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GUIA DE USO PLATAFORMA

HOJA DE GASTOS DIGITAL















Autor: Oscar Garcia Lujan
Fecha: 19/11/2013
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Fecha aprobado:






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1. NOVEDADES IMPORTANTES

1.1 Mail Notificacin Estados de hojas de gastos:
Cada mes a una determinada fecha, se enviara un mail a todos los supervisores
indicando:
- Da en el que se va a efectuar el cierre automtico
- Estados de las hojas de gastos de todos los empleados a su cargo.
- Empleados a su cargo que fueron cerrados automticamente el mes
anterior.

1.2 Cierre Automtico de hojas de gastos:
Para agilizar la gestin de todos los datos por parte de la empresa se ejecutar un
da del mes que se notificar previamente un programa que cerrara
automticamente todas las hojas de gastos que an se encuentren abiertas.
Cerrar todas las hojas que se encuentren en estado No Entregada o
Rechazada o Pendiente Aprobacin Supervisores.
Este cierre hace lo siguiente:
- Pasar todos los datos de la hoja actual al mes siguiente
convirtindolos a conceptos [Ajuste Mes Anterior]
- Borrara todos los datos de la hoja de gastos actual.
- Solo insertara una lnea con 8 horas normales de lunes a viernes al
centro de coste por defecto de cada empleado.
Con lo que todos los conceptos pasaran a pagarse el mes siguiente.
Ejemplo:
Llegado el da del cierre mi hoja ha sido autorizada por mi supervisor directo pero
est pendiente de autorizacin de mi segundo supervisor, con lo que se cierra
automticamente, suponiendo que el mes actual tengo estos datos:

Concepto Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Hora Normal 4004 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

Se pasaran al mes siguiente as:
Concepto Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
|||||||||| Ajuste Mes
Anterior - Hora Normal
4004 24 24 24 16 0 0 0 0 0 0 0

Ya que los meses no tienen los mismos das se agrupan los datos en las primeras
dos semanas agrupndolos en bloques de 24 por da.






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1.3 Qu Hacer si el mes anterior mi hoja fue cerrada automticamente:
Si por ejemplo su hoja de Enero fue cerrada automticamente, deber rellenar los
datos de enero y febrero en la hoja de gastos de febrero, para ello deber de indicar
todo lo que sea de Enero con los conceptos [|||||||||| Ajuste Mes Anterior] para que el
sistema sepa que son datos anteriores.
Deber rellenarlos agrupando los datos de la siguiente manera:
- Horas: en bloques de 24 en las dos primeras semanas
- Gastos: todos sumados el primer da del mes.
Ejemplo:
Si en Enero debera de haber rellenado la hoja as:
Concepto Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Hora Normal 4004 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
Comidas 4004 1 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1
Kilmetros 4004 278 0 0 0 0 0 147 0 0 97 0

En Febrero hay que indicarlo as:
Concepto Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
|||||||||| Ajuste Mes
Anterior - Hora Normal
4004 24 24 24 16 0 0 0 0 0 0 0
|||||||||| Ajuste Mes
Anterior - Comidas
4004 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
|||||||||| Ajuste Mes
Anterior - Kilmetros
4004 522 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Los datos que pertenecen a Febrero se introduciran normalmente.


2. PLATAFORMA

2.1 Como Acceder:
Se puede acceder a la plataforma mediante cualquier dispositivo conectado a
internet: Ordenador, Tablet, Smartphone, etc
El navegador recomendado es Chrome, en otros navegadores no se garantiza
toda la funcionalidad de la plataforma.
El enlace de acceso es:
www.hojagastos.ingebox.com
La contrasea por defecto la primera vez que se accede es ingeteam, al
introducirla se obligara a modificarla por una que tenga al menos 6 caracteres.
Si no recuerda su contrasea pngase en contacto con RRHH para que le suministre
una nueva.





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2.2 Pantalla Principal:



Icono Casa:
Volver a la pantalla principal desde cualquier zona de la plataforma.
Icono Banderas:
Seleccionara el idioma en el que rellenar y notificar la hoja de gastos. Este
idioma se memorizar para el acceso a todas las plataformas de Ingeteam
Service, con lo cual la pgina recordara el ltimo lenguaje seleccionado.
Sesin:
Empleado que esta rellenado la hoja de gastos.
Supervisor:
El supervisor del empleado que esta rellenando la hoja de gastos y al que se
le enviara la hoja para su autorizacin.
Notificaciones:
Aqu vera el flujo de mensajes que se van generando, tanto noticias por parte
de RRHH y Controlling, como informacin relativa a su hoja de gastos:
autorizaciones, rechazos con el motivo del mismo, etc
Estados de Hojas de Gastos:
Ver todas las hojas de gastos que ha entregado y su estado en tiempo real.
Autorizaciones Pendientes (Solo para supervisores):
Mostrar a los supervisores aquellas hojas de gastos que estn pendientes de
su aprobacin.
Histrico Autorizaciones (Solo para supervisores):
Mostrar el histrico de las autorizaciones o rechazos que el supervisor ha
realizado sobre todas las hojas, para disponer de una trazabilidad del ciclo de
vida de cualquier hoja de gastos de cualquier empleado.





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2.3 Completar Hoja de Gastos:

Rellene la hoja con los datos deseados y una vez completada al final del mes haga
clic a Entregar Hoja para bloquearla y solicitar que su supervisor la autorice.
Recuerde puede rellenar las hojas de gastos da a da ya que el listado de proyectos
se va actualizando peridicamente.
Puede agregar nuevas lneas haciendo clic en los botones agregar nueva lnea de
Horas o de Gastos, aparecer una seccin bajo la banda de los botones para
agregarla.
Para editar/eliminar una lnea nicamente haga clic encima y aparecern los datos
bajo la banda de los botones.
Bloque Horas:
Aqu se indican tanto horas como absentismos todos en formato de horas
Ahora los absentismos afectan al montante de horas imputadas del dia, con lo
que por ejemplo si un dia de 8 horas tenemos 2 horas de un absentismo
deberemos de introducir solo 6 horas al trabajo realizado. Ambos debern de
estar imputados a un proyecto.
Conceptos [Bolsa de Horas] son los conceptos sujetos a transformacin para
el clculo de la bolsa de horas.
Conceptos [Ajuste Mes Anterior] se usan para indicar valores de la hoja de
gastos del mes anterior a la que se est cumplimentando en ese momento.
Vase apartado Cierre automtico de hojas de gastos.
Bloque Gastos
Introduzca los gastos en este bloque seleccionando el concepto deseado.
Conceptos [Ajuste Mes Anterior] se usan para indicar valores de la hoja de
gastos del mes anterior a la que se est cumplimentando en ese momento.
Vase apartado Cierre automtico de hojas de gastos.






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2.4 Consultar Datos:
En esta seccin se pueden consultar los datos de los empleados a los que tenga
supervisin, si no se tiene supervisin de nadie solo saldrn los datos de uno mismo
en el mes y el ao deseado.
Para los supervisores en esta seccin se mostraran los datos que los empleados a
su cargo van introduciendo, incluso si an no han entregado la hoja de gastos, con
lo que se puede ir controlando lo que introducen antes de tener que autorizarla.
Tambin se mostrar el estado en el que se encuentran todas las hojas.

2.5 Proceso Completo de una hoja de Gastos:
Una hoja de gastos puede pasar por varios estados, que son:
- No Entregada o Rechazada
- Pendiente Autorizacin Supervisores
- Pendiente Autorizacin RRHH
- Completada
La hoja de gastos solo se puede modificar por el empleado propietario y si el
estado es No Entregada o Rechazada, bajo ningn concepto un supervisor podr
modificar la hoja de gastos de un empleado a su cargo y solo RRHH lo podr hacerlo
en casos muy concretos, en estos casos, se mandara un mail automtico al
empleado y a su supervisor directo notificando el qu se ha cambiado y el motivo de
la modificacin. Tambin quedara constancia en la seccin Notificaciones del
empleado.
Cuando se entrega una hoja de gastos esta se bloquea y pide autorizacin al
supervisor, que puede autorizarla o rechazarla indicando un motivo. Si la rechaza la
hoja se desbloquear y mandar un mail al empleado notificndole que debe
modificarla y volverla a entregar.
Si un supervisor autoriza una hoja pueden pasar 2 cosas, que tenga que autorizarla
otro supervisor o que se pase a estado Pendiente Autorizacin RRHH.
Siempre que un supervisor rechace una hoja pasara automticamente al empleado,
no pasara por toda la cadena de supervisores para ahorrar tiempo, eso s, una vez
modificada y entregada de nuevo deber de pasar toda la cadena de autorizaciones
de supervisores.
RRHH como los supervisores puede autorizar o rechazar con un motivo la hoja, si
es rechazada deber de pasar otra vez todo el flujo de autorizaciones de
supervisores y el de RRHH.
Una vez autorizada por RRHH la hoja pasara a estado Completada y se bloquearan
sus datos definitivamente.
Cabe la posibilidad de rechazar una hoja ya completada, esto solo lo puede hacer
RRHH si se detecta algn problema una vez haya sido completada.





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