ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS E

INFORMTICA

Curso: PLANEAMIENTO ESTRATGICO Y DE SISTEMAS DE
INFORMACIN

Tema: TRABAJO INDIVIDUAL N4

Ciclo: IX

Alumno: TITO CHISCHIPA CARLOS BRUNO.

Catedrtica: Ing. MARINA ESPERANZA VARGAS VEGA

Ao: 2014









Qu es una unidad organizacional?
Para poder entender mejor el flujo de informacin dentro de la organizacin, como la principal
funcin que tienen los sistemas de administracin empresarial, debemos comprender la
estructura organiza de las organizaciones, ya que dicha estructura hace que las necesidades
de informacin sean completamente distintas. Las tareas y funciones de la empresa se
organizan un unidades organizacionales, que comnmente denominamos como
departamentos., si una persona sola no puede llevar a cabo cierta empresa para alcanzar un
objetivo determinado, se une con otras, para as, juntas, llegar a la meta propuesta. Como el
trabajo requiere diferentes habilidades, se divide en especialidades, las que pueden agruparse
en reas.
Por ejemplo, el Club de Ftbol divide a sus miembros en distintas especialidades: el arquero, el
centro delantero, el kinesilogo, el tesorero, etc. sin embargo, estas actividades diferentes se
pueden agrupar en reas ms generales, y as podemos pensar en: el equipo de ftbol, la
tesorera, el apoyo al equipo (kinesilogo, aguatero), etc. Cada una de estas reas podra
denominarse unidad de organizacin.
En trminos generales, podemos decir que una unidad de organizacin representa a un rea
definida dentro de una empresa u organizacin, sobre la cual un jefe tiene autoridad para la
ejecucin de un grupo especfico de actividades para alcanzar un objetivo determinado.
As, en el Club de Ftbol, podramos representar las diferentes unidades organizacionales en la
siguiente pirmide de organizacin:

En la Empresa Industrial, las cuatro funciones bsicas en que se divide su trabajo representan
cuatro unidades organizacionales: Comercializacin, Produccin, Finanzas y Personal. Sin
embargo, esta divisin en unidades puede continuarse, dividindose a su vez, cada una de las
grandes unidades, en unidades organizacionales ms pequeas. Por ejemplo, la Unidad de
Comercializacin se puede dividir en Ventas al Exterior; Ventas Domsticas, Estudios de
Mercados y Promocin.
La esquematizacin de esta subdivisin continua de las unidades organizacionales va dando
origen a la pirmide de organizacin. Por ejemplo, las subdivisiones que hemos propuesto para
la Empresa Industrial seran:

Se puede observar que a medida que vamos subdividiendo las unidades organizacionales van
apareciendo los niveles de autoridad, o sea, vamos dibujando la estructura jerrquica de la
organizacin. Igualmente vamos estableciendo las interacciones formales entre las diversas
unidades.
El proceso de la divisin de unidades de organizacin consiste en una definicin y enumeracin
de las tareas individuales, su agrupacin y clasificacin, la delegacin de autoridad para que
sean llevadas a cabo y la especificacin de las relaciones de autoridad entre jefes y
subordinados.
Para llevar a cabo este proceso es fundamental tener claros los objetivos de la organizacin.
Qu va a hacer? Cmo lo va a hacer?
Las unidades de organizacin y los objetivos. Sealbamos que es fundamental
precisar con claridad los objetivos de la organizacin. De la subdivisin de esos objetivos
depende la creacin de las unidades de organizacin. Indudablemente, a medida que vamos
subdividiendo tos objetivos, es decir, que vamos agregando tanto horizontal como
verticalmente nuevas unidades de organizacin, la empresa se va tornando ms compleja.
Mientras ms unidades agreguemos en el sentido horizontal, mayor divisin del trabajo o
mayor especializacin estaremos produciendo. Mientras ms unidades agreguemos en el
sentido vertical, estaremos estableciendo un nmero mayor de niveles dentro de la
organizacin.
Una organizacin del trabajo muy acentuada requiere de unidades coordinadas, pues, a
medida que el trabajo se divide en unidades diferentes, stas van siendo cada vez ms
interdependientes. Por ejemplo, si en el caso de Adquisiciones existieran siete unidades
especializadas cada una en una materia prima determinada, surgira la necesidad de
coordinarlas, pues, en cierto sentido, la compra de una materia prima est relacionada con la
compra de otra.
Para los efectos de coordinacin y control existe un cierto lmite que podemos
denominar espacio de control de unidades que pueden ser supervisadas. En otras palabras,
una persona o una unidad de organizacin no puede coordinar o controlar ms all de un
nmero determinado de subordinados o de unidades subordinadas.
Por lo tanto, a medida que hagamos crecer horizontalmente la organizacin, tambin la
estaremos haciendo crecer verticalmente, es decir, estaremos creando ms y ms niveles
dentro de la organizacin. El lmite estara en una divisin tal que cada tarea se encerrara
dentro de una unidad de organizacin.
Pero tambin van creciendo las dificultades para operar dentro de esa organizacin. Existen
varios factores que deben tomarse en cuenta para fijar la extensin de la divisin en unidades.
Los ms importantes son los siguientes:
Costos. A medida que aumenta el nmero de niveles, se requiere un mayor esfuerzo en la
direccin y coordinacin de las distintas unidades de organizacin. El mayor costo
corresponder a las remuneraciones de los nuevos directivos y del personal que debe
ayudarlos en sus tareas.
Comunicaciones. Mientras mayor nmero de niveles exista en la organizacin, ms largo ser
el camino que debern seguir las comunicaciones, que van desde la gerencia hasta el nivel
ms bajo. La comunicacin de los objetivos, de los planes y de las polticas ser lenta con
serios peligros de distorsiones. Como veremos ms adelante en el captulo dedicado a las
comunicaciones, mientras ms largo sea el camino que recorre un mensaje (canal de
comunicacin) entre la persona que lo emite y aquella que lo recibe, mayor es la posibilidad de
que este mensaje sufra cambios y diferencias ms o menos importantes.
En el grfico se muestra el camino que debe seguir un mensaje, desde el gerente hasta los
operarios del taller, en dos tipos de organizaciones, una, (A), construida con muchos niveles y
la otra, (B), con pocos.
En el primer caso, el mensaje del gerente se dirige hacia el subgerente de produccin. Este lo
recibe y, a su vez, refirindose a la comunicacin de la gerencia, emite un mensaje propio al
superintendente de fbrica. Este lo recibe y emite su propio mensaje al capataz, quien
finalmente lo traduce a los operarios, a los cuales, en definitiva, iba dirigido el mensaje del
gerente. Como cada una de las personas a travs de las cuales pasa el mensaje lo interpreta a
su manera y se lo explica a su subordinado de acuerdo con su criterio, es posible pensar que
pueden surgir grandes distorsiones.
En el segundo caso, el gerente se lo enva al jefe de fbrica, quien lo comunica al capataz y
ste a los operarios. Como se puede ver, en este caso no existe el nivel de superintendente.
Esto hace que el camino sea ms corto y, por lo tanto, la posibilidad de distorsin sea menor.
Control. La existencia de muchos niveles dentro de la organizacin dificulta el control y
tambin la planificacin. Un plan completo y bien definido en los niveles altos puede perder
esas cualidades y complicarse en la medida que se subdivide y se elabora en las diversas
unidades organizacionales que deben cumplir los diferentes subobjetivos. No slo hay ms
dirigentes subordinados a quienes controlar, sino que las complejidades de la planificacin y
las dificultades en las comunicaciones hacen que ese control sea ms importante.


Por funciones:

Esta es la forma de organizacin clsica, en ella, la empresa se divide de acuerdo a sus reas
o funciones principales, como lo son produccin, ventas y finanzas, esto lo podemos ver
reflejado en el siguiente organigrama (representacin grfica de la estructura de una
organizacin)


Por cliente
Algunas organizaciones tienen clientes con caractersticas especiales que deben de ser
atendidas, por lo que la organizacin se organiza en base a cada uno de tipos de clientes, con
ello logran que no se pierda nunca de vista la satisfaccin del cliente.


Aunque viendo el organigrama es fcil deducir que los niveles inferiores de la organizacin se
duplican para cada tipo de cliente, estos no generan confusiones y ayudan a que todos los
recursos y esfuerzos se dirijan a cada tipo de cliente, sin descuidar a ninguno de ellos.

Por producto
Puede tratarse de productos o lneas de productos y al igual que en el caso del agrupamiento
por clientes las estructuras se repiten, permite a empresas que tienen una diversificacin de
productos controlar las estrategias de cada lnea, medir sus resultados garantizando que se le
pone el mismo empeo a cada rama sin descuidarlas.


Por zona geogrfica
Esta modalidad es til para empresas que tienen muchas sucursales, se crean unidades
regionales o de zonas que permiten coordinar los esfuerzos y atender de forma adecuada las
necesidades de los clientes de cada regin y generar estrategias por zonas que le permitan se
mas efectivos o vender en ciertas zonas productos que no se venden en otras.


Por tiempo
Esta modalidad es util para organizaciones que poseen procesos de trabajo continuo y que sus
operaciones se realizan las 24 horas del da, esto permite que grupos de trabajo coordinen sus
actividades dentro de un turno, entregando resultados con los que comenzaran a trabajar en el
siguiente equipo de trabajo en el turno siguiente, en este tipo de agrupacin el enlace y la
comunicacin eficiente entre cada turno es de vital importancia, pues determinara la eficiencia
o la demora en las operaciones.


Cabe sealar que el organigrama que mostramos es meramente representativo, con la
intencin de mostrar cada uno de los turnos, pues en la prctica, no se repiten las cajas para
cada turno, sino que se tiene un puesto que se llama jefe de turno, y debajo de el se colocan
los dems puestos no habiendo la necesidad de hacerlo como esta en el que nosotros
mostramos.
Las organizaciones no emplean una nica forma de agrupamiento o departamentalizacin,
sino que conforme van creciendo se van reestructurando para integrar y combinar varios o
todos los modelos que mostramos aqu. Un agrupamiento que no mostramos, es el de
proyectos, el cual permite a las empresas reutilizar sus recursos humanos y materiales al
alternarlos en distintos proyectos, segn se requieran. Es de vital importancia el conocer estas
modalidades pues si estamos en el proceso de desarrollo de un sistema de informacin
empresarial, este debe de cubrir las necesidades de informacin de cada puesto de la
organizacin, adaptndose a la estructura, por ejemplo, si tengo agrupamiento por tiempo,
entonces el sistema debe generar reportes por turnos y medir las variables de cada turno, cosa
que no ocurrira en el caso de un agrupamiento funcional.
As mismo, si vamos a implementar una solucin comercial, conocer esto es importante, porque
determina la adecuada eleccin del software comercial a implementar.