PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS

PO-SG-007 (Edicin 06)

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1. OBJETIVO

El propsito de este documento es establecer las pautas para confeccionar y emitir los documentos internos que
forman parte del Sistema de Gestin de Multiexport Foods.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por la Subgerencia Medioambiente Concesiones y Certificaciones,
Departamento de Aseguramiento de Calidad y es aplicable a todo el Sistema de Gestin.

3. DEFINICIONES

Instructivo: Documento que describe la realizacin de una actividad especfica de un proceso del Sistema
de Gestin. Su ejecucin generalmente involucra a un solo sector o rea del Sistema del Sistema de
Gestin.

Listado de Control: Documento en el cual se ordena o lista informacin relevante para el Sistema de
Gestin.

Manual del Sistema de Gestin: Documento que describe el Sistema de Gestin implementado por
Multiexport Foods.

Procedimiento: Documento que describe la realizacin de actividades de un proceso, respondiendo al
qu, cmo, cuando, dnde y por quin son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecucin
involucra a ms de un rea del Sistema de Gestin.

Programas de Aseguramiento de Calidad: Documento que establece la identificacin, evaluacin y
control de peligros asociados a Inocuidad Alimentaria. Este documento est basado principalmente en la
normativa correspondiente emitida por Sernapesca.

Programa de Gestin: Documento que describe los objetivos, indicadores, metas y responsables
asociados al Sistema de Gestin.

Reglamento: Documento que contiene un conjunto ordenado de reglas establecidas por Multiexport Foods
para las Empresas Proveedoras de Productos y/o Servicios. No establece responsabilidades por cargo ni
actividades a realizar en forma cronolgica.
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4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

4.1. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS

La confeccin y emisin de los documentos internos que forman parte del Sistema de Gestin debe cumplir lo
siguiente:

4.1.1. Encabezado y Pie de Pgina de Documentos:

En el pie de pgina se deber incluir el nmero de pgina y el nmero total de pginas.

Los Programas de Aseguramiento de Calidad, los Procedimientos, Instructivos y Reglamentos
debern llevar el siguiente encabezado:



TITULO DEL DOCUMENTO
XX-XX-000 (Edicin 00)


Los Listados de Control debern llevar el siguiente encabezado:




TTULO DEL LISTADO


rea Emisora :
Responsable :
Fecha Emisin :
Fecha
Modificacin :


El Manual del Sistema de Gestin podr llevar un encabezado diferente, pero deber llevar en el
encabezado y/o pi de pgina como mnimo la siguiente informacin: Ttulo, Cdigo, rea/Dpto. Emisor y N
de Edicin.

4.1.2. Codificacin de Documentos:

El Cdigo de cada documento debe ser nico e irrepetible con la siguiente estructura:

XX - XX - 000
Tipo de
Documento
rea/Departamento
Emisor
Correlativo
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AC Aseguramiento de Calidad
DP Desarrollo de Productos
GI Gestin e Informacin Planta
MN Ingeniera y Mantencin
PL Planificacin de Produccin Planta
FR Frigorfico
RH Recursos Humanos
PV Departamento Gestin de Riesgos
PR Procesos Planta

LS Listado
FT Formato o Registro
RG Reglamento
PL Plano / Esquema
Bitcora




Las reas/Departamentos Emisores son los siguientes:

SG Sistema de Gestin
PD Produccin Agua Dulce
PM Produccin Agua Mar
DS Departamento de Salud
DA Departamento de Alimentacin
UG Unidad de Gestin Cultivos
MA Departamento de Medioambiente
CO Comercial
AB Dpto. Abastecimiento

Los Tipos de Documentos definidos para el Sistema son los siguientes:

MA Manual del Sistema de Gestin
PG Programa de Gestin
PC Programa Aseguramiento de Calidad
PO Procedimiento
IN Instructivo

4.1.3. Emisin de Documentos

Los documentos del Sistema de Gestin emitidos por primera vez sern designados con N de Edicin 0
(Cero).


4.2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION

El Manual del Sistema de Gestin debe contener:
Titulo, Edicin, Modificaciones realizadas, Introduccin, Objetivo y mbito de aplicacin
Tabla de contenidos
Poltica aplicable al Sistema de Gestin
Alcance del Sistema de Gestin y las posibles exclusiones a las Normas/Estndares de referencia.
Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin en forma de Diagrama de
Procesos, en el cual se distingan los elementos centrales del Sistema de Gestin, estableciendo las
entradas y salidas en cada etapa del proceso, su secuencia e interacciones, as como los procesos de
apoyo a la produccin. Al menos deber definir e identificar los siguientes procesos:
- Procesos Gerenciales
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- Procesos de Gestin de Calidad, Salud de Peces, Seguridad e Inocuidad Alimentaria, Medio
Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional
- Procesos Principales
- Proceso de Apoyo
Referencia a cada documento Interno del Sistema de Gestin.
Un Organigrama que presente la organizacin, estructura y responsabilidades relacionadas con el
Sistema de Gestin.

4.3. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

La estructura y contenido de los Programas de Aseguramiento de Calidad se indica en las normas respectivas
dictadas por Sernapesca en sus Guas de Trabajo para la Elaboracin de Programas de Aseguramiento de
Calidad para Plantas de Proceso.


4.4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE GESTION

La estructura del Programa de Gestin es la siguiente:

Titulo, Edicin, Modificaciones realizadas
Objetivos por rea y/o departamento


4.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

Todos los Procedimientos deben tener la siguiente estructura y contenido:

Procedimientos:
1. Objetivo: Qu pretendemos describir con el procedimiento
2. Alcance: En qu reas, secciones se aplicar este procedimiento
3. Definiciones: Definicin del vocabulario tcnico que no sea dominio popular
4. Desarrollo de actividades: Descripcin de las actividades que componen el procedimiento.
Puede ser en forma escrita, con diagramas de flujo, fotografas o una combinacin de ellos.
5. Equipos: Se detalla el equipo y herramientas necesarias para la operacin.
6. Responsables: Se listan las personas responsables de la aplicacin del procedimiento.
7. Referencias: Referidas a cumplimiento de alguna norma o de algn procedimiento o
instructivo.
8. Registros: Se listan los formatos, planillas, tablas, etc., que sirven de apoyo al Procedimiento.
9. Modificaciones del Documento: Listado de las modificaciones realizadas al documento.
10. Anexos.
Los Instructivos pueden tener estructura y contenido libre, siempre que cuenten con el encabezado
establecido en el punto 4.1.1.

Adems se debe considerar que:
La redaccin de los documentos debe ser clara, precisa, sin utilizar frases largas y ambiguas ni tiempos
verbales condicionales.
Se debe utilizar la misma numeracin y orden en la estructura de los documentos. Cuando alguna
seccin no sea aplicable, se debe escribir No Aplica.
El texto del documento debe estar estructurado en prrafos y subprrafos.
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Cuando se utilicen trminos en idiomas distintos al espaol, se debe mantener el idioma original
indicando la traduccin entre parntesis, siempre y cuando esta accin no confunda la comprensin del
usuario.

4.6. ESTRUCTURA DE LOS LISTADOS DE CONTROL

Los listados de control se elaboran utilizando el encabezado indicado en el punto 4.1.1, y su estructura y
contenido depende de la informacin que se desee listar.

5. EQUIPOS

No Aplica.

6. RESPONSABLES

Autores designados para la confeccin de documentos.

7. REFERENCIAS

No Aplica.

8. REGISTROS

No Aplica.

9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Fecha N Edicin Modificaciones realizadas
12-ene-11 6 Se modifica para su adecuacin al sistema de gestin que ahora contempla
Global GAP
Se actualizan responsabilidades reemplazando Subgerencia Gestin y
Planificacin por Subgerencia Medioambiente Concesiones y
Certificaciones donde corresponda
Se actualizan responsabilidades reemplazando Subgerente Gestin y
Planificacin por Subgerente Medioambiente Concesiones y
Certificaciones donde corresponda
Se actualizan responsabilidades reemplazando Coordinador Sistema de
Gestin por Encargado de certificaciones donde corresponda
04-ene-10 5 Cambio a formato Multiexport Foods.
Se eliminan reas Emisoras OF Operaciones Farming GP Gerencia
Ingeniera y Proyectos
08-ago-08 5 Los cambios a los Documentos Internos ser realizados de manera gradual,
ante la emisin de nuevas ediciones. Esto quiere decir que por un periodo de
tiempo podrn existir Documentos Internos con el formato antiguo.
20-Abr-07 4 Se actualiza el formato del Programa de Gestin 2007.
Se agrega una nueva rea emisora: PR (Procesos Planta)
12-Sep-06 3 Se agrega un nuevo tipo de documento al Sistema de Gestin: el
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Reglamento.
Cambio de Cdigo para reflejar los cambios Organizacionales.
Se modifica la razn social donde corresponde (Salmones Multiexport S.A.).
01-Abr-06 2 Se elimina la especificacin referida a que los PAC de Planta mantienen su
estructura y codificacin hasta que se permita su modificacin.
Se agregan las siguientes reas/Departamentos como emisores de
documentos: Medioambiente, Operaciones Planta, Prevencin de Riesgos,
UGC.
Se eliminan los puntos obligatorios de los Instructivos, se establece formato
libre, slo se mantiene la especificacin del encabezado de pgina.
21-Feb-05 1 Se elimina el concepto de Manual de Procedimientos de las Definiciones.
Se especifica que los PAC de Planta mantienen su estructura y codificacin
hasta que se permita su modificacin.
Se elimina al Departamento de Medioambiente de la Lista de reas o
Departamentos emisores de documentos.

10. REVISIN Y APROBACIN

Nombre Firma
Revis:
Marcell Martnez Encargado de Certificaciones
12-ene-2011

Aprob:
Francisco Lobos F Subgerente Medioambiente
Concesiones y Certificaciones
12-ene-2011




11. ANEXOS

No Aplica.