PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

Ley 80 de 1989. , se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones

Serie documental: Conjunto de documentos que hacen referencia a un mismo asunto.
Tipo documental: unidad mnima donde se registra la informacin la cual hace parte de la serie o
sub-serie de una oficia o dependencia.
CLASIFICACIN
Una vez identificadas las series, entramos en la clasificacin de los documentos. Hay que
estructurar el conjunto de documentos siguiendo un orden jerrquico y de acuerdo con un criterio,
con el fin de ponerlo por escrito y elaborar as, un ndice que servir de pauta en la organizacin
del archivo en el cual podremos identificar
Conformacin de series y sub-series documentales.
Identificacin de tipos documentales


Pasos para la ordenacin

Ordenacin cronolgica ( por fechas) de los tipos documentales que conforman cada Serie o sub-
serie, en sus respectivas unidades de conservacin (A-Z) y as respetando la secuencia en que
fueron creados, es decir, el documento ms antiguo es el primero de la carpeta y el ms reciente
es el ltimo documento de la carpeta
Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos
Duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o
expedientes. Los faxes en papel trmico se deben remplazar por fotocopias del
Mismo documento.
Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de
Cosedora, ganchos de legajar y clip.
Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de
cada folio.

Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamao oficio
antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan
informacin en forma horizontal (orientacin horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en
cuenta que el ttulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados.

FOLIACIN DOCUMENTAL

La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La
numeracin debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir nmeros, como tampoco adicionar
subndices.
Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o B, inicindose
desde el nmero uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite,
en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.
Si hay errores en la foliacin, est se anular mediante una lnea diagonal
(/) y se proceder a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la ltima foliacin realizada,
en caso de pgina al respaldo hall informacin se le anexara R/V que significa q al respaldo hay
una informacin, pero por ningn motivo se colocara un numero diferente, al del folio.