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Direccin de Planeacin
Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos
Clave del documento:
SGE-DF-IT-01
Fecha de emisin:
2014-06-12
Versin:
01
Pgina de 31 2
CONTROL DE EMISIN
Instituto Politcnico Nacional
Direccin de Planeacin
Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos
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SGE-DF-IT-01
Fecha de emisin:
2014-06-12
Versin:
01
Pgina de 31 3
CONTROL DE CAMBIOS
Nmero
de versin
Fecha de
actualizacin
Descripcin del cambio
00
01
2012-08-27
2014-06-12
Se modifca el nombre del documento y se precisan criterios
generales.
Se emite por primera vez la Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos y de Gestin de la Calidad, tomando
como base la Gua para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
de junio de 2012.
Instituto Politcnico Nacional
Direccin de Planeacin
Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos
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SGE-DF-IT-01
Fecha de emisin:
2014-06-12
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01
Pgina de 31 4
CONTENIDO
Portada 1
Control de Emisin 2
Control de Cambios 3
ndice de Contenido 4
1. Introduccin 6
2. Defnicin del manual de procedimientos 6
2.1 Lineamientos generales 7
2.1.1. Registro 7
2.2 Actualizacin 7
2.3 Caractersticas 8
2.4 Anlisis, dictamen, registro y difusin 8
3. Estructura del manual de procedimientos 9
3.1 Apartados 9
3.1.1 Acta de Expedicin 9
3.1.2 Portada 10
3.1.3 Control de emisin 11
3.1.4 Control de cambios 12
3.1.5 Contenido 12
3.1.6 Introduccin 12
3.1.7 Propsito 13
3.1.8 Marco Jurdico-Administrativo 13
3.2 Estructura de los procedimientos 14
3.2.1 General 14
3.2.1.1 Portada 14
Instituto Politcnico Nacional
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Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos
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3.2.2 Encabezado 14
3.2.2.1 Campos que se deben llenar de acuerdo a los datos de cada
dependencia politcnica 14
3.2.2.2 Control de emisin 15
3.2.1.3 Control de cambios 16
3.2.1.4 Nombre 16
3.2.1.5 Propsito 17
3.2.1.6 Alcance 17
3.2.1.7 Documentos de referencia y normas de operacin 17
3.2.1.8 Polticas de operacin 18
3.2.3 Tcnica 19
3.2.3.1 Responsable de las actividades 19
3.2.3.2 Descripcin de las actividades 20
3.2.3.3 Registros 21
3.2.4 Esquemtica 22
3.2.4.1 Simbologa para los diagramas de fujo 22
3.2.4.2 Lineamientos para el manejo de la simbologa 24
3.2.5 Anexos 25
4. Glosario 26
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Gua Tcnica para la Elaboracin de
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1. INTRODUCCION
La Secretara de Gestin Estratgica, a travs de la Direccin de Planeacin, con fundamento en los
artculos 24 y 45 del Reglamento Orgnico del IPN, formula la presente Gua Tcnica con el objetivo de
unifcar y simplifcar la metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos, en el contexto
del Eje de Desarrollo cinco Ejercicio de una Gestin Institucional Responsable, Transparente y Efciente
con Procesos Innovadores, del Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) 2013-2015.
La Gua describe los lineamientos generales para la elaboracin, dictamen y autorizacin de los
Manuales de Procedimientos, los apartados que debern incluirse en cada manual, con ejemplos para su
comprensin y anexos que faciliten su elaboracin, as como las causas por las cuales debern realizarse
las actualizaciones.
Cada dependencia politcnica elaborara su manual de procedimientos, el cual contendr, el objetivo y
el marco jurdico, as como las secciones que incluyan los procedimientos establecidos, stos contienen
la informacin de las actividades que deben seguirse, en forma metdica, para la realizacin de las
funciones encomendadas a las dependencia politcnicas y describen los diferentes puestos o instancias
que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin.
A travs de los procedimientos se obtienen las siguientes ventajas:
Se determinan los fujos de actividades e informacin prestablecidos, lo que evita repeticiones de
trabajo en las ofcinas y propicia un uso ms racional de los recursos,
Se establecen las especifcaciones del trabajo para asegurar que se realicen de forma consistente y
estandarizada los diferentes productos y/o servicios.
Se describen los productos y/o servicios que debern proporcionar las dependencias politcnicas.
La revisin para la actualizacin de la Gua es competencia de la Direccin de Planeacin y se realizar en
funcin de los cambios que se presenten en la Institucin, de las disposiciones jurdicas que apliquen, de
las necesidades de las dependencias politcnicas o bien de la funcionalidad o utilidad en su aplicacin.
2. DEFINICION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es el documento administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemtica, los procedimientos para
la ejecucin de las actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones encomendadas en
el manual de organizacin. Adems describe las instancias administrativas que intervienen, precisando su
responsabilidad y participacin.