La auditora de los estados financieros es un compromiso realizado por un auditor
independiente para ofrecer garantas y seguridad que los estados financieros de una empresa o entidad se presentan de conformidad con los Normas Internacionales de contabilidad e informacin financiera (NIC/NIIF). Cada auditora es personalizada para satisfacer las necesidades de las empresas. Sin embargo, el planteamiento general de cada auditora es el mismo. La prctica de la Auditora se divide en tres fases: 1- Planeacin 2- Ejecucin 3- Informe Primera Fase Planeacin: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias y dems elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevar a efecto. Elementos Principales de esta Fase 1. Conocimiento y Comprensin de la Entidad 2. Objetivos y Alcance de la auditoria 3. Anlisis Preliminar del Control Interno 4. Anlisis de los Riesgos y la Materialidad 5. Planeacin Especfica de la auditoria 6. Elaboracin de programas de Auditoria
1) Conocimiento y Comprensin de la Entidad a auditar. Previo a la elaboracin del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa. Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas son entre otras:
a) Visitas al lugar b) Entrevistas y encuestas c) Anlisis comparativos de Estados Financieros d) Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) e) Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado f) rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad. g) rbol de Problemas h) Etc.
2) Objetivos y Alcance de la auditoria. Los objetivos indican el propsito por lo que es contratada la firma de auditora, qu se persigue con el examen, para qu y por qu. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se van a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o ms especficamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar: puede ser de un ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos.
3) Anlisis Preliminar del Control Interno
Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprender la naturaleza y extensin del plan de auditoria y la valoracin y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.
4) Anlisis de los Riesgos y la Materialidad.
El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinin errada en su informe debido a que los estados financieros o la informacin suministrada a l estn afectados por una distorsin material o normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Deteccin.
El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la informacin auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever.
El riesgo de control est relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevn o detecten fallas que se estn dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos ms efectivos.
El riesgo de deteccin est relacionado con el trabajo del auditor, y es que ste en la utilizacin de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la informacin que le suministran.
El riesgo de auditoria se encuentra as: RA = RI x RC x RD
La Materialidad es el error monetario mximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar lugar a que los estados financieros estn sustancialmente deformados. A la materialidad tambin se le conoce como Importancia Relativa.
5) Planeacin Especfica de la Auditoria.
Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las Normas para la ejecucin. Este plan debe ser tcnico y administrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente a clculos monetarios a cobrar, personal que conformarn los equipos de auditoria, horas hombres, etc.
6) Elaboracin de Programa de Auditoria
Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen. Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se corresponden para el logro de esos objetivos planteados. Es decir, que debe haber un programa de auditoria para la auditoria del efectivo y un programa de auditoria para la auditoria de cuentas x cobrar, y as sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoria debe contener dos aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el examen de auditoria.
Tambin se pueden elaborar programas de auditoria no por reas especficas, sino por ciclos transaccionales.
Segunda fase Ejecucin: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarn el informe de auditoria.
Elementos de la fase de ejecucin
1. Las Pruebas de Auditoria 2. Tcnicas de Muestreo 3. Evidencias de Auditoria 4. Papeles de Trabajo 5. Hallazgos de Auditoria
Las Pruebas de Auditoria
Son tcnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtencin de evidencia comprobatoria.
Las pruebas pueden ser de tres tipos:
i) Pruebas de Control j) Pruebas Analticas k) Pruebas Sustantivas
Las pruebas de control estn relacionadas con el grado de efectividad del control interno imperante.
Las pruebas analticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o ms estados financieros o haciendo un anlisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulacin de saldos de los clientes, etc.
Tcnicas de Muestreo.
Se usa la tcnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta tcnica consiste en la utilizacin de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (poblacin o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser Estadstico o No Estadstico.
Es estadstico cuando se utilizan los mtodos ya conocidos en estadstica para la seleccin de muestras:
a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se introducen los nmeros del 1 al mil en una tmbola y se sacan 100. Los 100 escogidos sern los clientes revisados.
b) Sistemtica: se escoge al azar un nmero y luego se designa un intervalo para los siguientes nmeros. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 nmeros de la lista con intervalos de 50. Los clientes a examinarse seran: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50), 63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y as sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.
c) Seleccin por Celdas: se elabora una tabla de distribucin estadstica y luego se selecciona una de las celdas. Ejemplo: Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de 200:
Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000
Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciacin. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podran estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e) Seleccin por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un perodo dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.
Evidencia de Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si la informacin cuantitativa o cualitativa que se est auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.
Tambin se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad...
La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podra ser no suficiente para demostrar un hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.
La evidencia es competente, si guarda relacin con el alcance de la auditoria y adems es creble y confiable.
Adems de las tres caractersticas mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque estn ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.
Tipos de Evidencias:
1. Evidencia Fsica: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc. 3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relacin con el mismo. 4. Evidencia Analtica: datos comparativos, clculos, etc.
Tcnicas para la Recopilacin de Evidencias
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin profesional.
1.- Estudio General.- Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparacin de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.
El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio.
2.- Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas.
El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes:
a) Anlisis de saldos
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que constituye el anlisis de saldo.
b) Anlisis de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.
3.- Inspeccin. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin.
4.- Confirmacin . Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.
Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.
5.- Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa.
6.- Declaracin. Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.
Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros que se est examinando.
7.- Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
8.- Observacin. Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los mismos.
9.- Calculo. Verificacin matemtica de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las mismas.
En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters anual al promedio de las inversiones del periodo.
Papeles de Trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.
Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente est conformado por todos los documentos que tienen el carcter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de Constitucin, contratos de arriendo, informe de auditorias anteriores, etc.
El archivo corriente est formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirn emitir su informe previo y final.
Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoria realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoria.
Los papeles de trabajo son utilizados para:
a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno. b) Documentar la estrategia de auditoria. c) Documentar la evaluacin detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento. d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentacin aplicadas a las operaciones de la entidad. e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.
En las cdulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la Referenciacin de los papeles de trabajo y las Marcas.
Hallazgos:
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoria con relacin a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condicin: la realidad encontrada 2. Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser) 3. Causa: qu origin la diferencia encontrada. 4. Efecto: qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicar el ttulo del hallazgo, luego los atributos, a continuacin indicar la opinin de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicar su conclusin sobre el hallazgo y finalmente har las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector pblico se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecucin, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.
Tercera Fase Preparacin del Informe:
El informe de Auditora debe contener a lo menos:
1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del rea administrativa auditada. 2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad. 3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditora. 4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.
En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores, es decir:
a) Comunicaciones de la Entidad, y b) Comunicaciones del auditor
Entre las primeras tenemos:
a) Carta de Representacin b) Reporte a partes externas
En las comunicaciones del auditor estn:
a) Memorando de requerimientos b) Comunicacin de hallazgos c) Informe de control interno
Y siendo las principales comunicaciones del auditor:
a) Informe Especial b) Dictamen c) Informe Largo
Si en el transcurso del trabajo de auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algn hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deber hacer un informe especial, dando a conocer el hecho en forma inmediata, con el propsito de que sea corregido o enmendado a la mayor brevedad.
As mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su organizacin y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluacin del control interno.
El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y oportuno.
Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la auditoria, por tanto, podrn tener acceso a cualquier documentacin relativa a algn hecho encontrado.
Los programas de Auditoria son guas detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar y la extensin de las mismas para cumplir con los objetivos y propsitos de la auditoria.
Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicacin, adems sirven como medio de control para la adecuada ejecucin y supervisin de la auditoria.
Su elaboracin requiere de un amplio conocimiento de la entidad, rea, proceso, cuenta o actividad objeto de examen, por lo que su diseo se realiza con anticipacin, en la etapa de planeacin de la auditoria, y debe ser de contenido flexible y sencillo. Adems de tener en cuenta normas y tcnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros, entre otras, como:
Lo que se examina sea relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad. Las pruebas que se pretender realizar sean suficientes en trminos de cantidad, para evitar que se llegue a juicios o conceptos subjetivos o errneos. Las pruebas solicitadas busquen obtener evidencia sobre la idoneidad del control interno. Direccionadas a realizar pruebas sustantivas, esto es, examinar las transacciones y la informacin producida por la entidad bajo examen, aplicando tcnicas de auditoria, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros, procesos etc Induzca al auditor a realizar procedimientos de inspeccin, (documental o fsica), observacin, indagacin mediante entrevistas, confirmacin, clculos, procedimientos analticos, comprobacin o comparacin ( Conciliacin, circularizacin etc.).
Estos programas no son estticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razn al cambio de los procesos, la normatividad, las estructuras, el tipo de entidad, constituyndose en un documento especializado sobre la labor objeto a examen.
Los programas de auditoria y sus resultados se desarrollan y hacen parte integral de los papeles de trabajo, dada cuenta que a travs de marcas y referencias se indica la ubicacin y prueba realizada , proporcionando metodolgicamente una organizacin sobre los soportes contentivos de los hallazgos.
Los programas de auditora, llamados tambin descripcin de los procedimientos paso a paso del quehacer auditor, deben ir acompaados de cuestionarios de control interno, los que de alguna manera proporcionan el ambiente de control que la organizacin, rea, o proceso presenta al momento de la auditoria; cuestionario que resuelto direcciona de alguna manera la criticidad o normalidad de lo evaluado, lo cual debe ser corroborado con pruebas sustantivas y de cumplimiento, anotadas en los programas respectivos.
A manera de ejemplo a continuacin represento dos guas contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos a realizar a la cuenta:
EFECTIVO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO SI NO N.A OBSERVACIONES 1- Existen manuales de procedimientos ? 2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados peridicamente. 3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo? 4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas? 5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero? 6- Existen mecanismos que garanticen: -Los procedimientos existentes para desembolso? -Un adecuado control de las operaciones? -Un correcto registro de las transacciones ? 7- Los fondos recaudados a travs de caja general se consignan a ms tardar al da siguiente del recaudo ? 8- En la misma forma como se recibieron (efectivo o cheque)? 9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo? 10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso? 11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales? 12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ? 13- Se cancelan y legalizan a final de ao las Cajas Menores? 14- Los recibos oficiales de Caja estn debidamente prenumerados? 15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad? 16- Esta restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.? 17- Se practican arqueos sorpresivos ? 18- Las personas autorizadas para firmar ordenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboracin de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ? 19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparacin y manejo de libros ? 20- Es adecuada la segregacin de funciones en el proceso de ingresos/egresos. 21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente? 22- Se elaboran diariamente boletines de Tesorera? 23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al da en sus registros? 24- 20- Se anulan los cheques sin cobrar con antigedad mayor a seis meses? 21- Se registra en libros esta operacin, con el fin de disponer de los recursos ?
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO. REF. P/t Firma auditor.
1.El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa y los pasos contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente. 2.Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y comprelos con los saldos del periodo anterior. 3.De acuerdo al punto anterior, prepare subcdulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crcelos con los libros auxiliares. 4.Verifique y analice las notas a los Estados Contables. 5.Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social con los dems Estados Contables bsicos. 6.Para un perodo seleccionado, revise la secuencia numrica y cronolgica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que est completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.
7.Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorera: 8.Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas. 9.Verifique las operaciones aritmticas y los soportes que dan origen. 10.Sume los recibos de caja y crcelos contra el comprobante de consignacin y auxiliares. 11.Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibi, en las primeras horas del da siguiente a la recepcin. Tome selectivamente movimientos de bancos y: 12.Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignacin. 13.Verifique las consignaciones reportadas en el boletn de tesorera y crcelas contra el extracto bancario. 14.Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente pblico y concilie. 15.Investigue las notas dbito y crdito. 16.Verifique que todo egreso de fondos se efecte mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados. 17.En la revisin de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por emprstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas dbito se encuentren de conformidad a las clusulas contractuales. 18.Para el anlisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el nmero de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y valor neto girado. 19.Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente pblico y: 20.Prepare sub-cdula para bancos e indique para cada uno lo siguiente: 21.Saldo segn libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General) 22.Las partidas conciliatorias dbito. 23.Las partidas conciliatorias crdito. 24.Saldo segn extracto. 25.Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario. 26.Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia. 27.Examine todas las notas dbito y crdito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estn en la conciliacin. 28.Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( nmero y valor segn extracto) de alguna consideracin que hayan sido girados con fecha posterior al cierre. 29.Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideracin que no han sido cobrados a la fecha del cierre 30.Analice los cheques devueltos que figuren en conciliacin al final de la vigencia e investigue sus causas. Moneda extranjera - Bancos 31.Cercirese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente pblico en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones administrativas y legales. 32.Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que justifican la transaccin en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operacin. 33.Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente pblico tanto en moneda nacional como extranjera a Diciembre 31.
ARQUEOS 34.Practique arqueo de dineros y ttulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente. 35.Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias. 36.Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estn debidamente aprobados.