Manual para Gerentes Municipales /1

Elementos de Gerencia Local

II. La planificacin municipal
1. Qu es planificar?
La principal funcin del gerente municipal es tomar decisiones
que aporten el mayor beneficio al municipio y su comunidad; sin em-
bargo, tomar buenas decisiones exige algo ms
que voluntad de querer hacer bien las cosas;
exige ante todo estar bien informado sobre las
necesidades del municipio, de sus oportunida-
des de desarrollo, de los intereses, propsitos y
capacidades de sus fuerzas sociales y organi-
zaciones ms representativas. Exige, en snte-
sis, informacin confiable y actualizada que
aporte criterios y argumentos sobre los cuales poder fundamentar las
decisiones que se tomen.
La planificacin es el constante proceso de bsqueda, ordena-
miento y anlisis de informacin clave para la toma de decisiones.
Una buena planificacin constituye, a menudo, la diferencia entre el
xito y el fracaso de la gestin.
En la prctica, la planificacin se concreta en la identificacin y
evaluacin de problemas y oportunidades, la determinacin de objeti-
vos generales y especficos de la organizacin y el diseo de las acti-
vidades y estrategias necesarias para alcanzarlos en un determinado
perodo de tiempo; as mismo, orienta la estimacin de costos y res-
ponsabilidades estableciendo pautas tanto para la estructura y funcio-
namiento de la organizacin como para la formulacin del presupuesto.
Planificar
no es otra cosa
que pensar
antes de actuar
Grfico N7.
El proceso
de planificacin
Bsqueda, ordenamiento y
anlisis de informacin
Toma de decisiones
Ejecucin,
Control
Planificacin
E
C
2/ Manual para Gerentes Municipales
Elementos de Gerencia Local
2. Es necesaria la planificacin
en los gobiernos municipales?
En los gobiernos municipales como en cualquier organizacin
moderna, la planificacin es indispensable; si
un gobierno municipal no planifica est renun-
ciando a una de sus principales atribuciones:
la de liderizar el proceso de desarrollo social,
econmico y poltico del municipio, articulando
voluntades, esfuerzos y recursos en funcin de
objetivos comunes y compartidos. Renunciar a
la planificacin es someterse a los perjudicia-
les efectos de la improvisacin; es avanzar por
caminos desconocidos sin poseer un itinerario
de viaje ni instrumentos de orientacin.
3. Qu ventajas ofrece la planificacin
a los ejecutivos municipales?
A travs de la planificacin, el ejecutivo municipal estar en mejor
capacidad para:
Reducir la incertidumbre: la planificacin al definir objetivos con-
cretos precisa el rumbo que deber seguir la gestin gubernamental;
con propsitos claros disminuye la improvisacin y, por ende, las po-
sibilidades de errar en la toma de decisiones. Por otro lado, a travs
de la planificacin, la gerencia procura prever con suficiente antela-
cin y superar las restricciones organizativas, polticas o financieras
que podran afectar la viabilidad misma de las decisiones y objetivos.
Aumentar la eficacia y eficiencia de la gestin: la planificacin
obliga al gerente a concentrarse en la obtencin de resultados y no
en el simple cumplimiento de tareas y actividades, estimulando su
creatividad y dedicacin para la solucin de problemas comunales.
La eficacia o efectividad de un gerente vendr dada por su ca-
pacidad para resolver problemas. Por otro lado, la planificacin,
al priorizar objetivos, promueve la distribucin racional de los recur-
sos, evitando duplicidad y despilfarros que afectan negativamente la
eficiencia de la gestin.
No hay viento
favorable
para aquel
que no sabe
a donde va
Seneca
Manual para Gerentes Municipales /3
Elementos de Gerencia Local
Evaluar la gestin gubernamental: la eficacia y eficiencia de la
gestin slo pueden ser medidas cuando se establecen objetivos,
metas y actividades concretas. Al no existir un plan, no hay nada que
medir y, por ende, ningn criterio para evaluar qu tan bien se hicie-
ron las cosas.
Promover la participacin de la comunidad y del sector priva-
do en el desarrollo local: la planificacin posibilita la definicin de
objetivos comunes y compartidos, contribuyendo con la formalizacin
de criterios y mecanismos que hacen posible la participacin de la
sociedad civil en las
decisiones pblicas;
es ms fcil concre-
tar acuerdos y alian-
zas sobre objetivos
precisos y medibles
(cuyo cumplimiento
pueda ser validado)
que sobre compro-
misos generales ad-
quiridos al calor de
un discurso poltico.
La Planificacin sincera el compromiso entre gobierno y comunidad
haciendo transparente la relacin ingresos-gastos-objetivos.
Elevar la calidad de sus relaciones con el Concejo Municipal: un
plan detallado define en s mismo los criterios de xito y fracaso, im-
pidiendo la prevalecencia de criterios personales o meramente parti-
distas al momento de aprobar o improbar la memoria y cuenta anual
que el Alcalde presenta ante la Cmara Municipal. Por otro lado, ofrece
a los concejales y dems autoridades municipales una visin ms clara
de la gestin, estimulando su compromiso con la comunidad y elevan-
do la calidad y celeridad en el cumplimiento de sus funciones.
4. Quin planifica en el gobierno municipal?
La planificacin ha sido mal entendida y mal ubicada en la ma-
yora de las organizaciones pblicas, incluyendo los gobiernos muni-
cipales. A menudo, es vista como una actividad de corte acadmico
que realiza un conjunto reducido de funcionarios que forman parte de
Reducir incertidumbre
Aumentar la eficacia y eficiencia de la gestin
Evaluar la gestin gubernamental
Promover la participacin comunitaria y del sector
privado
Elevar la calidad de las relaciones con la Cmara
Municipal
Grfico N 8.
Ventajas
de la planificacin
4/ Manual para Gerentes Municipales
Elementos de Gerencia Local
la unidad de planificacin. Esta concepcin restringida de la plani-
ficacin ha sido causa de su divorcio con el proceso gerencial real.
Debe darse en todos los niveles de la
organizacin donde se tomen decisio-
nes; en los gobiernos municipales pla-
nifican el Alcalde, los directores y, a un
nivel operativo, los jefes de divisin y
administradores de servicios.
Las oficinas de planificacin mu-
nicipal, llmense departamentos o direc-
ciones, tienen como funcin coordinar
el proceso de planificacin en el cual
participan activamente las distintas de-
pendencias del gobierno, evitando as
duplicidades e incoherencias entre sus actividades y garantizando el
sentido de integralidad que debe caracterizar la gestin municipal; de
esta forma, se convierten en un puente que comunica las grandes
directrices que establece la alta gerencia (alcalde, directores genera-
les), con las actividades concretas que asumen los niveles gerenciales
ms operativos.
5. Pasos del proceso de planificacin municipal
La planificacin es un proceso que comprende cuatro fases que
se refuerzan y complementan entre s. Estas fases pueden resumir-
se de la siguiente manera:
a) Identificacin y seleccin
de los problemas
y oportunidades del municipio
Es el punto de partida del proceso de pla-
nificacin y quizs el ms importante ya que
define las caractersticas particulares que asu-
mir el plan de desarrollo local. En esta fase
el ejecutivo municipal conjuntamente con otras
fuerzas u organizaciones representativas del
municipio, define los aspectos ms importan-
tes sobre los cuales deber hacer nfasis la
Planifica quien tiene
capacidad para tomar
decisiones que afectan
total o parcialmente
la misin, objetivos
o el funcionamiento
del municipio
La planificacin
tiene que ver
con la toma
de decisiones
y stas siempre
apuntan
a la solucin
de problemas
Manual para Gerentes Municipales /5
Elementos de Gerencia Local
gestin local. Esta fase, desde el punto de vista prctico, implica:
Identificar los problemas y oportunidades potenciales del municipio.
Decidir cules son los problemas y oportunidades ms importantes.
b) Anlisis de los problemas ms
importantes del municipio
Una vez seleccionados los proble-
mas, stos deben ser analizados con ri-
gor. A nivel de cada problema, este an-
lisis implica:
Explorar la naturaleza y gravedad del
problema.
Identificar las causas probables del
problema.
c) Diseo de objetivos, metas y propuestas de accin
En esta fase se definen los propsitos fundamentales de la
gestin municipal, y las decisiones a tomar o actividades a ejecutar
para alcanzarlos. En trminos generales, esta
fase implica:
Precisar los objetivos y metas a lograr en rela-
cin con el problema.
Identificar alternativas de accin para concre-
tar los objetivos y metas y seleccionar las ms
eficaces y viables.
Disear el plan de accin (combinacin de ac-
ciones para enfrentar el problema)
d) Ejecucin del plan
Implica poner en prctica las accio-
nes y estrategias previstas en el plan y
manejar las circunstancias que acompa-
an dicha implementacin. En esta fase
siempre quedar espacio para introducir
las modificaciones y mejoras requeridas
para concretar los objetivos.
El plan fija
la direccin
y alcance
de una gestin
La solucin
a los problemas nunca
se encontrar
en sus sntomas;
elimine las causas
y solucionar
el problema
El plan est
siempre listo
pero est siempre
hacindose
6/ Manual para Gerentes Municipales
Elementos de Gerencia Local
La planificacin es un proceso permanente donde las fases des-
critas se repiten cons-
tantemente. Las acti-
vidades ejecutadas
con sus resultados,
deben ser evaluadas
y esta evaluacin per-
mite corregir los pla-
nes o adecuarlos a
nuevas circunstan-
cias. Es por ello que
el control (que ser
tratado en el captulo
III del presente ma-
nual) cierra y a la vez
dinamiza el proceso de planificacin.
6. El enfrentamiento de problemas
y aprovechamiento de oportunidades
como propsito de la planificacin
El alcalde es elegido por la comunidad para asumir de una for-
ma responsable, eficaz y eficiente, la solucin de los problemas que
afectan al municipio y promover el adecuado aprovechamiento de sus
potencialidades de desarrollo.
Tener una idea clara sobre los problemas y necesidades de la
comunidad, as como de las oportunidades que deberan aprovecharse
para generar un
mayor bienestar
econmico y so-
cial es un requi-
sito indispensa-
ble para prepa-
rar un buen plan.
Grfico N 9. La planificacin como proceso continuo
Gobierno Municipal
Conocimiento de los problemas,
necesidades y oportunidades
Plan para enfrentar los problemas de
la comunidad y crear bienestar social,
poltico y econmico en el municipio
Grfico N 10. Propsito
de la planificacin
municipal
a. Identificacin y
seleccinde los
problemas y
oportunidades del
municipio
b. Anlisis delos
problemas ms
importantes del
municipio.
c. Diseo de
objetivos, metas y
propuestas de
accin.
d. Ejecucindel plan
Control
Manual para Gerentes Municipales /7
Elementos de Gerencia Local
Este proceso no siempre es fcil; a menudo los problemas y
oportunidades son difciles de identificar, definir con rigor y, por su-
puesto, de evaluar. Pero esta dificultad es parte de los retos que
debe superar cualquier gerencia en cualquier organizacin; y el go-
bierno municipal no es la excepcin de la regla.
7. Qu es un problema?
La palabra pro-
blema se utiliza para
identificar cualquier
situacin que requie-
re ser atendida. Los
problemas del muni-
cipio son situaciones
reales que la comu-
nidad y el gobierno
municipal consideran
insatisfactorias, y a la
vez, susceptibles de
ser mejoradas o su-
peradas.
La identificacin
de un problema supo-
ne, entonces, tener al
menos una idea de
cmo deberan ser las
cosas. Por esta razn,
a decir de algunos au-
tores, un problema no es otra cosa que la diferencia entre una reali-
dad tal y como es y otra mejor que se asume como referencia.
8. Tipos de problemas
que atiende la gerencia municipal
La gerencia municipal enfrenta distintos tipos de problemas. Por
un lado est obligada a enfrentar problemas de ndole social, econ-
mico o ambiental que afectan la comunidad y, por otro, debe atender
ES
Los problemas del municipio
son situaciones reales
que la comunidad y el gobierno
consideran insatisfactorias
Debe
Ser
Grfico N 11.
Concepto
de problema
Grfico N 12.
Qu es un
problema?
Situacin
Deseada
Gran parte de la vialidad
urbana del municipi o X
se encuentra en buen
estado
Situacin
Real
Gran parte de la
vialidad urbana del
municipio X se
encuentra en mal
estado
Desviacin
negativa =
Problema
S
D
8/ Manual para Gerentes Municipales
Elementos de Gerencia Local
los problemas internos del gobierno cuya existencia afecta su funcio-
namiento. Esta consideracin obliga a una primera clasificacin de
los problemas en:
Problemas del municipio: son aquellos que afectan directamente
a la comunidad y, por ende, deben ser atendidos por el gobierno mu-
nicipal a travs de su plan de accin. El deterioro de la vialidad urba-
na, el incremento de la delincuencia, la deficiente prestacin de servi-
cios bsicos, etc., son algunos ejemplos de este tipo de problemas.
Problemas institucionales del gobierno municipal: se refieren a
las deficiencias gerenciales, administrativas, organizativas, de
infraestructura, de personal, etc., que afectan el funcionamiento y/o
desempeo del gobierno municipal. Su atencin constituye, a menudo,
un requisito para enfrentar eficazmente los problemas del municipio.
El plan municipal y, por ende, el proceso de identificacin y se-
leccin de problemas, debe hacer nfasis en los problemas del
municipio. La atencin a problemas internos se justifica slo si stos
obstaculizan o entorpecen el eficaz enfrentamiento de los problemas
municipales; probablemente aparecern como algunas de sus cau-
sas durante el proceso de anlisis. Generalmente, son abordados a
travs de programas especficos de fortalecimiento institucional.
Para la gerencia municipal tambin puede ser til clasificar los pro-
blemas en actuales y potenciales. Un problema es actual cuando sus ma-
nifestaciones son visi-
bles y medibles en el
presente. Parte impor-
tante de los problemas
municipales son actua-
les porque sus efectos
son percibidos y denun-
ciados por la comuni-
dad. En cambio, los
problemas potenciales
no son evidentes ni para
la poblacin ni para el
gobierno, pero un anli-
sis atento indicara que
tarde o temprano po-
Grfico N 13.
Problemas institucionales,
problemas del Municipio