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Sistema de Gesto da Qualidade

Procedimento para Envio de


Amostra
(POP 01/04)











REV DATA MOTIVO DA REVISO ELABORADO REVISADO APROVADO
12 14/02/12
Inserir modelo de rtulo e fotos de coleta de amostra
de gua microbiolgica.

11 15/09/11 Adequao Farmacopia Brasileira
10 24/02/11
Incluso dos intens: Alimentos; E revisar a quantidade
de gua para anlise.


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PROCEDIMENTO PARA ENVIO DE AMOSTRA
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Sumrio


Sumrio Pgina

1. Objetivo .................................................................................................................... .............. 01

2. Documentos de Referncia....................................................................................... .............. 01

3. Aplicaes e Responsabilidades............................................................................... .............. 01

4. Consideraes Gerais.................................................................................................................01

5. Descrio do Procedimento ..................................................................................... ...............02

6. Esterilizao de embalagens......................................................................................................16

7. Relao dos Registros da Qualidade......................................................................................... 17
.
9. Relao de Anexos.................................................................................................................... 17



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1. OBJETIVO

O objetivo deste procedimento orientar aos clientes quanto a coleta de amostras (amostragem)
a serem enviadas para a Ortofarma Laboratrio de Controle de Qualidade.

2. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

- Manual da Qualidade da Ortofarma Laboratrio de Controle da Qualidade.
- NBR ISO 9000:2005: Sistemas de Gesto da Qualidade Fundamentos e Vocabulrio.
- NBR ISO 9001:2008: Sistema de Gesto da Qualidade Requisitos.
- NBR ISO/IEC 17025:2005 Requisitos gerais para competncia de laboratrios de ensaio e
calibrao.
- FERREIRA, Anderson de Oliveira, Guia Prtico da Farmcia Magistral, 2 Ed Juiz de Fora:
2002
- ANFARMAG PROJETO SINAMM
- Guia ABC Gustavo F. Carturan e Joo Alberto Hansen.
- BRASIL. Ministrio da Sade. Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria Resoluo RDC N
o
67 ,
de 8 de outubro de 2007.Dispe sobre Boas Prticas de Manipulao de Preparaes Magistrais
e Oficinais para Uso Humano em farmcias.
- Santos, H.M.M. Validao de Processos Farmacuticos. Centro de Estudos Farmacuticos da
Faculdade de Farmcia da Universidade de Coimbra, 2007.
- Aiache, J.M.; Aiache, S.; Renoux, R. Initiation la connaissance du mdicament. 4
e
dition.
Paris: Masson, 2001.p.98-99.
- USP 34. United States Pharmacopeia, 2011.
- ABFH Associao Brasileira de Farmacuticos Homeopatas Manual de normas tcnicas para
farmcia homeoptica, 3
a
ed, Curitiba, 2003.
- Deliberao Normativa COPAM n10, 16 de dezembro de 1986.
- Standard Methods for the Examination of Water and Wastewater. 21 Edio, 2005.
- Farmacopeia Brasileira 5 Edio, Volume II, Anvisa, Braslia 2010, p. 38,397.

3. APLICAO E RESPONSABILIDADES

Este procedimento se aplica a todos os clientes da Ortofarma, no que se refere a coleta de
amostras a serem enviadas ao laboratrio de controle de qualidade.
A definio dos pontos de coleta/planos de amostragem de exclusiva responsabilidade do
cliente.
de exclusiva responsabilidade da Ortofarma a reviso deste procedimento e a disponibilizao
da ltima reviso no site da empresa.

4. CONSIDERAES GERAIS

Devem ser recolhidas amostras representativas de cada embalagem de cada lote, caso haja mais
de uma embalagem de um mesmo lote.

A amostragem deve ser feita por uma pessoa qualificada sob a superviso do laboratrio de
controle de qualidade da farmcia, a qual deve estar paramentada.


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O local de amostragem deve ser limpo e apropriado para no haver possibilidades de
contaminao cruzada. No caso de amostra para anlise microbiolgica, as condies asspticas
devem ser seguidas para que no haja contaminao da amostra.

De acordo com a legislao vigente, a farmcia dever reservar o dobro da quantidade de
amostra do mesmo lote, enviada para o laboratrio de controle de qualidade e deixar em
quarentena na farmcia at emisso do laudo para uma possvel contra-prova.

O transporte (via sedex, transportadora) deve ser realizado em condies adequadas de
temperatura (exigidas pela amostra), de forma a manter as caractersticas originais da mesma.

5. DESCRIO DO PROCEDIMENTO

5.1. Amostragem de Matria-Prima e Fitoterpico

Caso as amostras de matria-prima e fitoterpico pertenam a lotes diferentes devem ser
amostrados cada lote, utilizando n + 1, onde n = nmero de embalagens das quais devem ser
colhidas as amostras.

Anlise fsico-qumica Anlise microbiolgica
Quantidade de amostra Quantidade de amostra
Matria-prima na forma de p 6g Produtos lquidos 2 x 50mL
Talcos e amidos 50g Matria-prima e produto acabado 2 x 50g
Fitoterpicos 20g Swab 1/ponto
Matrias-primas lquidas, tinturas ou
extrato gliclico
10mL
Embalagem Embalagem
Limpas, opacas ou de cor escura. Amostras
termolbeis devem ser acondicionadas em
sachs de alumnio ou outro material de
acondicionamento apropriado e transportadas
sob refrigerao em isopor com gelo artificial


Estril
Documentao Documentao
Certificado de anlise do fornecedor Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)





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5.2. Amostragem de Homeopticos

Anlise fsico-qumica Anlise microbiolgica
Quantidade de amostra Quantidade de amostra
Tintura, matriz ou diluio 10mL Tintura, matriz ou diluio 20mL
Embalagem Embalagem
Frasco de vidro mbar limpo Frasco de vidro mbar estril
Documentao Documentao
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)

Recomendaes para Pool de matrizes:
- A farmcia deve identificar o nmero de matrizes em seu estoque por ano de fabricao. Aplicar
a frmula de amostragem n + 1 e dividir o valor encontrado por 12 meses.
Exemplo: Se a farmcia tem 2000 matrizes: 2000 + 1 = 46.
Divide-se 46 por 12 (n. de meses do ano) = 4 para saber quantas matrizes formaro o pool.
Neste exemplo dever ser coletado 2,5mL de cada uma das 04 matrizes (misturadas
homogeneizadas) para totalizar os 10 mL necessrios para a anlise FQ.

Obs.: A quantidade mxima de matrizes para composio do pool so 30 matrizes. As matrizes
selecionadas devem ter sido preparadas em soluo hidroalcolica igual ou maior que 70% (p/p
ou v/v) e em potncia igual ou maior que 12CH ou 24DH.

5.3. Amostragem de Produto Acabado

Anlise fsico-qumica Anlise microbiolgica
Quantidade de amostra Quantidade de amostra
Cpsulas e comprimidos 60 un
Xampus, lcoois 1L


Xaropes, solues e amostras lquidas
200mL
+
50mL
do
veculo
Cremes, bases e gis 50g
Glbulos 20g




100 g ou mL da amostra fracionada (2 x 50 g
ou mL)
Embalagem Embalagem
Frasco opaco/leitoso ou de cor escura Estril
Documentao Documentao
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)

Recomendaes para produto acabado:
Prepare 250mL do veculo a ser utilizado conforme formulao a ser utilizada (contendo todos os
componentes da formulao, exceto o princpio ativo); Retire 50mL do excipiente preparado
passando-o para um frasco rotulado soluo branco. Adicione o princpio ativo nos 200mL do
excipiente restante conforme formulao utilizada e rotule como xarope ou soluo de ___,

Obs.: As amostras de produto acabado enviados para a Ortofarma NO devero conter corante.
Caso seja aplicado o fator de correo, o mesmo dever ser informado no rtulo do produto.

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5.4. Amostragem de Produto Semi-Acabado

Anlise fsico-qumica Anlise microbiolgica
Quantidade de amostra Quantidade de amostra
Diluio 1 ponto 6g Diluio 1 ponto

Diluio 3 pontos

3 x 2g

Diluio 3 pontos
2 x 50g
(cada
ponto)
Embalagem Embalagem
Frasco opaco/leitoso ou de cor escura Estril
Documentao Documentao
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)

Recomendaes:
Diludo de 1 ponto ou homogeneizado: a soma da coleta dos 3 pontos deve ser igual a 6,0g, os
quais devem ser acondicionados na mesma embalagem (por exemplo: topo da coluna de ps
colher 2,0g, no meio 2,0g e no fundo 2,0g).
Diludo 3 pontos: de cada ponto devem ser coletados, no mnimo, 6,0g, os quais devem ser
acondicionados em embalagens separadas e identificadas, para fins de avaliao da sua
homogeneidade.

A amostragem dever ser realizada na diluio final recentemente preparada, contendo todos os
componentes da diluio pretendida, no recipiente de preparo da diluio (ex. no gral).
Sempre utilizar a mesma tcnica de amostragem, mesma orientao (ngulo de inclinao) da
sonda coletora de amostra/esptula e no mesmo tempo, para os 3 pontos.

Obs.: As amostras e excipientes de produto semi-acabado enviados para a Ortofarma NO
devero conter corante.

Identificar cuidadosamente os pontos de amostragem no recipiente de mistura, escolhendo
aqueles que representem reas potenciais de baixa homogeneidade, abrangendo o topo, o meio e
o fundo da coluna de ps. Abaixo, segue um esquema sugestivo de amostragem:

Recipiente de mistura (ex. gral) (vista frontal)





Recipiente de mistura (vista superior)










1
2
3
1
2
3
Topo
Meio
Fundo

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Colher primeiramente do topo da coluna de ps, seguido pelo meio e por fim no fundo, sendo as
quantidades necessrias para cada anlise:

Obs.: No retornar a amostra colhida (ou parte dela) para o recipiente de mistura aps a
realizao de cada amostragem.

5.5. Amostragem de gua Potvel/Purificada/Reagente

Anlise fsico-qumica Anlise microbiolgica
Quantidade de amostra Quantidade de amostra
gua Potvel 1L gua Potvel 400mL


gua purificada/Reagente


1L


gua Purificada/Reagente
Coleta de
reservatrio:
500mL
Coletada
direto da fonte:
400mL
Embalagem Embalagem
Frasco limpo opaco/leitoso ou de cor escura
refrigerada
Estril e refrigerada
Documentao Documentao
Rtulo padronizado (modelo disponvel no item
5.9)
Rtulo padronizado (modelo disponvel no
item 5.9)

Recomendaes:
Enviar a amostra sob refrigerao.
Limpar toda a rea externa da torneira (pia ou barrilete), inclusive a sada de gua, utilizando um
algodo embebido em lcool 70 GL.
Limpar externamente a embalagem estril usada para a coleta, com algodo embebido em lcool
70 GL, realizando a limpeza sempre no mesmo sentido:









Abrir a torneira de modo que o fluxo de gua seja pequeno e no haja respingos, deixando a gua
escoar por aproximadamente 3 (trs) minutos.

Obs.: Quando a finalidade do exame a avaliao da qualidade da gua da rede, importante
verificar se o ponto de coleta recebe gua diretamente da rede de distribuio e no de caixas,
reservatrios ou cisternas.

Abrir a embalagem estril e lev-la at o fluxo de gua cuidadosamente, a fim de evitar
contaminao microbiana.








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Coletar cerca de 400 mL ou 500mL e lacrar a embalagem.
400mL ou 500mL de gua





















E F

A
B
C D
E
G




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400mL/500mL

I

A amostra deve ser transportada sob refrigerao em isopor acondicionado com gelo artificial. O
tempo entre a coleta e a chegada da amostra no laboratrio deve ser o menor possvel.

Obs.: A coleta da amostra para anlise microbiolgica deve sempre anteceder a coleta de gua
para anlise fsico-qumica, a fim de evitar o risco de contaminao.

Coleta em pote coletor estril:

Recomendaes:
Enviar a amostra sob refrigerao.
Limpar toda a rea externa da torneira (pia ou barrilete), inclusive a sada de gua, utilizando um
algodo embebido em lcool 70 GL.
Limpar externamente a embalagem estril usada para a coleta, com algodo embebido em lcool
70 GL, realizando a limpeza sempre no mesmo sentido:


G H

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A B



Abrir a torneira de modo que o fluxo de gua seja pequeno e no haja respingos, deixando a gua
escoar por aproximadamente 3 (trs) minutos.
Abrir a embalagem estril e lev-la at o fluxo de gua cuidadosamente, a fim de evitar
contaminao microbiana.

C

Coletar cerca de 400 mL e fechar a embalagem.

D E 400mL



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A amostra deve ser transportada sob refrigerao em isopor acondicionado com gelo artificial. O
tempo entre a coleta e a chegada da amostra no laboratrio deve ser o menor possvel.

Obs.: A coleta da amostra para anlise microbiolgica deve sempre anteceder a coleta de gua
para anlise fsico-qumica, a fim de evitar o risco de contaminao.


5.6. Amostragem de Superfcies e Ambientes

A amostragem de superfcie e ambientes para anlise microbiolgica procede conforme descrito
abaixo.

Consideraes Gerais:
- O exame microbiolgico de superfcies e/ou ambientes requer a seleo de um mtodo
apropriado.
- A tcnica do swab pode ser utilizada para diversas reas como equipamentos com fendas e
cantos, para amostras de utenslios e tambm para a anlise microbiolgica de mos de
manipuladores.
- O procedimento de coleta atravs da utilizao de placas rodac deve somente ser utilizado em
superfcies planas que so relativamente fceis de limpar e desinfetar.
- O controle de qualidade de ambiente pode ser realizado pela coleta de amostra do ambiente por
sedimentao.

5.6.1. Amostragem de Superfcie com Swab

1 Passo: Passar lcool a 70 GL na embalagem antes de abrir.


2 Passo: Com auxilio das abas indicadas pela seta, abra a embalagem plstica.


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3 Passo: Abrir a embalagem e remover o plstico.




4 Passo: Remova a tampa do tubo que contem o meio de cultura girando e rompendo o lacre no
pontilhado.




5 Passo: Mergulhe a haste azul dentro do tubo que contm meio de cultura at umedecer o
algodo.



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6 Passo: Fazer a higienizao do molde (rea a ser coletada TAM: 2,5x 25cm).














7 Passo: Friccione o
swab com movimentos de vai e vem sobre a superfcie a ser avaliada formando um ngulo de 50
cm
2
removendo os microrganismos da superfcie. O mesmo procedimento dever ser repetido por
cinco vezes, totalizando uma rea de 250 cm
2
por equipamento/superfcie (utilizar o mesmo swab
para coletar as 05 vezes).


8Passo: Colocar o swab no tubo de transporte, identific-lo e enviar ao laboratrio o mais rpido
possvel.



Obs.:
- Durante a coleta no se deve exercer uma fora excessiva que ocasione a quebra da haste.
- Cuidados especiais: fazer a desinfeco das bancadas logo aps a coleta do material.

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- O swab mantm os microorganismos viveis durante o transporte.

5.6.2. Amostragem de Superfcie com Placa Rodac

Para cada ponto de amostragem, utilizam-se duas placas, sendo uma para a realizao de
contagem total de microrganismos mesfilos aerbios e uma para a contagem microbiana de
fungos filamentosos e leveduras:
- Retirar a tampa da placa e pressionar levemente o agar na superfcie de anlise, evitando
deslizamento ou deformao do mesmo, transferindo, assim, os microorganismos da superfcie
para a placa Rodac.
- Recolocar a tampa.
- Identificar na placa, o local, a data, o horrio e o responsvel pela coleta da amostra e
encaminh-la para o laboratrio. O transporte das placas rodac deve ser realizado em isopor com
gelo em uma temperatura entre 4- 15C.

5.6.3. Amostragem de Ambiente por Sedimentao

Para cada ponto de amostragem, utilizam-se duas placas, sendo uma para a realizao de
contagem total de microrganismos mesfilos aerbios e uma para a contagem microbiana de
fungos filamentosos e leveduras:
- Retirar a tampa da placa e deix-la aberta com o gar voltado para cima por aproximadamente
60 (sessenta) minutos, no ambiente que se quer analisar.
- Recolocar a tampa.
- Identificar na placa, o local, a data, o horrio e o tcnico responsvel pela coleta da amostra e
encaminh-la para o laboratrio, em isopor com gelo para conservar os microrganismos at o
momento que chegar ao laboratrio para incubao.

5.6.4. Amostragem de Mos de Manipuladores com Swab Copan

1 Passo: Passar lcool a 70 GL na embalagem antes de abrir.



2 Passo: Com auxilio das abas indicadas pela seta, abra a embalagem plstica.

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3 Passo: Abrir a embalagem e remover o plstico.



4 Passo: Remova a tampa do tubo que contem o meio de cultura girando e rompendo o lacre no
pontilhado.



5 Passo: Mergulhe a haste azul dentro do tubo que contm meio de cultura at umedecer o
algodo.



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6 Passo: Passe o swab na mo do manipulador de forma angular, com movimentos giratrios, da
parte inferior da palma da mo at as extremidades dos dedos e voltando ao punho.





7 Passo: Passar o swab nas pontas dos dedos do manipulador.





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8Passo: Colocar o swab no tubo de transporte, identific-lo e enviar ao laboratrio o mais rpido
possvel.



Obs.:
- Durante a coleta no se deve exercer uma fora excessiva que ocasione a quebra da haste.
- Cuidados especiais: Fazer a desinfeco das mos logo aps a coleta do material.
- O swab matm os microorganismos viveis durante o transporte.

5.7 Amostragem de Embalagens

Anlise microbiolgica

Quantidade:
02 embalagens iguais.

Recomendaes:
A embalagem dever estar lacrada ou fechada.

5.8. Amostragem de alimentos

Anlise microbiolgica

Embalagem:
Estreis
A embalagem deve ser lacrada e rotulada (modelo de rtulo no item 5.9.

Quantidade de amostra:
Mnimo de 500g

Recomendaes:
Lavar as mos e ante-braos antes da coleta;
No falar, tossir ou espirrar durante a coleta;
Esterilizar todos os utenslios e embalagens antes da coleta;


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5.9. Modelo de rtulos

Anlise fsico-qumica
( )Produto acabado ( ) Matria-prima

CNPJ do cliente: __________________
Amostra (nome completo):___________
______________Concentrao: ______
Fabricao: __/__/__ Validade: __/__/__
Lote: __________ Quantidade: _______
Fornecedor: ______________________
Lote (matria-prima):_______________
Validade (matria-prima): __/__/__











Anlise de gua
( ) Fsico-qumica ( ) Microbiolgica
CNPJ do cliente:__________________
( ) gua potvel ( ) gua purificada
Local de coleta:
( ) Direto do aparelho ( ) Reservatrio
( ) Torneira
Data da coleta: __/__/__
Hora da coleta: __:__ Lote:_______
Quantidade de amostra: _____________



6. ESTERILIZAO DE EMBALAGENS

A esterilizao das embalagens deve ser realizada da seguinte maneira:
- Fazer uma pr-lavagem do material com gua corrente para retirar os resduos;
- Com auxlio de escovas e esponjas, esfregar os materiais com detergente neutro;
Anlise microbiolgica

CNPJ do cliente: __________________
Amostra: ________________________
Quantidade
Fabricao: __/__/__ Validade: __/__/__
Lote: ____________________________
Conservante: _____________________
________________________________



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- Enxaguar todo o material em gua corrente por vrias vezes, rinsar com lcool 70 GL e em
seguida fazer enxges com gua purificada;
- Colocar na estufa para secagem de esterilizao 180C por 2h ou em autoclave 121C por 15
minutos;
- Terminada a esterilizao as embalagens devem ser acondicionadas fechadas.
Deve-se fazer uma assepsia ou desinfeco do material utilizado para auxiliar na coleta (pipeta),
utilizando lcool 70 GL.

7. RELAAO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Descritos no PQ 04 Recepo de amostras.

8. RELAO DOS ANEXOS

Descritos no PQ 04 Recepo de amostras.

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