Elaborado por : GA BIREME Page 1 of 18 Guia_Compras_200409.doc Sumrio 1. Objetivo 2. Envolvidos 3. Documentos de referncia 4. Definies e codificaes 5. Ciclo do processo 6. Fluxograma 7. Sistemtica 8. Dados para aquisio 9. Lista das Atividades e dos responsveis 10. Arquivos 11. Anexos
1 Objetivo 1.1 Este Guia tem por objetivo habilitar os envolvidos para a utilizao eficaz do Ciclo do Processo Compras, compreendendo a identificao dos envolvidos e suas responsabilidades, e detalhamento do fluxograma das atividades.
O campo de aplicao deste Guia aplicvel a todos os tipos de Compras da Unidade de Compras da BIREME (material permanente e de consumo), conforme detalhado no Manual de Compras (GSP-PR) para a aquisio de: a) equipamentos; b) softwares ou hardwares; c) insumos ou materiais ou componentes para a manuteno da Infra-estrutura de Informtica; d) insumos ou materiais ou componentes para a manuteno das Edificaes; e) peas de reposio; f) contratao de servios de terceiros ou prestao de servios.
1.2 Este procedimento estabelece diretrizes para compras especiais detalhadas em 7.5 1.3 Este procedimento estabelece diretrizes para a contratao de servios detalhadas em 7.4 1.4 Este procedimento estabelece (ver OPS Manual de Procedimentos de Compras GSP) os Requisitos para os Termos e Condies Gerais, 1.5 Este Guia Prtico estabelece tambm, os requisitos para inventariao, custdia e descarte de peas e equipamentos. BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 2 of 18 Guia_Compras_200409.doc 2 Envolvidos 2.1 Organograma A organizao da Unidade de Servios de Compras est indicada no seguinte organograma:
2.2 Responsabilidades Manual de Compras - Item 110.3 Manual de Compras - Item 110.4
3 Documentos de referncia Manual de la OPS (parte VI) Manual del WHO Diretivas OPS Manuais de Procedimentos OMS e OPS Manuais dos Fabricantes dos Equipamentos Manuais dos Softwares e dos hardwares Catlogos de componentes, de insumos ou de peas
4 Definies e codificaes 4.1 Inventrio Lista de propriedades com valores no fungveis, superior US$ 500,00. Nota: No se inclui mveis com valor inferior a US$ 500,00.
4.2 Compras Individuais e Contrataes de Servios Manual item 310.1
4.3 Aquisio competitiva Manual item 310.2
4.4 Preos razoveis Manual item 310.3
4.5 Solicitao de preos (cotao) Manual item 310.4
4.6 Nmero de Fornecedores consultados Manual item 310.5
4.7 Acordo de preos Manual item 310.6
4.7 Contrato de Servios Manual item 710.1
5 Ciclo
Equipos y Suministros GSP/PR/PS GSP/PR/PB Vacunas, Biolgicos, Medicamentos, Contratos GSP/PR/PE Unidad de Embarques y Envos GSP/PR/SA Unidad de Sistemas y Administracin GSP/PR Jefe de Compras BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 3 of 18 Guia_Compras_200409.doc 5.1 O Ciclo est indicado na figura 1 5.2 O Ciclo do Processo Compras compreende as fases e seus responsveis indicados na tabela da figura 1:
Inventariao Inventariao Avaliao e Melhorias Avaliao e Melhorias Solicitao e Aprovao Solicitao e Aprovao Cotao Cotao Realizao Realizao Recebimento Recebimento Solicitao e Aprovao Cotao Realizao Recebimento Inventariao Avaliao e Melhorias Fase Solicitante Comprador / Tcnico Comprador Solicitante / Comprador GA / Comprador GA / Comprador Responsvel 1 2 3 4 5 6 N
Figura 1
5.3 Cada fase indicada remete por meio de um click, ao fluxograma.
5.4 Cada envolvido seleciona a fase de interesse. BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 4 of 18 Guia_Compras_200409.doc 6 Fluxograma 6.1 O fluxograma define as atividades sequnciais para a realizao do processo Compras, e est indicado na figura 2.
Figura 2 BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 5 of 18 Guia_Compras_200409.doc 7 Sistemtica 1
7.1 Generalidades Os trmites abaixo listados se encontram detalhados no Manual de Compras (GSP-PR) a) as solicitaes de preos e disponibilidades; b) as autorizaes das compras; c) os arquivos de controle; d) os fornecedores; e) licitaes; - se requer por escrito para as compras que ultrapassam US $ 5 000,00 ver as excees no Manual de Compras (GSP-PR) f) ordens de compra e contratos de prestao de servios; g) tempo da tramitao das aquisies; h) documentos de embarque; - Manual de Compras (GSP-PR) i) notificao de embarque; e j) informaes sobre o follow up
As compras da BIREME esto classificadas em cinco (5) modalidades, a saber: Compras de equipamentos Compras de software e hardware Compras de insumos, materiais ou de componentes Compras de peas de reposio Contratao de servios de terceiros
As compras devem iniciar, conforme indicado no fluxograma 1 (ver item 8.1), afim de possibilitar o preenchimento do PAHO 188E.
7.2 Compras de Equipamentos: As compras de Equipamentos, conforme descritas no Manual de Procedimentos de Compras da OPS so coordenadas e so de responsabilidade da Unidade de Compras. A compra realizada pela unidade. Manual de Compras (GSP-PR)
7.3 Compras diretas de insumos So exemplos de itens comprados diretamente: peas de reposio e de estoques, componentes das edificaes, mquinas equipamentos da Unidade de ITI prestao de servios
7.4 Compras de servios O Anexo C Formato de Contrato de Servio Manual de Compras (GSP-PR) juntamente com o anexo D Instrucciones Formulrio PAHO 172E, detalham os aspectos que devem ser obedecidos: escopo ou alcance dos servios 1) perodo 2) responsvel pelo projeto 3) pagamentos 4) faturas 5) penalidades 6) seguros 7) nvel de desempenho 8) garantias 9) propriedade intelectual 10) indenizaes 11) excluso do contratado 12) publicidade 13) iseno de responsabilidades 14) funcionrios OPS e relao de trabalho 15) sub-contratao
1 Trmites BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 6 of 18 Guia_Compras_200409.doc 16) modificao 17) fora maior 7.4.1 Contratos de Servios manual item 710 7.4.2 Cartas Acordo manual item 720
7.5 Instrues para Compras Especiais So aquelas compras feitas de itens muito especficos, geralmente ligados a aspectos de aperfeioamento e melhorias nos equipamentos. Conforme indicado no fluxograma 1, estas aquisies, dada a sua especificidade e complexidade dispensam seguir o trmite indicado, seguindo diretamente para a emisso do Pedido de Compra.
7.5.1 Vehculos automotores manual - item 150.1 Directiva HQ/FO-92-21 de la OPS del 1 de julio de 1992. Debe obtenerse primero la aprobacin de GSP/OM. Una vez conseguida la aprobacin, enviar la autorizacin de compra a GSP/PR.
7.5.2 Equipo de computadora y software Manual item 150.2 El equipo de computadora y el software es adquirido por GSP/PR/PS al recibir la autorizacin de compra correspondiente. En la Intranet de la Sede puede consultarse la lista completa del equipo de computadora y el software recomendado por la OPS ITS recommended list of desktop and laptop computer equipment.
7.5.3 Material entomolgico Manual item 150.3 El material para las pruebas de sensibilidad y resistencia se solicita directamente del Coordinador del Programa de Enfermedades Transmisibles (HCT) usando el formulario Requisition for Entomological Material. Los productos disponibles se enumeran en el catlogo y la lista de precios publicada por la Divisin de Biologa de los Vectores y Lucha Antivectorial (VBC) de la OMS, que puede obtenerse de HCT. Para solicitar este material no debe usarse el formulario PAHO 174A, Autorizacin de compra.
7.5.4 Artculos del Depsito de la Seccin de Suministros del UNICEF Manual item 150.4 Cotacin El Depsito de la Seccin de Suministros del UNICEF 2 , en Copenhague, tiene en existencia aproximadamente 5.000 artculos adquiridos directamente de los fabricantes a precios favorables. La OPS puede adquirir esos artculos mediante el proceso ordinario de adquisiciones. Autorizacin de compra Los artculos del Depsito de la Seccin de Suministros del UNICEF que pertenezcan a varias categoras se podrn reunir en una sola autorizacin de compra. Esta deber incluir el nmero de catlogo; una descripcin breve del artculo; unidad y cantidad; y precio unitario segn la lista de precios vigente.
7.5.5 Publicaciones de la OPS/OMS Manual item 150.5 Las publicaciones de la OPS/OMS son publicadas por el Area de Publicaciones (PUB). Estas publicaciones se encargan mediante el formulario PAHO 167E-S, Publicaciones de la OPS/OMS: Solicitud interna. Presentar las solicitudes directamente a PUB. No deben usarse autorizaciones de compra.
2 Nombre actual del Centro de Embalaje y Montaje de Copenhague (UNIPAC). BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 7 of 18 Guia_Compras_200409.doc 7.5.6 Libros, publicaciones y suscripciones Manual item 150.6 La poltica general para la adquisicin de publicaciones incluidos libros, publicaciones peridicas, suscripciones y CD ROM que no sean de la OPS ni de la OMS, se describe en la directiva No. HQ/GO- 96-15 del 22 de agosto de 1996.
7.5.7 Material audiovisual de la OPS Manual - item 150.7 Los materiales audiovisuales deben solicitarse directamente de la Oficina de Informacin Pblica (PIN) usando los siguiente formularios: PAHO 357 para los videos PAHO 358 para las fotografas PAHO 359 para medios audiovisuales: grficos, diseo grfico, grficos de computadora, etc. PAHO 360 para solicitar la preparacin de diapositivas.
7.5.8 Formularios de la OPS/OMS Manual item 150.8 Los formularios de la OPS/OMS son suministrados por GSP/OM mediante la presentacin del formulario PAHO 9A Requisiton for Supplies, Services or Equipment [Solicitud de suministros, servicios o equipo].
7.5.9 Papelera membretada Manual item 150.9 Siempre que sea posible, los servicios para imprimir la papelera membretada deben adquirirse localmente.
7.5.10 Material de oficina Manual item 150.10 Siempre que sea posible, los materiales de oficina deben adquirirse localmente.
7.5.11 Muebles de oficina Manual item 150.11 Siempre que sea posible, los muebles de oficina deben adquirirse localmente.
7.5.12 Banderas Manual item 150.12 Las banderas deben solicitarse directamente de GSP/OM en el formulario PAHO 9A, preferentemente una vez al ao.
7.5.13 Vehculos para los funcionrios Manual Item 150.13 Los funcionarios de la OPS pueden adquirir vehculos para uso personal a travs de la Oficina de Servicios Interinstitucionales de Adquisicin (OSIA) en Copenhague, de acuerdo con las instrucciones en el catlogo de vehculos automotores para el terreno de OSIA. Existen algunas restricciones.
7.5.14 Artculos de alto riesgo Manual item 150.14 Los artculos de alto riesgo, ya sea sustancias inflamables, explosivas o txicas, deben adquirirse localmente siempre que sea posible. Generalmente, es antieconmico enviar cantidades pequeas de tales productos debido a los requisitos de embalaje protector y los reglamentos gubernamentales al respecto.
7.5.15 Compras personales Manual item 150.15 AGS/PGSP/PR no est autorizado para adquirir artculos para uso personal. Por consiguiente, los funcionarios no deben pedir la ayuda de AGS/PGSP/PR para la compra de esta clase de artculos.
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 8 of 18 Guia_Compras_200409.doc 7.5.16 Traslado de muebles y enseres domsticos Manual item 150.16 Los funcionarios con derecho al traslado de muebles y enseres domsticos a Washington, D.C., o desde esta ciudad debe ponerse prontamente en contacto con el funcionario encargado de embarques de GSP/PR/PE y con la Unidad de Operaciones de Personal (HRM/OP) una vez que haya recibido su autorizacin de viaje. Es importante que el funcionario comprenda claramente los pasos que se deben seguir y las limitaciones de sus derechos. Los cargos en concepto de exceso de peso y de seguro corrern por cuenta del funcionario.
7.5.17 Tarjetas de presentacin Manual item 150.17 Los jefes de las oficinas de campo (es decir, de las PWR, la CPC, los centros panamericanos y la FO/USMB) cuentan con autorizacin para aprobar la adquisicin local de las tarjetas de visita para el personal permanente a su cargo que tenga derecho a ellas. Las tarjetas de visita para los consultores y asesores temporeros no se imprimirn con cargo a la Organizacin. En la directiva HQ/FO 92-04 se brinda orientacin en lo referente a la justificacin, el contenido y el formato de las tarjetas.
7.6.1 Inventrios, custdias e descartes. Ver Manual Item 600, onde se detalha: 7.6.1 Consideraes Gerais Manual item 610
7.6.2 Requisitos Manual item 620
7.6.3 Elementos de inventario Manual item 630
7.6.4 Valores do inventario Manual item 640
7.6.5 Registros do inventario Manual item 650
7.6.6 Inventario fsico e certificado Manual item 660
7.6.7 Cobertura do seguro Manual item 665
7.6.8 Descartes de propriedades Manual item 670
7.6.9 Comit de Vigilancia de la Propiedad Manual item 680
7.6.10 Discrepancias en el inventario y prdidas Manual item 610
6 Caso compra jurdica, operacionalizao em compras BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 9 of 18 Guia_Compras_200409.doc 8. Dados para Aquisio 8.1 Request for price and avaiability - Requisio interna de material ou de servios O PAHO 188E - Request for price and avaiability contem dados que descrevem claramente o produto solicitado, incluindo, onde aplicvel: a) item solicitado; b) quantidade necessria; c) unidade de compra; d) discriminao qualitativa do item, com base em Catlogos dos fabricantes de Equipamentos, ou Manuais ou descrio contidas nos projetos e) descrio qualitativa e quantitativa (se couber) dos servios; f) indicar a necessidade de inspeo e instrues; g) projeto ou Unidade; h) aplicao ou local da aplicao; i) responsvel pela solicitao e origem da solicitao
8.2 Mapa para Cotao O GA_CP_CT_205_10 preenchido com base na Lista de fornecedores cadastrados - constituindo, quanto sua descrio tcnica, o espelho do PAHO 188E. conforme Anexo A.
8.3 Pedido de Compra O PAHO 183 Purchaser Order ou PO o Pedido de Compra preenchido na Unidade de Compra, e enviado via fax ou e-mail para aprovao do Diretor. O PO aprovado se transforma em PA Purchaser Authorization ou PA , denominado PAHO 174A que enviada ao Fornecedor, as regras para prrenchimento e numerao se encontram no Manual de Compras (GSP-PR) Limitar cada PA artigos de uma s categoria.
8.4 Verificao do produto adquirido 8.4.1 Peas de manuteno em geral O Encarregado Geral da Manuteno compara as descries na Nota Fiscal, verificando por meio da embalagem ou identificao na prpria pea ou equipamento, se os dados neles indicados contemplam a solicitao do Pedido de Compra, carimbando e assinando no verso da Nota Fiscal o seu de acordo Produto Conforme e Aceito. Nota: o carimbo deve conter pelo menos os seguintes campos: Produto inspecionado e aceito, produto no conforme, aes de devoluo, segregao ou outras, assinatura do recebedor e data. O Encarregado de Manuteno assegura a conformidade dos produtos adquiridos pelo aceite da Nota Fiscal, momento em que os produtos ficam disponveis para uso. Esta Nota Fiscal encaminhada Unidade de Compras com as anotaes pertinentes. Os produtos no-conformes so rejeitados e devolvidos, sendo que aqueles que se encontram espera so colocados em local separado. A fim de evitar sua aplicao no intencional estes se encontram segregados em locais designados e marcados com fita indicativa ou com etiquetas com os dizeres : Produto no-conforme - No usar.
8.4.2 Equipamentos e Peas O PAHO 174A (compras financiadas pela OPS/OMS) e 172S (Servios contratuais) so enviados para Unidade de Compras e preenchido pelo solicitante.
8.4.3 Prestao de Servios O PAHO 172E Contract o Pedido de Compra preenchido geralmente na Unidade Solicitante, e enviado via fax ou e-mail para aprovao do GSP/PR. O PO aprovado se transforma em um contrato enviado ao Fornecedor. A via aprovada e assinada fica com GA, e a outra com o Solicitante. O responsvel pela contratao dos servios ape seu aceite na proposta. Dependendo da natureza da prestao dos servios o Coordenador da Unidade verifica por meio dos relatrios em funo das bases contratuais e por meio de indicaes na Nota Fiscal, se os dados neles indicados contemplam os requisitos indicados no PA. Estes registros so encaminhados Unidade de Compras, com as anotaes pertinentes. BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 10 of 18 Guia_Compras_200409.doc Os servios no-conformes so rejeitados e retrabalhados dependendo da situao.
8.5 Qualificao e avaliao de fornecedores 8.5.1 O Supervisor de Compras qualifica e avalia o desempenho dos seus fornecedores conforme formulrio (a ser criado) - Ficha de Seleo e Avaliao dos Fornecedores especfica para cada fornecedor. Esta ficha preenchida e eletronicamente arquivada A Bireme mantm as fichas atualizadas de desempenho dos seus fornecedores Manual item 120.4. Ver Diretiva 96-04 para seleo de fornecedores
8.5.2 Ficha de avaliao A Bireme se prope a cotar somente com aqueles fornecedores que atingirem grau de atendimento conforme instrues contidas em Formulrio 3
A periodicidade dessas avaliaes anual, sendo elaborada para aqueles fornecedores que justificadamente impactem a qualidade.
O responsvel por estas avaliaes o Supervisor das Compras em conjunto com os Coordenadores.
Quando da primeira compra, a Bireme seleciona seus fornecedores em funo das condies de atendimento aos prazos acordados de entrega, agilidade no atendimento e condies de pagamento, nesta ordem.
3 A ser desenvolvido pela Bireme BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 11 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9. Lista das atividades e dos responsveis 9.1 Solicitao e Aprovao N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio Incluso clara de dados que descrevem o produto: a) Item solicitado
b) Quantidade
c) Descrio quantitativa e qualitativa dos servios d) Descrio com bases em catlogos ou manuais solicitados aos fabricantes ou descries contidas em projetos 10 Estabelecimento das caractersticas gerais do produto ou do servio e) Unidade f) Indicar necessidade de inspeo e instrues 20 Compra Tcnica? Solicitante g) Projeto ou unidade
h) Aplicao ou local da aplicao 30 Descrio e Validao Tcnica i) Responsvel e origem as solicitao j) Objetivo da Compra Formulrio Eletrnico 40 Pr Cotao Tcnico Detalhamento Tcnico e financeiro 8.1 para auxiliar deciso 50 Aprovao do Gerente do Departamento? Confirmao dos dados pr-cotados e dos valores indicados no mapa GA_CP_CT_205 60 Pedido de Compra Solicitante Documento eletrnico com os dados da compra 70 Parecer do GA? Gerente Administrativo Aprovao do pedido para cotao com fornecedores BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 12 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9.2 Cotao N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 80 Cotao 90 Mapa de Cotao Comprador e Tcnico Preenchimento do Mapa de Cotao com pelo menos 3 fornecedores, verificar a diretiva 96-04 Nota: Avisar o solicitante caso o prazo do processo seja superior a 72 horas e registrar no processo o motivo das horas excedentes GA_CP_CT_205
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 13 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9.3 Realizao N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 100 Aprovao do GA? Gerente Administrativo Anlise das condies levantadas com fornecedores e comparao com os custos previstos GA_CP_CT_205 110 Arquivo de Pedidos Recusados Arquivo do pedido e notificao a todos os envolvidos, explicando a razo da recusa. Por exemplo: se depois de um pedido ser aprovado por Finanas, pelo GA e pelo Diretor, ele for cancelado porque tinha pendncias (190) que impossibilitam a continuao do processo (210), o pedido no pode constar como efetivado para nenhum dos envolvidos (OMIS)
120 Autorizao de Compra Comprador Documento que autoriza o comprador a realizar a compra
130 Aprovao do Financeiro Unidade de Finanas Verificao da disponibilidade financeira, confirmao dos valores envolvidos
135 Gerao do PRC no OMIS 140 Ordem de Compra Comprador
150 Aprovao do Diretor? Diretor 155 Emisso da cpia da ordem de compra ao solicitante e a Unidade de Finanas Comprador 160 H Pendncias? 170 Comunicao ao Solicitante
180 Continua o Processo? Solicitante 190 Alterao dos dados da compra Solicitante e Comprador Referente a fornecedor, especificao, quantidade ou prazo.
200 Efetivao da Compra do Material, Componente ou Equipamento. Contato com o fornecedor, operacionalizao e programao de entregas
210 Efetivao do Contrato de Servios Elaborao do contrato, contrato com fornecedor, preparao 6 . Avaliao do atendimento ao programado Acompanhamento PE OMIS 230 Acompanhamento do Servio
Verificao do atendimento do servio 240 Necessita de alteraes? Solicitante Avaliao durante a execuo
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 14 of 18 Guia_Compras_200409.doc
N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 250 Requer mais recursos? Solicitante e Comprador Elaborao de Justificativas 260 Elaborao de emenda Em conjunto com o solicitante, elaborao da emenda 270 Informe a Unidade de Finanas Comprador Envio 280 Acompanhamento do Servio Solicitante e Comprador Folow up propriamente dito
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 15 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9.4 Recebimento N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 290 Recebimento do Material / Servio Solicitante / Comprador 300 Verificao dos dados contbeis da Nota Fiscal Comprador / Finanas 310 O dados Conferem? 315 Correo dos dados junto ao Fornecedor Comprador 320 Lanamento 330 Liberao da Nota Fiscal para a Unidade de Finanas 340 Arquivo da Nota Fiscal
350 Inspeo Quantitativa do Material / Servio Solicitante / Comprador 360 Aceite? 363 Informe a Unidade de Finanas 367 Troca do Material ou correo do Servio
Recebimento de componentes ou servio
Conferncia de documentos fiscais, notas, etc
Correo do no atendimento
Ver item 8.4 conforme especialidade PAHO 174A
PAHO 172 S
PAHO 172 E
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 16 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9.5 Inventariao N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 370 Precisa ser Inventariado? Verificao da necessidade de Inventariao do Equipamento/ Material/ Pea adquirido Manual - Item 600
375 Cpia da Nota Fiscal para controle de Equipamentos
380 Identificao do Produto Colocao da plaqueta de identificao, introduo no OMIS com localizao PAHO Inventrio OMIS 390 Inventrio (OMIS) 400 Liberao para Solicitante Assistente Administrativo Localizao dos materiais inventariados atravs do relatrio de movimentao. GA_CP_IN_215_10 410 Avaliao Anual Conselho Avaliador Verificao do AMPES / OMIS 430 Certificado Anual de Inventrio 435 Arquivo do Relatrio de Descartes Comprador Preenchimento dos termos formais de doao indicando o numero do patrimnio e descrio GA_CP_IN_225_10
BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 17 of 18 Guia_Compras_200409.doc 9.6 Avaliao e Melhorias N Atividade / Documento Responsvel Descrio Formulrio 437 Envio para a unidade de Finanas 440 Arquivo de Pedidos e Avaliao de Fornecedores Comprador Adoo do procedimento do arqivo 450 Avaliao e Melhorias 460 Indicadores do resultado de Compras GA / Comprador Anlise de Indicadores 7
Indicadores de Resultados de Compras
7 Estes indicadores devem ser definidos e estabelecido pela equipe para alimentao do Banco de Dados BIREME/OPS/OMS GA_CP_GP_010_05 Guia de Compras Setembro/2004
Elaborado por : GA BIREME Page 18 of 18 Guia_Compras_200409.doc 10 Arquivos 10.1 Constituem registros os documentos: a) PAHO 188E b) GA_CP_CT_205 c) PAHO 183 Pedido de Compra ou PO d) PAHO 174 A Autorizao de Compra ou PA e) PAHO 172 S Servicios Personales f) Seleo e avaliao de fornecedores ii
g) Recebimento de insumos h) Recebimento de peas ou equipamentos i) Recebimento de servios de terceiros
10.2 Esses registros so controlados conforme tabela a seguir
Identificao Coleta Armazenamento / Proteo Acesso Indexao Tempo de Reteno Descarte PAHO 188E BRnnnnn GA_CP_CT_205 PAHO 183 POnnnnn PE BR9nnnn PAHO 174A PAHO 172S GA_CP_IN_215 GA_CP_IN_220 GA_CP_IN_225