodegas o almacenes, debern contar con las condiciones mnimas de

organizacin,
adecuacin de espacios fsicos que permitan el conteo
y la debida marcacin de la mercanca,
la cual debe estar ubicada y separada por lnea de producto y referencia,
esto har que el conteo se realice de forma gil y oportuna.
Esta labor ser responsabilidad de la persona encargada del control fsico de estos inventarios.
Se deber efectuar una inspeccin a las bodegas antes del inicio con el fin de observar el debido alistamiento de
bodegas. Es importante que esta tarea se realice con anticipacin y no justo un da antes del inventario, pues
ser imposible tener el ciento por ciento de organizacin.

Se aconseja separar la mercanca que presente imperfecciones, daos, etc para que pueda ser identificad en la
toma.

PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS


OBJETIVO: Asegurar y verificar que el material disponible registrado como inventario, segn el sistema de
informacin, corresponde al que se encuentra fsico en nuestras bodegas, y as concluir que la informacin en
los E/F es veraz y que el control y manejo al inventario se realiza en debida forma.

Con el fin de llevar a cabo un exitoso inventario se requiere cumplir a cabalidad con el procedimiento que
describiremos a continuacin:

a) Procedimientos Antes de La Toma Fsica

mercancas de almacn deber ser suspendida antes del inicio de la toma, con el fin de realizar el corte de
documentos manejados por la bodega, (recepciones, notas de entrega, y dems documentos soporte), de los
cuales se requiere el listado de corte emitido por el sistema de informacin, esto con el fin de asegurar que el
100% de la operacin de recepcin y entrega se encuentre culminado. Es importante tener claro que no podr
existir ningn pedido pendiente de facturar, despachar, remisionar etc., pues lo anterior entorpece la labor de la
toma fsica del inventario y desvirta la informacin del sistema, frente al conteo fsico.

De la misma manera se deber suspender todo movimiento del almacn, tales como transferencias, prestamos
etc.

ENVIO DE MERCANCIA A LOS CLIENTES: Es importante que la Gerencia en conjunto con sus Asesores
programen el inventario de la Ca. con sus clientes, de tal manera que los despachos se realicen oportunamente
antes de la fecha del mismo, esto garantiza organizacin y control de la operacin para la toma fsica.

CIERRE DE RECEPCION DE MATERIAL: El rea de Compras, deber asegurar al rea de Logstica la llegada de
material a bodega, con la debida antelacin posible, para la cual se ha acordado una fecha mxima de
recepcin por parte de nuestros proveedores ,esto con el fin de evitar que a ultima hora llegue mercanca. Por
tanto ser responsabilidad de los Analistas de compras programar

on sus proveedores las entregas de mercanca en esta semana.

ALISTAMIENTO DE INFORMACIN: El rea responsable de la toma ser la encargada de tener toda la
informacin que se requiere, para la toma fsica, por ende deber imprimir todos los listados emitidos por el
sistema de informacin, por lnea y referencia (sin cantidades), tenerlos debidamente grapados, organizados y
listos para ser entregados al Coordinador de cada grupo de conteo. Adems ser responsabilidad del rea tener
listo el sistema de informacin para que el mismo sea alimentado con los resultados de la toma fsica del
inventario.

HORA DE INICIO DEL INVENTARIO: Es importante cumplir con la hora de inicio del inventario, segn
programacin, por lo tanto una determinada hora se dar inicio a la entrega de material necesario para la toma
fsica. (Lpices, listados de referencias de inventario, borradores, marcadores, resaltadores, calculadoras,
guantes, tablas soporte de documentos etc.)

GRUPOS DE CONTEO: Ser responsabilidad, del rea a cargo, definir y estructurar los grupos de conteo y un
Coordinador del mismo, el cual asuma la responsabilidad. Los grupos de conteos debern ser conformados por
2 personas independientes del rea de almacn y sern responsabilidad del Coordinador del grupo de conteo.
Una vez terminado el conteo, el Coordinador deber colocar en la parte inferior del listado su nombre, fecha y
hora de realizacin del mismo y los nombres deos integrantes del grupo. Hasta tanto no se tenga el Visto Bueno
de las mesas de control no podrn ausentarse del inventario los grupos de conteo. El personal de almacn debe
actuar como soporte de los grupos de conteo por si se presentan inquietudes a la hora de hacer el conteo.

MESAS DE CONTROL: Se debern establecer las mesas de control, las cuales deben estar integradas por personal
administrativo, la funcin principal de las mesas de control, es ingresar la informacin de los conteos fsicos al
sistema de informacin. Una vez el Coordinador del grupo de conteo entregue el listado del primer conteo fsico
realizado e ingresada la informacin, ser entregado al Coordinador de otro grupo diferente la realizacin del
segundo conteo fsico. Una vez terminado el segundo conteo se volver al procedimiento anterior de ingreso de
informacin y se establecern las diferencias entre primer y segundo conteo, para que en donde los dos conteos
no sean coincidentes, se realice un tercer conteo con supervisin del personal de almacn.

Una vez definido el conteo fsico definitivo, se efectuar comparacin con el terico en donde resultaran las
diferencias que deben ser explicadas (Sobrantes o Faltantes)


CAPACITACIN: Es aconsejable establecer una capacitacin para el personal que manejar las mesas de
control, con el fin de garantizar que la labor de ingreso de informacin, impresin de listados y dems procesos,
sea de suc onocimiento antes del inventario, a fin de minimizar errores que entorpecen el conteo de inventario
fsico y el resultado del mismo.
CONTEOS
Los conteos los debern realizar los grupos de manera ordenada, organizados en sentidos o direcciones en que
no se vayan a estorbar unos con otros.


Los conteos deben ser efectuados a la totalidad de las existencias. De exisistir mercanca en cajas, u otros medios
de embalaje, estas se deben abrir para constatar las cantidades.


lanillas deber realizarse en esfero sin enmendaduras ni tachones, de presentarse alguna equivocacin, deber
ser autorizada y corregida con el Vo. Bo del Coordinador del grupo de conteo.


De no encontrase fsicamente algn tem que aparece en el listado, se deber constar con el personal de
almacn

Una vez diligenciadamente la planilla de conteo se deber entregar a la correspondiente mesa de control para
su digitacin en donde reclamaran otro listado para efectuar otros conteos


Un mismo grupo no podr realizar primer y segundo conteo a un mismo grupo de producto.

MESAS DE CONTROL


Las mesas de control asignaran a cada grupo los listados de primer conteo que realizaran cada uno de ellos,
estos listados debern explcitamente indicar que se trata del primer conteo

Una vez reciban los listados del Coordinador de conteo, debern constatar que los estos se encuentren
debidamente diligenciados y completos e ingresarlos al sistema como primer conteo.

Una vez los primeros conteos se hayan terminados, se deber entregar a un grupo distinto al que realiz el
primer conteo un listado de segundo conteo. Estos listados debern explcitamente indicar que se trata del
segundo conteo



De igual manera debern ingresar al sistema los segundos conteos.


Una vez se tenga los primeros y segundos conteos, se deber comparar y determinar las diferencias entre estos.
De existir diferencias se realizara un tercer conteo.


Unaz se terminen los terceros conteos a que halla lugar , se actualizar la informacin con la cantidad fsica
definitiva, la cual se comparara con la existencia terica o del sistema


TERMINACIN DEL INVENTARIO: El inventario se entender culminado una vez las mesas de control terminen
el ingreso de conteos fsicos y determinen el valor final de cantidades de cada referencia, emitan listados de
inventario definitivo y se realice el acta de toma fsica de inventarios, la cual deber estar acompaada del
kardex de inventario definitivo para la Ca. y firmada por las personas responsables del inventario
c) Procedimientos Despus La Toma Fsica

Con el listado definitivo de los conteos y la comparacin con las cantidades tericas se empieza el proceso de
anlisis de las diferencias encontradas (Sobrantes o Faltantes). Es responsabilidad del rea de almacn o bodega
explicar y justificar tales diferencias.

Se aconseja definir un monto o cantidad de diferencia susceptible de explicacin, es decir diferencias superiores
a $ o en cantidades debern se soportadas y explicadas

Una vez terminado el anterior proceso se deber realizar el respectivo ajuste a los inventarios y en los registros
contables, calculando el efecto econmico del m

6.4 PROCEDIMIENTOS

1. La toma de inventarios en las oficinas de la Sede Central, estar a cargo del
Equipo de Inventarios, bajo la direccin de un representante del
Departamento de Contabilidad

2. La Toma de Inventarios en las Gerencias Zonales estar a cargo del
Especialista Administrativo y Financiero y personal que ste disponga, bajo
las mismas Normas y Procedimientos de la Toma de Inventarios, recayendo
las responsabilidades por el cumplimiento sobre el Gerente Zonal.

3. Para la ejecucin de los Inventarios el Departamento de Abastecimiento,
emitir los correspondientes reportes de cada una de las Gerencias u Oficinas,
conteniendo la siguiente informacin:

a. Inventario Actualizado (Inventario Permanente)

4. En el proceso de inventario en caso de encontrar bienes sin la respectiva
identificacin como es el cdigo, se le asignarn y aplicarn el cdigo que le
corresponde en forma completa.

5. En caso de Bienes Muebles compuestos, stos se codificarn en forma
independiente.

6. La codificacin en el bien debe figurar completa, como tambin el nombre de
SENCICO, la misma que debe ser ubicada en la parte visible del bien. La
codificacin del bien se puede proceder de las siguientes formas:
Escribiendo con tinta indeleble
Grabando directamente en el bien
Adhiriendo placas o lminas

Ejemplo
6.5 MOVIMIENTO DE BIENES DURANTE PROCESO DE INVENTARIO.
Durante el proceso de inventario debe evitarse el movimiento de bienes tales
como: cambios, transferencias, asignaciones, donaciones o recepcin de bienes
recientemente adquiridos, en caso de presentarse la necesidad de efectuar
movimiento bajo modalidades nombradas, estos movimientos debern de hacerse
con conocimiento del equipo de inventario quienes actuarn de acuerdo a los
procedimientos establecidos como:

a. La entrega de bienes nuevos a la Gerencia u Oficinas, se efectuarn
preferentemente antes o despus de los inventarios, de presentarse la entrega
de un bien en pleno proceso de inventarios ste ser recepcionado e
inventariado, pasando a conformar el patrimonio de dicha Oficina.
b. El retiro de un bien de la oficina donde se lleva a cabo el inventario, ser con
conocimiento del equipo de inventarios quienes tomarn nota, haciendo
constar dicho retiro en el rubro de observaciones, el bien ser retirado
despus de ser inventariado y etiquetado consignando la fecha de inventario.

c. Si el bien ingresa a la oficina donde se est llevando a cabo el inventario ste
ser considerado en dicho inventario, tomando nota el equipo de inventarios
y haciendo constar en el rubro de observaciones dicho ingreso.