XXIV Encontro Nac. de Eng.

de Produo - Florianpolis, SC, Brasil, 03 a 05 de nov de 2004

ENEGEP 2004 ABEPRO 3375
Implementao de indicadores estratgicos: proposta de uma
ferramenta simples e eficiente

Mariana Donangelo (UFRJ) mdonangel@uol.com.br
Gisela Luiza Costa de Macedo (UFRJ) giselalcm@yahoo.com.br
Daniel da Silva Moreto (VisagioGroup) daniel.moreto@visagio.com.br


Resumo
Este artigo trata da criao de uma ferramenta grfica que tem por objetivo aplicar, da
forma mais simples possvel, os conceitos de um sistema complexo, porm inovador, de
gesto estratgica: o Balanced Scorecard. Percebe-se que, cada vez mais, empresas de todo o
mundo esto pondo em prtica os conceitos ditados por essa metodologia. No entanto, as
dvidas so freqentes quando o assunto encontrar uma ferramenta existente no mercado
que una simplicidade e eficincia. Assim, atravs deste exemplo de aplicao, se tentar
incentivar o desenvolvimento de ferramentas que tenham como foco uma visualizao
imediata dos resultados dessa metodologia de gesto to poderosa.
Palavras chave: Balanced Scorecard, Gesto Estratgica, Ferramenta.


1. Introduo
A preocupao com uma gesto estratgica torna-se cada vez mais comum dentro das
empresas atuais. Foi neste ambiente que surgiu uma nova metodologia, o Balanced Scorecard
(BSC) (Fernandes, 2003). De acordo com Paul Niven (2003), o BSC pode ser visto sob trs
perspectivas distintas: como um sistema de medio, um sistema de gerenciamento
estratgico ou como uma ferramenta de comunicao. A ltima atribuio se deve ao fato de o
BSC auxiliar na elaborao e na difuso da estratgia da organizao ao longo de todos os
nveis da empresa.
A possibilidade de se criar um software que possa trazer todo este conceito de forma
simplificada e direta aliado a uma interface amigvel, moveu o estudo deste artigo que por ora
ser apresentado.
A primeira parte deste artigo composta por uma abordagem dos conceitos bsicos da
metodologia do Balanced Scorecard. A parte final apresenta uma descrio detalhada do
funcionamento e das principais aplicabilidades do software desenvolvido. Ao longo de todo o
detalhamento, apresentado um exemplo com dados fictcios.
2. Conceituao bsica do Balanced Scorecard
O Balanced Scorecard surgiu da necessidade de empresas, tanto do setor privado como do
setor pblico, de executar suas estratgias de forma clara e objetiva. Antes do surgimento
desta metodologia (e at mesmo nos dias de hoje), a maior parte das organizaes trabalhava
somente com indicadores financeiros que, apesar de muito importantes, no eram muito
eficazes para a construo de cenrios futuros (Kaplan & Norton, 1993; Olve, Roy & Wetter,
1997).
Esta vasta utilizao de indicadores de carter puramente financeiro se d pelo fato de o
processo de gesto mais comumente utilizado estar diretamente ligado a um modelo contbil
ultrapassado, uma vez que foi desenvolvido para um ambiente de transaes isoladas entre
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entidades independentes. O ideal seria se este modelo se ampliasse de modo a incorporar a
avaliao de ativos intangveis e intelectuais de uma empresa (Kaplan & Norton, 1997).
Uma das grandes dificuldades encontradas pelas organizaes a de transmitir a viso e
estratgia da empresa aos empregados (Kaplan & Norton, 1992). As barreiras so inmeras:
funcionrios que no compreendem a estratgia e seu papel para alcan-la, iniciativas
raramente ligadas estratgia, pouco tempo gasto pelas equipes empresariais discutindo a
estratgia e oramentos geralmente no associados a ela (Niven, 2003).
Percebeu-se, portanto, diante disto, a necessidade de um sistema que permitisse uma maior
percepo das operaes da organizao, podendo, alm de equilibrar a acurcia histrica de
dados financeiros com os direcionadores da performance futura, auxiliar na implementao da
estratgia (Niven, 2003). O Balanced Scorecard se coloca assim como uma ferramenta que
responde a todos estes desafios.
Conforme pode ser observado na Figura 1, a metodologia do BSC baseada em objetivos,
indicadores, metas e iniciativas que podem (e devem) ser construdos sob quatro diferentes
perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e de aprendizado e crescimento.
Atravs destas anlises, objetiva-se responder os seguintes questionamentos da empresa
(Kaplan & Norton, 1997):
1. Para ser bem-sucedida financeiramente, como a empresa deve ser vista por seus
acionistas?
2. Para alcanar sua viso, como ser vista pelos clientes?
3. Para satisfazer acionistas e clientes, em que processo de negcios a empresa deve
alcanar excelncia?
4. Para alcanar sua viso, como sustentar a capacidade de mudar e melhorar?


Figura 1: Estrutura do Balanced Scorecard

Entende-se por estratgia o conjunto de hipteses sobre causas e efeitos. Os sistemas de
medio tm como finalidade tornar claras essas relaes (hipteses) entre os objetivos (e
Viso e Estratgia
Iniciativas
Objetivos Indicadores Metas
Perspectiva Financeira
Para
satisfazer
nossos
acionistas, que
objetivos
financeiros
devem ser
atingidos?



Iniciativas
C Cl li ie en nt te es s
F Fi in na an nc ce ei ir ra a
P Pr ro oc ce es ss so os s
I In nt te er rn no os s
A Ap pr re en nd di iz za ad do o e e
C Cr re es sc ci im me en nt to o
Objetivos

Indicadores Metas
Perspectiva do Cliente Para atingir
nossos
objetivos
financeiros, que
necessidades
dos clientes
devemos
atender?

Objetivos Indicadores Metas Iniciativas
Perspectiva Interna
Para satisfazer
nossos clientes
e acionistas, em
quais processos
internos
devemos ser
excelentes?"



Objetivos Indicadores Metas Iniciativas
Perspectiva de Aprendizado
" Para atingir
nossas metas,
como nossa
organizao
deve aprender
e inovar?
.


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medidas) nas diferentes perspectivas, para que elas possam ser gerenciadas e validadas. A
cadeia de causa e efeito do Balanced Scorecard, denominada, a partir de agora, Mapa
Estratgico, deve, portanto, permear as quatro perspectivas descritas anteriormente (Kaplan &
Norton, 1997 e 2000).
importante ressaltar que a estrutura de indicadores do BSC deve ser implantada visando
desenvolver um novo sistema gerencial, tarefa esta que exige bastante cuidado (Kaplan &
Norton, 1996). Para que este desenvolvimento seja feito de forma mais clara e precisa, torna-
se til o emprego de uma ferramenta que una os conceitos desenvolvidos por Kaplan e Norton
a uma interface amigvel, de fcil utilizao.
Neste sentido, estaremos descrevendo a seguir um esboo de uma ferramenta desenvolvida
pelos presentes autores com o intuito de facilitar a visualizao e a aplicao dos conceitos do
BSC. Apresentaremos, portanto, a aplicao desta em um caso especfico estudado.
3. Ferramenta de aplicao da metodologia Balanced Scorecard
A soluo em questo simples e baseia-se na integrao entre a interface, desenvolvida em
MSExcel e uma base de dados em MSAccess. As tabelas que compem o MSAccess foram
criadas de forma que cada tabela contenha os dados necessrios para calcular um indicador
diferente. A alimentao das tabelas pode ser feita manual ou automaticamente, caso a
empresa j possua os dados relevantes em uma base de dados prpria. O clculo dos
indicadores foi realizado via macro, em linguagem Visual Basic for Application (VBA), por
meio de consultas desenvolvidas em SQL.
A interface em MSExcel constituda de trs telas principais, sendo cada uma delas descrita a
seguir.
A tela inicial composta pelo mapa estratgico da organizao conforme pode ser observada
na Figura 2. Cada um dos retngulos indica um objetivo a ser alcanado, sendo que para cada
perspectiva existe um determinado conjunto de objetivos. Para visualizar o grau de
atingimento dos objetivos foi estabelecido um cdigo de cores. A cor verde sinaliza que o
objetivo est sendo atingido de forma satisfatria, a amarela indica a ocorrncia de pequenas
falhas no alcance do objetivo e a vermelha que o objetivo est longe de ser alcanado. Os
retngulos so todos coloridos via macro.

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Figura 2: Tela inicial da ferramenta - Mapa Estratgico

Caso o usurio queira visualizar o mapa estratgico de forma mais detalhada, ele tem a opo
de acessar a segunda tela da interface (Figura 3). Nela encontram-se todos os indicadores
relativos a cada um dos objetivos. Associados a cada indicador observam-se seu status, meta,
alerta e peso (contribuio para atendimento do objetivo). As caixas de texto contendo o nome
dos indicadores so coloridas da mesma forma que os objetivos no mapa estratgico: se o
status estiver acima da meta, o indicador estar verde. Se estiver abaixo do alerta, vermelho.
Entre meta e alerta, amarelo.


Figura 3: Viso Detalhada (segunda tela da ferramenta)
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A terceira e ltima tela principal corresponde visualizao detalhada de cada indicador
(Figura 4). Nela podem ser observadas, alm do que j foi descrito na segunda tela, as zonas
que determinam a cor do indicador. Porm, o que h de mais interessante nesta tela a
possibilidade de visualizar o indicador sob diferentes perspectivas (perodo de tempo, pessoa,
equipe), alm de uma combinao delas. Um grfico de acompanhamento do indicador
gerado automaticamente a partir da seleo das perspectivas que se quer observar (ver Figura
5). Existe tambm um link que leva uma tela mostrando as iniciativas relativas ao indicador,
ou seja, aes que devem ser tomadas por um determinado setor e que influenciam
positivamente no status do indicador. Esta tela pode ser visualizada na Figura 6.


Figura 4: Tela referente ao detalhamento do indicador


Figuras 5 e 6: Telas referentes ao grfico de evoluo do indicador e s aes associadas ao indicador,
respectivamente

A partir do momento em que o mapa estratgico definido e os indicadores so criados (de
forma a saber quais os dados que devem ser coletados para calcul-los), quase nenhum
esforo exigido para utilizar a ferramenta em questo. Todos os clculos necessrios so
realizados via macro, sendo que estes no so vistos por quem est utilizando a interface. A
soluo tem como diferencial, portanto, facilitar a visualizao da estratgia da organizao
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desde sua forma mais agregada (mapa estratgico) at sua forma mais simples
(desdobramento de aes diante de cada indicador).
4. Concluso
Ao longo deste artigo tentou-se mostrar, alm dos conceitos mundiais do Balanced Scorecard,
a facilidade de aplicao de uma metodologia a princpio complexa. Muitos so os softwares
existentes no mercado. No entanto, poucos so aqueles que conseguem corresponder
realidade das empresas, j que estas necessitam de uma ferramenta altamente customizada
para atender suas necessidades. Isto apenas comprova que metodologia e disciplina so
condies mais essenciais que um software caro de ltima gerao.
Cabe aqui ressaltar a simplicidade com que a ferramenta permitiu permear todos os conceitos
do BSC. Utilizando aplicativos simples, como o MSExcel e o MSAccess, foi possvel criar
uma interface amigvel e utilizar-se de uma sada grfica de fcil compreenso.
Desta maneira, fica clara a importncia de uma ferramenta que, apesar de simples, pode trazer
benefcios para a organizao como um todo. Uma visualizao precisa e automatizada dos
indicadores de desempenho elimina possveis distores que possam vir a ocorrer quando a
metodologia aplicada manualmente. Desta forma, possvel a criao de cenrios mais
precisos e extremamente teis para a gesto estratgica.
5. Referncias
FERNANDES, A. C. (2003). Scorecard Dinmico Em Direo Integrao da Dinmica de Sistemas com o
Balanced Scorecard. Tese D.Sc. Programa de Engenharia de Produo COPPE/UFRJ.
KAPLAN, R. S., & NORTON, D. P. (1992). The Balanced Scorecard Measures that Drive Performance.
Harvard Business Review. January February, 71-79.
KAPLAN, R. S., & NORTON, D. P. (1993). Putting the Balanced Scorecard to Work. Harvard Business
Review. SeptemberOctober, 134147.
KAPLAN, R. S., & NORTON, D. P. (1996). Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System.
Harvard Business Review. JanuaryFebruary, 7585.
KAPLAN, R. S., & NORTON, D. P. (1997). A Estratgia em Ao Balanced Scorecard. Rio de Janeiro,
Editora Campos.
KAPLAN, R. S., & NORTON, D. P. (2000). Having trouble with your strategy? Then map it. Harvard Business.
Review, SeptemberOctober, 167176.
NIVEN, P. (2003). Balanced Scorecard step-by-step for government and nonprofit agencies. Johen Wiley &
Sons, Inc.
WETTER, M. & ROY, J. & OLVE, N. (1999). Performance Drivers A Practical Guide to using the Balanced
Scorecard. Johen Wiley & Sons, Inc.