REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS




DIAGNOSTICO DE GESTIN DEL DEPARTAMENTO DE
CUENTAS POR PAGAR DE LA FARMACIA SALUD ARAIMA,
C.A. LOCATEL - PUERTO ORDAZ


Proyecto presentado como requisito parcial para optar al Grado Acadmico de
Tecnlogo.








Autor: Nairovis Y. Marn A.
Tutor Industrial: Adriana Suarez Tutor Acadmico: Flix Contreras











Puerto Ordaz, Julio 2011


NDICE GENERAL

INTRODUCCIN ............................................................................................................... 2

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA..................................................................................... 4
Identificacin de la Empresa ................................................................................................ 4
Descripcin del Departamento.............................................................................................. 5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 8
Plan de Trabajo .................................................................................................................... 9
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ............................................................................... 10
Descripcin de las actividades propias del Departamento ................................................... 10
Diagnostico de la Gestin ................................................................................................... 14
Aportes a la Empresa ......................................................................................................... 15
Apreciacin sobre los conocimientos adquiridos ................................................................. 15
Actividades realizadas fuera del Plan de Trabajo ................................................................ 16

CONCLUSIONES ............................................................................................................. 19
RECOMENDACIONES .................................................................................................... 20
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................................ 22
ANEXOS ........................................................................................................................... 23








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INTRODUCCIN



La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir
la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra
en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse
en el mercado. La empresa que aplique controles internos en sus operaciones, se
conducir a conocer la situacin real de la misma, es por eso, la importancia de tener
una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle
una mejor visin sobre su gestin.

Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administracin, la
direccin y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una
garanta razonable para el logro de objetivos. El control interno es la base sobre el
cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinar si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de
control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema
contable. Desde esta perspectiva, se afirma que un departamento que no aplique
controles internos adecuados y procure su cumplimiento, puede correr el riesgo de
tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern
las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis
operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los
resultados de sus actividades.

Ahora bien, en la Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz),
especficamente en el departamento de cuentas por pagar se han venido presentando
retrasos significativos en sus operaciones, esto obedece a la insuficiente aplicacin de
los mecanismos de control interno y polticas establecidas por la gerencia de

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administracin y finanzas. En virtud de la problemtica, se llevo a cabo un plan de
trabajo tendiente a diagnosticar y puntualizar las debilidades de la gestin del
departamento, con la finalidad de atacarla oportunamente y contribuir al
mejoramiento continuo de los procesos.

Despus de efectuada la investigacin los hallazgos sugieren en primera instancia,
insuficiente aplicacin de los mecanismos de control interno, as como descuido en el
seguimiento y aplicacin de las polticas de la gerencia. En segunda instancia, la
necesidad de replantear la cantidad de empleados para el desempeo de las funciones
propias del departamento, estimndose por lo menos un auxiliar contable, que pueda
asistir a los analistas en las actividades ms elementales. Est demostrado
cientficamente que la sobresaturacin de tareas a un empleado puede generar
inconformidades en ste y afectar su productividad y eficiencia, aun puede generar
enfermedades en el empleado constituyendo esto en potencia, un pasivo laboral para
la organizacin.

En tal sentido, el presente trabajo est estructurado de la siguiente manera:

En primer lugar, se destacan aspectos alusivos a las caractersticas de la empresa y
descripcin el departamento donde se llevo a cabo la prctica profesional.

En segundo lugar, se enfoca la problemtica, el objetivo del plan de trabajo y
actividades.

En tercer lugar, se detallan los logros alcanzados durante el desarrollo de las
actividades del plan de trabajo, los aportes a la empresa y apreciacin de los
conocimientos adquiridos.

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DESCRIPCIN DE LA EMPRESA



Identificacin de la Empresa

Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz)

Ubicacin Geogrfica

La Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz), posee sus
instalaciones (Tienda y Oficinas Administrativas) ubicadas en el Sector Alta Vista,
calle Caura con calle Cuchiveros, C.C.C. Alta Vista, local N-173, Puerto Ordaz,
Ciudad Guayana, Estado Bolvar.

Misin

Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados,
ofreciendo a toda la poblacin en un ambiente de armona y bienestar, el surtido ms
amplio de productos y servicios de salud, con un alto contenido de innovacin y
diferenciacin.

Visin

Ser reconocida como la primera opcin de Salud y Bienestar al detal, para toda la
poblacin.

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Descripcin del Departamento

La estructura organizativa de la empresa es de tipo lineal y de asesora, donde las
lneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas, est constituida
por gerencias administrativas y operativas, las unidades son: Direccin General;
Direccin Corporativa; Relaciones Institucionales; Gerencia de Tienda; Gerencia de
Administracin y Finanzas; Gerente de Compras; Gerente de Recursos Humanos.
(Ver Anexo 1)

La prctica profesional especficamente fue realizada en el departamento de
cuentas por pagar, el cual est adjunto a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

El Objetivo de este departamento es:

Controlar los pasivos de su empresa.
Proveer informacin actualizada que permita la toma de decisiones para
mejorar el proceso de pago de pasivos.
Hacer frente de manera total y oportuna a los compromisos adquiridos por la
empresa mediante el manejo de estrategias con el departamento de tesorera.
Llevar una agenda o calendario de las obligaciones de pago.

Las caractersticas del departamento:

Recibe informacin de almacn, actualizando el calendario de pagos.
Integracin con contabilidad adaptable, capacidad para generar asientos.
Permite la cancelacin de un documento en mltiples pagos.
Permite la definicin de los documentos a utilizar en cuentas por pagar.
Permite el mantenimiento de la agenda o calendario de pagos.


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El Departamento de cuentas por pagar igual que el resto de los departamentos y
areas de la empresa, cuentan con sistema informtico muy seguro que les ayude a
mantener sus operaciones administrativas en orden segn sea el departamento. El
nombre del sistema es: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de
datos (SAP Versin R/3).

Este sistema comprende muchos mdulos completamente integrados, que abarca
prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. Cada mdulo
realiza una funcin diferente, pero est diseado para trabajar con otros mdulos. La
integracin total de los mdulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones
de la empresa. Esta es la caracterstica ms importante del sistema SAP y significa
que la informacin se comparte entre todos los mdulos o departamentos que la
necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte, tanto entre
mdulos, como entre todas las reas.

Este departamento est compuesto por la siguiente manera:

Jefe de Cuentas por Pagar

Se encarga de supervisar, organizar, coordinar y controlar los egresos financieros y
pagos en efectivo, cheques y transferencias bancarias efectuadas a terceros. A fin de
que estos se ejecuten oportuna y confiablemente segn los compromisos contrados
con cada proveedor. El jefe de cuentas por pagar ofrece administracin y servicios
financieros para poder garantizar que una operacin eficaz, precisa, administrativos y
operativos se logra. Es una persona capaz de realizar funciones de manera eficiente y
eficaz para asegurarse de que las finanzas son ms actualizada y precisa, los
empleados se les paga correctamente en tiempo y que los proveedores se les paga de
acuerdo a los trminos acordados.



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Analista

El analista de cuentas por pagar se encarga de:

Recibir las facturas por parte del departamento de verificacin.
Colocar la fecha de recepcin de la misma.
Guardar en acorden la factura de acuerdo a la fecha de vencimiento.
Debe revisar las rdenes de compras y minutas cuando hay productos
bonificados de que estos sean despachados en el pedido. De no despachar las
bonificadas se realiza el reclamo al proveedor y se descuenta del monto total de
la factura.
Contabiliza el pago e imprime la pgina del cheque que emite el sistema.
Imprime el cheque.
Entrega los cheques a su supervisor con la relacin de pago de esa semana
ordenada en monto de mayor a menor y el monto total que corresponde
cancelar esa semana.
Relaciona en el control Excel los nmeros de depsito que corresponde a cada
pago y si fueron retirados por el proveedor.
Atiende a los proveedores para entrega de cheques.
Realiza las notificaciones de pago.
Carga los pagos por el portal del venezolano de crdito.
Imprime las retenciones de IVA.
Sella y firma las retenciones.
Endosa y llena los depsitos bancarios.
Da respuesta oportuna al proveedor sobre los pagos atrasados.

Para llevar a cabo estas actividades el departamento dispone de 2 analistas, las
funciones aqu descritas son turnadas semanalmente por los 2 analistas (Ver Anexo
2).


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA




Toda organizacin tiene como objetivo primordial la bsqueda continua de la
rentabilidad y productividad que le permita tener un continuo crecimiento y ser lder
en el mercado, es por ello que deben tener controles y medios que le permitan ser
eficaces y oportunos, minimizando los mrgenes de errores posibles. La
productividad, en trminos generales, puede definirse como la capacidad de una
empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y
promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el estudio
de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de
la utilidad con la inversin del capital. Y se logra mediante la aplicacin adecuada y
oportuna de mecanismos de control interno.

La Farmacia Salud Araima, C.A. LOCATEL - Puerto Ordaz, ha fijado dentro de
sus valores y creencias la responsabilidad y la mejora continua, ello implica disciplina
y entrega en el cumplimiento de las normas establecidas, las tareas asignadas y los
compromisos asumidos, adems enfocndose en todo momento hacia el
mejoramiento continuo de los procesos. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos de
mejora en todas las reas de la empresa, actualmente en el departamento de cuentas
por pagar se han evidenciado significativos retrasos en sus operaciones, razn por la
cual se considero pertinente iniciar un estudio de diagnostico para identificar los
posibles puntos dbiles de la gestin, con la finalidad de poder atacar oportunamente
la problemtica y darle continuidad y cumplimiento a los valores de la empresa y los
objetivos de la gerencia.

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Plan de Trabajo

El plan de trabajo a realizar dentro del departamento es el que va a permitir
ordenar y sistematizar las actividades para cumplir con el objetivo de la prctica
profesional.

El objetivo de la pasanta es diagnosticar la gestin del departamento de cuentas
por pagar de la empresa Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz).
(Ver Anexo 3)

En este caso dentro del plan designado, se propuso como punto de partida las
acciones siguientes:

1. Descripcin de las actividades propias del departamento.
2. Identificar puntos dbiles de la gestin.
3. Diagnosticar la gestin que es llevada a cabo en el departamento.


LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO



Descripcin de las actividades propias del Departamento

La descripcin de las actividades que se llevan en el departamento de cuentas por
pagar fue elaborada aplicando la observacin directa. La observacin directa, Segn
Sabino (2002), pueden definirse como el uso sistemtico de nuestros sentidos en
la bsqueda de los datos que necesitamos para resolver un problema de
investigacin. (p. 155).

Las actividades son:

1. Recepcin de documentos y emisin de pago.
2. Registro en el sistema de los pagos realizados.
3. Emisin de Retenciones.
4. Analizar las Notas de Crdito.
5. Realizar Depsitos Corporativos por Internet a los proveedores.
6. Archivar los documentos por pagar de los Proveedores.


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El plan inicial fue diagnosticar la gestin del departamento de cuentas por pagar de
la empresa Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL - Puerto Ordaz), lo cual
engloba todas y cada una de las actividades tanto en lo fsico, como en el sistema, no
obstante, solo se pudo concretar la lista de actividades enumeradas en el prrafo
anterior a razn del tiempo dispuesto para realizar la pasanta. De all que, a
sugerencia de la tutora industrial se hizo una seleccin de las actividades ms
relevantes, estableciendo esta lista como una muestra suficiente para inferir o estimar
juicios valorativos y emitir un diagnostico de gestin.

Recepcin de documentos y emisin de pago

Esta actividad involucra que:
- El analista recibe las facturas por parte del departamento de verificacin.
- Coloca la fecha de recepcin de la misma.
- Guarda en acorden la factura de acuerdo a la fecha de vencimiento.
- Debe revisar las rdenes de compras y minutas cuando hay productos
bonificados de que estos sean despachados en el pedido. De no despachar las
bonificadas se realiza el reclamo al proveedor y se descuenta del monto total
de la factura.
- Contabiliza el pago e imprime la pgina del cheque que emite el sistema.
- Imprime el cheque.

Identificar puntos dbiles

Se pudo observar que en ocasiones al momento de la emisin de los pagos a
proveedores tanto crdito, como de contado, no tenan soporte, que avalara el
procedimiento para el pago y muchas veces no tenan la firma de aprobacin por la
persona que autoriza los pagos, notndose debilidad en la aplicacin de los
mecanismos de control interno establecidos.


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Registro en el sistema de los pagos realizados

Esta actividad consiste en realizar diariamente la actualizacin de los pagos a los
proveedores realizados a travs de transferencias bancarias o cheques, en donde se
carga en el sistema al expediente de cada proveedor los datos relacionados con la
transaccin realizada ese da.

Identificar puntos dbiles

Se pudo encontrar que haba un retraso en la actualizacin de los pagos desde el
mes de diciembre del 2010, esto afectaba las conciliaciones bancarias.

Emisin de Retenciones

Este proceso consiste en ubicar la factura en el sistema, y emitir la debida
retencin.

Identificar puntos dbiles

Se pudo comprobar que en varias oportunidades, el analista en turno encargado de
esta tarea no emita la retencin en el momento requerido.

Analizar las Notas de Crdito

La empresa recibe notas de crdito cuando son generadas por excedentes de
mercanca, mercanca defectuosa, caducada, no solicitada, mercanca sin las
especificaciones pedidas, por descuento por pronto pago, por cambio de precio, por
faltante de mercanca o descuento por volumen como tambin en ciertos casos
corregir errores por exceso de facturacin.


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Identificar puntos dbiles

La empresa lleva un adecuado control de las notas de crdito, debido a las
bondades del sistema, no se observaron mayores debilidades, salvo la acumulacin de
trabajo. De manera que, a pesar de los controles y seguimiento, esta actividad era
postergada continuamente, por lo que el trabajo se acumulaba significativamente.

Realizar Depsitos Corporativos por Internet a los proveedores

La transferencia bancaria es un modo de mover dinero de una cuenta bancaria a
otra. Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar fsicamente
el dinero. Luego de cumplida las transferencias en el sistema, se realizaba la
impresin de la transferencia la cual se ubicaba con el soporte de la factura que se
est pagando.

Identificar puntos dbiles

Pese a los mecanismos de planificacin y control establecidos, no se lograba
cumplir con la agenda pautada en virtud de trabajo acumulado. Un eslabn bsico en
la cadena de suministro son sus proveedores y prestadores de servicios, y mantener
relaciones cordiales con ellos es necesario para lograr el xito. Un buen principio para
lograrlo, es el realizar nuestros pagos puntualmente, y a la vez, mantener un flujo de
efectivo sano en la empresa.

Archivar los documentos por pagar de los Proveedores

Los documentos que han sido archivados ya han sido pagados como tambin los
que estn por pagarse. Estos documentos constituyen testimonio fiel de los
compromisos adquiridos por la empresa. Es poltica de la empresa y del departamento
de cuentas por pagar que todo acto administrativo y contable debe estar respaldado

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por los documentos necesarios que garanticen la veracidad de los mismos. Se
manejan alrededor de 400, clasificados en comerciales, suministros, servicios y
relacionados.

Identificar puntos dbiles

Se noto la ausencia de un mtodo de archivo adecuado, tanto para los
comprobantes de pago, como para las facturas por pagar, esto afecta la productividad
del empleado, ya que implica invertir un tiempo significativo a la hora de ubicacin
de los diferentes documentos.

Diagnostico de la Gestin

En el departamento todas las actividades son importantes, sin embargo, existen
varias operaciones que requieren de atencin prioritaria como es el caso del registro
de las facturas para mantener alimentada y actualizada la base de datos, a fin de dar
cumplimiento a la agenda de desembolsos, no obstante, en diversas ocasiones
tuvieron que dejarse de realizar por atender por ejemplo porque un proveedor que
viene en la fecha no convenida o realizar las aplicaciones de descuento para el pago u
otra actividad que salen fuera del cronograma del da. Despus de efectuada la
investigacin los hallazgos sugieren en primera instancia, insuficiente aplicacin de
los mecanismos de control interno, as como descuido en el seguimiento y aplicacin
de las polticas de la gerencia.

En segunda instancia, la necesidad de replantear la cantidad de empleados para el
desempeo de las funciones propias del departamento, estimndose por lo menos un
auxiliar contable, que pueda asistir a los analistas en las actividades ms elementales.
Est demostrado cientficamente que la sobresaturacin de tareas a un empleado
puede generar inconformidades en ste y afectar su productividad y eficiencia, aun

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puede generar enfermedades en el empleado constituyendo esto en potencia, un
pasivo laboral para la organizacin.

Aportes a la Empresa

Los aportes dados a la empresa fueron en calidad de apoyo para realizar ciertas
actividades, ayudando a reducir el trabajo retrasado y a mantener un cronograma
diario de actividades balanceadas, procurando salirse lo menos posible del plan de
trabajo a ejecutarse.

Apreciacin sobre los conocimientos adquiridos

En lneas generales las prcticas realizadas dentro del departamento de cuentas por
pagar se pudieran resumir que todas fueron muy fciles de aprender, de aplicar y
desarrollar. Se pudo constatar que el xito de las empresas depende, en gran medida,
de la compenetracin, comunicacin y compromiso que pueda existir entre sus
empleados. El resultado de un trabajo en equipo, es que las actividades fluyen de
manera ms rpida y eficiente. Sin embargo, no es fcil que los miembros de un
mismo grupo se entiendan entre s con el objeto de llegar a una conclusin final, pero
aun as todas las actividades fueron realizadas y logradas con xito y facilidad.

Algunos conocimientos logrados:

1. Conocimiento y manejo del sistema SAP (modulo de cuentas por pagar).
2. El uso de manuales de procedimientos y su importancia en la gestin eficiente
de un departamento.
3. Reconocimiento de la importancia de los proveedores. Un pieza bsica en la
cadena de suministro son sus proveedores y prestadores de servicios, y
mantener relaciones cordiales con ellos es necesario para lograr el xito. Un

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buen principio para lograrlo, es el realizar nuestros pagos puntualmente, y a la
vez, mantener un flujo de efectivo sano en la empresa.

Actividades realizadas fuera del Plan de Trabajo

Se realizaron ciertas actividades que no estaban dentro del plan de trabajo, pero
que de igual forma contribuyeron a nuevos conocimientos adquiridos. El trabajo
consisti en obtener los documentos de compensacin manuales de partidas abiertas
de un proveedor a travs del sistema SAP. El documento de compensacin es aquel
que une dos partidas abiertas para cerrarlas, se puede compensar de manera
automtica o manual. Ejemplo: facturas no pagadas, cuando realizas el pago, el
documento que se genera es el documento de compensacin. El objetivo principal de
esta actividad es compensar registros de un proveedor (facturas, notas de debito,
notas de crdito, anticipos, etc.) que representan partidas abiertas del mismo y que no
han sido compensadas mediante un proceso automtico (Ej.: Registro de pagos). Para
la realizacin de este ejercicio deben existir en el sistema al menos dos (2) partidas
abiertas con signo contrario.

Se inicio la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin el
cual es la F-44, el sistema mostraba una nueva ventana en el cual se mostraban
campos que eran necesarios completar como lo son, la cuenta del proveedor, la
sociedad, fecha de compensacin, moneda, periodo contable, indicador de mayor
especial, este ultimo queda en blanco. Luego seleccionamos un icono llamada Tratar
Pas que precisamente se trata es de marcar o seleccionar cuales son las partidas,
documentos o facturas que se van a compensar. Si las partidas a compensar difieren
en valor, se selecciona el campo Contabilizar diferencias de esta manera se
compensaran las `partidas marcadas y se genera una nueva partida abierta por la
diferencia, seguido se visualiza en resumen la operacin realizada, se revisa la
operacin, si todo est en orden ya para terminar se pulsa el icono de contabilizar y

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la transaccin queda concluida y el sistema proyecta un numero de control del cual
se anota en el documento de compensacin.

Otra actividad que no estaba incluida en el plan de trabajo se encuentra que en la
tercera semana de la pasanta el Jefe del Departamento de Tesorera solicito la
cooperacin, con el permiso de la Jefa del Departamento de Cuentas por Pagar, de la
pasante, con el fin de ayudar a realizar unos asientos diarios que no se haban
registrados del ao 2010, el motivo de esta solicitud fue porque se encontr una gran
diferencia de saldo final en los meses desde junio hasta diciembre del ao
mencionado, reflejados en libro mayor, de igual forma suceda con los meses
transcurridos del mes de Enero y Febrero del ao 2011.

El objetivo de esta actividad fue registrar los asientos diarios a fin de que la
diferencia localizada en los saldos mensuales de cada mes debiera conciliar, ya que se
hallaba en un saldo muy alto y el libro mayor debe cuadra en cero. Se procedi de
manera inmediata y urgente a realizar los asientos diarios, utilizando el sistema SAP,
y la ayuda conjunta de la Jefa de Caja Principal, en vista de que estaban en los das de
las Declaraciones del Impuesto Sobre la Renta se necesitaban que tanto el libro diario
como el libro mayor estuvieran al da para realizar los clculos pertinentes a la
declaracin. En lapso de 10 das aproximadamente se logro con xito alcanzar la tarea
asignada.

Otra actividad realizada fuera del plan fue la de registrar asientos contables de
los egresos realizados por Caja Chica. Para realizar los asientos se utilizo el Mtodo
SAP. Como ya se menciono anteriormente este sistema comprende muchos mdulos
integrados, que abarcan prcticamente todos los aspectos de la administracin
empresarial. Primero se deben llenar los datos de la cabecera. Los obligatorios son:
fecha de documento, fecha de contabilizacin, clase de documento (el bsico suele
ser SA), sociedad y moneda. Dependiendo de cmo est definida la clase de
documento que se elije, puede pedir algunos datos adicionales. Despus en la parte de

18
abajo tienes que seleccionar la clave de contabilizacin y la cuenta a la que quieres
imputar.

Cuando se dispare el matchcode de las claves de contabilizacin debemos fijarnos
que hace referencia a la clase de cuenta (si se trata de un cliente, proveedor o cuenta
de mayor) y si imputa al debe o al haber. Cuando le damos ENTER te muestra la
pantalla para indicar los datos de la posicin. Nuevamente la cantidad de datos
requeridos va a depender de la clave de contabilizacin y la cuenta seleccionada .En
la parte de abajo de la pantalla se tiene colocar la clave de contabilizacin y la cuenta
para la posicin de contrapartida. Una vez que ingreses al menos 2 posiciones
podemos simular el asiento desde el men Documento --> Simular y si el asiento est
balanceado o balancea al agregar los impuestos lo muestra.


















19
CONCLUSIONES

1. Se cumpli el objetivo del plan de trabajo, finalmente se pudo determinar e
identificar las debilidades de la gestin en cuanto a los controles internos.

2. Se constato la necesidad de replantear la cantidad de empleados en este
departamento.

3. El mtodo de archivo est afectando la productividad de los empleados.

4. Se evidencio la necesidad de fijar polticas en torno al anlisis de las notas de
crditos, a fin de hacer ms efectivo el proceso.

5. Se noto la ausencia de procedimientos para verificar facturas no procesadas.

6. Insuficiente control de los estados de cuenta de los proveedores.

7. Necesidad de hacer conciliacin bancaria de egresos.













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RECOMENDACIONES

A la Empresa

1. Fortalecer la supervisin para dar cumplimiento a los criterios y polticas
establecidos por la gerencia de administracin y finanzas para el departamento
de cuentas por pagar.

2. Contratar un auxiliar contable, para asistir al personal analista en las
operaciones.

3. Tomar para analizar las notas de crdito las facturas pagadas un nmero
determinado de das.

4. Establecer procedimientos estndares para acumulaciones al final del periodo
de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.

5. Revisar con mayor periodicidad los estados de cuenta de los proveedores (no
las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas.

6. Hacer conciliacin bancaria de egresos. A fin de conciliar todos los pagos
emitidos durante el mes, tanto por cheque o transferencia. Esta actividad
constituye un control interno del departamento a fin de demostrar que cada
pago emitido que aparece reflejado en el estado de cuenta bancario, el mismo
este sustentado y registrado en el sistema tanto administrativo como contable.






21
A la Universidad

1. Esforzarse progresivamente por brindar una educacin de mayor calidad para
el estudiantado.

2. Ofrecer perspectivas ms amplias a los estudiantes acerca del campo laboral
para que tengan una base cada vez ms firme y de esta manera puedan
adaptarse rpidamente al mbito de trabajo.

3. Conservar el desarrollo a las nuevas metodologas segn sea la especialidad,
eliminando el contenido antiguo y desarrollando propensiones ms actuales de
programacin, diseo de software, tecnologa variada, mantenimiento de
computadoras, anlisis de sistemas entre otros.

4. Tomar en cuenta los aportes de los estudiantes y egresados de la UNEG para
aprovecharlos en procesos educativos posteriores.















22
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Alice Naranjo S. Ciclo de Adquisicin y Pago. Escuela Superior Politcnica del
Litoral Escuela Politcnica Javeriana. Extrado: Marzo 2011.
http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml. 2007.

Catcora, F. Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edicin. Editorial
McGraw/Hill. Venezuela. 1996.

Castillo, M. Registro, Control y Cancelacin de Cuentas. Tesis de Tecnlogo,
Universidad Nacional Experimental de Guayana, Puerto Ordaz, Estado Bolvar,
Venezuela. 1993.

Correia, Ch. Anlisis de las Cuentas por Pagar a Proveedores de la Empresa
Ceriteca. Tesis de Licenciatura, Universidad Nacional Experimental de Guayana,
Puerto Ordaz, Estado Bolvar, Venezuela. 2009.

Leonard, W. Auditora Administrativa. Evaluacin de mtodos y Eficiencia
administrativa. Mxico: Editorial Diana. 1990.

Poch, R. Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda Edicin.
Barcelona Espaa. 1992.





















ANEXOS



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25
ANEXO 2. Actividades de Analista









Analista Da Funcin
Analista 1 Lunes Contabilizar todos los pagos en SAP
Analista 2 Lunes Realiza las notificaciones de pago a los proveedores
por correo.
Enva los depsitos pendientes de la semana pasada
Analista 1 Martes Archiva los depsitos bancarios y los comprobantes
de egreso.
Notifica los pagos depositados el lunes.
Analista 2 Martes Impresin de cheques y envi a firmas
Analista1 Mircoles Respuestas a la minuta y archivar.
Analista 2 Mircoles Llenar la relacin de pagos con los datos bancarios.
Analista 1 Jueves Endosa los cheques
Analista 2 Jueves Cargar pagos por el portal venezolano de crdito
Analista 1 Viernes Atiende llamadas a proveedores responde correos y
apoya al analista 2 en busca de soporte de pagos
Analista 2 Viernes Atencin personalizada a los proveedores

2
6

A
N
E
X
O

3
.

P
L
A
N

D
E

T
R
A
B
A
J
O




27
ANEXO 4. Pantalla Principal del Sistema SAP R/3






28
ANEXO 5. Despliegue del Men del Sistema






29
ANEXO 6. Pantalla Principal. Inicio proceso de Compensacin Acreedores






30
ANEXO 7. Pantalla Principal. Inicio proceso de Impresin de Retenciones






31
ANEXO 8. Comprobante de Retencin del ISLR








Nro.

2010 - 10 -
0000420


COMPROBANTE DE RETENCION

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Datos del Agente de Retencin


Nombre:

FARMACIA SALUD ARAIMA ,
C.A


N R.I.F.:

J-31645534-3

Fecha:

04/10/2010

Direccin:

calle caura con cuchivero cc alta vista pto ordaz- edo
bolivar


Ao

2010

Telefono:

0286-9614411 / Fax:9618622










Datos del Contribuyente


Nombre:

SODEXHO PASS





N R.I.F.:

J-30018017-4

Direccin:

AV. BLANDICON AV. LOS CHAGUARAMOS, TORRE CORP BANCA
N N.I.T.:

Telefono:

0212-20655644


Fax:



Importe Gravado

Fecha Factura

N Factura

Control

Total

Base

%
Alicuota

I.V.A.

% Retencin

Retenido

06/10/2010 10-316373
10-
316373



512,85
12 61,54 2% 10,25















T o t a l e s:
10,25





Conforme:

Unidad de
Impuesto: