VERIFICACIN DE LA INFORMACIN

EVENTOS
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CRITERIOS DE ORDENACIN CUMPLE

SI


NO

NO APLICA

TIEMPO
SUGERIDO
1. Solicitud del evento
Firma Gerente de Producto

1
2. Orden interna
Firma Solicitante

1
Firma Finanzas local
Firma Compliance
Firma Gerencia general
Firma Director de Franquicia
Firma Director de finanzas
3. Cotizaciones
Alimentacin- Alojamiento
2
Transporte terrestre
Cotizacin tiquetes
4. Check list Apoyo Educativo
Firma Gerente de Producto
1
Firma Gerente mdico
Firma Director de la Unidad
5. Carta solicitud de patrocinio al
departamento mdico.
2

6. Carta respuesta Stendhal, del
departamento mdico al solicitante
1

7. Cotizacin honorarios mdicos
Firma del mdico
2
8. Contrato conferencista
Firma del conferencista en
original.

2
9. Check list Excel
Firma del Gerente Mdico
1
Carta invitacin / check list Word
Firma del Gerente Mdico
1
10. Carta firmada por mdico o
patrocinado en calidad de aceptado.
Firma Gerente Mdico
2
11. Hoja de vida de los invitados 1
12. Formato solicitud Tiquetes (viajes)
Firma solicitante
2
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OBSERVACIONES













Firma finanzas regional
13. Agenda evento/ invitacin
Firma Gerencia mdica
2
14. Formatos con la firma de asistentes 1
15. Facturas evento
Firma Gerente Producto



16. Reporte del cierre de eventos
Firma Gerente de Producto y/o
1
Firma Gerente Mdico
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INSTRUCTIVO
1. Diligenciar y firmar por el gerente de producto el formato de solicitud de evento con un tiempo de
(1 da)
2. Diligenciar el formato de orden de compra y este deber estar firmado por el solicitante,
de finanzas local, compliance gerencia general y firma director general, el tiempo esperado en este
proceso es de (1 da)
3. Se realizar la solicitud de tres (3) cotizaciones a proveedores, en lo que se deber incluir
alimentacin, alojamiento, tiquetes areo y/o terrestre (1 da)
4. En caso de requerir el apoyo educativo de Stendhal, se firmara un contrato donde se especificar los
derechos, y las especificaciones del tipo de apoyo, y este ser firmado y aprobado por Gerente de
Producto, Gerente Mdico, Firma Director de la Unidad.
5. Stendhal enviara una carta de solicitud con membrete al departamento mdico, en donde solicitara ser
patrocinado para dicho evento, en esta carta se especificara hora, fecha, y asunto del evento, proceso
en que tardara (2 das)
6. Stendhal enviara una carta de respuesta al solicitante, donde comunicara de manera atenta, el apoyo
que le brindaran al mdico, esta deber estar aprobada por el Gerente Medico.
7. Los mdicos invitados a dar la charla en el evento enviaran a Stendhal una factura con el valor de los
honorarios prestados en la actividad, donde especificaran el concepto, asunto, y el valor de sus
servicios.
8. Stendhal y el conferencista, diligenciara y firmaran un contrato de prestacin de servicios, donde se
realizara una completa descripcin de los servicios.
9. Se diligencia los formatos de criterios de seleccin de acuerdo a la capacidad mdica, reconocimiento
nacional e internacional en donde ser revisado y aprobado por el gerente mdico.
10. Carta de aceptacin, en donde Stendhal confirmara el apoyo que tendr el profesional de la salud, en
ella se incluir las polticas de transparencia de la compaa, tiempo de duracin de (2 dias)
11. Todo mdico vinculado a Stendhal enviar va electrnica su currculo, y en ella anexaran sus
experiencias en sus trabajos y estudios realizados.
12. Ver numeral 3
13. Se creara una agenda (programa) en donde se incluir las actividades bsicas a realizar con hora, fecha,
y lugar, esta deber ir con membrete de la compaa y aprobada por Gerencia Mdica.
14. En el transcurso del evento se diligenciara el formato de asistentes en donde cada invitado firmara con
el nombre completo, institucin, telfono, y correo electrnico, estn debern concordar con las cartas
de invitacin enviadas por Stendhal.
15. Se anexaran al archivo las facturas producidas en la actividad.
16. Al final del evento el Gerente de Producto, diligenciara el formato de cierre del evento donde concluir
con comentarios acerca de los temas tratados, conclusiones, y cualquier otro asunto.
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PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS
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Ley 80 de 1989. , se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones
Serie documental: Conjunto de documentos que hacen referencia a un mismo asunto.
Tipo documental: Unidad mnima donde se registra la informacin la cual hace parte de la serie o sub-serie de
una oficia o dependencia.
CLASIFICACIN
Una vez identificadas las series, entramos en la clasificacin de los documentos. Hay que estructurar el
conjunto de documentos siguiendo un orden jerrquico y de acuerdo con un criterio, con el fin de ponerlo por
escrito y elaborar as, un ndice que servir de pauta en la organizacin del archivo en el cual podremos
identificar
Conformacin de series y sub-series documentales.
Identificacin de tipos documentales

PASOS PARA LA ORDENACIN

Ordenacin cronolgico ( por fechas) de los tipos documentales que conforman cada Serie o sub-serie, en sus
respectivas unidades de conservacin (A-Z) y as respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el
documento ms antiguo es el primero de la carpeta y el ms reciente es el ltimo documento de la carpeta
Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos
Duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los
faxes en papel trmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento.
Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de cosedora, ganchos de
legajar y clip.
Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio.
Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamao oficio antes de
perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan informacin en forma
horizontal (orientacin horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el ttulo o encabezado
quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados.

FOLIACIN DOCUMENTAL

La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeracin
debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir nmeros, como tampoco adicionar subndices.
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Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o B, inicindose desde el
nmero uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite, en consecuencia
corresponde a la fecha ms antigua.
Si hay errores en la foliacin, est se anular mediante una lnea diagonal (/) y se proceder a foliar de
nuevo los documentos, quedando valida la ltima foliacin realizada, en caso de pgina al respaldo hall
informacin se le anexara R/V que significa que al respaldo hay informacin, pero por ningn motivo se
colocara un numero diferente, al del folio.