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Contenido

ACTVIDAD NO. 18. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices ........................................ 1


Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como ndice. ..................................... 2
ndice, es un ndice alfabtico. ............................................................................................ 2
Conceptos bsicos ............................................................................................................................... 2
Insertar marcas de ndice .................................................................................................................... 2
De forma automtica: ..................................................................................................................... 3
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas: ................................................. 3
Aparece el dilogo de ndice. .......................................................................................................... 4
De forma manual: ........................................................................................................................... 4
Insertar ndice ..................................................................................................................................... 5
Tablas de contenido ............................................................................................................................ 6
Mtodos para preparar una tabla de contenidos ............................................................................... 6
1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. ......................................................... 6
2. Crear el documento en vista esquema. .................................................................................. 6
3. Crear estilos de ttulos personalizados. .................................................................................. 6
Generar la tabla de contenidos ........................................................................................................... 7
Actualizar la TDC.................................................................................................................................. 8
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn. ....................................................... 8
Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente
donde tenemos la opcin Actualizar campos. ............................................................................ 8
Notas al pie y notas al final ................................................................................................................. 8
Crear una nota al pie ....................................................................................................................... 9

ACTVIDAD NO. 18.
ACTVIDAD NO. 18. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones,
ndices

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando.
Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:

Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como ndice.
ndice, es un ndice alfabtico.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos (tal como esta gua). De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer
una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto
importante del documento.

Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra.
El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que
normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla.


Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y
contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que miramos cuando queremos saber de qu temas trata el libro.
Insertar marcas de ndice
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos
que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Podemos marcar las entradas del ndice de dos formas, Automtica y Manual:
De forma automtica:

Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.

El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:

Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos
tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el
ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir
ese texto idnticamente, si escribiramos "capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que
en la primera palabra de la entrada, la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto,
la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el
ndice.

Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda
columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":"
indican que es un subndice de Captulo 2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.


Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro
podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automticamente.

Abrimos el documento a marcar.
Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice.

Aparece el dilogo de ndice.


Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el archivo
donde tenemos el listado.

Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en nuestro
texto. Una vez que tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice.

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la
combinacin de teclas Alt + Shift + X.
Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto, en el
recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora.
Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la
entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.

Por defecto, el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada o
hacer referencia a un intervalo de pginas.

Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el
momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
Insertar ndice

Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos colocarnos en el lugar donde lo
queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele
poner al final del documento.

Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un
cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos
elegir Tipo, Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si
preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.

Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el
botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos
modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de
cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido

Habamos dicho al principio, que una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los
apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla
de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Mtodos para preparar una tabla de contenidos

1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en nuestro
documento utilizamos estos estilos de ttulos recuerda que hay desde Ttulo 1 a Ttulo 9, al crear la
tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles
de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo
de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.

3. Crear estilos de ttulos personalizados.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en
cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en
la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido debemos pulsar sobre el botn
Opciones...
Nos aparece el dilogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y
asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc. lo
lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as
sucesivamente.
Generar la tabla de contenidos

Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por
tanto, ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda
generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de
contenidos (normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a
la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla
de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.


Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir,
pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto,
podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro
de dilogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la
presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems podemos seleccionar entre varias
opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos
sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en
lugar de nmero de pgina.




Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3,
Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar
sobre Restablecer.

Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de
contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar;
pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el
estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones
futuras.

Actualizar la TDC

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si
una vez creada la TDC modificamos el documento, aadiendo o eliminando ttulos, podemos
actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn.
Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men
emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo
Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos
actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.
Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no
tendremos que realizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el
cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al
pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen anterior. Podemos seleccionar entre Notas al pie o
Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre
como subndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo...
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada
nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a
mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un
"bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el
superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.