REEMBOLSO DE DESPESAS - CONTABILIZAO

Os reembolsos de despesas caracterizam-se por valores pagos ou devidos cujo

nus deva ser reembolsado por terceiro.
Normalmente, tais despesas ocorrem entre empresas contratantes, onde, por
convenincia prtica, um dos contratantes paga as despesas e, pelo contrato,
tem direito ao ressarcimento das mesmas do outro contratante.
o caso, por exemplo, de um contrato de consultoria, onde a empresa
contratante assume as despesas de viagem, alimentao, etc. das pessoas que
iro prestar os servios e que so empregados ou scios da empresa
contratada.
A contabilizao deve ser simultnea, nas empresas contratantes, vista dos
documentos ou relatrios gerados.
Mas tambm tais reembolsos podem ocorrer entre empregados e
empregadores, em decorrncia, por exemplo, do uso de veculos dos
empregados nas atividades do empregador.

REEMBOLSO DE DESPESAS ENTRE EMPRESAS

Exemplo:

Despesas de viagens decorrente de contrato de consultoria, onde a empresa de
consultoria paga tais despesas e, contratualmente, deve ser ressarcida pela
contratante.

Na empresa de consultoria que pagou as despesas e que tem o direito a
reembols-las, tais valores devero ser contabilizados da forma que segue:

1. Por ocasio do pagamento da despesa a ser reembolsada pela contratante
(Empresa X):

D Valores a Receber - Empresa X (Ativo Circulante)
C Caixa (Ativo Circulante)

Por ocasio do recebimento do reembolso:

D Caixa (Ativo Circulante)
C Valores a Receber - Empresa X (Ativo Circulante)

O documento contbil para suporte de tal contabilizao (alm do prprio
contrato) o relatrio de despesas de viagem.

2. Na empresa contratante, que suportar tais despesas, a contabilizao ser a
seguinte:

Por ocasio do recebimento do relatrio de despesas, vista dos documentos
pertinentes:

D. Despesa de Viagens (Conta de Resultado)
C. Contas a Pagar Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)

Por ocasio do pagamento do reembolso respectivo:

D. Contas a Pagar Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)
C. Caixa (Ativo Circulante)

REEMBOLSO DE DESPESAS DE VECULOS DE EMPREGADOS

Exemplo:

Determinada empresa utiliza o veculo de um funcionrio, para vendas
externas, reembolsando as despesas ocorridas com o uso do mesmo vista dos
documentos (notas fiscais de combustveis, manuteno, pedgio, etc.). A
empresa contabilizar como segue:

Por ocasio da entrega dos documentos ou relatrio de despesas pelo
funcionrio:

D. Despesas de Veculos (Conta de Resultado)
C. Contas a Pagar Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)

Por ocasio do pagamento do reembolso respectivo:

D. Contas a Pagar Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)
C. Caixa/Bancos Cta. Movimento (Ativo Circulante)

Nota: recomenda-se que haja contrato por escrito, entre empregador e
empresa, estipulando as condies de uso, para fins de assegurar a
dedutibilidade de tais despesas.