Datos I CASO INTEGRAL 1

CASO INTEGRAL
Cecilia Testa, Fernando Ortega, Francisco Gatti, Jorge Piones
Profesores Auxiliares ctedra DATOS I, 2011


INTRODUCCIN

REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos para
Autos. Se encarga de la Venta, la logstica y la distribucin de la mercadera. Atiende desde la
ciudad de Crdoba a todo el pas y el Mercosur, lo que la convierte en la lder del mercado del
repuesto para autos.

Su Misin es:
Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugar
indicado y al mejor precio. Para cumplir con esa misin, FERCEJOR, brinda el servicio de
logstica y distribucin a sus Clientes.

Su Visin es:
Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmente
responsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur.

Sus Valores son:
Flexibilidad, Innovacin, Trabajo en equipo, Desarrollo personal y profesional, Seguridad.

La empresa ofrece una amplia gama de servicios, tales como:
Venta mayorista de repuestos al mejor precio del mercado.
Distribucin y almacenamiento en depsitos propios incluyendo el servicio de
arrendamiento de depsitos.
Transporte de mercadera con servicio "puerta a puerta".

Historia

En el ao 1980 los hermanos Juan y Jos Fercejor constituyen una pequea sociedad familiar, en
la ciudad de Crdoba para dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propsito de cubrir
el territorio de la provincia de Crdoba.



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A medida que la empresa fue creciendo compraron un saln que aument su capacidad de
depsito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades:

Transporte de repuestos a los clientes.
Embalaje de los productos transportados.

Un par de aos despus se trasladaron a un predio en la Avenida Circunvalacin de la Ciudad de
Crdoba y all construyeron un importante depsito, en el cual podan dejar de manera transitoria
los productos que los clientes compraban y que por razones de espacio preferan dejar en
FERCEJOR, alquilando parte del depsito para disponer de esa mercadera cuando realmente la
necesitaran. Esto se constituy en una nueva unidad de negocio:

Almacenamiento de Mercadera de terceros.

Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienes
continuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribucin no
slo en todo el territorio nacional sino tambin en los pases del Mercosur.
En principio, se incorporaron servicios de distribucin que llegaban hasta el puerto de Rosario y
poco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegan
a todo el pas, Paraguay, Uruguay y Brasil.

Este fuerte crecimiento de la actividad de la empresa provoc la necesidad de incorporar ms
personal, as fue como ingres Mara la esposa del hijo mayor de Jos, estudiante avanzada de
Ciencias Econmicas. y se hizo cargo de formar el rea administrativa.
Entre las tareas coordinadas por Mara estaban las de la recepcin de los pedidos de entrega de
repuestos y el armado de las rutas de los recorridos. Otras actividades adicionales, eran la
atencin telefnica y otras tareas administrativas tpicas. De esta forma cuando un cliente tena una
necesidad puntual se presentaba en la empresa, y all se tomaba nota en una agenda de papel de
los siguientes datos, que hoy son cargados en planillas Excel:
Nombre del cliente;
Domicilio del cliente;
Mercadera a entregar;
Domicilio donde deban entregar el producto;
Especificar si la mercadera deba permanecer en depsito.



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El organigrama de la empresa se expandi, tal como se muestra a continuacin:






Mara Estrada de Fercejor Paula Fercejor Luis Fercejor
Sistemas Almacenes
Proveedores Transporte vendedores
Cobranzas Mantenimiento Marketing
RRHH

Funciones

- Directorio: se encarga de definir la poltica y objetivos de la empresa. Es quien toma las
decisiones crticas, tales como lanzamiento de nuevos productos y servicios, decisiones de compra
de nuevas lneas de productos, de nuevos rodados para la distribucin, del establecimiento de
nuevos puntos de venta, la autorizacin de compra de otros bienes de uso, y de toda estrategia
que involucre a la firma en su conjunto.

- Gerencia de Administracin: se encarga de gestionar el cobro a los clientes, el pago a
proveedores, el registro de transacciones, gestionar recursos humanos e informar y asesorar al
Directorio en estos temas y la poltica financiera de la empresa. Adems, de esta Gerencia,
depende todo lo referido a los Sistemas Informticos de la empresa como as tambin al
mantenimiento del Hardware.

- Gerencia de Logstica: se encarga del transporte, recorridos, entrega de pedidos, gestin de
almacenes y mantenimiento.

- Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la poltica de ventas fijada por el Directorio, realizar la
gestin de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar a
ste en esta materia.

Gerencia de
Administracin
Gerencia de
Logstica
Gerencia de
Ventas


DIRECTORIO


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SISTEMAS DE INFORMACIN

Como se dijo, el rea Sistemas depende de la Gerencia de Administracin y est integrada por una
sola persona, con conocimientos medios en informtica; se encarga de:
Dar soporte a los usuarios en el uso del actual sistema.
Realizar el mantenimiento de las PC, netbooks e impresoras, y de que la red est
operativa.
Hacer backups peridicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que en
la empresa no existe ninguna poltica formal de seguridad informtica. Tampoco hay
restricciones de accesos al sistema, ni identificacin de usuarios. No hay una toma de
conciencia seria de los daos que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a los
datos, tanto de terceros como de personal desleal.
Asistir a los usuarios, cuando stos necesitan usar de un modo ms avanzado planillas de
clculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitacin del personal en
estas herramientas.
Enviar al Servicio Tcnico (tercerizado), equipos con problemas de funcionamiento, siendo
su responsabilidad el seguimiento de los mismos.

Hardware y Redes

La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor.
Este ltimo es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Los
puestos de trabajo tambin son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con las
necesidades del software actual de la empresa.
Cada vendedor posee una netbook y se comunica a travs de Internet.

Software

1.- SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA

Se trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la dcada de los 90, a medida
de las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistema
operativo MS-DOS.

El sistema de gestin administrativa incluye los siguientes mdulos:



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Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderas y servicios y llevar la cuenta
corriente de los proveedores.

Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generacin del Pedido de Venta, la
impresin de las Facturas por la venta de mercadera y por el servicio de alquiler de espacios en el
depsito.

Finanzas: con este mdulo se realiza la administracin de Cobranza, permitiendo la imputacin de
la misma en la cuenta corriente de los clientes, y por consiguiente el ingreso de fondos en efectivo
en la Caja y/o el ingreso de valores a la cartera de cheques.
Adems, permite realizar los pagos tanto a Proveedores de Mercadera con su respectiva
imputacin en la cuenta corriente del proveedor, como as tambin, el pago de los gastos de
funcionamiento (honorarios profesionales, servicios pblicos, combustibles, viticos, etc.) tanto en
efectivo, cheques propios y/o cheques de terceros.

Contabilidad:
Permite la obtencin de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza el
balance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema,
mediante planillas de clculos y a travs de papeles de trabajo de Contadura. Estos saldos de las
cuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparacin del Balance
General.

Actualmente el Sistema de Gestin Administrativa carece de soporte por parte de quien lo
desarroll, ya que no vive en el pas. Tampoco quedaron a disposicin de FERCEJOR, los
programas fuentes. Es por ello, que muchas tareas deben realizarse a travs de planillas de
clculo o a travs de sistemas independientes, como es el caso del Sistema de Fletes.

2- SISTEMA DE FLETES

Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada del
sistema de Gestin Administrativa.
Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del trnsito de la mercadera.

3- ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervencin humana lo que
impide tener informacin confiable de las existencias en el depsito.


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4- VENDEDORES VIAJANTES

Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estas
listas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones de
ventas y enviadas mediante correo electrnico. Los viajantes tambin utilizan las netbooks para
enviar mails a clientes o a la Administracin de Fercejor, informando las ventas realizadas para que
se le reserve la mercadera adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce si
efectivamente hay stock de la mercadera que vende, lo que en muchos casos genera conflictos
con los otros vendedores.
Las facturas son emitidas desde la Casa Central.

5- HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS

Es un conjunto de aplicaciones que incluye correo electrnico, buscador de internet, procesador de
textos, hojas de clculo que estn disponibles en todas las estaciones de trabajo y a partir de las
cuales se generan gran parte de las actividades y procesos de REPUESTOS FERCEJOR. La
empresa carece de licencias de uso de estas herramientas lo que la pone en una situacin de
riesgo ante posibles inspecciones de Software Legal.

DESCRIPCIN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Si bien la empresa posee varios procesos que colaboran en forma directa o indirecta en la
generacin de ingresos, en el planteo de este caso nos centraremos en el desarrollo de solo tres
de ellos: Toma de pedidos, Entrega de mercaderas y Facturacin en cuenta corriente; a
continuacin los describimos.

Proceso: Toma de pedidos

Cuando un cliente realiza un pedido, Ventas verifica en el sistema que el cliente posea crdito
disponible. Si es as, Ventas registra los siguientes datos, caso contrario se rechaza el pedido y se
informa al cliente.
Nmero de Cliente;
Razn Social;
Fecha de Entrega;
Telfono;
Domicilio de Entrega;
Detalle de productos solicitados;
Descuento total aplicado;


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Forma de pago;
Lista de precios utilizada.

El sistema asigna un nmero de pedido y el rea de ventas lo enva a logstica para preparar la
entrega.

Proceso: Entrega de mercaderas

Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualizacin de los
sistemas de informacin correspondientes, para el registro de la mercadera entregada y de esta
forma saber cul es la mercadera pendiente para armar la siguiente hoja de ruta.
Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente:
Prioridad del cliente;
Monto del pedido;
Disponibilidad de vehculos;
Ubicacin de entrega;
Rutas ms cortas;
Rutas ms econmicas;
Vehculos ms eficientes.

Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman los
paquetes y se imprime la documentacin correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales para
ser firmados por los diferentes clientes.

Cuando la mercadera se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, slo una parte o
rechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema con
el resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas.

Proceso: Facturacin en Cuenta Corriente

Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilizacin. Al tratarse de
facturacin mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas en
base a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como poltica, generar en forma
semanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaucin de
facturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva al
respecto.
Debido a que la empresa actualmente est inscripta como importadora de bienes, ya que algunos
repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadas
siguiendo el nuevo rgimen de factura electrnica. El rea de sistemas ha iniciado una etapa de


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anlisis para determinar cmo deber adecuar su proceso de facturacin para cumplir con el nuevo
rgimen de factura electrnica.

CONSIDERACIONES FINALES

En muchas ocasiones la informacin que necesita el Directorio para la toma de decisiones se ve
demorada y en otros casos, la informacin que recibe no es confiable, ya que existen demoras en
la actualizacin de los inventarios, en la valuacin de los mismos, y en el cotejo de los saldos
deudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensacin de no saber dnde est
parado segn palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la Gerencia de Administracin
y al rea Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno que
actualice la tecnologa, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con informacin
confiable y oportuna para la toma de decisiones.