Arquivologia 2009

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR
NOES DE ARQUIVOLOGIA PROF. LINO MADUREIRA
ARQUIVOLOGIA
APOSTILA 2009.
Prof.. Lino Madureira
Avenida Domingos Ferreira, 2050 2 andar Boa Viagem Recife /PE Tel. 3465.8611
www.jusdecisum.com.br

MDULO 1
ARQUIVOLOGIA
Estudo, cincia e arte dos arquivos.
o complexo de conhecimentos tericos e prticos
relativos organizao de Arquivos e s tarefas dos
Arquivistas.
ARQUIVISTICA
Princpios e tcnicas a serem observados na
construo, organizao, desenvolvimento e
utilizao dos arquivos.
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E

ARQUIVO (Schellenberg)
GNERO DOS DOCUMENTOS
BIBLIOTECA
ARQUIVO
Documentos impressos Documentos textuais
Audiovisual
Audiovisual
Cartogrfico
Cartogrfico
ORIGEM
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.
- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos funcionais.
DOCUMENTO
Registro de uma informao independente da
natureza do suporte que a contm.
*Informao: a noo, idia ou mensagem contida
num documento. A informao sempre
incorprea, por isso definida como matria prima
abstrata.
ORGOS DE DOCUMENTAO
- Arquivo
Acumulao ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecuo de seus objetivos, visando
utilidade que podero oferecer no futuro.
- Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta.
- Museu
Instituio de interesse pblico, criada com a
finalidade de conservar estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos
de valor cultural.
AQUISIO ou CUSTDIA
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Os documentos so
- Os documentos no
colecionados de fontes so objetos de
diversas, adquiridos por coleo; provm das
compra ou doao.
atividades pblicas ou
privadas, servidas
pelo arquivo.
- Os documentos
existem em numerosos - Os documentos so
exemplares.
produzidos num nico
exemplar, ou limitado
em nmero de cpias.
- A significao do
acervo documental no - H uma significao
depende da relao que orgnica entre os
os documentos tenham documentos.
entre si.
MTODO DE AVALIAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a unidades - Preserva-se a
isoladas.
documentao
referente a uma
atividade, como um
conjunto e no como
unidades isoladas.
- O julgamento no

tem carter
irrevogvel.
- Os julgamentos so
finais e irrevogveis.
- O julgamento
envolve questes de
convenincia, e no de
preservao ou perda
total.
- A documentao no
raro existe em via
nica.
FINALIDADE
1 Servir administrao
2 Servir histria
FUNO
MTODO DE CLASSIFICAO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Utiliza mtodos
- Estabelece
predeterminados.
classificao
especfica para cada
instituio, ditada
pelas suas
particularidades.
- Exige conhecimento
do sistema, do
- Exige conhecimento
contedo e da
da relao entre as
significao dos
unidades, a
documentos a
organizao e o
classificar.
funcionamento dos
rgos.
MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA
ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
- Aplica-se a
discriminadas.
conjuntos de
documentos.
- As sries (anurios,
peridicos,...) so
- As sries so
unidades isoladas para
consideradas unidades
catalogao.
para fins de descrio.
ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico
e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou
a natureza dos documentos.
(Lei 8.159, Art. 2)
Tornar disponvel as informaes contidas no

acervo documental sob sua guarda.
- Guarda e conservao
- Acessibilidade e pesquisa
CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS
CRIADORAS / ENTIDADES
MANTENEDORAS
- Pblicos
Federal
Estadual
Distrito Federal
Municipal
- Privados
Institucionais
Comerciais
Pessoais
CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO
- Franqueado
Franqueado ao pblico, utilizando algumas
formalidades de consulta.
- Confidencial
Que podem ser consultados por pessoas
credenciadas.
- Restrito
Arquivos que preservam a segurana nacional.

CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU

FREQUENCIA DE USO
1 Idade - Corrente
Constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os
produziram ou em dependncias prximas de fcil
acesso.
So conservados pela administrao e somente o
pessoal dessa administrao tem competncia para
sobre o seu trato, classificao e utilizao.
2 Idade - Intermedirio
Constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicitlos. No h necessidade de serem conservados
prximos aos escritrios.
Saem do domnio exclusivo da administrao que
os produziu e tornam-se passivos de ao comum
desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
3 Idade - Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razo de seu valor histrico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evoluo.
So de competncia exclusiva da Administrao
dos Arquivos.
So os que se destinam a receber os documentos

correntes provenientes dos diversos rgos que
integram a estrutura de uma instituio,
centralizando, portanto, as atividades de arquivo
corrente.
CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA
DOS DOCUMENTOS
- Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas
fsicas diversas (fotografias, fitas, microformas,
slides...), e que por esta razo
merecem
tratamento especial no apenas no que se refere
ao seu armazenamento, como tambm no
registro,
acondicionamento,
controle,
conservao ...
- Especializados
Documentos resultantes da experincia humana
num campo especfico, independente da forma
fsica que apresentem, so tambm chamados de
arquivos tcnicos.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aquele produzido e/ou recebido por uma
instituio pblica ou privada, no exerccio de
suas atividades, constitua elemento de prova ou
de informao.
Caracterstica
- Criao e recepo por uma entidade
- Prova de transaes passadas
- Carter orgnico ou administrativo
- Exemplar nico
CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO /

ATUAO
- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo
corrente.
- Gerais / Centrais

CARACTERSTICAS
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO
Conforme suas caractersticas, forma ou contedo

os documentos podem ser classificados de acordo
com suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo.
-Ostensivos / Ordinrios
Cuja divulgao no prejudica a Administrao.
DEFINIO
TCNICA
Material sobre
SUPORTE o qual as
informaes
so registradas
Estgio de
FORMA preparao e de
transmisso de
documentos
Configurao
FORMATO fsica de um
suporte, de
acordo com a
natureza e o
modo como foi
confeccionado
Configurao
GNERO que assume o
documento de
acordo com o
sistema de
signos utilizado
na comunicao
de seu
contedo
Configurao
ESPCIE que assume um
documento de
acordo com a
disposio e a
natureza das
informaes
nele contidas
Configurao
TIPO
que assume
uma espcie
documental, de
acordo com a
atividade que a
gerou
EXEMPLOS
- Acetato
- Papel
- Fita Magntica
- Disco ptico
- Original
- Cpia
Rascunho/Minuta
- Cartaz
- Livro
- Planta
- Folhas avulsas
- Audiovisual
- Fonogrfico
- Iconogrfico
- Textual
- Boletim
- Certido
- Declarao
- Relatrio
- Sigilosos
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias
especiais de salvaguardar sua custdia e
divulgao.
Os dados ou informaes sigilosos sero
classificados em ultra-secretos, secretos,
confidenciais e reservados, em razo do seu
teor ou dos seus elementos intrnsecos.
(Decreto n 4.553, Art. 5)
QUESTES MDULO 1
1 - A
DIVISO DE GNERO DOCUMENTAL, QUE

RENE
TIPOS
DOCUMENTAIS
POR
SUAS
CARACTERSTICAS COMUNS DA ESTRUTURAO DA
INFORMAO, DENOMINA-SE:
A) SRIE;
B) ESPCIE DOCUMENTAL;
C) GRUPO;
D) SUBSEO OU SUBGRUPO;
E) SUBSRIE.
2 - Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so
definidos segundo uma certa categorizao de
documentos arquivsticos. Assinale a definio
que melhor conceitua essa categorizao.
(A) Configurao que assume um documento de
acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
- Boletim de
Ocorrncia
- Certido de
Nascimento
- Declarao de
Imposto de
Renda
(B) Denominao dos documentos conforme o

estgio de preparao e de transmisso.
(C) Configurao que assume um documento de
acordo
com a disposio das informaes nele contidas.

(D) Configurao que assume uma espcie

documental de acordo com a atividade que a gerou.
(E) Configurao fsica de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
d) correspondncia entre os documentos e a

s atividades da instituio.
e) ligao entre os valores primrios e
secundrios dos documentos.
6 - O gnero distingue os documentos
3 - As fotografias resultantes de atividades

desenvolvidas pelo poder pblico devem
(A) ser organizadas por assuntos, seguindo o
mtodo proposto pelo cdigo de catalogao angloamericano (AACR2).
(B) ser encaminhadas para museus ou centros de
documentao quando retratarem aspectos urbanos
antigos.
(C) constituir fundos diferentes, de acordo com o
fotgrafo autor da imagem.
(D) ser agregadas s demais fotografias, pblicas ou
privadas, do mesmo assunto, constituindo-se
colees temticas.
(E) sujeitar-se aos princpios e tcnicas
arquivsticos, estando perfeitamente inseridas no
campo da arquivologia.
Considerando o universo de normas, conceitos,
prticas e finalidades das atividades desenvolvidas
no mbito da Arquivologia, julgue os itens
subseqentes.
4 - Quanto ao gnero, na categoria de documentos
iconogrficos, inserem-se os desenhos, os
negativos, os diapositivos, as fotografias e as
gravuras
(V) (F)
5 - A acumulao, formao tpica dos arquivos,
ope-se coleo, em que h
a) textuais
dos
iconogrficos
e
audiovisuais.
b) pblicos dos privados e notariais.
c) sigilosos dos reservados e confidenciais.
d) ativos dos semi-ativos e inativos.
e) manuscritos
dos
impressos
e
dactiloscritos.
7 - Contrato de prestao de servio exemplo
de
a)
b)
c)
d)
e)
espcie documental.
gnero documental.
suporte.
formato.
tipo documental.
8 - A classificao dos documentos de arquivo

em textual, audiovisual, cartogrfico ou
iconogrfico implica em definio
(A) da espcie documental.
(B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gnero documental.
(E) do tipo documental.
9 - Quanto natureza do assunto, os documentos
podem ser classificados em:
(A) pblicos e privados.
(B) ostensivos e sigilosos.
(C) correntes e permanentes.
(D) tipolgicos e diplomticos.
(E) administrativos e histricos.
a) procedimentos seletivos de reunio de

documentos.
b) transferncia natural de documentos.
c) relao orgnica entre documentos

10 O ciclo vital dos documentos administrativos

compreende trs fases. Identifique a ordem correta.
a) Permanentes, correntes, temporrios.
b) Temporrios, intermedirios, correntes.
c) Correntes, temporrios, intermedirios.
d) Intermedirios, correntes, temporrios.
e) Correntes, intermedirios, permanentes.
11 Um conjunto de diversos documentos
referentes a um mesmo assunto chama-se
a) expurgo.
b) indexao.
c) inventrio.
d) dossi.
e) guia.
Destinao Final dos Documentos

Programa de avaliao que garanta a proteo
dos conjuntos documentais de valor permanente
e a eliminao de documentos rotineiros e
desprovidos de valor probatrio e informativo.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao de documentos de arquivo a etapa
decisiva no processo de implantao de polticas
de gesto de documentos, tanto nas instituies
pblicas quanto nas empresas privadas.
Trabalho interdisciplinar que consiste em
identificar valores para os documentos (imediato
e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminao, contribuindo para a racionalizao
dos arquivos e eficincia administrativa, bem
como para a preservao do patrimnio
documental.
MDULO 2
*Ciclo de Vida dos Documentos

1 Idade Arquivo Corrente
2 Idade Arquivo Intermedirio
3 Idade Arquivo Permanente
GESTO DE DOCUMENTOS
Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3)
OS TRS MOMENTOS DA GESTO DE
DOCUMENTOS
Produo dos Documentos
Inclui a elaborao de formulrios, implantao de
sistemas de organizao da informao, aplicao
de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
Manuteno e Uso
Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo, automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.
OBJETIVO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS
Reduo da massa documental

Liberao de espao fsico
Melhor conservao dos documentos de
guarda permanente
Incremento pesquisa
Agilidade
na
recuperao
dos
documentos e das informaes
Racionalizao da produo e do fluxo
de documentos (tramite)
Eficincia administrativa
VALOR PRIMRIO
Qualidade inerente s razes da criao de todo
documento, em decorrncia das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituio.

cumprindo as finalidades que determinaram sua

produo.
VALOR SECUNDRIO
PRAZO DE PRESCRIO
Qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilizao primria
(utilizao primria - vigncia administrativa).
Intervalo de tempo durante o qual o poder

pblico, a empresa, ou qualquer interessado
pode invocar a tutela do Poder Judicirio para
fazer valer direito seu que entenda violado.
VALORES
Probatrio
Legal
Fiscal
Tcnico
Histrico
METODOLOGIA DE AVALIAO
A Tabela de Temporalidade instrumento
fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou
intermedirio, e sua destinao final, quando se
determina sua eliminao ou recolhimento ao
arquivo permanente. Nesse instrumento
importante registrar tambm os documentos que
devero ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
dever ser aprovada por autoridade competente e
amplamente divulgada entre os funcionrios da
instituio ou empresa.
A Tabela de Temporalidade um instrumento
dinmico de gesto de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar
os novos conjuntos documentais que possam vir a
ser produzidos e as mudanas que, eventualmente,
ocorrem na legislao.
PRAZO DE VIGNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos,
Prescrio: Extino de prazos para a aquisio

ou perda de direitos contidos nos documentos
(Dicionrio
Brasileiro
de
Terminologia
Arquivstica).
PRAZO DE PRECAUO
Intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento por precauo, antes de
elimin-lo
ou encaminh-lo para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento
aprovado
pela
autoridade
competente que regula a destinao final dos
documentos (eliminao ou guarda permanente),
define prazos para sua guarda temporria
(vigncia, prescrio, precauo), em funo de
seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e
determina prazos para sua transferncia,
recolhimento e eliminao.
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
rea
Responsvel
Item Documental
Tempo
Arquivamento
C
Constituio de
Bancas
Examinadoras;
Editais;
Exemplares nicos
de Provas;
Gabaritos;
Resultados;
e Recurso
Folha N
Data / /
de Observaes
I
5
DF
Guarda
permanente
opcional
a
seleo
por
amostragem
das
provas
dos
candidatos,
segundo critrios
estabelecidos
pela
Comisso
Permanente
de
Avaliao.
C Corrente / I Intermedirio / DF Destinao

Final

Assinatura dos Responsveis
ELIMINAO
Destruio de documentos que, no processo de
avaliao, foram considerados sem valor para
guarda permanente.
PASSOS PARA A IMPLANTAO DE

PROCESSOS DE AVALIAO
Constituio formal da Comisso de

Avaliao de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade equipe
responsvel.
Elaborao de textos legais ou

normativos que definam normas e
procedimentos para o trabalho de
avaliao.
Estudo da estrutura administrativa do

rgo e anlise das competncias,
funes e atividades de cada uma de suas
unidades.
Levantamento da produo documental:

entrevistas
com
funcionrios,
responsveis e encarregados, at o nvel
da seo, para identificar as sries
documentais geradas no exerccio de
suas competncias e atividades.
Anlise do fluxo documental: origem,

pontos de tramitao e encerramento do
trmite.
Identificao
dos
valores
dos
documentos de acordo com sua idade:
administrativo, legal, fiscal, tcnico,
histrico.
Definio dos prazos de guarda em cada

local de arquivamento.
A eliminao depende de algum instrumento legal

ou normativo que a autorize.
A inutilizao dos documentos poder ser efetuada
por procedimentos diversos, dependendo de seu
suporte. Como a massa documental produzida e
acumulada ainda predominantemente papel, cada
rgo pblico ou empresa dever definir os
mtodos
e
adquirir
os
equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
necessrios ao processamento de eliminao. No
recomendvel do ponto de vista ecolgico a
incinerao de papis, que podero ser
mecanicamente transformados em aparas e doados
ou vendidos para reciclagem.
importante prever os procedimentos adequados
eliminao durante a elaborao de textos legais ou
normativos que devero disciplinar a matria.
Quais os dispositivos legais ou normas

internas que legitimam o ato.
Quem registra o ato.
Onde e quando ser realizada.
De que maneira ser processada.
O que ser feito com o resduo da

eliminao.
Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os

seguintes dados:
COMPETNCIA PARA AVALIAR

DOCUMENTOS
rgo Produtor
Srie Documental
Datas-limite
Quantidade Eliminada (em metros lineares)
Data da Eliminao
A complexidade e responsabilidade do trabalho

de avaliar, exigem a constituio de equipes, que
podero ser denominadas grupos ou comisses
de avaliao, para analisar os documentos nos
seus mais diversos aspectos. Esse processo
8

participativo de profissionais ligados s mais

diversas reas do conhecimento ser decisivo para
se definirem critrios de valor, sendo recomendvel
que faa parte da comisso um tcnico de nvel
superior da rea especfica de competncia do
rgo, um procurador ou assessor jurdico e um
arquivista.
Solicitar a colaborao de auxiliares

temporrios para o desenvolvimento dos
trabalhos, em razo de sua especificidade
ou volume.
Acompanhar
os
trabalhos
de
organizao, racionalizao e controle de
arquivos e documentos de seu rgo,
visando o estabelecimento de rotinas de
eliminao ou envio para guarda
permanente.
Propor as modificaes cabveis para a

Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessrio.
COMISSO CENTRAL DE AVALIAO
Coordenar e orientar as atividades

desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de
Avaliao, respeitada a legislao especfica
de cada rgo.
Avaliar, adequar e aprovar as propostas de

Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comisses Setoriais de Avaliao.
Elaborar a relao dos documentos a

serem eliminados ou remetidos para
guarda permanente.
Orientar a execuo das decises registradas

na Tabela de Temporalidade (eliminao,
transferncia, recolhimento, reproduo).
Supervisionar
as
eliminaes
de
documentos ou recolhimentos ao Arquivo
Permanente, de acordo com o estabelecido
nas Tabelas de Temporalidade.
Coordenar o trabalho de seleo e

preparao material dos conjuntos
documentais a serem eliminados,
deixando-os disponveis para eventuais
verificaes.
Presenciar a eliminao dos documentos,

lavrando a respectiva ata.
Aprovar as amostragens.
Propor
critrios
de
organizao,
racionalizao e controle da gesto de
documentos e arquivos.
QUESTES MDULO 2
12 - UM
COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO

DE DOCUMENTOS
Promover o levantamento e a identificao

das
sries
documentais
produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo
rgo.
Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade,
encaminhando-a,
acompanhada das necessrias justificativas,
para a apreciao e aprovao da CCAD.
ARQUIVO PBLICO (FEDERAL, ESTADUAL

OU
MUNICIPAL),
PARA
ORGANIZAR
A
DOCUMENTAO
ARMAZENADA,
DEVER
INTRODUZIR UMA POLTICA DE GESTO DOS
DOCUMENTOS PBLICOS CONSIDERANDO AS FASES
CORRENTES
E
INTERMEDIRIAS,
ALM
DA
PERMANENTE.
DE IMEDIATO, O SEGUINTE
PROCEDIMENTO
METODOLGICO
OPERACIONAL
DEVER SER IMPLEMENTADO:
A)
ARRANJO E DESTINAO DA PRODUO

DOCUMENTAL;
B) OTIMIZAO DOS PROCEDIMENTOS E DAS
ATIVIDADES
ARQUIVSTICAS;
C) AVALIAO, SELEO, ARQUIVAMENTO E
MICROFILMAGEM;
D) LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL;
E) controle do fluxo de documentos.


13 - OBSERVE
A EQUAO RELATIVA UTILIZAO DE

ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS =
VALOR SECUNDRIO = NECESSIDADE HISTRICA.
SOBRE
ESSA
ESCLARECEM:
EQUAO,
ROUSSEAU
15 - A gesto de documentos engloba todo o

ciclo vital dos documentos, desde a sua criao
at a sua eliminao ou guarda permanente,
passando
pelos
estgios
corrente
e
intermedirio.
(V) (F)
COUTURE
A) OS AUTORES NO ACEITAM A DENOMINAO VALOR

SECUNDRIO;
B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS S POSSUEM
DOCUMENTOS DE VALOR HISTRICO INTRNSECO;
C) NO SE DEVE ASSOCIAR O VALOR SECUNDRIO
NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTRICA, ELA
UMA ENTRE OUTRAS;
D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDRIO
AGREGA A NECESSIDADE HISTRICA;
E) A NECESSIDADE HISTRICA INDEPENDE DO VALOR
SECUNDRIO E DO VALOR PRIMRIO.
16 - Os documentos de segunda idade so

aqueles
a) que retratam a origem da entidade, o seu
procedimento e o seu funcionamento.
b) que se conservam junto aos rgos produtores
em razo da freqncia com que so
consultados.
c) que aguardam em depsito de armazenamento
temporrio sua destinao final.
d) que exigem medidas especiais de proteo
quanto sua guarda e acesso ao pblico.
14 - Durante o perodo da Ditadura Militar, parte da

represso aos opositores foi feita pela via jurdicolegal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais
processos serviram de base para que o Projeto
Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoo de
prticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episdio
bem ilustrativo de que
(A) nenhum documento neutro, condicionando sempre os
interesses de quem o manipula.
(B) o uso secundrio dos documentos fica

escondido nas entrelinhas at que uma pesquisa
torne isso pblico.
(C) o documento de arquivo em si neutro,
existindo diferentes possibilidades de aplicao,
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos
em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
inteno documental.
(E)
documentos
inverdicos
podem
ser
transformados em documentos autnticos atravs de
pesquisa cientfica.
e) reunidos de acordo com um critrio de arranjo

preestabelecido.
17 - Nas operaes de destinao propostas por T. R.

Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, no consta
a)
b)
c)
d)
e)
a doao.
a destruio.
a microfilmagem.
a transferncia.
o recolhimento.
18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a

definio de prazos de guarda de documentos de
arquivo, correto afirmar que
a) se relaciona ao valor secundrio.

b) ocorre durante a vigncia do documento.
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitao.
Com relao poltica de avaliao a ser
adotada no STJ para os documentos de cunho
arquivstico, julgue os seguintes itens.
10

19 - Compete s comisses setoriais de avaliao de

documentos a aprovao das amostragens.
(V) (F)
24 - Na avaliao de documentos de arquivo,

a) as grandes massas acumuladas facilitam
o processo de triagem de documentos.
b) a adoo do mtodo numricocronolgico pelos protocolos dos rgos
pblicos um poderoso instrumento de
apoio.
c) o descarte independe de instrumentos
legais que o autorizem.
d) a liberao de espao fsico tem sido um
argumento forte.
e) a eliminao de documentos, segundo
recomendao do CONARQ, no pode
ser feita por meio de fragmentao
manual ou mecnica.
Acerca do recolhimento de documentos, julgue os

itens subseqentes.
20 - Somente sero recolhidos fase permanente os
documentos com valor secundrio.
(V) (F)
21 - Por diagnstico de arquivo entende-se
a) o recolhimento da massa documental
acumulada.
b) a elaborao de planos de destinao de
documentos.
c) a execuo das determinaes das tabelas
de temporalidade.
d) a aplicao das normas da ISAD(G).
e) a anlise das informaes bsicas sobre
arquivos.
25 - Nos arquivos permanentes, o potencial

informativo dos documentos
a) inversamente proporcional ao seu grau
de sigilo.
b) extrapola as razes pelas quais foram
criados.
c) depende de sua vigncia jurdicoadministrativa.
d) equivale ao que lhes permite o valor
primrio.
e) no favorece a pesquisa retrospectiva.
22 - Na elaborao da tabela de temporalidade, so

atividades prvias:
a) eliminao de documentos suprfluos e
repetitivos.
b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento
do rgo produtor.
c) remissivas entre documentos do arquivo
corrente e do arquivo intermedirio.
d) relao
de
documentos
a
serem
microfilmados.
e) recolhimento das sries documentais ao
arquivo permanente.
26 - O princpio arquivstico da organicidade

baseia-se na relao entre
a) as atividades-fim e as atividades-meio.
b) as atividades da instituio e as de
entidades congneres.
c) os documentos e as atividades da
instituio.
d) os originais e as cpias dos documentos
e) os documentos e os assuntos tratados.
23 - Na prtica de avaliao, so em geral

considerados de valor permanente
a) as cpias cujos originais so conservados.
b) os documentos cujos textos esto
reproduzidos em outros.
c) os documentos que comprovam a origem da
entidade.
d) os documentos desprovidos de interesse
para a administrao.
e) os documentos apcrifos.
27
- A ADMINISTRAO DA PRODUO,
TRAMITAO, ORGANIZAO, USO E AVALIAO DE
DOCUMENTOS, MEDIANTE TCNICAS E PRTICAS
ARQUIVSTICAS, A FIM DA RACIONALIZAO E
EFICINCIA DOS ARQUIVOS, DENOMINA-SE:
11

(A) ORGANIZAO E MTODOS (OM);

(B) GESTO DE DOCUMENTOS;
(C) CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS;
(D) DESTINAO DE DOCUMENTOS;
(E) PRINCPIO DA UNIDADE PROTOCOLIZADORA.
28 - prtica corriqueira nas instituies brasileiras

a formao de grandes depsitos de massa
documental acumulada, vulgarmente denominados
arquivo morto. Tais documentos
(E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no

houver compradores interessados na sua
aquisio.
30 Para definir os prazos de reteno e ter um
instrumento norteador do destino dos
documentos na empresa necessria a Tabela
a) Cronolgica.
b) PHA.
c) de Temporalidade Documental
d) de Temporalidade Assessoral.
e) CUTTER.
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,

evitando o acmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papis permanentes.
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurdico ou histrico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para realizar sua seleo.
(E) deveriam
intermedirio.
ser
recolhidos
ao
arquivo
MDULO 3
MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reproduo em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo. (Decreto N
1.799 de 30/01/1996).
29 - De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de

janeiro de 1991, a eliminao de documentos
pblicos de valor permanente
(A) ocorrer aps concludo o processo de

avaliao conduzido pelas respectivas Comisses
Permanentes de Avaliao.
(B) ocorrer aps a elaborao e o registro das

tabelas de temporalidade junto ao Arquivo
Nacional.
(C) ocorrer mediante autorizao do chefe do

poder executivo da esfera de competncia dos
documentos.
(D) no permitida por serem documentos
imprescritveis e inalienveis devido ao valor
histrico, probatrio e informativo.
Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio

de 1968 - regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias
Decreto Federal n 1799 de 30 de
janeiro de 1996 - regulamenta a Lei
5.433/68.
Portaria n158 de 20 de junho de 1996
- da Secretaria de Justia - dispe sobre o
registro e a fiscalizao do exerccio da
atividade
de
microfilmagem
de
documentos
Vantagens: Integridade das informaes.

Segurana contra fraudes e arquivamento
12

incorreto, facilidade de pesquisas atravs de

Leitores de Microfilme.
Segurana: Duas vias de microfilme, original e
cpia, proporcionando Microfilmagem total
segurana.
As larguras mais usadas so 16mm para

documentao administrativa e os de 35mm para
arquivos tcnicos de plantas, mapas, livros, etc.
Jaqueta
Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de

ndices em banco de dados, busca das informaes
em poucos minutos e cpias em papel se
necessrio.
Reduo de espao: em at 98% de reduo de
espao fsico dos arquivos.
Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968.
Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel
com as mdias magnticas e pticas.
MICROFORMAS
A jaqueta formada por duas folhas de polister

especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm,
formando canais, que permanecem abertos nas
extremidades, por onde sero inseridas as tiras
de microfilme.
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm,
35mm, ou mistas. O tamanho padro de uma
jaqueta 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens so a possibilidade de
atualizao por itens independentes de arquivo,
a facilidade de disseminao da informao e o
baixo custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexao, possvel por meio de vrios recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Principais Bitolas
16mm (at A4)

35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicaes, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme a microforma bsica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme no se presta
microfilmagem de informaes sujeitas a
atualizaes constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqencial numrico ou
cronolgico.
Microficha
A microficha nada mais que uma folha de
filme, normalmente da largura superior a 70mm.
A microficha considerada padro e a mais usada
a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode
variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras
diferentes, entre elas as mais comuns so:
Duplicando uma jaqueta

Montando tiras de filmes
Utilizando uma cmara planetria tipo
Step & Repeat
Utilizando uma cmara C.O.M.
MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS

Simplex
13

Um documento aps o outro ao longo da pelcula

de microfilme. Pode ser obtido em cmaras
rotativas e planetrias. Pode ser aplicado em filmes
de 16mm e 35mm
Composta de uma base fixa onde est o campo

fotogrfico, a unidade filmadora deste
equipamento est posicionada sobre o campo
fotogrfico. Tanto o documento quanto o filme
esto parados no momento da microfilmagem.
- Fotograma em p - Comic Mode
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
Duplex
Frente e verso de um documento so microfilmados
simultaneamente, com uma nica passagem do
documento pela mquina. S obtm-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.
Microfilmadoras Rotativas
Utilizada
para
microfilmar
documentos
padronizados, possui um sistema de transporte
por meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da mquina. Na
microfilmadora rotativa tanto o documento
quanto o filme esto em movimento no
momento da microfilmagem.
A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem
no sistema duo ou duplex.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo.
Processadoras
Aps
EQUIPAMENTOS
Microfilmadoras Planetrias
microfilmagem as processadoras
transformam a imagem
latente
em
imagens
visveis.
14

GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
Definio
Duplicadores
Utilizado para fazer cpias das microformas
Leitores Simples
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta.
um conjunto de tecnologias que permite o

gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mdias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos j criados na forma
digital.
Document Imaging
o processo que permite armazenar e

gerenciar
imagens
de
documentos
digitalizados. Os documentos originalmente
em mdias analgicas (papel, mirofilme,...)
devero ser convertidos atravs de processos
de digitalizao.
A principal vantagem o armazenamento e a
diminuio do volume fsico dos documentos.
Leitores Copiadores
Diferente dos leitores simples, os leitores
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a
imagem.
13.000 pginas A4 digitalizadas cabem

em 1 CD-ROM.
Outro aspecto importante com relao

disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo
tempo, e acessibilidade pode ser restringida
atravs de senhas.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e

tramitao de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos so
processados.
Com os documentos convertidos para imagens,
era preciso uma tecnologia que substitusse o
processo humano de trmite de documentos em
papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow
para imagens de documentos
O Work Flow uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decises onde
necessrio um intenso trmite de documentos
muitas vezes at em cidades e pases diferentes.
15

Vantagens:
Incremento ao Tramite
Informao just in time.
Sistema de GED
Um sistema de GED composto por:

Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada.
Entrada (Input)
No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como, por
exemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica,
udio, e sero convertidos para o formato digital.
Para a realizao destes procedimentos so
utilizados Hardwares especficos:
Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura
(Vdeo e / ou udio).
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
eletro-ptica um documento analgico (impresso)
em cdigo binrio (documento eletrnico,
documento digital) pela deteco e medida da luz
refletida ou transmitida.
Indexao: a indexao o processo que garantir
a recuperao dos documentos, na indexao so
atribudos termo (palavras-chave) relacionados ao
contedo do documento. Esse processo pode ser
realizado com a identificao destes termos antes
da digitalizao do documento ou aps a
digitalizao, o que vai definir o momento exato da
indexao o grau de complexidade de
identificao destes termos.
Duas tecnologias (via Software) permite que ao
digitalizar uma imagem o software reconhea o
contedo textual da imagem convertendo-a para
texto em caracteres (ASCII).
Armazenamento (Storage)
Discos Magnticos
Disco com superfcie magntica na qual podem
ser armazenados dados pela magnetizao de
reas de sua superfcie.
Disquetes
Hard Disk
Discos pticos
Mdia que aceita e mantm informaes sob a
forma de marcas numa camada de gravao que
pode ser lida com um raio ptico.
CD-ROM
CD-R
DVD
DVD-R
BLUE-RAY
WORM (Write Once, Read Many)
Discos Magneto-pticos
Utiliza um campo magntico que altera a
informao quando o disco aquecido atravs
do laser.
Nos processos de gravao, alterao e/ou
excluso dos dados o laser aquece o ponto a ser
modificado, e um campo magntico faz a
alterao necessria.
No processo de leitura apenas o laser utilizado
no processo.
CD-RW
DVD-RW
OCR Optical Character Recognicion
Consulta (Visualizao)
ICR Intelligent Character Recognition
Para a realizao de uma consulta adequada aos

documentos de grande importncia a utlizao
16

de monitores de alta definio onde se possa

visualizar um documento com a menor distoro de
tamanho possvel.
A)
A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo,

que processam a imagem, e para os monitores.
B)
Sada (Output)
C)
A sada de um sistema de GED a possibilidade de

se obter o documento impresso novamente, para
isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
resoluo e com uma boa velocidade de impresso
de pginas por minuto.
Outro aspecto relevante possibilidade de
converter o suporte de documentos para outros
formatos, exemplo:
COM Computer Output to Microfilm

Utilizado para gerar microfilme.
COLD Computer Output to Laser Disk

Utilizado para gerar discos pticos.
QUESTES MDULO 3
31 - NA
LITERATURA ARQUIVSTICA, SISTEMA HBRIDO

A COMBINAO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM
O
OBJETIVO
DE
POTENCIALIZAR
RESULTADOS,
APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A
OFERECER. SO REQUISITOS BSICOS PARA O XITO DE
QUALQUER MTODO DE REPRODUO:
LEGISLAO
EM
VIGOR;
COMUTAO
BIBLIOGRFICA INTERNACIONAL, APLICAO DE
NORMAS INTERNACIONAIS;
PRECEITOS TCNICOS DA ARQUIVOLOGIA ,
LEGISLAO
EM
VIGOR
E
RELAO
CUSTO/BENEFCIO DE SUA IMPLANTAO;
RELAO
CUSTO
BENEFCIO
DE
SUA
IMPLANTAO;
APLICAO
DE
NORMAS
INTERNACIONAIS; COMUTAO DE REGISTROS
DOCUMENTAIS NACIONAIS E INTERNACIONAIS;
D)
COMUTAO
BIBLIOGRFICA ;
NORMAS
INTERNACIONAIS
DE
WEBSITES;
PRINCPIOS
ARQUIVSTICOS;
E) FUNDAMENTOS ARQUIVSTICOS; INSERO NO

PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAO;
COMUTAO
DE
REGISTROS
DOCUMENTAIS
INTERNACIONAIS.
33 - ARQUIVO PBLICO MUNICIPAL ACABOU DE
COMPRAR
UMA
DIGITALIZADORA
DE
MICROFILMES. O EQUIPAMENTO, QUE PERMITE
ARMAZENAR AS INFORMAES MICROFILMADAS
EM QUALQUER SUPORTE INFORMTICO, FOI
INCORPORADO
AO
ARQUIVO
COMO
UM
COMPLEMENTO AO PROJETO DE MICROFILMAGEM
DE ARQUIVOS CORRENTES, AINDA EM CURSO.
COM TAL EQUIPAMENTO, ESPERA-SE PODER
DIVULGAR E CONSULTAR OS DOCUMENTOS
ATRAVS DE TERMINAIS EM REDE E DE CDROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.
Nesta situao especfica, a confeco de um

filme cpia, a partir do filme original,
A) SELEO E DESTINAO DOS DOCUMENTOS;

B) HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO;
C) AVALIAO E ORGANIZAO DA DOCUMENTAO;
D) SELEO E RESTAURAO DA DOCUMENTAO;
E) TRANSFERNCIA DA DOCUMENTAO E SUA
FOTOGRAMETRIA.
(A) obrigatria por Lei e os rolos devem ser

armazenados em locais diferentes por questes
de segurana.
32 - A
(C) desnecessria se uma cpia em Cd-Rom

for depositada junto ao cartrio de ttulos e
documentos.
ADOO DE RECURSOS TECNOLGICOS PARA

ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO REQUER A
OBSERVNCIA DE CRITRIOS FUNDAMENTAIS QUE
LEVEM EM CONSIDERAO:
(B) desnecessria, j que o arquivo pode

atender melhor os consulentes atravs das cpias
eletrnicas.
(D) necessria para garantir a consulta em caso

de pane do sistema informtico.
17

(E) desnecessria porque apenas duplicaria tanto

os custos do processo como o espao climatizado
para o armazenamento.
40 - Os documentos eletrnicos so distintos dos

documentos em suporte-papel, pois
a)
b)
c)
d)
no alcanam valor histrico.

so desprovidos de autenticidade.
tm espcies e tipos indeterminados.
demandam diferentes mtodos de leitura
e de conservao.
e) s podem ser analisados por cientistas da
informao.
34 - O procedimento de microfilmagem elimina o

prvio tratamento tcnico da documentao.
(V) (F)
Tendo em vista a legislao que regula a
microfilmagem de documentos oficiais, julgue os
itens a seguir.
35 - A microfilmagem ser feita em equipamentos
que garantam a fiel reproduo das informaes,
sendo permitida a utilizao de microfichas.
(V) (F)
41 - Na soluo de problemas de mudana de

suporte, para fins de guarda prolongada de
documentos, a literatura arquivstica recomenda
o uso de
a)
b)
c)
d)
e)
36 - vedada a utilizao de filmes atualizveis de

qualquer tipo, tanto para a confeco do original
como para a extrao de cpias.
(V) (F)
disco ptico.
fita magntica.
disco rgido.
filme de sais de prata.
pergaminho.
42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM:
37 - Na microfilmagem, poder ser utilizado
qualquer grau de reduo, desde que sejam
garantidas a legibilidade e a qualidade de
reproduo.
(V) (F)
As discusses em torno da produo e preservao
dos documentos eletrnicos tm sido uma constante
nos eventos realizados pelos organismos
internacionais de arquivstica em todo o mundo.
Acerca dos documentos eletrnicos, julgue os itens
a seguir.
(A)
SUBSTITUI
AVALIAO DE
ETAPA
ARQUIVSTICA
DOCUMENTOS;
DA
(B)
NO ELIMINA O PRVIO TRATAMENTO TCNICO

DA DOCUMENTAO;
(C)
OTIMIZA O ARRANJO DO
ORDENAO
DE SUAS SRIES;
(D)
ACERVO
FEITO CONCOMITANTEMENTE COM

AVALIAO E A SELEO DOCUMENTAL;
(E) SIMPLIFICA O USO DOS MTODOS PADRONIZADOS

DE ARQUIVAMENTO.
38 - Na conservao desses documentos,
aconselhvel a transferncia peridica dos dados
para outros suportes.
(V) (F)
39 - O documento eletrnico pode apresentar
perdas da integridade do contedo.
(V) (F)
43 - Voc contratado como consultor de uma

instituio pblica que vem enfrentando
problemas com o crescimento desordenado de
seu arquivo permanente. O diretor da instituio
lhe pede que encaminhe solues para o
problema. Voc, ento,
18

(A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar

menos espao.
MDULO 4
(B) prope um novo fluxograma que otimize o

trmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminao dos documentos
permanentes sem valor histrico.
CLASSIFICAO
O objetivo da classificao dar visibilidade s
funes e as atividades do organismo produtor
do arquivo, deixando claras as ligaes entre os
documentos.
(D) elabora um projeto de gesto para os

documentos das fases corrente e intermediria.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.
Podemos entender que classificao antes de

tudo, lgica: a partir da anlise do organismo
produtor de documentos de um arquivo, so
criadas categorias, classes genricas, que dizem
respeito s funes / atividades detectadas, por
exemplo:
Uma
classe
RECURSOS
HUMANOS
subdividida em Cadastro de Funcionrio e
Benefcios
44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de

janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre
a microfilmagem de documentos oficiais,
microfilmagem
(A) um processo de reproduo em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos.
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
Benefcios
Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo
com a necessidade.
(B) um processo de reproduo fotogrfica, de

quaisquer documentos em graus de reduo
nfimos.
RECURSOS HUMANOS
documentos pessoais
Benefcios
alimentao
vale-transporte
(C) um processo de reproduo em filme ou em

microfichas, de documentos arquivsticos com grau
de reduo de 96,5%.
Nas subclasses sero inseridas

tipolgicas como, RG e CPF.
(D) qualquer processo de reproduo tica de

documentos e imagens com grau de reduo
superior a 95%.
(E) qualquer processo de transferncia de quaisquer
informaes
documentais para suportes mais reduzidos.
as
sries
RECURSOS HUMANOS
documentos pessoais
- cpia do RG
- cpia do CPF
Benefcios
alimentao
vale-transporte
A classificao geralmente traduzida em
esquema no qual a hierarquia entre as classes e
19

subclasses aparece representada espacialmente, esse

esquema chamado de Plano de Classificao.
A ordenao feita com base nos elementos

informativos contidos nos documentos:
O Plano de Classificao pode seguir o critrio

FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL.
Critrio Funcional: que tem por eixo as funes

desempenhadas pela entidade produtora do arquivo
Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura
administrativa da entidade produtora do arquivo
Um Plano de Classificao deve possuir trs
caractersticas (Schellemberg):
Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade
N do documento (atribudo pelo

emissor ou pelo receptor)
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do
destinatrio
Para a definio do critrio de ordenao

devemos considerar os tipos de busca que recai
sobre cada documento.
Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor
maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqncia numrica), extratos bancrios (ordem
cronolgica).
* Plano de Classificao X Quadro de Arranjo

Plano de Classificao: Esquema de distribuio
de documentos em classes, de acordo com mtodos
de arquivamento especficos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funes de uma instituio e
da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso
geralmente adotada em arquivos correntes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
Quadro de Arranjo:
Esquema estabelecido para o arranjo dos
documentos de um arquivo, a partir do estudo das
estruturas, funes ou atividades da entidade
produtora e da anlise do acervo. Expresso
adotada em arquivos permanentes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
ORDENAO
Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se
refere a uma mesma atividade, e em relao a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo.
MTODOS BSICOS DE
ARQUIVAMENTO
ALFABTICO
GEOGRFICO
NUMRICOS
Simples
Dgito Terminal
Cronolgico
IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
enciclopdico
dicionrio
Numricos
duplex
decimal
Sistema Direto: a busca do documento

realizada diretamente no local onde o
documento est guardado.
20

Sistema Indireto: para se localizar um documento

necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.
ORDENAO ALFABTICA
Existem dois tipos de ordenao alfabtica.
- LETRA por LETRA
Considera cada letra como elemento de ordenao.
(desconsiderar o espao entre as palavras).
Ex:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mor
Montenegro
Monte Sinai
Silveira, Pedro Paulo

2) Quando houver sobrenome igual prevalece a
ordem alfabtica do prenome
Joo Antunes
Paulo Antunes
Anbal Antunes
ALFABETADO
Antunes, Anbal
Antunes, Joo
Antunes, Paulo
3) Sobrenomes compostos por substantivo
adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.
Marcelo Costa Montes Claros

Heitor Villa-Lobos
ALFABETADO
Montes Claros, Marcelo Costa
Villa-Lobos, Heitor
- PALAVRA por PALAVRA

Considera a palavra como elemento de ordenao.
Ex:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mor
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
* Para ambos os casos as partculas no devem ser
consideradas no momento da ordenao (de, da,
e,...)
MTODO ALFABTICO
O elemento considerado para ordenao o
NOME.
Regras de Alfabetao
1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.
ALFABETADO
Paulino Macedo
Andrade, Jos Antunes
Pedro Paulo Silveira
Jos Antunes
Macedo, Paulino
Andrade
4) Sobrenomes formados por Santo, Santa,

So, no se separam.
ALFABETADO
Jorge Santa Cruz

Waldemar Santo Antonio
Santa Cruz, Jorge
Luis Carlos da Silva So

Bento
Santo Antonio, Waldemar

So Bento, Luis Carlos da
Silva
5) As indicaes de grau de parentesco como

Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas
partes integrantes do ltimo sobrenome e no
so separadas.
ALFABETADO
Wilson de Almeida Filho

Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho
Sebastio de Pdua Jnior
Antonio de Brito Neto
Brito Neto, Antonio de
Oliveira Sobrinho, Oscar de
Pdua Jnior, Sebastio de
6) Os ttulos so colocados no final do nome

entre parnteses.
21

3 Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3)
ALFABETADO
Governador Jarbas
Vasconcelos
General Oscar Teixeira
Dra. Paula Brito
Encontro de Turismo (Quarto)
Brito, Paula (Dra.)

Teixeira, Oscar (General)
MTODO GEOGRFICO
Vasconcelos, Jarbas (Governador)
7) Os nomes espanhis so registrados a partir do

penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno.
Utiliza informaes do aspecto geogrfico do

documento.
Existem 3 (trs) formas de arquivamento
ALFABETADO
1 FORMA: ESTADO CIDADE
Jose Oviedo y Baos

Arco y Molinero, Ramon del
Ramon del Arco y Molinero
Oviedo y Baos, Jose
Ex:
8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so

registrados como se apresentam, sem inverso
Pernambuco
Rio Grande do Norte
ALFABETADO
Li Yutang
Al Ben-Hur
Al Ben-Hur
Li Yutang
Ex:
Dentro das divises estaduais seguem as

divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISO PARA A
CAPITAL
PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda
9) Nomes de empresas e instituies devem ser

transcritos como se apresentam, porm, os artigos
iniciais no devem ser considerados para
alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
EMBRATEL
Fundao Joaquim
Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.
Os documentos so agrupados por

Estados
RIO GRANDE DO NORTE

Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor
ALFABETADO
Colegial Ltda (A)
EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
2 FORMA: CIDADE ESTADO
Pesca do Vale e Cia.
10) Nos ttulos de congressos, conferncias,

reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito
por extenso devero aparecer no final entre
parnteses.
II Conferncia da Sade
Quarto Encontro de Turismo
ALFABETADO
Conferncia da Sade (II)
Ex:
Os documentos so agrupados por

Cidade
Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife
22

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N

de Matrcula.
Ex:
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a

que pertence.
PASTAS Dossis de Funcionrios
Caic Rio Grande do Norte

Limoeiro - Pernambuco
Mossor Rio Grande do Norte
Natal Rio Grande do Norte
Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco
41737
40072
30095
30021
3 FORMA: PAS CIDADE
Ex:
Os documentos so agrupados por Pas

Frana
Portugal
Ex:
20241
Dentro das divises de Pas seguem as

divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA
SUBDIVISO
PARA
CAPITAL
FRANA
Frana Paris
Frana Lorena
PORTUGAL
Portugal Lisboa
Portugal Coimbra
Portugal Porto
MTODO NUMRICO SIMPLES
O Mtodo numrico simples considera um nmero

j existente no documento (ex: n de matrcula do
funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do
documento pode atribuir um nmero ao documento.
NDICE ALFABTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhes, Joo - 20241
Tenrio, Edilson 30021
MTODO DGITO-TERMINAL
Os documentos so numerados seqencialmente,
porm, os nmeros so dispostos em grupos de
dois dgitos, separados por hfen, e lidos da
direita para a esquerda formando pares.
Ex:
Decompondo o nmero 829319
Teremos: 82-93-19
IMPORTANTE . Controle da numerao para no

atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes.
Sendo o grupo primrio para ordenao 19,

seguido do grupo secundrio, 93, e do grupo
tercirio 82.
O mtodo numrico simples um mtodo indireto

pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para
a realizao de uma busca.
Se o nmero apresentar apenas cinco dgitos o

grupo tercirio dever ser complementado com
um nmero 0 (zero).
Ex:
23

56212 05-62-12
CONTA DE LUZ
CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
TESTE DE ADMISSO
Ex:
NUMRICO
DGITOSIMPLES
TERMINAL
56212
21-87-03
86212
05-62-12
94217
08-62-12
218703
09-42-17
672789
97-26-89
972689
67-27-89
ASSUNTO - ALFABTICO ENCICLOPDICO
MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Utiliza a informao cronolgica do documento
(DATA) para a ordenao.
No momento da ordenao, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.
INFORMAO
CRONOLGICA
DIA
MS
1
Janeiro / jan. /01
2 Fevereiro / fev / 02
3
Maro / mar. / 03
4
Abril / abr. / 04
5
Maio / maio / 05
...
Junho / jun. / 06
...
Julho / jul / 07
...
Agosto / ago. /08
... Setembro / set. / 09
29 Outubro / out. /10
30 Novembro / nov. /
11
31 Dezembro / dez. /
12
ANO
...
...
1940
...
...
1965
1966
...
...
1999
2000
1 ANO
Seqncia
da
Ordenao
Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um

TTULO GERAL.
EX:
CONTABILIDADE
Conta de gua
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de entrada
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de sada
PESSOAL
Atestado Mdico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admisso
2 MS
ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX
3 DIA
Os assuntos so divididos em classes e

sub-classes.
2001
O mtodo permite a criao ilimitada de classes,

o que exige cuidado para que no sejam criadas
pastas com assuntos j includos em sub-pastas.
ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Assuntos isolados
alfabtica.
so
dispostos
EX:
ATESTADO MDICO
CONTA DE GUA
em
ordem
para cada assunto principal atribudo

um nmero
Ex:
CONTABILIDADE 1
PESSOAL
2
24

Dentro dos assuntos principais podem

ocorrer subdivises
Ex:
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
NOTAS FISCAIS
1
1-1
1-2
Dentro das subdivises podem ocorrer

novas subdivises.
Ex:
CONTABILIDADE
1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
Conta de gua
1-1-1
Conta de Luz
1-1-2
NOTAS FISCAIS
1-2
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Nota Fiscal de Sada
1-2-3
PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX
FUNDAMENTAL
UTILIZAR
UM
PLANO
DE
CLASSIFICAO (que contm toda estrutura numrica
utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico
que dever ser utilizado com base no assunto).
PLANO DE CLASSIFICAO
1
CONTABILIDADE
1-1
CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de gua
1-1-2 Conta de Luz
1-2
NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-3 Nota Fiscal de Sada
NDICE
Conta de gua
Conta de Luz
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Imobilizado
Nota Fiscal de Sada
NOTAS FISCAIS
1-1-1
1-1-2
1
1-1
1-2-1
1-2-2
1-2-3
1-2
Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

25

1-2-3
1-2-2
1-2-1
1-2
1-1-2
1-1-1
1-1
1
ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado
na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
Classificao Decimal de Dewey (CDD).
Importante: No h uma classificao universal

para arquivos com uma listagem de assuntos que
cubra toda espcie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificao de
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
Tcnica e no o Sistema de Classificao.
Ex:
100
110
111
112
120
121
121.1
121.2
122
123
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Conta de gua
Conta de Luz
NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Entrada
servios
produtos
Nota Fiscal de Imobilizado
Nota Fiscal de Sada
A desvantagem que a cada nvel temos um

nmero de subdivises limitado.
Esta Classificao divide o conhecimento humano

em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima
reservada para assuntos gerais.
0 Obras Gerais
1 Filosofia
2 Religio
3 Cincias Sociais
4 Filologia
5 Cincias Puras
6 Cincias Aplicadas
7 Belas Artes
8 Literatura
9 Histria e Geografia
O nmero de classificao composto por uma
parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou
no ter uma parte decimal.
Ex:
612
616
616.1
616.2
Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejam
necessrios. Lembrando que cada novo nmero
um nvel de especificidade e detalhamento maior do
assunto.
ROTINA DE PROTOCOLO
* Atividade do Arquivo Corrente
As rotinas do Protocolo podem ser divididas em
dois grupos.
Grupo 1
Recebimento
Classificao
Recebe a documentao , faz a separao de
acordo com a sua classificao, adiciona o
carimbo de data de recebimento.
Grupo 2
Registro
Movimentao
Funciona como uma atividade de distribuio
de documentos. Faz o registro do documento
anotando dados de identificao, e encaminha os
documentos aos setores a que se destinam.
26

QUESTES MDULO 4
45 - Indique a ordenao alfabtica mais correta
para as instituies abaixo:
(A)Central European University
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade de So Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
(B) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
(C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
(D) Central European University
(E) Central European University
46 - Considerando a correspondncia entre o

nmero de identificao dos dossis funcionais com
os respectivos funcionrios, conforme indica a
tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde
ordem correta de arquivamento dos nomes pelo
mtodo dgito-terminal.
N do dossi
103.678
322.206
152.206
151.977
784.120
984.020
Nome do funcionrio
Maria Jlia Rodrigues
Maria Vicente Afonso
Paula da Silva Caruci
Antnio Heron Ferreira
Joaquim Manoel Sabia
Joo Guilherme Smit
(A) Paula da Silva Caruci

Joo Guilherme Smit
(B) Maria Jlia Rodrigues
Joo Guilherme Smit
(C) Antnio Heron Ferreira
Joo Guilherme Smit
(D) Maria Vicente Afonso
Joo Guilherme Smit
(E) Paula da Silva Caruci
Joo Guilherme Smit
47 - Indique, entre as alternativas, a frase que

melhor define um sistema de arranjo estrutural.
27

(A) O arranjo deve levar em considerao a ordem

original dos documentos, ou seja, a forma em que
estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando
os documentos relacionados a um determinado
assunto ou tema.
(B) Por arranjo documental entendemos a guarda de
documentos em mobilirio ou equipamentos
prprios, nas reas e estruturas que lhes so
destinadas, respeitando sempre os princpios da
arquivologia.
(C) Denomina-se arranjo ordenao dos
documentos provenientes de mais de uma fonte
geradora, reunidos pela semelhana de atividades,
em fundos, sries dentro dos fundos e, se
necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
(D) Um sistema de arranjo de arquivos pblicos
pelo qual, para cada documento, h que remontar ao
rgo governamental, repartio administrativa ou
instituio por que foi expedido ou recebido.
(E) Arranjar documentos significa aplicar um
conjunto de operaes que, de acordo com as
diferentes tipologias e atividades da entidade
produtora, visam distribuir os documentos de um
arquivo.
48 - O mtodo de arquivamento numrico simples
aquele em que as pastas so ordenadas de acordo
com o registro de entrada correspondente. Usa-se,
tambm, um ndice alfabtico remissivo para a
codificao das pastas.
(V) (F)
49 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e
prtica, de Marilena Leite Paes, receber de vrios
setores documentos a serem redistribudos uma
rotina caracterstica de
a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermedirio.
d) arquivo permanente.
e) sala de consulta.
50 - Observe o quadro abaixo:
Dissertaes
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropolgica
Histria
Sociologia
Monografias
Antropologia
Histria
Histria Antiga
Histria Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
Histria
Sociologia
Sociologia da Educao
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e

prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de
ordenao adotada no exemplo acima
corresponde
a)
b)
c)
d)
e)
duplex.
enciclopdica.
alfabtica.
dicionria.
decimal.
51 - Uma entidade, pblica ou privada, deve

organizar seus arquivos com base
a) nas linguagens ou sistemas de signos
adotados para comunicar os diferentes
contedos.
b) nos assuntos tratados na correspondncia
dos seus rgos de cpula.
c) nos cdigos de classificao dos
documentos do governo federal.
d) na
distribuio
hierrquica
dos
documentos em dez grandes classes.
e) nas competncias, funes e atividades
por ela desenvolvidas.
52 - Um plano de classificao deve basear-se
28

a) nos gneros documentais, formatos e

suportes.
b) no contedo informacional dos documentos
que integram as diferentes sries.
c) no grau de sigilo e no perodo de vigncia
dos documentos.
d) nas classes ou assuntos dos documentos de
interesse histricos.
e) na estrutura, funes e atividades das
instituies de origem dos documentos.
53 - As qualidades que so atribudas por
Schellenberg a um sistema de arquivamento so:
56 Na administrao de documentos correntes

tem-se a preocupao de conserv-los de
maneira ordenada e acessvel. Para atingir esses
objetivos torna-se necessrio que os documentos
sejam bem
(A)
E
SISTEMA DE NOTAO MISTA, NDICES REMISSIVOS

MNEMNICO;
(B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXVEL E QUE
ADMITA EXPANSES;
(C) FLEXVEL, MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO;
(D) EXPANSES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMRICO,
CODIFICAES
ALFANUMRICAS;
(E) SISTEMA MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO E
SUJEITO
A
EXPANSES.
(C) deve guardar estreita relao com a ordem

alfabtica
dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham
um nmero
de srie original.
(E) pode ser feita apenas em documentos que
tenham passado
pelo protocolo.
54 - MTODO
DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS
PASTAS SO ORDENADAS DE ACORDO COM O
REGISTRO DE ENTRADA DOS
CORRESPONDENTES.
USA-SE, TAMBM, UM NDICE
ALFABTICO
REMISSIVO PARA A
CODIFICAO DAS
PASTAS.
TRATA-SE DO MTODO:
a) classificados e manuseados.
b) classificados e arquivados.
c) selecionados e arquivados.
d) selecionados e classificados.
e) selecionados e manuseados.
57 A colocao correta das pastas e guias nas
gavetas do arquivo, onde cada documento deve
ocupar um nico e exclusivo lugar, chamada
de
a) arranjo.
b) notao.
c) etiquetas.
d) projees.
e) classificados.
(A) DECIMAL;
(B) DUPLEX;
(C) ENCICLOPDICO;
(D) ALFANUMRICO;
(E) NUMRICO SIMPLES.
55 - A utilizao de mtodos numricos de
arquivamento
(A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de
recebimento
dos documentos.
(B) pode ser aplicado em correspondncias se
houver um
ndice alfabtico.
MDULO 5
PRESERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos
para garantir a integridade dos documentos, no
permitindo que estes venham a se deteriorar.
CONSERVAR
29

Consiste em adotar medidas e procedimentos com a

finalidade de parar um processo de deteriorao j
iniciado.
RESTAURAR
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que j
sofreram um processo de deteriorao e perderam
informaes de forma parcial ou total.
Qualidade do Ar
importante controlar a qualidade do ar pois
nele temos dois elementos que podem
comprometer a segurana dos documentos, os
gases que provocam reaes qumicas formando
cidos que danificam os documentos, e as
partculas slidas que se encontram em
suspenso.
AGENTES BIOLGICOS
CARACTERSTICAS DO PAPEL
O papel um suporte HIGROSCPICO, isto ,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao
das fibras. O controle do conjunto de elementos
ambientais fundamental para a preservao dos
acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos
20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve
ser mantido pois, a umidade elevada associada com
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores
da proliferao de fungos e bactrias, bem como
garante caractersticas propcias para infestao por
animais. J a baixa umidade resseca o papel
tornando-o quebradio.
importante fazer o monitoramento do ambiente
atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa
circulao do ar.
Os agentes biolgicos de deteriorao de

acervos so, entre outros, os insetos (baratas,
brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
presena depende quase que exclusivamente das
condies
ambientais reinantes nas dependncias onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e
proliferem, necessitam de conforto ambiental e
alimentao. O conforto ambiental para
praticamente todos os seres vivos est
basicamente na temperatura e umidade relativa
elevadas, pouca circulao de ar, falta de
higiene.
INTERVENO HUMANA
O homem um dos maiores agentes de
deteriorao dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos so atos intencionais que podem ser
minimizados com uma poltica de acesso e
segurana dos documentos.
Radiao da Luz
O Controle da luminosidade um elemento que
contribui para a preservao dos documentos. A
incidncia luz natura ou artificial sobre os
documentos causa danos de forma irreversvel,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais prprios para cada
suporte documental. Essa prtica vai garantir a
proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar
o mobilirio com padro arquivstico.
30

A utilizao de forma correta dos invlucros

(envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prtica mais comum a superlotao dos
invlucros, danificando os documentos na sua
manipulao de retirada e guarda.
(V) (F)
61 - A laminao corresponde utilizao de
agentes qumicos para a eliminao de insetos e
microrganismos que causam danos aos
documentos.
(V) (F)
QUESTES MDULO 5
58 - O uso de condicionadores de ar para a

climatizao de um arquivo deve
(A) ser substitudo por umidificadores
vaporizadores em regies secas e ridas.
62 - A umidificao um procedimento em que

documentos ressecados so colocados em uma
atmosfera
mida,
para
readquirirem
flexibilidade pela absoro de vapor dgua.
(V) (F)
(B) garantir um controle de temperatura e umidade

constantes em todo o acervo.
63 - A encapsulao um processo de
preservao no qual o documento colocado
entre duas superfcies de plstico transparente,
cujas bordas so seladas.
(V) (F)
(C) integrar em uma nica circulao de ar tanto o

acervo como a sala de consulta.
64 - Na conservao dos arquivos, deve-se
(D) ter o uso restringido em dias mais frios para no
resfriar demais o ambiente.
(E) ser suspenso nos horrios em que o arquivo est
fechado ao pblico.
59 - Entre as atividades de conservao, assinale a
que corresponde utilizao de agentes qumicos
para a destruio de insetos e microorganismos que
causam danos aos documentos.
a) Laminao
b) Umidificao
c) Higienizao
d) Desacidificao
e) Fumigao
Com relao preservao de documentos, julgue
os itens subseqentes.
60 - Os documentos de terceira idade que,
porventura, apresentem um estado de conservao
precrio devem ser objeto de avaliao para
posterior eliminao.
a) fazer o monitoramento de temperatura e

da umidade relativa, por meio do termohigrmetro.
b) expor o papel radiao ultravioleta,
para que o papel no fique ressecado.
c) utilizar fungicidas e gua nocombate aos
esporos ativos e dormentes.
d) permitir que os gases e partculas slidas
atuem no controle da qualidade do ar.
e) passar borracha nos papis de textura
porosa para efetuar limpeza de
superfcie.
65 - Para estabilizar os documentos,
interrompendo o processo de deteriorao de seu
suporte, deve-se
a) aplicar solventes na limpeza da
superfcie.
b) adotar
procedimentos
arquivsticos
irreversveis.
c) utilizar
materiais
de
qualidade
arquivstica.
d) evitar colas a base de metilcelulose.
31

e) promover a cultura de trmitas.
FONTES DE INFORMAO
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED
gerenciamento eletrnico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Toda a coleo disponvel na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br
BELLOTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise
diplomtica e anlise tipolgica de documentos
de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002.
120 p.
BELLOTTO,
Helosa
Liberalli.
Arquivos
permanentes: tratamento documental. 2. ed. ver.
amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p.
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas.
CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica =
Tcnica; Arquivologia = Cincia.
instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo

do Estado, 2002. 60 p.
LUCCAS,
Lucy;
SERIPIERRI,
Dione.
Conservar para no restaurar: uma proposta
para preservao de documentos em bibliotecas.
Braslia: Thesaurus, 1995. 128 p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os
fundamentos da disciplina arquivstica.
Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. 356 p.
SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos:
princpios e tcnicas. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV,
2002. 386 p.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So
Paulo: CENADEM.
SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de
conservao preventiva de documentos: papel
e filme. So Paulo: EDUSP, 2005. 80 p.
SILVA, Marilene Luzia da. Administrao de
departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. So
Paulo: rica, 2005. 230 p.
SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair
Yumiko.
Como
elaborar
vocabulrio
controlado para aplicao em arquivos. So
Paulo: Arquivo do Estado, 2003. 55 p.
CENADEM http://www.cenadem.com.br
DICIONRIO brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2005. 232p.
FILIPPI, Patrcia; LIMA, Solange Ferraz de;
CARVALHO, Vnia Carneiro de. Como tratar
colees de fotografias. So Paulo: Arquivo do
Estado, 2002. 93 p.
GONALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. So Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever
documentos de arquivo: elaborao de
LEGISLAO ARQUIVISTICA
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e
d outras providncias
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
32

DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto
documental e a proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento
cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos
rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas
em documentos de arquivos que sero prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear
a consulta aos documentos pblicos na forma da
Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de
indenizao pelo dano material ou moral decorrente
da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal,
civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos,
no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos
de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituies
de carter pblico, por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.

2 - A cessao de atividade de
instituies pblicas e de carter pblico implica
o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
2 - Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos
privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados
identificados como de interesse pblico e social
no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses
arquivos o Poder Pblico exercer preferncia
33

na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de
arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social poder ser franqueado mediante
autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados
como de interesse pblico e social podero ser
depositados a ttulo revogvel, ou doados a
instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente
vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como
de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE
INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao
pblica ou de carter pblico compete s
instituies arquivsticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo
Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So
considerados, tambm, do Poder Executivo os
arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio
das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito
e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do
Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e
o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o
arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo
do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios
so organizados de acordo com sua estrutura
poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a
gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de
suas funes, o Arquivo Nacional poder criar
unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do
Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
exerccio de suas funes, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do
Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Judicirio Federal no
exerccio de suas funes, tramitados em juzo e
oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito
Federal e municipal definir os critrios de
organizao e vinculao dos arquivos estaduais
e municipais, bem como a gesto e o acesso aos
documentos, observado o disposto na
Constituio Federal, e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS
DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso
pleno aos documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de
sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por
eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao
ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas
so originalmente sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos
referentes segurana da sociedade e do Estado
ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produo, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez,
por igual perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos
referentes honra e a imagem das pessoas ser
restrito por um prazo mximo de 100 (cem)
anos, a contar da data de sua produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em
34

qualquer instncia, determinar a exibio reservada

de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de
organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislao
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao
Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional
de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos
ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e
privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do
Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em
regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de
sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em
contrrio.
Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da
Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e
pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias.
O Presidente da Repblica.
Fao saber que o Congresso Nacional

decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1 autorizada, em todo o territrio
nacional, a microfilmagem de documentos
particulares e oficiais arquivados, estes de
rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei,
assim como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes
produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora
dele.
2 Os documentos microfilmados
podero, a critrio da autoridade competente, ser
eliminados por incinerao, destruio mecnica
ou por outro processo adequado que assegure a
sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos
microfilmados ou sua transferncia para outro
local far-se- mediante lavratura de termo, por
autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficaro arquivados na repartio
detentora do arquivo, vedada sua sada sob
qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para
outro local dos documentos microfilmados farse- mediante lavratura de termo em livro
prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda
em trnsito, microfilmados no podero ser
eliminados antes de ser arquivados.
7 Quando houver convenincia, ou por
medida de segurana, podero excepcionalmente
ser microfilmados documentos ainda no
arquivados desde que autorizados por autoridade
competente.
Art. 2 Os documentos de valor histrico
no devero ser eliminados, podendo ser
arquivados em local diverso da repartio
detentora dos mesmos.
Art.
3
O
Poder
Executivo
regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a
presente Lei, indicando as autoridades
competentes, nas esferas federais, estaduais e
municipais para a autenticao de traslados e
certides originais de microfilmagem de
documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao
determinar, igualmente, quais os cartrios e
rgos pblicos capacitados para efetuarem a
microfilmagem de documentos particulares bem
35

como os requisitos que a microfilmagem realizada,

por aqueles cartrios e rgos pblicos devem
preencher para serem autenticados, a fim de
produzirem efeitos jurdicos em juzos ou fora dele,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e
certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as
condies que os cartrios competentes tero de
cumprir para autenticao de reprodues
realizados por particulares, para produzir efeitos
jurdicos com a terceiros.
Art. 4 dispensvel o reconhecimento da
firma da autoridade que autenticar os documentos
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e
os traslados e certides originais de microfilmes.
Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua
publicao.
Art. 6 Revogam-se as disposies em
contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
[Dirio Oficial da Unio, de 10 de maio de 1968]
DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE

1996
Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de
maio de 1968, que regula a
microfilmagem de documentos
oficiais, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso
das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV,
da Constituio e tendo em vista o disposto no art.
3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio
nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de
maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais
ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos
Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da
Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos
documentos particulares ou privados, de pessoas

fsicas ou jurdicas.
Art. 2 A emisso de cpias, traslados e
certides extradas de microfilmes, bem assim a
autenticao desses documentos, para que
possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora
dele, regulada por este Decreto.
Art. 3 Entende-se por microfilme, para
fins deste Decreto, o resultado do processo de
reproduo em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo.
Art. 4 A microfilmagem ser feita em
equipamentos que garantam a fiel reproduo
das informaes, sendo permitida a utilizao de
qualquer microforma.
Pargrafo nico. Em se tratando da
utilizao
de
microfichas,
alm
dos
procedimentos previstos neste Decreto, tanto a
original como a cpia tero, na sua parte
superior, rea reservada a titulao, a
identificao e a numerao seqencial legveis
com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados indexao.
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer
espcie, ser feita sempre em filme original,
com o mnimo de 180 linhas por milmetro de
definio, garantida a segurana e qualidade de
imagem e de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de
segurana, a extrao de filme cpia, do filme
original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes
atualizveis de qualquer tipo, tanto para a
confeco do original como para a extrao de
cpias.
3 O armazenamento do filme original
dever ser feito em local diferente do seu filme
cpia.
Art. 6 Na microfilmagem poder ser
utilizado qualquer grau de reduo, garantida a
legibilidade e a qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de
original cujo tamanho ultrapasse a dimenso
mxima do campo fotogrfico do equipamento
em uso, a microfilmagem poder ser feita por
etapas, sendo obrigatria a repetio de uma
parte da imagem anterior na imagem
subseqente, de modo que se possa identificar,
por superposio, a continuidade entre as sees
adjacentes microfilmadas.
36

Art. 7 Na microfilmagem de documentos

cada srie ser sempre precedida de imagem de
abertura, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos
a serem microfilmados;
II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da
srie de documentos a serem microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a
srie de documentos a serem microfilmados
continuao da srie contida em microfilme
anterior;
VII - identificao do equipamento
utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao
funcional, se for o caso, e assinatura do detentor
dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificao
funcional e assinatura do responsvel pela unidade,
cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada
srie ser sempre reproduzida a imagem de
encerramento, imediatamente aps o ltimo
documento, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos
microfilmados;
II - informaes complementares relativas
ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel
observncia s disposies do presente Decreto;
IV - meno, quando for o caso, de que a
srie de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificao
funcional e assinatura do responsvel pela unidade,
cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9 Os documentos da mesma srie ou
seqncia, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no
apresentarem legibilidade, por falha de operao ou
por problema tcnico, sero reproduzidos
posteriormente, no sendo permitido corte ou
insero no filme original.
1 A microfilmagem destes documentos
ser precedida de uma imagem de observao, com
os seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificao funcional
e assinatura do responsvel pela unidade,

cartrio
ou
empresa
executora
da
microfilmagem.
2 obrigatrio fazer indexao
remissiva para recuperar as informaes e
assegurar a localizao dos documentos.
3 Caso a complementao no
satisfaa os padres de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa srie de documentos
dever ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes
sero utilizados equipamentos e tcnicas que
assegurem ao filme alto poder de definio,
densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitao
ou em estudo, podero, a critrio da autoridade
competente, ser microfilmados, no sendo
permitida a sua eliminao at a definio de sua
destinao final.
Art. 12. A eliminao de documentos,
aps a microfilmagem, dar-se- por meios que
garantam sua inutilizao, sendo a mesma
precedida de lavratura de termo prprio e aps a
reviso e a extrao de filme cpia.
Pargrafo nico. A eliminao de
documentos oficiais ou pblicos s dever
ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de
temporalidade do rgo, aprovada pela
autoridade competente na esfera de atuao do
mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou
pblicos, com valor de guarda permanente, no
podero ser eliminados aps a microfilmagem,
devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de
sua esfera de atuao ou preservados pelo
prprio rgo detentor.
Art. 14. Os traslados, as certides e as
cpias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais
em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados
pela autoridade competente detentora do filme
original.
1 Em se tratando de cpia em filme,
extrada de microfilmes de documentos
privados, dever ser emitido termo prprio, no
qual dever constar que o filme que o
acompanha cpia fiel do filme original, cuja
autenticao far-se- nos cartrios que
satisfizerem os requisitos especificados no artigo
seguinte.
37

2 Em se tratando de cpia em papel,

extrada de microfilmes de documentos privados, a
autenticao far-se- por meio de carimbo aposto,
em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
3 A cpia em papel, de que trata o
pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se
qualquer meio de reproduo, desde que seja
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos
poder ser feita por empresas e cartrios habilitados
nos termos deste Decreto.
Pargrafo nico. Para exercer a atividade de
microfilmagem de documentos, as empresas e
cartrios, a que se refere este artigo, alm da
legislao a que esto sujeitos, devero requerer
registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se
fiscalizao que por este ser exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16 As empresas e os cartrios, que se
dedicarem microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um
documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de
acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de
qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel
pelo manuseio e conservao das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia,
produzidos no exterior, somente tero valor legal,
em juzo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira
competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade
consular brasileira a firma da autoridade estrangeira
que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de traduo
oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes
cpia resultantes da microfilmagem de documentos
sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao
de contas, devero ser mantidos pelos prazos de
prescrio a que estariam sujeitos os seus
respectivos originais.
Art. 19. As infraes, s normas deste
Decreto, por parte dos cartrios e empresas
registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o
infrator, observada a gravidade do fato, s
penalidades de advertncia ou suspenso do
registro, sem prejuzo das sanes penais e civis
cabveis.
Pargrafo nico. No caso de reincidncia
por falta grave, o registro ser cassado
definitivamente.
Art. 20. O Ministrio da Justia expedir
as instrues que se fizerem necessrias ao
cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398,
de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicao.
Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
[Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de
1996]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO
DE 1999
Dispe sobre a adoo de
smbolos ISO nas sinalticas a
serem utilizadas no processo
de
microfilmagem
de
documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do
art.18, de seu Regimento Interno, de
conformidade com deliberao do Plenrio, em
sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de
dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n
5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada
pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996
e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996,
que tratam da microfilmagem de documentos
arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso
Especial criada pela Portaria CONARQ n 30,
38

de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de

adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas
tcnicas microfilmagem de documentos
arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a
microfilmagem dos documentos arquivsticos seja
realizada dentro dos padres e normas
internacionais, resolve:
Art. 1 Adotar, no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos,
smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e
o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na
data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA

[Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de
1999. Seo I, pg. 202]
(NO FINAL DO TEXTO - ANEXO COM AS
SINALTICAS)
LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL

TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUTROS
DOCUMENTOS
Acrdo _ Deciso proferida por tribunal, em grau
de recurso.
Alvar _ Documento por meio do qual a
administrao pblica autoriza ou licencia o
exerccio de uma atividade, de um direito ou prtica
de algum ato. Tambm se chama alvar a
autorizao judicial para a prtica de algum ato.
Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a redao
de um projeto. Esboo de um plano, de um projeto.
Ata _ Documento contendo registro expositivo,
tanto de fatos ocorridos, como de deliberaes
tomadas durante reunies formais.
Atestado _ Declarao de autoridade

competente, afirmando ou negando o que do
conhecimento oficial do signatrio.
Aviso _ Correspondncia usada nos ministrios
militares, do oficial superior para o subordinado.
Na rea civil, correspondncia trocada entre
ministrios ou entre dirigentes de rgos
subordinados Presidncia da Repblica.
Boletim _ Publicao peridica, em geral de
pequeno formato, destinada a divulgar matria
de interesse das instituies.
Certido _ Documento extrado de registros
pblicos originais por quem tenha autoridade
para faz-lo, ou o expediente em que no servio
pblico se d f acerca de algo constante de seus
assentamentos.
Certificado _ Ato escrito em que se afirma um
fato. Certificar significa "dar por certo".
Circular _ Documento enviado
simultaneamente, com o mesmo teor, a vrios
destinatrios.
Contrato _ Acordo em que pessoas ou
instituies se obrigam a dar, fazer ou deixar de
fazer alguma coisa.
Conveno _ Documento utilizado para regular
direitos e deveres bilaterais ou para oficializar
ajustes entre partes.
Convnio _ pacto firmado entre instituies. O
mesmo que ajuste.
Deciso _ Documento em que se registra a
resoluo aprovada por rgo colegiado.
Declarao _ Documento em que algum, sob
responsabilidade, consigna um fato ou manifesta
opinio ou conceito.
Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo
(federal, estadual ou municipal) baixa
regulamento para o cumprimento de leis, faz
nomeaes, promoes etc.
39

Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo

(federal, estadual ou municipal) baixado para
atender a imperativos constitucionais no que se
refere a atribuies que lhe so privativas.
Distrato _ Desfazimento de contrato.
Edital _ Aviso ao pblico em geral ou a grupos de
interessados, destinado a ampla divulgao por
meio da imprensa, chamando a ateno para um ato
ou fato administrativo.
Estatuto _ Conjunto de normas orgnicas relativas
a entidades pblicas ou privadas, a corporaes ou
associaes de classe.
Exposio de motivos _ Documento em que
autoridades sugerem a seus superiores decises a
respeito de assunto sobre o qual fazem relato
circunstanciado.
Inqurito administrativo _ Processo para apurar
responsabilidade de servidores apontados como
faltosos (processo administrativo disciplinar).
Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou
peritos (mdicos, engenheiros e outros tcnicos)
depois de relatar minuciosamente os exames a que
procedem e as condies a que chegaram.
Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo.
Expediente que consubstancia a expresso da
vontade do governo, ditada pelos representantes do
povo no Poder Legislativo. submetida sano
do chefe do Poder Executivo.
Mandado _ Ordem escrita expedida por autoridade
judicial ou administrativa, para cumprimento de
alguma diligncia. O mandado judicial o mais
conhecido e dele h diversos tipos: de citao, de
priso, de busca e apreenso etc.
Medida provisria _ Ato expedido pelo

presidente da Repblica, com fora de lei, nos
casos de relevncia e urgncia, o qual,
submetido ao Congresso Nacional, poder ser
convertido ou no em lei, no prazo de trinta dias
a partir da publicao.
Memorando _ Correspondncia interna de
breve tramitao e pequeno formato.
Memorial _ Requerimento coletivo ou petio
individual, em que a parte expe
circunstanciadamente seu direito, justificando a
pretenso.
Mensagem _ Comunicao ou correspondncia
entre os representantes dos poderes do Estado,
especialmente enviada ao Poder Legislativo para
proposio de medidas que devem ser
consubstanciadas em lei.
Minuta _ Esboo ou rascunho de qualquer ato,
contrato ou correspondncia, a ser revisto e
aprovado por outrem, antes de se tornar
definitivo.
Moo _ Meio pelo qual se prope algo numa
assemblia (moo de simpatia, desagravo,
aplauso etc.).
Monografia _ Estudo exaustivo sobre
determinado assunto, elaborado usualmente em
forma de relatrio.
Nota _ Comunicao entre ministros ou entre
autoridades em geral. Designa tambm registro
ou servio de notariado.
Notificao _ Documento pelo qual se d a
conhecer um preceito a algum, pessoa fsica ou
jurdica, para a prtica ou no de um ato.
Manifesto _ Exposio pblica de programa

poltico, religioso ou diplomtico, elaborada por
autoridades, corporaes etc.
Ofcio _ Instrumento oficial de comunicao

entre autoridades ou destas com entidades
pblicas ou particulares.
Manual _ Obra de formato cmodo que rene

disposies de trabalho, diretrizes, decises,
mtodos e rotinas de uma unidade administrativa ou
de determinada funo.
Ordem do dia _ Relao de matrias escolhidas

para tratamento em sesso daquela data.
Ordem de servio _ Ato de competncia de
autoridade administrativa, de acordo com a
40

forma privativa estabelecida na instituio,

contendo decises, instrues etc.
Parecer _ Opinio tcnica, dada com a finalidade
de servir de base deciso sobre caso relacionado
com o fato apreciado (administrativo, jurdico,
tcnico ou cientfico).
Definies extradas de: MACHADO, Helena Corra,

CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para
implantao de arquivos municipais. So Paulo :
Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendrio, 1996.
Pauta _ Relao das datas e dos feitos a julgar ou

discutir em reunies oficiais.
Petio _ O mesmo que requerimento.
Portaria _ Ato de competncia de autoridade
administrativa, de acordo com a forma privativa
estabelecida na instituio, contendo decises,
instrues etc.
Processo _ Documento que, uma vez autuado,
passa a receber informaes, pareceres e despachos
que a ele se incorporam, no decurso de uma ao
administrativa ou judiciria.
Proviso _ Documento oficial com a finalidade de
conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o
exerccio de um cargo, de uma profisso, ou de
expedir instrues.
Regimento _ Conjunto de normas descritivas do
funcionamento de um rgo incluindo finalidades,
estrutura organizacional, competncias e
atribuies, alm de suas ligaes com outros
rgos ou entidades.
Regulamento _ Ato oficial em que se explica o
modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de
normas cujo fim esclarecer um texto legal,
facilitando-lhe a execuo.
Relatrio _ Exposio circunstanciada de
ocorrncia, da execuo de atividades ou do
funcionamento de uma instituio.
Requerimento _ Documento escrito por particular
ou servidor pblico, solicitando o atendimento de
uma pretenso qualquer.
Requisio _ Ato em que uma autoridade
administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a
execuo de determinada ao.
41
ANEXO 1- SMBOLOS UTILIZADOS ISO 9878/1990
OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no
item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os
smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte
ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou
superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o
tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros.

ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALTICAS QUADRO DE APLICAO

I - SINALTICAS QUE ANTECEDEM SEQNCIA DE
DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:
SMBOLOS ISO
CORPO DAS LETRAS E

NMEROS
ARIAL OU SIMILAR 1
INFORMAES SOBRE O
USO
SINALTICAS
1.
INCIO DO ROLO
(ANEXO 1)
2. CONTINUAO DE
OUTRO ROLO
PONTOS
70
ou
superior
MILMETROS
18
ou superior
70
ou
superior
18
ou superior
3. IMAGEM DE
OBSERVAO
__
14 a 30
3a7
4. DENSIDADE
UNIFORME
__
__
__
5. NMERO DO
FILME
__
70
ou
superior
18
ou superior
6. LOGOTIPO E
IDENTIFICAO DA
INSTITUIO
DETENTORA DO
ACERVO
__
14 a 30
3a7
7. LOGOTIPO E
IDENTIFICAO
DO PROJETO DE
MICROFILMAGEM
8. RESTRIES
QUANTO
REPRODUO
__
36 a 58
9 a 15
__
14 a 30
3a7
Deve constar de todos os

rolos para que no restem
dvidas quanto ao incio
do filme.
Deve ser usada para
informar que os
documentos que
precedem os que sero
microfilmados encontramse em outro rolo.
Deve ser usada para
indicar as omisses,
problemas de legibilidade
ou outras ocorrncias
previstas no art. 9 do
Decreto n 1.799, de 30
janeiro de 1996.
rolos uma folha em
branco, preferencialmente
com as caractersticas do
papel fotogrfico fosco,
que permita a medio da
densidade do microfilme.
Cada rolo de microfilme
poder receber um
nmero, para fins de
identificao, registro,
controle e acesso.
rolos. Caso a instituio
possua logotipo, este
poder integrar a
sinaltica.
Pode ser usada quando a
microfilmagem decorrer
de patrocnio, convnio,
intercmbio etc.
Pode ser usada para
informar ao usurio que a
instituio se reserva o
direito de recusar pedidos
de reproduo de
documentos de seu
acervo, que violem
dispositivos legais em
vigor, tais como: Lei n
9.610, de 19 de fevereiro
de 1998 [Direitos
Autorais), Lei n 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei
de Arquivos) e seus
decretos
regulamentadores.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e
nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em
milmetros
SMBOLOS ISO
CORPO DAS LETRAS E

NMEROS
ARIAL OU SIMILAR 2
INFORMAES SOBRE O USO
SINALTICAS
(ANEXO 1)
ANEXO 1
PONTOS
14 a 30
MILMETROS
3a7
10. IMAGEM DE
ABERTURA
__
14 a 30
3a7
11. IDENTIFICAO DO
FUNDO / COLEO
__
70
ou
superior
18
ou superior
12. CONTEDO DO ROLO
__
36 a 58
9 a 15
13. CARTO DE
RESOLUO
__
__
__
Deve constar de todos os rolos

para permitir a realizao de
testes de qualidade.
14. SEPARAO DE
CONJUNTOS
DOCUMENTAIS
__
__
__
Pode ser usada antes de cada

conjunto documental para alertar
o usurio da mudana de um
conjunto documental para outro.
Mais conhecida como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUO
__
36 a 58
9 a 15
9. SMBOLOS
UTILIZADOS
Deve constar de todos os rolos,

visando orientao do usurio.
Deve constar de todos os rolos,
para a identificao dos
documentos e dos procedimentos
utilizados na microfilmagem, em
conformidade com o art. 7 do
Decreto n 1.799/96.
Pode ser usada para destacar
conjuntos documentais (fundos,
colees, sries etc.),
acrescentando outras
informaes de interesse para a
melhor orientao do usurio.
Deve ser usada para identificar e
localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
Deve constar de todos os rolos

para informar os graus de
reduo adotados. Sempre que
houver necessidade de alterao
do grau de reduo para
determinado conjunto
documental, o novo grau de
reduo adotado dever ser
informado.
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e
nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em
milmetros

II - SINALTICAS POSTERIORES SEQNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

SINALTICAS
SMBOLOS ISO
CORPO DAS LETRAS E

NMEROS
ARIAL OU SIMILAR
(ANEXO 1)
__
PONTOS
__
2. CARTO DE
RESOLUO
__
__
__
3. IMAGEM DE
ENCERRAMENTO
__
14 a 20
3a7
4. CONTINUA EM
OUTRO ROLO
70
ou superior
18
ou superior
5. FIM DO ROLO
70
ou superior
18
ou superior
1. DENSIDADE
UNIFORME
MILMETROS
__
INFORMAES SOBRE O
USO

rolos uma folha em
branco,
preferencialmente com
as caractersticas do
papel fotogrfico fosco,
que permita a medio
da densidade do
microfilme.
rolos para permitir a
realizao de testes de
qualidade.
rolos, contendo as
informaes previstas no
art. 8 do Decreto n
1.799/96.
Deve ser usada para
informar que
documentos do mesmo
conjunto documental
encontram-se
microfilmados em outro
rolo.
rolos para que no
restem dvidas quanto
ao fim do filme.

Arquivologia 2009

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Arquivologia 2009

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

NOES DE ARQUIVOLOGIA PROF. LINO MADUREIRA

Prof.. Lino Madureira

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

Tornar disponvel as informaes contidas no

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU

So os que se destinam a receber os documentos

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO /

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO

Conforme suas caractersticas, forma ou contedo

DIVISO DE GNERO DOCUMENTAL, QUE

(B) Denominao dos documentos conforme o

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

(D) Configurao que assume uma espcie

d) correspondncia entre os documentos e a

3 - As fotografias resultantes de atividades

8 - A classificao dos documentos de arquivo

a) procedimentos seletivos de reunio de

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

10 O ciclo vital dos documentos administrativos

Destinao Final dos Documentos

*Ciclo de Vida dos Documentos

Reduo da massa documental

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

cumprindo as finalidades que determinaram sua

Intervalo de tempo durante o qual o poder

Prescrio: Extino de prazos para a aquisio

C Corrente / I Intermedirio / DF Destinao

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

Assinatura dos Responsveis

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE

Constituio formal da Comisso de

Elaborao de textos legais ou

Estudo da estrutura administrativa do

Levantamento da produo documental:

Anlise do fluxo documental: origem,

Definio dos prazos de guarda em cada

A eliminao depende de algum instrumento legal

Quais os dispositivos legais ou normas

Quem registra o ato.

Onde e quando ser realizada.

De que maneira ser processada.

O que ser feito com o resduo da

Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os

COMPETNCIA PARA AVALIAR

A complexidade e responsabilidade do trabalho

QUEM QUER PASSAR, SABE ONDE SE PREPARAR

participativo de profissionais ligados s mais

Solicitar a colaborao de auxiliares

Propor as modificaes cabveis para a

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO

Coordenar e orientar as atividades

Avaliar, adequar e aprovar as propostas de

Elaborar a relao dos documentos a

Orientar a execuo das decises registradas

Coordenar o trabalho de seleo e

Presenciar a eliminao dos documentos,

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO

Promover o levantamento e a identificao